Kuntatieto-ohjelma. Esimerkkikuvaus Mikkelin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilasta. Projektin hallinnollinen loppuraportti

Transkriptio

1 Kuntatieto-ohjelma Esimerkkikuvaus Mikkelin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilasta Projektin hallinnollinen loppuraportti Versio: 0.1

2 Esimerkkikuvaus Mikkelin KA-työstä hallinnollinen loppuraportti (7) Sisällys 1. Dokumentin tarkoitus Projektin organisointi Projektin ohjausryhmä Projektipäälliköt Projektiryhmä Aikataulu ja projektin läpivienti Aikataulu Eteneminen Projektinaikaiset keskeiset muutokset Työmäärä ja kustannukset Tavoitteet, saavutukset ja tuotokset Tavoitteiden täyttyminen Projektin toteutuneet tuotokset Arvio projektin onnistumisesta Projektissa ilmenneet haasteet ja niiden ratkaiseminen Arvio projektityön onnistumisesta Arvio asiakastyytyväisyydestä <Hyötyarvion toteutuminen... Error! Bookmark not defined. 7. Toimenpiteet projektin jälkeen Projektista opittua Jälkiarviointi... Error! Bookmark not defined. Dokumentin muutosloki Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 V R.S. R.S. Loppuraportin ensimmäinen versio Tulosdokumentti

3 Esimerkkikuvaus Mikkelin KA-työstä hallinnollinen loppuraportti (7) 1. Dokumentin tarkoitus Tämä dokumentti on 9/2013 4/2014 aikana toteutetun Kuntatieto-ohjelmaan liittyvän Kokonaisarkkitehtuurityö projektin hallinnollinen loppuraportti. Projektin tavoitteena oli laatia syväsukelluksena Kotihoitoon esimerkkikuvaus Mikkelin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilasta. Tässä dokumentissa kuvataan projektin kulkua, tavoitteiden ja saavutettuja tuloksia erityisesti projektin läpiviennin näkökulmassa. Tässä dokumentissa ei kuvata itse tuotosten sisältöä. Varsinaiset tulokset on kuvattu omissa dokumenteissaan. 2. Projektin organisointi Projektin organisointi oli seuraava. Projektin organisointi jakautui seuraaviin ryhmiin: Projektin ohjausryhmä Varsinainen projektiryhmä muut asiantuntijat, haastateltavat jne Projektin ohjausryhmä Vastasi projektin ohjauksesta, hyväksyi projektin tuotokset ja lopputulokset. Ohjausryhmän kokoonpano: Juha Ropponen., puheenjohtaja Pentti Kurki N.N., sihteeri 2.2. Projektipäälliköt Vastasivat projektin läpiviennistä ja toteutuksen akuuteista haasteista. Johtivat projektiryhmää, raportoivat ohjausryhmälle. Projektipäälliköt: Tuomas Fjälsström. Mikkelin kaupunki Pentti Kurki. CGI 2.3. Projektiryhmä Toteuttivat varsinaisen projektin Projektiryhmään kuuluivat seuraavat jäsenet: Tuomas Fjällstörm, Mikkeli Rauno Saarnio, CGI

4 Esimerkkikuvaus Mikkelin KA-työstä hallinnollinen loppuraportti (7) Edellisten lisäksi projektiin kuului haastattelutilaisuuksia ja työpajoja, joihin osallistui asiantuntijoita ja avainhenkilöitä eri toimijoista: Heli Hänninen, Tehtävä- ja palveluluokitusprojektin projektipäällikkö Kristiina Leppänen Päivi Malinen Anne Nurminen Jorma Rannaste Anu Pekurinen Päivi Malinen, Tiera kaupunki Anne Nurminen Marjo Koponen Heli Huovinen 3. Aikataulu ja projektin läpivienti 3.1. Aikataulu Projekti valmistui muuttuneen aikataulun puitteissa. Aikataulua muutettiin projektin aikana, koska työssä haluttiin huomioida kunnan strategiaseminaarin anti. Projektin suunnittelu, kuvauskohteiden valinta (Kotihoidon syväsukellus) ja resurssien varaaminen tapahtui elo-syyskuussa Nykytilan kartoitus tehtiin Nykytilan kuvaukset dokumentoitiin Ydinprosessien määrittely tehtiin Kotihoidon syväsukellus ja Mikkelin Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden määrittely tehtiin KA-työ esiteltiin strategiaseminaarissa Tulosten kokoaminen tapahtui välisenä ajankohtana Eteneminen Kaupungin ydinprosessienmäärittelyn jälkeen pohdittiin työn tavoitteita, ja päätettiin esitellä kokonaisarkkitehtuurityö johdon strategiaseminaarissa. Työskentely aloitettiin laatimalla työsuunnitelma. Työskentelyn kohteeksi asetettiin syväsukellus vanhusten kotihoidon palveluun. Syväsukelluksen kautta haettiin kokemuksia kokonaisarkkitehtuurityön laajentamiseen koko kaupungin toimintaa. Nykytilan kartoituksen laatimiseksi pidettiin aloitustilaisuus, johon kutsuttiin eri toimialojen tietotekniikkavastaavat. Aloitustilaisuudessa käynnistettiin nykytilan tietojen kerääminen. Kerättyjen tietojen pohjalta laadittiin nykytilan kuvaus. Tavoitetilan laadinta aloitettiin tutustumalla kaupungin hyväksyttyyn strategiaan, kotihoidon oppaisiin ja muihin saatavilla oleviin aiheistoihin. Konsultti

5 Esimerkkikuvaus Mikkelin KA-työstä hallinnollinen loppuraportti (7) laati kuvausten pohjalta ehdotuksen Mikkelin ydinprosesseista, jota jalostettiin työpajassa. Konsultti laati Business Model Canvas mukaiset kuvaukset sekä Kotihoidon että Kotona-asumista tukevien palveluiden näkökulmista. Laadittuja kuvauksia tarkennettiin työpajassa. Tavoitetilan prosessikuvausten laadinta aloitettiin edellisten vaiheiden jälkeen. Konsultti työsti kuvaukset, joita Mikkeli kommentoi. Työskentelyn aikana nousi esiin tarve hakea laajempaa kokonaisuutta. Syntyi tarve laatia Mikkelin kaupungin Kokonaisarkkitehtuurin viitekehys. Organisaation sitouttamiseksi kokonaisarkkitehtuurityötä esiteltiin kaupungin strategiaseminaarissa. Tavoitetilan laadintaa myöhennettiin, jotta strategiaseminaarin anti saatiin mukaan. Vaihe Toteutunut Suunniteltu Työsuunnitelman laadinta Aloitustilaisuus Nykytilan kartoitus Nykytilan kuvaus Ydinprosessien määrittely Tavoitetilan hahmotus Strategiaseminaari Prosessien dokumentointi Taulukko 1: Projektin toteutuma 3.3. Projektinaikaiset keskeiset muutokset Työskentelyn aikana syntyi tarve laatia Mikkelin kaupungille Kokonaisarkkitehtuurin viitekehys. Viitekehyksen laatiminen esiteltiin strategiaseminaarissa. Prosessikuvausten toivottiin palvelevan toimintakäsikirjan pohjana. Muutoksen vuoksi tavoitetilan laadintaa myöhennettiin noin 1,5 kuukaudella. Saavutettu tulos palvelee jatkossa Mikkelin kaupunkia paremmin kuin alkuperäinen suunniteltu työkokonaisuus. 4. Työmäärä ja kustannukset Laskutettu työmäärä pysyi suunnitellussa. Projektin alkuperäinen työmäärä oli konsultin/toimittajan osalta 25 htp ja kokonaiskustannus (Alv 0). Muun projektiryhmä työmääräksi arvioitiin olevan 68 htp. 5. Tavoitteet, saavutukset ja tuotokset 5.1. Tavoitteiden täyttyminen Projektin tavoitteena oli:

6 Esimerkkikuvaus Mikkelin KA-työstä hallinnollinen loppuraportti (7) Tehdä esimerkkikuvaus Mikkelin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilasta Esimerkkikuvaus ja sen dokumentoitu toteuttamisprosessi soveltuu hyödynnettäväksi jatkossa myös muiden kuntien vastaavissa KA prosesseissa Keskeisimpiä projektin osatavoitteita olivat kuvata: Toimintoarkkitehtuuri o Toiminnot (toimintokokonaisuus) o Ydinprosessit sekä niihin liittyvät tuki ja hallintoprosessit o Pääprosessit o Liiketoimintapalvelut Tietoarkkitehtuuri o Päätietoryhmät o Tietovarannot o Tietovirtakuvaus Tietojärjestelmäarkkitehtuuri o Tietojärjestelmäpalvelut o Prosessit/tietojärjestelmät/matriisi Tavoitteiden voidaan katsoa täyttyneen Projektin tuloksena syntyi kuvaus työskentelytavoista ja pohdintaa vaihtoehtoisten menettelytapojen eduista ja haitoista. Esimerkkikuvaukset tehtiin syväsukelluksena Kotihoidon prosessiin. Mikkelin kaupungin Kokonaisarkkitehtuurin periaatteet määriteltiin Projektin toteutuneet tuotokset Tuloksena saatiin suunnitelman mukaiset tuotokset. Projektissa laadittiin seuraavat suunnitelman mukaiset tuotokset: Nykytilan kuvaus JHS179 mukaisille pohjille Kotihoidon nykytilan prosessikuvaukset Kotihoidon tavoitetilan prosessikuvaukset Kotihoidon liiketoimintamallin kuvaus Esimerkkikuvaus Mikkelin kaupungin kokonaisarkkitehtuurista Kuvaus käytettävistä menetelmistä ja niiden soveltamisesta muissa kunnissa Seuraavia tuotoksia ei oltu suunniteltu, mutta ne saatiin laadittua projektissa: Mikkelin kaupungin kokonaisarkkitehtuurin viitekehys

7 Esimerkkikuvaus Mikkelin KA-työstä hallinnollinen loppuraportti (7) 6. Arvio projektin onnistumisesta 6.1. Projektissa ilmenneet haasteet ja niiden ratkaiseminen Työn alkuvaiheessa Mikkelin kokonaisarkkitehtuurista vastaava henkilö vaihtui. Keskusteluiden kautta haettiin ja löydettiin uusia näkemykisä työn toteuttamiseksi Arvio projektityön onnistumisesta Mikkelin kokonaisarkkitehtuurityöstä vastaava henkilö sekä CGI:n konsultti työstivät aineistoa. Projektinohjausryhmän ja projektiryhmän roolit jäivät vähäisiksi Arvio asiakastyytyväisyydestä Asiakastyytyväisyyttä ei mitattu, projektipäällikön näkökulmasta tulokset saavutettiin. 7. Toimenpiteet projektin jälkeen Mikkelin kokonaisarkkitehtuuri työ on nyt käynnistynyt. Arkkitehtuuriperiaatteet on määritelty ja yhden palvelun osalta on tehty syväsukellus. Tehtyä mallia sovelletaan muiden palveluiden kuvaamisessa. 8. Projektista opittua Kokonaisarkkitehtuurityö olisi hyvä aloittaa arkkitehtuurin kypsyystason mittaamisella. Tarvittavat toimenpiteet ja työskentelyn painopisteet tulisi määritellä mittaustulosten perusteella.