Grundtvig-täydennyskoulutusapurahat aikuiskoulutushenkilöstölle Hakuohje 2012

Transkriptio

1 Grundtvig-täydennyskoulutusapurahat aikuiskoulutushenkilöstölle Hakuohje 2012 Tämän hakuohjeen tarkoituksena on auttaa hakijoita hakulomakkeen täyttämisessä. Nämä ohjeet on tarkoitettu käytettäväksi Elinikäisen oppimisen ohjelman (LLP) hakuoppaan ja ehdotuspyynnön 2012 kanssa. Hakuopas ja ehdotuspyyntö löytyvät Euroopan komission www-palvelusta osoitteesta Tutustu myös Grundtvig-täydennyskoulutusapurahojen tavoitteisiin ja kohderyhmiin CIMOn sivuilla ja varmistu hakukelpoisuudestasi ja kurssin sopivuudesta Grundtvig-ohjelmaan! Täydennyskoulutusapurahaa voi hakea ainoastaan kurssimuotoiseen täydennyskoulutukseen. I Hakuajat Hakuaikoja on kolme: kursseille, jotka alkavat aikaisintaan kursseille, jotka alkavat aikaisintaan kursseille, jotka alkavat aikaisintaan Kaikkien kurssien tulee alkaa viimeistään Jotta hakemus katsotaan hakuajan puitteissa saapuneeksi, tulee siinä olla viimeistään kyseisen hakuajan päättymispäivän postileima. Koska kaikkia lähetyksiä ei nykyään leimata, varmista postista, että hakemuskuoreen tulee postileima kun olet lähettämässä hakemusta juuri ennen hakuajan päättymistä. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään. II Hakulomake Vuonna 2012 on käytössä sähköinen hakulomake, joka on yhteinen Comenius-ohjelman kanssa. Hakulomake vaatii toimiakseen Adobe Reader ohjelman version 8.2 tai uudemman. Hakulomake on englanninkielinen. Lomakkeen voi täyttää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Kun avaat hakulomakkeen CIMOn verkkopalvelussa, ilmestyy näytölle teksti, joka pyytää sinua TALLENTAMAAN LOMAKKEEN ensin omalle koneellesi. Hakulomake tallennetaan tavalliseen tapaan File/Save as... Lomakkeen saa näkyviin vasta, kun sen avaa omalta koneelta paikasta, johon se on tallennettu. Lomaketta ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa, vaan voit palata tallentamaasi lomakkeeseen myöhemminkin. Hakulomaketta voi täyttää off-line-tilassa, mutta sen sähköinen lähettäminen vaatii internetyhteyden. Aloita lomakkeen täyttäminen sen alusta ja etene järjestyksessä. Hakulomake on dynaaminen lomake, jonka kysymykset muotoutuvat sen mukaan, mitä vastausvaihtoehtoja olet valinnut edellisissä kysymyksissä. Vastaa hakulomakkeen kaikkiin kohtiin ja tarkista, että lomakkeen lopussa luetellut kelpoisuuskriteerit täyttyvät.

2 2(9) Hakulomakkeessa on pakollisia kenttiä, jotka tulee aina täyttää. Pakolliset kentät on merkitty punaisella reunuksella. Lomakkeen lähettäminen ei onnistu, jos joku pakollisista kentistä on täyttämättä. Jos kyseistä tietoa ei ole saatavilla, kirjoita kenttään N/A (not applicable) tai tietoa ei saatavilla. Harmaisiin kenttiin ei ole mahdollista kirjoittaa, vaan tiedot siirtyvät niihin automaattisesti lomakkeen muista kohdista. Sähköisen hakulomakkeen täyttämiseen ja lähettämiseen on lisäksi erillinen englanninkielinen (tekninen) ohje (LLP Application eforms 2012: Applicant s Guide), joka löytyy CIMOn verkkopalvelusta tämän hakuohjeen yhteydestä. III Hakemuksen täyttäminen kohta kohdalta Huom! Tässä ohjeessa käytetty numerointi voi poiketa oman hakulomakkeesi numeroinnista, koska lomake lisää ja vähentää kenttiä aina sen mukaan, mitä vaihtoehtoja olet valinnut edellisissä kysymyksissä. B. Submission data - Sub-programme: Valitse alaohjelma GRUNDTVIG (Kohdat Action type ja Action täyttyvät tällöin automaattisesti.) Lomake on yhteinen kouluopetuksen Comenius-ohjelman kanssa, joten varmistu siitä, että olet valinnut Grundtvigin, jos työskentelet aikuiskoulutuksen parissa! - Round: Valitse oikea hakukierros - Training type: Structured training course - Thematic area: valitse Foreign language training (only language learning as such) vain, jos olet hakemassa puhtaasti kielikurssille. (Vain tietyt hakijat voivat hakea apurahaa kielikoulutuksen. Tällöin kohdassa C.2 pyydetään valitsemaan yksi näistä kategorioista.) Kaikki muut hakijat (myös kieltenopettajat, jotka hakevat kieltenopetuksen menetelmäkursseille) valitsevat In-service training course. - Is the event included in the Comenius Grundtvig Training Database? Jos KYLLÄ, hakulomakkeen kohdassa E.1. kysytään kurssin numeroa tietokannasta. (Tällöin ei tarvitse liittää erillistä ohjelmaa hakemukseen.) Jos EI, tulee hakemukseen liittää kurssin ohjelma. - Applicant name: Nimi kopioituu tähän C.1. kohdan täyttämisen jälkeen - National Agency / Name: valitse FI1 LLP (CIMO), joka on Suomen kansallinen toimisto. Jos valitset jonkun muun vaihtoehdon, ei sähköinen hakemuksesi välity CIMOon, vaan valitsemaasi väärään toimistoon. C.1. Applicant - täytä tähän kohtaan omat tietosi C.2. Profile of the applicant - Employment status: employees/unemployment. Valitse employees, jos olet töissä tai sinulla on muuten jokin taustaorganisaatio (esim. järjestö), jonka nimissä haet koulutukseen. Lomake kysyy tällöin taustaorganisaatiosi tietoja kohdassa C.3. Jos valitset unemployment, et voi täyttää lomakkeeseen minkään taustaorganisaation tietoja. - Category of educational staff: valitse itseäsi lähinnä oleva kategoria valikosta

3 3(9) - Category of applicants for foreign language training: jos olet hakemassa puhtaasti kielikoulutukseen, tulee sinun kuulua johonkin valikon neljästä kategoriasta - Subjects taught: voit valita enintään kolme (rivejä voi lisätä + -painikkeella) C.3. Home institution (kohta tulee näkyviin vain, jos olet valinnut kohdassa C.2. employees ) - Full legal name (national language): Käytä tässä kohdassa organisaation suomen- tai ruotsinkielistä nimeä ja laita halutessasi sulkujen sisään englanninkielinen nimi - Full legal name (latin characters): Organisaation suomen- tai ruotsinkielinen nimi sellaisessa muodossa, että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Type of organisation: Tässä kohdassa kysytään tietoja erilaisia tilastoja varten. Valitse riippuvalikosta koodi, joka kuvaa lähinnä omaa organisaatiotasi. - Commercial orientation: For profit (voittoa tuottava)/not for profit (voittoa tuottamaton organisaatio) - Legal status: Public/Private. Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 % tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. C.5. Special needs - Erityistukea tarvitseva henkilö on potentiaalinen osallistuja, joka ei fyysisten, henkisten tai terveydentilaansa liittyvien syiden takia voi osallistua ulkomaanjaksoon ilman taloudellista lisätukea. Erityistarpeeksi katsotaan esim. liikuntaeste tai vamma, joka vaatii avustajan mukaan ottamista matkalle. Jos haet lisätukea fyysisten, henkisten tai terveydentilaan liittyvien syiden takia, perustele lisätuen tarve tässä kohdassa. C.6. Previous grants - luettele kaikki apurahat, joita olet saanut Elinikäisen oppimisen ohjelmasta viimeisen kahden vuoden aikana (esim. aiemmin saamasi Grundtvig-apurahat) - kenttien pituuksissa on rajoituksia, joten syötä kenttiin oleellisimmat tiedot apurahoista D. Course provider - täytä kurssin järjestäjän tiedot, jotka löytyvät tietokannan kursseille kurssikuvauksen yhteydestä - Full legal name (national language): järjestävän organisaation nimi englanniksi ja/tai paikallisella kielellä - Full legal name (latin characters): järjestävän organisaation nimi sellaisessa muodossa, että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. E.1. Summary - täytä kurssin tiedot ja jos kurssi EI ole tietokannasta, liitä hakemukseen kurssin ohjelma - tietokannan kursseista vaaditaan reference number ja session number, jotka löytyvät tietokannasta kyseisen kurssin kuvauksesta - jos nämä kentät näkyvät, vaikka kurssi ei olekaan tietokannan kurssi, varmista, että olet valinnut NO osiossa B.1. E.2. Preparation E.7. Dissemination

4 4(9) - Kysymykset ovat avoimia kysymyksiä, jotka ovat arvioinnin kannalta tärkeimpiä. Paneudu näihin huolellisesti ja ole mahdollisimman täsmällinen ja konkreettinen vastauksissasi. - Jos jätät joitakin kysymyksiä tyhjäksi, vähentää se väistämättä hakemuksen saamaa pistemäärää, koska näistä kohdista ei silloin saa pisteitä lainkaan. - Vain hakulomakkeessa annetut tiedot voidaan huomioida, joten älä pidä mitään tietoa itsestäänselvyytenä. - Jos organisaatiosi ei ole aikuisoppilaitos, vaan työskentelet esim. ammatillisessa oppilaitoksessa tai korkeakoulussa, tulee hakulomakkeessa selventää toimimista aikuiskoulutuksen parissa (hakulomakkeen kohta E.3 Aims of the applicant). Korkeakoulujen henkilöstöstä hakukelpoisia ovat täydennyskoulutuksen parissa työskentelevät. Muu korkeakoulujen aikuiskoulutushenkilöstö, joka työskentelee esim. ammattikorkeakoulujen tutkintotavoitteisessa aikuiskoulutuksessa, voi hakea apurahaa vain silloin, kun kurssin aihe ja tavoitteet liittyvät erityisesti aikuisopiskelun ja aikuisten oppimisen erityiskysymyksiin. Yliopistoista hakukelpoisia ovat pääasiassa täydennyskoulutuskeskuksessa, avoimessa yliopistossa tai vastaavassa työskentelevät. F. Budget Tukikelpoisia kuluja ovat: - edestakaiset matkakustannukset hakijan kotipaikkakunnalta kurssipaikkakunnalle halvimman matkustusvaihtoehdon mukaan - majoitus- ja elinkustannukset (Maakohtaiset oleskelukorvaukset löytyvät tämän hakuohjeen liitteestä. Hakulomake laskee summan automaattisesti matkan keston mukaan.) - kurssimaksu (enintään 150 euroa/päivä) - kielivalmennus ennen kurssia (enintään 100 euroa). Kielivalmennus voi tapahtua joko kielikurssilla tai itseopiskeluna. - erityistarpeista aiheutuvat kulut Myönnettävän apurahan enimmäismäärä on yhden viikon kurssille euroa ja kahden viikon tai pidemmälle kurssille euroa. Budjetti kannattaa laatia realistisesti. Apurahaa myönnetään enintään anottu määrä, eikä sitä voida myöntää jälkikäteen lisää. Tukisumman siirrot eri kululajien välillä eivät ole myöhemmin mahdollisia. Huomaa, että apuraha ei välttämättä kata 100 % kustannuksista. Henkilöille, jotka tarvitsevat lisätukea fyysisten, henkisten tai terveydentilaansa liittyvien syiden takia, voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. (Katso kohta C.5. Special needs) Hakulomakkeessa budjetti on jaettu kolmeen osaan: 1. Travel (matkustuskustannukset) - Arvioi matkustuksesta aiheutuvat kustannukset kotoa/työpaikalta kohdemaan majoituspaikkaan ja takaisin edullisimman matkustusvaihtoehdon mukaan. Kurssin aikana kohdemaassa syntyvät paikalliset matkakustannukset ovat ylläpitokustannuksia (subsistence). Oman auton käyttö korvataan julkisten kulkuneuvojen taksan mukaan.

5 5(9) - Matkakustannuksiin tehtävä myöntö tehdään harkinnan perusteella, siten että anottu summa on enimmäismäärä. - Matkustuskulut raportoidaan todellisten kustannusten pohjalta, joten niistä on säilytettävä tositteet. 2. Subsistence (ylläpito) - Subsistence-kulu pitää sisällään majoitus-, ruokailu- ja vakuutuskulut sekä paikallismatkat kohdemaassa. - Lomake laskee subsistence-kohtaan tulevan enimmäistukisumman automaattisesti matkan keston mukaan, kun painat calculate -painiketta (summat löytyvät myös tämän ohjeen sisältämästä apurahataulukosta). - Kesto ilmoitetaan päivien (ei yöpymisten) määränä. Kurssipäivien lisäksi huomioidaan yksi matkustuspäivä ennen kurssia ja yksi päivä kurssin jälkeen. (Esim. kurssi on ajalla : matka alkaa 1.5. ja loppuu 7.5. matkan kestoksi merkitään 7 päivää.) - Subsistence-kulu on ns. lump sum eli vakiosumma, joka raportoidaan toteutuneiden päivien perusteella. Subsistence-kuluista ei tarvitse liittää hotellilaskua tai muita tositteita raporttiin. 3. Other expenses (muut kulut) - Kurssimaksu (participation fee): ilmoitetaan vain se osuus, joka on varsinaista kurssimaksua. - Jos kurssin järjestäjä tarjoaa kurssi- ja majoituspakettia, tulee majoituskulut erottaa kurssimaksusta. (Majoituskulut kuuluvat subsistence-kuluihin.) - Konferenssi- tai seminaarimaksu koskee vain Comenius-hakijoita. Grundtvig-hakijat eivät voi saada täydennyskoulutusapurahaa konferenssiin tai seminaariin osallistumiseen, vaan nämä kuuluvat Grundtvig-ohjelmassa vierailut ja vaihdot toimintoon. - Kielivalmennus (language preparation): kielivalmennukseen myönnettävä tuki on enintään 100 euroa. Tukea voi hakea joko kielikurssille osallistumiseen tai itseopiskelumateriaalin hankkimiseen. Tarvittava valmennus tulee selvittää kohdassa E.2. Preparation. Kielivalmennustukea ei myönnetä, jos täydennyskoulutuskurssi itsessään tähtää kielitaidon kehittämiseen. 4. Special needs of the participant (hakijan erityistarpeet): kenttä on näkyvissä vain, jos olet perustellut erityistarpeesi (esim. liikuntarajoitteen tai muun vastaavan perusteella) kohdassa C.5. G. Checklist: - Hakemuksen tulee täyttää kaikki listassa mainitut vaatimukset, jotta se voidaan huomioida. I. Submission Hakulomake tulee jättää CIMOon sekä sähköisesti että paperiversiona liitteineen. 1. Kun hakemus on valmis, tallenna se vielä kertaalleen ja hyväksy hakemus painamalla Validate -painiketta. Validate-toiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Jos hakemuksessa on puutteita, on ne korjattava tässä vaiheessa, sillä muutoin sähköinen lähetys ei onnistu.

6 6(9) 2. Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -painiketta. Varmista tässä vaiheessa, että koneeltasi on pääsy internetiin. Paina submit-nappulaa VAIN KERRAN. 3. Kun lomake on lähetetty sähköisesti, ilmestyy hakulomakkeen kohtaan G.2. Submission summary järjestelmän antama Submission ID tunnus. Tulosta tämän jälkeen hakemuksen lopullinen versio Print form painikkeella. Sähköisesti jätetyn ja paperiversion tulee olla identtiset, joten älä tee hakemukseen enää mitään muutoksia! 4. Säilytä tallentamasi hakemus omalla koneellasi mahdollista myöhempää käyttöä varten. Älä lähetä hakemusta sähköpostin liitetiedostona! Liitetiedosto on tarkoitettu vain sellaisia tilanteita varten, joissa sähköinen lähetys ei onnistu teknisen ongelman takia. Tulostetussa hakemuksessa tulee olla sekä hakijan että tämän organisaation allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus. (Tämä ei koske työttömänä olevia hakijoita, jotka allekirjoittavat hakemuksen ainoastaan itse). Jos hakemukseen on merkitty taustaorganisaatio, tulee hakemuksessa olla organisaation edustajan allekirjoitus. Molempien allekirjoittama hakulomake liitteineen lähetetään kolmena kappaleena osoitteeseen: CIMO, Grundtvig-täydennyskoulutusapurahat, PL 343, HELSINKI. Sähköisen hakemuksen mukana ei voi lähettää liitteitä, vaan ne tulee toimittaa postitse hakulomakkeen kanssa. Postitse lähetettävän hakulomakkeen liitteenä tulee olla: - kurssin päiväkohtainen ohjelma, kurssiesite tms., mikäli kurssi ei ole Comenius/Grundtvig-kurssitietokannasta. Muista lähettää myös liitteet kolmena kappaleena, jotta arvioijat saavat kaiken tarvittavan materiaalin käyttöönsä. IV Menettely kurssille ilmoittautuessa 1. Voit etsiä täydennyskoulutuskursseja Comenius/Grundtvig-kurssitietokannasta, joka löytyy osoitteesta Myös muille kuin tietokannan kursseille voi hakea apurahaa, jos kurssi täyttää seuraavat kriteerit: - kesto vähintään 5 työskentelypäivää ja enintään 6 viikkoa - kohdemaa on toinen LLP-ohjelmassa mukana oleva maa - kurssilla on osallistujia useasta eri Euroopan maasta - kurssin työskentelymenetelmät mahdollistavat kurssilaisten aktiivisen osallistumisen ja vuorovaikutuksen 2. Valittuasi itsellesi sopivan kurssin tarkista kurssin järjestäjältä, että kurssilla on vielä vapaita paikkoja. Yleensä voit tehdä ennakkoilmoittautumisen kurssille. Tässä vaiheessa ei kannata vielä sitoutua minkäänlaisiin maksuihin. 3. Kun olet saanut myönteisen apurahapäätöksen, vahvista itse kurssin järjestäjälle osallistumisesi kurssille. Jos osallistuminen kurssille peruuntuu apurahan myöntämisen jälkeen (muusta kuin force majeur syystä), mahdollisen peruutusmaksun suoritukseen ei voida käyttää myönnettyä apurahaa. Hakija joutuu maksamaan tällöin peruutusmaksun itse.

7 7(9) 4. Varaa lentoliput vasta sitten, kun kurssin järjestäjä on vahvistanut, että kurssi varmasti järjestetään. 5. Jos kurssi peruuntuu, voit hakea uudelle vastaavalle kurssille (CIMOsta saa tarkemmat ohjeet). Apuraha myönnetään tiettyyn koulutukseen, joten kurssia ei voi vaihtaa ilman CIMOn suostumusta. 6. Kurssista ja apurahasta raportoidaan CIMOon kuukauden sisällä kurssin päättymisestä. V Valintaprosessi Hakuajan päättymisen jälkeen kaikille hakijoille lähetetään vastaanottovahvistus. Kaikille hakemuksille tehdään kelpoisuustarkastus (eligibility check). Hakemuksen tulee täyttää kaikki kelpoisuuskriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään (postileiman päivämäärä). Muodollisesti kelpoiset hakemukset arvioidaan tietyin laadullisin kriteerein. Laadullisessa arvioinnissa kiinnitetään huomiota mm. kurssin sisältöön ja sopivuuteen hakijalle, kurssin oletettuihin vaikutuksiin ja hyötyihin hakijalle ja tämän organisaatiolle sekä koulutuksen eurooppalaiseen ulottuvuuteen. Lisäksi kurssin valinnalla on vaikutusta: Jos kurssi on tulosta Grundtvig- tai muun LLP-alaohjelman keskitetystä hankkeesta, saa siitä arvioinnissa 10 pistettä (maksimipistemäärä on 100 pistettä). Jokaisen hakemuksen arvioi kaksi arvioijaa, joista ainakin toinen on CIMOn ulkopuolinen arvioija. Hakemuksen saama pistemäärä muodostuu näiden kahden arvioinnin keskiarvosta. Hakemuksesta tulee löytyä perusteluja hakijan osallistumiselle ja siitä tulee käydä ilmi, miten hakija aikoo hyödyntää täydennyskoulutuksessa saamiaan tietoja ja taitoja omassa työssään ja työyhteisössään. Kelpoisuus- ja arviointikriteereihin voi tutustua osoitteessa Aikuiskoulutushenkilöstön liikkuvuusapurahat Täydennyskoulutusapurahat Hakijalle. Jos samasta organisaatiosta on useampi hakija, pitää hakulomakkeen olla yksilöllisesti täytetty ja perusteltu. Ei kannata lähettää identtistä hakulomaketta toisen hakijan kanssa, sillä identtisesti kirjoitetuista kohdista annetut pisteet pudotetaan puoleen. Tämä voi johtaa siihen, että kumpaakaan hakemusta ei hyväksytä. Yleensä samasta organisaatiosta hyväksytään vain yksi hakija samalle kurssille. CIMO voi myös rajoittaa samalle kurssille osallistuvien suomalaisten määrää. Valinnoissa etusijalla ovat hakijat, jotka eivät ole saaneet Grundtvig-liikkuvuusapurahaa (täydennyskoulutusapuraha, vierailu tai vaihto, asiantuntijavaihto) viimeisten kahden vuoden aikana. Tämä tarkoittaa sitä, että apurahan voi saada uudestaan vain, jos kyseisen hakukierroksen rahoitusta on jäljellä sen jälkeen kun muut riittävän hyvälaatuiset hakemukset on hyväksytty. Tieto apurahapäätöksistä lähetetään kaikille hakijoille aikaisintaan noin 6 viikon kuluttua hakuajan päättymisen jälkeen.

8 8(9) Lisätietoja Katariina Vinblad, puh Päivi Korkea-aho, puh etunimi.sukunimi(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi Aikuiskoulutushenkilöstön liikkuvuusapurahat Täydennyskoulutusapurahat

9 9(9) LIITE: SUBSISTENCE-KULUTAULUKKO/Grundtvig-täydennyskoulutusapurahat 2012 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) päiväkohtainen tuki 1. viikolla tuki 1. kokonaiselle viikolle (7 pv) tuki kahdelle kokonaiselle viikolle viikkokorvaus lisäviikoille (viikot 3-6) AT Itävalta BE Belgia BG Bulgaria CH Sveitsi CY Kypros CZ Tšekki DE Saksa DK Tanska EE Viro EL Kreikka ES Espanja FR Ranska HR Kroatia HU Unkari IE Irlanti IS Islanti IT Italia LI Liechtenstein LT Liettua LU Luxemburg LV Latvia MT Malta NL Alankomaat NO Norja PL Puola PT Portugali RO Romania SE Ruotsi SI Slovenia SK Slovakia TR Turkki UK Iso-Britannia Toisen viikon päiväkohtainen korvaus muodostuu jakamalla kokonaisen kahden viikon ja kokonaisen yhden viikon tuen erotus seitsemällä. Hakulomake laskee maksimitukisumman automaattisesti.