Insinööritoimisto Olof Granlund Oy

Transkriptio

1 Teksti on otettu syksyllä 2010 julkaistusta Granlundin 50-vuotishistoriikista Insinööritoimisto Olof Granlund Oy suomalaista talotekniikan suunnittelua ja konsultointia vuodesta 1960 Osa 8: Kiinteistöjen huollon ja ylläpidon hallinta RYHTI Insinööritoimisto Olof Granlund Oy Teksti: Reijo Hänninen, Markku Jokela, Harri Aavaharju Tämän osan kuvien lähteet ja valokuvaajat: Granlund 131, 133, 136 Anders Portman 134

2 Kiinteistöjen huollon ja ylläpidon hallinta Ryhti RYHTI osana Granlundin menestystarinaa RYHTI-ohjelmiston historia alkaa1990- luvun alusta. Henkilökohtaiset tietokoneet olivat jo yleistymässä, mutta kiinteistöjen ylläpidossa niitä ei vielä käytetty. Kiinteistöille laadittiin, usein suunnitteluprojektin erillistehtävänä, paperimuotoinen käyttö- ja huoltosuunnitelma. Granlund oli jo kehittänyt uuden suunnittelujärjestelmän, jossa laitetiedot tallennettiin tietokantaan ja niitä hyödynnettiin suunnittelussa eri tavoin. RYHTI sai alkunsa ideasta kehittää Excel-sovellus, jolla korvataan perinteinen käyttö- ja huoltosuunnitelma sekä hyödynnetään tietokantamuodossa olevat laitetiedot ylläpidon perustietoina. Tästä syntyi myös käsite Granlundin elinkaaritiedonhallinta, jonka tavoitteena oli, että suunnittelussa kerran tuotettuja tietoja voitaisiin hyödyntää kiinteistön koko elinkaaren ajan. Kahdessakymmenessä vuodessa RYHTI on kasvanut yhden kiinteistön huoltohenkilöstön työkalusta koko kiinteistökannan ylläpidon hallinta- ja johtamisjärjestelmäksi. RYHTI:llä oli vuonna 2010 asiakkaina noin 350 käyttäjäorganisaatiota Suomessa ja lisäksi sitä on myyty yli kymmeneen maahan noin sadalle käyttäjäorganisaatiolle. RYHTI työllistää konsernissamme yli 50 ylläpidon asiantuntijaa ja noin kymmenen ohjelmistokehittäjää. Kehitys on ollut valtava. RYHTI:n historia on osa Granlundin menestystarinaa. RYHTI on ollut tärkeässä roolissa, kun perinteisestä suunnittelutoimistosta on kehittynyt kansainvälinen talotekniikan ja kiinteistöjen ylläpidon konsulttiyritys, joka tarjoaa palveluita ja ohjelmistoja kiinteistön koko elinkaarelle. Bo Söderholm Suunnittelu, kiinteistönpidon toimintoja tukevat ohjelmistot ja asiantuntijapalvelut muodostavat Granlundin kivijalan. Läheinen vuorovaikutus ja kumppanuus asiakkaitten kanssa Suomessa ja ulkomailla on ollut RYHTI:n kehittämisessä erittäin tärkeää. Olemme saaneet arvokasta tietoa asiakkaittemme tarpeista ohjelmistojen ja palvelujen kehittämisessä ja kumppanimme meiltä asiantuntemusta ylläpidon toimintojensa kehittämiseen ja heille sopivat työkalut, toteaa Bo Söderholm. Excelistä tietokantaan 1990-luvun alussa Ensimmäinen Excel-työkalu julkaistiin nimellä Tamo. Seuraavan version nimi oli Kyho (Kiinteistön ylläpidon ja huollon ohjelmisto). Sen tärkein sovelluskohde oli OKO Vallila-kortteli Helsingissä vuonna dbase-tietokantaversio valmistui vuonna 1992 ja se sai nimekseen RYHTI Kehittäminen yrityksen menetstyksen tukipilari 131

3 Tapiola-yhtiöiden pitkäaikainen kiinteistöjohtaja Asko Salminen kertoo omista RYHTI-kokemuksistaan (Rakennusten ylläpidon ja huollon teknistaloudellinen isännöinti). Ensimmäinen asiakas oli ABB:n Pitäjänmäen teollisuusalue. Sen jälkeen ohjelman jatkokehitykseen ryhdyttiin panostamaan voimakkaasti. Ensimmäinen Windows-sovellus, joka perustui Access-tietokantaan, julkaistiin luvun alun RYHTI-ohjelmiin sisältyivät kiinteistön laitetietojen hallinta ja ennakkohuoltotoiminnot. Ohjelmalla voitiin laatia huoltosuunnitelma, tulostaa ja kuitata viikkotyölistat sekä selata laitteiden huoltohistoriaa. RYHTI:in kehitettiin myös yksinkertainen ilmanvaihtokoneiden energialaskentatyökalu, joka jäi kuitenkin pois tuoteperheestä muutaman vuoden kuluttua. Ulkomaille Muutaman vuoden kehitystyön jälkeen ja positiivisesta asiakaspalautteesta rohkaistuneina RYHTI:lle lähdettiin etsimään vientimarkkinoita ja yhteistyökumppaneita ulkomailta, lähinnä Ruotsista ja Keski-Euroopasta. Vientiponnistelut olivat osa Granlundin kansainvälistymisen strategiaa. Vuonna 1994 solmittiin yhteistyösopimus suuren saksalaisen LVI-urakoitsijan ROM Rudolf Otto Mayer GmbH & Co:n kanssa. ROM-yhteistyö oli erittäin tärkeä vaihe RYHTI:n jatkokehityksessä sekä markkinoinnin että viennin kannalta. Erityisen arvokasta oli saksalaisen kumppanimme tietämys ja tuki ennakkohuollon jatkokehityksessä. ROM-yhteistyönä RYHTI:stä tuli 32-bittinen ja se liitettiin SQL-tietokantaan. ROM ryhtyi markkinoimaan RYHTI:ä Saksassa nimellä TE- GIS (Technische Gebäude Information System). Kun Granlundin toimisto alkoi tosissaan tarjota RYHTIä myös Tapiolan käyttöön, olimme aluksi hieman epäileväisiä. RYHTIhuoltokirjan opettelu ensimmäisessä projektissa, PK 1:ssa, ei oikein jalkautunut perustasolle. Käyttäjät eivät osanneet tai halunneet hyödyntää sitä. Granlundin kutsui tuolloin koolle ryhmän yrityksiä seminaareihin käsittelemään, miten RYHTIä voitaisiin hyödyntää myös kiinteistöjohtamisen välineenä. Meidän lisäksemme mukana olivat mm. Elisa, Senaatti ja Nokia. Siellä jaoimme kokemuksia ja kerroimme, miten oma kehitys oli menossa. Kun meidän ja Granlundin väki kävivät läpi RYHTIideologiaa, asia kirkastui meillekin. Tekninen isännöinti oli enemmän työmaa- ja urakoitsijakeskittynyttä. Myös PCosaaminen oli varsin pientä. Saimme konsulttiapua aivan kädestä pitäen, ja asiat alkoivat vähitellen luistaa. Laadimme PTS-budjetin ja tavoitteet ja se oli osa tulospalkkausta. Kävimme yhdessä asioita läpi kuukausittain, ja aina mentiin eteenpäin. RYHTI Executive - raportointi on johtoryhmän työkalu. Jos raporttien liikennevaloissa oli paljon punaista, se edellytti ongelmiin puuttumista ja niiden pikaista ratkaisua. Se on tosi hieno systeemi, jossa koko kiinteistömassasta kerrotaan tärkeimmät tunnusluvut. Siihen aikaan oli ongelmallista kilpailuttaa huoltoyhtiöitä. Kunnollisia tarjouksia oli vaikeaa saada, ja se vaati työtä. RYHTI tarjosi mainion työkalun myös siihen. Tarjoukset olivat samalla viivalla, neuvottelut ja sopimukset oli helppo järjestää, ja saimme kunnon raportit. Kaikille oli selvää mitä vaaditaan ja mahdolliset reklamaatiot hoidetaan niin korkealla tasolla palvelun tuottajan kanssa, että yritysjohto on niistä tietoinen. Se oli myös palvelun tuottajilla kehittymisen paikka. Hyvät talonmiehet eli kiinteistöjen kävelevät muistikirjat alkavat olla ehtyvä luonnonvara. 132 Insinööritoimisto Olof Granlund Oy

4 Huollon ohjaus ja hallinta Huollon kiipailutus ja seuranta make me look smart. Tästä syntyi oivallus, että informaatio on tärkeää johtamisessa ja että sitä hallitsemalla voimme palvella asiakastamme. Kansainvälinen yhteistyö käynnistyi ja laajeni myös Nokian kanssa. RYHTI-järjestelmät toimitettiin Nokian teollisuus- ym. kiinteistöihin Saksassa, Unkarissa, Kiinassa ja Brasiliassa. Tietojen ja dokumenttien hallinta Kunnossapidon suunnittelu ja budjetointi Uusia ominaisuuksia ja kumppaneita 1990-luvun lopulla Kulutuksien seuranta RYHTI-moduulit Vikailmoitusten hallinta ROM-yhteistyö jatkui vuoteen 1999, kunnes konsernin omistus ja sen myötä myös toiminta muuttui. Yhteistyöstä saksalaisen kumppanimme kanssa ja eri yrityskulttuurien kohtaamisesta on kerrottu lähemmin kohdassa Keski-Eurooppaan luvun puolivälissä käynnistyi myös yhteistyö ruotsalaisen automatiikkayrityksen TAC:n kanssa. Haimme RYHTI:lle vientimahdollisuuksia Pohjoismaista ja TAC vastaavasti synergiaetua ylläpidon ja rakennusautomaation integroinnista. TAC ryhtyi sittemmin markkinoimaan RYHTI:ä maailmanlaajuisesti luvun lopulla Granlund sai Englannista kumppaniksi lääkekonserni Pfizerin, joka kiinnostui RYHTI:stä saarivaltion kiinteistöjensä yllä pidossa. Anglosaksinen ylläpidon perinne ja osaaminen ovat korkealla tasolla, joten vastavuoroisesti saatiin arvokasta kansainvälistä tietämystä. Lentäväksi lauseeksi ja eräänlaiseksi punaiseksi langaksi ylläpidon kehitystyössä muodostui Pfizerin johtajan heitto Granlundin edustajalle eräässä heidän kokouksessaan: Give me information and RYHTI-perhe laajeni edelleen. Siihen kehitettiin kulutusseuranta, PTS-suunnittelu eli Kunto- RYHTI, dokumenttienhallinta, Helpdesk ja viivakooditoiminnot. Myöhemmin lisättiin Internet-sovellukseen myös mobiililiittymä. Ruvettiin puhumaan RYHTI-moduuleista, joista asiakkaan sovellus voitiin koostaa tarpeiden mukaan. RYHTI:n kulutusseurannalle oli kysyntää useimmissa kiinteistöissä saatiin merkittävä tilaus Senaatti-kiinteistöiltä, kun sen hallinnoimat tuhannet kiinteistöt liitettiin RYHTI:n seurantajärjestelmään. Kunto-RYHTI kehitettiin alun perin vuonna Sen jatkokehitys käynnistyi vuonna 1999 Senaatti-kiinteistöjen tarpeesta hyödyntää ohjelmistoa eri puolilla maata olevien kiinteistöjensä kunnossapidossa. Senaatti-kiinteistöt oli siihen saakka teettänyt konsulteilla kuntoarvioita ja energiakatselmuksia kunnossapidon suunnittelua ja seurantaa varten. Silmäillessään raporttimäärää Granlundin edustaja sai idean ehdottaa tietokoneohjelman hyödyntämistä PTS- suunnittelussa ja tietojen hallinnassa. Granlund voitti tarjouskilpailun ja niin Kunto-RYHTI:stä tuli Senaatti-kiinteistöjen kunnossapidon työkalu. Kun se otettiin käyttöön, ei vielä eletty Internet-aikakautta, joten tiedot eri toimipisteiden välillä siirrettiin aluksi levykkeiden avulla. RYHTI oli ennen Kunto-RYHTI:ä lähinnä yhden kiinteistön työkalu. PTS-suunnittelun ja Kehittäminen yrityksen menetstyksen tukipilari 133

5 Tapiolan pääkonttori PK 2:n sisätiloja. 134 Insinööritoimisto Olof Granlund Oy

6 ener giaseurannan kehittämien aloitti sen laajentumisen koko kiinteistökannan järjestelmäksi. RYHTI Web näki päivänvalon vuonna Se oli alun perin tarkoitettu RYHTI:n helppokäyttöiseksi perustoimintojen käyttöliittymäksi suuren kiinteistömäärän hallinnassa. Jälkikäteen ajatellen oltiin hieman myöhässä Internetiin siirtymisessä, mutta välimatka kurottiin pian kiinni luvun alkupuolella RYHTI-toiminta oli pääosin kiinteistökohtaisten ohjelmistolisenssien myyntiä ja käytön opastusta. Vähitellen siirryttiin organisaatiokohtaisiin lisensseihin ja järjestelmien koko alkoi kasvaa. Kiinteistökohtaiset tietokannat korvattiin kiinteistökannan palvelintietokannoilla. Samalla myös asiantuntijapalvelujen kysyntä kasvoi. Asiakkaat kaipasivat tukea ylläpidon ja RYHTI:n koulutukseen, huoltotoimintojen kehittämiseen ja ATK-ongelmien selvittämiseen. RYHTI-toiminta laajeni 1990-luvun puolivälissä niin, että kiinteistönpito-osastolle perustettiin erillinen ryhmä vastaamaan ohjelmistojen ja palvelujen myynnistä. Palvelujen keskittäminen antoi myös sysäyksen ylläpidon konsultoinnin kasvulle. Se jatkui voimakkaana 2000-luvulla. Asiakkaiden tietotekniset yhteensopivuusongelmat ja erikoisratkaisut työllistivät enenevästi ohjelmistokehittäjiä. Palokunta-apuakin tarvittiin. Useimmiten ongelmat olivat asiakkaiden omissa järjestelmissä, mutta Granlundilla pidettiin tärkeänä, että erikoisosaamista pystyttiin tarjoamaan RYHTI:n toimivuuden varmistamiseksi. Erityisen hankalia selvitettäviä olivat palvelimien tietokantaongelmat. Usean tietokantasovelluksen tukemisesta luovuttiinkin ja keskityttiin SQL Server -ratkaisuihin. Yhteistyö RYHTI-ryhmän ja ohjelmisto kehityk sen välillä tiivistyi ja muuttui systemaat tisemmaksi. Ohjelmistokehittäjät yrittivät parhaansa mukaan saada RYHTI-markkinoijat sisäistämään, että asiakaslähtöisyys ei tarkoita, että kaikki asiakkaan erikoistoivomukset olisi järkevää ottaa huomioon, koska ohjelmien ylläpito saattaa vaikeutua melkoisesti. Vähitellen siinä onnistuttiinkin ja ohjelmien versiointi alkoi kehittyä. Ylläpidon palvelut kehittyvät Huoltokirja Kiinteistön huoltokirja tuli lakisääteiseksi vuonna Aluksi Granlundilla hieman vähäteltiin sen paperinmakuista nimeä ja sisältöäkin, koska RYHTI oli paljon kehittyneempi tuote ja jopa tietokantapohjainen. Pian kuitenkin ymmärrettiin, että huoltokirjakonsultoinnista voidaan kehittää palvelu, jossa hyödynnetään RYHTI:ä ja asiakkuus voi siitä edelleen laajeta. Huoltokirjakonsultointi on sittemmin kasvanut ja vakiintunut ylläpidon palveluna. Huoltokirjakäsite on myös saanut laajemman sisältömerkityksen koko kiinteistöalalla. Huoltokirjajärjestelmään saattaa kuulua jopa tuhansia kohteita. Toimintaympäristön muutos 2000-luvun vaihteessa Kiinteistöalalla koettiin murros 1990-luvun lopussa, kun kiinteistöjen omistus muuttui sijoitustoiminnaksi ja keskittyi suurille sijoittajaomistajille. Myös ulkomaiset sijoittajat tulivat Suomen kiinteistömarkkinoille. Kiinteistöjen ylläpito siirtyi perinteisiltä asiakkailtamme kiinteistönomistajilta teknisten palvelutoimittajien vastuulle. Yllä pito muuttui sopimuspohjaiseksi, ja palvelukokonaisuuksia ryhdyttiin kilpailuttamaan. Uusi markkinatilanne merkitsi Granlundille ylläpidon palvelujen toimintamallin tarkistamista. Omistaja-asiakkaat olivat lähellä kiinteistöjensä ylläpitoa, mutta sijoittaja-asiakkaiden kiinnostus painottui kiinteistösalkkujen johtamiseen ja Kehittäminen yrityksen menetstyksen tukipilari 135

7 Toiminnan kehittäminen Vastuuorganisaatio Raportointi Käyttäjät ja kumppanit Kiinteistöjohto Raportointi TAHTOTILA Toiminnan tavoitteiden määrittely toimintamalli mittarit Toimintaympäristön luominen Maastoutus sitoutuminen palaute ja ohjaus Mittaaminen seuranta palaute Kiinteistöjohto Tahtotila Vastuuorganisaatio Tahtotila Käyttäjät ja kumppanit Käsiteltävän tiedon ja työn määrä RYHTI-johtamiskolmio ylläpidon osalta palvelujen kilpailuttamiseen ja sopimusten hallintaan. Se oli Granlundin ylläpidon konsultoinnille kasvun paikka. Yritys oli vahva teknisissä asioissa ja sillä oli tekniset työkalut, mutta nyt konsulttien tuli ymmärtää myös kiinteistöjohdon ja ylläpidon johdon tarpeita ja toimia heidän keskustelukumppaninaan. Näkökulmaa oli laajennettava sekä kehitettävä uusia palveluja ja työkaluja. Tuhansista kiinteistöistä vastuussa olevat henkilöt tarvitsivat kokonaisvaltaista informaatiota johtamisen tueksi, tekniset yksityiskohdat eivät heitä kiinnostaneet. RYHTI Executive ylläpidon johtamisen työkalu RYHTI-toiminnan laajentuminen ja toimintaympäristön muutos käynnistivät uudenlaisen, RYHTI-tietoja hyödyntävän johdon raportointityökalun kehityksen. Sen tuli palvella ylläpidon seurantaa ja ohjausta suuressa kiinteistökannassa. Kiinteistöjen toimivuutta piti voida mittaroida ja verrata tavoitteisiin. Tarvittaessa oli myös voitava porautua syvemmälle teknisiin tietolähteisiin. Kehittämistä varten perustettiin BIC -projekti, 43 johon saatiin rahoitusta Tekesiltä. Kehityksen tuloksena syntyi johdon raportointityökalu, joka sai nimekseen RYHTI Executive. Johdon raportointi herätti välittömästi asiakkaiden kiinnostuksen ja heidän kanssaan ryhdyttiin kehittämään raportointimalleja ylläpidon seurannan ja ohjauksen eri tarpeisiin. Granlundin edustajat osallistuivat liiketoimintakumppanien kehitys- ja ohjausryhmien työskentelyyn ja auttoivat heitä ylläpidon prosessien kehittämisessä. Keskustelu raportointitarpeista virisi usein vilkkaaksi, kun vielä työkalujen uusia mahdollisuuksia havainnollistettiin PowerPoint-raporttimalleilla. Perusedellytys kiinteistöjen tietojen todelliseen hyödyntämiseen raportoinnissa on niiden luotettavuus ja kattavuus. On hieman paradoksaalista, 43 BIC, Building Intelligence Concept, Tekes-projekti Insinööritoimisto Olof Granlund Oy

8 mutta inhimillistä ja käytännön vaikeuksia kuvaavaa, että tietojen ajantasaisuus on ollut tavallisesti RYHTI Executive -raportoinnin ja parannustoimenpiteiden ensimmäinen kohde. Vasta sitten on voitu ryhtyä uudistamaan ylläpidon prosesseja. RYHTI vuonna 2010 Kahdessakymmenessä vuodessa RYHTI on kasvanut Excel-ohjelmasta laajaksi järjestelmäksi, joka palvelee suurta kiinteistökantaa, ylläpidon eri osa-alueita sekä organisaatiotasoja kiinteistöjohdosta ylläpidon johtoon ja käytännön huoltotoimintaan. RYHTI:llä on huomattava määrä asiakkaita Suomessa ja ulkomailla. Tätä ei luonnollisesti osattu kuvitella 1990-luvun alussa, mutta miten ajatukset ovat kehittyneet ja miltä RYHTI:n tulevaisuus näyttää? Vielä 1990-luvun lopulla oli yleisintä, että kiinteistönomistajat hallitsivat kiinteistöjensä tietoja. Sen jälkeen tiedonhallinta on alkanut muuttua palveluksi, ja uskomme kehityssuunnan jatkuvan. RYHTI:n osalta jo suuri osa asiakkaittemme RYHTI-tiedoista on yrityksemme palvelimilla, ja tehtävämme on huolehtia niiden ajantasaisuudesta ja saatavuudesta. Asiakas maksaa yhä useammin tietopalveluista vain niiden käytön laajuuden perusteella ns. SaaS-palveluna (Software as a service). Suunnittelutietojen hyödyntäminen ylläpidossa eli tietojen elinkaarihallinta oli johtoajatuksemme, kun RYHTI-ohjelmaa alettiin aikanaan kehittää. Olimme silloin pioneereja, mutta kahdenkymmenen vuoden jälkeen joudumme toteamaan, että se ei ole onnistunut aivan odotuksiemme mukaisesti. Suunnitteluprojekteja, joissa tiedot on siirretty tietokantamuodossa ylläpitoon, on ollut käytännössä melko vähän. Se saattaa hieman ihmetyttää, koska rakennusten suunnittelussa tiedonsiirto sovellusten välillä on jo kehittynyt melko pitkälle, ja tietomallit ovat olleet arkipäivää jo kauan. Syitä jälkeenjääneisyyteen on useita. Ylläpidon palvelujemme painopiste on siirtynyt yksittäisten kiinteistöjen sijasta koko kiinteistökannan hallintaan, jossa tietomallit yleistyvät vasta uudisrakentamisen myötä. Tiedonsiirron standardointi on ollut eräs este, mutta sen osalta kansainvälinen kehitystyö on aktivoitunut erityisesti viime aikoina. Uskomme, että tietomallit yleistyvät myös ylläpidossa. RYHTI:n jatkokehityksessä se on meille tärkeä osa-alue. Tietomallisovelluksia voivat hyödyntää kaikki kiinteistöstä vastaavat henkilöt ja tilojen käyttäjät. Tietomallien potentiaaliset hyödyntämismahdollisuudet ovat lähes rajattomat rakennuksen tietojen, toimivuuden ja tavoitteenmukaisuuden reaaliaikaisessa hallinnassa. Kehittäminen yrityksen menetstyksen tukipilari 137