Eläväisen klubin eväät. Klubijohtosuunnitelma

Transkriptio

1 Eläväisen klubin eväät Klubijohtosuunnitelma

2 Rotaryn tavoitteena on vaalia palvelemisen ihannetta kaiken arvossapidetyn yritteliäisyyden perustana: 1. edistämällä tuttavuussuhteiden syntymistä ja siten luomalla tilaisuuksia palvelemiseen 2. vaalimalla liike- ja ammattimoraalia ja arvostamalla kaikkea hyödyllistä työtä sekä opastamalla jokaista rotaria näkemään oma ammattinsa tilaisuutena palvella yhteiskuntaa 3. innostamalla jokaista rotaria toteuttamaan palvelemisen ihannetta yksityiselämässään, ammatissaan ja yhteiskunnan jäsenenä 4. edistämällä kansojen välistä yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa sen maailmanlaajuisen toveruusverkoston avulla, jonka muodostavat palvelun ihanteeseen sitoutuneet eri alojen ammattilaiset ja liike-elämän edustajat Palveluväylät Klubipalvelu Ammattipalvelu Yhteiskuntapalvelu Kansainvälinen palvelu Uudet sukupolvet -palvelu Teidän rotaryklubinne Minkälainen teidän rotaryklubinne on? Onko se hauska ja energinen? Esiintyykö se edukseen ja oletko ylpeä siitä? Onko se omanlaisensa? Onko sillä jokin toiminto, josta se tunnetaan? Onko klubin jäsenistö moninainen? Onko jäsenistö avoin uusille ajatuksille? Ovatko jäsenet aktiivisia toimijoita? Kun mietitte omaa klubianne, niin onko se juuri sellainen kuin te sen haluatte olevan? Tässä oppaassa on menestyksekkään klubin parhaita käytänteitä niiden avulla teidän klubistanne voi tulla entistä eläväisempi. Rotaryn palveluhistoria Rotaryn tavoitteeseen ja palveluväyliin sisältyy se palvelun henki, josta Rotary on ollut tunnettu niin kauan. Tänä päivänä Rotary vie eteenpäin palvelun perinnettä siten, että se vastaa jäsentensä ja klubien toimintaympäristön tarpeisiin olemalla merkityksellinen, joustava ja innovatiivinen jäsenistön ja ympäröivän yhteiskunnan tarpeiden suhteen jokainen klubi omalla tavallaan. Palvelun perinne voi tulla esiin monella tavalla. Miten teidän klubinne vie tätä perinnettä eteenpäin? Käyttääkö teidän klubinne itsemääräämisoikeutensa kaikki mahdollisuudet parhaimmalla mahdollisella tavalla hyväkseen? Tämä on vuoden 2012 painos julkaisusta Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelmanne (245-FI; ennen nimeltään Klubijohtosuunnitelma). Mahdollisia kysymyksiä tai kommentteja voit lähettää osoitteella: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: Puhelin: Faksi:

3 Parhaat käytänteet Vahvoissa klubeissa annetaan tilaa innovaatioille ja joustavuudelle. Nämä parhaat käytänteet on tarkoitettu vahvistamaan klubeja mikä on RI:n strategiasuunnitelman keskeisin sisältö. Ne motivoivat jäseniä ottamaan käyttöön uusia ideoita klubin elinvoiman lisäämiseksi. Ottakaa nämä ehdotuksina, joita tarpeen mukaan muunnellen vahvistatte klubianne. Näitä parhaita käytänteitä ovat: Kehitellään pitkän aikavälin tavoitteet, joilla tuetaan tehokkaan klubin perustoimintoja. Asetetaan vuositavoitteet, jotka tukevat pitkän aikavälin tavoitteita. Pidetään kaikki jäsenet aktiivisesti mukana toiminnassa ja tiedotetaan heille asioista. Pidetään tiiviisti yhteyttä klubin jäseniin ja piirin johtohenkilöihin. Varmistetaan johtajuuden jatkuvuus rotaryvuodesta toiseen. Muokataan mallisääntöjä vastaamaan klubin toimintaa. Järjestetään säännöllisin väliajoin toveruudenvahvistamistapahtumia. Annetaan kaikille klubin jäsenille tehtäviä suoritettavaksi. Järjestetään säännöllistä ja johdonmukaista koulutusta. Valitaan komiteoita, jotka tukevat klubin toiminnallisia tarpeita. Niihin kuuluvat: hallinto, jäsenyys, julkisuuskuva, palveluprojektit ja Rotarysäätiö. Nämä käytänteet saattavat jo olla osa teidän klubinne toimintaa. Kun käytte läpi tämän oppaan sisältämiä parhaita käytänteitä, kiinnittäkää eniten huomiota niihin, joita klubinne voisi hyödyntää tai parantaa. Tästä aloitetaan Onko klubinne viime aikoina arvioinut perinteisiä toimintojaan ja käytänteitään selvittääkseen, lisäävätkö ne klubinne elinvoimaa? Käyttäkää tätä opasta, kun arvioitte klubinne nykyisiä käytänteitä ja otatte käyttöön joitakin suositelluista parhaista käytänteistä ne auttavat lisäämään jäsenten sitoutumista ja tietoisuutta ympäröivästä yhteiskunnasta ja lisäävät klubin tehokkuutta. Oman klubin arvioiminen ja sen uusien johtamistapojen miettiminen ei ole mikään helppo tehtävä, mutta se on jokaisen klubin jäsenen siihen uhraaman ajan ja työn arvoinen. Voisitte vaikka pitää koko päivän kestävän seminaarin jossain rauhallisessa paikassa tai kokoussarjan puoli vuotta ennen uuden rotaryvuoden alkamista. Tällöin voisitte keskustella siitä, kuinka klubinne voi ottaa käyttöön nämä parhaat käytänteet. Voisitte esimerkiksi pitää nämä kokoukset uudessa ympäristössä, jotta edistäisitte jäsenten luovuutta ja antaisitte kaikille jäsenille tilaisuuden esittää mielipiteensä. Kaikkien jäsenten ottaminen mukaan kertoo siitä, että vastuu klubista kuuluu jokaiselle jäsenelle ja kuvaa tavoitettamme: johtavassa asemassa olevien henkilöiden klubi, joka on sitoutunut palveluun ja klubin tulevaisuuteen. Tämä innostaa klubinne jäseniä ja sitouttaa heidät tekemään klubistanne ainutlaatuisen ja erinomaisen. Strategiasuunnittelunopas voi auttaa klubianne aloittamaan suunnitelman, jonka ansiosta se voi vahvistua, tulla tehokkaammaksi ja eläväisemmäksi. Tutkikaa jatkossakin näitä käytänteitä jäsentenne kanssa vuosittain varmistaaksenne sen, että ne ovat edelleen klubin tavoitteiden mukaisia ja vastaavat sen omaleimaisuutta. Pyytäkää piirin johtohenkilöitä, erityisesti apulaiskuvernööriä, auttamaan teitä, kun otatte käyttöön ja tarkastelette käytänteitänne tarpeen mukaan kautta koko vuoden. Käydessänne läpi kutakin parasta käytännettä näette seuraavat kuvakkeet: Mietittäviä kysymyksiä Kokeiltavia ideoita Lisämateriaalia osoitteessa ja rotary.fi ELÄVÄISEN KLUBIN EVÄÄT 1

4 Kehitellään pitkän aikavälin tavoitteet, joilla tuetaan tehokkaan klubin perustoimintoja. Kaikkien jäsenten tulisi olla mukana pitkän aikavälin tavoitteiden asettamisessa. Niiden tavoitteiden tulisi kattaa seuraavat 3 5 vuotta ja niiden tulisi tukea tehokkaan klubin perustoimintoja: jäsenyys, palveluprojektit, Rotarysäätiö ja johdon kehittäminen. Niiden tulisi myös sisältää strategioita, joissa on tilaa joustolle ja kekseliäisyydelle ja joiden avulla aiotaan tiedottaa klubin onnistumisista kussakin perustoiminnossa. Mikä on klubin visio? Miten klubin strategiasuunnitelmaa voidaan parantaa? Ketkä jäsenistä ovat vastuussa pitkän aikavälin tavoitteista? Käyttäkää klubin yhden kuukauden kokoukset siihen, että kehittelette strategiasuunnitelman käyttämällä Strategiasuunnittelunopasta. Käyttäkää ensimmäinen kokous siihen, että analysoitte klubin vahvuuksia ja heikkouksia sekä ympäröivästä yhteiskunnasta kumpuavia mahdollisuuksia ja riskejä; toinen vision muodostamiseen; kolmas päätavoitteisiin; ja neljäs toimintasuunnitelmaan. Ottakaa ohjelmaan klubiseminaari, jossa käytte läpi nykyisen strategiasuunnitelman, jotta voitte arvioida ja päivittää tavoitteet. Strategiasuunnittelunopas ( Käyttäkää Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille, kun asetatte klubin pitkän aikavälin tavoitteiden mukaisia vuositavoitteita. Vuositavoitteet auttavat aikaa myöten saavuttamaan pitkän aikavälin tavoitteet. Suunnitteluopas auttaa arvioimaan klubin nykytilaa ja se auttaa myös vuositavoitteiden asettamisessa. Nämä tavoitteet kuljettavat klubia kohti pitkän aikavälin tavoitteita, joissa tulevat esiin klubin vahvuudet ja jotka parantavat heikkoja kohtia. Opasta voi pitää työskentelyohjeena, jota voi tarpeen vaatiessa päivittää. Kuinka vuositavoitteet määritellään? Kuinka jäsenet saadaan suunnitteluun mukaan? Kuinka usein klubin johto käy läpi suunnitteluoppaan? Pyytäkää klubin komiteoilta vuositavoiteehdotuksia. Tehkää paikkakunnalla tarvekartoitus ennen vuositavoitteiden asettamista. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille (ao. kohdat löytyvät seuraavista opaskirjoista) Klubin presidentin opaskirja Klubin sihteerin opaskirja Klubin rahastonhoitajan opaskirja Klubikomiteoiden opaskirjat: Hallinto, Jäsenyys, Julkisuuskuva, Palveluprojektit ja Rotarysäätiö 2 ELÄVÄISEN KLUBIN EVÄÄT

5 Pitäkää klubineuvotteluja, jossa jäsenet ovat mukana suunnitteluprosessissa ja joissa heille kerrotaan Rotaryn toiminnoista. Klubineuvottelut auttavat klubin jäseniä pysymään ajan tasalla ja he tuntevat olevansa mukana klubin toiminnassa. Monissa klubeissa klubineuvottelut on tilaisuus, jossa kaikki jäsenet voivat keskustella klubia koskevista päätöksistä ja jossa komiteat voivat kertoa toiminnoistaan. Pitäkää klubineuvottelu tavallisten kokousten aikana. Pitäkää klubineuvottelu neljä kertaa vuodessa, jotta saisitte innovatiivisia ideoita kaikilta jäseniltä. Kuinka voimme saada palautetta jäseniltä klubineuvotteluissa? Mitä aiheita klubimme tulee käsittelemään tämän vuoden klubineuvotteluissa? Kenet piiritasolta voimme kutsua klubineuvotteluihimme? Kuinka usein järjestämme klubineuvottelun? Lisätietoja klubikokouksista ja -neuotteluista ( Members Running a club Administration Rotary club meetings) Varmistakaa selkeä yhteydenpito klubin johtohenkilöiden, klubin jäsenten ja piirin johtohenkilöiden kesken. Klubin johtohenkilöiden tulisi yhdessä suunnitella, miten ollaan yhteydessä toinen toistensa kanssa, klubin jäseniin ja piirin johtohenkilöihin. Tällaisessa viestintäsuunnitelmassa pitäisi määritellä, kuka on yhteydessä kehenkin, miten ja milloin. Kuka on vastuussa siitä, että klubin toiminnoista kerrotaan jäsenille ja piirin johtohenkilöille? Kuinka jaamme informaatiota? Mitä sosiaalisen median sivustoja käytämme? Mitä tietoja etsimme piirimme nettisivuilta? Järjestäkää 10 minuutin avoin keskustelutuokio klubikokouksen lopussa kerran kuussa. Tällöin jäseniä rohkaistaan esittämään uusia ideoita tai keskustelunaiheita. Päivittäkää klubinne nettisivut viikoittain tai kuukausittain. Antakaa tämä tehtävä jollekin jäsenryhmälle tai kaikille jäsenille heidän tehtävistään riippuen. Auttakaa sellaisia jäseniä, jotka eivät säännöllisesti käytä internetiä. Nimetkää heille klubista joku, joka voi auttaa heitä surffailemaan klubin sivuilla ja sosiaalisessa mediassa tai antakaa heille tarvittaessa monisteita. Parhaat nettisivukäytänteet ( /graphics Best Web design practices) ELÄVÄISEN KLUBIN EVÄÄT 3

6 Järjestäkää jatkuvasti johtajakoulutusta, jotta klubista löytyy johtohenkilöitä tulevaisuudessakin. Koska rotaryklubin johto vaihtuu vuosittain, jokaisesta klubista pitäisi löytyä jatkuvasti johtajaksi sopivia henkilöitä; sellaisten henkilöiden pitää työskennellä yhdessä vuodesta toiseen. Tällainen jatkuvuus voidaan taata monella tavalla esimerkiksi nimittämällä jäseniä tehtäviin useammaksi vuodeksi, nimeämällä nykyinen tuleva ja jo tehtävässä ollut puheenjohtaja kaikkiin komiteoihin; ja siten, että istuva presidentti tekee läheistä yhteistyötä tulevan presidentin, presidenttiehdokkaan ja edellisen kauden presidentin kanssa. Kuinka varmistamme, että löytyy tarpeeksi ehdokkaita, jotka vastaanottavat uusia klubitehtäviä tänä vuonna? Kuinka klubimme koordinoi sellaisten projektien hallinnon, jotka kestävät enemmän kuin yhden rotaryvuoden? Missä klubitehtävässä jäsenen on oltava ennen valitsemistaan presidentiksi? Jakakaa kaikille jäsenille luettelo klubivirkailijoista tehtäväkuvauksineen. Toteuttakaa työpaikkakoulutus tuleville klubivirkailijoille vähintään kuukautta ennen kuin he ottavat tehtävän vastaan. Järjestäkää johtajuudenkehittämisohjelma, jolla koulutetaan kiinnostuneita jäseniä johtotehtäviin. Osoita uusille jäsenille mentori, joka on entinen presidentti tai nykyinen klubivirkailija. Johtajuuden kehittäminen: Oppaasi koululutusohjelman aloittamiseen Klubin presidentin opaskirja Klubin sihteerin opaskirja Klubin rahastonhoitajan opaskirja Klubikomiteoiden opaskirjat: Hallinto, Jäsenyys, Julkisuuskuva, Palveluprojektit ja Rotarysäätiö. Muuttakaa klubin sääntöjä niin, että ne vastaavat klubin komitearakennetta ja klubin johtohenkilöiden rooleja ja tehtäviä. Muuttakaa RI:n antamia Rotaryklubin mallisääntöjä niin, että ne ovat klubin toiminnan kanssa yhdenmukaiset. Klubin säännöistä löytyy ohjeet klubin johtamiseen. Rotaryklubin mallisäännöt on tehty niin joustaviksi, että ne soveltuvat kunkin yksittäisen klubin tarpeisiin. Ottakaa ne käyttöön ja tehkää niistä sellaiset, että niissä näkyvät teidän klubinne erityispiirteet. Aikaa myöten kun klubinne toiminta kehittyy, käykää säännöt läpi uudelleen ja muuttakaa niitä vastaamaan uusia käytänteitä ja menettelytapoja. Mitkä klubin toiminnot ovat vaihtuneet viime vuonna? Onko joitakin menettelytapamuutoksia, joita haluaisimme koekäyttää? Milloin viimeksi klubin sääntöjä tarkasteltiin tai muutettiin? Ovatko klubin säännöt helposti jäsenten nähtävillä? Pyytäkää jäseniä käymään säännöt läpi ja tekemään muutosehdotuksia tälle asialle varatussa kokouksessa. Voisitteko koeajaa klubin hallituksen hyväksymiä uusia klubikäytänteitä, jotta nähdään, toimivatko ne, ennen kuin sääntöjä muutetaan? Rotaryklubin mallisäännöt Rotaryklubin järjestysmuoto 4 ELÄVÄISEN KLUBIN EVÄÄT

7 Tehkää klubin jäsenten välisten vahvempien ystävyyssuhteiden solmiminen mahdolliseksi. Jäsenet, jotka nauttivat rotarina olemisesta, tuntevat olevansa enemmän toiminnassa mukana. Vahvemmat ystävyyssuhteet klubissa edistävät myös klubin palveluprojektien toteutusta. Mahtuuko viikoittaisiin klubikokouksiimme aikaa verkostoitumiseen ja sosiaaliseen vuorovaikutukseen? Otetaanko perheenjäsenet mukaan klubiaktiviteetteihin? Kuinka klubimme käyttää piirien tai RI:n tapahtumia ja toimintaryhmiä suhteiden parantamisessa? Pitäkää kuukausittaisia sosiaalisia tapahtumia auttaaksenne klubin jäseniä tutustumaan toisiinsa erilaisissa tilanteissa. Tehkää vuosittain mielipidekyselyjä, jotta saatte selville, millaisiin sosiaalisiin tapahtumiin jäsenet haluaisivat osallistua. Selvitä myös sopivat viikonpäivät ja kellonajat. Käyttäkää yksi klubikokous kerran kuussa tai neljä kertaa vuodessa jäsenten keskeiseen verkostoitumiseen niin, että saatte enemmän tietoa toistenne ammateista. Tehkää palveluprojekteistanne hauskoja kehittääksenne jäsenten välisiä suhteita edelleen. Rotary Fellowships Handbook Kongressiin ilmoittauminen osoitteessa Varmistakaa, että jokainen jäsen on aktiivisesti mukana jossain klubin projektissa tai toiminnossa. Klubin toiminnassa mukanaolo lisää jäsenten tietoa Rotarysta ja auttaa heitä pysymään klubin aktiivisena jäsenenä. Millä tavoin klubinne saa jäsenet mukaan klubin projekteihin? Kuinka usein kysymme jäseniltä, mitä he haluavat klubilta tai mistä he pitävät ja mitä he haluaisivat muuttaa? Kuinka varmistamme, että kaikki jäsenet ilmaisevat mielipiteensä? Ovatko klubimme projektit monipuolisia? Pyytäkää jäseniä auttamaan asioissa, jotka heitä kiinnostavat mieluummin kuin odotatte heidän ilmoittautuvan vapaaehtoisiksi. Tehkää mielipidekysely jäsenten kiinnostuksen kohteista ja käyttäkää kyselyn tuloksia hyväksenne, kun suunnittelette projekteja ja aktiviteetteja ja kehitätte viikkokokousohjelmianne. Käyttäkää viikkokokouksenne johonkin palveluprojektiin eikä aina esitelmänpitoon. Communities in Action Club Assessment Tools ProjectLINK ( /projectlink) ELÄVÄISEN KLUBIN EVÄÄT 5

8 Mikä on klubin uusien jäsenten perehdyttämisprosessi? Kuinka monet jäsenistämme ovat mukana piiritasolla? Kuinka klubimme kehittää jäsentemme johtamistaitoja? Kehitelkää kokonaisvaltainen koulutussuunnitelma. Koulutus on ensiarvoisen tärkeää: sen avulla kehitetään tulevia johtohenkilöitä ja varmistetaan, että nykyiset klubivirkailijat tuntevat Rotaryn hyvin ja että he pystyvät toimimaan klubin johdossa ja tarjoamaan parempaa rotarypalvelua. Kokonaisvaltainen koulutussuunnitelma takaa sen, että seuraavat aihealueet tulevat hoidetuiksi: Klubin johtohenkilöt osallistuvat piirin järjestämiin koulutustapahtumiin. Uusien jäsenten perehdytys tapahtuu systemaattisesti ja säännöllisesti. Koko ajan on meneillään klubin jäsenille suunnattua koulutusta. Kaikilla jäsenillä on mahdollisuus osallistua johtamistaitojen kehittämisohjelmaan. Nimittäkää klubikouluttaja tai koulutuskomitea, joka valvoo klubinne koulutussuunnitelman toteutumista. Tehkää johtamistaitojen arviointi, jotta näette, mitä taitoja jäsenenne haluaisivat oppia. Informaatiota uusille jäsenille ( Members New members) Koulutusinformaatiota ( Members Training) Uuden jäsenen opastaminen ( Johtajuuden kehittäminen: Oppaasi koulutusohjelman aloittamiseen ( Leadership Development Training Cycle Nimittäkää klubinne tarvitsemia komiteoita. Näitä komiteoita ovat: Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Nimittäkää lisää komiteoita tarpeen mukaan tukemaan klubin tavoitteiden toteuttamista. Minkä tahansa rakenteen valitsette, niin komitealla tulee olla neuvoa antava rooli, joka kannustaa jäseniä sitoutumaan ja toimimaan. Mitä komiteoita klubissamme on? Kuinka voimme parantaa nykyistä klubirakennettamme? Kuinka komiteamme koordinoivat työtään? Pienet klubit: Voisitteko yhdistellä eri komiteoiden työtä? Suuret klubit: Voisitteko nimittää lisää komiteoita saadaksenne kaikki jäsenet mukaan ja maksimoidaksenne mahdollisuutenne palvelemiseen? Perustakaa komitea, joka suunnittelee jokaisen palveluprojektin tai klubin näkyvimmän aktiviteetin. Klubin komitearakenne ( Members Running a club Administration Rotary club committees) Klubikomiteoiden opaskirjat: Hallinto, Jäsenyys, Julkisuuskuva, Palveluprojektit ja Rotarysäätiö Voisitteko ajatella klubillenne täysin uutta komitearakennetta? 245-FI (112)