Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta 1 HANKINNAN KOHDE HANKITTAVALLE PALVELULLE ASETETUT VAATIMUKSET KÄYTTÖÖNOTTO JA HYVÄKSYMISTESTAUS TAKUUAIKA JA TAKUUEHDOT KESTÄVÄ KEHITYS HANKINTAMENETTELY TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET RAHOITUKSELLISEEN JA TALOUDELLISEEN TILANTEESEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Vaatimus Vaatimus Vaatimus TEKNISEEN SUORITUSKYKYYN JA AMMATILLISEEN PÄTEVYYTEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET Vaatimus TARJOUKSELLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET PALVELUNTUOTTAJAN OMAN ALAN EHDOT TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS JA TARJOUSTEN VERTAILU TARJOUSTEN KÄSITTELY TARJOAJIEN KELPOISUUDEN ARVIOINTI TARJOUSTEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN TARJOUSTEN KOKONAISTALOUDELLISUUDEN EDULLISUUDEN VERTAILU JA TARJOUKSEN VALINTA PÄÄTÖKSESTÄ ILMOITTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS ASIAKIRJOJEN NOUDATTAMISJÄRJESTYS SOPIMUS HANKINTAAN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Tarjouslomake Laitteistovaatimukset Sopimusluonnos

2 2 Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta 1 Hankinnan kohde Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus pyytää Turun Seudun Kehittämiskeskuksen, (myöhemmin tässä tarjouspyynnössä myös Tilaaja ) toimeksiannosta tarjouksia Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on kaareva, immersiivinen näyttölaitteistokokonaisuus. Kokonaisuus sisältää järjestelmän suunnittelun, heijastuspinnan rakenteineen, projektorit, tarvittavat ohjelmat geometrian korjaukseen ja operointiin sekä sen paikoilleen asennuksen ja kattavan käyttökoulutuksen (vähintään 2x7,5h) sisällöntuottajille. Videoprojektorit voivat olla kiinni heijastuspinnan tai tilan rakenteissa. Heijastuspinnan tukirakenteineen tulee olla itseään kantava, ilman kiinnittymistä tilan rakenteisiin. Näyttölaitteistokokonaisuus hankitaan Turku Science Parkiin suunnitteilla olevaan vierailu- ja innovaatiokeskukseen. Kyseessä on monialainen keskus, joka esittelee kokoavasti alueen yrityksiä ja osaamista. Vierailuja innovaatiokeskus sisältää mm. yritysten showroomin, alueen elinkeinoelämän esittelyt ja kaupunkisuunnittelutilan asiantuntijoille. Tila toimii ammattilaisvierailujen käyntikohteena ja siellä järjestetään esim. asiakastilaisuuksia, tuotelanseerauksia ja muita yksityis- ja yritystapahtumia. Kun tila ei ole yksityiskäytössä, se on yleisölle auki, jolloin heijastuspinnassa tulee voida esittää samanaikaisesti usean eri toimijan aineistoa, aineistot voivat olla verkkosivusisältöä tai paikallisesti toimivaa video- tai muuta sovellussisältöä. Laitteiston tulee olla käytettävissä Hankinnan kohde on yksityiskohtaisesti kuvattu liitteessä 2, laitteistovaatimukset. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista, mikäli tarjouksen hinta ylittää budjetin. Hankinnasta tehdään sopimus yhden (1) tarjoajan kanssa.

3 3 2 Hankittavalle palvelulle asetetut vaatimukset 3 Käyttöönotto ja hyväksymistestaus 3.1 Takuuaika ja takuuehdot Hankintaan saadaan rahoitusta EAKR-rahoitusta Varsinais-Suomen liitosta. Hankinnan kohteena olevalle tavaralle asetetaan vähimmäisvaatimukset siten, että tarjoajan tulee tarjouksessaan sitoutua täyttämään esitetyt vaatimukset. Laitteiston vaatimukset on määritelty liitteessä 2 (Laitteistovaatimukset). Joidenkin vähimmäisvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirjaaineiston tai selvitysten toimittamista. Ennen käyttöönottoa tilaaja suorittaa toimitukselle hyväksymistestauksen. 4 Kestävä kehitys Takuuaika kokonaisuudelle on vähintään kaksi vuotta. Turun kaupunki on hankintojensa osalta sitoutunut käyttämään luonnonvaroja viisaasti ja tehokkaasti sekä kannustamaan kestävään kulutukseen ja tuotantoon. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi pyrimme tekemään kestäviä hankintoja. 5 Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa Tarjouspyyntö on julkaistu Internetissä Turun kaupungin sivuilla osoitteessa Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä sekä julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 TAVA-

4 4 6 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset RAT ( 1c4c-4dcd-9ee2-0aa282115c45). Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täydentämään tai täsmentämään tarjoajan kelpoisuuteen liittyviä selvityksiä. 6.1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Vaatimus 1 Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä liitettävä tarjoukseensa mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Lisäksi sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava alla mainituissa vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos

5 5 laiminlyötyjen maksujen osalta on maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Yksityisenä elinkeinoharjoittajana toimiva huolehtii, että Turun kaupungilla on tieto Tarjoajan voimassa olevasta yrittäjien eläkelain mukaisesta YEL-vakuutuksesta Vaatimus 2 Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tarjoajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin koko sopimuskauden ajan. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Kaupparekisterinote Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima Vaatimus 3 Toimittaja vastaa toiminnastaan tilaajalle aiheutuvasta vahingosta ja huolehtii korvauksen turvaamisesta tarpeen mukaisilla vakuutuksilla. Toimittajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden.

6 6 Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksen vastuuvakuutuksesta tarvittaessa. 6.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Vaatimus 4 7 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla on oltava vähintään kaksi tällä tekniikalla totutettua referenssitoimitusta vastaavista immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden toimituksista Suomessa viimeksi kuluneen kahden (2) vuoden ajalta. Tarjoajan on annettava selvitys referensseistään tarjouslomakkeelle. Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjoajan tulee täyttää kaikki pyydetyt kohdat tarjouslomakkeelta (liite 1) ja toimittaa järjestelmän kuvaus, jotta tarjous voidaan hyväksyä. Järjestelmän kuvaus sisältää: - Visuaalinen havainnekuva kokonaisuudesta (3D-stillkuva), josta käy ilmi projisointipinnan kaarevuus ja rakenteet, projektorien määrä, kaiuttimien paikat ja kiinnityspisteiden edellytykset, mikäli projektorit eivät ole kiinnitettyinä heijastuspinnan tukirakenteissa. - Videoprojektorien tekninen kuvaus spesifikaatioineen. - Järjestelmäkaavio, josta käy ilmi komponentit. - Järjestelmän käyttöliittymäkuvaus. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot.

7 7 8 Palveluntuottajan oman alan ehdot Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. 9 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu 9.1 Tarjousten käsittely 9.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste.

8 8 9.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 9.4 Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta 10 Päätöksestä ilmoittaminen Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Arviointiperusteina ovat hinta ja laajennettavuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan esitettyjen hinnan ja laadun perusteella. Hinnan painoarvo on 90 % (enimmäispisteet 90) ja laadun 10 % (enimmäispisteet 10). 1. Hinta 90 pistettä: Vertailussa halvin kokonaishinta saa 90 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava hinta x 90). 2. Laajennettavuus 10 pistettä: Järjestelmä on laajennettavissa lattiapintaprojisointia varten. Järjestelmän käyttösovelluksia sekä kiinteitä komponentteja pystytään päivittämään. Vertailussa 10 pistettä. Järjestelmä ei ole laajennettavissa lattiapintaprojisointia varten tai järjestelmän käyttösovelluksia tai kiinteitä komponentteja ei pystytä päivittämään. Vertailussa 0 pistettä. Tarjoajan tulee antaa kuvaus järjestelmän laajennettavuudesta. Hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 1) sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa.

9 9 11 Asiakirjojen julkisuus 12 Asiakirjojen noudattamisjärjestys 13 Sopimus Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN tai LUOTTAMUKSELLINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 TA- VARAT) 4. Toimittajan tarjous liitteineen. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja valitusosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

10 10 14 Hankintaan liittyvät kysymykset Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä (liite 3). Tarjoajan tulee huolellisesti tutustua liitteenä 3 olevaan sopimusluonnokseen, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu antamalla tarjouksen. Epäselväksi jääneitä yksityiskohtia voidaan tarpeen mukaan täsmentää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Turun kaupunkia sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Sopimuksen purkamisesta on julkisten tavarahankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2014 TAVARAT). Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa viimeistään klo 11:00 sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@turku.fi tai kirjallisesti osoitteeseen: Turun kaupunki, Hankinta- ja logistiikkakeskus, PL 630 (Linnankatu 55 K, 2. krs), Turku. Sähköpostiviestiin tai kuoreen merkintä Lisätietopyyntö: Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään osoitteessa Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia.

11 11 15 Tarjouksen jättäminen Sitova suomenkielinen tarjous liitteineen tulee toimittaa viimeistään klo osoitteeseen: Turun kaupunki Hankinta- ja logistiikkakeskus PL Turku (Käyntiosoite: Linnankatu 55 K, 2. krs, Turku) Kuoreen merkintä Tarjous: Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja / tai keskeyttää hankinnan perustelluista syistä. Turun kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Turun kaupunki Turun Seudun Kehittämiskeskus Niko Kyynäräinen johtaja