Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Transkriptio

1 Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden toimeenpanoa? * nmlkj Puollan nmlkj Puollan muutoksin (muutokset kuvattu muualla lausunnossa) nmlkj Vastustan (perustelut annettu muualla lausunnossa) Vastustan (perustelut annettu muualla lausunnossa) Miten ehdotettu julkisen hallinnon yhteinen arkistointipalvelu vaikuttaisi organisaatiossasi? nmlkj Kustannuksia säästyisi selvästi nmlkj Kustannuksia säästyisi jonkin verran nmlkj Kustannuksissa ei tapahtuisi merkittävää muutosta nmlkj Kustannukset lisääntyisivät Kustannukset lisääntyisivät SAPA toimeenpanosuunnitelma Lausunnonantajia: 1 Yleiset kommentit ja huomiot toimeenpanosuunnitelma-dokumenttiin SAPA-selvitys on jatkoa arkistolain jatkotyöryhmän työlle, joka päättyi kesällä Arkistolain jatkotyöryhmän työhön nähden SAPA-selvityksessä on edetty oikeaan suuntaan. Säilyttämistä on lähestytty laajemmin kuin ainoastaan pysyvän säilytyksen tarpeista lähtien ja sitä on pyritty osin 1/5

2 kytkemään tiedonhallinnan laajempaan kokonaisuuteen. SAPA-selvitys vaikuttaa kuitenkin puutteellisesti valmistellulta eikä se anna riittävää tietopohjaa johtopäätöksille siitä, miten sähköisen säilyttämisen ratkaisut tulisi järjestää julkisessa hallinnossa. Lausuntoaineistosta ei saa vastauksia seuraaviin kysymyksiin: - miten kustannus-hyötylaskelma on tehty? Selvityksessä viitataan vain epäselvästi aiempiin KDK -PAS-palvelun ja VAPA-palvelun laskelmiin, jotka eivät avaudu selvityksestä ulkopuoliselle lukijalle. - miten kustannuslaskelmassa on otettu huomioon eri julkisen hallinnon järjestelmiin tehtävät integroinnit keskitettyyn ratkaisuun? - miten SAPA-palvelu tulee muuttamaan viranomaisten toimintaa ja prosesseja sekä miten viranomaisten toimintaprosessit muuttuvat ja tehostuvat SAPA-palvelun käyttöönoton myötä? - miten julkisen hallinnon järjestelmäarkkitehtuuri yksinkertaistuu SAPA-palvelun käyttöönoton myötä sekä miten SAPA-palvelun arkkitehtuurilinjauksissa on otettu huomioon nykytilan järjestelmäarkkitehtuuri ja sieltä tulevat välttämättömät vaatimukset? - miten selvitystyössä on otettu huomioon julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet erityisesti toimintaan vaikuttavien periaatteiden osalta? Selvitystyön pohjana on ollut KDK-PAS-ratkaisu. Tämän ratkaisun kustannustehokkuutta ei ole arvioitu valtiovarainministeriön selvityksessä luotettavasti eikä toimittajariippumattomasti. Selvityksestä ei myöskään kunnolla ilmene, mihin toiminnalliseen ongelmaan SAPA-palvelu toisi ratkaisun ja miten se eroaa olennaisesti Arkistolaitoksen kehittämästä VAPA-palvelusta, jonka käytön tarkastusvirasto totesi vähäiseksi vuonna 2014 julkaistussa tarkastuksessa. Tarkastusviraston näkemyksen mukaan sähköiseen säilyttämiseen liittyvä valmistelutyö tulisi tehdä toimittajariippumattomasti. Niin ikään toiminnan kehittämisestä lähtevä suunnittelu edellyttää, että selvityksessä arvioidaan kriittisesti ja luotettavasti myös olemassa olevien teknisten ratkaisujen kustannustehokkuus. Selvitystyötä sähköisen tiedonhallinnan kehittämiseksi tulisi jatkaa siten, että selvitetään toimintalähtöisesti, miten tiedonhallinnan prosesseja voidaan kehittää tehokkaammiksi sekä missä tilanteissa keskitetyt tiedonhallinnan tekniset ratkaisut ovat perusteltuja. Tiedonhallinnan keskitetyt ratkaisut eivät ole osoittautuneet toimiviksi aiemminkaan muun muassa VALDA- ja VAPA-ratkaisuissa. Tästä syystä kynnys uusien tiedonhallinnan keskitettyjen ratkaisujen kehittämiseksi on korkea ja uusien ratkaisujen tulee perustua laadultaan ja laajuudeltaan kattavaan selvitystyöhön sekä toimintalähtöiseen suunnitteluun investointien onnistumisen varmistamiseksi. Selvitystyössä ei ole otettu huomioon, että julkisen hallinnon tiedonhallinta muuttuu eikä perinteinen ajattelu asiakirjasta ja asiankäsittelyprosessista ole relevantti suunniteltaessa tulevia tiedonhallinnan ratkaisuja. Viranomaiset ovat siirtymässä rakenteisten tietoaineistojen käsittelyyn ja hallintaan, jolloin tiedonhallinnan tulevien ratkaisujen suunnittelu asiakirjapohjaisiksi vaikuttaa vanhentuneelta ajattelutavalta. Niin ikään SAPA-selvityksessä esitetty ajatus asianhallinnasta ei vastaa viranomaisten tietojärjestelmäarkkitehtuuria yleistasolla. Suurin osa julkisen hallinnon tietomassasta säilytetään viranomaisten operatiivisissa järjestelmissä, joihin on sisään rakennettuna asianhallinta. Jos tarkoituksena on kehittää yleinen tiedonhallinnan keskitetty ratkaisu, tulisi ensin tunnistaa kokonaisuudessaan toimintaympäristö, johon ratkaisua pyritään luomaan. Viranomaisten tietoaineistot ovat pitkäaikaisesti operatiivisessa käytössä tietojärjestelmissä, jos tietojen yhteiskäytössä edetään muun muassa kansallisen palveluarkkitehtuurin tavoitteiden mukaisesti. Tästä syystä ei ole realistista lähteä suunnittelemaan palvelua, johon tallennettaisiin määräajan säilytettäviä tietoaineistoja, koska joka tapauksessa kullakin viranomaisella pitää olla operatiivisessa toiminnassaan kestävät ja ajantasaisen tiedonhallinnan turvaavat ratkaisut, jotka 2/5

3 mahdollistavat tietojenkäsittelyn ja säilyttämisen operatiivisessa toiminnassa yli viranomaisorganisaatiorajojen. Tältä osin selvitystyötä tulisi jatkaa tekemällä tiedonhallinnan nykytilasta kattava kuvaus. Nyt SAPA-selvitys pohjautuu aiempiin selvityksiin, joiden lopputuloksena ei ole saatu toiminnallisesti kestäviä ratkaisuja aikaiseksi, vaikka teknisesti palvelut ovat olleet toimivia. Osana laajempia digitalisaatiopyrkimyksiä tiedonhallinnan kehittämisessä on lähdettävä liikkeelle toiminnan nykytilan kehittämiskohteiden tunnistamisesta sekä toimintalähtöisestä kehittämisestä, jossa teknisiin ratkaisuihin otetaan kantaa vasta sitten, kun on tiedossa, miltä osin toimintaa tullaan uudistamaan. Tällaiseen malliin SAPA-selvityksessä ei ole päästy. Jatkovalmistelussa ja valinnoissa on otettava huomioon myös Valtioneuvoston asianhallinnan yhteinen kehittämishanke, nk. VAHVA -hanke, joka on asetettu toimikaudelle Sen tavoitteena on kehittää valtioneuvoston yhteistä tiedonhallintaa ja ohjausta tukevia asianhallinnan menettelyjä ja prosesseja sekä hankkia käyttäjälähtöinen, yhteinen asianhallintaratkaisu. Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden vaikutuksiin (luku 3) Uudessa sähköisessä arkistopalvelussa on tarkoitus hyödyntää arkistolaitoksen VAPA-palvelun ja OKM:n PAS-palvelussa saatuja kokemuksia. Kuten myös Arkistolaitos on aiemmin tuonut esiin, tulisi VAPA-järjestelmän alasajoa koskevaa ratkaisua lykätä siihen saakka, kunnes SAPA-työryhmä on saanut työnsä päätökseen. Kansallisarkisto on päivätyssä kirjeessään OKM:lle ilmaissut myös huolensa PASjärjestelmän (Finna-portaali) käytettävyyteen liittyvistä näkökulmista ja tuonut esiin näkemyksensä laajempaan viranomaiskäyttöön tarkoitetun arkistoimis- ja tietopalveluratkaisun toiminnallisesta tarkoituksenmukaisuudesta. Kansallisarkiston mukaan VAPA-järjestelmän lakkauttamisen jälkeen sähköisten aineistojen siirtoja ei voida keskitetysti toteuttaa entiseen tapaan, koska VAPAjärjestelmän alasajon jälkeen arkistolaitoksella ei ole enää järjestelmää, joka mahdollistaisi sähköiseen muotoon saatettujen ja ns. syntysähköisten asiakirjojen ja tietoaineistojen keskitetyn vastaanoton. Tarkastusvirasto haluaa tuoda lausunnossaan esiin sen, että VAPA-järjestelmän korvaavassa sähköisessä palvelujärjestelmässä tulee kiinnittää erityistä huomiota erilaisten palvelujen käyttäjien tarpeisiin ja KDK:n kokonaisarkkitehtuurin osalta esitettyihin ulkoisen palvelun matrikkelitekijöihin, joista merkittävimpiä ovat ontologiapalvelut, käyttäjätunnistus, integraatioratkaisut eri järjestelmiin, tavoitettavuustiedon ja paikkatietopalvelun hallinta sekä tiedon saatavuus ja säilyminen eheänä, luotettavana ja alkuperäisenä koko tiedonhallinnan elinkaaren ajan. Kommentit ja huomiot lainsäädännön muutostarpeisiin (luku 4) 3/5

4 Jos arkistolaitos toimisi mahdollisen uuden SAPA-palvelun omistajana ja operatiivisena toimijana, niin tällöin myös VM:n ohjaus Kansallisarkistoa koskien olisi järjestettävä siten, että VM:llä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa sen toimialaan kuuluviin Kansallisarkiston tehtäviin, mikäli Kansallisarkisto olisi vastuussa SAPA:n sähköisestä säilyttämisestä ja siihen liittyvästä viranomaisten tietohallinnon ohjauksesta myös muilta, kuin pysyvän säilyttämisen osalta. Tarkastusvirasto ei pidä perusteltuna, että jokaista palvelua varten perustetaan uusia neuvottelukuntia ja niitä tukevia muita kehittämisryhmiä. Jos tiedonhallinta nähdään kuuluvaksi valtiovarainministeriön toimialalle, tulisi tähän liittyvät toiminnotkin sijoittaa valtiovarainministeriön hallinnonalalle, käytännössä tarvittaessa virastorakenteita muuttamalla. Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden toimeenpanoon (luku 5) Erityistä huomiota tulisi kiinnittää myös valtionhallinnon ja kuntasektorin väliseen yhteistyöhön. Kuntasektorin ja valtionhallinnon yhteistyötä kannattaa tiivistää ja etsiä uusia vuorovaikutuskeinoja aktiivisesti. Valtionviranomaisten kannattaisi tähdätä myös tiiviimpään ja epämuodolliseen yhteistyöhön tiedonhallintaratkaisuja tarjoavien järjestelmätoimittajien kanssa. Yli sektorirajojen ulottuva ja monikansallinen yhteistyö on edellytys sille, että kansallisen tason tiedonhallintaa voidaan järkevästi ja taloudellisesti edistää Sipilän hallitusohjelmassa mainitulla tavalla. Siinä todetaan kansallisena tavoitteena olevan tiedon saumaton liikkuminen julkisen hallinnon tietojärjestelmien välillä vuoteen 2020 mennessä. Tarkastusvirasto pyytää suunnitelman toimeenpanossa ottamaan huomioon tarkastusviraston esittämät suositukset tuloksellisuuskertomuksessa Sähköisen arkistoinnin edistäminen (11/2014). Arvioi vaiheistuksen tarpeellisuutta ja kiireellisyyttä nmlkj Ainakin skenaario I toteutus tarvitaan nopeasti nmlkj Pelkkä skenaario I ei riitä, myös skenaario II työn alle pian nmlkj Laajin skenaario III tarvitaan, skenaariot I ja II eivät riitä Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden hallintaan ja ylläpitoon (luku 6) Tarkastusvirasto yhtyy toimeenpanosuunnitelmassa esitettyyn näkemykseen, että SAPA-palvelun tulee olla käyttäjille edullinen ja helppo, jolloin palveluun liittyminen on vapaaehtoista ja sopimuspohjaista. Mikä on oikea taho ohjaamaan sähköisen arkistoinnin kokonaisuutta? nmlkj Opetus- ja kulttuuriministeriö 4/5

5 nmlkj Valtiovarainministeriö nmlkj Oikeusministeriö nmlkj Muu, mikä? Valtiovarainministeriö SAPA arkkitehtuurikuvaus Lausunnonantajia: 0 Mene edelliselle sivulle 5/5