Lahjonnan ja korruption vastaiset periaatteet ja toimintamallit (ml. lahjat ja vieraanvaraisuus)

Transkriptio

1 Lahjonnan ja korruption vastaiset periaatteet ja toimintamallit (ml. lahjat ja vieraanvaraisuus) Royal Mail Groupilla on tiukka nollatoleranssi lahjontaan ja korruptioon liittyen. Tämä ohjeistus määrittää ne toimintatavat, joiden noudattamista edellytämme minimoidaksemme lahjontatapausten riskin. Tähän kuuluu mm. oheistus lahjojen antamisesta ja vastaanottamisesta, sekä vieraanvaraisuudesta kolmannen osapuolen kanssa toimittaessa. Pääaihealueet Johdanto Moya Greene Periaatteet Keitä periaatteet ja toimintamallit koskevat? Mitä lahjonta ja korruptio tarkoittavat? Kuinka toimin ohjeistuksen mukaisesti? o Lahjonta ja korruptio o Lahjat ja vieraanvaraisuus Mitä seuraa jos en noudata ohjeistusta? Neuvonta Ongelmakohtien raportointi Neuvoja Ota yhteys linjajohtajaasi, jos sinulla on kysymyksiä tästä ohjeistuksesta. Lisätietoja linjajohtajille: Yhdistynyt Kuningaskunta: HR Services Advice Centreen / Parcelforce Worldwiden johtajat voivat soittaa / Ryhmän vaatimustenmukaisuusosasto: / or group.compliance@royalmail.com Yhteys internetin kautta: m GLS Ryhmä: Owner: Emily Pang VERSION: 19 March 2015 Ota yhteys linjajohtajaasi, jos sinulla on kysymyksiä tästä ohjeistuksesta. Saat ohjeistusta vaatimustenmukaisuudesta tästä vastaavalta esimieheltäsi, joka järjestää tarvittaessa lainopillista neuvontaa / compliance@glsdenmark.com Vaatimustenmukaisuudesta vastaavat esimiehet voivat soittaa GLS Group Compliance on /501/502. VERSIO: 19 March 2015 Page 1 of 6

2 Kirje Moya Greeneltä Johdanto Yksi Royal Mail Groupin tärkeimmistä voimavaroista on se luottamus, joka asiakkaillamme on meitä kohtaan. Tämän voimavaran rakentaminen on kestänyt 500 vuotta, ja meidän kaikkien tuleekin siksi työskennellä parhaamme mukaan sen suojelemiseksi. Yksi tärkeä asia tämän toteuttamiseksi on kaikkien lakien ja säädösten tarkka noudattaminen. Vuoden 2011 lahjonnanvastaisen säädösten seurauksena Royal Mail Group on tehostanut korruption vastaisia toimintaprosessejaan ja ryhmä jatkaa niiden jatkuvaa tarkastelua ja kehittämistä. Tämän tarkoituksena on lahjonnanvastaisten lakien noudattamisen lisäksi suojella yrityksen mainetta ja osoittaa sitoutuneisuuttamme oikeudenmukaisiin, reiluihin ja avoimiin liiketoimintatapoihin, eettisten periaatteiden mukaisesti. Korruptio altistaisi Royal Mail Groupin, työntekijämme ja muut puolestamme toimivat tahot riskille rikossyyteistä, sakoista, tarjouskilpailuista sulkemisesta ja muista rangaistuksista. Korruptio on kaikkia edustamiamme arvoja vastaan. Yhtiöllämme on tiukka nollatoleranssi lahjontaa ja korruptiota vastaan, ja johtokuntamme on yksimielisesti hyväksynyt tämän periaatteen. Koko ylempi johto on sitoutunut näihin periaatteisiin. Meidän tulee yhdessä työskennellen varmistaa, että Royal Mail Groupin erinomainen maine säilyy. Pyydän, että tutustut näihin päivitettyihin periaatteisiin ja niihin liittyviin ohjeistukseen huolella, jotta ymmärrät sinun roolisi ja velvollisuutesi tässä tärkeässä asiassa. Tiedän, että voin luottaa sinuun asiassa. Kiitos. Moya Greene CEO Royal Mail Group VERSIO: 19 March 2015 Page 2 of 6

3 1. Periaatteet Royal Mail Group Limited (RMG) yhtiöllä on tiukka nollatoleranssi liittyen lahjontaan ja korruptioon. Periaatteidemme mukaisesti noudatamme Yhdistyneen kuningaskunnan lahjonnanvastaisia säädöksiä (2010) ja kaikkia muita lahjontaan ja korruptioon liittyvää lainsäädäntöä maissa, joissa toimimme. Tämän vuoksi: RMG:llä työskentelevien henkilöiden ei tule koskaan luvata, tarjota tai antaa lahjusta. Jokaisen ryhmässä työskentelevän henkilön on noudatettava niitä periaatteita, jotka sisältyvät RMG ohjeistuksiin koskien lahjonnan ja korruption vastaisuutta, lahjoja sekä vieraanvaraisuutta ja eturistiriitoja. 2. Keitä periaatteet ja toimintamallit koskevat? kieltäytyminen lahjuksen antamisesta tai vastaanottamisesta ei koskaan johda kieltäytyneen henkilön alentamiseen, rankaisemiseen tai mihinkään muuhun negatiiviseen seuraamukseen, vaikka kieltäytyminen johtaisi liiketoiminnallisiin menetyksiin yhtiölle. Ryhmän hallitus on hyväksynyt nämä periaatteet yksimielisesti. Periaatteet koskevat kaikkia maita, joissa ryhmä toimii, riippumatta paikallisista tavoista ja käytännöistä. Kaikkien RMG:n tai sen tytäryhtiöiden (mukaan lukien General Logistics B.V. ryhmän (GLS-ryhmä) alaisuudessa toimivat yhtiöt) palveluksessa työskentelevien henkilöiden missä päin maailmaa tahansa on noudatettava tätä ohjeistusta. Tähän sisältyvät kaikki ryhmässä työskentelevät henkilöt riippumatta heidän henkilökohtaisten työsopimuksiensa sisällöstä ja asemasta yhtiössä ja kaikki yhtiötä edustavat henkilöt. RMG edellyttää myös, että kolmannet osapuolet jotka tuottavat palveluita GLS:lle tai GLS:n puolesta noudattavat kaikkia voimassa olevia lahjontaan liittyviä lakeja. RMG voi myös vaatia kolmansia osapuolia noudattamaan tässä dokumentissa kuvattuja periaatteita ja ohjeistuksia liittyen toimintaansa RMG:lle tai RMG puolesta. 3. Mitä lahjonta ja korruptio tarkoittavat? Lahjonta tarkoittaa minkä tahansa hyödyn lupaamista, tarjoamista, antamista, pyytämistä tai hyväksymistä asiattomaan toimintaan kannustamiseksi tai niistä palkitsemiseksi. Hyöty voi olla minkä tahansa muotoinen etu tai mitä tahansa arvokasta tai lahjuksen ottajan arvokkaana pitämää. Edun ei tarvitse välttämättä olla rahallinen. Asiatonta toimintaa on toiminta, joka on laitonta, epärehellistä tai velvollisuuksien rikkomista. Lahjonta voi tapahtua suoraan tai kolmannen osapuolen välityksellä. Lahjuksen tarjoamien on rike, vaikka lahjuksesta kieltäydyttäisiin tai se ei johtaisi aiottuun lopputulokseen. Korruptiota on se, että käytät asemaasi RMG:ssä, tai joku muu käyttää valtaansa tai asemaansa toimenkuvassaan väärin oman edun tavoittelemiseksi. Tällainen tilanne voi aiheutua esimerkiksi eturistiriidasta yksityiselämäsi asioiden ja työsi RMG:llä välillä. Lahjontaa ja korruptiota voi liittyä niin julkiseen kuin yksityiseenkin sektoriin. Erityisen tarkkaan asiaan kuitenkin suhtauduttava toimittaessa julkisen sektorin virkamiesten kanssa (esimerkiksi valtion virkamies tai valtion omistaman yhtiön, kuten kansallisen lentoyhtiön tai postilaitoksen työntekijä), sillä julkiseen sektoriin liittyvät lait ovat usein tiukempia. Ns. voitelurahat ovat tyypillisesti pieniä, epävirallisia maksuja tai lahjoja, joita tarjotaan virkamiehille heidän työvelvollisuuksiensa hoitamiseksi tai toiminnan nopeuttamiseksi. Tällaisia voivat olla esimerkiksi epäviralliset maksut poliisiviranomaisille tai lisämaksut viranomaisille esim. tulliselvityksen tai työturvallisuustarkastuksen nopeuttamiseksi tai VERSIO: 19 March 2015 Page 3 of 6

4 4. Kuinka toimin ohjeistuksen mukaisesti? luvan, hyväksynnän tai viisumin saamiseksi. Voitelurahat ovat lahjuksia ja lain vastaisia. RMG voi joutua vastuuseen myös missä tahansa maailmassa tapahtuvasta lahjonnasta, johon syyllistyy ryhmän puolesta toimiva henkilö. Tämä voi koskea muun muassa vuokratyövoimaa, yhteistyöyrityksiä, projektiluontoisia alihankkijoita (kuten esim. rakennusyritystä) tai muita alihankkijoita (ja joissain tapauksissa myös näiden alihankkijoita), tavarantoimittajia ja kolmannen osapuolen välittäjiä kuten agentteja ja konsultteja, ja lisäksi kaikkia ryhmän omia työntekijöitä. Lahjonta ja korruptio Jokaisen tulee noudattaa toimintatapoja, jotka minimoivat lahjonnan aiheuttamat riskit RMG:lle. Kaiken virkamiesten tai yksityisten henkilöiden tai yritysten kanssa harjoittamamme toiminnan on oltava avointa, läpinäkyvää ja asianmukaista. Näin varmistetaan, ettei lahjontaa tai korruptiota esiinny, ja ettei epäilyä tai vihjailua epäasiallisesta toiminnasta pääsisi syntymään. Sinun täytyy: Et saa: noudattaa näitä periaatteita ja muita asiaan liittyviä ohjeistuksia, joita RMG, GLS ryhmä ja/tai liiketoimintayksikkösi laatii. ryhtyä kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin varmistaaksesi, että agentti, edustaja tai muu liikekumppani, jonka kanssa aiot toimia, on rehellinen, ja että on perusteltua odottaa, ettei tämä osapuoli syyllisty lahjontaan. pitää asianmukaisia, kattavia ja tarkkoja muistiinpanoja. käyttää aina asianmukaisia liiketoiminnan maksukanavia älä käytä käteistä tai offshore-pankkitilejä. suorittaa hyväksytysti kaikki pakolliset lahjonnanvastaiset koulutukset, joihin sinua pyydetään osallistumaan, mukaan lukien kertauskoulutukset. raportoida kaikki asiaan liittyvät epäselvyydet tai ongelmat vaatimusten mukaisuudesta vastaavalle osastolle, tai ulkopuoliseen raportointipuhelimeen. luvata, tarjota tai antaa minkäänlaista lahjusta suoraan tai kolmannen osapuolen (kuten edustajan tai alihankkijan) kautta. pyytää tai ottaa vastaa minkäänlaista lahjusta suoraan tai kolmannen osapuolen kautta. antaa ns. voitelurahaa RMG:n puolesta, tai antaa ymmärtää että RMG maksaisi tämäntyyppisiä maksuja. antaa yksityisten etujesi vaikuttaa työhösi RMG:ssä tai jättää paljastamatta yhteyksiä, joita sinulla on henkilöön tai organisaatioon, jonka kanssa harjoitamme liiketoimintaa. käytätä asemaasi RMG:ssä henkilökohtaisen hyödyn tavoitteluun. Mikäli sinulle on epäselvää onko kyseessä lahjus tai onko joku toimi asianmukainen, sinun on varmistettava asia vaatimustenmukaisuudesta vastaavalta osastolta, ennen kuin ryhdyt mainittuun toimeen. Lahjat ja vieraanvaraisuus Jos tarjoat tai otat vastaan lahjoja, vieraanvaraisuutta, viihdytystä, hyväntekeväisyyslahjoituksia tai sponsorointia epäasiallisen toiminnan palkitsemiseksi tai siihen kannustamiseksi, voi tämä täyttää lahjonnan tunnusmerkistön. Sama koskee myös mitä tahansa lahjoja tai vieraanvaraisuutta, jotka on osoitettu puolisollesi tai sukulaisellesi liittyen RMG:n liiketoimintaan. Lahja- ja vieraanvaraisuusohjeistuksemme ohjeistaa kohtuullisissa ja asianmukaisissa toimintatavoissa asian suhteen. VERSIO: 19 March 2015 Page 4 of 6

5 5. Mitä tapahtuu jos en noudata ohjeistusta? Sinun täytyy: Et saa: toimia RMG:n tai edustamasi tytäryhtiön ohjeistuksen mukaan koskien lahjoja, vieraanvaraisuutta, hyväntekeväisyyslahjoituksia ja sponsorointia. ilmoittaa välittömästi vaatimustenmukaisuudesta vastaavalle osastolle, mikäli sinulle (tai puolisollesi tai sukulaisellesi) tarjotaan lahjaa, juomarahaa tai vieraanvaraisuutta, ja antaja vihjaa, että odottaa jotain vastapalveluksena. Älä hyväksy tällaista tarjousta, sillä se saattaa täyttää lahjonnan tunnusmerkistön. pyytää lahjaa henkilöltä tai organisaatiolta, jonka kanssa RMG on tekemisissä. tarjota tai ottaa vastaan mitään lahjaa, vieraanvaraisuutta, hyväntekeväisyyslahjoitusta tai sponsorointia päätökseen vaikuttamiseksi tai lahjonnan peittelemiseksi tarjota tai vastaanottaa mitään lahjaa käteisenä tai käteistä vastaavana kuten esim. lahjakortteina, arvoseteleinä tai osakkeina (poikkeuksena asiakkaiden antamat juomarahat suorassa asiakaskontaktissa olevilla työntekijöillä). tarjota tai ottaa vastaan mitään lahjaa tai vieraanvaraisuutta, jonka vastaanottoa RMG tai tytäryhtiösi ei salli. tehdä minkäänlaista lahjoitusta poliittisessa tarkoituksessa RMG:n puolesta, rahamääräisenä tai millään muulla tavalla (esim. tarjoamalla tiloja ilmaiseksi käyttöön). On tärkeää kysyä itseltäsi: Odotanko, että lahja, vieraanvaraisuus, lahjoitus tai sponsorointi vaikuttaa kyseessä olevaan liikesuhteeseen epäasiallisella tavalla? Jos vastaus on kyllä, kyseessä saattaa olla lahjus, eikä sinun tule hyväksyä tällaista toimintaa. Jos sinulle on epäselvää pitäisikö sinun tarjota tai hyväksyä lahjaa tai vieraanvaraisuutta, pitää sinun kysyä asiaa vaatimustenmukaisuudesta vastaavalta osastolta. Yhdistyneen kuningaskunnan lain mukaan lahjonta on rikos, josta voidaan määrätä vankeutta aina kymmeneen vuoteen saakka tai rajoittamaton summa sakkoja. Lisäksi RMG:lle voi koitua vakavia seurauksia, kuten rajoittamaton summa sakkoja, kolmannen osapuolen vahingonkorvausvaatimuksia ja esteitä osallistua julkisen sektorin tarjouskilpailuihin. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että noudatat kaikkia asiaan liittyviä lahjonnan ja korruption vastaisia lakeja suojellaksesi sekä itsesi että RMG:n suojaamiseksi. Sinulla on henkilökohtainen vastuu tämän dokumentin ja lahjonnan ja korruption vastaisten ohjeistuksen ohjeiden noudattamisesta. RMG ja sen tytäryhtiöt käsittelevät rikkomukset kurinpitoasiana ja saattaa johtaa kurinpidollisiin toimenpiteisiin, joihin voi kuulua paikallisia lakeja noudattaen myös välitön työsuhteen irtisanominen tai purkaminen ilman ennakkovaroitusta. RMG tai se tytäryhtiö voi myös raportoida rikkomuksesta viranomaisille. Mikäli yhteistyökumppani ei noudata tätä ohjeistusta, voi RMG pyrkiä päättämään liikesuhteen. 6. Ohjeistus Sinun tulee lukea tämä käytäntö sekä tarkemmat lahjonnan ja korruption vastaiset ohjeet, jotka selittävät tarkemmin mitä lahjonnalla ja korruptiolla tarkoitetaan ja kuinka yleisimpiin riskitilanteisiin voi varautua (sisältäen esimerkkitapauksia aiheista) 7. Ongelmakohtien Sinun tulee myös lukea lahja- ja vieraanvaraisuusperiaatteet, joita edustamallasi tytäryhtiöllä on, koskien lahjojen ja vieraanvaraisuuden kirjaamisvaatimuksia. RMG on sitoutunut varmistamaan, että voit luottamuksella ilmoittaa kaikista ongelmakohdista. Suhtaudumme kaikkiin ilmoituksiin vakavasti ja tutkimme ne. VERSIO: 19 March 2015 Page 5 of 6

6 raportointi Kaikenlaiset vastatoimenpiteet ilmoituksen tehnyttä henkilöä vastaan ovat ehdottomasti kiellettyjä. Jos sinulle tarjotaan tai sinulta pyydetään lahjusta, tai epäilet että lahjontaa, korruptiota tai muuta tätä ohjeistusta rikkovaa toimintaa esiintyy missä tahansa RMG:n sisällä tai ryhmään liittyen tulee sinun välittömästi ilmoittaa asiasta säädöstenmukaisuudesta vastaavalle osastolle tai puhelinpalveluun. Raportoidaksi ongelmakohdista Yhdistyneessä kuningaskunnassa voit soittaa Speak Up puhelinpalveluun jota ylläpitää InTouch MCS Ltd numerossa Voit myös jättää viestin käyttäen luottamuksellista internetpalvelua osoitteessa: Jos työskentelet GLS-ryhmässä ja haluat raportoida puhelimitse ongelmasta voit ottaa yhteyttä: Dr. Rainer Buchert Bleidenstraße 1 D Frankfurt am Main Puh: or Fax: kanzlei@dr-buchert.de c VERSIO: 19 March 2015 Page 6 of 6