Espoon kaupungin kiinteistöjen ja yleisten alueiden toiminnanohjausjärjestelmä

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) Espoon kaupungin kiinteistöjen ja yleisten alueiden toiminnanohjausjärjestelmä Hankinnan taustaa Espoon kaupunki on vuoden 2011 alusta lähtien tuottanut kiinteistöjen hallintaan sekä katu- ja viherpalveluihin liittyvät palvelut tilaaja-tuottajamallin mukaisesti. Espoon kaupungissa Tekninen ja ympäristötoimi (TYT) vastaa tilaajatoiminnoista, Palveluliikelaitosten toimiala (PALI) vastaa palveluiden tuottamisesta. Toimintaprosessien ja vastuiden tarkentuminen edellyttää uudenlaista järjestelmätukea, sillä roolit ovat muuttuneet ja uudenlaiset rajapinnat ovat syntymässä. Tilaajalta edellytetään faktapohjaista, oikea-aikaista päätöksentekoa, tuottajalta taas tehokkaita, virtaviivaisia prosesseja sekä kustannustehokkuutta, vertailtavuutta ja läpinäkyvyyttä toiminnassaan ja hankinnoissaan. Espoon kaupunki varaa oikeuden laajentaa käyttöä muihin yksiköihin, liikelaitoksiin, konserniyhteisöihin ja ulkopuolisten urakoitsijoiden määrää. Seuraavat toimialueet ovat ensin hankinnan piirissä. Tekninen ja ympäristötoimi (TYT) Tekninen ja ympäristötoimi -organisaation tehtävänä on luoda päivittäisellä työllään toimivat ja viihtyisät edellytykset asumiselle ja yrittämiselle. Keskeisiä tehtäviä ovat kaupunkirakenteen ja kaupunkikeskusten kehittäminen, kaavoitus sekä liikenneväylien ja muun kunnallistekniikan suunnittelu ja rakennuttaminen. Tehtävänä on myös huolehtia ympäristöstä, kaupunkikuvallisesta ilmeestä ja hallinnoida kaupungin koko kiinteistömassaa. Henkilöstöä on yhteensä noin 600. Espoon kaupungin Tilakeskus (TiKe) Tilakeskus liikelaitos on osa Tekninen ja ympäristötoimi organisaatiota ja sen tehtävänä on Espoon kaupungin strateginen kiinteistöjohtaminen, rakennettujen kiinteistöjen omistaminen, ylläpito, luovuttaminen, vuokraaminen sekä hankkiminen, rakennuttaminen ja purkaminen. Tilakeskus - liikelaitos vastaa kiinteistövarallisuuden tarkoituksenmukaisesta käytöstä sekä arvon ja käytettävyyden säilyttämisestä elinkaari- ja yhteiskuntavastuullisesti. Tilakeskus -liikelaitos huolehtii

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) omistaja- ja tilaajatehtävien edellyttämän tieto- ja taitovarannon ylläpidosta ja kehittämisestä. Tilakeskus liikelaitos tilaa kiinteistöjen ylläpidon palvelut Espoon kaupungin Palveluliiketoimelta, Espoo Kiinteistöpalvelut liikelaitokselta (EKI) tai joltain muulta kolmannelta osapuolelta, joka edelleen käyttää palveluiden tuottamiseen sekä omaa henkilöstöään että ulkopuolisia palveluntuottajia. Palveluliiketoimelta hankitaan kiinteistöjen ylläpitopalveluista teknistä isännöintiä, kiinteistöjen hoito- ja huoltopalveluita sekä korjaus ja kunnossapitopalveluita. Katu- ja viherpalvelut (KVP) Palveluiden tilaaja Espoon kaupungin katu- ja viherrakentamisen piiriin kuuluvat kadut ja katuverkosto (kadut, torit ja aukiot, sillat, meluesteet ja muut taitorakenteet) sekä viheralueet ja viheralueverkosto (rakennetut puistot, taajama- ja muut metsät, pellot ja niityt, kartanoalueet, luonnonsuojelualueet, koira-aitaukset, siirtolapuutarhat ja kesämaja-alueet ja viljelyspalstat). Palveluliiketoimi (PALI) Vastaa ohjattavien palveluiden tuottamisesta Palveluliiketoimi on kaupungin oma palveluntuottaja. Toimialalla työskentelee n eri alojen ammattilaista. Espoon Kiinteistöpalvelut (EKI) Espoo Kiinteistöpalvelut liikelaitos (EKI) tuottaa kaupungin toimitilojen ja rakennusten korjaus-, kunnossapito- ja rakentamispalveluja, kiinteistöjen hoito- ja siivouspalveluja sekä aula- ja turvallisuuspalveluja liiketaloudellisin periaattein kustannustehokkaasti. Liikelaitoksen tuotanto perustuu sopimuksiin ja tilauksiin, joissa liikelaitoksen asiakas määrittelee haluamansa tuotteen tai palvelun ja palvelutason ja jotka asiakas maksaa sovitun mukaisesti. Espoon Kaupunkitekniikka (EKA) Espoo Kaupunkitekniikka-liikelaitos tuottaa kunnallisteknisiä rakentamis-, korjaus- ja ylläpitopalveluja liiketaloudellisin perustein kustannustehokkaasti. Liikelaitoksen tuotanto perustuu sopimuksiin ja tilauksiin, joissa liikelaitoksen asiakas määrittelee haluamansa tuotteen tai palvelun ja palvelutason ja jotka asiakas maksaa sovitun mukaisesti.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) Hankittavan järjestelmän kuvaus Uusien toimintaprosessien tueksi Espoon kaupunki haluaa automatisoida toimintaansa toiminnanohjausjärjestelmällä. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee tukea tilaaja-tuottajamallin mukaisia prosesseja. Espoon kaupunki hakee keskitettyä integroitua sekä käyttäjäystävällistä toiminnanohjausjärjestelmää, joka tukee sekä konsernin (Espoon kaupunki) että sen yksiköiden (liikelaitokset) operatiivista toimintaa suunnittelussa ja ohjaamisessa. Hankittavaa toiminnanohjausjärjestelmää tulee käyttämään Espoon kaupungin Tilakeskus, Katu- ja Viherpalvelut, Espoon Kiinteistöpalvelut ja Espoon Kaupunkitekniikka. Lisäksi ulkopuolisten urakoitsijoiden tulee kyetä käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää ja näin ollen urakoitsijoilla tulee olla tarpeen mukainen pääsy järjestelmään. Ulkopuolisia urakoitsijoita käytetään sekä tilaaja- että tuottajatasolla. Järjestelmäarkkitehtuurin on tuettava Espoon kaupungin tulevaisuuden näkymiä, joita voi olla muun muassa muutokset

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) liikelaitoksista yrityksiksi. Näin ollen yksiköiden ja niihin liittyvien järjestelmäosien/järjestelmämoduulien on oltava helposti erotettavissa omiksi järjestelmikseen. Lisäksi järjestelmän tulee tukea yksiköiden operatiivista kehittämistä. Järjestelmän sisältämiä osia/moduuleita on pystyttävä ottamaan käyttöön ilman järjestelmän uudelleen konfigurointia. Järjestelmäarkkitehtuurin tulee lisäksi mahdollistaa järjestelmän joustavat muutokset käyttöönotettaessa uusia toimintamalleja sekä liitettäessä uusia yksiköitä, käyttäjiä tai toimittajia järjestelmään. Lisäksi järjestelmässä näkymät eri yksiköiden välillä tulee kyetä estämään, ellei yhteisesti toisin sovita. Järjestelmän halutaan tukevan myös paikkatietojen sekä paikannuksen hyödyntämistä (tämä voidaan toteuttaa rajapintojen kautta). Eduksi katsotaan, että toimittaja voi tarjota järjestelmäratkaisunsa Espoon kaupungin palvelinympäristössä ja vaihtoehtoisesti omasta palvelinympäristöstään. Valittavasta toimitusmallista tullaan neuvottelemaan toimittajaehdokkaiden kanssa neuvottelumenettelyssä. Valintaan vaikuttavat mm. ratkaisun integroitavuus sekä datan siirrettävyys. Järjestelmän tulee olla siirrettävissä toisen palvelutoimittajan ylläpidettäväksi sopimuskauden päättyessä. Huomioon ottaen järjestelmää käyttävien yksiköiden työympäristön, liikkuvan työn huomiointi (mobiilivälineet) sekä työnohjauksessa että omaisuuden hallinnan ylläpidossa on olennaista. Tarpeellisena pidetään käyttäjäystävällistä ja helppokäyttöistä selainpohjaista järjestelmää, joka soveltuu käytettäväksi myös matkapuhelimella ja/ tai taulutietokoneella. Kaikilla työmailla ei ole tietoliikenneyhteyksiä tai edes mobiilikuuluvuutta. Näin ollen toiminnanohjausjärjestelmän tulee toimia myös offline-tilassa. Järjestelmän erityyppiset käyttäjät huomioiden (noin 5000 henkilöä), järjestelmän toivotaan olevan käyttäjäystävällinen sekä helposti omaksuttava. Käyttövaltuudet tulee kyetä rajaamaan näkymäkohtaisesti (katselu/muutos/ei oikeutta). Järjestelmän pääprosessien tulee tukea seuraavia prosesseja: Projektin (esimerkiksi tien rakentaminen) yleisprosessi, joka sisältää: o Tarjouspyyntö o Tarjous

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) o Tilaus o Projektityö (varsinainen rakentaminen) o Projektin seuranta (rakentamisen seuranta) o Lisätyötarjouspyyntö o Lisätyötarjous o Lisätyötilaus o Laskutus (ulkoinen ja sisäinen (työtunnit)) Ylläpidon (esimerkiksi teiden auraus) yleisprosessi, joka sisältää: o Tarjouspyyntö o Tarjous o Tilaus o Projektityö (varsinainen ylläpito) o Projektin seuranta (ylläpidon seuranta) o Lisätyötarjouspyyntö o Lisätyötarjous o Lisätyötilaus o Laskutus Tarkempi kuvaus hankittavasta toiminnanohjausjärjestelmästä. Hankittavassa järjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat toiminnallisuudet: Hanke ja suunnitelmaprosessien käsittely: Tarjouspyyntö Tarjous Tilaus o Palvelupyynnöstä päätetään tehdä: luonti / luokittelu:

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) Työ Tulevaisuuden korjaustoimenpiteenä Ei toteuteta Projekti / työ ja seuranta Raportointi (Työn aikainen sekä valmistumisen jälkeen kokonaisraportointi) Laskutus Työnsuunnittelu (Työvoiman riittävyys ja optimaalinen käyttö): Eri tyyppiset tehtävät: o Pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS): projektit ja työt o rakennusurakat o ylläpitotyöt o lisä- ja muutostyöt Töiden suunniteltu ja tehty työ: o Resurssienhallinta / resurssien suunnittelu (henkilöt, materiaali) o Töiden jakaminen henkilöille o Töiden ajoitus ja järjestely o Kohdistaminen hankkeille, o Raportointi ja seuranta o Automatisoitu työmääräyksen luominen ja laskutus (kustannusrajat huomioiden) (Hyväksymisketju) Työajankirjaus Työmääräysten hallinta ja kustannuslaskenta

7 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) Varastonhallinta / Hankintojen hallinta: Varaston hallinta o Mahdollistaa useiden varastojen hallinnan Varastoon ostaminen Varastoon jo hankittujen materiaalien kirjaaminen rakennus- ja ylläpitohankkeille Sisäinen ja/tai ulkoinen laskutus Tehdyt työt: Kirjaaminen (työ ja käytetyt tarvikkeet, ajotunnit tms.) Laadunvalvonta Poikkeamaraportointi Liikelaitosten ja toimialojen sisäisen (yksiköiden välisen) ja ulkoisen laskutuksen työkalut Ulkopuolisten urakoitsijoiden hallinta: Sopimukset, tilaukset, seuranta ja raportointi, poikkeamat, laskutus Projektin taloudellinen seuranta ja laskutus Projektin kustannusten seuranta Raportointi moduuli (Projekteihin liittyen) Tarkemmat järjestelmätoiminnallisuudet sekä järjestelmävaatimukset tarkentuvat neuvottelumenettelyssä. Rajapinnat Toiminnanohjausjärjestelmä tarvitsee useita erilaisia integraatioita. Tärkeimpiä ovat TeklaGIS (YAOH), Oracle ERP, Projectwise rajapinnat ja Ryhti Huoltokirja.

8 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE (8) Espoon kaupungilla on käytössään Logican Liferay-järjestelmään perustuva integraatioalusta ja SOA-palveluita (Service Oriented Architecture). Espoo hankkii perustietotekniikkapalvelut ulkoiselta keskitetyltä toimittajalta. Tietoturva Hankittavan kohteen tulee vastata Espoon kaupungin tietoturvapolitiikan linjauksia (ks. Liite 4).