Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin

Transkriptio

1 Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin 2017 THL / OPER 1

2 Käytönvalvonnan kokonaisuus Ammattioikeus ja organisaation määrittelemät työtehtävät Lokivalvonta Ammattihenkilön todentaminen Ammatillinen harkinta Asiayhteys (sama palveluyksikkö asiakkaalla ja työntekijällä) Käyttöoikeus Tietojen käsittelyn erityinen syy 2017 THL / OPER 2

3 Lakiperuste Sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden on määriteltävä ammatillisen henkilöstön käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin palvelutehtävittäin. Määrittelyssä on otettava huomioon kunkin henkilön työtehtävät. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset niistä perusteista, joiden mukaisesti sosiaalihuollon palvelunantajan on määriteltävä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, THL / OPER 3

4 Määräyksen soveltamisala Määräystä sovelletaan sosiaalihuoltoa tai sosiaalipalveluja järjestäviin, tuottaviin tai toteuttaviin viranomaisiin sekä yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) tarkoitettuihin palvelujen tuottajiin ja toteuttajiin. Määräys koskee sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) 23 :ssä säädettyä sosiaalihuollon palvelunantajan palveluksessa toimivan, sosiaali- ja terveydenhuollon ammatillisen henkilöstön käyttöoikeuksien määrittelyä sähköisesti talletettuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin THL / OPER 4

5 Yleistä Käyttöoikeuksilla varmistetaan, että työntekijät pääsevät käsittelemään ainoastaan niitä asiakastietoja, jotka liittyvät sisällöllisesti kullekin osoitettuihin työtehtäviin. Työntekijän käyttöoikeudet eivät saa olla laajemmat kuin hänen työtehtävänsä edellyttävät. Henkilön työtehtävien muuttuessa myös hänen käyttöoikeutensa tulee muuttaa uusien työtehtävien mukaisiksi. Käyttöoikeuksien rajaaminen ei poista moniammattillisen yhteistyön tarvetta eikä saa rajoittaa sen tekemistä. Asiakastietojen käsittely edellyttää aina myös ammattilaisen harkintaa THL / OPER 5

6 Tiedot, joihin käyttäjäroolit perustuvat Käyttöoikeuksien määrittelyä varten kuvataan käyttäjärooleja, jotka perustuvat henkilöstön työtehtäviin. Käyttäjäroolien kuvauksen tulee pohjautua Koodistopalvelussa julkaistuihin luokituksiin 1) Sosiaalihuolto Palvelutehtävä 2016 (THL:n määräys 1/2016) ja 2) Sosiaalihuolto Sosiaalipalvelut (2016). Kuvauksissa hyödynnetään tarvittaessa myös Koodistopalvelussa julkaistuja luokituksia 3) Sosiaalihuolto Sosiaalihuollon palveluprosessi ja 4) Sosiaalihuolto Asiakasasiakirjatyyppi. Käyttöoikeudet sidotaan käyttäjärooleihin. Työntekijällä voi työtehtäviensä perusteella olla yksi tai useita käyttäjärooleja THL / OPER 6

7 Käyttäjäroolien muodostaminen Lähtökohtaisesti työntekijällä on käyttöoikeus työtehtävien kannalta välttämättömiin asiakastietoihin siinä palvelutehtävässä (pt), johon hänen työtehtävänsä kohdistuvat. Tarvittaessa käyttöoikeus laajennetaan niihin muissa palvelutehtävissä syntyneisiin asiakastietoihin, joita työntekijä säännönmukaisesti tarvitsee työnsä suorittamiseksi. Silloin kun työn suorittaminen ei edellytä kaikkien palvelutehtävään liittyvien asiakastietojen käsittelyä, käyttöoikeus rajoitetaan 1) osaan palvelutehtävässä annettavista sosiaalipalveluista (sp), 2) tiettyihin palveluprosesseihin (pp) tai 3) tiettyihin palvelutehtävässä laadittaviin asiakasasiakirjoihin (ak) THL / OPER 7

8 Käyttäjäroolien määrittelyn yksityiskohtaiset perusteet Määräys sisältää 12 kohtaa työtehtäviin liittyvien käyttäjäroolien määrittelystä Käyttäjäroolit pohjautuvat yleisiin perusteisiin (pt, sp, pp, ak) ja niihin tarvittaviin laajennuksiin ja rajauksiin. Esimerkki: Sosiaalipäivystys Sosiaalipäivystystä (sp) antavalla työntekijällä on käyttöoikeus kaikissa palvelutehtävissä syntyneisiin asiakastietoihin lukuun ottamatta perheasioiden sovittelua (sp) THL / OPER 8

9 Esimerkkejä käyttäjäroolien määrittelyn perusteista Sosiaalipäivystys (sp) Päihdehuollon (pt) sosiaalityö (sp) tai -ohjaus (sp) Lapsiperheiden palvelujen (pt) sosiaalityö (sp) tai -ohjaus (sp) Lapsiperheiden palvelut (pt) Työikäisten palvelut (pt) Iäkkäiden palvelut (pt) Päihdehuolto (pt) Lastensuojelu (pt) Esimerkki 1 Esimerkki 2 Esimerkki Vammaispalvelut (pt) 3 Perheoikeudelliset palvelut (pt) - Perheasioiden sovittelu (sp) 2017 THL / OPER 9

10 Käytönhallinnan prosessi Sekä lisäksi aktiivinen käytön seuranta ja käyttö- ja luovutuslokin valvonta THL / OPER 10

11 Ohjeistusta suunnitteilla Määräys koskee sosiaalihuollon palvelunantajia, joilla on ensisijainen vastuu oman henkilöstön ohjeistamisesta. Yleisen tason valtakunnallinen ohjeistus on kuitenkin tarpeellista ja se on suunnitteilla. Esimerkit valtakunnallisista ohjeista seuraavilla dioilla. SosKanta-hankkeen tuotoksena julkaistaan esimerkki määräyksen käytännön soveltamisesta pilottiorganisaatiossa. Esimerkki julkaistaan sostiedonhallinnan sivuilla THL / OPER 11

12 Asiakasasiakirjat ja niihin liittyvät palvelutehtävät, sosiaalipalvelut ja palveluprosessit 2017 THL / OPER 12

13 Työtehtävät ja palvelutehtävät esimerkki uudesta ohjeesta, joka valmistelussa 2017 THL / OPER 13

14 Lähteitä THL:n määräys käyttöoikeuksien perusteista Ratkaisuarkkitehtuuri Käyttöoikeuksien logiikkaa ja käyttövaltuushallintaa on kuvattu luvuissa 4 ja 7. Palvelutehtävistä ja sosiaalipalveluista Sosiaalihuollon palveluprosessit Sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyypit löytyvät koodistopalvelimelta: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyypit Asiakastietojen määrittelyt 2017 THL / OPER 14