Opetus- ja kulttuuriministeriö PL Valtioneuvosto

Transkriptio

1 Opetus- ja kulttuuriministeriö PL Valtioneuvosto Asiakirjan nimi: Opetus- ja kulttuuriministeriön tilinpäätöskannanotto Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n toiminnasta 2015 Asiakirjan päivämäärä: Diaarinumero: OKM/18/210/2016 Asiakirjan tunnus / Docid: Asiakirjan allekirjoittajat: Neuvotteleva virkamies, Sari Wessman, Esittelijä, :02:16, C=FI Kansainvälisten asiain johtaja, Jaana Palojärvi, Päättäjä, :31:43, C=FI Tarkistesumma: 7yiqyf2CAANElmZnZC9cCsp3pLY= Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tietojärjestelmässä. Lisätietoja opetus- ja kulttuuriministeriön kirjaamosta (kirjaamo@minedu.fi, puh ).

2 Tilinpäätöskannanotto OKM/18/210/ Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO PL HELSINKI Viite Asia Opetus- ja kulttuuriministeriön tilinpäätöskannanotto Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n toiminnasta Tilinpäätöskannanoton säädösperusta ja valmistelu Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja talousarvioasetuksen ( /1243) 66i :n ( /254) mukaan ministeriön on annettava vuosittain viimeistään varainhoitovuotta seuraavan kesäkuun 15. päivänä perusteltu kannanotto hallinnonalansa tiliviraston ja valtion rahaston tilinpäätöksestä ja niistä toimenpiteistä, joihin tilinpäätös ja siitä annettu valtiontalouden tarkastusviraston tilintarkastuskertomus ja muut tiliviraston toimintaa ja taloutta sekä tilinpäätöstä koskevat selvitykset ja lausunnot antavat aihetta. Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:a koskeva kannanotto on valmisteltu opetus- ja kulttuuriministeriön kansainvälisten asiain sihteeristössä, joka vastaa asianomaisen viraston ohjauksesta. Tilinpäätöskannanoton laadinnassa käytetyt asiakirjat: - Opetus- ja kulttuuriministeriön ja Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n välinen tulossopimus vuosille ( , 13/210/2013); tarkistettu ja laajennettu vuosille ( , 12/210/2015) sekä vuosille ( , 18/210/2015). - Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n tilinpäätös vuodelta 2015 ( ). - Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n tilintarkastuskertomus vuodelta 2015 (Valtiontalouden tarkastusvirasto , 79/53/2015) sekä Tilintarkastajan vuosiyhteenveto (Valtiontalouden tarkastusvirasto, ). - EU-ohjelmien hankehallinnon tarkastuskertomus 2015 (BDO Audiator Oy, JHTT Jarkko Westman: Audit Report, ), Erasmus+ Programme: National Agency Work Programme 2015 (Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CI- MO, ), Erasmus+ Programme: National Agency Yearly Report 2015

3 OKM/18/210/ (5) (Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO, , päivitetty asiakirja ). 2. Tilinpäätöslaskelmat ja liitetiedot Valtiontalouden tarkastusviraston mukaan Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n tilinpäätös on rakenteeltaan valtion talousarviosta annetun asetuksen mukainen sisältäen toimintakertomuksen, tilinpäätöslaskelmat sekä liitteenä ilmoitettavat tiedot. CIMO:n todetaan noudattaneen talousarviota ja sitä koskevia säännöksiä. Valtiontalouden tarkastusvirasto toteaa, että tilinpäätöksen liitteenä esitettävien tietojen osalta liitteessä 12 (Valtiontakaukset ja -takuut sekä muut monivuotiset vastuut) esitetyt tiedot ovat asianmukaiset koskien talousarviomenoja vuonna 2015 ja määrärahatarvetta vuoden 2016 osalta CIMO:n toimitilojen vuokrasopimukseen liittyen. Valtiontalouden tarkastusvirasto kuitenkin huomauttaa, että valtion kokonaisvastuiden selvittämiseksi myös vuoden 2016 jälkeinen määrärahatarve vuokrien osalta olisi tullut esittää samassa yhteydessä. Koska CIMO ja Opetushallitus yhdistyvät uudeksi virastoksi, CIMO ei ollut esittänyt määrärahatarvetta vuoden 2017 vuokraa koskien. Muilta osin tilinpäätöksen liitteet on olennaisilta osin laadittu talousarvioasetuksen, valtiovarainministeriön määräyksen ja Valtiokonttorin ohjeiden edellyttämällä tavalla. 3. Tuloksellisuus ja asetettujen tulostavoitteiden toteutuminen Vuoden 2015 lopussa CIMO:lla oli henkilötyövuosia kaikkiaan 118,8, jossa oli hieman laskua edellisestä vuodesta (123,20 htv/2014). Työtekijöitä CIMO:ssa oli vuoden 2015 lopussa 104, joista 10 (9,62 %) oli määräaikaisissa palvelusuhteissa. Henkilöstön keski-ikä oli kertomusvuonna 45,9 vuotta, ollen valtionhallinnon tasolla hieman keskimääräistä ikää alempi (46,4 vuotta). Näiden lisäksi lähetettyjä, määräaikaisia ulkomaalehtoreita eri kansainvälisissä yliopistoissa oli 17. Näitä työsuhteita ei esitetä toimintakertomuksen henkilöstötunnusluvuissa. CIMO:n toimintamenorahoitus muodostuu valtion talousarvion kautta saatavasta rahoituksesta. Suurin osa CIMO:n saamasta täydentävästä rahoituksesta tulee EU-lähteistä (67,63 % ). Lisäksi CIMO saa toimiinsa täydentävää rahoitusta muuan muassa Pohjoismaiden ministerineuvostosta, ulkoasianministeriöstä, työ- ja elinkeinoministeriöstä sekä opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Toimintavuosi 2015 oli CIMO:lle merkittävien muutosten aikaa. Julkisen talouden haasteet näkyivät suoraan CIMO:n toiminnassa erityisesti kehitysyhteistyömäärärahojen leikkausten myötä. Lisäksi lokakuussa 2015 opetus- ja kulttuuriministeriö asetti työryhmän, jolle annettiin tehtäväksi valmistella hallinnonalan uuden viraston perustaminen. Uuteen virastoon liitetään Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n sekä Opetushallituksen toiminnot niin, että uusi virasto aloittaa toimintansa Tämä prosessi ja siihen liittyvä hallinnollinen valmistelutyö vaikuttivat sekä johdon että henkilöstön voimavaroihin osin myös työajan käytön näkökulmasta. Myös epävarmuus tulevasta kasvoi henkilöstön keskuudessa, ja se heijastui jonkin verran syksyllä 2015 toteutettuun henkilöstön työtyytyväisyyskyselyyn, jossa henkilöstön kokema epävar-

4 OKM/18/210/ (5) muus tulevaisuuden suhteen kävi vastauksissa ilmi. CIMO:n työtyytyväisyyden keskiarvo säilyi kuitenkin aiemman, vuonna 2013 toteutetun mittauksen tasolla ollen 3,39/5. EU-ohjelmien puolella vuonna 2014 alkaneen uuden ohjelmakauden osalta ongelmat erityisesti EU:n tietojärjestelmiin liittyen jatkuivat osin edelleen. Jonkinasteista myönteistä kehitystä on tietojärjestelmien toiminnallisuuden näkökulmasta kuitenkin havaittavissa kertomusvuoden aikana. Kokonaisuutta arvioitaessa voidaan todeta, että CIMO suoriutui haasteellisesta toimintavuodesta hyvin. Ohjelmiin osallistuvien ja liikkuvien henkilöiden määrälliset tavoitteet ylitettiin selvästi ja kiinnostus Erasmus+ -ohjelmaan pysyi korkealla tasolla. Syksyllä 2015 tehdyn sidosryhmäkyselyn mukaan CIMO on onnistunut erityisesti monipuolisten aineistojen tuottamisessa. Lisäksi CIMO jatkoi työtään kansainvälistymisen asiantuntijana ja yhteiskunnallisena vaikuttajana, ja CIMO:n panos kansainvälistymistä koskevien selvityksien ja tutkimuksien laadinnassa oli edelleen tärkeä kansallisen tiedontuotannon näkökulmasta. Vuonna 2015 CIMO muun muassa julkaisi yhdessä Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen (VATT) kanssa selvityksen ulkomaalaisten opiskeluaikaisista hyödyistä ja kustannuksista Suomen taloudelle. CIMO teki vuonna 2015 yhteensä neljä EU-rahoitettuja hankkeita koskevaa takaisinperintäpäätöstä. Kyseessä oli kolme Elinikäisen oppimisen ohjelmasta (LLP) vuonna 2013 rahoitettua hanketta ja yksi vuonna 2012 nuorisotoimintaohjelmasta (YiA) rahoitettu hanke. CIMO on tehnyt asiasta poliisille tutkintapyynnön elokuussa Takaisinperittävä summa on yhteensä , ja se koskee kahta edunsaajaa. Kyseisiin takaisinperintöihin liittyvä oikeudellinen prosessi on toistaiseksi kesken. 4. Ministeriön kanta tarpeellisista toimenpiteistä Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:ssa Valtiontalouden tarkastusvirasto toteaa, että CIMO:n siirryttyä alkaen valtionhallinnon yhteiseen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Kiekuun, työajan kohdennus ja sitä kautta toiminnallisen tehokkuuden arviointi on ollut mahdollista aiempaa luotettavammalla tavalla. Vuosi 2016 tulee olemaan ensimmäinen kokonainen vuosi, jolloin toiminnallista tuloksellisuutta voidaan työajan seurannan puitteissa arvioida vuositasolla. Opetus- ja kulttuuriministeriö kehottaa CIMO:a jatkamaan luotettavien ja kattavien työajankohdentamismenetelmien kehittämistä, joka mahdollistaisi myös edistyneempien tuloksellisuustietojen esittämisen. EU-ohjelmien hankehallintoa ulkoisena tilintarkastajana tarkastanut BDO Audiator Oy toteaa tarkastuskertomuksessaan, että hankkeiden otantatarkastuksen perusteella ei havaittu tukikelvottomuuteen johtavia euromääräisiä virheitä. BDO Audiator Oy:n tarkastuskertomuksessa tuodaan kuitenkin esille, että hankkeiden palkkakustannuksia ei Kieku-järjestelmässä pystytä kohdentamaan ulkoisen kirjanpidon raportille. BDO Audiator Oy:n näkemyksen mukaan palkkojen kirjausketjun varmentaminen ja maksettavien palkkojen tarkastettavuus on näin ollen heikentynyt Kieku-järjestelmään siirtymisen vuoksi. BDO Audiator Oy suosittelee Kieku-järjestelmän kehittämistä ja vakioitujen tarpeellisten raporttipohjien laatimista CIMO:n käyttöön. CI- MO on nostanut Kiekuun liittyvät raportointitarpeensa esille useaan otteeseen Kiekun kehittämistyön yhteydessä, mutta toistaiseksi niihin ei ole pystytty vastaamaan riittävällä tasolla. Opetus- ja kulttuuriministeriö kehottaa CIMO:a olemaan edelleen aktiivinen

5 OKM/18/210/ (5) asian suhteen osana Kiekun kehittämistyötä, jotta CIMO:n tarpeet tulevat jatkossa aiempaa paremmin huomioiduiksi. EU-ohjelmien hankehallintoon liittyen BDO Audiator Oy huomauttaa, että julkisuuslain mukaisesti salassa pidettäviä asiakirjoja (esim. lääkärintodistuksia ja sairauskertomuksia) oli säilytetty muiden hankeasiakirjojen joukossa. Opetus- ja kulttuuriministeriö toteaa BDO Audiator Oy:n näkemykseen yhtyen, että viranomaisten salaisiksi luokitellut lääkärintodistukset tulee jatkossa säilyttää julkisuuslain mukaisella tavalla erillään muista hankeasiakirjoista asianmukaisesti lukitussa säilytystilassa. Valtiontalouden tarkastusvirasto huomauttaa, että CIMO kuvaa toimintakertomuksessaan vaikuttavuutta ja suoritteita laajasti, mutta toiminnallinen tehokkuus käsitellään melko suppeasti. Tuottavuutta ja taloudellisuutta kuvataan sijaissuureiden avulla ja varsinaisia kustannustietoihin perustuvia tunnuslukuja ei esitetä. Opetus- ja kulttuuriministeriö yhtyy tähän näkemykseen ja esittää, että Valtiontalouden tarkastusviraston aiemman esityksen mukaisesti toimintaa kehitetään määrällisillä tunnusluvuilla ja indikaattoreilla. Näitä voisivat olla Valtiontalouden tarkastusviraston mukaan esimerkiksi henkilöstökustannukset toimialoittain ja toiminnoittain, työ- ja kokonaiskustannukset apurahapäätöksiä kohden sekä hakemusten läpimenoaika. Opetus- ja kulttuuriministeriö kannustaa selvittämään mahdollisuutta hyödyntää edellä esitettyjä tunnuslukuja ja indikaattoreita myös uudessa, CIMO:n ja Opetushallituksen yhdistymisestä syntyvälle virastolle laadittavassa tulossopimuksessa. Sisäisen valvonnan osalta Valtiontalouden tarkastusvirasto nostaa esille sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuman, joka sisältää johdon yleisen arvion CIMO:n sisäisen valvonnan menettelyistä. Lausumassa ei kuitenkaan tuoda esille valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteita eikä se perustu sisäisen valvonnan tilan arviointiin tai yleisesti hyväksyttyyn sisäisen valvonnan viitekehykseen. CIMO:n ilmoituksen mukaisesti sisäisen tarkastuksen kanssa on ryhdytty alustaviin toimiin asian suhteen, vaikka vielä ei ole edetty toteutusvaiheeseen. Opetus- ja kulttuuriministeriö kannustaa Valtiontalouden tarkastusviraston kannanoton mukaisesti CIMO:a kehittämään lausumaa ja sen valmistelua siten, että sisäisen valvonnan tila on arvioitu ja dokumentoitu riittävästi ja että siinä käytetään julkisesti hyväksyttyä sisäisen valvonnan viitekehystä. Osana valtionhallinnon kehittämistä ja Sipilän hallitusohjelmaan kuuluvaa johtamisen kärkihanketta ministeriöiden edellytetään ottavan palvelulupaus-käsite osaksi ministeriöiden ja virastojen tulostavoitteita vuodelle Palvelulupauksen toteuttaminen virastoissa edellyttää, että virastot arvioivat ydinpalvelunsa ja määrittävät niille asiakaslähtöisen palvelulupauksen osana toimintansa kehittämistä. Asiaa koskeva valtionvarainministeriön kirje on toimitettu CIMO:lle sähköpostilla Opetus- ja kulttuuriministeriö pyytää CIMO:a huomioimaan palvelulupauksen edellyttämän valmistelun osana toimintansa kehittämistä. 5. Ministeriön omat toimenpiteet Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO:n toiminnan tukemisessa Opetus- ja kulttuuriministeriön ja CIMO:n väliset yhteydet ovat säännölliset ja toimivat. Käytännössä yhteyttä pidetään melkeinpä viikoittain asiakohdasta riippuen. Opetus- ja kulttuuriministeriö seuraa työajanseurannan tehostumista ja Kiekun käyttöönottokokemuksia osana tulossopimusprosessia.

6 OKM/18/210/ (5) Opetus- ja kulttuuriministeriö jatkaa vuodelle 2016 asettamiensa tulostavoitteiden toteutumisen seurantaa. Erityistä huomiota tullaan kiinnittämään tulossopimuksessa ilmaistujen toiminnan tuloksellisuutta mittaavien indikaattoreiden toteutumiseen ja niiden selkeään esittämistapaan. CIMO:n ja Opetushallituksen pohjalta perustettavaa uutta virastoa koskeva lakiesitys on parhaillaan eduskunnan käsiteltävänä, ja todennäköisesti se hyväksytään syksyyn 2016 mennessä. Uuden viraston tulossopimus ja tarkemmat tulostavoitteet tullaan valmistelemaan loppuvuonna 2016 sen jälkeen, kun uuden viraston pääjohtaja on nimitetty ja hän on astunut virkaansa. Jatkuvuuden, tehokkuuden ja keskeytyksettömän toiminnan turvaamiseksi opetus- ja kulttuuriministeriö pitää tärkeänä, että uuden viraston tulossopimus huomioi soveltuvin osin CIMO:n toiminnalle vuonna 2016 asetetut tulostavoitteet ja niiden mittaamiseksi asetetut indikaattorit. Kansainvälisten asiain johtaja Jaana Palojärvi Neuvotteleva virkamies Sari Wessman Tiedoksi Eduskunnan tilintarkastajat Valtiokonttori Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiovarainministeriö Kansliapäällikkö Anita Lehikoinen Johtaja Kirsi Kangaspunta Neuvotteleva virkamies Iiris Patosalmi Tarkastusneuvos Sari Korpimies