Tilojen pitää tukea yhdessä tekemistä s. 10

Transkriptio

1 kontrahti Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti 4/2013 hti 4/ Pääjohtaja Pekka Puska: Tilojen pitää tukea yhdessä tekemistä s. 10 > Aurinkosähkö lämmittää Lapissa s. 6 > Turun virastotalo siirtyi moderniin aikaan s. 14 > Senaatti-kiinteistöt näyttää työympäristöuudistuksessa mallia muille s. 18

2 Senaatti-kiinteistöjen tilamuutos OSA 1. Lähtökohta ja tavoitteet x OSA 2. Mitä muutos vaatii? OSA 3. Millainen työympäristöstä tuli? Kaiken mullistava Ensi vuoden alusta Senaattikiinteistöjen pääkonttorin väki työskentelee modernia tietotyötä tukevassa monitilaympäristössä. Remontin myötä myös vanhat työnteon tavat saavat kyytiä. Teksti Marjo Tiirikka Kuvat Jari Härkönen Senaatti-kiinteistöjen työympäristömuutos näkyy ja paukkuu pääkonttorilla Lintulahdenkadulla. Sisääntuloaulassa suojaseinän takana pääosin tyhjänä ammottaneen valtavan aulan tilalle on valmistumassa aktiivinen työskentelyalue kahvipisteineen. Se on tarkoitettu oman väen lisäksi myös asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Rakennuttajapäällikkö Jukka Huotari kertoo rakennustöiden olevan käynnissä kaikissa viidessä kerroksessa. Seiniä ei konkreettisesti ole ollut paljoa kaadettavana, sillä toimisto oli aiemmin avotilaa. Toimistokerroksiin sen sijaan lisätään jonkin verran lasiseiniä eristämään vetäytymis- ja vuorovaikutustiloja.»äänekkäimmät työvaiheet pyritään ajoittamaan normaalin toimistoajan ulkopuolelle, ja eri työvaiheista pyritään tiedottamaan etukäteen. Senaattilaisten työtä remonttivaiheessa helpottaa myös se, että väistötilat löydettiin samasta korttelista», Huotari kertoo. Senaatti-kiinteistöt toteuttaa nyt itse muille tarjoamiaan työympäristöpalveluja. Johtava työympäristöasiantuntija Reetta Ripatti kuvaileekin rooliaan hankkeessa Controller-tiimin vetäjästä Tiina Kahrasta tulee muutoksen myötä virtuaalipomo. 18 kontrahti 4/2013

3 muutos kontrahti 4/

4 »Hierarkia- ja yksikkörajat pitää unohtaa.» Kehityspäällikkö Hannele Hämäläinen vähän kaksijakoiseksi työympäristöasiantuntijana ja tilaavana asiakkaana.»välillä pitää miettiä, mikä hattu on milloinkin päässä», Ripatti naurahtaa. Parhaillaan talossa viimeistellään visuaalista ilmettä ja kalusteratkaisuja, ja pelisäännöt hautuvat pian koko henkilöstön työpajassa yhdessä päätettäviksi. Erilaisiin työryhmiin on osallistunut parikymmentä aktiivista senaattilaista.»halusimme osallistaa mahdollisimman laajasti henkilöstöä mukaan, onhan tämä meille myös erittäin merkittävä sisäinen oppimisprosessi. Ammennamme oppimastamme ja hyödynnämme sitä edelleen asiakasprojekteissamme. Omakin ymmärrykseni esimerkiksi hankintojen Järjestelmäpäällikkö Heikki Heinonen kertoo langattomuuden olevan monitilaympäristössä keskeisin tekijä. Työvälineiden kanssa on voitava liikkua helposti paikasta toiseen. kilpailuttamisesta on syventynyt hankkeen myötä», Ripatti kertoo. Esimiehet viestin viejinä Suurin ulospäin näkyvä muutos on se, että valtaosa myös johtajat ja esimiehet työskentelevät ei-nimetyissä työpisteissä. Joka päivä etsitään siis uusi työpiste, joka tukee päivän tehtäviä ja tapaamisia. Uudessa työympäristössä ei töitä tehdä enää entiseen tapaan, vaan työnteon tavat ja koko toimintakulttuuri muuttuvat. Näiden läpiviemisessä auttaa Henkilöstöresurssit ja kehittämisen yksikkö (HRK). Kehityspäällikkö Hannele Hämäläisen mukaan HRK:n roolina on ennen kaikkea löytää sopiva tuki kullekin henkilöstöryhmälle prosessin eri vaiheissa. Alussa tärkein kohderyhmä on ollut esimiehet. Muutoksen jalkauttajina toimiville esimiehille on järjestetty useita tilaisuuksia ja koulutusta asian tiimoilta. Heitä tuettiin myös ohjatusti käymään keskustelua ennalta mietittyjen teemojen pohjalta. 20 kontrahti 4/2013

5 Keskustelujen tavoitteena oli löytää uusia toimintatapoja yksiköissä.»tehtävämme on välillä vähän rauhoitella väkeä ja viedä henkilöstön tärkeäksi kokemia asioita eteenpäin. Esimerkiksi ergonomia-asiat ovat olleet paljon esillä», Hämäläinen kuvailee. HRK:n, ICT:n, kiinteistö- ja viestintäväen edustuksesta koottu sisäisten palvelujen yhteistyöryhmä vastaa henkilökunnalta tuleviin kysymyksiin ja ratkoo esiin tulevia ongelmia.»henkilöstöä askarruttavat hyvin konkreettiset asiat kuten esimerkiksi se, miten tavaroita voi helposti kuljettaa mukanaan työpisteiden vaihtuessa. Tähän keksittiin toimistokassit, joista jokainen sai valita suosikkinsa», Hämäläinen kertoo. Henkilöstön tueksi nimetään myös muutoskummit, jotka esimiesten rinnalla patistavat senaattilaisia rohkeasti kokeilemaan erilaisia tiloja ja työtapoja tilojen valmistuttua. Hämäläinen toivoo henkilöstöltä avoimuutta ja nurkkakuntaisuuden unohtamista uuteen siirryttäessä.»hierarkia- tai yksikkörajat pitää unohtaa ja mennä rohkeasti istumaan kenen tahansa työkaverin viereen. Ehkä naapurin työtä opitaan entistä enemmän arvostamaan kun nähdään, mitä kaikkea tämä tekee», Hämäläinen pohtii. Keskustelulle annettava tilaa Senaatti-kiinteistöissä monitilaympäristöön siirtymisen tiimoilta on järjestetty useita infoja, työpajoja sekä ekskursioita vastaavan kokeneisiin yrityksiin. Tiedottaja Suvi Vanto mainitsee pääkanaviksi infotilaisuuksien lisäksi nopean ja aktiivisesti käytetyn intranetin, josta löytyy kootusti kaikki tieto uutiskirjeineen. Projektin sähköisessä työtilassa kaikki voivat esittää kysymyksiä ja keskustella, ja asiaa on käsitelty myös sisäisissä blogeissa.»olemme rohkaisseet ihmisiä kysymään ja keskustelemaan muutoksesta infotilaisuuksissa ja intrassa. Mielipiteet eivät useinkaan ole mustavalkoisia vaan pikemminkin asioiden eri puolia pohditaan avoimesti», Vanto kertoo. Muutoksen hyväksymisessä auttaa johdon viesti siitä, että nyt haetaan ennen kaikkea kokemuksia ja tavoitteet ovat Väistötilat löytyvät samasta korttelista, mikä helpottaa rakennuttajapäällikkö Jukka Huotarin mukaan senaattilaisten työntekoa remonttivaiheessa.»luopumalla yhdestä kerroksesta saamme tehostettua tilankäyttöämme valtion toimitilastrategian mukaisesti.» kontrahti 4/

6 Henkilöstöä on kannustettu avoimeen keskusteluun. selkeät: tilojen pitää tukea paremmin tietotyötä ja tilakustannuksissa halutaan säästää.»luovutamme yhden kerroksen kokonaan ulkopuoliselle vuokralaiselle ja saamme näin tehostettua omaa tilankäyttöämme merkittävästi valtion toimitilastrategian mukaisesti», sanoo Suvi Vanto. Sähköisesti paperittomuuteen Senaatti-kiinteistöille monitilaympäristöön siirtyminen ei ole ICT:n osalta niin mullistava, koska aiempi tila oli avotila, ja monet senaattilaiset ovat tehneet tähänkin asti liikkuvaa työtä. Virtuaalineuvotteluihinkin on jo pitkät perinteet.»koska meidän on voitava liikkua välineidemme kanssa helposti paikasta toiseen, monitilaympäristön avainsana on langattomuus», tiivistää järjestelmäpäällikkö Heikki Heinonen. Parin vuoden takaisessa laiteuudistuksessa kaikki senaattilaiset saivat kannettavat tietokoneet, mikä on monipaikkaisen työn perusedellytys. Koska kannettavien pieni näyttö ei aina riitä, kaikkiin työpisteisiin tulee suuremmat lisänäytöt ja joihinkin tarvittaessa kahden näytön ratkaisut. Läsnäolotiedot jokainen päivittää Lync-pikaviestinpalveluun. Sen avulla voidaan käydä myös neuvotteluja ja jakaa asiakirjoja. Monitilaympäristöön siirtyminen vaatii paperittomuutta, sillä arkistointikaappeja on rajoitetusti. Tähän senaattilaiset totuttelivat jo pitkin syksyä väistötiloihin siirtyessään. Siivousurakassa tärkeät asiakirjat skannattiin dokumentinhallintajärjestelmään tai vietiin yhteiseen paperiarkistoon, ei-säilytettävät tuhottiin tai pistettiin paperinkeräykseen. Täysin»Minusta tulee virtuaalipomo» Controller- ja kirjanpitotiimissämme on yhteensä 10 henkeä. Olemme aiemmin istuneet lähekkäin. Jatkossa saatamme työskennellä eri puolilla taloa ja osin etätöissä. Tämä vaatii myös uudenlaista johtamista. Talousyksikkö on ollut vähän eristäytynyt, joten meidän on hyvä vähän jalkautua muiden pariin. Katsomme asioita lukujen kautta, joten istuessamme lähellä taloudesta ja liiketoiminnasta päättäviä saamme helpommin tietoa siitä, miksi luvut näyttävät siltä kuin näyttävät. Alkuvaiheessa havaitsin tiimissäni muutosvastarintaa, mutta jatkuva keskustelu uudistuksesta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista muuttivat asenteita yllättävän nopeasti myönteisemmiksi. Jotkut kauempana asuvat työntekijät kokeilivat etätöitä ja olivat siihen varsin tyytyväisiä. Hyvät kokemukset lisäävät positiivista asennetta. Tiimini hoitaa taloushallintoon liittyviä töitä kuten rahoitusta, budjetointia ja kirjanpitoa. Esimiehenä minun pitää tunnistaa tiivistä yhteistyötä vaativat ajanjaksot, jolloin tiimin jäsenten on parempi istua paikan päällä. Myös henkilöstöasiat keskustelen mieluiten kasvokkain. Olemme sopineet tiimiläisten kesken sisäisiä sääntöjä työn sujuvuuden takaamiseksi. Työmme on usein ketjutettua eli sellaista, että yksi tekee yhden vaiheen, josta toinen jatkaa. Siksi on tärkeää koko ajan tietää, mitä työkaveri tekee. Lynciin päivitämme aktiivisesti sen, missä työskentelemme. Jos työmme vaatii erityistä keskittymistä, eikä meitä saa häiritä, laitamme punaisen täpän. Keskeytys voi nimittäin aiheut taa useamman tunnin työn valumisen hukkaan. Jaettuun sisäiseen kalenteriin merkkaamme, mitä kulloinkin teemme. Tiimipalaverin kokouskutsuun kerään viikon tärkeät asiat, ja kirjaan siihen myös päätökset. Näin asiat pysyvät muistissa eikä erillisiä palaverimuistioita tarvita. 22 kontrahti 4/2013

7 Turvallisuutta VAHDIn ehdoilla paperittomaan toimistoon ei kuitenkaan vielä päästä. Pian uudistettavat monitoimilaitteet mahdollistavat myös etätulostuksen: esimerkiksi Oulusta pääkaupunkiin tuleva voi vaikka lentokentältä laittaa paperit valmiiksi Helsingin toimipisteeseen tulostumaan. ICT-välineiden hyödyntäminen edellyttää, että koneita ja ohjelmia osataan käyttää. Taitojaan senaattilaiset ovat oppineet ja päivittäneet ICT-ajokortit suorittamalla.»kaikille pakollisen ICT-ajokortin ykkösvaiheeseen kuuluu viiden perusohjelman hallinta. Tämän kaikki ovat jo suorittaneet. Tulevassa kakkosvaiheessa voisi perehtyä esimerkiksi laskutusten kierrätysjärjestelmään ja CRM:ään», Heinonen suunnittelee. Monipaikkaisessa työssä tärkeimpiä asioita ovat yhteisymmärrys, luottamus ja selkeät pelisäännöt. Senaatti-kiinteistöt hyödyntää monitilaympäristöön siirtyessään VM:n keväällä julkaisemaa toimitilojen tietoturva ohjetta VAHTIa. Siihen sisältyvät turvallisuusvyöhykkeet sekä riskitasojen ja tilojen turvallisuuden arviointi.»meillä oli tilamuutoksen ansiosta hyvä mahdollisuus testata ja soveltaa ohjetta. Näimme, miten se käytännössä toimii», kertoo turvallisuuspäällikkö Tuomas Lehmusmetsä. Senaatti-kiinteistöjen uudet tilat on jaettu julkisiin tiloihin ja kahteen turvallisuusvyöhykkeeseen sen mukaan, millaista tietoa alueella käsitellään. Vyöhykkeet ovat rajattuja alueita, joihin kohdistuu erityisiä turvallisuusvaatimuksia. Nämä koskevat esimerkiksi ulkokuoria, ovi- ja ikkuna-aukkojen turvallisuutta, ylläpitopalveluita ja vartiointia. Vastaanottoaula on julkista tilaa. Toimisto- ja neuvottelutilat sekä ruokala ovat perustason turvallisuusvyöhykkeitä, joihin tarvitaan kulkulupa. Korotetun turvavyöhykkeen tiloihin on rajoitettu pääsy myös senaattilaisilta. Julkinen tila Turvallisuusarvioinnissa käytiin läpi tilat, rakenteet, tilahallinta, valvontajärjestelyt sekä tietotekniset laiteasiat. Näiden perusteella valittiin käytettävät turvaratkaisut. Senaattilaisten etätyö lisääntynee muutoksen myötä. Tietoturvallisuusohjeen mukaan etätyön tulisi olla yhtä tietoturvallista kuin työn tekeminen omalla työpaikalla. Koti soveltuu hyvin etätyöhön, jos ohjeita muistetaan noudattaa.»turvalliset tietotekniikkaratkaisumme mahdollistavat etätyön jopa julkisissa tiloissa, kunhan huolehditaan tietyistä varotoimenpiteistä. Kannettavissa koneissa on muun muassa suojatun yhtey den mahdollistava etäyhteysratkaisu sisäverkkoon, ja koneessa on käytettävä etätöissä näytön tietosuojakalvoa», Lehmusmetsä kertoo. Senaatti-kiinteistöt hyödyntää saatuja kokemuksia valtionhallinnon organisaatioille suunnatun, uuden turvakartoituspalvelu Haukan kehittämisessä. Palvelu esitellään seuraavassa Kontrahdissa. Monipaikkaisessa työssä tärkeimpiä asioita ovat yhteisymmärrys, luottamus ja selkeät pelisäännöt. Esimiestyössä korostuu puolestaan suunnitelmallisuus, jota tarvitaan yhä enemmän myös tiimiläisiltä. Alkuvaiheessa esimies ohjaa, mutta jatkossa odotan, että tiimiläiset oppivat jakamaan ja ohjaamaan oma-aloitteisemmin omaa työtään sekä viestimään asioistaan hanakammin. Jokaisesta tulee tavallaan yhä enemmän oman itsensä esimies. Controller-tiimin vetäjä Tiina Kahra Perustason tila, käyttö rajoitettu / salassa pidettävä, suojaustaso IV Korotetun tason tila, luottamuksellinen / salassa pidettävä, suojaustaso III Turvallisuusvyöhykkeiden väritunnukset. Korkean tason tila, salainen / salassa pidettävä, suojaustaso II (ST I) kontrahti 4/