SISÄILMATYÖRYHMÄN VIESTINTÄSUUNNITELMA

Transkriptio

1 SISÄILMATYÖRYHMÄN VIESTINTÄSUUNNITELMA SISÄLLYS 1. VIESTINNÄN ROOLI SISÄILMAONGELMIEN RATKAISEMISESSA VIESTINTÄSUUNNITELMAN TAVOITE VIESTINTÄSUUNNITELMAN TÄYTTÖ JA KÄYTTÖ VIESTINTÄSUUNNITELMAN LÄHTÖTIEDOT SUUNNITELMA VIESTINNÄSTÄ HANKKEEN ERI VAIHEISSA SISÄILMATYÖRYHMÄN SISÄINEN TIEDONKULKU JA VIESTINTÄVASTUUT ULKOINEN VIESTINTÄ, SUHTEET TIEDOTUSVÄLINEISIIN... 7 LIITE 1: SISÄILMAHANKKEEN KAIKKI OSAPUOLET

2 1. VIESTINNÄN ROOLI SISÄILMAONGELMIEN RATKAISEMISESSA Erityisesti pitkään jatkuneet sisäilmasto-ongelmat herättävät työpaikalla usein epätietoisuutta ja huolta terveydestä. Epäselvä informaatio, huhut ja huono viestintä eri osapuolten kesken ylläpitävät ja vahvistavat ongelmaa senkin jälkeen, kun varsinaiset fyysiseen ympäristöön liittyvät pulmat on ratkaistu. Suunnitelmallinen ja selkeä viestintä sisäilmaongelman toteamisesta, tutkimuksista, ratkaisusta ja vaikutuksista on tärkeää. Hyvä viestintä ei ole pelkästään tiedon välittämistä, vaan lisäksi tarvitaan käyttäjiltä tietoa mm. tilan käytöstä ja mahdollisista oireista. Onnistuneessa viestintäprosessissa kaikki osapuolet saavat riittävästi tietoa ja äänensä kuuluviin. 2. VIESTINTÄSUUNNITELMAN TAVOITE Suunnitelmallinen viestintä parantaa tiedonkulkua, loppukäyttäjän tyytyväisyyttä ja sisäilman ratkaisuprosessin sujuvuutta ja auttaa yhteisymmärryksen löytämisessä eri osapuolten välille. Viestintäsuunnitelman tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin: - Miten saadaan tarvittavaa tietoa tilan käyttäjiltä sisäilmatyöryhmälle? - Mistä asioista, missä vaiheessa ja millä tavalla sisäilmatyöryhmän tieto tulisi välittää tilankäyttäjille? - Miten vahvistetaan sisäilmatyöryhmän sisäistä tiedonkulkua ja viestintää? - Miten otetaan huomioon ulkoinen viestintä, tiedotusvälineet? Sisäilmatyöryhmä suunnittelee ongelman käsittelyprosessin ja prosessin aikaisen viestinnän. Prosessia koskevat päätökset ryhmä tekee yhdessä neuvotellen ja kaikkien ammattiryhmien osaamista hyödyntäen. Työryhmän jäsenten roolien on oltava selkeitä ja kaikilla ryhmän jäsenillä tiedossa. Työryhmän viestin ulospäin on oltava yhtenäinen. Selkeä ja yhtenäinen viestintä synnyttää luottamusta. Sisäilmatyöryhmän sisäisen sekä työryhmän ja käyttäjien välisen yhteisymmärryksen saavuttamiseen tarvitaan puolueetonta tietoa ongelmasta, sen laajuudesta ja syytekijöistä. Yhteiseen näkemykseen pääseminen edellyttää lisäksi aina vuorovaikutusta ja keskustelua tehtyjen selvitysten tuloksista ja tulkinnasta. Usein tarvitaan myös esimerkiksi yhteistä koulutusta tai yhdessä toteutettuja katselmuksia ongelmakohteeseen. Ne ovat keskustelun lisäksi hyödyllisiä tapoja edesauttaa yhteisymmärryksen syntymistä ongelmasta, sen ratkaisusta ja terveydellisestä merkityksestä. Sisäilmaongelman tiedottamisesta tulee huolehtia, vaikka ongelman ratkaisemiseen ei perustettaisi sisäilmatyöryhmää. Prosessin aikana huolehditaan siitä, että ongelman ilmoittanut työntekijä ja työyhteisö saavat tietoa ongelmanratkaisuprosessista ja sen vaiheista. Säännöllistä tiedottamista jatketaan tilannekatsauksin, vaikka mitään akuuttia ongelmaa tai tapahtumaa ei juuri olisi. 3. VIESTINTÄSUUNNITELMAN TÄYTTÖ JA KÄYTTÖ Viestintäsuunnitelman käyttöönotosta vastaa sisäilmatyöryhmä tai sen puuttuessa isännöitsijä. Kohdassa 4 nimetty viestintäsuunnitelman päivittämisestä vastaava henkilö huolehtii tämän viestintäsuunnitelman tietojen välittämisestä ja käyttöönotosta prosessiin uutena mukaan tuleville tahoille. Kaikilla prosessiin osallistuvilla on velvoite toimia viestintäsuunnitelmassa esitetyllä tavalla. 2

3 4. VIESTINTÄSUUNNITELMAN LÄHTÖTIEDOT Kohde Kohteen nimi Osoite Viestinnässä huomioitavia kohteen erityispiirteitä (Tekijöitä joiden vuoksi viestintään tulee kiinnittää erityistä huomiota; esim. käyttäjien huolestuneisuus, tilanteen pitkittyminen, rakennuksen käytön päättyminen lähivuosina jne.) Viestintäsuunnitelman päivittämisestä ja jakamisesta vastaava sisäilmatyöryhmän jäsen, joka huolehtii, että viestintäsuunnitelma on prosessin aikana kaikkien osapuolten käytettävissä (päätetään sisäilmatyöryhmän ensimmäisessä kokouksessa) Mihin viestintäsuunnitelma tallennetaan, jotta se olisi kaikkien osapuolten saatavilla? Viestinnän kohderyhmät (Keille kaikille tietoa tulisi välittää?) Ongelmakohteen tiloja käyttävät ryhmät (henkilökunta, tiloissa asioivat, harrasteryhmät jne.) A) B) C) Ongelman ratkaisuun osallistuvat osapuolet (sisäilmatyöryhmä ja muut asiantuntijat) D) Sisäilmatyöryhmä (liite 1) E) F) Muut osalliset (esim. lasten vanhemmat päiväkodeissa ja kouluissa) G) Mitä tietoa ongelmatilanteesta tulisi saada tilan käyttäjiltä ja miten se kerätään? (Kyselyt, haastattelut, keskustelut; esimerkit taulukossa) Tarvittava tieto Menetelmä (esim. sisäilmastokysely, haastattelu) Vastuuhenkilö Ajankohta lasten oireilu sairauspoissaolot päiväkodin johtaja ennen 2. kokousta henkilökunnan oireilu sisäilmastokysely työsuojeluvaltuutettu ennen 2. kokousta tilakohtaiset havainnot Tiken sisäilmalomake päiväkodin johtaja ennen 2. kokousta teknisten järjestelmien kunto tekninen tarkastus isännöitsijä ennen 2. kokousta siivoustyön laadun/siivottavuuden arviointi arvio siivoustyön tilaaja ennen 2. kokousta 3

4 5. SUUNNITELMA VIESTINNÄSTÄ HANKKEEN ERI VAIHEISSA - Miten eri kohderyhmät saavat tietoa hankkeen etenemisestä ja kuka vastaa vaiheen viestinnästä? - Kuinka tieto siirtyy hankkeen vaiheesta toiseen, jos eri vaiheissa on mukana uusia osapuolia? (esim. sisäilmatutkijalta korjaussuunnittelijalle tai rakennuttajalle) - Kenelle mahdolliset lisäkysymykset ohjataan? (vastuuhenkilö/esimies/sisäilmatyöryhmä) - Urakoitsijoiden viestintä- ja dokumentointivastuut tarjouspyyntöön Hankkeen vaihe Viestinnän kohderyhmät (määritelty edellisellä sivulla) Viestinnän sisältö (räätälöidään kohderyhmän mukaan) Viestintämenetelmät (esim. tiedotteet, tiedotus- ja keskustelutilaisuudet, tutustumiskäynnit) Vastuuhenkilöt Suunniteltu ajankohta Tehty/ ajankohta Hankkeen käynnistäminen ja sisäilmatyöryhmän perustaminen (Tieto siitä, että tutkimukset on aloitettu. Tietoa prosessin etenemisestä ja sisäilmatyöryhmän toiminnasta) - A - B - C - Ongelmaan on tartuttu ja tilanteen vaatimiin toimiin ryhdytään - Sisäilmatyöryhmän jäsenet ja tehtävät - Oireilevia työntekijöitä pyydetään olemaan yhteydessä työterveyshuoltoon - Alustava aikataulu jatkotoimille Alustavat selvitykset saatu päätökseen (lyhyt yhteenveto tuloksista ja tietoa jatkoetenemisestä, esim. kutsu tiedotustilaisuuteen) Ongelmasta, sen syistä ja terveydellisestä merkityksestä on muodostunut kokonaiskuva ja alustava arvio toimenpiteistä tehty (selkokielinen esitys tuloksista ja niiden terveydellisistä riskeistä sekä jatkotoimenpiteiden esittely) - Alustava arvio ongelmasta - Suunnitelma tarvittavista lisäselvityksistä aikatauluineen ja toteuttajatahoineen - Ajantasaista tietoa selvitysten aikana (mitä ja missä tutkitaan, milloin, mitä vaikuttaa käyttäjiin) - Info sisäilmastokyselyn järjestelyistä - Yhdyshenkilö selvitysten aikana - Tehtyjen tutkimusten tulokset, terveydellisen merkityksen arviointi ja johtopäätökset - Korjaustoimien tavoitteet (mm. sisäilmahaittaa aiheuttavat tekijät on korjattu, koetut työympäristöhaitat ja työhön liittyvät oireet seurannassa alle vertailuaineiston tason) - Miten onnistumista tullaan seuraamaan ja arvioimaan - Ennakoitu korjausten toteuttamisaikataulu - Väistötilaratkaisut ja niihin liittyvät järjestelyt 4

5 Korjaussuunnittelu (Tieto korjaussuunnittelun etenemisestä) - Korjaussuunnittelun käynnistyminen, arvioitu aikataulu ja toteuttajatahot - Korjaussuunnitelmat pääpiirteissään Toteutettavien toimenpiteiden ja korjausten aikana (Tieto työn etenemisestä - työmaaviestintä - sisäilmaryhmän viestintä) - Korjaukset tehdään perusteellisesti -ydinviesti - Ajankohtaistiedotus korjausten etenemisestä - Paluumuuton suunnittelun käynnistäminen - Tarkennettu seuranta- ja jälkihoitosuunnitelma Seurantatutkimusten valmistuttua (Seurantatulosten läpikäynti käyttäjien kanssa; saavutetut tulokset näkyviksi, jotta voidaan saavuttaa yhteinen näkemys saavutetusta lopputuloksesta) - Seurantatutkimusten tulokset ja johtopäätökset: Saavutettiinko asetetut tavoitteet? - Mahdollisen jälkihoidon ja pitkänajan seurannan tarpeen arviointi 5

6 6. SISÄILMATYÖRYHMÄN SISÄINEN TIEDONKULKU JA VIESTINTÄVASTUUT Sisäilmatyöryhmän kokouskäytännöt (sovitaan ensimmäisessä kokouksessa) Alustava suunnitelma kokousten ajoituksesta (säännöllisin väliajoin) Hankkeen aikana syntyneiden dokumenttien hallinta (minne muistiot, raportit yms. tallennetaan (esim. PRIS) ja miten huolehditaan, että kaikki ryhmän jäsenet saavat tarvitsemansa tiedot) Sisäilmatyöryhmän viestintävastuiden määrittely Sisäilmatyöryhmän jäsen Sisäilmatyöryhmän puheenjohtaja (esim. isännöitsijä) Sisäilmatyöryhmän sihteeri (esim. sisäilmatutkija) Kuka toimii kokousten koollekutsujana (esim. isännöitsijä) Sisäilmatutkija Työpaikan edustaja (esim. johtaja/esimies) Työterveyden edustaja (esim. työterveyslääkäri) Työsuojelun edustaja (esim. työsuojeluvaltuutettu) Terveydensuojelun edustaja (terveydensuojeluviranomainen) Nimi, rooli Viestintävastuut (sisäinen ja ulkoinen) (esimerkkejä taulukossa) - Kokousten valmistelu ja puheenjohtajuus - Yhteyshenkilönä tiedotteissa, tiedotustilaisuuksissa ym. - Alustukset tiedotustilaisuuksiin ja vastaaviin - Tiedon kokoaminen tiedottamista varten - Muistioiden kirjoittaminen - Dokumenttien tallentaminen PRISiin ja PRIS käyttöoikeuksien hallinta - kokousten kalenterikutsut; aika, paikka - esityslistat - Sisäilmatutkimusten tulosten esittely selkokielisesti sisäilmatyöryhmälle, käyttäjille ja muille asiantuntijoille - Toimenpide-ehdotusten välittäminen tutkimusvaiheen jälkeen esim. rakennesuunnittelijalle, rakennuttajalle - Tiedon välittäminen käyttäjiltä ja toisin päin - Sisäilmakyselyt ja niiden tulosten viestintä sisäilmatyöryhmälle ja käyttäjille - Terveysriskin arvion kommunikoiminen eri osapuolille - Kommentit tiedotteisiin, työterveyden puheenvuoro tiedotustilaisuuksissa - Tilanteen kommentointi työsuojelun näkökulmasta - Tilanteen kommentointi terveydensuojelun näkökulmasta 6

7 7. ULKOINEN VIESTINTÄ, SUHTEET TIEDOTUSVÄLINEISIIN Kuka/ketkä hoitavat mediasuhteita? Ketkä antavat lausuntoja mistäkin aihepiiristä? Henkilö tiedottaja tiedottaja Aihepiiri tutkimukset ovat käynnissä tutkimustuloksista Mitkä ovat keskeiset tiedotusvälineille suunnattavat ydinviestit? Tutkimukset ovat käynnissä/tehty ja niistä tiedotetaan asianosaisia. Tulokset ovat julkisia. Vastauksia hankaliin kysymyksiin (täytetään tarvittaessa kun tutkimustulokset ovat valmistuneet) Kysymys Vastaus Keskeisten alueen medioiden yhteystiedot; Aamulehti Yle Tampere 7

8 LIITE 1: SISÄILMAHANKKEEN KAIKKI OSAPUOLET RAKENNUKSEN OMISTAJAN EDUSTAJAT (isännöitsijä, huoltomies, mahdollinen vuokranantaja) TYÖNTEKIJÖIDEN/TYÖPAIKAN EDUSTAJAT (esimies/johtaja, aluepäällikkö jne.) TYÖSUOJELUN EDUSTAJAT (työsuojeluvaltuutettu, työsuojelupäällikkö, työsuojeluasiamies) TYÖTERVEYSHUOLLON EDUSTAJAT (työterveyslääkäri, työterveyshoitaja) TERVEYDENSUOJELUN EDUSTAJAT (terveydensuojeluviranomainen) 8

9 TOIMIALAN TILAAJAN EDUSTAJAT SISÄILMATUTKIJAT RAKENNUTTAJAT SUUNNITTELIJAT URAKOITSIJAT MUUT Lähteenä käytetty Työterveyslaitoksen Selätä sisäilmastokiista viesti viisaasti -kirjaa (Lahtinen Marjaana, Ginström Anu, Harinen Seija, Lappalainen Sanna, Tarkka Outi, Unhola Terhi:2010). 9