TILAPALVELUT-LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 Tilapalvelut-liikelaitoksen toimintaohje (5) TILAPALVELUT-LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE Teknisen toimen johtaja Voimaan Toiminta-ajatus Tilapalvelut-liikelaitos edustaa kaupunkia sen rakennettujen kiinteistöjen ja toimitilojen hallintaan oikeuttavien osakkeiden omistajana ja vuokraajana, sekä ylläpitää kaupungin rakennettuja kiinteistöjä ja huolehtii kaupungin rakennettujen kiinteistöjen korjaus- ja rakentamispalveluista, kiinteistöjen hoidosta ja siivouksesta sekä auloista ja turvallisuudesta. Tilapalvelut-liikelaitos hankkii tarvittavia toimitiloja rakennuttamalla, ostamalla ja vuokraamalla. Tilapalvelut-liikelaitos vuokraa toimitiloja käyttäjille ja myy tai muutoin luovuttaa tarpeettomaksi käyneitä toimitiloja sekä purattaa rakennuksia. Tilapalvelut-liikelaitos vastaa kiinteistövarallisuuden tarkoituksenmukaisesta käytöstä sekä arvon ja käytettävyyden säilymisestä elinkaari- ja yhteiskuntavastuullisesti ja huolehtii omistaja- ja tilaajatehtävien edellyttämän tieto- ja taitovarannon ylläpidosta ja kehittämisestä. 2 Organisaatio ja johtaminen Tilapalvelut-liikelaitosta johtaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan tehtävänä on 1. vastata Tilapalvelut-liikelaitoksen toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti, 2. asettaa Tilapalvelut-liikelaitoksen palvelualueiden tavoitteet ja huolehtia niiden toteuttamisesta, 3. vastata Tilapalvelut-liikelaitoksen toiminnan seurannasta, ohjauksesta, raportoinnista ja kehittämisestä, 4. huolehtia kaupungin yhteisten prosessien ja toimintamallien noudattamisesta ja 5. huolehtia Tilapalvelut-liikelaitoksen sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä. Tilapalvelut-liikelaitoksessa on seuraavat palvelualueet: 1. tilahallinta, jota johtaa toimitilapäällikkö, 2. rakennuttaminen, jota johtaa rakennuttamispäällikkö, 3. kiinteistönhoito, jota johtaa kiinteistönhoidon päällikkö, 4. siivous, jota johtaa siivouspäällikkö, 5. aula ja turvallisuus, jota johtaa palvelupäällikkö ja 6. toiminnan tuki ja kehittäminen, jota johtaa hallinto- ja kehittämispäällikkö. Tilahallinnan palvelualueessa on seuraavat yksiköt: 1. vuokraus ja isännöinti, jota johtaa vuokrauspäällikkö, 2. hankekehitys ja ohjelmointi, jota johtaa hankekehityspäällikkö ja 3. energia ja olosuhteet, jota johtaa ylläpitopäällikkö.

2 Tilapalvelut-liikelaitoksen toimintaohje (5) Rakennuttamisen palvelualueessa on seuraavat yksiköt: 1. suunnitteluttaminen, jota johtaa suunnittelupäällikkö, 2. investointien rakennuttaminen, jota johtaa investointipäällikkö, 3. rakennustekninen korjausrakentaminen, jota johtaa korjausrakennuspäällikkö ja 4. talotekninen korjausrakentaminen, jota johtaa talotekniikkapäällikkö. Kiinteistöhoidon palvelualueessa on seuraavat yksiköt: 1. pohjoinen alue, jota johtaa aluepäällikkö, 2. eteläinen alue, jota johtaa aluepäällikkö ja 3. apuvälinekorjaukset ja huoltokuljetukset, jota johtaa asiakaspäällikkö. Siivouksen palvelualue jakautuu viiteen yksikköön, joita kutakin johtaa aluepäällikkö. Kullakin yksiköllä on maantieteellisesti rajattu toiminta-alue. Aula ja turvallisuuden palvelualueessa on seuraavat yksiköt: 1. sosiaali- ja terveystoimen, konsernihallinnon ja teknisen ja ympäristötoimen aulat ja turvallisuus, joita johtaa aluepäällikkö ja 2. sivistystoimen aulat ja turvallisuus, joita johtaa aluepäällikkö. Toimitusjohtaja voi määrätä palvelualueiden ja yksiköiden tarkemmasta organisaatiosta. Palvelualueen ja yksikön esimiehen tehtävänä on 1. vastata johtamansa palvelualueen tai yksikön toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti 2. asettaa johtamalleen palvelualueelle tai yksikölle tavoitteet ja huolehtia niiden toteuttamisesta 3. vastata johtamansa palvelualueen tai yksikön toiminnan seurannasta, ohjauksesta, raportoinnista ja kehittämisestä, 4. vastata johtamansa palvelualueen tai yksikön työn tehokkaasta organisoinnista ja huolehtia toimivasta työn johtamisesta, 5. huolehtia kaupungin yhteisten prosessien ja toimintamallien noudattamisesta ja 6. huolehtia johtamansa palvelualueen tai yksikön sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä. 3 Tehtävät Tilahallinnan palvelualueen tehtävänä on 1. valvoa kaupungin rakennusten ja toimitilojen käyttöä asuinhuoneistoja lukuun ottamatta, 2. johtaa yhteistyössä toimialojen kanssa tarveselvitysten kautta tilojen tehokasta ja taloudellista käyttöä kaupungin investointi- ja muutoshankkeissa sekä vastata hankekehityksestä ja ohjelmoinnista, 3. huolehtia kaupungin rakennusten vakuuttamisesta, 4. huolehtia tarvittavien toimitilojen hankkimisesta ostamalla tai vuokralle ottamalla, 5. huolehtia toimitilojen vuokraamisesta käyttäjille, 6. huolehtia huoneenvuokrasopimusten laatimisesta, vuokrien määrittämisestä, vuokrasopimusten hoidosta, vuokrien maksatuksesta, vuokrien perinnästä ja vuokrasopimusten irtisanomisesta, 7. huolehtia tarpeettomista toimitiloista luopumisesta ja rakennusten purkamisesta, 8. laatia ja ylläpitää rakennusten investointi- ja vuosikorjausohjelmaa sekä 9. edistää rakennusten energian säästämistä ja huolehtia kaupungin rakennusten sisäilmaasioista.

3 Tilapalvelut-liikelaitoksen toimintaohje (5) Rakennuttamisen palvelualueen tehtävänä on 1. rakennuttaa kaupungin investointiohjelman mukaiset toimitilahankkeet sekä kaupungin vuosikorjaukset siten, että aikataulu-, laatu- ja kustannustavoitteet toteutuvat, 2. rakennuttaa kaupungin taseyksiköiden, konserni- osakkuusyhtiöiden ja kumppanuusyritysten kanssa sovitut työt siten, että aikataulu-, laatu- ja kustannustavoitteet toteutuvat, ja 3. huolehtia kaupungin rakennusten rakennus- ja taloteknisistä korjaus- ja rakentamispalveluista, vikakorjauspalveluista ja käyttäjäpalveluista. Kiinteistönhoidon palvelualueen tehtävänä on 1. tuottaa kiinteistönhoitoa ja siihen liittyviä käyttäjäpalveluja sekä sosiaali- ja terveystoimen tilaamia apuvälinekorjauksia ja huoltokuljetuksia, 2. vastata kiinteistönhoidon kilpailuttamisesta ja 3. vastata käytössä olevan huoltokirjajärjestelmän käytöstä ja kehittämisestä. Siivouksen palvelualueen tehtävänä on 1. tuottaa siivousta ja siihen liittyviä käyttäjäpalveluja ja 2. vastata siivouksen kilpailuttamisesta. Aula ja turvallisuuden palvelualueen tehtävänä on 1. tuottaa aula- ja turvallisuuspalveluja sekä niihin liittyviä käyttäjäpalveluja ja 2. vastata aula- ja turvallisuuspalvelujen kilpailuttamisesta. Toiminnan tuen ja kehittämisen palvelualueen tehtävänä on hoitaa Tilapalvelut-liikelaitoksen asiakkuuksien hoitoon, talouden seurantaan, kehittämiseen ja viestintään liittyviä tehtäviä sekä hallinnollisia ja oikeudellisia tehtäviä. Toimitilapäällikön erityisenä tehtävänä on 1. valmistella Tilapalvelut -liikelaitoksen toimialaan kuuluvat lunastukset ja osakkuuksien hankinnat ja myynnit yhteistyössä tonttiyksikön kanssa niistä päättäville toimielimille ja 2. hakea rakennusten purkuluvat. Rakennuttamispäällikön erityisenä tehtävänä on hakea rakennusluvat. 4 Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Toimitusjohtaja päättää Tilapalvelut-liikelaitoksen henkilöstön ottamisesta. Lisäksi siivouksen palvelualueen päällikkö ottaa palveluyksikön laitoshuoltajat. Palvelualueen päällikkö päättää palvelualueensa avoimen viran määräaikaisen hoitajan, viransijaisen ja määräaikaisen työsuhteisen henkilön ottamisesta. Teknisen toimen johtaja päättää toimitusjohtajan virka- ja työmatkoista sekä muunkin henkilöstön osalta ulkomaan virka- ja työmatkoista. Toimitusjohtaja tai palvelualueen tai yksikön päällikkö päättää henkilöstönsä virka- ja työvapaista, kotimaan virka- ja työmatkoista, koulutukseen määräämisestä, matkalaskuista ja stipendikukkaron käyttämisestä.

4 Tilapalvelut-liikelaitoksen toimintaohje (5) Palvelualueen tai yksikön päällikkö tai päällikön määräämä lähiesimies päättää alaisensa henkilöstön sairauslomista, tilapäisistä hoitovapaista ja vuosilomista. 5 Ratkaisuvalta hankinta-asioissa Teknisen toimen johtaja päättää 1. rakennusurakoista, kun hankinnan veroton arvo on yli ja 2. tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on yli Toimitusjohtaja päättää 1. rakennusurakoista, kun hankinnan veroton arvo on yli mutta enintään , 2. tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään ja 3. suunnittelu- ja arkkitehtikilpailun järjestämisestä. Toimitilapäällikkö päättää 1. toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään ja 2. palvelualueensa tehtäviin liittyvistä urakoista, joiden arvo on enintään Vuokrauspäällikkö päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Hankekehityspäällikkö päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Ylläpitopäällikkö päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Rakennuttamispäällikkö päättää 1. rakennusurakoista, kun hankinnan veroton arvo on yli mutta enintään ja Suunnittelupäällikkö päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Investointipäällikkö päättää 1. rakennusurakoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään ja Korjausrakennuspäällikkö päättää 1. rakennusurakoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään ja Talotekniikkapäällikköpäällikkö päättää 1. rakennusurakoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään ja

5 Tilapalvelut-liikelaitoksen toimintaohje (5) Kiinteistönhoidon päällikkö päättää palvelualueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Siivouspäällikkö päättää palvelualueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Aula- ja turvallisuuspalveluiden palvelupäällikkö päättää palvelualueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Hallinto- ja kehittämispäällikkö päättää palvelualueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan veroton arvo on enintään Tilausoikeus on viranhaltijalla, jolla on hankintaoikeus. Lisäksi tilausoikeus on toimialajohtajan menojen hyväksyjiksi määräämillä määrärahojen rajoissa. 6 Muu ratkaisuvalta Toimitusjohtaja päättää 1. vahingonkorvauksen tai vastaavan hyvityksen suorittamisesta, kun kaupunki on Tilapalvelut - liikelaitosta koskevassa asiassa korvausvelvollinen tai vahingon korvaaminen katsotaan kohtuulliseksi ja korvauksen määrä on enintään , 2. yksittäistapauksessa helpotuksen tai vapautuksen myöntämisestä liikelaitokselle tulevan maksun, korvauksen tai saatavan suorittamisesta ja 3. rakennusten luovuttamisesta, kun luovutettavan rakennuksen pinta-ala ei ylitä 500 m2 ja luovutushinta on enintään euroa sekä muun irtaimen omaisuuden luovuttamisesta, kun luovutushinta ei ylitä euroa. Toimitilapäällikkö päättää 1. kaupungille vuokrattujen toimitilojen vuokrantarkistusten hyväksymisestä, 2. vahvistettujen perusparannus- ja vuosikorjausohjelmien tarkistuksista sekä jakamattoman määrärahan käytöstä johtokunnan vahvistamien perusteiden mukaisesti ja 3. kaupungin omistamia rakennuksia koskevista rasitesopimuksista. Palvelualueen päällikkö päättää vahingonkorvauksen tai vastaavan hyvityksen myöntämisestä silloin, kun kaupunki on ao. palvelualuetta koskevassa asiassa korvausvelvollinen ja korvauksen määrä on alle euroa. 7 Asiakirjojen allekirjoittaminen Tilapalvelut -liikelaitoksen puolesta annettavat asiakirjat allekirjoittaa toimitusjohtaja. Palvelualuetta ja yksikköä koskevat asiakirjat allekirjoittaa asianomainen päällikkö