HANKINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä. SAMIedu

Transkriptio

1 HANKINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä SAMIedu

2 Sisällysluettelo 1. Lähtökohdat 2. Hankinnan arvon laskeminen ja kynnysarvot 3. Puite- ja vuosisopimusten noudattaminen 4. Pienhankinnat eli kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat 5. Kynnysarvot ylittävät hankinnat 5.1. EU-hankinnat 6. Hankintaprosessin kuvaus 7. Hankintapäätöksen tiedoksi antaminen 8. Muutoksenhakujärjestelmä 9. Hankinta-asiakirjojen julkisuus 10. Asiakirjojen säilytys 11. Liitteet JOTI JORY YH

3 1 Lähtökohdat Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) sekä koulutuskuntayhtymän hankintaohjetta hankinnan arvosta riippuen. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankinnat on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin. Tässä laissa tarkoitetut kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys. Ulkopuolista rahoitusta saavissa hankkeissa (esim. EU-rahoitteiset) tulee hankinnoissa lisäksi huomioida mahdolliset rahoittajan antamat erilliset ohjeet. Ennen hankintamenettelyn alkua tarjouksenpyytäjän on varmistettava, että hankintaan on osaamisalapäällikön/tilivelvollisen lupa ja siihen on varattu määrärahat. Osaamisalapäällikkö vastaa oman vastuualueensa hankintojen valmistelusta ja tekee hankintapäätöksen hankintarajansa puitteissa. Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytyksenä on, että tarjouksen pyytäjä on selvittänyt itselleen tulevan hankinnan sisällön ja hankinnalle asetettavat vaatimukset / kriteerit. Lisäksi on huomioitava, että hankintaprosessiin on varattava riittävästi aikaa. Hankinnan sisällön määrittämisen lisäksi on varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperusteet on mietitty valmiiksi. Tarjouskilpailun aikana hankinnan sisältöä ei voida pääsääntöisesti enää muuttaa. Hankintaprosessit on kuvattu IMS:ssä Talous- osion alla. 2 Hankinnan arvon laskeminen ja kynnysarvot Valitse menettely hankinnan arvon mukaan. Hankinnan arvoa laskettaessa on huomioitava hankinnan suurin mahdollinen kokonaisarvo (alv 0 %) sisältäen optiot ym. Jos kysymyksessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus, lasketaan hankinnan arvo 48 kk:n ajalta. Hankinnan arvon mukaan määräytyy, noudetaanko hankintaohjeita vai hankintalakia.

4 Hankintojen kynnysarvot alkaen: Rakennusurakat Pienhankinnat Kansalliset hankinnat HILMA-ilmoituskanava EU-hankinnat Tavarat ja palvelut Sosiaali- ja terveyspalvelut Noudatettava laki/ohjeet Ilmoitusvelvollisuus Hankintalaki alle alle alle Hankintaohjeet Ei ilmoitusvelvollisuutta yli yli Hankintalaki HILMA-ilmoituskanava 3 Puite- ja vuosisopimusten noudattaminen Tavara- ja palveluhankinnoissa sekä rakennusurakoissa noudatetaan valmiiksi kilpailutettuja puiteja vuosisopimuksia. Puite- ja vuosisopimuksiin on sitouduttu ja noudattamatta jättäminen aiheuttaa sopimusrikkomuksen. Valmiiksi kilpailutetuista sopimuksista poiketaan ainoastaan silloin, kun ko. sopimuksista ei ole saatavilla tarvittavaa tavaraa tai palvelua. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä on mukana joissakin Savonlinnan seudullisen hankintatoimen sekä Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamissa puitesopimuksissa. Puitesopimusten nojalla tehdään suoraan tilaus sopimustoimittajalta ilman tarjouskilpailua. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panoa eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Voimassaolevat, seudullisen hankintatoimen sekä Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamat hankintasopimukset löytyvät IMS:stä (Talous/Hankinnat). Seudullisen hankintatoimen sopimuksiin liittyvät tarjoukset ja päätökset löytyvät Seudullisen hankintatoimen www-sivuilta Käyttäjätunnukset ja salasanat on saatavissa talousjohtajalta ja kiinteistöpäälliköltä. 4 Pienhankinnat eli kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat Pienhankintojen ohjeistusta hyödynnetään silloin, kun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon ja käyttävissä ei ole valmiiksi kilpailutettua puite- /vuosisopimusta. Pienhankinnat on dokumentoitava siten, että tarvittaessa on helppo todentaa, mitä on tarjoajan/toimittajan kanssa sovittu. Pienhankinnoissa yhteenveto saaduista tarjouksista, toimittajan valinnasta ja perusteluista tehdään pienhankintalomakkeelle. Lisäksi yli ,00 hankinnoista (Tavarat ja palvelut) on tehtävä vielä erillinen viranhaltijapäätös.

5 Pienhankintojen osalta suoraa tilausta voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa. Näitä ovat: 1. Alle 2000 euron arvoiset, kertaluonteisten tarvikkeiden ja palveluiden hankinnat, joista ei ole kilpailutettua hankintasopimusta. 2. Alle euron arvoiset kiinteistöihin liittyvät rakennus- ja korjaustyöt, joista ei ole kilpailutettua hankintasopimusta. Muilta osin kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat toteutetaan seuraavasti: Pienhankinnat: Tavara- ja palveluhankinnat Tarjousten pyytäminen Ensisijaisesti sähköpostilla hintatiedustelu, puhelimitse tehtävät kyselyt on kirjattava ylös (keneltä kysytty ja saatu tarjous). Vähintään kolmelta toimittajalta. Sähköpostilla tarjouskysely lähetetään vähintään kolmelle tarjoajalle Tarjouspyyntö (kirjallinen/sähköpostilla), tarjouspyyntö lähetetään sähköpostilla tai postitse vähintään kolmelle tarjoajalle Päätöksenteko ja tiedoksianto Ei kirjallista päätöstä, ei tiedoksiantoa. Yhteenveto pienhankintalomakkeelle. Ei kirjallista päätöstä, tiedoksianto sähköpostilla. Yhteenveto pienhankintalomakkeelle. Yhteenveto pienhankinta- lomakkeelle sekä kirjallinen viranhaltijapäätös ja tiedoksianto (oikaisuvaatimusohje ja hankintaoikaisu) Asiakirjojen säilytys AMS:n mukaisesti AMS:n mukaisesti AMS:n mukaisesti Dynasty kirjaukset kts. kohta 10

6 Pienhankinnat: Rakennusurakat Tarjousten pyytäminen Ensisijaisesti sähköpostilla hintatiedustelu, puhelimitse tehtävät kyselyt on kirjattava ylös (keneltä kysytty ja saatu tarjous). Vähintään kolmelta toimittajalta. Sähköpostilla tarjouskysely lähetetään vähintään kolmelle tarjoajalle Tarjouspyyntö (kirjallinen/sähköpostilla), tarjouspyyntö lähetetään sähköpostilla tai postitse vähintään kolmelle tarjoajalle Päätöksenteko ja tiedoksianto ja sopimus Ei kirjallista päätöstä, tiedoksianto sähköpostilla (ei pakollinen) Yhteenveto pienhankintalomakkeelle. Ei kirjallista päätöstä, tiedoksianto sähköpostilla. Yhteenveto pienhankintalomakkeelle. Kirjallinen hankintapäätös ja tiedoksianto (oikaisuvaatimusohje ja hankintaoikaisu), urakkasopimus Asiakirjojen säilytys AMS:n mukaisesti AMS:n mukaisesti AMS:n mukaisesti, Dynasty kirjaukset kts. kohta 10 Pienhankinnat: Sosiaali- ja terveyspalvelut Tarjousten pyytäminen Päätöksenteko, tiedoksianto ja sopimus Asiakirjojen säilytys Ensisijaisesti sähköpostilla hintatiedustelu, puhelimitse tehtävät kyselyt on kirjattava ylös (keneltä kysytty ja saatu tarjous). Vähintään kolmelta toimittajalta. Ei kirjallista päätöstä, ei tiedoksiantoa. Yhteenveto pienhankintalomakkeelle. AMS:n mukaisesti Tarjouspyyntö (kirjallinen/sähköpostilla), Tarjouspyyntö lähetetään sähköpostilla tai postitse vähintään kolmelle tarjoajalle Kirjallinen hankintapäätös ja tiedoksianto (oikaisuvaatimusohje ja hankintaoikaisu), palvelusopimus AMS:n mukaisesti, Dynasty kirjaukset kts. kohta 10

7 5 Kynnysarvot ylittävät hankinnat Kansalliset / EU -kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Ko. hankinnoista on pakollinen ilmoitusvelvollisuus HILMA-ilmoituskanavassa ( ). Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista laaditaan kirjallinen tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, tarjousvertailu ja hankintapäätös. Hankintapäätöksen tiedoksiantoon oheistetaan oikaisuohje ja valitusosoitus markkinaoikeuteen. Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on laadittava kirjallinen hankintasopimus valitus- ja odotusaikojen umpeuduttua. Hankintamenettelyistä, määräajoista ja muista hankinnoissa huomioitavista asioista löytyy tietoa hankintalaista, Hankintailmoituksen julkaiseminen sähköisessä ilmoituskanavassa tehdään yhteistyössä kiinteistöpäällikön tai talousjohtajan kanssa. Lisäksi seudullinen hankintatoimi avustaa ko. hankinnoissa tarpeen mukaan. 5.1 EU-hankinnat EU-hankinnoissa on noudatettava sähköistä menettelyä. Tarjouspyyntöasiakirjat on julkaistava jo hankintailmoituksen yhteydessä. Hankintailmoituksessa on annettava nettiosoite, josta hankintaasiakirjat ovat saatavilla kaikille ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan. Sähköistä menettelyä voidaan käyttää myös kansallisissa hankinnoissa. Hankintalain siirtymäsäännöksen ( 174) mukaisesti myös tarjoukset, osallistumisilmoitukset sekä muu hankintamenettelyyn liittyvä tietojen vaihto on toimitettava sähköistä muotoa käyttäen alkaen. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen määräaikoihin on tullut muutoksia. Avoimen menettelyn määräajat ovat seuraavat. Tarjous postitse Tarjous sähköisesti Vähimmäisaika Tarjouksen jättöaika 35 pv hankintailmoituksen julkaisusta 30 pv hankintailmoituksen julkaisusta 15 pv Asianmukaisesti perusteltu kiiretilanne, jos määräajan noudattaminen mahdotonta Lisätiedot on toimitettava 6 päivää ennen tarjousajan päättymistä (nopeutettu menettely 4 pv), tai tarjousaikaa on pidennettävä. Määräaikaa on myös pidennettävä, jos tarjouspyyntöön tai hankinta-asiakirjaan tulee merkittäviä muutoksia.

8 ESPD-vakiolomake ESPD eli yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja = lomake tarjoajan soveltuvuuden osoittamiseen. Tällä lomakkeella osoitetaan tarjoajan soveltuvuus. Lomakkeen voi tallentaa pdf-muotoon tai tulostaa paperille. Lomake löytyy: Hankintayksikkö valmistelee aina lomakkeen eli ruksaa kohdat, jotka tarjoajat täyttävät. Hankintayksikkö tallentaa kooditiedoston koneelleen ja lataa sen ESPD-palveluun. Tarjoaja täyttää lomakkeen ja toimittaa sen pdf-muodossa tarjouksensa mukana. Pääsääntö on, että vain voittaneelta toimittajalta pyydetään konkreettiset, soveltuvuuden täyttymistä osoittavat asiakirjat. Mikäli tiedot on saatavilla maksuttomista tietokannoista, niitä ei vaadita toimittajalta. 6 Hankintaprosessin kuvaus Kynnysarvot ylittävien hankintojen prosessikuvaus lyhyesti (avoin menettely): 1) Määrärahat ja lupa hankinnalle 2) Hankinnan valmistelu (raportit, markkinakartoitukset, koekäytöt, tutustumiset) 3) Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen 4) Hankintamenettelyn valinta 5) Tarjouspyynnön laatiminen (sisällön määrittäminen yksityiskohtaisesti, valintaperusteiden asettaminen) 6) HILMA-Ilmoitus osoitteessa 7) Tarjouspyyntöasiakirjojen lähettäminen/julkaisu 8) Tarjousaika (kansalliset hankinnat: kohtuullinen määräaika, EU-hankinnat: määräajat laissa ( tai kts. hankintaohjeen kohta 5.1. ) 9) Tarjousten vastaanotto 10) Avauspöytäkirjan laatiminen (2 hlöä allekirjoittaa) 11) Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen 12) Tarjousten vertailu (yksityiskohtaiset perustelut päätöksentekoa varten tarjouspyynnössä asetettujen kriteerien pohjalta) 13) Voittaneen tarjoajan ESPD-asiakirjojen tarkistus (ml. rikosrekisteri ym.) sekä tarvittaessa tilaajavastuuasiat 14) Päätöksenteko (päätöksen perustelu huolella) ja tiedoksianto (valitusosoitus markkinaoikeudelle ja hankintaoikaisuohje)

9 15) Valitusaika (kansallisen kynnysarvon ylittävät: tiedoksianto* ) + 14 pv, EU-hankinnat ks. laki 16) Kirjallisen hankintasopimuksen laatiminen ja allekirjoittaminen 17) Tilaaminen 18) Toimitetun tuotteen tarkastaminen / palvelun sopimusseuranta 19) Laskujen tarkastus * ) tiedoksiannon kesto riippuu tiedoksiantotavasta: kirjeitse 7 pv, sähköpostitse lähettämispäivä (Huom! sähköistä tiedoksiantoa varten on tarjouksessa pyydettävä tarjoajaa ilmoittamaan sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Hankintapäätöksen sähköisen tiedoksiannon viestiin on merkittävä tiedoksiantopäivä) Kynnysarvot alittavien hankintojen prosessikuvaus lyhyesti : 1) Määrärahat ja lupa hankinnalle 2) Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen 3) Hankinnan arvon mukaisen menettelytavan valinta: 3a) ( ) Hintatiedustelu tiedot pienhankintalomakkeelle arkistointi - ei viranhaltijapäätöstä ei tiedoksiantoa 3b) ( ) Tarjouskysely vähintään kolmelta - tiedot pienhankintalomakkeelle ei viranhaltijapäätöstä tiedoksianto sähköpostilla arkistointi 3c) ( ) Kirjallinen tarjouspyyntö tarjoukset tiedot, perustelut ja valinta pienhankintalomakkeelle päätös (toimielin tai viranhaltija) Tiedoksianto+ oikaisuvaatimusohje arkistointi 4) Ennen päätöksen tekoa valitun toimittajan luottotiedot on tarkistettava esim. pyytämällä ennakkoperintärekisteriote. 7 Hankintapäätöksen tiedoksi antaminen Hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tiedoksianto tapahtuu tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Sähköisessä tiedoksiannossa päätöksen tai ratkaisun katsotaan pääsääntöisesti tulleen vastaanottajan tietoon lähettämispäivänä. Sähköinen tiedoksianto soveltuu kaikkiin hankintoihin kynnysarvosta riippumatta. Myös muutoksenhakuohjeet ja ohjeet hankintaoikaisun tekemiseksi voidaan antaa sähköisesti tiedoksi.

10 8 Muutoksenhakujärjestelmä Valitus markkinaoikeudelle Hankintalain piirissä olevat, kynnysarvon ylittävät hankinnat Asianosainen, TEM, hankekohtaista avustusta myöntänyt taho 14 pv:n kuluessa päätöksen tiedoksi saamisesta Ilmoitus valituksesta hankintayksikölle Oikaisuvaatimus Hankintalain ulkopuolella olevat hankinnat ns. pienhankinnat Asianosainen, kuntalainen 14 pv:n kuluessa päätöksen tiedoksi saamisesta Hankintaoikaisu Käytettävissä kaikissa hankinnoissa niiden arvosta riippumatta Hankintayksikkö omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta Asianosaisen vaatimus 14 pv kuluessa päätöksen tiedoksi saamisesta. Hankintayksikkö 90 päivän kuluessa päätöksestä Hankintayksikön oma päätös korjata hankintapäätöstä virheen korjaaminen 9 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat liitteineen ovat julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot selvästi merkityllä erillisellä liitteellä. Tarjouksen pyytäjä harkitsee, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava. 10 Asiakirjojen säilytys Hankinta-asiakirjat arkistoidaan Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää tiedot hankinta-asiakirjojen säilytysajoista, -paikoista sekä vastuuhenkilöistä.

11 Dynasty asianhallintaohjelmaan tehtäviin hankintapäätöksiin liitetään tarjouspyyntö ja voittanut tarjous (koskee kaikkia hankintoja, joista tehdään hankintapäätös). Hankintasopimukset arkistoidaan sähköiseen sopimusrekisteriin (Dynasty) ja alkuperäinen kappale ao. osaston sihteerille. 11 Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Pienhankintalomake Oikaisuohje ja valitusosoitus Oikaisuvaatimusohje hankintalain 25 :n mukaisissa, kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa