Toiminnan jatkuva parantaminen. CAF Vantaan kaupunginkirjastossa Ritva Nyberg

Transkriptio

1 Toiminnan jatkuva parantaminen CAF Vantaan kaupunginkirjastossa Ritva Nyberg

2 Vantaa Kaupunki: Asukasluku kovassa kasvussa, maahanmuuttajia n. 16%, joillakin alueilla yli 20% Suomen velkaisimpia kuntia, voimassa talous- ja velkaohjelma Toiminnan muutokselle vahva tuki Sitoumus: ei irtisanomisia tai pakkolomia Säästöjä ei tehdä palveluiden laadun kustannuksella vaan laatua parantaen Kaupunginkirjasto: 10 kirjastoa, 2 uutta kirjastoautoa, yksi uusi kirjasto suunnitteilla Kirjasto osa HelMet-kirjastoverkkoa Tiloja uudistettu viimeisten vuosien aikana

3 Vantaan kaupungin strategia ja CAF Vantaan linjaus: Toimialat, tulosalueet ja sellaiset tulosyksiköt, joilla on oma budjetti, käyttävät CAFarviointimallia toiminnan arvioinnissa ja kehittämisessä. Vantaan käyttämässä mallissa kysymyksiin on sisällytetty kaupungin strategisia tavoitteita. Vantaan kaupungin arvot: Yhteisöllisyys, innovatiivisuus ja kestävä kehitys Sivistystoimen strategiaryhmä vastaa siitä, että CAFarviointi toteutuu toimialalla. Vantaa laatutyö on ollut menestyksellistä

4 Kirjasto ja CAF Kehittämistyötä työtä on tehty, mutta toimintaympäristö muuttuu nyt nopeasti. CAF-arviointia on tehty Sivistystoimen ohjeiden mukaisesti. Tuloksia ei ole hyödynnetty järjestelmällisesti. CAF-arviointimallia ei tunneta kovin hyvin. Kirjasto ei halua enää olla sorry sister, emme halua jatkaa köyhyyspuhetta

5 Kirjastojen tehokkuusvertailu 2015 Toimintakul ut / Asukas Toimintakul ut / Laina Toimintakul ut / Kävijä Helsink i Espoo 61,07 77,76 Tamper e Vanta a 60,98 40,61 Oulu Turku 53,90 62,02 4,29 5,19 2,78 3,23 2,97 3,71 6,18 6,20 5,38 4,82 5,82 5,89 Tehokkuus ((lainaus+k äynnit)/kul 0,39 0,35 0,55 0,52 0,51 0,44 ut) Vantaan kirjasto edistää strategiansa mukaisesti kaikkia lukutaitoja. Onnistumista mittaamme kävijöiden määrällä

6 Lean-ajattelu Lean on johtamisfilosofia, joka tähtää hukan poistamiseen. Hukkaa on mikä tahansa toimenpide, joka kuluttaa resursseja lisäämättä lopputuotteen arvoa. Tavoitteena on lisätä asiakastyytyväisyyttä, parantaa laatua ja lyhentää läpimenoaikoja. Säästö ei ole päätavoite. Oikea määrä oikeita asioita, oikeaan aikaan ja paikkaan oikean laatuisena. Kaikki muu poistetaan. Toiminta pidetään aina joustavana ja avoimena muutoksille

7 Lean-ajattelu ja strategia Lean-ajattelun soveltamisen ensimmäinen edellytys on hyvä strategia. Tarvitaan näkemys lopputuotteesta monella kirjastolla ei sellaista ole Väärän työn tekeminen tehokkaasti tai taitavasti on edelleen väärää työtä Vantaan kirjaston olemassaolon tarkoitus ja strategia lyhykäisyydessään on kaikkien lukutaitojen edistäminen. Kaikki joko tukee tätä tai on hukkaa. Tästä syystä lukukoira, kirjallisuusterapia, asiakkaiden opastus, aineistovinkkaus, satutunnit ja rupattelu asiakkaiden kanssa ovat strategiaa tukevia töitä

8 Lean käytännössä - esimerkkejä Lean-turhuus Toimenpide 1 Kuljetus Kuljetusten kilpailutus siten, että nopeat reitti- ja mitoitus-muutokset mahdollisia. Kellutus vähentää kuljetustarvetta 40-60% 2 Varastot Keskitetty valinta, ei paikallisia kokoelmia. 3 Liike Ei omaa luettelointia, varausten itsepalvelunouto. Aineisto verkkoon. Kellutus, Taskukirjasto 4 Odotusaika Omatoimikirjasto kaksinkertaistaa palveluajan. Aineisto verkkoon. 5 Ylituotanto Lisää e-aineistoja. Henkilöstöresurssit normaalitarpeen mukaiset, ruuhkahuiput vuokratyövoimalla. Kirjastotilojen pienentäminen, tilojen yhteiskäyttö 6 Yliprosessointi 7 Viallinen tuote Luetteloinnin taso ostopalveluna saatavalle tasolle, ei omaa lisätyötä. Eroon kassoista Osallistaminen. Asiakaskokemuksen mittausjärjestelmä kehitteillä

9 Organisaatiouudistus: Aluekirjastojärjestelmä purettu, prosessijohtaminen Uudistuksia: RFID: Kaikkien kirjaston aineistot sekä kaikki uutuusaineisto rfid-merkitty vuoden 2016 ja 2017 aikana. Suosittelupalvelu verkkoon: Taskukirjasto 2 omatoimikirjastoa, varausten noutoautomaatti. Lisää tulossa Verkkomaksaminen, varausten itsepalvelunouto, omatoimihyllykokeilu ym

10 Lean jatkuu Neljä kirjastoa uudistettu osallistamalla ja kestävän kehityksen periaatteella. Tikkurilan (pääkirjasto) omatoimiaika aamuisin ja sunnuntaina Länsimäen kirjasto varustetaan 2017 omatoimikirjastoksi Koivukylään uusi arkkitehtuurikilpailu, jossa kirjasto mukana Kivistön uudelle asunto-alueelle kirjasto (?) Pyrkimys: Toiminnan jatkuva parantaminen asiakkaiden hyväksi Kirjasto alueensa tärkeä elinvoimatekijä

11 Arviointi Mittaamme onnistumisia kävijöiden määrällä. Perinteiset tunnusluvut osittain vanhentuneita Asiakaskyselyt eivät kerro toimintamme kehittymisestä, kaikki pitävät kirjastosta! Uudistuksia tehty lyhyen ajan sisällä. Paljon kokeiluja, parhaat otetaan käyttöön. On löydettävä uusia laadun mittareita. Asiakaskokemuksen mittaaminen keskiössä

12 Parhaat käytännöt-valintaprosessi Pyrkimys parempaan laadunhallintaan Halusimme tietää, onko toimintakulttuurimme suunta oikea. Asiantuntijapalautteen saamisen mahdollisuus houkutti osallistumaan. Oppimisprosessi, hieno haaste Kannustus! Oikea muoto ja rajattu sivumäärä pakottivat miettimään olennaisia asioita

13 Mitä opimme Toiminnan ja uudistusten suunta on oikea. Toimintaa on arvioitu vasta vähän, siinä on paljon kehittämistä. Laatutyö on ryhmätyötä. Toiminnassamme on myös erikoispiirteitä (HelMetyhteistyö) Arvioinnin ilmapiiri oli todella myönteinen ja kannustava! Iso työ kannatti, CAF tuli tutummaksi

14 Kiitos! Lisätietoja: