Lausunto annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta. Esityksessä

Transkriptio

1 Lausunto OKM/221/050/ Valtiovarainministeriö PL VALTIONEUVOSTO Viite Asia VM/1271/ /2018; VM096:00/2018 Opetus- ja kulttuuriministeriön lausunto luonnoksesta hallituksen esitykseksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta Valtiovarainministeriö on pyytänyt opetus- ja kulttuuriministeriöltä lausuntoa luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta. Esityksessä ehdotetaan säädettäväksi laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta. Esityksessä ehdotetaan tehtäväksi eräitä tarkistuksia Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta koskevaan organisaatiosäädökseen ja sääntelystä lakitasoinen. Tavoitteena on Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta koskevan sääntelyn yksinkertaistaminen. Samalla ehdotetaan Valtiokonttorista annetun lain muuttamista Valtiokonttorin tehtävissä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Opetus- ja kulttuuriministeriö pitää esitysluonnosta pääosin kannatettavana, mutta kiinnittää yleisesti huomiota seuraavaan. Esitysluonnoksessa esitetään palvelukeskukselle uutta varsin mittavaa henkilötietojen käsittelyä edellyttävää tehtävää, johon liittyy myös arkaluonteisten tietojen käsittelyä ja mahdollisesti luovuttamista eteenpäin. Esityksessä ei ole opetus- ja kulttuuriministeriön näkemyksen mukaan käsitelty riittävän yksityiskohtaisesti yleisen tietosuoja-asetuksen tai perustuslain näkökulmasta esimerkiksi konkreettisia tietosisältöjä, henkilötietojen käyttötarkoituksia suhteessa tietosuoja-asetuksen sallimiin käsittelyperusteisiin, käyttötarkoituksen mahdollisia muutoksia tietoja luovutettaessa tai tietosuoja-asetuksen mukaisten erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen ja arkaluonteisten tietojen käsittelyä. Lisäksi ehdotetussa Valtiokonttorista annetun lain muuttamista koskevassa laissa tulisi täsmällisemmin säätää siitä, mitä tietoja Valtiokonttorilla on 2 :n 6 momentin mukaan oikeus saada salassapitosäännösten estämättä. Opetus- ja kulttuuriministeriö katsoo, että esityksessä on kuvailtu henkilötietojen käsittelyyn liittyen perustuslakivaliokunnan käytäntöä, mutta sitä ei ole juurikaan suhteutettu esityksen sisältöön. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta koskevan lakiehdotuksen 2 :n yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan, että perustehtävässään palvelukeskus on henkilötietojen käsittelijän asemassa. Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu palvelukeskuksen ja sen kunkin asiakasviraston väliseen sopimukseen. Analysointi- ja raportointitoiminnan edellyttämien tietojen osalta palvelukeskus toimii tietoja saadessaan re-

2 OKM/221/050/ (3) kisterinpitäjänä. Palvelukeskuksen toimimista henkilötietojen käsittelijänä perustehtävässään ei ole tarkemmin perusteltu. Perusteluissa ei ole myöskään kuvattu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelijän määritelmää tai viitattu esimerkiksi tietosuoja-asetuksen 28 artiklaan, jossa säädetään henkilötietojen käsittelijän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä. Mikäli palvelukeskus olisi esitetyllä tavalla perustehtävässään henkilötietojen käsittelijän asemassa, eikä rekisterinpitäjänä, tulisi palvelukeskuksen asiakasvirastoilla olla rekisterinpitäjänä tällöin mahdollisuus määritellä ja valvoa palvelukeskuksessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin se koskee asiakkaan tietoja. Opetus- ja kulttuuriministeriö katsoo, että ministeriön tai muun yksittäisen viraston on kuitenkin tosiasiassa vaikeaa valvoa, että palvelukeskus käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Lakiehdotuksen 2 :n yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan, että rekisterinpitäjä voi vastaisuudessa käsitellä henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella. Kyseisen kohdan mukaan henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Opetus- ja kulttuuriministeriö kiinnittää huomiota asetuksen 6 artiklan 1 kohdassa olevaan mainintaan, että f alakohtaa ei sovelleta tietojenkäsittelyyn, jota viranomaiset suorittavat tehtäviensä yhteydessä. Siten ministeriön näkemyksen mukaan mainittua f alakohtaa ei voida käyttää henkilötietojen käsittelyn perusteena tässä yhteydessä. Lakiehdotuksen 5 :n mukaan toimitusjohtaja vahvistaa palvelukeskuksen työjärjestyksen, jossa annetaan tarkemmat määräykset ainakin viraston organisaatiosta, hallinnon ja toimintojen järjestämisestä, asioiden valmistelusta ja ratkaisemisesta, sekä toimipaikoista ja toiminnan muusta sijoittumisesta. Esityksen tavoitteiden mukaan tällainen kevyempi sääntelymalli tekisi organisaatiorakenteen tarkistamisesta tai laajemmasta muuttamisesta jatkossa nykyistä joustavampaa. Opetus- ja kulttuuriministeriö katsoo, että tällainen kevyempi sääntelymalli on organisaation toiminnan tarkoituksenmukaisen järjestelyn kannalta kannatettavaa. Jos toimipisteiden sijaintipaikkoja voidaan muuttaa nykyistä joustavammin toimitusjohtajan vahvistamalla työjärjestyksellä, on ministeriön näkemyksen mukaan kuitenkin arvioitava, miten turvataan palvelukeskuksen toimintojen tarvitsema osaaminen tilanteessa, jossa osaava henkilöstö ei siirrykään uudelle sijaintipaikalle. Palvelukeskuksen asiakkaan näkökulmasta ostettavan palvelun laatu ja nopeus ovat tärkeitä, ja jos suoritteiden maksu on aina sama, tulee myös palvelun laadun pysyvyydestä huolehtia. Joustavuuden lisäämistä ei siten tule toteuttaa ilman velvollisuutta huolehtia maksullisen palvelun laadusta. Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt esitysluonnoksesta lausunnot myös hallinnonalansa virastoilta. Opetus- ja kulttuuriministeriölle toimitetut Opetushallituksen ja Suomen Akatemian lausunnot ovat tämän lausunnon liitteinä. Kansliapäällikkö Anita Lehikoinen Hallitusneuvos Antti Randell

3 OKM/221/050/ (3) Liitteet Jakelu Opetushallituksen lausunto Suomen Akatemian lausunto Neuvotteleva virkamies Jarmo Huotari

4 LAUSUNTO 1 (2) OPH Opetus- ja kulttuuriministeriö Antti Randell Luonnos hallituksen esitykseksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt lausuntoa luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle laiksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta ja laiksi Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta. Opetushallitus antaa pyydettynä lausuntonaan seuraavan. Opetushallitus kannatta ehdotettuja muutoksia lainsäädäntöön sekä niiden sisällöllisiä tarkistuksia. Ehdotetut muutokset tukevat tavoitetta sääntelyn yksinkertaistamisesta ja yhdenmukaistamisesta sekä edistävät palvelukeskuksen toiminnan ja tehtävien hoidon tehokkuutta. Lisäksi muutokset selkeyttävät uuden tietojuoja-asetuksen edellyttämiä omistajuuksia rekisterinpitäjistä mm. käytettävien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien osalta (nykytulkinta: järjestelmät omistaa palvelukeskus ja ko. järjestelmien sisältämät rekisterit virasto). Muutoksella siis palvelukeskus ylläpitää, hallinnoi ja käyttää henkilötietoja. Analysointi- ja raportointitehtävien mahdollistamiseksi uudistus on tarpeellinen jopa ihan perustasolla, koska esim. virastofuusioiden tai perustettavien uusien virastojen yhteydessä on ilmennyt ongelmia riittävästä ja sujuvasta tiedon saannista, jopa palvelukeskuksen sisällä asiakkaittain. Sen sijaan Valtiokonttorin tehtäväksi ehdotetut valtionhallinnon analysointi- ja raportointipalvelut suhteessa palvelukeskuksen tuottamiin, jäävät epäselviksi. Koko valtionhallinnon näkökulmasta, jo osaamiskeskittymämielessä, asiakasnäkökulmasta ja tiedon eheydenkin näkökulmasta tietyiltä osin (kuten hankintatoimi, talous- ja henkilöstöhallinto, henkilöstön koulutus, matkahallinto) analysointipalvelut olisi tarkoituksenmukaisempaa keskittää pelkästään palvelukeskukseen. Palvelukeskuksen virastorakenteen sääntelyn yksinkertaistaminen mahdollistaa jatkossa paremmin kustannustehokkaan toiminnan asiakastarpeista lähtien, koska toimipisteverkoston muutokset mahdollistuvat jatkossa työjärjestyksellä hallinnollisin päätöksin. Opetushallitus pitää tätä erityisen kannatettavana muutoksena ei pelkästään saavutettavien kustannushyötyjen näkökulmasta, vaan myös uusien palvelujen muotoilun, digitalisaation edistämisen ja palvelutuotannon yhtenäistämisen näkökulmista. Opetushallitus olisi pitänyt toivottavana myös palvelujen maksuttomuuden säätämistä, ja ehdottaa asian kehittämistä eräiden muiden maiden tapaan OPETUSHALLITUS Hakaniemenranta 6, PL Helsinki puhelin oph.fi UTBILDNINGSSTYRELSEN Hagnäskajen 6, PB Helsingfors telefon oph.fi

5 LAUSUNTO 2 (2) OPH hallinnollisen työn vähentämiseksi, varsinkin kun palvelukeskusasiakkuus on pakollista ja hinnoittelunkin ollessa jo varsin läpinäkyvää perustuen yhtenäisiin hinnoitteluperusteisiin. Johtaja Matti Lahtinen Talouspäällikkö Marita Sipola Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Opetushallituksen asianhallintajärjestelmässä.

6 Lausunto AKA/40/ / (3) Opetus- ja kulttuuriministeriö PL VALTIONEUVOSTO Viite Asia VM/1271/ /2018 OKM pyytää lausuntoa VM:n lausuntopyynnöstä luonnoksesta hallituksen esitykseksi laiksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta ja laiksi Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta Suomen Akatemian lausunto luonnoksesta hallituksen esitykseksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt Suomen Akatemialta lausuntoa luonnoksesta hallituksen esitykseksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta. Akatemia toteaa lausuntonaan kunnioittavasti seuraavaa: Akatemia katsoo, että lakiesitysluonnos on kokonaisuudessaan kannatettava ja edistää yhteistyötä palvelukeskuksen, Valtiokonttorin sekä virastojen kesken. Esityksen perusteella näyttää siltä, että nykyisin käytettävissä olevia tietoja pystytään tulevaisuudessa hyödyntämään monipuolisemmin sekä virastojen että koko valtionhallinnon tasolla. Akatemia kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin luonnoksessa: Lakiesitysluonnoksessa todetaan, että Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus on tällä hetkellä ainoa valtion virasto, jonka rakenteesta, tehtävistä ja johtamisesta on säädetty valtioneuvoston asetuksella. Virastorakenteen yhtenäisyyden näkökulmasta palvelukeskuksesta tulisi säätää lakitasolla. Palvelukeskuksen tehtäviin ei kuulu julkisen vallan käyttöä, mutta lakiesityksen 1 :n 4 momentin mukaan palvelukeskuksella voisi olla myös muita erikseen säädettyjä tehtäviä ja ne voisivat sisältää myös julkisen vallan käyttämistä. Palvelukeskukselle nyt esitettävässä valtion yhteisen tiedon analysointi- ja raportointitehtävässä palvelukeskus ylläpitää, hallinnoi ja käyttää henkilötietoja. Analysointi- ja raportointitehtävän mahdollistamiseksi on tarpeen antaa myös palvelukeskuksesta laintasoinen säädös. Akatemia pitää perusteltuna, että palvelukeskuksen tehtävistä säädetään lakitasolla. Palvelukeskusta koskevan lakiehdotuksen 6 :n mukaan palvelukeskuksella on asiakasneuvottelukunta ja sillä voi olla myös neuvottelukunta. Yhteistyö Suomen Akatemia Hakaniemenranta 6 PL 131, Helsinki PUH FAKSI etunimi.sukunimi@aka.fi Finlands Akademi Hagnäskajen 6 PB Helsingfors TFN FAX fornamn.efternamn@aka.fi Academy of Finland Hakaniemenranta 6 POB 131 FI Helsinki Finland TEL FAX firstname.lastname@aka.fi

7 AKA/40/ / (3) asiakasvirastojen edustajien kanssa on tärkeää ja siksi säännös asiakasneuvottelukunnasta on tarpeen. Lisäksi myös suora yhteydenpito ja vuoropuhelu asiakkaiden eli virastojen kanssa on tärkeää ottaen huomion tavoiteltava palveluiden laadukkuus ja kustannustehokkuus. Valtionhallinnon tietoa hallinnon toiminnasta sen eri toimialueilta ovat esimerkiksi tiedot talous- ja henkilöstöhallinnosta, toiminnan suunnittelusta, hankintatoimesta, hankkeista, henkilöstön koulutuksesta, matkahallinnosta, ICT-toiminnasta, toimitiloista tai organisaatiorakenteesta. Tiedon avulla voidaan muodostaa tilannekuvaa hallinnon toiminnasta ja kehittää sen eri toimintoja. Tietoa hyödynnetään erityisesti valtionhallinnon johtamisessa, ohjauksessa ja toiminnan kehittämisessä. Tämä tieto on tällä hetkellä palvelukeskuksen tai muiden valtionhallinnolle keskitettyjä palveluita tuottavien organisaatioiden eri tietokannoissa ja rekistereissä. Tiedot on kerätty niiden ensisijaista käyttöä varten ja niiden toissijaisen hyödyntämisen mahdollistamiseksi analysointi- ja raportointitoiminnassa on perusteltua säätää tiedon toissijaisesta käytöstä sekä palvelukeskusta että Valtiokonttoria koskevassa lainsäädännössä antamalla analysointi- ja raportointipalvelu edellä mainittujen toimijoiden tehtäväksi. Akatemia katsoo, että tietojen toissijaisesta käytöstä on tärkeää säätää riittävän tarkasti ottaen huomioon mm. käsiteltävien henkilötietojen luonne. Analysointi- ja raportointipalvelut tulisivat lakiesitysluonnoksen mukaan palvelukeskuksen ja Valtiokonttorin tehtäviin. Akatemia katsoo, että palvelukeskuksen ja Valtiokonttorin työnjako on tarpeen tehdä selkeäksi ottaen huomioon näiden virastojen tehtävien luonne. Akatemia pitää tärkeänä, että analyysi- ja raportointitehtäviä hoidetaan ja hallinnoidaan kokonaisuuksina eikä yksittäisten tietojen käsittelynä. Tämä on tarpeen varsinkin siksi, että kyse on tietojen toissijaisesta käytöstä. Akatemia katsoo, että lakiesitysluonnoksen sivulla 8 kuvattu palvelukeskuksen toiminnan uudistaminen ja prosessien kehittäminen palveluiden digitalisoitumisen, algoritmien ja robotiikan hyödyntämisellä on kannatettavaa. Analysointi- ja raportointipalvelut ovat tärkeitä ja niistä on saatavissa hyötyä myös virastoille, mutta on tärkeää, etteivät virastojen kustannukset tämän johdosta nouse. Palvelukeskuksesta annetun lain 2 :ssä säädettäisiin analysointi- ja raportointipalveluissa käytettävistä tiedoista. Talous- ja henkilöstöhallinnon analysointi- ja raportointipalvelujen tuottamistehtävän toteuttamiseksi palvelukeskus ylläpitää, hallinnoi ja käyttää koottuja valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon rekisteritietoja sekä näihin liittyviä talous-, henkilöstö-, matkaja kuluhallinta- ja organisaatiorakennetietoja. Lakiesitysluonnoksen sivulla 9 todetun mukaan perustehtävässään palvelukeskus on henkilötietojen käsittelijän asemassa. Oikeus käsitellä henkilötietoja perustuu palvelukeskuksen ja sen kunkin asiakasviraston väliseen sopimukseen. Analysointi- ja raportointitoiminnan edellyttämien tietojen osalta palvelukeskus toimii tietoja saadessaan rekisterinpitäjänä. Akatemia haluaa kiinnittää huomiota siihen, että yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjä on se taho tai ne tahot, jotka määrittelevät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Ei ole täysin yksiselitteistä, että virastoilla rekisterinpitäjinä olisi asetuksen tarkoittamaa valtaa valvoa henkilötietojen käsittelyä suhteessa palvelukeskukseen henkilötietojen käsittelijänä. Lakiesitysluonnoksen sivulla 9 todetaan lisäksi, että palvelukeskus rekisterinpitäjänä voi vastaisuudessa käsitellä henkilötietoja yleisen tietosuoja-

8 AKA/40/ / (3) asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan perusteella. Akatemia toteaa, että lakiin perustuvissa tehtävissä henkilötietojen käsittelyperuste lienee pikemminkin alakohta c, eli kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa todetaan, että f alakohtaa ei sovelleta tietojenkäsittelyyn, jota viranomaiset suorittavat tehtäviensä yhteydessä. Palvelukeskuksen luovuttaessa tietoja muille viranomaisille julkisuus- tai salassapito-olettaman sisältävän säännöksen osoittamissa rajoissa tulee sovellettavaksi julkisuuslain 17 :n 3 momentti. Tämän mukaisesti salassa pidettävän tiedon antamista ennalta määritellylle tiedonsaajalle on pidettävä huolta siitä, että tiedon saajalla on tämän lain mukainen vaitiolovelvollisuus. Lausuntoluonnoksen sivulla 10 todetaan, että palvelukeskus ja Valtiokonttori eivät luovuta tässä tarkoitettuja tietoja muille kuin viranomaisille. Akatemia haluaa tässä kiinnittää huomiota yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen rekisteröidyn oikeuteen tarkastaa omat tietonsa sekä siihen, onko tällainen kategorinen ja ehdoton rajaus tietojen luovuttamiselle julkisuusperiaatteen mukaista. Ylijohtaja Johtaja Ossi Malmberg Maarit Saarela

9 Opetus- ja kulttuuriministeriö PL Valtioneuvosto Asiakirjan nimi: Opetus- ja kulttuuriministeriön lausunto luonnoksesta hallituksen esitykseksi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annettavaksi laiksi ja Valtiokonttorista annetun lain muuttamisesta Asiakirjan päivämäärä: Diaarinumero: OKM/221/050/2018 Asiakirjan tunnus / Docid: Asiakirjan allekirjoittajat: Hallitusneuvos, Antti Randell, Esittelijä, :32:17, C=FI Kansliapäällikkö, Anita Lehikoinen, Päättäjä, :57:01, C=FI Tarkistesumma: ttndg0lmvuls2y3l1dm84 DsI Y= Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tietojärjestelmässä. Lisätietoja opetus- ja kulttuuriministeriön kirjaamosta (kirjaamo@minedu.fi, puh ).