VÄÄRINKÄYTÖSEPÄILYJEN ILMOITUSKÄYTÄNTÖ

Transkriptio

1 VÄÄRINKÄYTÖSEPÄILYJEN ILMOITUSKÄYTÄNTÖ 1. Yhteenveto Amcor on sitoutunut eettisten käytäntöjen ja vilpittömien suhteiden tiukimpiin vaatimuksiin ja suojaamaan henkilöitä, jotka ilmoittavat hyvässä uskossa väärinkäytöstapauksista tai - epäilyistä. Amcorin tavoitteena on kehottaa työntekijöitä ilmoittamaan kaikista väärinkäytöksistä hyvässä uskossa ja syyllistämiseltä vapaassa ilmapiirissä, jotta Yhtiön hallitus ja ylempi johto voivat ryhtyä toimiin asian ratkaisemiseksi. 2. Ketä tämä käytäntö koskee? Tämä käytäntö koskee kaikkia Yhtiön työntekijöitä, toimihenkilöitä ja johtajia. Amcorin väärinkäytösepäilyjen raportointipalvelu on kaikkien työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden, tärkeimpien toimittajien ja muiden kolmansien osapuolten käytettävissä. Se tarjoaa väylän, jonka kautta voidaan ilmoittaa väärinkäytöksiin liittyvistä huolenaiheista. 3. Kuka on "ilmoittaja"? Ilmoittaja on henkilö, joka antaa selvityksen väärinkäytöksestä joko nimettömästi tai omalla nimellään, ja joka todella uskoo väärinkäytöksen tapahtuneen. 4. Mikä on väärinkäytös? Väärinkäytöksiä ovat muiden muassa seuraavat, niihin kuitenkaan rajoittumatta: lakien tai määräysten rikkominen epärehellinen, korruptoitunut, petollinen tai muuten lainvastainen tai epäeettinen käyttäytyminen tai toiminta, johon kuuluu lahjuksen hankkiminen, tarjoaminen tai hyväksyminen sisäisten tai ulkoisten tarkastusprosessien estäminen epäasiallinen käyttäytyminen kirjanpidon, sisäisten kirjanpitotarkistusten, vakuutusten tai tilintarkastusten suhteen terveyden ja turvallisuuden vaarantava toiminta Amcorin sääntöjen ja käytäntöjen kanssa ristiriidassa oleva toiminta toiminta, joka saa aikaan tuntuvan vaaran ympäristölle Amcorin resurssienhallinnan merkittävät väärinkäytökset Amcorin taloudellista asemaa tai mainetta vahingoittava toiminta eturistiriidat väärinkäytöksen salaaminen seksuaalinen häirintä kiusaaminen, syrjintä, ahdistelu tai mustamaalaus. Amcor Limited

2 5. Miten voin ilmoittaa väärinkäytöksestä? Työntekijä voi ilmoittaa väärinkäytöksestä 1. suoraa linjajohtoa pitkin tai 2. Amcorin väärinkäytösepäilyjen raportointipalvelun välityksellä. Suora linjajohto Väärinkäytöksen luonteen perusteella työntekijöitä kehotetaan keskustelemaan huolenaiheestaan ensisijaisesti esimiehensä kanssa. Jos työntekijä ei mielellään puhu asiasta esimiehensä kanssa, hän voi vaihtoehtoisesti ottaa asian puheeksi Amcorin asiaankuuluvalla tukialueella: Huolenaiheen tyyppi Tukialue Petos tai kirjanpito / taloutta koskevat Konsernin sisäinen säännönvastaisuudet tilintarkastus Henkilöihin liittyvät asiat, kuten syrjintä ja kiusaaminen Henkilöstöosasto Sääntöjenmukaisuus, mukaan lukien korruptio, Lakiasiat kilpailutoiminta ja tiedot Terveys, turvallisuus ja ympäristö Terveys ja turvallisuus Työntekijöille, jotka ilmoittavat väärinkäytöksestä joko esimiehelle tai vastaavalla tukialueella, voidaan taata, että heitä suojellaan ja että tutkimus tehdään yleisen oikeudenmukaisuuden ja rehellisyyden periaatteiden mukaisesti. Jokaisen työntekijän, joka tekee ilmoituksen tai vastaanottaa sellaisen, on käsiteltävä asiaa luottamuksellisesti. Väärinkäytösepäilyjen raportointipalvelu Amcor on tietoinen siitä, että työntekijät saattavat haluta toimia muutoin kuin suoran esimiehensä välityksellä joissakin olosuhteissa, joita ovat muiden muassa seuraavat: kun työntekijät uskovat voivansa joutua syyllistämisen uhreiksi tavanomaista ilmoituskanavaa käyttämällä kun työntekijät haluavat tehdä ilmoituksen nimettömästi. Jotta nämä työntekijät voisivat ilmoittaa väärinkäytöksestä ilman syyllistämisen pelkoa, Amcor on perustanut itsenäisen kolmannen osapuolen palveluntarjoajan ylläpitämän raportointipalvelun. Työntekijät voivat tehdä ilmoituksen väärinkäytöksestä joko verkossa tai soittamalla vihjelinjalle, jonka monikielinen palvelu on käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa ja johon voi soittaa myös nimettömästi. Lisätietoja on Amcorin tehtaissa olevissa julisteissa ja verkossa osoitteessa: Käytäntö ei estä työntekijää tekemästä ilmoitusta väärinkäytöstä sääntelyviranomaiselle vallitsevan lainsäädännön puitteissa. Sivu 2/4

3 6. Raportointikomitea Tällä käytännöllä luodaan perusta raportointikomitealle, johon kuuluu konsernin lakiosaston, henkilöstöosaston ja sisäisen tarkastuksen yksiköiden johdon edustajia. Raportointikomitean velvollisuuksiin kuuluu ilmoittajan suojeleminen syyllistämiseltä ilmoituksen tekemisen vuoksi. Väärinkäytösilmoituksen tekevät työntekijät voivat pyytää neuvoa raportointikomitealta sekä ilmoituksen tekemistä ennen että sen jälkeen. Raportointikomitean peruskirja on liitteessä A. 7. Väärinkäytösten tutkiminen Epäiltyjä väärinkäytöksiä tutkitaan luottamuksellisesti, tasapuolisesti ja puolueettomasti. Peruskirjan mukaisesti raportointikomitea nimittää soveltuvan tutkimustahon, joka tutkii väitteiden todenperäisyyttä. Tutkimusprosessit vaihtelevat epäillyn väärinkäytöksen luonteen ja annettujen tietojen määrän perusteella. Jotta ilmoitus johtaisi täydelliseen tutkimukseen, siinä on oltava riittävästi tietoja, jotka muodostavat kohtuullisen tutkimusperusteen. Nimettömästi ilmoituksen tehneen työntekijän on annettava niin paljon tietoja kuin mahdollista, jotta ilmoituksen perusteellisen tutkimisen mahdollisuus ei vaarantuisi. Ilmoittajalle kerrotaan tutkimuksen tuloksista tutkimuksen päätyttyä ja soveltuvilla osin olosuhteisiin nähden (näihin lukeutuvat yksityisyyden suojan takaamat oikeudet ja luottamuksellisuusvelvoitteet). 8. Suoja syyllistämiseltä Raportointikomitea voi suojata ilmoittajaa lukuisilla eri tavoilla. Tapoihin kuuluvat seuraavat: tutkimuksen luottamuksellisuuden takaaminen työntekijän henkilöllisyyden salassapito lain sallimissa rajoissa virkavapauden tarjoaminen työntekijälle asian tutkimuksen ajan työntekijän tai muiden työntekijöiden siirtäminen eri työyksikköön tai osastoon. Amcor kieltää työntekijöitä rankaisemasta ketään, joka hyvässä uskossa ilmoittaa väärinkäytöstapauksesta tai väärinkäytösepäilyksestä tämän käytännön mukaisesti. Tähän kuuluvat kaikki huomautukset, kostotoimet, työtehtävien muutokset, työetujen muutokset, ilmoitusvaatimusten muutokset, työuran odotusten tai maineen muutokset, näitä koskevat uhat tai tarkoituksella tehdyt tekemättä jättämiset, jotka vahingoittavat henkilöitä. Sivu 3/4

4 9. Raportointi ja hallinta Raportointikomitea tarkistaa raportointipalvelun välityksellä tehdyt ilmoitukset ja tutkimustulokset. Palvelun välityksellä tehdyt ilmoitukset jätetään myös säännöllisesti tarkistus- ja säädöstenmukaisuuskomitealle ja henkilöstökomitealle esiin tuodun asian luonteen mukaisesti. Huhtikuu 2017 Liite A: Raportointikomitean peruskirja. Sivu 4/4

5 Raportointikomitean peruskirja VÄÄRINKÄYTÖSEPÄILYJEN RAPORTOINTIKOMITEAN PERUSKIRJA Amcor Limited -yhtiön hallitus ("Yhtiö") on perustanut väärinkäytösepäilyjen raportointikomitean. Tässä Peruskirjassa kerrotaan raportointikomitean toiminnoista ja vastuualueista. 1. Kokoonpano 1.1. Komiteaan kuuluvat Group General Counsel ja Company Secretary Executive Vice President, Human Resources Vice President, Group Internal Audit Alternate Company Secretary 1.2. Talousasioista vastaavat seuraavat komitean jäsenet: (i) Group General Counsel ja Company Secretary, (ii) Vice President, Group Internal Audit ja (iii) Alternate Company Secretary tai joku muu komitean jäsen Henkilöstöasioista vastaavat seuraavat komitean jäsenet: (i) Group General Counsel ja Company Secretary, (ii) Executive Vice President, Human Resources ja (iii) Alternate Company Secretary tai joku muu komitean jäsen Raportointikomitean puheenjohtajana toimii Group General Counsel ja Company Secretary tai näiden puuttuessa Alternate Company Secretary Alternate Company Secretary on raportointikomitean sihteeri Yhtiön hallitus voi nimittää, irtisanoa tai vaihtaa komitean jäseniä. 2. Vastuualueet Komitean tärkeimmät vastuualueet ovat seuraavat: Amcor Limited

6 2.1. Komitea tukee Yhtiön hallitusta sen varmistamisessa, että Yhtiö täyttää lailliset ja eettiset velvollisuutensa väärinkäytösepäilyjen ilmoittajia kohtaan Komitea suojaa väärinkäytösepäilyjen ilmoittajia syyllistämiseltä, joka saattaa seurata väärinkäytösepäilystä ilmoittamisesta Komitea hankkii itsenäisen kolmannen osapuolen palveluntarjoajan hallinnoimaan väärinkäytösepäilyjen raportointipalvelua sekä valvoo palvelujentarjoajan toimintaa Komitea koordinoi raportointipalvelussa esiin tulleita tapauksia sopivaksi katsomallaan tavalla suhteessa valituksen luonteeseen Komitea raportoi tarkistus- ja säädöstenmukaisuuskomitealle kaikista raportointipalvelun kautta tehdyistä valituksista ja tutkimuksista suhteessa talousasioihin Komitea raportoi henkilöstökomitealle kaikista raportointipalvelun kautta tehdyistä valituksista ja tutkimuksista suhteessa henkilöstöasioihin. 3. Valtuudet Yhtiön hallitus on valtuuttanut komitean 3.1. hankkimaan kaikki tiedot, joita se tarvitsee velvoitteidensa täyttämisessä (tämän Peruskirjan osiossa 2 ilmoitetulla tavalla) Yhtiön ja tytäryhtiöiden työntekijöiltä 3.2. hankkimaan itsenäisen kolmannen osapuolen palveluntarjoajan hallinnoimaan raportointipalvelua yhtiön kustannuksella soveltuvilta osin 3.3. hankkimaan lainopillista tai muuta ammattilaisapua Yhtiön kustannuksella soveltuvilta osin. 4. Kokoukset 4.1. Komitea kokoontuu aina tarvittaessa osiossa 2 mainittujen velvollisuuksien täyttämiseksi. Kokoukset kutsuu koolle Group General Counsel ja Company Secretary komitean kenen tahansa jäsenen pyynnöstä. Sivu 2/3

7 4.2. Komitea voi järjestää kokouksia, joissa komitean kaikki henkilöt eivät ole fyysisesti läsnä, mikäli kaikki kokouksessa mukana olevat komitean jäsenet kykenevät osallistumaan keskusteluun Komitea voi kutsua harkintansa mukaan lisähenkilöitä kokoukseen. 5. Pöytäkirjat ja raportointi 5.1. Komitean kokousten pöytäkirjan pidosta vastaa Alternate Company Secretary, ja komitean puheenjohtaja hyväksyy ne Komitea raportoi seuraavista asioista: (a) (b) talousasioista tarkistus- ja säädöstenmukaisuuskomitealle henkilöstöasioista henkilöstökomitealle kyseessä olevan komitean seuraavassa istunnossa Komitean puheenjohtaja ilmoittaa Yhtiön hallitukselle niin pian kuin mahdollista jokaisen komitean kokouksen jälkeen, jos on (a) (b) tapauksia, jotka puheenjohtaja pitää vakavina väärinkäytöksinä, jotka on saatettava Yhtiön hallituksen tietoon suosituksia, jotka edellyttävät Yhtiön hallituksen pikaista hyväksymistä ja/tai toimia. 6. Peruskirjan tarkistus ja muuttaminen 6.1. Raportointikomitea tarkistaa tämän Peruskirjan vuosittain tai niin usein kuin katsoo tarpeelliseksi Yhtiön hallitus voi muuttaa tätä Peruskirjaa ajoittain päätöksellä. Huhtikuu 2017 Sivu 3/3