HANKINTATOIMI TÄNÄÄN JA HUOMENNA

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "HANKINTATOIMI TÄNÄÄN JA HUOMENNA"

Miina Pauliina Sipilä
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 HANKINTATOIMI TÄNÄÄN JA HUOMENNA 1

2 Nykytila-analyysin yhteenveto Erään projektin yhteenveto vuodelta 2009 Hankinnan näkökulmasta katsottuna XX on erittäin pirstaloitunut organisaatio. Kaikki tekevät hankintoja ja vain osa hankinnoista kulkee sovitun toimintamallin mukaisesti. Hankintojen johtamiskäytäntö on toteutettu hajautetun mallin mukaisesti Ei ole konsernin laajuista hankintastrategiaa Hankinnan prosesseja ja työkaluja ei ole kuvattu Parhaiden käytäntöjen jakaminen on ontuvaa. Hyviä ja jaettavia käytäntöjä on tunnistettu projektin aikana, esimerkiksi vuosikymmenten saatossa jalostunut syvällinen toimittajayhteistyö. Hankinnalla on heikko asema XX:ssa Historiallisesti XX:ssa henkilöillä on ollut oikeus ja osin velvollisuuskin hankkia itsenäisesti Hankinnan rooli ja mandaatti päätöksenteossa ovat epäselviä Hankinnalla on alhainen ambitiotaso kustannusjohtajuuteen, saatavuus on ollut avainasia tähän saakka. XXn hankintoja on ohjannut saatavuuden varmistaminen, ei hinta. 2

Hankintojen johtamiskäytäntö on toteutettu hajautetun mallin mukaisesti Ei ole konsernin laajuista hankintastrategiaa Hankinnan prosesseja ja työkaluja ei ole kuvattu Parhaiden käytäntöjen jakaminen

3 Kommentteja hankintajohtajilta On paljon toimittajia ja asiakkaita, joiden kanssa me joudumme työskentelemään. Ja vain muutamia, joiden kanssa saamme työskennellä! Yhteistyön syventäminen ja asioista puhuminen suoraan ilman kiertelyä toi yhteistyön toimittajan kanssa aivan uudelle tasolle. Heillähän oli aivan loistavia ideoita meidän liiketoimintaa tukemaan. Taantumassa on se hyvä puoli, että vihdoinkin yrityksemme on heräämässä hankintatoimen tärkeyteen ja sen tehokkaalla toiminnalla saataviin kilpailuetuihin. Uskaltaako kiinalaiselle toimittajalle kertoa kaikkea? Me emme ainakaan uskalla, hehän kopioivat heti ideamme. Kyllä meillä on ihan hyvät ostajat. Moni heistä on tehnyt samaa työtä kymmeniä vuosia.

Heillähän oli aivan loistavia ideoita meidän liiketoimintaa tukemaan.

Hankintatoimen vertailu Kustannussäästö 0-2% Minimi näkyvyys Heikko Keskiarvo Parhaat 2-5% tunnistettu säästö hankintatoimen ulkopuolella 5% tai enemmän sidottu yrityksen talousmittareihin Hankinnan

4 Hankintatoimen vertailu Kustannussäästö 0-2% Minimi näkyvyys Heikko Keskiarvo Parhaat 2-5% tunnistettu säästö hankintatoimen ulkopuolella 5% tai enemmän sidottu yrityksen talousmittareihin Hankinnan ROI % % 700% tai enemmän Kustannusten hallinta 0-30% sisältää pääkustannusryhmät Budjetointiprosessi hankinta ei osana budjetointia 30-70% sisältää ydinkustannusryhmät budjetoidaan hankinnan ohjeiden mukaisesti Taloussuhteet satunnainen yhteydenpito säännöllinen yhteydenpito yhteistyö talousjohtajan kanssa Teknologioiden käyttö Aktiivisia toimittajia per hankintahenkilö Hyväksyttyjen hankintasuunnitelmien kattama osuus ostoista Sopimusten kattama osuus ostoista perus tai osittainen toimitusten hallinta järjestelmä laaja toimitusten hallintajärjestelmä (hankinta, sopimukset, e-hallinta, maksusuoritukset, jne.) linkitetty talouden järjestelmiin kustannusten analysointi 70% tai enemmän sisältää kompleksiset kustannusryhmät hankinta on integroitunut osa budjettisuunnittelua ja jatkuvaa seurantaa jatkuva yhteydenpito luottamuksellinen suhde talousjohtajan kanssa täysimittainen toimitusten hallintajärjestelmä vahva linkitys talouden järjestelmiin yritystason suorituskyvyn hallintajärjestelmä käytössä % 98% 5% 95% 4

hankinnan ohjeiden mukaisesti Taloussuhteet satunnainen yhteydenpito säännöllinen yhteydenpito yhteistyö talousjohtajan kanssa Teknologioiden käyttö Aktiivisia toimittajia per hankintahenkilö

Hankinnan käytäntöjen kehittyminen eilen, tänään, huomenna Klassinen hankinta Fokus hinnassa Asiakas on Kuningas - asenne Kaikki toimittajat samanarvoisia Kustannus seuranta Hankinta hajautettu

5 Hankinnan käytäntöjen kehittyminen eilen, tänään, huomenna Klassinen hankinta Fokus hinnassa Asiakas on Kuningas - asenne Kaikki toimittajat samanarvoisia Kustannus seuranta Hankinta hajautettu taktinen funktio Traditionaalinen ostaja rakenne strategisillekin hyödykkeille Parhaat käytännöt tänään Fokus hinnassa (kustannusten kautta) Ylemmän johdon asennemuutos, strateginen hankinta Selkeä toimittaja segmentointi Kehittynyt toimittajaseurant a Keskitetty toimittaja valinta ja koordinointi Strategiset ostajat Parhaat käytännöt huomenna Fokus kokonaiskustann uksissa ja Arvo / Kustannus suhteessa Yhteiset mittaamisen periaatteet Toimittaja segmentoinnin kehittyminen, vertikaaliset integraattorit Ratkaisujen ostaminen 5

asennemuutos, strateginen hankinta Selkeä toimittaja segmentointi Kehittynyt toimittajaseurant a Keskitetty toimittaja valinta ja koordinointi Strategiset ostajat Parhaat käytännöt

6 Parhaita käytäntöjä hankinnan tulokselliseen kehittämiseen Jatkuva parantaminen S U O R I T U S K Y K Y Diagnoosi ja innovointi 1. Kyvykkyyksien ja nykytilan arviointi 2. Poikkifunktionaalisten kategorioiden perustaminen 3. Tiedon ja toimittajien konsolidointi (Spendi) 4. Strategian luominen 5. Toimintamallien määrittäminen 6. Kompetenssien määrittäminen Toiminnallistaminen 1. Tuloskortin käyttäminen strategian mittaamisessa 2. Prosessin ja järjestelmien hyödyntäminen 3. Kokonaiskustannus (TCO) ajattelu 4. Toimittajaportfolion kehittäminen 5. Poikkifunktionaalinen suunnittelu 6. Kompetenssien täsmäkehittäminen 1. Jatkuvan parantamisen kulttuuri, maailman luokan osaaminen 2. Toimintamallien ja prosessien integrointi 3. Kokonaisoptimointi ja hyötyjen jakaminen 4. Pitkäaikaiset kumppanuudet ja sopimukset 5. Kumppanuuksien tuloksellinen johtaminen AIKA Vaihe 1 Vaihe 2 Vaihe 3 6

Kompetenssien määrittäminen Toiminnallistaminen 1. Tuloskortin käyttäminen strategian mittaamisessa 2. Prosessin ja järjestelmien hyödyntäminen 3. Kokonaiskustannus (TCO) ajattelu 4.

7 Toimittaja Asiakas Ketteränä arvoketjussa uusien kyvykkyyksien rakentaminen Tarjoama uudessa tilanteessa Tarjoama lähtötilanteessa Tarjoama uudessa tilanteessa Tarjoama lähtötilanteessa Kyvykkyyksien siirto toimittajalle Asiakkaan investointi uusiin kyvykkyyksiin (Cordon & Vollman 2008, The Power of Two) 7

tilanteessa Tarjoama lähtötilanteessa Kyvykkyyksien siirto toimittajalle

8 Yhteistyön konkreettiset hyödyt (win win) Aikainen osallistuminen asiakasprojektin tekniseen määrittelyyn Parempi standardisoinnin hyödyntäminen, alemmat kustannukset Pitkäaikaiset sopimukset ja katalogien hyödyntäminen Skaalaedut, nopeutunut time to market ja käyttöpääoma Yleiset sopimusehdot Tehostunut hallinto ja konfliktinhallinta Selkeä sitoutuminen kumppanuuteen, avoimuus ja reiluus Pitkäaikainen luottamus 8

katalogien hyödyntäminen Skaalaedut, nopeutunut time to market ja käyttöpääoma Yleiset sopimusehdot

Teknologian ja palveluiden markkinoille tulon nopeus Ensiluokkainen laatu 100 % toimitusvarmuus Kokonaiskustann usjohtajuus suunnittelusta tuotantoon Lisäarvoa

9 Teknologian ja palveluiden markkinoille tulon nopeus Ensiluokkainen laatu 100 % toimitusvarmuus Kokonaiskustann usjohtajuus suunnittelusta tuotantoon Lisäarvoa asiakkaille hankinnan kautta Asiakkaat Verkoston yhteistyön ja kyvykkyyksien kehittäminen Toimintamallie n integrointi Poikkifunktionaa linen yhteistyö Toimittajat 9

asiakkaille hankinnan kautta Asiakkaat Verkoston yhteistyön ja kyvykkyyksien

10 Kokonaiskustannusten hallinnan elementit ja analysointialueet Kustannusrakenteen analysointi Hallinto Hallinto Palvelutuotanto Palvelutuotanto 10-20% Säästömahdollisuudet (esimerkki) Palvelutuotanto (käyttö) Yhteisten sopimusten noudattaminen Standardisointi yli yksikkörajojen Standardisointi yli asiakkuuksien Tarpeiden rationalisointi toimittajien ja asiakkaiden kanssa Tuotannon käytön vähentäminen Tuotanto 30% Hallinto 20% Hallinto- ja prosessitehokkuus Ostotilausten automatisointi Laskujen ja ostovelkojen yhdistäminen Toimittajamäärän vähentäminen EDI ja e-laskutus Sopimusten hyödyntäminen Strategisten ja operatiivisten hankintojen erottaminen Virheiden ja reklamaatioiden vähentäminen Ostohinta Ostohinta Hinta 50% Nykytila Hankinnan focus Tavoitetila Rajoitettu focus Hinta Skaalaetujen hyödyntäminen Suoritusmittariston laatiminen Kustannussäästöjen asettaminen Fakta-pohjaiset neuvottelut Toimittajien kehittäminen ja lukumäärän vähentäminen Strategisten toimittajasuhteiden kehittäminen Suorituskyvyn mittaaminen 10

vähentäminen Tuotanto 30% Hallinto 20% Hallinto- ja prosessitehokkuus Ostotilausten automatisointi Laskujen ja ostovelkojen yhdistäminen Toimittajamäärän vähentäminen EDI ja e-laskutus Sopimusten

11 Paras käytäntö kustannustenhallintaan Yritykset, joilla on alla olevat kuusi käytäntöä systemaattisesti käytössä, saavuttavat viime aikaisten hankintatutkimusten perusteella tyypillisesti 3-7% vuotuiset kustannussäästöt. 1. Keskitetty hankintaorganisaatio 2. Strateginen hankinnan toimintamalli 3. Kyvykkäät hankinnan ammattilaiset 4. Kurinalaiset toimintamallit säästöjen kotiuttamiseen 5. Merkittävä palkitseminen linkitetty kustannussäästötavoitteisiin 6. Aktiivinen investointi hankinnan järjestelmiin

Keskitetty hankintaorganisaatio 2. Strateginen hankinnan toimintamalli 3. Kyvykkäät hankinnan ammattilaiset 4.

12 Yhteenveto Strategia lähtökohdaksi Arvoketjuvalinnat: mitä tehdään itse ja millaisia ratkaisuja tarvitaan toimittajilta Poikkifunktionaalisuus strategian laadinnassa, kategoriapohjainen lähestyminen Liiketoiminnan tarpeiden tukeminen systemaattisen business suunnittelun kautta Toimintamallit kuntoon Hankintaprosessin määrittely ja hankintaohjeet Toimittajien hallinta ja kategoriahallinta yhdessä liiketoiminnan kanssa Laatu, toimitusvarmuus ja kustannustenhallinta käytännön toiminnassa Osaamiseen panostusta Ammattimaisuus hankinnassa, kyvykkyyksien määrittäminen toimintaympäristöön sopivaksi Takapenkiltä etupenkille asenne ja johtaminen Tiimiytyminen ja yhdessä tekeminen sisäisesti ja toimittajarajapinnassa Systemaattisuus ja määrätietoisuus ohjaamaan yrityksen hankintatoimintaa! 12

kategoriahallinta yhdessä liiketoiminnan kanssa Laatu, toimitusvarmuus ja kustannustenhallinta käytännön toiminnassa Osaamiseen panostusta Ammattimaisuus hankinnassa, kyvykkyyksien määrittäminen

Samankaltaiset tiedostot

Hankintaosaaminen kasvun tukena projekti Tietoisku: Hankintahenkilöstön osaaminen ja sen hyödyntäminen organisaatiossa

Hankintaosaaminen kasvun tukena projekti Tietoisku: Hankintahenkilöstön osaaminen ja sen hyödyntäminen organisaatiossa Ohjelma: 8:30 Aamukahvi ja avaus 8:40 Käytännön esimerkkejä osaamisen merkityksestä