Grundtvig vierailut ja vaihdot Hakuohje 2012

Transkriptio

1 Grundtvig vierailut ja vaihdot Hakuohje 2012 Tämän hakuohjeen tarkoituksena on auttaa hakijoita hakulomakkeen täyttämisessä. Nämä ohjeet on tarkoitettu käytettäväksi Elinikäisen oppimisen ohjelman (LLP) hakuoppaan ja ehdotuspyynnön 2012 kanssa. Hakuopas ja ehdotuspyyntö löytyvät Euroopan komission www-palvelusta osoitteesta Tutustu myös Grundtvig-ohjelman vierailujen ja vaihtojen tavoitteisiin ja kohderyhmiin CIMOn sivuilla ja varmistu hakukelpoisuudestasi ja suunnittelemasi vierailun sopivuudesta Grundtvigohjelmaan. I Hakuajat Vuoden 2012 hakuajat ovat Suunniteltu vierailu voi alkaa aikaisintaan 2 kuukautta hakuajan päättymisen jälkeen. Kaikkien vierailujen tulee alkaa viimeistään Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään. Jotta hakemus katsotaan hakuajan puitteissa saapuneeksi, tulee siinä olla viimeistään kyseisen hakuajan päättymispäivän postileima. Koska kaikkia lähetyksiä ei nykyään leimata, varmista postista, että hakemuskuoreen tulee postileima kun olet lähettämässä hakemusta juuri ennen hakuajan päättymistä. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään. II Hakulomake Hakulomake on englanninkielinen. Lomakkeen voi täyttää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Lomake täytetään tekstinkäsittelyohjelmalla, eikä käsin kirjoitettuja hakemuksia hyväksytä. Vastaa hakulomakkeen kaikkiin kohtiin ja tarkista, että sivulla 3 luetellut kelpoisuuskriteerit täyttyvät. Hakemuksen liitteitä ovat: - vastaanottavan organisaation lähettämä allekirjoitettu kutsu tai hyväksymiskirje, josta käy ilmi, että organisaatio on valmis ottamaan sinut vastaan hakulomakkeessa kuvaillulle vierailulle. (Kopio skannatusta, sähköpostin liitetiedostona lähetetystä kutsusta riittää.) - Jos kyseessä on konferenssi tai seminaari, liitetään hakemukseen sen ohjelma, esite tai vastaava. Hakemuksessa tulee olla sekä hakijan että tämän organisaation allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus (ei koske opiskelijoita, työttömänä olevia ja muita hakijoita, jotka eivät työskentele missään organisaatiossa ja allekirjoittavat hakemuksen ainoastaan itse).

2 2(6) Allekirjoitettu hakulomake liitteineen lähetetään kahtena kappaleena osoitteeseen: CIMO, Grundtvig vierailut ja vaihdot, PL 343, HELSINKI. Lisäksi hakulomake lähetetään sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen grundtvig(at)cimo.fi. III Selvennyksiä hakulomakkeeseen 2.1 Applicant person - Nationality: Valitse vain yksi vaihtoehto. Hakijan tulee joko olla jonkin LLP-ohjelmaan osallistuvan maan kansalainen tai työskennellä jossakin LLP-ohjelmamaassa aikuiskoulutuksessa tai hänen tulee asua jossakin LLP-ohjelmamaassa. CIMOsta apurahaa voivat hakea suomalaisten lisäksi Suomessa aikuiskoulutuksessa työskentelevät tai Suomessa asuvat muiden maiden kansalaiset (oleskelulupa). 2.2 Home organisation - kaikkien tällä hetkellä aikuiskoulutuksen parissa toimivien tulee täyttää organisaation tiedot. Organisaation nimenkirjoitusoikeudellisen edustajan tulee myös allekirjoittaa hakemus hakijan itsensä lisäksi. - Full legal name (national language): Käytä tässä kohdassa organisaation suomen- tai ruotsinkielistä nimeä ja laita halutessasi sulkujen sisään englanninkielinen nimi - Full legal name (latin characters): Organisaation suomen- tai ruotsinkielinen nimi sellaisessa muodossa, että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Type of organisation: Tässä kohdassa kysytään tietoja erilaisia tilastoja varten. Valitse lomakkeen liitteessä 1 olevista taulukoista koodi, joka kuvaa lähinnä omaa organisaatiotasi. - Commercial orientation: For profit (voittoa tuottava)/not for profit (voittoa tuottamaton organisaatio) - Legal status: Public/Private. Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 % tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. 2.3 Home institution of higher education - kohdan täyttävät vain ne hakijat, jotka ovat aikuiskasvatuksen opiskelijoita tai vastavalmistuneita, jotka eivät vielä työskentele aikuiskoulutuksessa - opiskelijoilla, jotka hakevat apurahaa, tulee olla takanaan vähintään 2 vuoden opinnot 2.4 Special needs of the applicant person - Erityistarpeet ovat hakijan fyysiseen, henkiseen tai terveydentilaan liittyviä seikkoja, joiden takia hakijan osallistuminen täydennyskoulutukseen ei ole mahdollista ilman taloudellista lisätukea. Erityistarpeeksi katsotaan esim. liikuntaeste tai vamma, joka vaatii avustajan mukaan ottamista matkalle Purpose of the visit, activities to be carried out Type of visit: monivalinta on mahdollinen. Vierailun tulee liittyä selkeästi aikuiskoulutukseen ja sen kehittämiseen. Vierailun sisältö ei voi keskittyä ammatilliseen

3 3(6) koulutukseen, esim. ammatillisten aineiden substanssiosaamisen kehittämiseen tai työssäoppimispaikkojen hankkimiseen Job shadowing or other form of non-formal training: koskee vain hakijoita, joiden vierailun tarkoituksena on ns. job shadowing (Jos shadowing on nonformaalia täydennyskoulutusta, ja se tarkoittaa kollegan työn seuraamista ja sen kautta toisen maan aikuiskoulutukseen ja aikuiskoulutusorganisaation toimintaan tutustumista.) Conference or seminar: koskee vain hakijoita, joiden vierailu kohdistuu eurooppalaiseen konferenssiin tai seminaariin. Näiden hakijoiden ei tarvitse täyttää hakulomakkeen kohtia 3.1.3, 3.1.5, 3.6, 4.3, Provisional dates for the visit - Merkitse matkan alkamis- ja loppumispäivä. - Vierailun kesto lasketaan päivinä (ei yöpymisten määränä). Oleskelukulun laskennassa hyväksytään vierailupäivien lisäksi enintään 2 matkapäivää (yksi ennen ja yksi jälkeen). 3.5 Individual or group visit - merkitse rastilla, onko vierailu yksin vai ryhmässä tehtävä. - Jos vierailua haetaan ryhmässä, tulee jokaisen täyttää ja perustella hakemuksensa yksilöllisesti. Tällöin tulee selvittää henkilöiden tehtäväjakoa vierailulla sekä perustella useamman henkilön osallistuminen. Tämä on erityisen tärkeää, jos samasta organisaatiosta hakee useampi kuin yksi henkilö. - Jokaiseen hakemukseen tulee liittää kaikki tarvittavat liitteet, koska hakemukset käsitellään ja arkistoidaan erikseen. 3.4, , 5.5, Kysymykset ovat avoimia kysymyksiä, jotka ovat arvioinnin kannalta tärkeimpiä. Paneudu näihin huolellisesti ja ole mahdollisimman täsmällinen ja konkreettinen vastauksissasi. - Jos jätät joitakin kysymyksiä tyhjäksi, vähentää se väistämättä hakemuksen saamaa pistemäärää, koska näistä kohdista ei silloin saa pisteitä lainkaan. - Vain hakulomakkeessa annetut tiedot voidaan huomioida, joten älä pidä mitään tietoa itsestäänselvyytenä. - Jos organisaatiosi ei ole aikuisoppilaitos, vaan työskentelet esim. ammatillisessa oppilaitoksessa, ammattikorkeakoulussa tai yliopistossa, tulee hakulomakkeesta käydä ilmi, millä tavalla toimit aikuiskoulutuksen parissa. Voit selventää tätä hakulomakkeen kohdassa Huom! Korkeakoulujen henkilöstöstä hakukelpoisia ovat täydennyskoulutuksen parissa työskentelevät. Muu korkeakoulujen aikuiskoulutushenkilöstö, joka työskentelee esim. ammattikorkeakoulujen tutkintotavoitteisessa aikuiskoulutuksessa, voi hakea apurahaa vain silloin, kun vierailun aihe ja tavoitteet liittyvät erityisesti aikuisopiskelun ja aikuisten oppimisen erityiskysymyksiin. - Avoimet kysymykset 4.3, 6.3 ja 6.4 eivät koske konferenssiin tai seminaariin hakevia. 7. Budget Tukikelpoisia kuluja ovat: - edestakaiset matkakustannukset hakijan kotipaikkakunnalta vierailupaikkakunnalle halvimman matkustusvaihtoehdon mukaan

4 4(6) - majoitus- ja elinkustannukset (ks. maakohtaisen oleskelukorvauksen määrä hakulomakkeen liitteestä 2) - konferenssi- tai seminaarimaksu (enintään 150 euroa/päivä) - kieli-, kulttuuri- tai muu valmennus ennen kurssia (enintään 100 euroa). Valmennus voi tapahtua joko (kieli)kurssilla tai itseopiskeluna. - erityistarpeista aiheutuvat kulut (esim. avustajan matkakustannukset) Myönnettävän apurahan enimmäismäärä on yhden viikon vierailulle euroa ja kahden viikon vierailulle euroa. Pidempien vierailujen apuraha lasketaan tapauskohtaisesti. Budjetti kannattaa laatia realistisesti. Apurahaa myönnetään enintään anottu määrä, eikä sitä voida myöntää jälkikäteen lisää. Tukisumman siirrot eri kululajien välillä eivät ole myöhemmin mahdollisia. Huomaa, että apuraha ei välttämättä kata 100 % kustannuksista. Erityistukea tarvitseville voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. Hakulomakkeessa budjetti on jaettu seuraaviin osiin: 1. Travel (matkustuskustannukset) - Arvioi matkustuksesta aiheutuvat kustannukset kotoa/työpaikalta kohdemaan majoituspaikkaan ja takaisin edullisimman matkustusvaihtoehdon mukaan. Vierailun aikana kohdemaassa syntyvät paikalliset matkakustannukset ovat ylläpitokustannuksia (subsistence). Oman auton käyttö korvataan julkisten kulkuneuvojen taksan mukaan. Taksin käyttö korvataan vain perustelluissa poikkeustapauksissa. - Matkakustannuksiin tehtävä myöntö tehdään harkinnan perusteella, siten että anottu summa on enimmäismäärä. - Matkustuskulut raportoidaan todellisten kustannusten pohjalta, joten niistä on säilytettävä tositteet. 2. Subsistence (ylläpito) - Subsistence-kulu pitää sisällään majoitus-, ruokailu- ja vakuutuskulut sekä paikallismatkat kohdemaassa. - Subsistence-korvauksen maakohtaiset enimmäismäärät löytyvät hakulomakkeen liitteestä 2. - Kesto ilmoitetaan päivien (ei yöpymisten) määränä. Varsinaisten vierailupäivien lisäksi huomioidaan yksi matkustuspäivä ennen ja jälkeen. (Esim. vierailu on ajalla : matka alkaa 1.5. ja loppuu 7.5. matkan kestoksi merkitään 7 päivää.) - Subsistence-kulu on ns. lump sum eli vakiosumma, joka raportoidaan toteutuneiden päivien perusteella. Subsistence-kuluista ei tarvitse liittää tositteita loppuraporttiin. 3. Fee for conference/seminar (konferenssi- tai seminaarimaksu) - ilmoitetaan vain se osuus, joka on varsinaista konferenssi- tai seminaarimaksua. - Jos järjestäjä tarjoaa majoituspakettia, tulee majoituskulut erottaa konferenssi- tai seminaarimaksusta. (Majoituskulut kuuluvat subsistence-kuluihin.) 4. Linguistic, cultural and pedagogigal preparation (kieli- tai muu valmennus): valmennukseen myönnettävä tuki on enintään 100 euroa. Tukea voi hakea joko (kieli)kurssille osallistumiseen tai itseopiskelumateriaalin hankkimiseen. Tarvittava valmennus tulee selvittää kohdassa 3.4. Preparation for the Visit.

5 5(6) 5. Special needs of the participant (hakijan erityistarpeet): jos haetaan tukea erityistarpeisiin, on nämä perusteltava kohdassa 2.4. IV Menettely vierailua tai vaihtoa haettaessa 1. Löydettyäsi sopivan isäntäorganisaation sovi vierailun yksityiskohdista ja sisällöstä. Pyydä vastaanottavalta organisaatiolta allekirjoitettu kutsu tai hyväksymiskirje hakemuksen liitteeksi. Vierailun kohdemaan tulee olla LLP-ohjelmaan osallistuva maa. 2. Varaa lentoliput vasta sitten, kun olet saanut myönteisen apurahapäätöksen. 3. Jos vierailu siirtyy tai peruuntuu, ota välittömästi yhteyttä CIMOon. 4. Jos osallistuminen vierailulle peruuntuu apurahan myöntämisen jälkeen (muusta kuin force majeur syystä), mahdollisten peruutuksesta aiheutuvien kulujen kattamiseen ei voida käyttää myönnettyä apurahaa. Hakija joutuu maksamaan tällöin aiheutuneet kulut itse. 5. Vierailusta ja apurahasta raportoidaan CIMOon kuukauden sisällä vierailun päättymisestä. V Valintaprosessi Hakemuksen saavuttua CIMOon sille tehdään kelpoisuustarkastus (eligibility check). Hakemuksen tulee täyttää kaikki kelpoisuuskriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään (postileiman päivämäärä). Muodollisesti kelpoiset hakemukset arvioidaan tietyin laadullisin kriteerein. Laadullisessa arvioinnissa kiinnitetään huomiota mm. vierailun sisältöön ja sopivuuteen hakijalle, sen oletettuihin vaikutuksiin ja hyötyihin hakijalle, tämän omalle ja vastaanottavalle organisaatiolle sekä vierailun eurooppalaiseen ulottuvuuteen. Hakemuksesta tulee löytyä perusteluja hakijan osallistumiselle ja siitä tulee käydä ilmi, miten hakija aikoo hyödyntää vierailulla saamiaan tietoja ja taitoja omassa työssään ja työyhteisössään. Kelpoisuus- ja arviointikriteereihin voi tutustua osoitteessa: Aikuiskoulutushenkilöstön liikkuvuusapurahat Vierailut ja vaihdot Hakijalle Vierailu voidaan toteuttaa myös pienessä ryhmässä, mutta jokaisen osallistujan on täytettävä hakulomake yksilöllisesti. Kansallinen toimisto ei voi taata, että apuraha myönnetään useammalle hakijalle. Ei kannata lähettää identtistä hakulomaketta toisen hakijan kanssa, sillä identtisesti kirjoitetuista kohdista annetut pisteet pudotetaan puoleen. Tämä voi johtaa siihen, että kumpaakaan hakemusta ei hyväksytä. Valinnoissa etusijalla ovat hakijat, jotka eivät ole saaneet Grundtvigliikkuvuusapurahaa (täydennyskoulutusapuraha, vierailu tai vaihto, asiantuntijavaihto) viimeisten kahden vuoden aikana. Tämä tarkoittaa sitä, että apurahan voi saada uudestaan vain, jos kyseisen hakukierroksen rahoitusta on jäljellä sen jälkeen kun muut riittävän hyvälaatuiset hakemukset on hyväksytty.

6 6(6) Tieto apurahapäätöksestä lähetetään hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen muutaman viikon kuluessa hakemuksen saapumisen jälkeen. Lisätietoja Katariina Vinblad, puh Päivi Korkea-aho, puh etunimi.sukunimi(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi Aikuiskoulutushenkilöstön liikkuvuusapurahat Vierailut ja vaihdot