Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Transkriptio

1 Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden toimeenpanoa? * nmlkj Puollan nmlkj Puollan muutoksin (muutokset kuvattu muualla lausunnossa) nmlkj Vastustan (perustelut annettu muualla lausunnossa) Puollan muutoksin (muutokset kuvattu muualla lausunnossa) Miten ehdotettu julkisen hallinnon yhteinen arkistointipalvelu vaikuttaisi organisaatiossasi? nmlkj Kustannuksia säästyisi selvästi nmlkj Kustannuksia säästyisi jonkin verran nmlkj Kustannuksissa ei tapahtuisi merkittävää muutosta nmlkj Kustannukset lisääntyisivät Kustannukset lisääntyisivät SAPA toimeenpanosuunnitelma Lausunnonantajia: 1 Yleiset kommentit ja huomiot toimeenpanosuunnitelma-dokumenttiin 1/10

2 Toimeenpanosuunnitelmassa kaavaillut julkishallinnon organisaatiolle pakolliset ja vapaaehtoiset SAPA-palvelut vaativat, että asiakkaat hallinnoivat ja tuottavat aineistot ja metatiedot niiden edellyttämässä laajuudessa. Julkishallinnon tietojen hallinnassa on sitä ohjaavasta lainsäädännöstä huolimatta tällä hetkellä käytännössä merkittäviä puutteita, jotka estävät SAPA-palvelun käytön sen edeltäjän VAPA-järjestelmän tapaan. Esimerkiksi arkistolaitoksen ja tietosuojavaltuutetun toimiston julkishallinnon organisaatiolle vuonna 2014 tekemässä kyselyssä ilmeni, että tietojen elinkaarta ei ole määritelty kattavasti, valtaosa ei ole hakenut arkistolaitokselta päätöstä pysyvästi säilytettävistä tiedoista ja että arkistonmuodostus -suunnitelmissa määriteltyjä säilytysaikoja ei noudateta sähköisten tietojen osalta eivätkä ne ohjaa säilytystä. Organisaatiot eivät ole välttämättä luovuttaneet arkistolaitokselle paperimuodossakaan olevia yli 40 vuotta vanhoja pysyvästi säilytettäviä aineistoja. Julkishallinnon organisaatioiden käytännön ongelmia ja haasteita tiedonhallinnassa ovat esimerkiksi johdon sitouttaminen ja koko organisaation osallistaminen tietojen häilyvä omistajuus lainsäädännön ja normien vaatimuksiin ja suosituksiin nähden puutteelliset asiantuntijaresurssit keskitetyn ja suunnitelmallisen tiedonhallinnan puuttuminen tietojen hallintaa ohjaavien ajantasaisten ja kattavien tietojen kerääminen tiedonhallinta/- tiedonohjussuunnitelmiin tietojen (Sähke2-normin mukaisen) talteenoton, arkistoinnin ja muiden toimintojen käyttäjäystävällisyyden varmistaminen asianhallinta- ja muissa operatiivisissa järjestelmissä niiden käytön edistämiseksi SAPA-palveluun siirrettäviä/luovutettavia tietoja ei ole, jos organisaatioiden tiedonhallinnan ongelmia ei korjata, niiden omiakaan järjestelmiä ei käytetä ja/tai jos jälkimmäiset on toteutettu yksinkertaisuuden ja käyttäjäystävällisyyden nimissä ja säästösyistä niin, että ne tai niissä käsiteltävät ja säilytettävät tiedot eivät täytä lainsäädännön/normien/sapa-palvelun vaatimuksia. Toimeenpanosuunnitelmassa kaavaillun SAPA-palvelukokonaisuuden kattava käyttö edellyttää organisaatioissa sellaisia kulttuurisia ja teknologisia tiedonhallinnan muutoksia, joita ei ole mahdollista toteuttaa ilman huomattavia lisäresursseja. Varsinkin vapaaehtoinen käyttö tulee olemaan määräajan säilytettävien ja keskeneräisten tietojen osalta alkuvaiheessa todennäköisesti vähäistä. Monilla organisaatioilla on jo olemassa valmiita tietojen elinkaaren hallinnan vaatimukset paremmin tai huonommin huomioivia sopivia ratkaisuja eikä VAPA-palvelun käyttöönotto tuottaisi niiden käytön aikana lisäarvoa, päinvastoin. Rajapintojen ja integraatioiden rakentamisesta ja ylläpidosta aiheutuisi ylimääräisiä kustannuksia ja säilytyspalvelu olisi itsessään maksullinen. Uusia operatiivisia järjestelmiä ja tietovarantoja voisi olla mielekkäämpää liittää SAPA-palveluun, edellyttäen, että sen suunnitelmassa kuvattu, tuotantokustannuksiin perustuva hinnoittelumalli olisi edullinen ja joustava. Vaarana kuitenkin on, että yksittäisiltä asiakkailta perittävät kustannukset nousevat vähäisten käyttäjämäärien seurauksena liian korkeiksi, mikä edelleen vähentää palvelun houkuttelevuutta. SAPA-palvelun suunnittelussa ja toteuttamisessa olisikin suositeltavaa rajoittua toimenpidesuunnitelmassa kuvattuun I skenaarioon (pysyvään säilytykseen reitittävä SAPA). SAPApalvelun pitäisi siis keskittyä ainakin aluksi vain KDK-PAS-ratkaisuun siirrettävien pitkäaikais- ja pysyväissäilytettävien aineistojen vastaanottamiseen ja tarjoamiseen. 2/10

3 Epäselväksi jäi, millaisia metatietoja muilta kuin Sähke2-mukaisilta aineistoilta edellytetään niiden saatavuuden, käytettävyyden, luottamuksellisuuden, eheyden, alkuperäisyyden ja todistusvoimaisuuden varmistamiseksi ja missä ja miten nämä tiedot määritellään? Miksi pysyvästikin säilytettävät tällaiset tiedot rinnastetaan määräajan säilytettäviin Sähke2-normin mukaisiin aineistoihin? Kansalaiset ja muut tiedon käyttäjät pääsevät SAPA:ssa oleviin aineistoihin toimeenpanosuunnitelman mukaan vain eri viranomaisten ylläpitämien asiointipalveluiden kautta. SAPA ei siis edistä erilaisten viranomaisaineistojen saatavuutta, vaan odottaa viranomaisilta omien erillisten asiointikanavien rakentamista ja lisää kustannuksia. Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden vaikutuksiin (luku 3) Toimenpidesuunnitelman mukaan SAPA-palvelun keskeisenä tavoitteena on "keventää organisaatioiden tarvetta aineistojen omien pitkäaikaissäilytys-palveluiden kehittämiseen ja ylläpitoon" ja vapauttaa resursseja ydintehtäviin. Monissa organisaatioissa tällaista tarvetta ei ole tunnistettu tai huomioitu lainsäädännöstä huolimatta, joten tällöin SAPA-palvelun käyttöönotto vain lisää niiden kustannuksia nykytilaan nähden. Kyse ei ole vain valmiin tai hieman jatkotyöstettävän siirto- ja säilytysteknologian käytöstä organisaation muusta elämästä riippumattomassa asiakirjasiirroista vastaavassa toiminnossa. SAPA edellyttää organisaatiosta riippuen paljon työtä: johdon sitouttamista/sitoutumista, toiminnan, tarpeiden, vaatimusten, järjestelmien ja tietojen analysointia, tietojen hallinnan kattavaa suunnittelua, ymmärrettäviä luokitteluja ja säilytysaikapäätöksiä, koko henkilökunnan osallistamista ja osallistumista, toiminnallisuus- ja metatietomuutoksia ja integraatioita olemassa oleviin järjestelmiin, migraatioita, uusien toimintatapojen jalkauttamista, käyttökoulutuksia, palvelunhallintaa Suunnitelmassa huomautetaankin jäljempänä, että "aineiston elinkaarenhallintaan liittyvät toimet edellyttävät säilytysaikaan ja aineiston hallintaan liittyviä metatietoja" ja että "keskitetyn säilytysratkaisujen hyötyjen realisoiminen edellyttää hyödyntävältä organisaatiolta suunnitelmallisuutta ja kokonaisvaltaista tiedonhallintaa". Monilta julkishallinnon organisaatioilta nämä edellytykset puuttuvat. (Sähköisten) aineistojen elinkaarenhallinnan ongelmat eivät ole lähtökohdiltaan teknologisia, vaan ne johtuvat yleensä käytännössä riittämättömistä resursseista. Ongelmat eivät ratkea vaatimustasoa nostamalla. Toisaalta suunnitelmassa todetaan, että SAPA-palvelun tavoitteena on olemassa olevien järjestelmien muutostarpeiden minimointi. Käytännössä tämä koskee vain sellaisia harvoja Sähke2- mukaisia asianhallintajärjestelmiä, joihin ehdittiin toteuttaa aikanaan ylläpitokustannuksiltaankin kallis VAPA-siirtotoiminnallisuus ennen palvelun yllättävää päättymistä. VAPAsiirtotoiminnallisuuskaan ei kuitenkaan todennäköisesti riitä vain sellaisenaan, jos organisaatio haluaa käyttää SAPA-palvelua sen edeltäjää laajemmin, esimerkiksi keskeneräisten aineistojen säilyttämiseen ja muokkaamiseen. Suunnitelmassa lainattu VTV:n tarkastusraportti on oikeassa siinä, että kynnystä sähköisten 3/10

4 aineistojen siirtämistä keskitettyyn säilytykseen tulisi madaltaa. Vastaavalla tavalla julkishallinnon organisaatioiden sisällä pitäisi madaltaa tietojen tuottajien kynnystä niiden sähköiseen arkistointiin. Kynnys ei kuitenkaan madallu, jos tiedot arkistoidaan ilman talteenoton ja muiden metatietojen määrittelyn mahdollisimman pitkälle vietyä automatisointia. Emme kannata palvelun laajentamista keskeneräisten tietojen säilyttämiseen ainakaan, jos tämä edellyttää työläitä metatietomäärittelyjä. Toimeenpanosuunnitelmassa arvioidut hyödyt jäävät helposti teoreettisiksi. Paperisesta säilyttämisestä luopumisen hyötyjä ei ole mahdollista arvioida todenperäisesti. Käytännössä huomattava osa pysyvästikin säilytettävistä aineistoista säilytetään joka tapauksessa yksinomaan sähköisessä muodossa epämääräisen ajan siirrettävillä muistivälineillä, verkkolevyillä, sähköposti- ja sellaisissa operatiiviisissa järjestelmissä ja tietovarannoissa, joissa niiden saatavuutta, käytettävyyttä ja luottamuksellisuutta eikä varsinkaan yleensä eheyttä, alkuperäisyyttä ja todistusvoimaisuutta voida varmistaa. Tietoja ei tulosteta eikä niitä olisi välttämättä aina mahdollistakaan tai järkevää tulostaa paperimuodossa säilytettäviksi. Sähke2-normin mukaisia ja/tai muuten arkistolaitoksen pysyväissäilytysluvan saaneita säilytysratkaisuja on enemmän tai vähemmän sisäänrakennettuina lähinnä asianhallintajärjestelmissä. Miksi organisaatiot luopuisivat niistä nyt, kun ne eivät ole edes vielä ehtineet maksaa itseään takaisin? Ja vaikka viranomaiset siirtäisivät keskeneräisten ja määräajankin säilytettävien aineistojen säilyttämisen omilta palvelimiltaan SAPA-palveluun, ne joutuisivat kuitenkin edelleen ylläpitämään ja kehittämään järjestelmiään muilta osin (operaativinen järjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä). Tuottaisiko tämä vastaavia kustannussäästöjä? Kommentit ja huomiot lainsäädännön muutostarpeisiin (luku 4) Lainsäädännön uudistamisessa tulisi huomioida arkistolain jatkotyöryhmän ehdotus arkistolain, tietohallintolain ja julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan säännösten korvaavaksi tiedonhallintalaiksi ( Toimenpidesuunnitelman mukaan tiedonhallinnan yleislain suunnittelu jatkuneekin valtiovarainministeriössä. SAPA-palveluun siirrettävien aineistojen metatietojen säätäminen asetuksella olisi tähänastiseen verrattuna selkeää. Sillä voisi olla esimerkiksi asetukseen tai lakiin perustuvaa arkistolaitoksen antamaa määräystä enemmän painoarvoa, sillä nykyisellään arkistolaitoksen määräyksiä noudatetaan monissa julkishallinnon organisaatioissa vain viitteellisesti. SAPA-palvelun käyttäjäorganisaatiolle ei tule toimenpidesuunnitelman vastuunjaon mukaan minkäänlaisia säästöjä tietopalvelukustannuksista, joten tämä voi osaltaan vähentää kiinnostusta vapaaehtoiseen määräajan säilytettävien ja keskeneräisten tietojen siirtämiseen ja luovuttamiseen. Käyttäjäorganisaatiot joutuvat toteuttamaan omia sähköisiä palvelukanaviaan kaikenlaisten SAPA-palveluun siirtämiensä aineistojensa tarjoamiseksi omille asiakkailleen ja yhteistyökumppaneilleen. Organisaatioissa ja yhteishankkeissa (esim. ( toteutetaan tai on jo toteutettu tutkimusaineistoihin liittyviä 4/10

5 palveluita, jotka ovat myös osittain päällekkäisiä kaavaillun SAPA-palvelun kanssa. Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden toimeenpanoon (luku 5) Palvelun käyttötavoite kokonaisuudessaan ja erityisesti ajatus siitä, että jo kolmen vuoden kuluttua merkittävä osa valtionhallinnon aineistoista säilytettäisiin SAPA-palvelussa, on nykytilanteen ja aikaisempien kokemusten perusteella epärealistinen. Vaikka palvelu olisi teknisesti käytettävissä kolmen vuoden kuluessa, huomattavalla osalla asiakkaista ei ole käytännössä valmiuksia tai mahdollisuuksia siirtää palveluun aineistojaan sen vaatimusten mukaisesti. Asiakaskunta koostuisi aluksi todennäköisesti vain VAPA-järjestelmän harvoista entisistä käyttäjistä. Toimeenpanosuunnitelmassa hahmotelluilla SAPA-palvelukokonaisuuden toteutumisen mittareilla ei ole kaikilta osin suoraa tai välttämättä lainkaan yhteyttä tarjotun palvelun onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Koska SAPA ei tarjoa keskitettyä tietopalvelukanavaa, se ei esimerkiksi vaikuta "kansalaisten mahdollisuuksiin saada tietoa viranomaisten käsittelemistä asioista ja niiden tilasta". Yksinomaan sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen taas on ollut esillä jo arkistolakityöryhmän ehdotuksessa tiedonhallintalaiksi (7 ). Sen mukaan sähköinen säilyttäminen olisi jo lähtökohtainen oletusarvo eikä arkistolaitoksen tarvitsisi tehdä vanhaan malliin erillisiä organisaatiokohtaisia päätöksiä sähköisestä säilyttämisestä. Tästä näkökulmasta SAPA-palvelun käyttöönoton laajuutta täytyisi tarkastella kaikkien julkishallinnon organisaatioiden tasolla. Arvioi vaiheistuksen tarpeellisuutta ja kiireellisyyttä nmlkj Ainakin skenaario I toteutus tarvitaan nopeasti nmlkj Pelkkä skenaario I ei riitä, myös skenaario II työn alle pian nmlkj Laajin skenaario III tarvitaan, skenaariot I ja II eivät riitä Ainakin skenaario I toteutus tarvitaan nopeasti Kommentit ja huomiot palvelukokonaisuuden hallintaan ja ylläpitoon (luku 6) Toimeenpanosuunnitelman perusteella SAPA-palvelu vaatii käyttäjiltä mittavaa resursointia. Tämä 5/10

6 yhdistettynä vapaaehtoisuuteen ja sopimuspohjaisuuteen johtaa helposti siihen, ettei palvelua käytetä. Suunnitelmassa todetaankin, että kustannusrakenne ja asiakasnäkökulma vaativat vielä lisäselvityksiä. Mahdollisille asiakkaille niiden toiminnan ja tietojärjestelmien muutoksista aiheutuvia kustannuksia ei ole arvioitu. Mikä on oikea taho ohjaamaan sähköisen arkistoinnin kokonaisuutta? nmlkj Opetus- ja kulttuuriministeriö nmlkj Valtiovarainministeriö nmlkj Oikeusministeriö nmlkj Muu, mikä? Valtiovarainministeriö SAPA arkkitehtuurikuvaus Lausunnonantajia: 1 Yleiset kommentit ja huomiot arkkitehtuurikuvaus-dokumenttiin Tausta ja tavoitteet-luvussa todetaan, että Sähke2-normi on ohjannut tietojärjestelmien kehittämistä ja tarjonnut mahdollisuuden siirtyä yksinomaan sähköiseen säilyttämiseen. Käytännössä sitä on kuitenkin hyödynnetty pääasiassa uusien asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien määrittelemisessä, sillä sen soveltaminen kattavasti muunlaisiin järjestelmiin on hyvin haasteellista. Arkistolaitos mahdollistikin muutamia vuosia normin voimaantulon jälkeen muiden kuin Sähke-normiston mukaisten rekisteri- ja tietokantamuotoisten pysyvästi säilytettävien aineistojen siirtämisen VAPA-palveluunsa, edellyttäen kuitenkin, että niiden siirtopaketti olisi Sähke2-mukainen. SAPA:lla ei ole vaikutusta siihen, että "määräajan ja pysyvästi säilytettävät aineistot ovat löydettävissä, saatavilla ja hyödynnettävissä nopeasti, helposti ja kustannustehokkaasti niin hallinnon kuin muidenkin toimijoiden käyttöön." SAPA vastaa ennen kaikkea aineistojen säilymisestä alkuperäisinä, eheinä ja käyttökelpoisessa muodossa niille määritellyn säilytysajan mukaisesti. Hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten täyttämisestä vastaavat SAPA-linjausten mukaan käytännössä muutoin arkistonmuodostajat, palvelun käyttäjäorganisaatiot lainsäädännön, määräysten, suositusten ja ohjeiden mukaisilla järjestelmillään ja suunnitelmallisella tiedonhallinnallaan. Luvussa 2.1 on esitetty, että SAPA-palvelun arkkitehtuurityössä tulee muun muassa huomioida käyttäjien tarpeet. Tämän tulisi olla kirkas päätavoite, jotta palvelusta olisi sen käyttäjille hyötyä ja jotta se olisi mahdollista ottaa käyttöön. 6/10

7 Luvun 2.1 mukaan "SAPA-palvelun tulee tarjota mekanismi myös muulle määräaikaisen aineiston säilyttämiselle kuin Sähke2-normin mukaiselle aineistolle." Onko SAPA-palveluun tästä huolimatta mahdollista siirtää myös sellaista pysyvästi säilytettävää aineistoa, joka ei ole Sähke2-normin mukaista? Jos aineistojen ja/tai sen metatietojen ei tarvitse olla tietyssä muodossa, miten SAPApalve-lussa huolehditaan järjestelmällisesti tietojen elinkaaren hallinnasta, laadusta, todistusvoimaisuudesta? Miten SAPA-palvelu mahdollistaa aineistojen nykyistä tehokkaan hyödyntämisen", jos niihin pääsee käsiksi edelleen vain viranomaisten omissa asianhallintajärjestelmissä ja sähköisen asioinnin portaaleissa? Miten SAPA-palvelu edistää viranomaisten "yhteisen asianhallinnan kehittämistä"; kysehän on kai erilaisten, siis myös muissa kuin asianhallintajärjestelmissä kertyvien viranomaisaineistojen keskitetystä säilytysratkaisusta, ei yhteisestä asianhallintajärjestelmästä. SAPA on vain taustajärjestelmä, joka ei tarjoa sitä hyödyntäville organisaatioille tai kansalaisille erillistä käyttöliittymää. Tällainen käyttöliittymä voisi tehdä siitä houkuttelevamman ja SAPAasiakkaat voisivat saavuttaa sillä yleisemmin tavoiteltuja kustannussäästöjä. Miten SAPA-palvelu tukee "julkisen hallinnon yhtenäisen tiedonohjauksen kokonaisuutta"? Tarkoittaako tämä esimerkiksi sitä, että SAPA on JHS 191-suosituksen mukainen? Mitä järjestelmiä tarkoitetaan sivun 5 "julkishallinnossa käytettävillä aineistonhallintajärjestelmillä". Esimerkkinä on painittu Sharepoint- ja Liferay-pohjaiset portaalitoteutukset. Tarkoitetaanko tällä asian- ja dokumenttien- ja/tai/vai sisällönhallintajärjestelmiä? Erikoisaineistojen (kuvat, multimedia ) hallintaan tarkoitettuja järjestelmiä? Järjestelmäalustoilla tai niiden toimittajilla ei pitäisi olla mitään vaikutusta siirrettävissä oleviin aineistoihin. VAPA-palveluun pitäisi pystyä siirtämään tietoja niin tiedosto- kuin rakenteisessakin muodossa. Sivulla 7 todetaan, että SAPA-palvelun tulee mahdollistaa kuvailutietojen rikastaminen aineiston elinkaaren eri vaiheissa ja että rikastuslähteet voivat olla rajapinnan kautta myös ulkopuolisia järjestelmiä. Viitataanko tällä käyttäjäorganisaatioiden tiedonohjausjärjestelmiin? Miten arkistonmuodostajan siirtämien tietojen kuvailu- ja ohjaustietojen täydentäminen voisi muuten tapahtua suunnitelmallisesti ja yhdenmukaisesti? Sivulla 8 on todettu, että kansalaiset voivat hakea ja noutaa aineistoja vain SAPAkäyttäjäorganisaatioiden tarjoamien asiointipalveluiden kautta. Seuraavissa kohdissa mainittu erikseen media, tiedostusvälineet ja opetus- ja tutkimusorganisaatiot, joiden asiointi tapahtuu viranomaisten asiankäsittelyjärjestelmien kautta. Eikö kansalaisilla ole pääsyä asiankäsittelyjärjestelmiin? Asiankäsittelyjärjestelmien kautta ei voida myöskään mahdollistaa pääsyä esimerkiksi viranomaisen erityisrekistereihin tai tietokantamuotoisiin tutkimusaineistoihin. Sivulla 10 on mainittu erikseen "teknisten aineistojen käsittelyportaalit ja muut järjestelmät, jotka eivät liity asianhallintaan, mutta ovat julkisorganisaatioiden kannalta olennaisia aineistovarantoja". Viitataanko asiankäsittelyjärjestelmillä asianhallintajärjestelmiin? Mitä teknisillä aineistoilla tarkoitetaan? Monissa muissa yhteyksissä muut järjestelmät on unohdettu kokonaan ja painotettu vain SAPA:n roolia asiankäsittelyssä kertyvien tietojen säilyttämisessä. Käsitteet olisi pitänyt määritellä asiakirjan alussa ja niiden käytön tulisi olla johdonmukaista. Sähke2-normiin viitataan monessa yhteydessä, esimerkiksi sivulla 9 sen ohittamisen mahdollisuuteen asianhallinnassa. Onko tarkoitus, että vain kuluvan vuoden loppuun voimassa olevan Sähke2-normin voimassaoloa jatketaan? Jos aineisto tallennetaan SAPA-palveluun asianhallinta 7/10

8 ohittaen "integraatiorajapintoja hyödyntäen" (s. 11), miten sen saatavuudesta, käytettävyydestä, luottamuksellisuudesta, eheydestä ja alkuperäisyydestä voidaan huolehtia? Miten aineistoa on mahdollista käyttää ilman metatietoja ja säilyykö se esim. ilman säilytysaikatietoja SAPA-palvelussa toistaiseksi? Vai miten tällaisen aineiston elinkaaresta huolehditaan SAPA-palvelussa? Sivulla 10 todetaan, että SAPA-palvelun "ensisijainen käyttötarkoitus on SAPA-palvelun hyödyntäminen nimenomaisesti kansalaisen käynnistämien asianhallintaprosessien tuottamisen aineistojen säilyttämiseen, säilyttämisen järjestämiseen ja hyödyntämiseen". Esimerkiksi valtion tutkimuslaitoksissa tällaisten sinänsä oikeudellisesti, taloudellisesti ja myöhemmin kulttuurisesti tärkeiden aineistojen osuus on aivan äärimmäisen marginaalinen kaikista niiden toiminnassa kertyvistä tiedoista, joista merkittävä osa kuitenkin kuuluu pysyvään säilytykseen. Huomattavaa osaa myös muiden viranomaisten tiedoista käsitellään muissa operatiivisissa ratkaisuissa kuin asianhallintajärjestelmissä eikä niissä ole välttämättä integraatioita jälkimmäisiin. Asianhallintajärjestelmissä käsiteltävät ja säilytettävät tiedot ovat monissa organisaatioissa kokonaisuuteen nähden kohtalaisen hyvässä hallinnassa jo nykyisellään. SAPA-hankkeessa olisikin syytä kantaa erityistä huolta muiden viranomaisaineistojen elinkaarenhallinnasta ja pysyvästä säilyttämisestä. Jos SAPA-palvelulle halutaan käyttäjiä, kannattaisi materiaaleissa esiintyvää vahvaa asianhallintapainotteisuutta keventää ja ottaa kehittämisessä huomioon kirjaimellisesti kaikenlaisen viranomaisessa kertyvän tiedon arkistointi ja säilyttäminen käsittelyjärjestelmästä riippumatta. Esimerkiksi tutkimusaineistojen hallintaa ja pitkäaikaissäilytystä mietitään nyt samaan aikaan erillisessä ja päällekkäisessä OKM:n ATT-hankkeessa, ks. esim. SAPAja ATT-hankkeiden pitäisi ehdottomasti viimeistään nyt tehdä läheistä yhteistyötä. Molemmissa aiotaan kuitenkin pitkäaikais- ja pysyväissäilytykseen hyödyntää samaa KDK/PAS-ratkaisua. Kommentit ja huomiot Skenaario I: Pysyvään säilytykseen reitittävä SAPA Rajaus on muuten kannatettava, mutta miksi skenaario ei koske ST III-aineistoja? Kaaviosta saa sen käsityksen, että metatiedot jäisivät säilytykseen SAPA-palveluun ja että aineistot siirrettäisiin edelleen pysyvään säilytykseen KDK-PAS-ratkaisuun. Onko SAPA-palvelussa tekniset valmiudet säilyttää metatiedot pysyvästi? Kommentit ja huomiot Skenaario II: Kaiken aineiston SAPA Miksi ST III-aineisto jää yhdessä määräajan säilytettävän aineiston kanssa SAPA-palveluun? Eikö ole olemassa myös pysyvästi säilytettävää ST III-aineistoa? Skenaarion nimi on "Kaiken aineiston SAPA", mutta ainakin kaavioissa tietoja siirtävien ja luovuttavien kuntien ja valtion viranomaisten järjestel -minä esiintyvät vain asianhallintajärjestelmät. 8/10

9 Kommentit ja huomiot Skenaario III: Rikastava ja muokattavan aineiston SAPA Kaaviossa lienee virhe, sillä ST III-aineistojen säilytys SAPA-palvelussa on kuvattu kahteen kertaan eikä määräajan säilytettäville aineistoille ole siinä omaa säiliötä. Sivulla 22 todetaan, että SAPA-palvelun yhteydessä tulisi tarkastella asiakirjahallinnan ja asianhallinnan kehittämistä julkisen sektorin toimikentässä. Mahdolliseksi toimijaksi esitetään julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukuntaa (JUHTA). Valtioneuvoston kansliassa on parhaillaan käynnissä valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan kehittämishanke, josta tähän asti saatuja kokemuksia kannattaisi hyödyntää. VAHVA-ratkaisun tarjoamista pitkällä aikavälillä myös virastoille ei ole tiettävästi suljettu vielä erikseen pois. Valtiokonttorin Valda-hankkeen ( ) epäonnistuminen tulee huomioida kaikissa suunnitelmissa. Hallinnonalakohtaisista ratkaisuista on sitä vastoin saatu hyviä kokemuksia. SAPA-palvelusta ei voida kehittää julkishallinnon yhteistä asianhallintaratkaisua eikä sen toteuttaminen voi sellaista odottaa. SAPA-palvelun tulisi ennen kaikkea ottaa vastaan aineistoja myös muista kuin asiakirja- ja asianhallintajärjestelmistä. Kommentit ja huomiot hallintamalliin (luku 5) - Kommentit ja huomiot kustannus- ja hyötytarkasteluun (luku 6) SAPA-palvelun käyttöönotto ja käyttö edellyttävät useimmilta asiakkailta nykytila huomioiden käytännössä huomattavia lisäpanostuksia kokonaisvaltaiseen tiedonhallintaan. Tarvittavia resursseja ei ole nykyrahoituksella monissakaan organisaatioissa käytettävissä. Sähköisen arkistoinnin säästöjen laskeminen paperiarkistointiin verrattuna on teoreettista, koska käytännössä pysyvästikin säilytettäviä tietoja on jo tähän asti säilytetty ilman sähköisen säilyttämisen lupia ja asianmukaisia edellytyksiä yksinomaan sähköisessä muodossa. Sivulla 26 todetaan, että keskitetty sähköinen säilytys mahdollistaa "säädösten sallimassa laajuudessa näkymän kaikkeen yksittäisen henkilön tai yrityksen julkisen hallinnon käsittelyssä olleeseen säilytettävään aineistoon eri tahoilla tehtävien hakujen sijasta". Miten tämä toteutetaan käytännössä, jos yksittäiset arkistonmuodostajat vastaavat omilla käyttöliittymillään vain omien aineistojensa tietopalvelusta? 9/10

10 Mene edelliselle sivulle 10/10