Klubin hallintokomitean opas

Transkriptio

1 Klubin hallintokomitean opas Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarja 226A-FI (1212)

2 Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

3 Sisällysluettelo Johdanto 1 Komitean rooli ja tehtävät...3 Klubin ohjelmat...4 Klubin tiedotustoiminta...5 Toveruus...6 Läsnäolo Klubin hallintokomitean puheenjohtaja...8 Komitean jäsenet...9 Tavoitteenasettelu...9 Talousarvio...10 Tiedonvälitys Tietolähteet ja resurssit...12 Piirineuvottelun keskustelunaiheita...15 Piirineuvottelun muistilistat...16 Tämä julkaisu on Klubin hallintokomitean oppaan painos v Se on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön rotaryvuosina , ja Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee

4

5 Johdanto Klubin hallintokomitean opas on laadittu auttamaan rotaryklubien hallintokomiteoita tavoitteenasettelussa: niiden tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Koska komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan, tämän julkaisun ehdotuksia tulisi soveltaa niin, että ne vastaavat klubin tarpeita. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi hallintokomitean päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on keskustelunaiheita, joita pitäisi pohtia ennen piirineuvottelua, sekä muistilistat, joita kyseisessä neuvottelussa tullaan käyttämään, joten muista ottaa tämä opas mukaasi. Jokaista komiteaa varten on opas, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä (hallinto, jäsenyys, julkisuuskuva, palveluprojektit ja Rotarysäätiö). Tämä opas on myös vapaasti imuroitavissa osoitteesta Opas sisältyy Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Keskustele luvusta 1 komitean jäsenten kanssa, jotta he ovat täysin selvillä komitean tehtävistä. Kun valmistaudut tehtävääsi klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Tämä jäsenyys yhdistää sen ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja sille on myönnetty oikeus käyttää hyväksi järjestön palveluita, kuten Rotarysäätiön apurahoja ja RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan antamaa tukea, ja järjestön tietolähteitä. Näitä ovat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, ja osoitteesta org löytyvä informaatio. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 1 JOHDANTO

6 Mahdolliset kommentit ja kysymykset Jos sinulla on tätä opasta koskevia kommentteja tai kysymyksiä RI:n koulutusaineistosta, lähetä ne seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA S-posti: Puhelin: Faksi: KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 2 JOHDANTO

7 1 Komitean rooli ja tehtävät Klubipresidentti on virkansa puolesta jokaisen klubikomitean jäsen. Klubin hallintokomitean työ koskettaa osittain myös klubipalvelua ja ammattipalvelua. Hallintokomitean tehtävä on hoitaa klubin asioita tehokkaasti. Vain toimimalla tehokkaasti rotaryklubi pystyy palvelemaan paikkakuntaansa, säilyttämään jäsenensä ja kasvattamaan johtajia klubiin, piiriin ja Rotary Internationaliin. Hallintokomitean tehtävät on lueteltu oheisessa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin jäljempänä tässä luvussa. Hallintokomitea: määrittelee komitealle sellaiset tavoitteet, jotka auttavat klubin vuositavoitteiden saavuttamisessa, järjestää kokous- ja erityisohjelmat, hoitaa jäsentiedotusta sekä ylläpitää klubin nettisivuja ja sosiaalista mediaa, edistää klubin jäsenten keskinäistä toveruutta, auttaa klubin sihteeriä läsnäolon seurannassa, hoitaa myös kaikki muut mahdolliset asiat, jotka liittyvät klubin tehokkaaseen toimintaan. Kun edempänä luet lisää näistä tehtävistä mieti, millaisia tavoitteita komitealla on, millainen toimintasuunnitelma tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuoden aikana. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 3 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

8 Eri tehtäviä hoitamaan voi perustaa alakomiteoita, varsinkin jos klubi on suuri. Tämä opas soveltuu myös e-rotaryklubeihin. Jos olet e-rotaryklubin jäsen, huomaa erityyppisille klubeille tarkoitetut erilliset osiot Rotaryklubin järjestysmuodossa. Saadaksesi lisätietoja katso What You Need to Know about Rotary E-Clubs tai ota yhteyttä CDStukihenkilöön. Klubin ohjelmat Suunnittele ohjelmia, joilla juhlistetaan rotarykalenteriin merkittyjä tapahtumia ja teemakuukausia. Hallintokomitea vastaa kokousohjelmista. Ohjelmilla jäsenille annetaan tietoa, joka motivoi heitä osallistumaan klubia, paikkakunta ja maailmaa palveleviin aktiviteetteihin. Kun suunnittelet tehokkaita kokouksia, toimi seuraavasti: Suunnittele ohjelma-aikataulu hyvissä ajoin. Suunnittele ohjelmat niin, että niissä käsitellään jäseniä kiinnostavia asioita, klubin meneillään olevia projekteja ja aktiviteetteja sekä paikkakunnan huolenaiheita. Pyydä jokaista komitean jäsentä vuorollaan järjestämään kokousohjelma. Järjestä erityisteemapäivien, -viikkojen ja -kuukausien mukaista ohjelmaa. Valmistele varasuunnitelma, jos normaaliohjelma joudutaan peruuttamaan. Voit esimerkiksi pyytää jäseniä kertomaan omista rotarykokemuksistaan tai näyttää valittuja paloja Rotary Video Magazine -kokoelmasta. Klubikokous voi kestää tunnin tai ylikin. Sovella jompaakumpaa seuraavista asialistamalleista klubin tarpeiden mukaan. 90 minuutin kokous 60 minuutin kokous Toiminta Kesto Toiminta Kesto Kokouksen avaus 5 min Kokouksen avaus 5 min Ateria ja aikaa toveruudelle 30 min Ateria ja aikaa toveruudelle 30 min Presidentin avaus 20 min Presidentin avaus Vieraiden esittely Vieraiden esittely Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat Komiteoiden raportit Komiteoiden raportit Klubia koskevat asiat Klubia koskevat asiat Ohjelma 30 min Ohjelma 20 min Alustuksen pitäjän esittely Alustuksen pitäjän esittely Alustus Alustus Loppupuheenvuoro ja kokouksen päättäminent 5 min Loppupuheenvuoro ja kokouksen päättäminen 5 min KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 4 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

9 Aikataulu Heti piirineuvottelun jälkeen (ennen 1.7) Klubineuvottelut. Ohjelmien lisäksi klubin hallintokomitea vastaa klubineuvottelujen suunnittelusta presidentin ja sihteerin johdolla. Klubineuvottelussa kaikilla jäsenillä on mahdollisuus keskustella klubin ohjelmista ja toiminnoista. Useimmat klubit pitävät 4 6 klubineuvottelua vuosittain. Uusia jäseniä rohkaistaan ottamaan osaa kokouksiin. Klubineuvottelussa jäsenillä on mahdollisuus miettiä uusia projekti- ja toimintaideoita aivoriihen tapaan, tarkastella klubin vahvuuksia, heikkouksia ja mahdollisuuksia, asettaa tavoitteita ja tehdä toimintasuunnitelmia, koordinoida komiteoiden toimintaa, oppia lisää Rotarysta. Ennen kuin suunnittelet klubineuvotteluja, kysy jäsenien mielipiteitä ja varmista näin, että kokouksessa käsitellään jäseniä kiinnostavia ja huolestuttavia asioita. Esitä esimerkiksi seuraavat kysymykset: Mitä mieltä olet klubista? Millaisia uusia ideoita sinulla on klubin dynaamisuuden lisäämiseksi? Millaisin toimenpitein pystymme pitämään jäsenet mukana klubin toiminnassa? Sisältö Kuvaillaan ja käydään läpi piirineuvottelussa kehiteltyjä suunnitelmia ja keskustellaan niistä (tuleva presidentti johtaa kokousta) jälkeen Käsitellään vuoden strategiasuunnitelmaa ja otetaan se käyttöön. Kaksi viikkoa ennen virallista vierailua Virallisen vierailun aikana Rotaryvuoden keskipaikkeilla (tammi helmikuu) Huhti toukokuu Valmistellaan vierailua. Keskustellaan klubin tilasta piirikuvernöörin kanssa. Käydään läpi klubin edistymistä tavoitteiden saavuttamisessa ja päätetään loppuvuotta koskevista suunnitelmista. Tarjotaan tilaisuus avoimeen keskusteluun. Klubin tiedotustoiminta Tietoa rotarymerkkien käytöstä klubin viikkoselosteessa tai nettisivuilla löytyy julkaisusta RI Visual Identity Guide. Hallintokomitean velvollisuutena on myös tietojen välitys jäsenille klubin viikkoselosteen, nettisivujen ja sosiaalisen median avulla. Tiedonvälitys on tärkeää, jotta rotarit kuulevat myös ne rotaryuutiset, joita ei ehkä mainita klubin kokouksissa. Mainittuja viestintäkanavia voidaan käyttää, kun halutaan ilmoittaa klubin kokouksista, antaa tietoa klubin tulevien tapahtumien ajankohdista, keskustella klubin tavoitteista, suunnitelmista ja projekteista, selostaa klubin ja piirin kokousten pääasiat edistää toveruutta kertomalla jäsenten elämässä tapahtuneista merkittävistä asioista, keskustella klubia ja koko järjestöä koskevista hankalistakin asioista, edistää klubin palveluprojekteja ja jäsenten osallistumista. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 5 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

10 Klubin nettisivujen, blogien ja viikkoselosteiden parantamiseen löytyy työkaluja RI:n nettisivuilta osoitteesta Näitä ovat mm: RSS-syöte: ajankohtaisia rotaryuutisia lähetetään säännöllisesti rekisteröityneiden käyttäjien nettisivuille. Rotaryaiheiset kuvat: kuvakirjaston aiheina ovat rotaryprojektit ja -ohjelmat sekä rotarit ympäri maailmaa. Nettimainokset: mainoksia, jotka kertovat rotarytapahtumista, tietolähteistä ja resursseista. Mainokset voidaan imuroida erikokoisina. Internet PSA (suurelle yleisölle tarkoitettu mainos/ilmoitus): animoidun Humanity in Motion -bannerin voi saada ilmaiseksi pantavaksi nettilehteen. Klubijäsenille sosiaalisessa mediassa suunnattu tiedostustoiminta saattaa helpottaa yhteistyötä eri projekteissa ja toiminnoissa. Rotarykuvia, -videoita ja -tarinoita löytyy linkistä Rotary International s official networking pages (Facebook, LinkedIn, Flickr, and YouTube). Etsi rotaryklubeja RI:n ilmaisen kännykkäsovelluksen avulla. Applen app storessa ja Android marketissa sen nimi on Rotary Club Locator from Rotary International. Suojele jäsenten yksityisyyttä laittamalla henkilötietoja sisältävät alueet salasanan taakse. Jos klubin nettisivun nimessä on sana Rotary, varmista, että nimessä on myös tekstiä, joka yksilöi klubin (esim. Julkaisusta RI Visual Identity Guide löytyy lisätietoa rotarytavaramerkkien ja -palvelumerkkien asianmukaisesta käytöstä. Toveruus Monesti jäsenet osallistuvat klubin toimintoihin ja projekteihin sen toveruuden ansiosta, jota rotaryklubit vaalivat. Hallintokomitean tulisi sisällyttää toimintaan tilaisuuksia, joissa jäsenillä on mahdollisuus seurusteluun ja verkostoitumiseen. Toveruutta voidaan edistää järjestämällä tilaa seurustelulle ja verkostoitumiselle, antamalla joka viikko jonkun jäsenen tehtäväksi toivottaa uudet jäsenet, vieraat ja esitelmöitsijät tervetulleiksi ja esitellä heidät kokouksen osanottajille, solmimalla suhteita muihin rotaryklubeihin niin omassa piirissä ja alueella kuin koko maailmassa, ottamalla puolisot ja perheet mukaan klubin toveruus- ja palvelutapahtumiin, käyttämällä kokouksissa nimilappuja. Ne helpottavat esittäytymistä, vaihtelemalla istumajärjestystä niin, että kaikki jäsenet oppivat tuntemaan toisensa. Rotaryperhe. Rotaryperheeseen kuuluvat rotaract-, interact- ja Inner Wheel -klubien jäsenet, Rotarysäätiön alumnit, nuorisovaihto-oppilaat sekä rotareiden perheenjäsenet. Huolehtikaa rotareista ja koko rotaryperheestä muistamalla syntymäpäivät ja vuosipäivät, auttamalla perheen jäseniä jos he ovat sairaita tai heillä on ongelmia, ottamalla osaa suruun, jos perheessä on kuolemantapaus, onnittelemalla syntyneistä lapsista, häistä, valmistujaisista jne. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 6 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

11 Tietoa poissaolojen paikkauksista löytyy Rotaryklubin järjestysmuodon artiklasta 9. Läsnäolo Hallintokomitean tehtävänä on auttaa sihteeriä varmistamaan, että kaikki klubin jäsenet tulevat kokouksiin ja että he ymmärtävät, kuinka he voivat paikata poissaolonsa. Yritä seuraavin tavoin kannustaa jäseniä tulemaan kokouksiin säännöllisesti: Varmista että klubikokouksissa käsitellään tärkeitä ja mielenkiintoisia asioita Nimitä jokainen jäsen johonkin komiteaan tai anna hänelle tehtäviä hoidettavaksi. Rohkaise jäseniä paikkaamaan poissaolonsa. Kysy jäseniltä, miksi he eivät osallistu kokouksiin. Anna tunnustusta niille, jotka ovat esimerkillisesti paikalla. Jäsenen erottaminen. Rotari voidaan erottaa klubista yhdestä tai useammasta alla luetellusta syystä, ellei klubin hallitus ole tehnyt poikkeavaa päätöstä: Jäsen ei ole suorittanut maksuansa 30 päivän kuluessa. Jäsen on paikkaukset mukaan lukien ollut rotaryvuoden molempina puolivuotiskausina läsnä vähemmän kuin 50 %. Jäsen on ollut läsnä oman klubin säännöllisissä kokouksissa rotaryvuoden molempina puolivuotiskausina vähemmän kuin 30 %. Jäsen on ollut poissa neljästä perättäisestä oman tai toisen klubin säännöllisestä kokouksesta ilman hallituksen antamaa suostumusta. Läsnäoloraportit. Jokaisen klubin tulee raportoida kuukauden läsnäolotilasto SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. (Klubit, jotka eivät kuulu mihinkään piiriin, lähettävät läsnäoloraportit RI:lle.) Jäseniä, joille on myönnetty vapautus läsnäolosta iän (vähintään 65 vuotta) ja jäsenvuosien yhteenlasketun määrän (vähintään 85 vuotta) perusteella tai sillä perusteella, että he ovat RI:n toimihenkilöitä, ei lueta klubin jäsenmäärään läsnäoloa laskettaessa. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 7 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT

12 Klubin hallintokomitean puheenjohtaja 2 Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää, mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Ennen toimikauden alkua sinun tulee valmistautua tehtävään monin tavoin. Sinun on osallistuttava koulutukseen piirineuvottelussa ja lisäksi sinun tulisi neuvotella edeltäjäsi kanssa, perehtyä klubin sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet, käydä läpi klubin strategiasuunnitelma ja määritellä sitä tukevat vuositavoitteet, valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa, Valmistaudu piirineuvotteluun vastaamalla oppaan lopussa oleviin kysymyksiin. perustaa tarvittaessa alakomiteoita (ohjelmat, viikkoseloste ja nettisivut, toveruus ja läsnäolo), laatia puheenjohtajakaudelle viestintäsuunnitelma, selvittää, mitä muita tehtäviä tai velvoitteita klubi on antanut komitealle. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 8 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

13 Klubin sihteerin ja rahastonhoitajan tulee olla klubin hallintokomiean jäseninä. Klubin presidentti on jo virkansa puolesta kaikkien komiteoiden jäsen. Klubin suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä mm. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma ja Strategiasuunnitteluopas. Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan myös tuloksia. Kun olet ottanut toimen vastaan, niin tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: valvoa komitean talousarvion toteutumista, tehdä yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa sellaisissa asioissa, jotka koskevat useita piirin klubeja, suunnitella ja pitää komitean kokoukset ja muut kokoontumiset säännöllisin väliajoin, seurata komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoida komitean toimista ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Komitean jäsenet Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Jatkuvuuden varmistamiseksi komitean jäsenet tulee mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi. Jäsenten valintaperusteita ovat: organisointikyky, Rotaryn menettelytapaohjeiden tuntemus, suulliset ja kirjalliset viestintätaidot, suunnittelu- tai julkaisualan kokemus, tietokoneen ja internetin käyttötaito. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on kouluttaa heidät tulevalle rotaryvuodelle. Mieti, miten voit käyttää hyväksesi jäsenten taitoja ja mielenkiinnon kohteita ja jaa tehtävät sen mukaisesti. Voit kouluttaa jäseniä seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta jäseniä verkostoitumaan muiden klubien vastaavien komiteoiden kanssa. Tutustuta heidät komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro jäsenille piirin toiminnoista ja kokouksista. Tavoitteenasettelu Komitean puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa vuositavoitteet, joka tukevat klubin strategiasuunnitelmaa. Voit työstää tavoitteita tulevan presidentin ja muiden tulevien klubivirkailijoiden kanssa piirineuvottelussa. RI on kehittänyt Member Accessin kautta käytettävää nettityökalua, jonka avulla klubit voivat syöttää tavoitteensa RI:n tietokantaan. Tavoitteet, joilla on vaikuttavuutta. Vuotuisissa tavoitteissa tulee huomioida komitean rahkeet ja klubin intressit. Tavoitteiden tulee olla kaikkien hyväksymiä, olla mittavissa, haasteellisia ja saavutettavia sekä ajallisesti määriteltyjä. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 9 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

14 Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, jossa esitetään, millä keinoin kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat keinot voivat olla avuksi: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavissa. Päätä, miten arvioitte tavoitteiden saavuttamista ja tarvitaanko pohjatietoja. Arvioi tavoitteita säännöllisesti ja varmista näin, että niiden saavuttaminen edistyy tasaisesti. Näin toimintaa voidaan tarvittaessa muuttaa. Motivointi. Yksi sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Seuraavassa muutama yleinen motivointitekijä: usko siihen, että tavoitteen saavuttaminen on hyödyllistä, usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu, mahdollisuudet toveruuteen ja verkostoitumiseen, se, että tehtävä edellyttää jäsenten erityisosaamista, tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Huomion kiinnittäminen näihin motivointitekijöihin pitää yllä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä yhä uudelleen osallistumaan klubin aktiviteetteihin. Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä edeltäjäsi ja klubin rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Ota budjettiin mukaan myös suunnitellut varainhankintatoimet. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksia ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät säännöllisesti yhteyttä rahastonhoitajaan, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. Tiedonvälitys Mieti, miten tulet hoitamaan yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 10 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

15 projekteista tai aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubi. Tiedota klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komitean toiminnoista, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin pääseminen edistyy. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkin toisen komitean työhön. Komitean tulee tehdä yhteistyötä seuraavien klubikomiteoiden kanssa: Jäsenyyskomitea (otettaessa vastaan uusia jäseniä ja varmistettaessa, että he tuntevat klubin menettelytavat ja ohjeet sekä kannustettaessa heitä osallistumaan) Palveluprojektikomitea ja rotarysäätiökomitea (laadittaessa ohjelmia ja klubin viikkoselosteen päivityksiä tulevien palveluprojektien mukaisiksi) Julkisuuskuvakomitea (varmistettaessa, että jäsenet tietävät, millaista julkisuutta klubi saa paikkakunnalla ja kuinka he voisivat auttaa) Rotarypiiri. Jos komitea tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alue. Klubin ja piirin tukihenkilö (CDS) voi auttaa klubia hallintoasioissa. Alueen CDS-tukihenkilö löytyy osoitteesta www. rotary.org. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 11 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA

16 3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monia tietolähteitä, jotka auttavat komiteaa hoitamaan tehtäviään. Tietolähteitä voi imuroida osoitteista www. rotary.org ja tai tilata osoitteesta shop.rotary.org, s-postilla niitä voi tilata osoitteesta Niitä saa myös Zürichin kansainvälisestä toimistosta. RI:n nettisivujen tarkoitus on auttaa klubin johtohenkilöitä kokoamaan tietoa klubien tehokkaista toimintatavoista. Sivuilta löytyy linkkejä seuraaviin aihepiireihin: hallinto, jäsenyys, PR, palveluprojektit ja Rotarysäätiö sekä klubitason tietolähteet. Klubin sihteerin opas (229-FI) kuuluu Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarjaan (225-FI). Oppaassa selvitetään klubin sihteerin tehtävät. Klubin rahastonhoitajan opas (220-FI) kuuluu Klubin toimihenkilöiden oppaat -sarjaan (225-FI). oppaassa selvitetään klubin rahastonhoitajan tehtävät. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma (245-FI) rohkaisee klubeja arvioimaan nykyisiä käytäntöjä ja kokeilemaan uusia ideoita KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 12 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT

17 Rotaryn käsikirja (035-FI) sisältää RI:n ja Rotarysäätiön toimintaohjeita ja menettelytapoja, mm. RI:n säännöstöt, jotka on vahvistettu sääntövaltuuskunnassa, RI:n hallituksessa ja Rotarysäätiön hallituksessa. Kirja julkaistaan joka kolmas vuosi sääntövaltuuskunnan kokouksen jälkeen. Official Directory (007) sisältää RI:n ja Rotarysäätiön virkailijoiden, komiteoiden, resurssiryhmien ja sihteeristön yhteystiedot, luettelon maailman kaikista piireistä ja niiden kuvernööreistä, aakkosellisen luettelon klubeista piireittäin yhteystietoineen (katso Member Access). Rotaryklubin mallisäännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto uusimmat versiot ovat Rotaryn käsikirjassa sekä imuroitavissa osoitteesta Rotary Leader rotaryklubeja ja piirien johtohenkilöitä varten tehty sähköinen uutislehti, joka ilmestyy kuusi kertaa vuodessa. The Rotarian (tai Rotary Norden) RI:n virallinen kuukausittain ilmestyvä lehti, jossa kerrotaan klubien ja piirien projekteista, RI:n hallituksen päätöksistä ja RI:n kokouksista. Lisäksi ilmestyy 30 alueellista rotarylehteä 25 kielellä ympäri maailman. Meidän alueemme lehti on Rotary Norden.. RI Visual Identity Guide (547) graafinen ohjeisto kaikenlaisten rotaryjulkaisujen tekoon. Siinä on ohjeet Rotaryn merkkien oikeasta käytöstä. Strategiasuunnittelun opas klubeille tarkoitettu netissä oleva työväline, jonka avulla voidaan laatia pitkän aikavälin tavoitteita ja vuositavoitteita. Imuroitavissa osoitteessa Rotary Code of Policies ja Rotary Foundation Code of Policies RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen vahvistamia menettelytapaohjeita, jotka tukevat RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä. Ne tarkistetaan jokaisen RI:n hallituksen tai Säätiön hallituksen kokouksen jälkeen Henkilöresurssit Yhteystiedot löydät joko Official Directorysta, osoitteessa org, Rotarymatrikkelista tai piirikuvernööriltä. Piirikuvernööri kuvernööri on RI:n toimihenkilö, jonka tehtävänä on auttaa klubeja kehittämään strategioita, jotka tekevät klubeista entistä tehokkaampia. Apulaiskuvernööri rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubeissa vuosineljänneksittäin (tai useammin). Hän vastaa kysymyksiin tai antaa neuvoja. Piirin muiden klubikomiteoiden puheenjohtajat heiltä saa tietoa klubin projektien ja aloitteiden tueksi. Komiteoiden entiset puheenjohtajat ja johtohenkilöt kokeneita rotareita, jotka voivat neuvoa sinua, kun suunnittelet vuottasi. Voit myös nimittää heitä johtamaan komitean toimia KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 13 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT

18 Rotarykoordinaattorit RI:n presidentin nimittämiä henkilöitä, jotka toimivat tietyn alueen neuvonantajina. RI:n klubien ja piirien tukihenkilöt (CDS) RI:n klubien ja piirien tukihenkilöt (CDS) - he työskentelevät RI:n pääkonttorissa ja kansainvälisissä (esim. Zürich) toimistoissa. He vastaavat hallintoa koskeviin kysymyksiin ja välittävät muita kysymyksiä RI:n ja Rotarysäätiön asianomaisille virkailijoille. Oma tukihenkilö löytyy osoitteesta Contact Center Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa contact.center@rotary.org. Pohjois- Amerikan ulkopuolella toimivien rotareiden kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 14 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT

19 Piirineuvottelun keskustelunaiheita Piirineuvottelua varten Kun mietit seuraavia kysymyksiä, keskustele klubin eroavien ja tulevien toimihenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat klubin hallintokomitean tehtävät ja sinun tehtäväsi tämän komitean puheenjohtajana? Miten komitean toiminta tukee klubin strategiasuunnitelmaa? Millaisia toimia suunnittelet klubin jäsenten toveruuden edistämiseksi? Kuinka pystyt pitämään kokoukset kiinnostavina ja hyödyllisinä? Miten aioit pitää yhteyttä klubin jäseniin? Mikä viestintäväline toimii parhaiten klubissa? Miten voit auttaa komitean jäseniä hoitamaan työnsä? KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 15

20 Muistilista 1: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 16

21 Piirineuvottelua varten Muistilista 2: Tavoitteet Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoitetta ja kolmelle seuraavalle vuodelle sellaisia vuositavoitteita, jotka edesauttavat pitkän aikavälin tavoitteen saavuttamista. Varmista, että: kaikki ovat tavoitteista yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen tulee olla niin konkreettinen, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. tavoite on haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että klubi ylittää aiemmat saavutuksensa. tavoite on saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien avulla. tavoite on ajallisesti täsmällinen. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Pitkän aikavälin tavoite (klubin tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä) Vuositavoite vuonna 1 Vuositavoite vuonna 2 Vuositavoite vuonna 3 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 17

22 Muistilista 3: Toimintasuunnitelma Piirineuvottelua varten Kirjoita alla olevaan tilaan yksi vuositavoite tavoitteittesi luettelosta. Mieti sen jälkeen, millaisia toimintoja tarvitaan tähän tavoitteeseen pääsemiseksi. Vuositavoite Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit Tarvittavat resurssit KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 18

23 Piirineuvottelua varten Muistilista 4: Klubin hallintokomitea Tapausharjoituksia Lue alla oleva tapausharjoitus ja vastaa kysymyksiin. Laadi suunnitelma käyttämällä sivun 21 tapausharjoituksen toimintasuunnitelmaa. Tapausharjoitus 1 Willabeen rotaryklubissa on 45 aktiivijäsentä Viime aikoina läsnäolo kokouksissa on vähentynyt merkittävästi. Olet kuullut monen jäsenen valittavan, että ohjelmat ovat pitkästyttäviä. Hallintokomitean puheenjohtajana olet tilanteesta huolestunut. Mitä teet saadaksesi kokoukset mielenkiintoisemmiksi ja jäsenet hereille? Tapausharjoitus 2 Klubi on tehnyt hiljattain mielipidekyselyn ja on ilmennyt, että jäsenet eivät oikein tiedä, mitä odottaa kokouksilta. He ovat myös ulalla klubin projekteista. Mitä voit tehdä saadaksesi viestin paremmin perille? KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 19

24 Piirineuvottelua varten Tapausharjoitus 3 Komiteasi jäsenillä on klubin ohjelmista ristiriitaisia mielipiteitä. Miten toimit ollaksesi hyvä johtaja ja saadaksesi komitean jäsenet yhdessä etsimään ratkaisua? Tapausharjoitus 4 Olet huomannut, että klubiisi on syntymässä kuppikuntia. Haluat, että uudet jäsenet ja vieraat tuntevat olevansa tervetulleita klubiin. Miten edistät jäsenten välistä toveruutta? KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 20

25 Piirineuvottelua varten Tapausharjoituksen toimintasuunnitelma Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto? 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit Mitä huomasit voivasi toteuttaa klubissasi? Tarvittavat resurssit KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 21

26 Muistilista 5: Ongelmanratkaisun opas Piirineuvottelua varten Käytä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille ja istunnon 2 tavoitelistaa kehittääksesi oman ongelmanratkaisuoppaan. Analysoi klubin tavoitteet ja mieti, mitä mahdollisia haasteita niiden saavuttamisessa on. Esitä seuraavaksi ratkaisuja näihin haasteisiin. Tavoite Mahdollinen haaste Ratkaisu Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Muut KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPAS 22

27

28 Vain napsautus ja olet perillä! Mene Member Accessiin Käy läpi kursseja ja hanki lisää rotarytietoutta. Imuroi raportteja. Selaa klubisi puolivuotisraportteja (SAR) ja maksa jäsenmaksut. Syötä klubisi vuositavoitteet ja katso mihin olette päässeet. Member Accessiin pääset napsauttamalla Rotaryn kotisivun oikeassa yläkulmassa olevaa linkkiä. Siinä on sinun rotarytoimintasi sekatavarakauppa. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA 226A-FI (1212)