Hankintaohje alkaen Sulkavan kunnan konsernin hankintaohje

Transkriptio

1 Hankintaohje alkaen Sulkavan kunnan konsernin hankintaohje 1 Soveltamisala Kuntien hankintoja ohjaa julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö sekä siihen liittyvä oikeuskäytäntö. Hankinnat pyritään tekemään siten, että valituksilta ja hankintojen täytäntöönpanon viivästymisiltä vältytään. Hankinnat tehdään lain mukaisesti, joustavasti ja oikea-aikaisesti. Sulkavan kunnan hankinnoissa noudatetaan tätä ohjetta sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (laki julkisista hankinnoista 321/2010) ja kuntalaissa säädetään sekä kunnan säännöissä määrätään. Tätä ohjetta sovelletaan myös niissä konserniyhtiöissä ja erillisissä hankkeissa, joissa tilaajana on hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö. Konserniyhtiöiden tulee varmistaa, kuuluvatko niiden hankinnat hankintalain soveltamisalaan. Lisäksi hankinnoissa tulee ottaa huomioon kunnan omat yksityiskohtaisemmat hankintojen toteuttamiseen liittyvät toiminta- ja menettelytapaohjeet. 2 Hankintatoiminnan tavoitteet Hankintatoiminnan tavoitteena on hankkia tavarat ja palvelut riittävän laadukkaina ja mahdollisimman kustannustehokkaasti. Välittömien hankintakustannusten lisäksi on oleellista hallita välillisiä hankintakustannuksia. Huomiota on kiinnitettävä suunnitelmallisiin hankintakäytäntöihin ja hankintojen kokonaisprosessin (valmistelu-kilpailutus-päätöksenteko-tiedotus-sopimus-sopimuksen valvonta) sujuvuuden hallintaan. Järkevällä hankintatoiminnalla kohdennetaan henkilö- ja tuotantoresursseja siten, että varsinaiseen toimintaan jää mahdollisimman paljon resursseja. 3 Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuuden periaatteita. Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset otetaan huomioon hankinnoissa - valmisteluvaiheessa ja/tai - tarjoajan kelpoisuusehtoja ja/tai - hankinnan kohdetta määriteltäessä ja/tai - tarjousten arviointikriteerinä.

2 Hankinnoissa otetaan huomioon materiaalin kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa. Hankinta voidaan poikkeuksellisesti keskeyttää perustellusta syystä. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjoukset perustellusta syystä. 4 Palvelutuotannon kilpailuttamisen periaatteet Sulkavan kunta hankkii palvelut omilta yhtiöiltä ilman tarjouskilpailua - Kun kilpailutetaan palveluita, joissa kunnalla on omaa tuotantoa, on oman tuotannon kustannustaso selvitettävä ennen tarjouskilpailun järjestämistä. - Kunnan tuotantoyksiköt voivat osallistua ulkoisiin kilpailutuksiin perustellusta syystä. - Tilaustöitä ja palveluita kunnan yksiköt voivat tuottaa ulkopuoliselle vahvistettujen hintojen perusteella. 5 Hankintojen ohjaaminen Sulkavan Palvelut Oy:n toimitusjohtaja - asettaa hankintojen ohjausryhmän. Ohjausryhmään nimetään edustajat kaikilta toimialoilta sekä keskushallinnosta. Lisäksi henkilöstöjärjestöt nimeävät oman edustajansa, - hyväksyy vuosittaisen ohjelman merkittävistä kilpailutettavista hankinnoista. Ohjelma toimitetaan kunnanhallituksen tietoon. Hankintojen ohjausryhmä - edesauttaa yhtenäisten toimintatapojen luomista kunnan hankintoihin ja niihin keskeisesti liittyvään päätöksentekoon, sopimuksiin, sopimusten seurantaan ja tiedottamiseen, - avustaa toimialoja niiden selvittäessä, onko jonkin palvelun osalta ulkopuolinen hankinta taloudellisesti ja toiminnallisesti edullinen verrattuna omaan toimintaan, - seuraa hankintojen kokonaisuutta ja tekee tarvittaessa muutosehdotuksia hankintoja koskeviin periaatteisiin ja työnjakoon valmistelee ohjelman merkittävistä kilpailutettavista hankinnoista, joka sisältää hankinnat jotka suoritetaan yhteishankintana seudullisen hankintatoimen kautta. Ohjelma sisältää luettelon keskitetyistä hankinnoista, - edistää ja koordinoi yhteistyötä seudullisen hankintatoimen kanssa. Keskitetyllä hankinnalla tarkoitetaan sellaista merkittävää tavaran tai palvelun hankintaa, joka koskee useita toimialoja ja toi konsernin toimijoita. Hankinnan merkittävyyttä arvioitaessa kiinnitetään huomiota: - Hankinnan kokonaisarvoon - Hankinnassa tarvittaviin henkilö- ja ym. resursseihin - Keskittämisellä saatavaan hyötyyn (esim. volyymit, hintavakaus, ennustettavuus) - Hankinnan toteuttamiseen yhteistyönä seudullisesti tai jonkin muun organisaation kanssa Sulkavan palvelut Oy:n toimitusjohtaja - Toimii asiantuntijana ja avustaa toimialoja niiden päätösvaltaan kuuluvissa merkittävissä hankinnoissa. - Johtaa keskitettyjen hankintojen valmistelua koko konsernin osalta.

3 6 Hankintojen toteuttaminen Keskitetyt hankinnat Sulkavan Palvelut Oy:n tehtävänä on hoitaa konsernin keskitetyt hankinnat. Keskitetyn hankinnan kilpailuttamisprosessia ohjaa suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus sekä taloudellisuus. Keskitetysti kilpailutettavien palvelujen ja tavaroiden tarve on usein pitkäkestoista ja toistuvaa. Keskitetyt hankintasopimukset sitovat kaikkia kunnan yksiköitä. Toimialat toimittavat tarvittavat tiedot Sulkavan Palvelut Oy keskitettyjen hankintojen toteuttamista varten. Tiedot voidaan toimittaa myös suoraan seudulliselle hankintatoimelle. Toimialojen hankinnat Toimialojen tulee aktiivisesti selvittää ulkopuolista markkinatilannetta ja oman tuotannon tehokkuutta suhteessa ulkopuolisiin palveluntuottajiin. Toimialat vastaavat niiden hankintojen hoitamisesta, joissa päätösvalta kuuluu toimialan lauta- tai johtokunnalle tai viranhaltijoille ja joita ei hoideta keskitetysti. Toimialan hankintojen hoitaminen sisältää hankintojen valmistelun, kilpailuttamisen, päätöksenteon, sopimuksen tekemisen ja seuraamisen sekä sopimusaikaisen yhteistyön. Toimialat saavat tarvittaessa apua Sulkavan Palvelut Oy:ltä. 7 Menettelytavat Kunnan hankinnoissa noudatetaan hankinnan arvosta ja laadusta riippumatta hyvän hallinnon periaatteita sekä EY:n perustamissopimuksen mukaisia avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömän kohtelun sekä suhteellisuuden periaatteita. Hankinnat jakautuvat laissa kolmeen kategoriaan niiden arvon perusteella EU-kynnysarvon ylittäviin (Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistaa EU-kynnysarvon kausittain kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa euroa ja rakennusurakoissa euroa) Kansallisen kynnysarvon ylittäviin Kansalliset kynnysarvot tavara- ja palveluhankinnat euroa sosiaali- ja terveyspalvelut euroa rakennusurakat euroa Kansallisen kynnysarvon alittaviin Kaikki kansalliset kynnysarvot ylittävät sekä EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat kuuluvat hankintalainsäädännön soveltamisalaan. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia.

4 Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille mahdollisesti maksettavat palkkiot tai maksut. Hankintoja ei saa pilkkoa kynnysarvovelvoitteen kiertämiseksi. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan seuraavia menettelytapoja: Riippumatta hankinnan toteuttamistavasta keskeiset kaupan ehdot tulee aina selvittää ennen kaupantekoa. Hankinnat tehdään pyytämällä kirjalliset tarjoukset postitse tai sähköpostitse tai puhelimitse. Puhelimitse suoritetussa kilpailutuksessa on dokumentoitava, soittoaika, tarjouspyynnönsisältö, vastausaika, vastaaja, ja kooste saaduista tarjouksista. Alle 5000 alv 0% hankinnassa voidaan käyttää tarjouspyyntömenettelyä puhelimitse. Yli 5001 alv 0% hankinnoissa on tarjous pyydettävä postitse tai sähköpostitse ja yli euron hankinnoista postitse. Rakennusurakoissa tarjoukset pyydetään aina postitse. Perustellusta syystä tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää. Jos hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu, hankinnasta tehdään ennen sopimuksen tekemistä kirjallinen päätös, joka lähetetään tiedoksi asianosaisille oikaisuvaatimusohje oheistettuna päätökseen. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa noudatetaan hankintalain määräyksiä ja kuntaliiton antamia ohjeita. Kansallisen kynnysarvon ylittävässä hankinnassa on aina konsultoitava seudullista hankintatointa (menettelyohjeet liitteenä). Hankintapäätöksen tekeminen Hankintojen tulee aina perustua hyväksyttyyn talousarvioon ja niiden tulee tapahtua talousarvion puitteissa. Hankinnat joiden arvo ylittää , päättää asianosainen lautakunta tai kunnanhallitus, jollei erityistapauksessa kunnanhallitus tai valtuusto ole muuta päättänyt. Muiden hankintojen osalta viranhaltijoiden hankintarajat ovat seuraavat: Kunnanjohtajalla Hallintojohtajalla Toimialajohtajalla Taloussihteerillä Tulosyksikön päälliköllä Rakennustarkastajalla Hankinnoista tehdään kirjallinen, perusteltu päätös, joka toimitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille oikaisuvaatimus ja hakemusosoitus markkinaoikeuteen oheistettuna. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintapäätöksiin oheistetaan oikaisuvaatimusohje. Hankintapäätöksen tekijä on velvollinen merkitsemään yli :n hankinnat pitämäänsä päätösluetteloon. Hankintapäätöksen tekijän tulee raportoida tekemästään ostosta taloussihteerille.

5 Mikäli on tehtävä hankinta, joka ei sisälly hyväksyttyyn talousarvioon, kunnanjohtaja on velvollinen harkitsemaan asian kiireellisyyden ja tarpeellisuuden, sekä viipymättä saattamaan asian kunnanhallituksen ratkaistavaksi, joka tekee tarvittaessa esityksen lisämäärärahasta valtuustolle. Hankinnasta on laadittava kirjallinen hankintasopimus, sopimuksen laadinnasta vastaa hankintapäätöksen tekijä tarvittaessa Sulkavan Palvelut Oy:n toimitusjohtajan antamien tarkempien ohjeiden mukaisesti. Saaduista tarjouksista liitetään selvitys kirjanpitotositteeseen tai asianomaiseen päätöspöytäkirjaan. Tarjousten käsittely Saapuneiden tarjouskirjeiden kirjekuoreen merkitään saapumispäivä ja aika. Tarjoukset voi avata ja valmistella toimialajohtaja tai kunnanjohtaja yhdessä taloussihteerin tai kahden muun hankintaa valmistelleen henkilön kanssa, jotka merkitsevät nimensä ja avausajankohdan kuhunkin tarjouskirjeeseen. Tarjousten avauksesta laaditaan lisäksi avauspöytäkirja. Mikäli hankintojen kustannusarvio ylittää , saadut tarjoukset toimitetaan lautakunnalle tai kunnanhallitukselle, joka käsittelee ne kokouksessaan, ellei lautakunta tai kunnanhallitus ole muuta päättänyt. Tilaukset Tarjousasiakirjoista ja ostotositteista skannataan jäljennökset erilliseen intrassa olevaan kansioon. Alkuperäiset hankinta-asiakirjat säilytetään ja arkistoidaan hallintokunnittain arkistosäännösten mukaisesti. Tositteessa tulee selkeästi ilmetä seuraavat seikat: - Mitä kustannuspaikkaa hankinta koskee - Kuka on hankinnan tehnyt - Minne hankitut tavarat tai palvelukset on toimitettu/toimitettava - Mihin tarkoitukseen tavara tai palvelu on hankittu - Saapumisilmoitus on liitettävä tositteeseen Laskut Hallintosäännön mukainen laskun hyväksyminen on toimitettava ajoissa mahdollisten kassaalennusten tai viivästyskoron vuoksi. Hankinnat tulee keskittää niin, ettei pienlaskutus tai toimituslisää jouduta tarpeettomasti maksamaan. Tarvittaessa on käytettävä kassavaroja käteisostoon laskutuslisän välttämiseksi. 8 Vakuudet Hankintayksikön on tarvittaessa vaadittava vakuus hankinnan toteuttamista varten. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Vakuuden tarpeen määrittelee hankinnan toteuttava yksikkö. 9 Osaaminen Hankintoja tekevän henkilöstön osaamisen ja markkinatuntemuksen tulee olla riittävää siten, että yleiset hankintoihin liittyvät periaatteet ja hankintojen lainsäädännöstä sekä hankintoihin liittyvästä

6 muista säädöksistä johtuvat käytännöt hallitaan. Kunta kustantaa hankintakoulutuksen hankintoja tekeville ja valmisteleville. 10 Esteellisyys Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen ja tuotteen tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. 11 Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen laatimisessa on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Hankintaa, urakkaa ja tarjousasiakirjan käsittelyä varten laaditut selvitykset ovat yleisölle julkisia, kun sopimus on allekirjoitettu. Asianosaiselle ne ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty. Kirjallisina tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla. 12 Noudattamisen valvonta Hankintaohjeiden noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön.