SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN KANSALLINEN KEHITTÄMINEN

Transkriptio

1 SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN KANSALLINEN KEHITTÄMINEN Kirjaamisvalmennuksen tietopaketti sote-esimiehille

2 SISÄLTÖ Mitä ja miksi? Kansa-koulu II -hankkeen esittely Kirjaamisvalmentajien valmennuksen esittely Kanta-palvelut sosiaalihuollossa 2

3 MITÄ JA MIKSI? Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) kirjaamisvelvoite sosiaalihuoltoon Kaiken takana on Kansa Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke vuosille Hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiakastiedon saatavuus siellä, missä se on tarpeen asiakkaan palvelun suunnittelemiseksi tai järjestämiseksi Palveluja suunnitellaan ja järjestetään kunnissa/kuntayhtymissä/maakunnallisesti, eli kehittäminen hyödyttää lopulta paikallisia toimijoita Sote- ja maakuntauudistusten kaatuminen ei muuta isoa kuvaa, jossa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö tähtää sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin Tämä vaatii muutoksia niin toiminnan kuin tietojärjestelmienkin tasoilla Esimiehet ovat organisaatioissa keskeisessä roolissa viemään näitä asioita eteenpäin, sopimaan linjauksista ja tekemään päätöksiä 3

4 KANSA-KOULU II -HANKE Kansa-koulu II -hanke tukee määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanoa sosiaalialalla ja jatkaa Kansa-koulu-hankkeessa ( ) aloitettua työtä Hanke toteutetaan ajalla Hanketta hallinnoi Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom Hankkeen asiantuntijat toimivat Sosiaalialan osaamiskeskuksissa Keskeisin toimijaverkosto: Sosiaalialan osaamiskeskusverkosto Kunnat, kuntayhtymät, maakunnat Hyvinvointialan liitto Sosnet-verkosto AMK-verkosto Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on hankkeen valtionapuviranomainen 4

5 KANSA-KOULU II -HANKKEEN TARKOITUS JA TAVOITTEET Tarkoituksena on tukea sosiaalialan tiedonhallinnan kansallista kehittämistyötä, jossa tähdätään sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin Asiakastiedot ovat saatavilla siellä, missä niitä tarvitaan, ja asiakastietoa kirjataan yhtenäisesti sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimusten mukaisesti Sosiaalialan henkilöstön osaamista vahvistetaan tiedonhallinnan käytännöissä ja määrämuotoisessa kirjaamisessa Tavoitteet jaettu neljään työpakettiin TP 1 Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönoton tukeminen TP 2 Määrämuotoisen kirjaamisen osaamisen laajentaminen uusiin kohderyhmiin sote-esimiehet, koulutusorganisaatiot, yksityiset palveluntuottajat, kuntien asiakirjahallinnosta vastaavat henkilöt, sosiaalipalvelujen asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjät TP 3 Määrämuotoisen kirjaamisen jatkokehittäminen valtakunnallisesti yhtenäisellä tavalla TP 4 Nykytilan kartoituksen työkalun käyttöönoton edistäminen Linkki kyselytunneille: 5

6 KIRJAAMISVALMENNUS KANSA-KOULU- HANKKEESSA MITÄ OSAAMISTA ORGANISAATIOISTA JO LÖYTYY? Organisaatioiden kirjaamisvalmentajat hallitsevat valmennuskokonaisuuden Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki ja Kanta-palvelut Kirjaamisen perusperiaatteet ja käytännöt sekä määrämuotoinen kirjaaminen Kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla Sosiaalipalvelujen luokitus, asiakastietomalli ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanasto Asiakaslähtöisyys, etiikka, osallisuus ja kieli kirjaamisessa Tietosuoja ja tietoturva Valmennuskokonaisuus sisälsi 4 valmennuspäivää ja 2 päivää tehtävien tekoa Kirjaamisvalmentajia on tällä hetkellä koko Suomessa n

7 KIRJAAMISVALMENTAJAN TEHTÄVÄT Suunnitella ja järjestää oman organisaationsa tai alueensa kirjaamisvalmennukset eli valmentaa määrämuotoista kirjaamista sosiaalihuollon ammattilaisille Pelkkä osallistuminen kirjaamisvalmentajien valmennukseen ei riitä! Osallistua alueellisen kirjaamisvalmentajaverkoston toimintaan Verkostotapaamisiin tuodaan ajankohtaista tietoa kirjaamisesta ja Kantaan liittymisestä Kirjaamisvalmentajien tehtävänä on levittää ajankohtaista tietoa omassa organisaatiossaan Osallistua kansallisesti järjestettäviin kirjaamisosaamisen vahvistamisen tilaisuuksiin (esim. THL:n järjestämät kirjaamisvalmentajien kesäpäivät) Esimiesten on tärkeää mahdollistaa kirjaamisvalmentajan työajan käyttö sekä valmennusten valmisteluun ja järjestämiseen että verkostojen toimintaan osallistumiseen ja oman osaamisen päivittämiseen! Tärkeää huolehtia myös kirjaamisvalmentajien omien työyksiköiden resurssit kuntoon, sijaistarpeet ym. asiat 7

8 KIRJAAMISVALMENNUS OMISSA ORGANISAATIOISSA Organisaatioiden käyttöön on tehty moduulimuotoinen valmennusmateriaali Kirjaamisvalmentajilla on tunnukset sähköiseen oppimisympäristöön, josta materiaali löytyy Organisaatioiden omat valmennukset ovat modifioitavissa kunkin tarpeista ja lähtökohdista käsin, kaikkia aihepiirejä ei tarvitse käsitellä Valmennusten sisältö on hyvä suunnitella yhteistyössä kirjaamisvalmentajien ja esimiesten kanssa Esimiesten tuella on iso merkitys valmennusten onnistumisessa Miten kirjaamisvalmennus markkinoidaan, velvoitetaanko kaikki osallistumaan valmennuksiin, miten valmennusten järjestäminen koordinoidaan, miten opitun vieminen käytäntöön mahdollistetaan, miten työntekijöiden vaihtuvuus huomioidaan jne. Kirjaamisvalmentajien osaamista kannattaa hyödyntää! 8

9 KIRJAAMISVALMENNUS SOTE-RAJAPINNAN PALVELUISSA Kirjaamisvalmennus koskee sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamista Sote-palvelujen osalta erityisen haasteen muodostaa se, ettei palveluille ole vielä tehty määrittelyjä ja lainsäädäntö on osin vanhentunutta Lainsäädäntö tuntee tällä hetkellä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ja rekisterit pitkälti erillisinä Sote-palveluja ei ole määritelty eikä niille ole asiakirjarakenteita Kirjaamisvalmennus vahvistaa osallistujien yleistä kirjaamisosaamista ja selkiyttää asiakas- ja potilastietojen tunnistamista ja erottelua 9

10 KANTA-PALVELUT SOSIAALIHUOLLOSSA Sosiaalihuollon asiakastiedot tullaan arkistoimaan asiakasasiakirjoina Kanta - palveluihin pysyvästi, muita vaihtoehtoja pysyvään sähköiseen säilyttämiseen ei ole. Lisäksi: Asiakastiedon arkiston kautta asiakastiedot ovat entistä kattavammin sosiaalihuollon ammattihenkilöiden käytettävissä Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita -> asiakastiedot myös asiakkaan käyttöön Arkistonhoitajan käyttöliittymä on tehty sosiaalihuoltoon Sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin on jaettu neljään päävaiheeseen. Ensimmäinen vaihe on jaettu neljään käyttöönottoaaltoon. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö alkoi Kela vastaa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston teknisestä toteutuksesta THL vastaa Kanta-palveluiden suunnittelusta ja toiminnallisista määrittelyistä, organisaatioiden käyttöönoton ohjauksesta ja tuotannonaikaisen käytön seurannasta 10

11

12 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan (THL: Käyttöönottojen aikataulu ja ohjattu tuki ennen uusia sote-alueita

13 13

14

15 ASIAKASTIEDON ARKISTO VUONNA 2020 Tuotantoon tulee uusi versio = se versio, johon tulee liittymisvelvollisuus asiakastietolain mukaisesti Jo nyt liittyneet ottavat käyttöön uusia toiminnallisuuksia (mm. rakenteisen tiedon tallentaminen mahdollistuu) Vanhoja asiakirjoja saa tallentaa myös vuoden 2020 jälkeen Omakanta tulee sosiaalihuoltoon Tulevaisuuden suunnitelmia: Tietoallas hyödyntäisi Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa, tämä korvaisi erilliset tilastotuotannon vaateet THL:n suuntaan? Rakenteisen tiedon palauttaminen asiakastiedon arkistosta soteorganisaatiolle v

16 HARJOITUS TEKEE MESTARIN KELA tarjoaa käyttöön asiakastietojärjestelmän testiympäristön, joka on tietojärjestelmätoimittajien ja kehittämistyössä mukana olevien organisaatioiden käytettävissä 16

17 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan (THL: : Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto: Sote-organisaatio)

18 MILLOIN ALKAA TAPAHTUA? Asiakastyö muuttuu jo Kanta-palvelujen käyttöönoton I vaiheessa paljon Uudet määritykset, termit ja lomakkeet tulevat käyttöön: palveluprosessit, yleiset asiakirjatyypit, palvelutehtävät, sosiaalihuollon asiakas- ja ilmoitusrekisteri, käyttöoikeusmääräys Valtionavustusta saavat liittymishankkeet toimivat hyvinä esimerkkeinä muutoksista THL aloittaa valmistautumisen määräyksen antamiseen asiakasasiakirjarakenteista vuonna 2019 Tätä ennen tulossa suunnitelma rakenteisten asiakasasiakirjojen tallentamisen ja tuetun käyttöönoton vaiheistuksesta Määräys kustakin asiakirjakokonaisuudesta 1,5-2 vuotta ennen pakollisen tallentamisen käynnistämistä Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (HE 300(2018 vp) raukesi, sen mukaan asiakastiedon arkistoon olisi pitänyt liittyä (julkinen sektori) tai (yksityinen sektori) mennessä Asiakasasiakirjojen pakollinen rakenteinen tallentaminen alkaisi vuonna 2023 Ohje 5/2018: THL/1181/ /2018: Sosiaalihuollon yksiköiden ilmoittaminen soteorganisaatiorekisteriin Tietoja tarvitaan Kanta-palvelujen käytössä esim. asiakastietojen suojaamisessa ja asiakasasiakirjojen hallinnassa Suunnitelmat eivät riipu soten tai valinnanvapauden toteutumisesta tai toteutumattomuudesta Asiakastiedon arkistossa ei ole asiakastietolaista riippuvaisia perustoiminnallisuuksia Arkistoon voi liittyä oma toimiala edellä Älä jää odottamaan! 18

19 LIEDON JA TURUN KOKEMUKSIA KANTA- LIITTYMISESTÄ 19

20 KANTA-PALVELUJEN KÄYTTÖÖNOTON MARSSIJÄRJESTYS 1. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain velvoittaman määrämuotoisen kirjaamisen mukainen toiminta organisaatioissa Kirjaamisvalmennus tukee tämän tehtävän toteuttamista! 2. THL:n verkkokoulun hyödyntäminen organisaatioissa 3. THL:n järjestämät toimintatapakoulutukset käyttöönoton aaltoihin ilmoittautuneille organisaatioille 20

21 Tavoitetila edellyttää: TOIMINTA TIETO Yhtenäinen palvelujäsennys Yhtenäiset toimintaprosessit Ohjeistetut kirjaamiskäytännöt Yhtenäiset käsitteet Yhtenäiset tietosisällöt Yhtenäiset tietorakenteet Teknisesti yhtenäiset asiakirjat TEKNOLOGIA Yhtenäiset standardit Teknisesti yhtenäiset tiedonjaon ratkaisut Yhteentoimivat ohjelmistot Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Tiedon saatavuuden hallinta JÄRJESTELMÄ

22 LISÄTIETOJA llon-asiakastiedon-arkisto THL:n sivujen kautta voit tilata sosiaalihuollon tiedonhallinnan uutiskirjeen! 22