Lahjonnan vastaiset periaatteet ja käytännöt Viking Line Abp -konsernissa Lahjonnan vastainen käytäntö

Transkriptio

1 Lahjonnan vastaiset periaatteet ja käytännöt Viking Line Abp -konsernissa Lahjonnan vastainen käytäntö Viking Line Abp -konsernin johtoryhmä on hyväksynyt tämän käytäntöasiakirjan kokouksessaan Käytäntöä tarkistetaan jatkuvasti. Näin varmistetaan, että voimassa oleva lainsäädäntö on kuvattu oikein ja että käytäntö täyttää liiketoiminnan kannalta olennaiset lahjonnan vastaiset periaatteet

2 Sisällysluettelo TARKOITUS YLEISTÄ EDUISTA AINA KIELLETYT EDUT ETUJEN TARJOAMINEN ETUJEN VASTAANOTTAMINEN TÄMÄN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS JA NOUDATTAMINEN VOIMASSA OLEVAT RANGAISTUSMÄÄRÄYKSET

3 TARKOITUS Viking Line on ottanut tämän käytännön käyttöön selventääkseen ja täydentääkseen Viking Linen voimassa olevassa Eettisessä Ohjeistossa vakiinnutettua pääperiaatetta kaikkia lahjonnan muotoja vastaan. Viking Line Abp:n, sen konserniyhtiöiden, johdon ja kaikkien työntekijöiden odotetaan noudattavan tätä käytäntöä kaikissa yhteyksissä. Viking Line edellyttää myös, että sen toimijat ja yhteistyökumppanit noudattavat tässä käytännössä esitettyjä periaatteita. Käytäntö perustuu sovellettaviin lakeihin ja vakiintuneisiin periaatteisiin, siten kuin ne on esitetty ruotsalaisen lahjonnan vastaisen laitoksen (Institutet Mot Mutor) julkaisemassa Näringslivskoden-ohjeistossa. Tämä ohjeisto määrittää yksityiskohtaiset säännöt käytännön tasolla ja toimii hyvänä viitemateriaalina. Näringslivskoden-ohjeisto löytyy osoitteesta Mikäli sovellettava lainsäädäntö tai voimassa oleva alan käytäntö jossain vaiheessa sisältävät tässä käytännössä esitettyjä sääntöjä tiukempia määräyksiä, on noudatettava kyseistä lainsäädäntöä tai käytäntöä. Viking Linen kohdalla kansallisista laeista tulevat ensisijaisesti kysymykseen Suomen, Ruotsin ja Viron lait. On hyvin tärkeää, että kaikki työntekijät tuntevat Viking Linen kannan ja olennaisen lahjontarikoksia ja lahjuksia koskevan säännöstön. Merenkulku- ja varustamoalalla voi erityisesti herätä kysymyksiä eri viranomaisten kanssa tapahtuvan yhteistoiminnan ja yhteistyön yhteydessä, varsinkin valvontaa suorittavien ja erilaisiin lupiin vaikuttavien viranomaisten kohdalla. Myös toimittaessa yhdessä yksityisten toimijoiden, yksityisen elinkeinotoiminnan, kuten esim. matkatoimistojen kanssa, joille Viking Linen voidaan ajatella suuntaavan markkinointikampanjoita, voi herätä kysymyksiä oikeasta menettelytavasta. Ei myöskään saa olla epävarmaa, mitä yksittäiset työntekijät saavat ottaa vastaan ulkopuolisilta elinkeinonharjoittajilta, sekä olemassa olevilta tavarantoimittajilta että sellaisilta, joista toivotaan tulevan Viking Linen tavarantoimittajia. On tärkeää, että jokainen työntekijä on tässä suhteessa huolellinen ja aktiivisesti tietoinen tämän käytännön periaatteista, koska aina ei ole itsestään selvää, mitä voidaan lukea lahjonnaksi. Jo epäily lahjonnasta saattaa olla sekä yrityksen että yksittäisen henkilön maineelle vahingollista. Samoin on vahingollista, jos jokin teko ulkopuolisen silmissä näyttää väärältä, vaikka asianomainen itse olisi vakuuttunut, ettei mitään virhettä ole tapahtunut. Lahjukset ja lahjontarikokset eivät aina ole ilmeisiä, ja niitä voi olla vaikea tunnistaa. Lahjontarikoksiin ja tämän käytännön vastaisiin rikkomuksiin voi sisältyä eri tekoja tai toimintoja, joita keskivertokansalainen ei yhdistä perinteiseen törkeään rikollisuuteen, mutta jotka kuitenkin voidaan laskea rikoksiksi. Käytännössä

4 kaikenlaiset lahjat, palkitsemiset ja muut edut voivat olla lahjuksia. Tällaisia lahjoja, palkitsemisia ja muita etuja kutsutaan tässä käytännössä yhteisesti eduiksi. Tämä käytäntö käsittää kaikenlaisia etuja, myös vailla taloudellista arvoa olevia etuja, jotka saattavat muuten olla vastaanottajalle henkilökohtaisesti arvokkaita. Tässä käytännössä eduiksi lasketaan sekä se, mitä annetaan ( etujen antaminen ) että se, mitä otetaan vastaan ( etujen vastaanottaminen ). 1. YLEISTÄ EDUISTA Edut voidaan luokitella niin käyttäytymiseen vaikuttaviin kuin asenteisiin vaikuttaviin etuihin. Edut ovat käyttäytymiseen vaikuttavia, jos ne vaikuttavat tai on olemassa riski, että ne vaikuttavat vastaanottajan päätökseen tai tapaan suorittaa työtehtävänsä. Käyttäytymiseen vaikuttavia etuja ei tule sallia. Edut ovat asenteisiin vaikuttavia, jos ne on tarkoitettu edistämään vastaanottajan tietoa, käsitystä tai kiinnostusta kyseistä yritystä kohtaan. Asenteisiin vaikuttavat edut, joita pidetään yleisesti hyväksyttyinä elinkeinotoiminnan ja julkisten elinten välisen kanssakäymisen muotoina, ja elinkeinotoiminnan piirissä, ovat tavallisesti sallittuja. Paikalliset olosuhteet voivat aina vaikuttaa arviointiin. Myös asiayhteydellä ja osapuolten rooleilla voi tässä yhteydessä olla suuri merkitys tietyn tilanteen arvioinnissa. Toiminta, joka on tietyissä olosuhteissa täysin kiellettyä, voi olla muissa tilanteissa hyväksyttävää kaikki, mihin sisältyy etu, ei ole joka tilanteessa kiellettyä. Sen ratkaiseminen, onko edun antaminen sallittua, riippuu ensisijaisesti vastaanottajan asemasta. Tavanmukainen vieraanvaraisuus kohtuullisessa laajuudessa katsotaan joka tapauksessa sallituksi. 2. AINA KIELLETYT EDUT Tietyn tyyppiset edut ovat aina kiellettyjä, riippumatta siitä, onko henkilö antava vai vastaanottava osapuoli, ja riippumatta osapuolten asemista. Aina kiellettyihin etuihin kuuluvat: rahalahja tai vastaava lahja, jota voidaan verrata käteiseen; tavaroiden tai palveluiden toimittaminen yksityiseen tarkoitukseen markkinaolosuhteiden vastaisesti; sellainen etu, johon liittyy ehto vastapalveluksesta, ja joka ei ole vastaanottajan työnantajan tai toimeksiantajan hyväksymä; kätketty provisio työntekijälle tai toimeksisaajalle henkilökohtaisesti (niin kutsuttu kick-back);

5 kokonaan tai osittain maksettu huvi- tai lomamatka, joka ei liity oman toiminnan sallittuun markkinointiin tämän käytännön periaatteiden mukaan, tai tarjous, jonka katsotaan olevan yleisesti epäeettinen. Luettelo ei ole tyhjentävä. Edellä lueteltujen kiellettyjen etujen taustalla olevat eettiset perusteet voivat koskea muita vastaavanlaisia etuja. Arviointi tulee tehdä tapauskohtaisesti. 3. ETUJEN ANTAMINEN Etujen mahdolliset vastaanottajatyypit voidaan karkeasti jakaa kolmeen ryhmään: 1. Suoraa viranomaistoimintaa harjoittava viranomainen; 2. Muut viranomaisen alaisuudessa, tai muulla tavalla valtiorahoitteisessa toiminnassa toimivat työntekijät tai toimeksisaajat, sekä erityisen arkaluontoisessa yksityisessä liiketoiminnassa toimivat työntekijät tai toimeksisaajat, ja 3. Yksityisomistuksessa olevan yrityksen työntekijä tai toimeksisaaja. Näitä ryhmiä koskevat seuraavat perusperiaatteet: 1. Suora viranomaistoiminta Kaikki viranomaistoimintaan ja julkisiin hankintoihin liittyvät edut ovat kiellettyjä. Tämä koskee luonnollisesti myös etuja, jotka epäsuorasti hyödyttävät sellaista päätöksentekijää, esimerkiksi suunnattuna perheenjäsenelle tai muuhun toimintaan, jossa päätöksentekijä on osallisena. Kielto koskee tietenkin myös henkilöitä, jotka voivat epäsuorasti vaikuttaa päätöksiin, esimerkiksi valmistelemalla asiaa tai antamalla sille etusijan. 2. Viranomaisen alaisuudessa toimivan, tai muun valtiorahoitteisen toiminnan tai erityisen arkaluontoisen yksityisen toiminnan työntekijä tai toimeksisaaja Tällaisille viranomaisen työntekijänä tai toimeksisaajana toimiville, jotka eivät itse ole viranomaisia tai julkisessa toimessa (esimerkiksi viranomaisen hallintohenkilöstö), sekä valtion omistamien tai valtion rahoittamien yhtiöiden työntekijänä tai toimeksisaajana tai yksityisten erityisen arkaluontoisten toimintojen (esimerkiksi pankit, vakuutusyhtiöt, sertifiointi ja valvontatoiminta) palveluksessa toimiville suunnattujen etujen yhteydessä on noudatettava suurta varovaisuutta

6 Seuraavat asiat on erityisesti otettava huomioon arvioitaessa, onko jokin etu kielletty: a) Edun arvo Käyttäytymiseen vaikuttamisen riski kasvaa edun toistuvuuden ja vastaanottajalle koituvan taloudellisen tai henkilökohtaisen arvon mukaan. b) Vastaanottajan asema Edun vastaanottajan virka-asemalla tai tehtävällä on merkitystä. Myös työntekijä, joka tekee työtä viranomaiselimelle tai julkiselle hankinnalle, on erikoisasemassa, vaikka hän ei itse tee päätöksiä, vaan toimii esim. hallinto- ja palvelutehtävissä. c) Edun laatu Todennäköisyys siitä, että etu tulee arvioida kielletyksi, kasvaa sitä mukaa mitä heikompi yhteys on vastaanottajan työtehtäviin. Tästä syystä edun yhteys vastaanottajan työhön luonnollisena ja hyödyllisenä osana on merkittävä arviointikriteeri. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi työhön liittyvistä kysymyksistä keskustelemista aterian yhteydessä tai opintomatkaa, jonka oleellisena osana on työhön liittyviä ohjelmakohtia. d) Vastaanottajapiiri ja etujen tarjoamisen muodot Tapahtumaluonteinen etu on periaatteessa suunnattava määrittelemättömälle joukolle ihmisiä mieluummin kuin erityisesti valituille henkilöille. Sillä on merkitystä, että etu jätetään avoimesti, eli etu kohdistetaan periaatteessa suoraan vastaanottajan työn- tai tehtävänantajalle, tai on sen hyväksymä tai muuten sen vakiintuneen etuja koskevan käytännön mukainen. Varoitusmerkit Erityistä varovaisuutta on noudatettava seuraavissa tapauksissa: edun arvo ei ole vähäinen tai se annetaan toistuvasti; edulla ei ole selkeää yhteyttä vastaanottajan työhön tai tehtävään; etu ei sisälly luonnollisena ja hyödyllisenä osana vastaanottajan työhön tai tehtävään; etu tarjotaan tai annetaan vastaanottajalle (tai tämän läheiselle) liittyen läheisesti antajaa koskevaan päätökseen; työntekijä tai tehtävän suorittaja kutsutaan tapahtumaan yhdessä seuralaisen, esim. läheisen tai ystävän, kanssa; etu (tapahtumanluonteinen tai vastaava) kohdistetaan erityisesti valituille henkilöille; etua ei anneta avoimesti; etu poikkeaa yleisesti hyväksytyistä elinkeinotoiminnan ja julkisen elimen välisistä kanssakäymisen muodoista, tai edun saaminen tapahtuu vastaanottajan aloitteesta

7 3. Yksityisomistuksessa olevat yritykset Yksityisten yritysten palveluksessa oleville suunnattujen etujen suhteen on noudatettava yleistä varovaisuutta. Markkinointi edellyttää kuitenkin erilaisia toimenpiteitä, tarjouksia ja tapahtumia, mukaan lukien markkinointitapahtumat, esittelymatkat ym. Näissä yhteyksissä Viking Line saa antaa, luvata tai tarjota edun yksityisessä yrityksessä työskenteleville tai toimiville, mikäli seuraavat ehdot täyttyvät: a) tämä tapahtuu avoimesti; b) etu on kohtuullinen, ja c) etu ei myöskään ole muuten sellainen, että sen voidaan katsoa vaikuttavan käyttäytymiseen. Viimeksi mainittu ehto tarkoittaa, että etu ei vaikuta tai ole vaarassa vaikuttaa vastaanottajan päätöksiin tai tapoihin suorittaa työtehtävänsä niin, että vastaanottajaa edun perusteella houkutellaan henkilökohtaisen hyödyn saavuttamiseksi tekemään yritykselleen epäedullisempi päätös. Ottaen huomioon yllä olevien kohtien a-c) periaatteet, ei kuitenkaan ole väärin helpottaa vastaanottajan vakuuttumista siitä, että Viking Linen valitseminen itse asiassa on vastaanottajayrityksen etujen mukaista. Yleinen lähtökohta on siis se, että etu on sallittu, jos se on kohtuullinen ja annetaan avoimesti. Avoimuuden vaatimus tarkoittaa, että etu tavallisesti kohdistetaan suoraan toiselle yritykselle, se on kyseisen yrityksen hyväksymä, tai se on kyseisen yrityksen vakiintuneen etuja koskevan käytännön mukainen. Kohtuullisuuden vaatimus tarkoittaa, että etu ei saa näyttää vastaanottajalle käyttäytymiseen vaikuttavalta. Edun taloudellinen tai henkilökohtainen arvo tulee siis asettaa suhteeseen työntekijän aseman arkaluontoisuuteen ja henkilökohtaiseen vaikutettavuuteen, missä sellaiset tekijät kuin toimivalta, asema, työtehtävät, ikä ja kokemus voivat muodostaa osan suoritettavasta kokonaisarvioinnista. Se, mikä on kohtuullista tai ei ole kohtuullista, riippuu siis sekä antajasta että vastaanottajasta. Se riippuu myös yrityksestä ja toimialasta. Arvioitaessa, mikä on kohtuullista, on myös otettava huomioon paikalliset tavat ja käytännöt. Jos useita etuja tarjotaan yhdelle ja samalle työntekijälle tai toimeksisaajalle, nämä edut tulee arvioida yhdessä. Etu, joka on itsessään kohtuullinen, ei siis ole kohtuullinen, jos se yhdessä muiden samalle vastaanottajalle suunnattujen etujen kanssa kasvattaa todennäköisyyttä, että vastaanottajaan käyttäytymiseen vaikutetaan tämän työssä tai tehtävässä. Yleisesti ottaen edun antaminen on hyväksyttävämpää, jos etu suunnataan usealle henkilölle toisessa yrityksessä, pikemminkin kuin rajatulle joukolle. Tapahtuma, joka

8 on suunnattu laajemmalle joukolle ja voidaan laskea hyödylliseksi tapahtumaan osallistuvien työssä, eikä muutoin vaikuta kohtuuttomalta tai ylenpalttiselta, on siis tavallisesti sallittu. Varoitusmerkit Yksityiseen elinkeinotoimintaan liittyvien etujen yhteydessä tulee noudattaa erityistä varovaisuutta, jos: etu on huomattavan arvokas tai annetaan usein; työntekijälle tai toimeksisaajalle tarjotaan tavaroita ja palveluita, joita voi hyödyntää yksityisesti; etu osuu ajallisesti yhteen vastaanottajan työnantajan tai toimeksiantajan kanssa käytävien liikeneuvotteluiden kanssa; tapahtumaluonteinen etu tai vastaava suunnataan erityisesti valituille henkilöille; vastaanottajan esimies ei ole tietoinen edusta; edun saaminen tapahtuu vastaanottajan aloitteesta; etu poikkeaa tavanomaisista elinkeinotoiminnan kanssakäymisen muodoista, tai etu käsittää myös kutsun seuralaiselle, esim. läheiselle tai ystävälle. 4. ETUJEN VASTAANOTTAMINEN Etujen antamista koskevat rajoitukset koskevat soveltuvin osin myös etujen vastaanottamista Viking Linen ja sen työntekijöiden osalta. Viking Linen palveluksessa olevien ja toimeksisaajien tulee heti ilmoittaa eduista, jotka ovat omiaan aiheuttamaan poikkeamisen tästä käytännöstä. Jos työntekijä arvioi, että tarjottu etu voi olla kielletty, tämän tulee joko torjua se suoraan tai ennen sen vastaanottamista antaa asia arvioitavaksi esimiehelleen, viime kädessä yrityksen johdolle. Yllättävissä tilanteissa, joissa välitön kohtelias kieltäytyminen edusta ei tule kysymykseen, koska se voisi vahingoittaa yritysten välistä suhdetta, edusta tulee olosuhteiden salliessa mahdollisimman pian ilmoittaa esimiehelle, ylläolevan mukaisesti, tiedoksi ja käsittelyä varten. Lähtötilanne on, että jokaisessa yksittäisessä tapauksessa, myös silloin, kun etu itsessään voidaan katsoa sallituksi, vastaanottajan pitää punnita sen oikeutus huomioiden tässä käytännössä asetetut perusperiaatteet. Mikäli mikään ei erityisesti puolla muuta lopputulosta, yrityksen työntekijä saa ottaa vastaan omaan laskuun henkilökohtaisia joulu- tai merkkipäivälahjoja, kuitenkin enintään suuruusluokassa 60 euroa (poikkeuksellisesti, esim. pitkäaikaisen yhteistyökumppanin antaman 50-vuotislahjan yhteydessä, enintään 120 euroa)

9 Lahjojen, jotka eivät ole nimenomaan henkilökohtaisia esim. makeispakkaukset tai pullot toimittajilta maistiaisiksi tulee päätyä vastaaville osastoille ja ne tulee käyttää tai kuluttaa tavalla, joka hyödyttää Viking Linea. Kaikki henkilökohtaisesti vastaanotetut edut tulee ilmoittaa ja dokumentoida osastoittain luetteloon, johon Viking Linen sisäisellä valvonnalla ja compliancetoiminnolla on pääsy. Nämä määräykset eivät koske pieniä määriä arvoltaan merkityksettömiä mainostavaroita (massatavara, kuten kynät ja erilaiset pikkuesineet). 5. TÄMÄN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS JA NOUDATTAMINEN Jokaisen Viking Linen osastopäällikön tulee pitää huolta siitä, että kaikki hänen alaisensa tutustuvat tähän käytäntöön. Osastopäällikön pyynnöstä Viking Linen lakiosasto voi järjestää erityisen käytäntöä koskevan koulutuksen. Yksittäiset työntekijät voivat tarvittaessa esittää kysymyksiä paitsi esimiehilleen myös suoraan lakiosastolle. Jos työntekijä huomaa tai epäilee tämän käytännön vastaista rikkomusta, hänen tulee ottaa asia esille lähimmän esimiehensä kanssa tai ilmoittaa siitä Viking Linen lakiosastolle tai sisäiseen valvontaan. Työntekijän ei koskaan tule pelätä hänelle koituvan negatiivisia seuraamuksia asiallisen ilmoituksen johdosta. Sama pätee, jos työntekijä huomaa kysymyksiä, joita ei ole tyydyttävästi käsitelty tässä käytännössä. Viking Linen konsernin johtoryhmä seuraa tarvittaessa ja vähintään joka toinen vuosi, että käytäntöä noudatetaan ja käy läpi mahdolliset päivitystarpeet. 6. VOIMASSA OLEVAT RANGAISTUSMÄÄRÄYKSET On huomioitava, että lainsäädäntö voi muuttua. Yksittäinen henkilö on aina viime kädessä vastuussa kulloinkin voimassa olevien sovellettavien lakien ja määräysten tuntemisesta ja noudattamisesta. Suomi Lahjuksen antaminen virkamiehelle on kriminalisoitu rikoslain 16. luvun pykälissä. Virkamiehen lahjuksen vastaanottaminen on kriminalisoitu rikoslain 40. luvun pykälissä. Myös Valtion virkamieslain (750/1994) 15. pykälä kieltää virkamiestä vaatimasta, hyväksymästä tai ottamasta vastaan taloudellista tai muuta etua, jos se voi heikentää luottamusta virkamieheen taikka viranomaiseen. Elinkeinotoiminnan lahjusrikoksista säädetään rikoslain 30. luvussa. Lahjusten antaminen on kriminalisoitu 7. pykälässä ja lahjusten vastaanottaminen on kriminalisoitu 8. pykälässä, ja vuonna 2011 tehdyllä lakimuutoksella myös törkeä lahjominen ja törkeä lahjuksen ottaminen on mainittu erikseen

10 Ruotsi Uudet lahjusrikoksia koskevat rangaistusmääräykset astuivat voimaan 1. heinäkuuta 2012 (rikoslaki 10. luku, 5a 5e pykälät). Määräykset ovat pääasiallisesti seuraavat: 1. Työntekijä tai toimeksisaaja ei saa ottaa vastaan tai pyytää asiaankuulumatonta palkkiota tai hyväksyä lupausta asiaankuulumattomasta palkkiosta työn tai tehtävän suorittamisesta (lahjuksen ottaminen); 2. työntekijän tai toimeksisaajan ei ole sallittua antaa, luvata tai tarjota asiaankuulumatonta palkkiota työn tai tehtävän suorittamisesta (lahjuksen antaminen); 3. ei ole sallittua ottaa vastaan tai pyytää asiaankuulumatonta etua tai hyväksyä lupausta asiaankuulumattomasta edusta vaikuttaakseen henkilöön, joka harjoittaa viranomaistoimintaa tai päättää julkisesta hankinnasta tai jättää, luvata tai tarjota asiaankuulumatonta etua henkilölle, jotta tämä vaikuttaisi päätöksentekijään viranomaistoiminnassa tai julkisessa hankinnassa (kauppa jolla on vaikutusta); 4. elinkeinonharjoittajan täytyy olla varovainen jättäessään rahojaan tai muita varoja edustajilleen, agenteilleen, yhteistyökumppaneilleen tai muille edustajille, jottei varoja käytetä lahjuksiin (huolimaton lahjusrikoksen rahoittaminen). Rangaistus lahjuksen ottamisesta ja lahjuksen antamisesta on sakkoja tai enintään kaksi vuotta vankeutta. Jos rikos arvioidaan törkeäksi, rangaistus on vähintään kuusi kuukautta ja enintään kuusi vuotta vankeutta. Viro Viron rikoslain pykälissä säädetään lahjusrikoksista, joihin liittyy viranomaisia, ja pykälissä 402,3 402,4 säädetään elinkeinotoiminnan lahjusrikoksista. Rikoksista voidaan tuomita ensin mainitussa tapauksessa enintään kymmenen vuotta vankeutta ja jäljempänä mainitussa tapauksessa enintään viisi vuotta vankeutta. Rikoslain 6. pykälän mukaan Viron lakia sovelletaan Viroon rekisteröidyillä aluksilla tehtyihin rikoksiin, riippumatta siitä, missä alus oli rikoksen tekoaikana