Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetila työpajakentällä

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetila työpajakentällä Kohti toimintaa tukevaa ja verkottunutta tiedonhallintaa Santtu Sundvall Tiedonhallinnan asiantuntija Valtakunnallinen työpajayhdistys ry

2 Tiedonhallinnan kehittämiskokonaisuuden tausta Vuosina Valtakunnallisessa työpajayhdistyksessä käynnissä ollut määräaikainen kehittämiskokonaisuus, jota on rahoittanut opetus- ja kulttuuriministeriö Kokonaisuuden päätavoitteena sosiaalisen vahvistamisen toimialan tiedonkeruun yksinkertaistaminen, nopeuttaminen ja tiedon aiempaa parempi hyödyntäminen Kokonaisuus koostui kolmesta osaprosessista: Vaikuttavuusprosessi: sosiaalisen vahvistamisen palveluiden laadullista vaikuttavuutta arvioivien mittarien rakentaminen Tilastoprosessi: Sosiaalisen vahvistamisen toimialan tilastoinnin kehittäminen ja valtakunnallisten kyselyiden toteuttaminen Kehittämisprosessi: Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetilan kartoittaminen sekä kehittämisehdotusten laatiminen

3 Selvityksen kaksi päämäärää Työpajojen tiedonhallinnan nykytilan kuvaaminen Miten työpajat keräävät tietoa omasta toiminnastaan sekä kuinka tietoa hyödynnetään toiminnan ja johtamisen apuvälineenä Tehdään näkyväksi kentän hyvät tietokäytännöt ja tiedonhallintaan liittyvät haasteet Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetilan määrittely Laaditaan nykytilan pohjalta kuvaus tavoitetilasta, jota kohti toimialan tiedonhallinnan kokonaisuutta tulisi pitkäjänteisesti kehittää Tavoitetilan saavuttamista tuetaan kehittämisehdotuksilla

4 Selvityksessä käytetyt menetelmät Strukturoidut teemahaastattelut: Selvitystä varten haastateltu yhteensä 47 työpajatoiminnan johtoon, kehittämis- tai valmennushenkilökuntaan kuulunutta asiantuntijaa Haastatteluita tehty 23 organisaatiossa. Joukossa sekä kunnallisia pajoja että säätiöitä ja yhdistyksiä. Sähköpostikysely: Lähetetty kaikille Valtakunnallisen työpajayhdistyksen jäsenorganisaatioille (lähetysajankohtana 227 kpl) Vastauksia 96 työpajaorganisaatiosta Vastausprosentti 42 % Tutkimusteemat: Työpajojen dokumentointi- ja tilastointikäytännöt, sidosryhmäyhteistyö ja siihen liittyvä tiedonkulku, toiminnan mittaaminen ja raportointi, työpajojen asiakastietojärjestelmät sekä tiedonhallintaan liittyvät kehittämisideat

5 Tiedonhallinnan merkitys organisaation toiminnalle Mitä tiedonhallinnalla tarkoitetaan: Tieto organisaation toiminnan ja johtamisen keskeisenä resurssina ja aineettomana pääomana Tiedonhallinnan organisatorinen ja teknologinen viitekehys (Kaario ja Peltola 2008) Hyvä tiedonhallinta edellyttää organisaation toimintatapojen ja tietojärjestelmien kehittämistä rinnakkain Mielletään kuitenkin helposti pelkkien tietojärjestelmien kehittämiseksi ja hankinnaksi Tiedonhallinnan prosessien merkitys työpajalle: Työpajojen johto, rahoittajat ja ohjaavat tahot saavat riittävästi laadukasta tietoa päätöksentekonsa pohjaksi (mm. tiedolla johtaminen ja raportointi) Työpajoilla toteutettavien valmentautujalähtöisten palveluprosessien sujuva toteuttaminen edellyttää ajantasaista ja paikkaansa pitävää tieto (mm. dokumentointi)

6 Kokonaisarkkitehtuurimallinnus selvityksen perustana Periaatetaso Organisaation toimintaa ohjaavat lait, säädökset, strategiat, kehittämisstandardit Organisaation palveluiden, prosessien ja sidosryhmien suhde tiedonhallintaan Mikä on organisaation ydintehtävä? Organisaation tietorakenteet, tietovarannot ja tietokäytännöt sekä käsitteet Mikä tieto on toiminnan kannalta olennaista? Tietojen käsittelyssä vaadittavat tietojärjestelmät ja niiden väliset rajapinnat Millaisilla työkaluilla tietoa kerätään? Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Tietojärjestelmien edellyttämä tekninen infrastruktuuri Toimintaympäristön asettamat vaatimukset tietojärjestelmille

7 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Periaatetaso ja tiedonhallintaa ohjaavat säädökset Työpajatoimintaa tai sen tiedonhallintaa ei tällä hetkellä määritellä suoraan lainsäädännöllä Tarkimmin varsinaista työpajatoimintaa säätelee opetusministeriön päätös nuorten työpajatoiminnan yleisistä perusteista ja suosituksista (17/600/2006) Valmentautujien sijoittumisten seurannalle ja asianmukaisen palautteen keruulle erityishuomio Nuorisolaki 2016? Työpajoilla toteutettavien palveluiden ja toimenpiteiden tavoitteita määritellään usein tarkasti. Laki kuntouttavasta työtoiminnasta, laki julkisesta työvoima ja yrityspalvelusta, sosiaalihuoltolaki Työpajojen tiehallintaan liittyvä tietosuojalainsäädäntö hyvin laajaa Pajoilla käsitellään usein arkaluontoisia ja yksilöllisiä asiakastietoja Tietosuojan taso riippuu usein työpajojen erikoistumisalasta Mm. Kelan ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden osalta tietosuojavaatimukset hyvin korkeita

8 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut Keskeistä työpajojen palveluiden ja perustoiminnan yhteys tiedonhallintaan Toiminnan perustarpeiden huomioiminen tiedonhallinnan keskiössä Palveluiden sisällöt ja kuvaukset vaikuttavat mm. niiden mittaamiseen Työpajojen palvelut: Työpajakentän tarjoamat palvelut vaihtelevat organisaatiokohtaisesti Organisaatiot toimivat neljän politiikkalohkon rajapinnoilla (työllisyyspolitiikka, koulutuspolitiikka, sosiaali- ja terveyspolitiikka sekä nuorisopolitiikka) Painopiste vaikuttaa: Mitkä ovat keskeisiä ohjaavia tahoja ja sidosryhmiä Millaisia ohjaavien tahojen palveluita ja toimenpiteitä pajoilla toteutetaan Työpajat toteuttavat ohjaavien tahojen palveluita ja toimenpiteitä valmennuspalveluiden avulla Valmennuspalveluiden sisällöt ja nimikkeet vaihtelevat organisaatiokohtaisesti -> haaste vertailun ja mittaamisen kannalta

9 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut (2) Työpajojen palveluiden mallintaminen Palveluiden mallintaminen erityisen tärkeä osa tiedonhallintaa Tarkat palvelukuvaukset tekevät työpajoilla tapahtuvan valmennuksen näkyväksi sekä valmentautujille, henkilökunnalle että sidosryhmille ja mahdollistavat eri organisaatioiden välisten palveluiden vertailun Kyselyyn vastanneista työpajoista 74 prosenttia oli mallintanut palvelunsa Mallintamistarkkuus vaihteli suuresti: osalla suppea prosessikaavio, toisilla hyvin tarkka työnkulun kuvaus Palveluiden vertailun, mittaamisen ja tiedonhallinnan prosessien kannalta tarkka mallintaminen tärkeää Kentällä olemassa hyviä mallinnuspohjia. Näitä voisi kuitenkin jatkossa kehittää ja tarkentaa. Mm. JHS179 -suositukset

10 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut Sidosryhmäyhteistyö ja tiedonkulku Työpajat toimivat keskeisenä osana laajaa palvelu- ja ohjausverkostoa Kaikki haastatellut pajat kartoittaneet sidosryhmäverkostonsa Tiedonkulun sujuvuus: Tiedonkulun katsottiin olevan hyvää aluehallintoviranomaisten (AVI), TPY:n ja kunnan suuntaan Huonoiten olennainen tieto liikkui Kelan, yritysten ja muiden työpajojen suuntaan ALU-verkostotoiminta nostettiin siihen osallistuneilla alueilla yhdeksi tärkeäksi tavaksi saada työpajojen välistä tiedonkulkua paremmaksi TE-toimistoyhteistyö herätti kommentteja puolesta ja vastaan Osa koki yhteistyön toimivan erinomaisesti Toiset näkivät TE-toimiston organisaatiouudistuksen, toimipisteiden lakkauttamisen ja toimenpiteisiin liittyvien tulkintojen vaihtelun huonontaneen viime vuosien aikana tiedonkulkua Usein yhteistyö ja tiedonkulku perustui henkilötason suhteisiin, organisaatiotasolla yhteistyö saattoi olla heikompaa

11 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Työpajojen tietoarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri on tiedonhallinnan ydinaluetta. Toiminnan ja tietojärjestelmien välinen liima. Selvityksessä tarkasteltiin mm. työpajojen dokumentointi-, tilastointi- ja raportointikäytäntöjä sekä toiminnan mittaamisessa käytettyjä menetelmiä/työkaluja Miten tietoa kerätään, millä tavoin sitä hyödynnetään työpajalla ja kenelle sitä välitetään? Tärkeätä myös tiedolla johtamisen näkökulma Tietoarkkitehtuurin kehittämisen näkökulmasta työpajat olivat hyvin erilaisessa asemassa Osa työpajoista oli integroinut tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen hyvin tiiviisti osaksi toimintakulttuuriaan, osa vasta tämän tien alkupäässä Työpajan käytössä olevat resurssit vaikuttavat ratkaisevasti teemaan

12 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Dokumentointikäytännöt Dokumentoitu tieto tukee valmennustyötä. 54% 40% 3% 0% Dokumentointikäytännöt ovat kehittyneet viimeisen viiden vuoden aikana. 58% 28% 7% 2% Dokumentoidut tiedot ovat ajan tasalla. 23% 58% 16% 1% Henkilökunta on sitoutunut säännölliseen dokumentointiin. 35% 45% 18% Dokumentointiin liittyvä ohjeistus on selkeää. 22% 55% 17% 4% Dokumentointi on organisaatiossa helppoa ja vaivatonta. 15% 57% 21% 7% Dokumentoinnin nykytaso on organisaatiossanne riittävän hyvä. 20% 45% 33% 3% Henkilöstön dokumentointitavat ovat yhdenmukaisia. 24% 36% 33% 2% 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä En osaa sanoa

13 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Dokumentoidun tiedon hyödyntäminen Sidosryhmille raportointiin 24% 45% 26% 4% 0% Valmennuksen tukemiseen 23% 40% 26% 5% 5% Valmennustyön laadullisen vaikuttavuuden arviointiin 16% 35% 30% 9% 7% Organisaation tulevan toiminnan suunnitteluun 18% 28% 37% 13% 3% Tutkimuksiin ja selvityksiin 4% 23% 40% 16% 12% Pajan sisäiseen vertailuun (esim. asiakasryhmät, työyksiköt) 12% 15% 29% 24% 15% Toiminnan markkinointiin ja vaikuttamistyöhön 4% 21% 39% 23% 11% Alueelliseen vertailuun 2% 8% 29% 35% 22% 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Erittäin paljon Paljon Jonkin verran Vähän Erittäin vähän/ei ollenkaan En osaa sanoa

14 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Tilastointi ja raportointi Tilastointi: Tilastoinnin taso koettiin työpajakentällä hyväksi. Kaivattiin kuitenkin lisää tilastointia ja tietojen käsittelyä helpottavia apuvälineitä Työpajoista saadaan tällä hetkellä erittäin runsaasti tilastotietoa. Suurempi haaste tiedon hyödyntäminen Osa arvioi yksiköiden ja organisaation nykytilannetta jatkuvasti, osa satunnaisesti Ennakointiin soveltuvaa tietoa ja vertailutietoa kaivattiin enemmän Raportointi: Eniten työpajoja kuormittava tiedonhallinnan osa-alue Monikanavarahoitus ja raportointitahojen runsaus haasteena Raportointivaatimukset kasvaneet viime vuosien aikana Samalla kasvanut työpajojen tarve todistaa toiminnan sisältöjen vaikuttavuus ja laatu

15 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri kehittynyt kentällä nopealla tahdilla tämän vuosikymmenen aikana. Taustalla mm. OKM:n valtakunnallinen työpajakysely, kasvavat asiakasmäärät ja työpajojen oma tarve saada toiminnastaan tarkempi kokonaiskuva. Kentällä käytössä kaksi laajalle levinnyttä ohjelmaa: PARty ja VAT Lisäksi muutama työpaja on kehittänyt omista lähtökohdistaan oman tietojärjestelmänsä. mm. Oulun Ouka-typa, Lahden Valtti, Eduron Arvi jne. Tietojärjestelmiltä edellytettiin yhtä voimakkaasti sekä johtamisen että työpajan toiminnallisen puolen huomioimista Pyrkimyksenä valmentautujalähtöisyyden, helppokäyttöisyyden ja selkeyden lisääminen Lisäksi toiveena oli eri tietojärjestelmien välisten rajapintojen kartoitus ja madaltaminen Työpajat ja etsivä nuorisotyö (mm. PAR-järjestelmät ja Enter) Työpajat ja ohjaavat tahot (mm. verkosto-toiminto)

16 Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Teknologia-arkkitehtuuri Työpajojen laitteistojen taso ja uudet innovaatiot Laitteistojen tason koki erittäin hyväksi tai hyväksi 61 prosenttia kyselyyn vastanneista Taso riippuu pitkälti pajan käytössä olevista taloudellisista resursseista sekä erilaisten valmennusyksiköiden luonteesta Suoranaisia uusia teknologisia innovaatioita kentällä oli vähän Tablettiteknologian käytöstä oltiin kiinnostuneita. Voisi helpottaa valmennuksen dokumentointia liikkuvassa työssä. Yksi paja kehittänyt valmentautujien työajanseurantaan oman teknisen järjestelmänsä

17 Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila Menneisyys Organisaatiokohtainen tiedonhallinta Tiedonhallinta osin toiminnasta ulkoisena elementtinä Nykytila Kohti toimialan yhteistä tiedonhallintaa Tiedonhallinnan roolin voimakas kasvu Tavoitetila Tiedonhallinnan ekosysteemi (työpajat ja sidosryhmät) Toimintalähtöinen, johtamista tukeva tiedonhallinta

18 Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila: kaksi näkökulmaa (1) Kuvattu 15 osatavoitetta ja 32 niitä tukevaa kehittämissuositusta kokonaisarkkitehtuurin rakenteiden mukaisesti Kaksi keskeistä teemaa 1) Toimintalähtöinen, johtamista tukeva tiedonhallinta Työpajojen palveluprosessit on mallinnettu tavoitteiden, sisältöjen, työvaiheiden ja tiedonkulun osalta riittävällä tasolla. Työpajoilla on selkeät dokumentointikäytännöt ja dokumentointi koetaan olennaiseksi osaksi työpajoilla tapahtuvaa valmennusta Työpajojen johtaminen perustuu monipuoliseen tiedon hyödyntämiseen Työpajojen käytössä olevat tietojärjestelmät tukevat pajoilla toteutettavaa valmennusta ja vastaavat entistä enemmän sen tarpeisiin. Valmennustyön kehittymistä tuetaan joustavasti uusien teknologioiden tarjoamilla mahdollisuuksilla.

19 Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila: kaksi näkökulmaa (2) 2) Työpajat ovat osa monialaista tiedonhallinnan ekosysteemiä Työpajat muodostavat valtakunnallisesti ja alueellisesti toimivan yhteistyöverkoston, jonka sisällä oleellinen tieto liikkuu sujuvasti Niin ohjaavien tahojen, muiden sidosryhmien kuin valmentautujien suuntaan tapahtuva tiedonkulku on työpajoilla selkeätä, yhdenmukaista ja läpinäkyvää Ohjaavien tahojen, rahoittajien ja kuntien työpajoihin kohdistamat raportointivaatimukset ovat ennakoitavissa, ja työpajat kykenevät vastaamaan niihin vaivattomasti. Työpajojen ja keskeisten sidosryhmien käytössä olevien tietojärjestelmien väliset rajapinnat on tunnistettu, ja niiden välinen tiedonsiirto on sujuvaa.

20 Miten tästä eteenpäin? Ensisijaisesti tärkeätä määritellä, kuinka tiedonhallintaa tullaan jatkossa kehittämään yhtenäisesti eteenpäin Sekä valtakunnalliset että paikalliset näkökulmat huomioitava tarkasti Yhtenäisyyden kannalta selkeintä määritellä koordinoiva taho Eri organisaatioiden välinen yhteistyö on kaiken ytimessä Niin työpajojen, TPY:n, ministeriöiden kuin ohjaavien tahojen ja kuntien suuntaan Valtakunnallinen työpajayhdistys tulee jatkossakin tukemaan toimialan tiedonhallinnan kehittymistä niin koulutusten, vaikuttamistyön kuin yhteistyön luomisen ja kehittämisen keinoin Mm. Sovari-mittarin ja tilastoinnin kehittämisessä TPY:llä keskeinen rooli

21 Kiitos! Santtu Sundvall Tiedonhallinnan asiantuntija, TPY