TUUSULAN KUNNANTALON TYÖYMPÄRISTÖSUUNNITELMA LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 1(28) TUUSULAN KUNNANTALON TYÖYMPÄRISTÖSUUNNITELMA LOPPURAPORTTI

2 2(28) Sisällysluettelo 0 TIIVISTELMÄ HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT Hankkeen lähtökohdat Hankkeen tausta Hankkeen tavoitteet Hankkeen toteutus ja työvaiheet Hankkeen osapuolet Aikataulu ja työskentely KOHDESELVITYS Tuusulan kunnantalo Tilaselvitys Kunnantalon tilat Muut käytettävissä olevat tilat Väistötilat Toimijat, sidosryhmät ja asiakkaat Analyysi tiloista TYÖPROFIILISELVITYS Inventointiohjelma Haastattelut ja sähköinen kysely Johdon näkökulma Kunnan strategia Linjaukset Työprofiiliselvityksen tulokset Toimintojen sijoittuminen Työprofiilit Johtopäätökset TILAKONSEPTI Workplace Management Näkökulmat Keskeiset käsitteet Tilojen toiminnalliset vaatimukset Työympäristö Joustavuus ja muunneltavuus Vyöhykkeistäminen Työhuoneet Työpisteet Neuvottelutilat Tiimityötilat Hiljaisen työn tilat Taukotilat Arkistotilat Tilojen laadulliset vaatimukset Työtehokkuus Työhyvinvointi Turvallisuus Esteettömyys Äänitekniset tavoitteet ICT-ratkaisut Talotekniset ratkaisut Energiatehokkuus Tilatarve Tilaresurssit Henkilömäärä Tilaohjelma Tilaratkaisun yhteenveto Työympäristöt Toimintojen sijoittaminen Ruokapalvelut Aulatilojen kansalaiskäyttö Liikenne ja pysäköinti JOHTOPÄÄTÖKSET JA SUOSITUKSET... 28

3 3(28) 0 TIIVISTELMÄ 80-luvun alussa valmistunut Tuusulan kunnantalo on peruskorjauksen tarpeessa. Kunta on käynnistämässä tilahanketta, jossa tilat peruskorjataan ja tiloihin tehdään tulevaisuuteen tähtääviä toiminnallisia muutoksia. Tilahankkeen ohjelmoinnin lähtökohtien selvittämiseksi kunta on teettänyt työympäristösuunnitelman, jossa kunnan henkilökuntaa ja johtoa on haastateltu ja kuultu laajasti. Tähän työympäristösuunnitelmaan kuuluvassa työprofiiliselvityksessä henkilökunnan työn vaatimukset ja tilojen kehittämistarpeet on selvitetty ja ne ovat olleet lähtökohtana ehdotetulle tilakonseptille. Kunnantalolle on sijoittunut kunnan yleisjohto ja konsernipalvelut sekä useiden hallintokuntien johto. Tämän lisäksi kunnantalolla on tonttituotantoon, rakentamiseen ja kunnallistekniikkaan liittyviä kunnan palveluita. Tilat ovat täynnä nykyisellä 144 työntekijän henkilömäärällä. Hankkeen valmistelu ja työprofiiliselvitys toi esille useita ongelmia: - kunnantalon tilatehokkuus on heikko - rakennuksen sisäilmasto on heikko ja talotekniikka uusimisen tarpeessa - tilat ja toimintojen sijoittelu eivät vastaa toiminnan tarpeita - asiakaspalvelun tilaratkaisuissa on kehittämistarvetta - tilojen ääneneristys on puutteellinen - asiakkaiden suhteellisen vapaa liikkuminen työtiloissa häiritsee työrauhaa - tilaratkaisut eivät vastaa tiimityön, vuorovaikutuksen ja työhyvinvoinnin tarpeita Hankkeen aikana vertailtiin huonetoimistomallia, kombikonttorimallia ja avotoimistomallia kunnantalon tilaratkaisuksi. Työn nykyiset vaatimukset, joustavuuden ja muunneltavuuden tavoitteet, tilatehokkuus, vuorovaikutuksen ja tiimityön tarpeet sekä työhyvinvoinnin tavoitteet perustelevat kombikonttorimallin valintaa jatkosuunnittelun lähtökohdaksi. Työympäristösuunnitelmaan liittyvät tilakonseptit ja toimintojen sijoittelu perustuu kombikonttoriratkaisuun, jossa työympäristö sisältää työhuoneita, avotyöpisteitä sekä keskittymistä vaativan työskentelyn sekä neuvottelu- ja ryhmätyön tarpeet täyttäviä tiloja. Kombikonttorimallissa periaatteena on se, että työntekijä valitsee kulloisenkin työtehtävän mukaisen paikan työn tekemiselle. Näin työntekijän on mahdollista säädellä työympäristöään keskittymistä vaativan työn ja tiimityön tarpeiden välillä. Asiakaspalvelun periaatteita uudistetaan siten, että palvelu keskitetään asiakaspalvelua tarjoaville Front Office vyöhykkeille. Tämä parantaa asiakaspalvelun saavutettavuutta, palvelun laatua ja henkilökunnan työrauhaa. Pääosa henkilökunnasta työskentelee jatkossa häiriöttömissä ja turvallisissa Back Office tiloissa. Tilahankkeen avulla kunnantalolle kyetään toteuttamaan tilat uudelle työntekijälle, mikä on järkevää niin kunnantalon sisäisten toimintaketjujen kuin tilatehokkuudenkin näkökulmasta. Samalla tilojen toimivuus, asiakaspalvelu ja toiminnan synergiat paranevat. Uudistetut tilat mahdollistavat modernien vuorovaikutteisten työmenetelmien käyttöönoton ja viestivät ulospäin tehokkaista, laadukkaista ja moderneista kuntapalveluista. Työympäristösuunnitelma toimii tarveselvitystä vastaavana suunnitteluvaiheena kunnantalon peruskorjauksen tilahankkeessa. Tilahankkeen etenemisen seuraavat vaiheet ovat työympäristösuunnitelman hyväksyminen ja hankesuunnittelun käynnistäminen.

4 4(28) 1 HANKKEEN LÄHTÖKOHDAT 1.1 Hankkeen lähtökohdat Vuonna 1980 valmistuneessa Tuusulan kunnantalossa on korjaustarvetta ja toiminnallisia puutteita, joiden vuoksi rakennus on syytä korjata. Korjauksen yhteydessä kunta on päättänyt päivittää rakennuksen tilajärjestelyt toiminnan tarpeita vastaavaksi. Valtuusto on hyväksynyt osana vuoden 2011 talousarviota kunnantalon saneerauksen. Hanke on päätetty toteuttaa kattavana perusparannuksena, jonka tavoitteena on saada aikaan toimivat, joustavat ja riittävät toimitilat tuleviksi 30 vuodeksi. Osana hankkeen ohjelmointia kunta on päättänyt teettää työympäristön toiminnallisia tarpeita kartoittavan työympäristösuunnitelman. Työympäristösuunnitelma toimii lähtökohtana perusparannushankkeen hankesuunnitelman laatimiselle. 1.2 Hankkeen tausta Tuusulan kunnantalon saneeraushanke on ollut vireillä pitkään. Hanketta on käsitelty kunnan tilatyöryhmässä, YTK:ssa ja johtoryhmässä aktiivisesti vuodesta Korjaushankkeesta on laadittu luonnossuunnitelmia 2009 ja Arkkitehtitoimisto Sipisen toukokuussa 2011 päivätyissä luonnossuunnitelmissa esitellään työpisteiden erilaisia ratkaisumalleja rakennusrunkoon. Prosessin tuloksena johtoryhmä on tehnyt linjauksia perusparannushankkeen sisällöstä ja prosessin etenemisestä. Tekninen toimi on käynnistänyt keväällä 2012 hankkeen suunnittelun kilpailuttamalla hankesuunnittelun lähtötietoja valmistelevan työympäristösuunnittelun. 1.3 Hankkeen tavoitteet Kunnan johtoryhmä ja muut toimijat ovat linjanneet kunnantalon saneerauksen ja tilasuunnitelman peruslähtökohdat. Hankkeen tavoitteet on jaettavissa sidosryhmien perusteella neljään näkökulmaan. Palvelunäkökulma Kuntalaisen näkökulmasta on tavoiteltavaa palveluiden saavutettavuuden ja saatavuuden paraneminen. Palvelut keskitetään asiakaspalvelupisteisiin. Työntekijänäkökulma Työtehon ja työhyvinvoinnin kehittämiseen on selkeä tarve. Työympäristön viihtyvyyttä, valaistusta, talotekniikkaa ja ääniteknisiä ominaisuuksia parannetaan. Tilat tukevat modernien toimintamallien käyttöönottoa, tiimityötä sekä neuvottelutarpeita nykyistä paremmin. Omistajanäkökulma Omistajan näkökulmasta tavoiteltavaa on kiinteistön arvon ja teknisen kunnon säilyminen. Omaisuuden tuottavuuden näkökulmasta keskeistä on kunnantalon tilatehokkuuden kehittäminen. Kunnantalon energiatehokkuuden parantaminen tukee tuottavuuden ja hiilijalanjäljen pienentämisen tavoitteita. Johdon näkökulma Johdon tavoitteena on toimintojen sijoittaminen siten, että joustavuus paranee ja sisäiset toimintaketjut ja synergiat toteutuvat parhaalla mahdollisella tavalla. Tilat tuke-

5 5(28) vat johtamisen strategisten ja operatiivisten tavoitteiden toteutumista. Tilojen turvallisuuden kehittäminen on tärkeä periaate. Työn vuorovaikutteisuuden mahdollisuuksia parannetaan tilaratkaisuilla. 1.4 Hankkeen toteutus ja työvaiheet Hankkeen osapuolet Toimeksiantaja Tuusulan kunta, tekninen toimi Hyryläntie Tuusula Jyrki Kaija, tekninen johtaja Konsultti Mikko Marja-aho Klaus Seppänen Simo Rintakari Työympäristösuunnitelman ohjausryhmä Muut yhteyshenkilöt Tekninen johtaja Jyrki Kaija Suunnitteluarkkitehti Riitta Laurila Hankesuunnittelija Tiina Riihimäki Henkilöstöjohtaja Harri Lipasti Kunnanjohtaja Hannu Joensivu Tiedottaja Sanna Salmela Johdon assistentti Helena Hurri Toimialasihteeri Jonna Lindqvist Toimialasihteeri Pia Visti-Korhonen Teknisen toimen sihteeri Kristiina Jyrkkänen

6 6(28) Aikataulu ja työskentely Hankkeen tehtävänannon mukaan työn piti valmistua kesäkuussa Tehtävän laajuuden vuoksi aikataulua päätettiin yhteisellä päätöksellä jatkaa elokuun 2012 loppuun. Hankkeen prosessi on kuvattu alla olevassa tehtäväkuvauksessa.

7 7(28) 2 KOHDESELVITYS 2.1 Tuusulan kunnantalo 2.2 Tilaselvitys Tuusulan kunnantalo on 1980 valmistunut kolmikerroksinen, punatiilellä verhottu virastorakennus Tuusulan kunnan keskustassa. Kohteen omistaja on Tuusulan kunta. Rakennus on taloteknisen peruskorjauksen tarpeessa. Korjausrakentamiseen on perusteltua liittää työtilojen uudistaminen, sillä työympäristö on toiminnallisesti vanhentunut eikä tue nykyaikaisten työmenetelmien käyttöä. Kunnantalo sijaitsee osoitteessa Hyryläntie 16, Tuusula. Kohteen on suunnitellut Arkkitehtitoimisto Arto Sipinen Oy Kunnantalon tilat Kunnantalon kokonaislaajuus on brm 2 ja tilavuus m³. Kunnantalossa on kolme kerrosta ja osittainen kellari. Rakennusmassa jakautuu kahteen kolmekerroksiseen siipeen, joiden välillä ovat hissit ja porrashuone. Sisäänkäyntikerros laajenee yksikerroksiseen osaan sijoitetuilla aula- ja neuvottelutiloilla. Rakennuksen läpi kulkee 1. kerroksen tasolla kevyen liikenteen reitti, joka katkaisee rakennuksen sisäiset yhteydet 1. kerroksen tasolla. Sisäänkäyntiaulaan sijoittuvat asiakaspalvelu, näyttelytilat, kunnanhallituksen ja valtuuston salit sekä ruokailutilat ja keittiö. Sisäänkäyntiaulan alapuolella sijaitsevassa kellarissa on teknisiä tiloja, pesu- ja pukuhuonetiloja, huolto- ja lastaustiloja, sosiaalitiloja, varastotilaa sekä kaksi neuvotteluhuonetta. Aktiivisessa käytössä olevien tilojen määrä on vähäinen. Kunnantalon työtilat jakautuvat kolmessa kerroksessa yhteensä kuuteen siipeen. Viiden toimistosiiven laajuus on noin 700 m2. Poikkeuksen muodostaa kevyen liikenteen erottama 1. kerroksen B-siipi, jonka laajuus on noin 400 m2. Toimistosiivet on toteutettu kaksoiskäytäväperiaatteella siten, että työhuoneet sijaitsevat ulkoseinällä ja käytävien väliin on sijoitettu palvelevia tiloja, kuten neuvottelu-, varasto-, arkisto-, tauko- ja sosiaalitilaa. Järjestely on aikakauden toimistorakennuksille tyypillinen. Kunnantalossa on tilat 144 henkilölle. Henkilömäärän kasvattaminen ei ole mahdollista nykyisellä tilajärjestelyllä. Kunnantalon henkilöstö on painottunut toimialojen hallintoon Muut käytettävissä olevat tilat Kunnalla on käytössään myös muita virastotoimintaa palvelevia tiloja. Hankkeen keskeisenä tavoitteena on kasvattaa kunnantalon henkilöstömäärää sellaisilla toiminnoilla, jotka hyötyvät sijainnista kunnantalolla. Kunnalla ja seurakunnalla on käynnissä Virasto- ja seurakuntakeskus-projekti. Valmistuessaan hanke tuottaa tilat alustavasti henkilölle. Uuden virastokeskuksen valmistuessa kunnanvaltuuston kokoushuone siirtyy pois kunnantalolta ja tilat vapautuvat muuhun käyttöön.

8 8(28) Väistötilat Väistötilojen tarpeeseen vaikuttaa olennaisesti se, toteutetaanko perusparannus siipi kerrallaan vai kerralla koko kunnantaloon. Väistötilakysymykset selvitetään hankesuunnittelun yhteydessä. 2.3 Toimijat, sidosryhmät ja asiakkaat Tuusulan kunnantalon nykyisissä tiloissa ovat seuraavat hallintokunnat: Hallintokunta Kerros/Siipi Henkilöstömäärä Yleisjohto ja konsernipalvelut 2/C 15 Tekninen toimi/hallinto 3/B 6 Rakennusvalvonta 3/B 7 Maankäyttö- ja karttapalvelut 3/C, 3/B ja kellarikerros 23 Kunnallistekniikka 3/B 9 Kaavoitus 3/C 11 Vesihuoltolaitos 2/C 6 Kasvatus- ja sivistystoimi 2/B ja 1/B 19 Sosiaali- ja terveystoimi 2/C 7 Lakipalvelut 2/C 3 Paikkatieto 2/C 1 Tuusulan kunnan kiinteistöt Oy 1/B 5 Maaseutuelinkeinopalvelut 1/B 2 Kuntakehitys 1/B 1 Talous- ja resurssit 1/C 17 Asiakaspalvelu 1 5 Tämän lisäksi ensimmäisen kerroksen B-siivessä ovat sijainneet tietohallintoyksikön tilat, mutta sisäilmaongelmien takia tilat ovat tällä hetkellä tyhjillään. Kunnantalon aula- ja kokoustilat palvelevat myös kunnan poliittista päätöksentekoa. Aulassa sijaitsevat kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston kokoustilat, jotka ovat myös kunnantalon neuvottelukäytössä. Kunnantalon kahvi- ja ruokapalvelua hoitaa Blue Service aulan yhteyteen sijoittuvissa ruokala- ja keittiötiloissa. Kunnantalolla käy asiakkaina kuntalaisia, palvelujen toimittajia sekä kunnan työntekijöitä muista toimipisteistä. Kuntalaisten asiointia hoitava palvelupiste sijoittuu aulaan lähelle sisäänkäyntiä. Merkittävä osa kuntalaisten palveluista on hajasijoitettu ympäri kunnantaloa, mikä muodostaa ongelman palvelujen saavutettavuuden ja toisaalta osastojen työrauhan kannalta. 2.4 Analyysi tiloista Kunnantalo on Tuusulan kunnan keskeisille palveluille toteutettu virastotalo. Rakennukseen sijoittuu useiden hallintokuntien työtilat, asiakaspalvelupiste, kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston kokoustilat, aula- ja näyttelytilaa sekä työpaikkaravintola. Rakennuksen tilat jakautuvat kuuteen siipeen, jotka tilallisesti ja toiminnallisesti jäävät erillisiksi. Aulatilojen alla on teknisiä tiloja, aputiloja, varastotilaa ja kokoustilaa sisältävät kellaritilat, joiden aktiivinen käyttö on vähäistä.

9 9(28) Työtilat Siipien välillä sijaitseva yhdyskäytävä porrashuoneineen ja ovineen katkaisee visuaaliset yhteydet siipien välillä ja korostaa siipien toiminnallista erillisyyttä. 1. kerroksen läpäisevä kevyen liikenteen väylä erottaa B-siiven muusta kerroksesta. Rakennuksen tilaratkaisu jakaa kunnantalolla tehtävän työn fyysisesti toisistaan riippumattomiin osiin, jota työtilojen huonekonttoriratkaisu vielä korostaa. Työtä tehdään erillisissä työhuoneissa, erillisissä siivissä, joissa työntekijöiden kohtaamisen ja tiimityön mahdollisuudet ovat vähäisiä. Työympäristöt koostuvat erillisistä työhuoneista sekä niiden väliin jäävästä keskialueesta, johon on sijoitettu varasto-, arkisto- ja neuvottelutiloja. Työtilojen yleisilme on virastomainen ja epäviihtyisä. Luonnonvalo jää ulkoseinällä oleviin työhuoneisiin, mikä jättää keskialueen tilat keinovalon varaan. Työtä tehdään työhuoneissa ja neuvottelutiloissa varsin erillisinä omasta työyhteisöstä tai sen kommunikointitarpeista. Siipien erillisyys sekä työtilojen perusratkaisu muodostavat haasteen kunnantalon prosesseille sekä asiakaspalvelulle. Työn johtaminen on vaikeaa, koska työ kätkeytyy erillisiin huoneisiin. Työympäristö ei tue käytänteiden, osaamisen ja työmenetelmien yhtenäistymistä. Työyhteisöjen sosiaalinen ja ammatillinen vuorovaikutus jää vähäiseksi satunnaisten kohtaamisten vähäisen määrän takia. Osastot ja toimialat jäävät helposti toisilleen vieraiksi, mikä saattaa johtaa osaoptimointiin yhteisten tavoitteiden edistämisen sijasta. Ongelmia aiheuttaa lisäksi toimintojen satunnainen ja epätarkoituksenmukainen sijoittelu. Työympäristö vaikuttaa siihen, miten työtä tehdään, millaiseksi työyhteisö koetaan ja millaista vuorovaikutusta tiloissa on. Tuusulan kunnantalon nykyiset tilat tukevat itsenäisen, muista riippumattoman työn tavoitteita. Nykyaikaisten käytänteiden, työn johtamisen, kommunikoinnin ja vuorovaikutuksen, työtehon sekä työhyvinvoinnin näkökulmista työtilat ovat vanhentuneita ja uudistamisen tarpeessa. Asiakaspalvelu Kunnantalon aulaan sijoittuva asiakaspalvelupiste on helposti havaittava. Palvelupiste on tiskityyppinen ja toteutettu nopeaa asiointi- tai opastustarvetta varten. Valtaosa kunnantalon palveluista on hajautettu rakennuksen osastojen työhuoneisiin. Ratkaisu on tavanomainen, mutta on heikko palvelujen saavutettavuuden, työntekijöiden työrauhan ja työtilojen turvallisuuden kannalta. Tilatehokkuus Nykyisellä tilajärjestelyllä kunnantalon tilat ovat täynnä. Kunnantalolla työskentelee noin 144 henkilöä, minkä perusteella työntekijäkohtaiseksi laajuudeksi muodostuu runsaat 30 hum2, kun esimerkiksi valtionhallinnossa tavoitteena tällä hetkellä pidetään noin 25 m2:n työntekijäkohtaista laajuutta. Alhaista tilatehokkuutta selittävät osaltaan vähäisellä käytöllä olevat kellaritilat sekä rakennuksen aulatilat, mutta merkittävin syy tehottomalle tilankäytölle on työtilojen tilakonsepti. Työtilat koostuvat tyypillisesti kaksi- tai kolmeikkunaisista työhuoneista, joiden vastaavat laajuudet ovat 12 tai 18 m2. Työhuoneisiin on varattu ylimääräistä laajuutta työhuoneessa tapahtuvaa asiakaspalvelua, neuvottelutarvetta, suunnitelmien käsittelyä sekä lähiarkistointia varten. Työtilojen koko vaihtelee melko sattumanvaraisesti eikä vastaa tiloissa tapahtuvan toiminnan tarpeita.

10 10(28) Yksi työympäristön tilatehokkuutta heikentävä seikka on kerroksiin sijoittuvien arkistoja varastotilojen suuri laajuus. On selvää, että kunnalla on dokumentointivelvollisuuksia, jotka edellyttävät arkistotilaa, mutta dokumentaation sähköistyminen on vähentämässä arkistoinnin tilatarpeita. Nykyisellään vaikuttaa siltä, että ainakin osa säilytettävästä aineistosta voitaisiin poistaa tai siirtää pois lähiarkistoista. Työtilojen tilaratkaisuja nykyaikaistamalla tilatehokkuutta voidaan kehittää merkittävästi. Kunnan asettama tavoite henkilön lisäyksestä on realistinen. Turvallisuus Tuusulan kunnantalo on turvallisuuden suhteen tyypillinen oman aikakautensa rakennus. Asiakkaiden kulku rakennuksessa ei ole hallittua. Kuntalaiset kulkevat työtiloissa etsimässä asiaansa hoitavaa henkilöä jokseenkin vapaasti. Työntekijät ovat tavoitettavissa työpaikallaan koko työaikansa, koska ajanvaraus ei ole käytäntönä. Neuvottelutiloista ja työhuoneista puuttuvat pako-ovet. Kokoustilat Kokous- ja neuvottelutilojen tarve oli tiedossa jo hankkeen alkaessa ja haastattelujen eteneminen vahvisti tätä näkökulmaa. Tällä hetkellä neuvottelutiloille on suurta tarvetta, mutta syynä tähän on ainakin osaltaan työkulttuuri, joka perustuu yksilötyöskentelyyn omassa työhuoneessa. Työhön keskeisesti kuuluva neuvonpito ja kommunikointi joudutaan järjestämään neuvotteluhuoneessa, koska työympäristö ei tarjoa muutakaan vaihtoehtoa. Työympäristösuunnittelussa joudutaan selvittämään tiimityön, kohtaamisen, vuorovaikutuksen ja kommunikoinnin erilaisia ratkaisumalleja. Hankkeen aikana otetaan kantaa myös kunnantalolta siirtyvän valtuustosalin käyttöön. 3 TYÖPROFIILISELVITYS 3.1 Inventointiohjelma Työympäristösuunnitelman keskeisen osan muodostaa työprofiiliselvitys, jolla kartoitettiin kunnantalolla tällä hetkellä tehtävän työn ominaisuuksia ja tilatarpeita. Työprofiiliselvitys tehtiin haastattelujen ja sähköisen kyselyn avulla. Haastattelut tehtiin osastoittain ja sähköiset kyselyt lähetettiin kunnantalon kaikille työntekijöille. Inventointiohjelmalla kartoitettiin työntekijöiden työajan jakautumista erilaisiin työtehtäviin. Työajan jakautumisen lisäksi selvitettiin kommunikointia, työn häiriötekijöitä sekä työympäristön kehittämistarpeita. 3.2 Haastattelut ja sähköinen kysely Kunnantalon työympäristösuunnitelman luomiseksi haastateltiin seuraavat kunnantalon hallintokunnat: Sosiaali- ja terveystoimen hallinto Kasvatus- ja sivistystoimen hallinto Teknisen toimen hallinto Rakennusvalvonta Vesihuoltolaitos Kunnallistekniikka Maankäyttö- ja karttapalvelut

11 11(28) Kaavoitustoimi Tietohallinto Yleisjohto ja hallinto Talous ja henkilöstö Haastattelutilaisuuksia järjestettiin seitsemänä eri päivänä. Haastattelujen kesto oli noin yksi tunti. jokaisen haastattelun tavoitteena oli saada kerättyä koko hallintokuntaa koskevat erityiskohteet. Haastattelujen jälkeen konsultti lähetti yhteyshenkilöille jaettavaksi sähköisesti täytettävät lomakkeet. Lomakkeet lähetettiin takaisin konsultille analysointia varten. Haastattelutilaisuuksien materiaalin voi löytää liitteistä Johdon näkökulma Tuusulan kunnan johtoryhmä toimii koko hankkeen ohjausryhmänä ja on linjannut, että tulevassa Tuusulan kunnantalon peruskorjauksessa tullaan ottamaan kantaa: Asiakaspalvelupisteen luomiseen Tilatehokkuuteen Hallintokuntien synergioiden kehittämiseen Asiakkaiden ohjaamisen ja turvallisuuden kehittämiseen Johtoryhmä on päättänyt, että kunnantalon tilasuunnittelussa pyritään toteuttamaan tilat noin 40 uudelle työntekijälle. Johtoryhmän keskusteluissa on tuotu esiin seuraavia toiminnan muutostarpeita: Kasvatus- ja sivistystoimessa tarve 1. kerroksen asiakaspalvelupisteelle on vähentynyt verkkopalvelun kehittymisen myötä. Sosiaali- ja terveystoimella ei ole tarpeita asiakaspalvelupisteelle Kirjaamopalvelujen ei tarvitse olla alakerran asiakaspalvelupisteessä, koska asiakaskäyntejä on suhteellisen vähän. Eniten asiakaskäyntejä on arkistossa Kuntakehityksen 3. kerroksen asiakaspalvelu voisi tapahtua myös alhaalla, mutta monet asiakkaat käyvät myös samalla kertaa teknisessä toimessa, joten näiden toimintojen tulisi olla lähekkäin Uusi valtuustosali on tarkoitus toteuttaa seurakunta- ja virastokeskukseen Nykyisestä valtuustosalista tehdään kokoustiloja Esitystekniikan uusiminen remontoinnin yhteydessä Kunnan strategia Tuusulan kunnan johdon asettamien tavoitteiden lisäksi Tuusulan kunta on aikaisemmin valtuustossa hyväksynyt raportin kunnan visioista vuodelle Kuntastrategian mukaan palvelun onnistuneeseen tuottamiseen tarvitaan neljä kriittistä menestystekijää. Tuusulan kunnan asettamien visioiden mukaan kuntastrategian mukaisesti tulee kehittää: kunnan palveluprosesseja uudistumista ja oppimista henkilöstöä ja taloutta toimintaperiaatteita ja rakenteita

12 12(28) Kunnan strategia tukee hyvin hankkeelle asetettuja tavoitteita Linjaukset Kunnan johtoryhmä linjasi hankkeen tavoitteita osana työprofiiliselvitysvaihetta seuraavasti: Toiminnalliset muutokset seuraavien 10 vuoden aikana projektimainen työskentely lisääntyy julkisen hallinnon yhteispalvelut lisääntyvät SOTE-ratkaisu vaikuttaa siihen, mikä on kuntien rooli jatkossa sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta ulkoistaminen lisääntyy, minkä myötä kunnassa tarvitaan palveluiden tuottamisen sijaan enemmän asiantuntijuutta mm. palveluiden ostamiseen uusien työtekijöiden myötä tulee uudenlaisia työtapoja ( sähköinen sukupolvi) tietohallinnon rooli lisääntyy, kun sähköisten järjestelmien rooli kasvaa; tämä on haaste myös muun henkilökunnan osaamisen osalta Johtamisen näkökulma tilojen pitää mahdollistaa strateginen tiimityöskentely ja myös johdon pitää olla valmis uudistuksiin ja muutoksiin matala hallinto, ei väliportaita toimialoille yhteisten tukipalveluiden kuten henkilöstö- ja talouspalveluiden voimakkaampi keskittäminen; palvelut ja osaaminen kaikkien käytettävissä Toiminnallisia tavoitteita asiakaspalveluiden sijoittuminen alakertaan hyvä ratkaisu asiakkaan kannalta toimialajohdon sijoittuminen henkilöstö- ja talousosastojen lähelle hyvä ratkaisu; myös toimialajohdot lähellä toisiaan ja kaikkien toimialojen johto kunnantalossa samaan avokonttoriin voi sijoittaa eri toimialoja ja lisätä niiden yhteistyötä ja kommunikointia; läheinen sijainti nopeuttaa asioiden käsittelyä ja tukee prosessimaista toimintatapaa toimialajohdolla pitää olla oma tiimi lähellä; koko ajan käsitys siitä, missä mennään tulosaluepäälliköiden sijoittuminen kunnantalolle toivottavaa tilavaraukset lisätoiminnoille ja osastojen kasvulle tarvitaan kuntakehityksen kohdalla otettava huomioon tarve isoille tulosteille ja kartoille tauko-/kahvitilojen järjestämisen vaihtoehdot selvitetään tulostimien tarve ja sijoittelu tarpeen selvittää luottamuselinten ja -henkilöiden kokoontumiset ja tukipalvelujen tarve kytketään hankkeeseen toiveena ainakin yksi videoneuvottelutila 3.4 Työprofiiliselvityksen tulokset Työprofiiliselvityksen tavoitteena oli kuvata kunnantalolla tehtävän työn nykyisiä ominaisuuksia. Työprofiileja selvitettiin kartoittamalla työajan jakautumista erilaisiin työtehtäviin. Työtehtävät jaettiin vastaavasti tehtävätyyppeihin, jotka edellyttivät tietyn tyyppistä työympäristöä. Selvityksen perusteella saatiin yleiskuva Tuusulan kunnantalolla tehtävästä työstä. Tämän lisäksi saatiin tiedot kunkin osaston tehtävien aiheut-

13 13(28) tamista tilatarpeista ja tilojen kehittämistarpeista. Työprofiiliselvitys selvitti myös osastojen välisiä yhteyksiä sekä niiden kehittämistarpeita. Työprofiiliselvityksen tuloksena laadittiin: kaavio toimintojen sijoittumisesta (liite 1) yhteenveto osastojen työprofiileista (liite 2) Työprofiiliselvityksen yleisenä havaintona voidaan todeta, että osastojen työprofiileissa on suuria eroja, joita selittävät yhtäältä hallintokunnan luonne ja toisaalta osaston rooli toimialalla. Toimialahallintoon keskittyneillä osastoilla on keskenään yhteisiä piirteitä ja suunnittelua ja asiantuntijapalvelua tarjoavilla osastoilla omat yhteiset piirteensä. Selvityksen perusteella voidaan todeta, ettei osastojen työympäristö ole optimaalinen työn kannalta. Tässä suhteessa tehtiin seuraavat keskeiset havainnot: kunnantalolla on tarvetta tiimityöhön soveltuville työtiloille neuvottelutilojen määrä ja laatu on riittämätön työhuoneet eivät täytä keskittymistä vaativan työn vaatimuksia hiljaisen työn tiloille on tarvetta osa työstä voitaisiin tehdä työpisteellä työhuoneen sijasta toimintojen sijoittuminen ei tue operatiivisia prosesseja eikä synergioita asiakaspalveluratkaisu ei ole toimiva asiakkaiden eikä työntekijöiden kannalta työympäristö muodostaa esteen nykyaikaisten, tiimityötä sisältävien työmenetelmien käyttöönotolle kunnantalon turvallisuusratkaisut eivät ole nykyhetken vaatimusten tasolla työympäristö ei ole viihtyisä työympäristö ei muodosta vetovoimatekijää rekrytoinneille sisäilmaston laatu on heikko ääneneristyksen laatu on heikko Työympäristöissä tunnistettiin runsaasti kehittämistarvetta. Toiminnallisten muutosten toteuttaminen peruskorjauksen yhteydessä on selvityksen mukaan perusteltua ja välttämätöntä Toimintojen sijoittuminen Työprofiilit Toimintojen nykyinen sijoittuminen sekä toimintoihin liittyvät operatiiviset yhteydet on kuvattu liitteessä 1. Toimintojen sijoittelusta tehtiin seuraavat yleiset havainnot: osastojen sijoittelu ei tue synergiahyötyjen toteutumista työympäristö ei tue nopeaa kommunikointia kunnantalon tiloissa keskeisten yhteistilojen sijoittelua tulee kehittää Kunnantalolle sijoittuvien osastojen työprofiilit on kuvattu liitteessä Johtopäätökset Työprofiiliselvityksessä kerätyssä aineistossa ajankäyttö on erilaisten tilatarpeiden perusteella jaettu neljään ryhmään:

14 14(28) 1. Työskentely työpisteellä 2. Rauhallisen tilan vaativa työ 3. Neuvottelutyö 4. Tiimityöskentely Työprofiiliselvityksen perusteella nähdään, että osastojen tilantarpeet ovat selkeästi erilaisia. Esimerkiksi työpisteessä tehtävän työn osuus vaihtelee osastoittain % välillä. Erillistä työhuonetta tai hiljaisen työn tilaa vaativaa työtä on 8-32 % työajasta. Neuvottelutyön osuus vaihtelee 5-32 % välillä. Tiimityöskentelyn osuus työajasta vaihtelee välillä 5-35 %. Kartoituksen tulosten perusteella voidaan päätellä, että nykyinen toimistoympäristö vastaa verrattain heikosti tämän hetken vaihtelevien työtehtävien tarpeisiin. Tulevaisuuden lisääntyvien vuorovaikutustarpeiden vaatimuksiin nykyinen työympäristö ei lainkaan sovellu. Selvityksestä voidaan tehdä johtopäätös, että työhuoneille ei ole kattavaa tarvetta. Vain osa työstä on sellaista, joka edellyttää erillistä työhuonetta ja tarve työhuoneelle vaihtelee suuresti osastoittain. Useassa tapauksessa työhuone voidaan korvata työntekijälle osoitettavalla vakituisella avotyöskentelypisteellä. On kuitenkin työtehtäviä, joiden kohdalla työhuone on perusteltu ratkaisu. Esimerkiksi runsaasti asiakkaalle tarjottavaa asiantuntijapalvelua sisältävissä tehtävissä oma työhuone on perusteltu ratkaisu. Toinen omaa työhuonetta perusteleva seikkoja ovat mm. häiriötekijättömän työskentelyn tarve sekä luottamuksellisen tiedon käsittely. Viimeksi mainittuja työtehtäviä on kunnantalolla aidosti lopulta vähän. Maankäytön työtiloissa toteutettua avotoimistokokeilua lukuun ottamatta kunnantalolla ei ole avotyöskentelyn ja tiimityön mahdollistavia työympäristöjä. Työprofiiliselvitys osoitti kuitenkin, että usealla toimialalla olisi tarvetta vuorovaikutteisemmalle työympäristölle, jollainen olisi luontevaa toteuttaa tiimityö- ja avotyöskentelypisteiden avulla. Kysely osoitti, että tiimityön osuus ylitti keskimäärin 20 % osastojen ajankäytöstä. Tällä hetkellä tiimityötä tehdään joko neuvotteluhuoneita tai työhuoneiden neuvottelupisteitä hyödyntäen. Avotyöskentelyn pilottipisteen työntekijöiden haastattelut paljastivat mielenkiintoisen seikan. Pelkkä avotoimisto sinänsä pystyi vastaamaan suureen osaan tiimien yhteistyön tarpeista. Kun kysyttävää oli, saatiin asia nopeasti selvitettyä sermin yli. Tämä havainto lienee yleistettävissä tiimityön tilatarpeisiin laajemminkin. Selvityksen perusteella voidaan todeta, että työn nykyisiin ja muuttuviin tarpeisiin vastaisi parhaiten ja joustavimmin työympäristö, joka sisältää työhuoneita, avotyöskentelytilaa, tiimityön tiloja, neuvottelutilaa, hiljaisen työn tiloja, arkistoa, taukotilaa ja asiakaspalvelupisteitä. Tällainen ns. kombikonttori vastaa hyvin työprofiiliselvityksellä kartoitettuihin Tuusulan kunnantalon tilatarpeisiin. Lisäksi avo- ja huonetoimistoa sisältävä kombikonttori luo valmiudet nykyaikaisempien, tiimityötä ja vuorovaikutusta sisältävien työskentelytapojen käyttöönotolle. 4 TILAKONSEPTI 4.1 Workplace Management Workplace Management on strategista tilasuunnittelua, jonka tavoitteena on tehostaa yrityksen tai organisaation toimintaa. Workplace Managementin lähtökohtina ovat sosiaaliset, fyysiset sekä virtuaaliset näkökulmat, jotka yhdessä luovat tehokkaan työ-

15 15(28) ympäristön. Kysymyslomakkeen tarkoitus oli selvittää kunnantalon tiloissa työskentelevien henkilöiden mielipiteitä näistä kolmesta näkökulmasta. Hankkeen tavoitteena on luoda tehokas, turvallinen, viihtyisä ja kommunikoiva tulevaisuuden työympäristö. Tavoitteen saavuttamisessa hyödynnetään Workplace Managementin keskeisiä käsitteitä ja menetelmiä Näkökulmat Workplace Management käsittelee työympäristön ominaisuuksia sosiaalisen, fyysisen ja virtuaalisen näkökulman avulla. Sosiaalinen näkökulma Sosiaalisen näkökulman keskeisiä asioita ovat työympäristön henkilökohtaisella mukavuusalueella tapahtuvat asiat. Näitä ovat mm. työrauha, työkollegoiden tavoitettavuus ja mahdollisuudet vaikuttaa työpaikalla tehtäviin päätöksiin. Sosiaalinen näkökulma käsittelee työympäristöön aineettomia ominaisuuksia. Fyysinen näkökulma Fyysisen näkökulman sisältönä ovat työympäristön fyysiset ominaisuudet. Niihin liittyvät lämpötila, sisäilman laatu sekä työpisteen ja toimistotilan muut fyysiset ominaisuudet. Virtuaalinen näkökulma Tämä näkökulma käsittelee työympäristössä olevia tietoteknisiä ratkaisuja, joiden avulla pystytään kehittämään työympäristöä tehokkaampaan ja joustavampaan suuntaan. Virtuaalinen näkökulma ottaa kantaa muun muassa mahdollisuuksiin käyttää langattomia yhteyksiä, tiedostojen helppoon jakamiseen, sähköisiin kalentereihin ja sähköpostin hyödyntämiseen osana työympäristöä Keskeiset käsitteet Front Office on termi, jolla tarkoitetaan organisaation osia ja vastaavia tiloja, jotka ovat kosketuksissa asiakkaisiin. Esimerkiksi hotellialalla Front Office -henkilöstö toivottaa vieraat tervetulleeksi tiloihin, ohjaa vieraat kokous- ja majoitustiloihin sekä vastaanottaa varauksia. Back Officella tarkoitetaan organisaation osia, jotka eivät ole kosketuksissa asiakkaisiin. Tavanomaisesti Back Office -toimintaan kuuluvat taloushallinnon, yritysjohdon sekä organisaatiokehittämisen osa-alueita. Nämä yksityiseltä sektorilta periytyvät käsitteet ovat yleisesti käytössä yksityisen ja julkisen sektorin toimintojen jäsentämisessä niin palveluprosessien kuin tilasuunnittelun näkökulmista. Tässä selvityksessä käytämme Front Office- termiä kuvaamaan asiakaspalvelun vyöhykettä ja Back Office -termiä kuvaamaan kunnantalon henkilökunnan taustatyöskentelyn alueita, jonne asiakkailla pääsääntöisesti ei ole pääsyä.

16 16(28) 4.2 Tilojen toiminnalliset vaatimukset Työympäristö Tuusulan kunnantalon työympäristöt voidaan toteuttaa monella eri tavalla. Vaihtoehtoina tarkasteltiin perinteistä huonetoimistoa, huone- ja avotoimistoa sisältävää kombikonttoria sekä avotoimistoa. Jokaisella vaihtoehdolla kyetään toteuttamaan kunnan tavoittelema 30 henkilöpaikan lisäys. Kaikissa vaihtoehtoisissa toimistomalleissa on mahdollista työskennellä, mutta vaihtoehdot eroavat toisistaan siinä, millaisia työkulttuureja ne mahdollistavat. Lisäksi vaihtoehtojen joustavuudessa ja muunneltavuudessa on eroja. Huonetoimisto Perinteinen huonetoimisto tarjoaa hyvät edellytykset yksilötyöskentelylle. Se on hyvä ratkaisu silloin, kun henkilöstö tekee toisistaan riippumatonta työtä erillisissä projekteissa. Huonetoimisto tarjoaa hyvän työrauhan, mutta eristää samalla työntekijät yhteisöstä. Kommunikointitarpeet edellyttävät siirtymistä neuvotteluhuoneeseen tai työhuoneen mitoittamista neuvotteluja varten. Huonetoimisto soveltuu heikosti tiimityön tai projektiryhmien työskentelyyn. Asiakkaan ja asiantuntijan välisiin, usein luottamuksellisiin neuvonpitoihin ja palavereihin huonetoimisto soveltuu hyvin. Huonetoimisto on jäykkä muutoksissa ja sen joustavuus henkilömäärän muutoksille on vähäinen. Muutokset edellyttävät yleensä seinien purkamista ja uudelleen rakentamista. Huonetoimiston tilatehokkuus on muita vaihtoehtoja heikompi. Avotoimisto Avotoimisto tarjoaa hyvät mahdollisuudet työyhteisön kommunikointiin ja tiimityöhön. Se on joustava toiminnan ja henkilömäärän muutoksissa ja tarjoaa mahdollisuudet keskittymistä vaativaan työhön ja tiimin sisäiseen kommunikointiin. Avotoimistossa mahdollistaa tiimin sisäisen epämuodollisen vuorovaikutuksen ja neuvonpidon ilman tarvetta siirtyä erilliseen tiimityötilaan. Toisaalta tiimityöryhmät ovat tyypillisesti avotoimistoon kuuluvia elementtejä, jotka parantavat tiimien yhteistyön mahdollisuuksia. Asiakaspalvelua ei ole luontevaa ratkaista avotoimiston Back Office tiloissa. Asiakkaiden liikkuminen ja asiakasneuvottelujen pitäminen avotyöskentelypisteessä aiheuttaisi häiriötä muulle työympäristölle. Avotoimisto mahdollistaa joustavan tilaratkaisun, jonka tilatehokkuus on hyvä. Avotyöskentelyyn siirtyminen edellyttää sopimuksia työkäytännöistä, jotka kunnioittavat muun työyhteisön työrauhaa. Hyvin toteutetuissa maisematoimistoissa työskentelyolosuhteita hallitaan hyvällä ääniteknisellä suunnittelulla, valaistuksella ja sisustuksella. Avotoimisto tukee työyhteisön kommunikointia, parhaiden käytäntöjen oppimista sekä työhyvinvointia tukevien sosiaalisten verkostojen kehittymistä. Kombikonttori Kombikonttori yhdistää huone- ja avotoimiston parhaita ominaisuuksia. Se tarjoaa huonetilaa niille toiminnoille, joiden kohdalla työhuone on perusteltu ratkaisu. Kombikonttori yhdistää joustavasti työhuoneita, avotyöskentelytilaa, tiimityötiloja, hiljaisen työn tiloja, neuvottelutilaa, arkistoja ja taukotiloja siten, että erilaisten työtehtävien tarpeet on otettu huomioon. Koska kombikonttori sisältää riittävästi neuvottelu- ja tiimityötiloja, ei työhuoneisiin tarvita ylimääräistä neuvotteluvaraa. Työhuoneet mahdollistavat 1-2 asiakkaan asiakaspalvelun, joka voidaan järjestää kalustein noin 10 m2:n työhuoneisiin.

17 17(28) Kombikonttori tukee työyhteisön sisäisen kommunikoinnin, tiimityön ja työhyvinvoinnin tavoitteita. Kombikonttorissa avotyöskentelyä häiritsevälle toiminnalle on osoitettu työhuoneet ja muu työskentely tapahtuu avotyöskentelypisteissä, hiljaisen työn tiloissa ja muissa avotoimistolle ominaisissa työpisteissä. Kombikonttorilla on hyvä joustavuus toiminnallisissa muutoksissa ja tiloja kyetään järjestämään vaihtelevien henkilömäärien tarpeisiin. Tilatehokkuus kombikonttorissa on hyvä. Työprofiiliselvityksen perusteella kombikonttori vastaa parhaiten Tuusulan kunnantalon työskentelyn tarpeita. Se on joustava tulevaisuuden muutoksissa ja tukee hyvin työtehokkuudelle, työhyvinvoinnille ja oppimiselle asetettuja tavoitteita. Kuvio 1. Huonetoimiston sekä kombikonttorin vertailu Nykyhetki Tulevaisuus Tehtävät Huonetoimisto Kombikonttori Työ työpisteellä (puhelut jne.) Ohikulkijat ja asiakkaat häiritsevät keskittymistä. Ovi on pääsääntöisesti auki ilmavaihdon vuoksi. Työpisteen akustinen suunnittelu on tärkeää. Keskittymistä vaativa työ suoritetaan hiljaisessa huoneessa. Työ on tehokasta, mutta tilaratkaisu ei mahdollista työtovereilta oppimista. Työ on tehokasta ja mahdollistaa oppimisen työn ohessa. Häiriötekijätön työskentely ATKsovellusperusteinen työskentely Tietoturvaaineiston käsittely Arkistomateriaalin käsittely Yksikön sisäiset palaverit Ilmanvaihtoratkaisu ei mahdollista oven sulkemista pitkäksi aikaa. Äänieristys huoneiden välillä on heikko. Oma huone tukee tiedon luottamuksellista käsittelyä. Puheluiden luottamuksellisuutta heikentää tarve pitää ovi auki. Keskusarkisto on nykyiseltä sijainniltaan haastava. Nykyinen sijainti aiheuttaa paljon liikkumista kunnantalon sisällä niin henkilökunnalle kuin ulkoisille asiakkaille. Vapaan kokoustilan löytäminen nykyisissä tiloissa on haastavaa. Taukotilat ovat nykyään neuvotteluhuoneita osassa kunnantalon yksiköitä. Osa neuvottelutiloista on integroitu työhuoneisiin. Hiljainen huone on kaikkien käytettävissä. Tietoturva-aineistot sijoitetaan käytäville lukittuihin kaappeihin. Luottamukselliset puhelut suoritetaan hiljaisissa huoneissa. Keskusarkisto sijoitetaan lähelle niitä toimintoja, jotka tarvitsevat arkiston jatkuvaa käyttöä. Uusissa tiloissa on kaikkien käytettävissä neuvottelu- ja tiimityötiloja.

18 18(28) Esimiehen ja alaisen väliset neuvottelut Tiimityö Nykyiset tilat eivät mahdollista vaivatonta vuorovaikutusta. Näiden palaverien järjestäminen nykyisissä tiloissa on haastavaa. Nykyiset tilat eivät mahdollista vaivatonta vuorovaikutusta. Tiimityön järjestäminen nykyisissä tiloissa on haastavaa. Uusissa tiloissa on kaikkien käytettävissä neuvottelu- ja tiimityötiloja palavereihin. Kombikonttori tukee kommunikointia ja tehokasta tiedon siirtoa. Asiakaspalvelu/Ulkoiset asiakkaat Uusissa tiloissa on pieniä neuvottelu- ja tiimityötiloja. Asiakaspalvelu keskitetään asiakaspalvelupisteisiin. Uusissa tiloissa on riittävästi neuvottelu- ja tiimityötiloja. Asiakaspalvelu/Sisäiset asiakkaat Asiakaspalvelua ei ole keskitetty. Asiakkaitten vapaa liikkuminen työtiloissa häiritsee työrauhaa. Vapaan kokoustilan löytäminen nykyisissä tiloissa on haastavaa Joustavuus ja muunneltavuus Tulevassa peruskorjauksessa on tavoitteena vastata tiedossa oleviin työympäristön tarpeisiin ja toisaalta huomattavasti parantaa työympäristön joustavuutta tulevissa toiminnallisissa muutoksissa. Voidaan todeta, että työympäristösuunnitelman laatimisessa on ainakin kaksi fyysistä tasoa yhtäältä työntekijöiden välitön työympäristö, joka on ratkaistavissa kalusteiden ja tilan rajaamisen avulla ja tulee muuttumaan useita kertoja ennen seuraavaa peruskorjausta, ja toinen taso, jonka rakennuksen kiinteät rakenteet ja talotekniikka muodostavat. Tällä selvityksellä pyritään löytämään ratkaisumalleja, joiden avulla molemmat tasot saadaan ratkaistua järkevästi kunnantalon tulevaisuuden käyttöä varten. Kunnantalon elinkaaren kannalta on erityisen tärkeää, että peruskorjauksella ratkaistaan rakenteisiin ja talotekniikkaan liittyvät seikat niin, että ne mahdollistavat suunniteltujen tilakonseptien lisäksi riittävästi tilojen muuntelua. Rakenteellinen joustavuus Tuusulan kunnantalo on rakenteiltaan joustava. Runko on pääosin pilaripalkkirunko, jossa on neljä pitkittäistä pilarilinjaa. Pilarit muodostavat käytävälle luontevan linjan. Osastoivia seiniä on vähän. Tilankäyttöä rajoittavat märkätilat ja palopoistumisporras on koottu pieneksi kokonaisuudeksi. Rakennus on toimistoksi kapea, noin 17 metriä. Kapeudesta johtuen ikkunoita on paljon suhteessa pinta-alaan. Tilojenkäyttöä ohjaa siipien noin 700 neliön koko. Siivet muodostavat toiminnallisia kokonaisuuksia, jotka ohjaavat yksiköiden sijainteja. Perusparannuksella ei ole tarvetta muuttaa rakennuksen kantavien rakenteiden sijaintia ja dimensioita. Talotekniikan uudistaminen edellyttää kanavatilojen väljentämistä ja lisäämistä. Koska rakennuksen kerroskorkeus on verrattain pieni, joudutaan taloteknisten reittien ja kanavatilojen edellyttämät rakenteelliset muutokset suunnittelemaan huolellisesti niin, että rakenteiden tilavarauksissa otetaan huomioon muutosten vaatimukset.

19 19(28) Rakennuksen ikkunajako mahdollistaa tällä hetkellä kaksi- tai useampi-ikkunaisten työhuoneiden toteuttamisen. Ikkunoiden leveyden vuoksi kaksi ikkunaa sisältävän huoneen laajuudeksi muodostuu noin 12 m2, mikä on tavoitteeseen nähden melko paljon. Ikkunoiden jakamisella voidaan huonejakoa muuttaa tarkoituksenmukaisemmaksi. Esimerkiksi 1,5 ikkunan mukaan mitoitetun huoneen laajuus voisi olla noin 9 m2, mikä riittäisi esitettävän tilakonseptin mukaisen työhuoneen laajuudeksi. Talotekninen joustavuus On odotettavissa, että joustavuuden ja muunneltavuuden tarpeet lisääntyvät tulevaisuudessa. Tämä asettaa vaatimuksia talotekniikan perusratkaisulle, reititykselle ja tekniikkatilojen sijoittelulle. Talotekniikan ratkaisujen tulee mahdollistaa kombikonttorin muuntelumahdollisuuksien toteuttamisen kohtuullisen helposti. Valaistuksen, lämmityksen, sähköasennusten ja ilmanvaihdon ratkaisut toteutetaan systeemiperiaatteella, joka mahdollistaa tilan muuttamisen suljetuksi työhuoneeksi tai avotyötilaksi ilman olennaisia taloteknisiä muutoksia. Työympäristön joustavuus Kombikonttorin tilakonsepti perustuu tila- ja kalusteratkaisuihin, jotka ovat toiminnallisesti joustavia ja ottavat vastaan toiminnallisia muutoksia. Tilakonseptit toteutetaan siten, että kohtuullisen joustavuuden ja muuntelun mahdollisuudet toteutuvat. Kombikonttori sisältää runsaasti konseptiin sisältyvää toiminnallista joustavuutta, joka antaa työntekijälle mahdollisuuden etsiä kulloiseenkin työtehtävään parhaiten soveltuvaa tilatyyppiä. Työympäristö mahdollistaa sekä keskittymistä edellyttävän työskentelyn että kommunikoinnin ja tiimityön vaatimukset. Asiakaspalvelun toteutukseen on toimivat ratkaisumallit Vyöhykkeistäminen Tuusulan kunnantalo on turvallisuuden suhteen tyypillinen oman aikakautensa rakennus. Asiakkaiden kulku rakennuksessa ei ole hallittua. Kuntalaiset kulkevat työtiloissa etsimässä asiaansa hoitavaa henkilöä jokseenkin vapaasti. Työntekijät ovat tavoitettavissa työpaikallaan koko työaikansa, koska ajanvaraus ei ole käytäntönä. Neuvottelutiloista ja työhuoneista puuttuvat pako-ovet. Turvallisuuden parantaminen on tärkeä tavoite, jonka toteuttaminen on saavutettavissa menettelyllä, jota kutsutaan vyöhykkeistämiseksi. Siinä tilat jaetaan kategoriohin sen perusteella, miten julkisia tilat ovat talon ulkopuolisille asiakkaille. Asiakkaiden palvelut on koottu Front Office-tiloihin ja työntekijöille on osoitettu turvalliset Back Office-tilat, joihin asiakkailla ei pääsääntöisesti ole pääsyä. Turvallisuuden kehittäminen tukee samalla työn tuottavuuden ja asiakaspalvelun tavoitteita. Front Office Asiakaskontaktit keskitetään Front Office vyöhykkeelle. Front Office vyöhykkeelle sijoitetaan asiakaspalvelupisteet, odotustilaa sekä pääosa neuvottelutiloista. Front Office piste tarjoaa sellaista palvelua, josta Back Office työskentely halutaan vapauttaa, kuten lomakkeitten täyttäminen, neuvonta, opastus ja ajanvaraus.front Office pisteeseen sijoitetaan myös taustatyötila, jossa voidaan suorittaa päätetyötä.

20 20(28) Aulan yhteyteen toteutetaan laaja-alainen asiakaspalvelupiste, joka tarvittaessa ohjaa asiakkaan kerroskohtaiseen palvelupisteeseen. Aulan Front Office piste on helposti havaittava ja saavutettava ja sisältää asiakkaan näkökulmasta oleelliset palvelut ja toiminnot. Back Office Back Office on työskentelyvyöhyke, jonka turvallisuus ja työskentelyn häiriöttömyys varmistetaan rajoittamalla ulkoisten asiakkaiden vapaata liikkumista. Ulkoisten asiakkaiden tapaaminen tapahtuu ensisijaisesti Front Office vyöhykkeelle sijoittuvissa asiakaspalvelupisteissä tai palvelun asiantuntijaluonteen niin vaatiessa Back Office tiloihin lukeutuvassa työhuoneessa. Pääosa kunnantalon työskentelytiloista lukeutuu Back Office tiloihin. Sisäiset asiakkaat ovat muiden hallintokuntien henkilökuntaa. Sisäisten asiakkaiden kanssa voidaan neuvotella neuvotteluhuoneissa tai Back Office -vyöhykkeen tiimityötiloissa. Erilliset työhuoneet varataan henkilöille, joilla on paljon ulkoisia asiakkaita tai luottamuksellisen tiedon käsittelytarvetta. Asiakkaat pääsevät työskentelyvyöhykkeelle vain sovittuihin tapaamisiin. Pääsääntöisesti asiakkaat tavataan neuvotteluhuoneissa. Kuvio 2. Front -ja Back Officen jaottelu