Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 1 (10) Opetusvirasto Hallinto- ja kehittämiskeskus/opev Hankintapäällikkö

Transkriptio

1 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 1 (10) Koulujen ja oppilaitosten erikoisikkunoiden ja päiväkotien ikkunoiden pesupalvelujen hankinta 2015 HEL T Hankinnan kohde Helsingin kaupungin opetusvirasto järjestää tarjouskilpailun liitteessä 2a mainittujen koulujen erikoisikkunoiden pesusta ja päiväkotien ikkunoiden pesusta liitteessä 2b. Erikoisikkunat eivät kuulu koulun normaaliin perussiivoukseen, koska ne ovat ulottuvuuskorkeuden yläpuolella (niiden pesussa tarvitaan korkeita tikkaita, nosturia tai tikasautoa), tai niiden avaaminen on hankalaa, esim. ruutu irrotetaan tai ruutu aukeaa ylöspäin. Päiväkodeissa pestään liitteessä 2b ilmoitettujen kohteiden kaikki ikkunat. Pyydämme tarjoustanne oheisten asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan kohde on kuvattu oheisessa liitteissä 1a ja 1b: PALVELUKUVAUS. Tarjottavan palvelun tulee olla mainitun liitteen mukainen. Luettelo työkohteista yhteyshenkilötietoineen on tarjouspyynnön liitteissä 2a ja 2b. Liitteissä olevat tiedot koulukohtaisista ja päiväkotikohtaisista pesuneliöistä ja ikkunoiden lukumääristä ovat ohjeellisia. Lisäksi liitteissä on eritelty kohdekohtaisesti samalla tehtävät muut erikoistyöt, joiden tulee sisältyä tarjoushintaan. Tilaaja edellyttää, että tarjoaja tutustuu tarjoamiinsa kohteisiin ennen tarjouksen tekoa. Tarjoaja sitoutuu pesemään kaikki tarjoamansa kohteen erikoisikkunat, muut erikoistyöt ja päiväkotien ikkunat. 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen

2 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 2 (10) 3. Hankintayksikkö Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus opetusviraston Internetsivulla: kohdassa Kuulutukset ja avoimet tarjouspyynnöt sekä sähköisessä tietokannassa Hankintapäätöksen asiassa tekee Helsingin kaupungin opetusviraston viranhaltija. 4. Hankinnasta tehtävä sopimus 4.1. Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Helsingin kaupungin ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Helsingin kaupunki voi allekirjoittaa sopimuksen sitten, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi Sopimusehdot Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen liitteiden 3a ja 3b SOPIMUSLUONNOSTEN mukaisia ehtoja. Sopimukseen sovelletaan lisäksi JULKISTEN HANKINTOJEN YLEISIÄ SOPIMUSEHTOJA, JYSE Mainitut yleiset ehdot on noudettavissa Internetistä osoitteesta Julkisten_hankintojen_yleiset_sopi musehdot_palveluhankinnoissa/0b1ebbf4-0b68-42f2-a3a c99f8/ Sopimuskausi Sopimus on suunniteltu alkavaksi ja päättyväksi Tarjouksesta tulee ilmetä kiinteistökohtainen ehdotus ajankohdasta, jolloin ikkunoiden pesu voidaan suorittaa (suunnitellun sopimuskauden aikana). Tilaajan edustaja hyväksyy kuitenkin pesuajankohdan. 5. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat tulee ilmoittaa kiinteinä urakkahintoina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) asti.

3 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 3 (10) Tarjoushinnat tulee ilmoittaa liitteinä 4a ja 4b olevalla lomakkeilla (HINTALOMAKE). Lomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. 6. Alihankkijoiden käyttäminen Tarjoaja voi hankkia tarjouksessaan määrittelemänsä osan palvelusta alihankintana. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa omana kohtana. Alihankkijan tulee täyttää kohdassa 7.3 asetetut vähimmäisvaatimukset. 7. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset 7.1. Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä alla mainitut rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset. Vaatimusten täyttämisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Vaatimus 2 Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus ja tarjoaja on huolehtinut vastuuvakuutukseen kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset:

4 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 4 (10) Vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta. Vaatimus 3 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Pyydettäessä toimitettava selvitys: Tarjoajaa koskevat vahvistetut tilinpäätösasiakirjat (2) kahdelta edelliseltä tilikaudelta. Jos tarjoaja on ollut toiminnassa lyhyemmän aikaa, samat tiedot tältä ajalta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Vaatimus 4 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: - kaupparekisteriote Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista uudelleen vastaavat selvitykset ja sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina.

5 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 5 (10) Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava selvityksissä 1 ja 4 tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 5 Tarjoajalla on oltava hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan toteuttamiseen. Vaatimukseen liitettävät selvitykset: Selvitys palvelun tuottamiseen osallistuvien työntekijöiden määrästä ja heidän ammatillisesta pätevyydestään. Selvitykset voivat olla tarjoajan itsensä laatimia. Vaatimus 6 Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista tai siivoukseen liittyvistä palvelutoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kahden (2) viimeksi kuluneen vuoden kokemusta itsenäisenä palveluntuottajana tai toisen palveluntuottajan palveluksessa ikkunanpesu- tai siivouspalvelun vastaavana johtajana. Vaatimukseen liitettävä selvitys: Luettelo ja lyhyt kuvaus tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaa hankintaa vastaavista toimituksista kokonaisarvoineen ja vastaanottajatietoineen viimeksi kuluneilta kahdelta (2) vuodelta. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Vaatimus 7

6 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 6 (10) Tarjoajalla on oltava käytössään palvelun tuottamiseen tarvittavat työvälineet, tekniset laitteet ja muu kalusto. Vaatimukseen liitettävä selvitys: Luettelo palvelun tarjoajan käytössä olevista työvälineistä, teknisistä laitteista ja muusta kalustosta, jota käytetään tarjouksen mukaisen palvelun tuottamiseen. Mikäli palvelun tarjoamiseen tarvittavat koneet ja laitteet eivät ole vielä tarjouksen tekohetkellä tarjoajan hallinnassa ja käytettävissä, on annettava selvitys, mitä koneita ja laitteita palvelun tuottamiseksi tarjouksen mukaisesti aiotaan hankkia. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 8 Tarjoajan on esitettävä selvitys siitä, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toimitettavaksi. Vaatimukseen liitettävä selvitys: Tarjoajan laatima selvitys siitä, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toimitettavaksi. Alihankkijat on yksilöitävä Tarjoajan alihankkijoihin liittyvät vaatimukset Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailusta pois, jos sen alihankkija ei täytä seuraavia vähimmäisvaatimuksia: Alihankkija on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja lakisääteisten vakuutusmaksujen maksamisesta. Alihankkija voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Yllä mainittujen vähimmäisvaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut alihankkijaa koskevat selvitykset. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta.

7 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 7 (10) Mikäli tarjoaja on arvioinut alihankinnan osuuden vähäiseksi, eikä ole liittänyt yllä olevaa selvitystä tarjoukseensa, voi hankintayksikkö, mikäli arvioi alihankinnan osuuden vähäistä suuremmaksi, vaatia tarjoajaa täydentämään tarjoustaan yllä olevalla selvityksellä asettamassaan määräajassa. Alihankkijasta esitettyihin selvityksiin sovelletaan myös mitä edellä kohdassa 7.1 on todettu todistusten antopäivästä (enintään 3 kk vanha) ja toimittamisesta ennen sopimusta ja sopimuskauden aikana, todistusten vastaavuudesta ja väärien tietojen antamisesta. 8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 9. Tarjousten vertailu 8.1. Tarjouksen muoto- ja sisältövaatimukset Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. Mikäli tarjous ei sisällä niitä selvityksiä ja todistuksia, jotka joko on pyydetty liittämään tarjoukseen tai on erikseen pyydetty toimittamaan asetetussa määräajassa, tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena Hankittavalle palvelulle asetetut vaatimukset Palvelulle asetetut vaatimukset on lueteltu liitteenä olevassa asiakirjassa palvelukuvaus, liite 1a ja 1b. Palvelukuvauksen mukaisten vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa työsuunnitelma ikkunoiden pesusta, joka sisältää tarjottavan työkohteen arvion pesuneliömäärästä, erikoistyöt lueteltuina sekä kohdekohtaisen pesuajankohdan. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset, vertaillaan. Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaishinta. Tarjoushinnat tulee ilmoittaa liitteinä 4a ja 4b olevilla lomakkeilla

8 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 8 (10) 10. Osatarjoukset (HINTALOMAKE). Tarjoushinnaltaan halvin tarjous valitaan koulukohtaisesti ja päiväkotikohtaisesti. Osatarjoukset hyväksytään. Tarjoukset vertaillaan koulukohtaisesti. 11. Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Perusteltuja syitä voivat olla esimerkiksi: - hinta on poikkeuksellisen alhainen tai korkea - yllättäen ilmenee pesutyötä estävä ulkoinen tekijä Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla tilaamatta tarjouspyynnössä mainittuja erikoistöitä tai osaa erikoistöistä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava tarjouksessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti telefaksinumeronsa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan. 12. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. 13. Tarjouksen voimassaoloaika 14. Tiedottaminen Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa mennessä osoitteeseen paula.tahtinen@hel.fi.

9 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 9 (10) Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Koulujen erikoisikkunoiden ja päiväkotien ikkunoiden pesupalvelut ja asian diaarinumero. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti osoitteessa kohdassa Kuulutukset ja avoimet tarjouspyynnöt. Tarjousmenettelyn osalta lisätietoja antaa Paula Tähtinen, puhelin (09) Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa sekä ilmoitetaan automaattisesti kaikille niille, joille tarjouspyyntö on lähetetty suoraan sekä niille tarjouspyynnön jälkikäteen hankkineille, jotka ovat ilmoittaneet yhteystietonsa yllä mainittuun osoitteeseen (tarkentavat kysymykset). 15. Tarjousten jättäminen Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa kahtena (2) kappaleena osoitteeseen: Helsingin kaupunki Kirjaamo PL Helsingin kaupunki. Tarjousten tulee olla perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen merkintä: HEL Ikkunoiden pesupalvelut. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, faksi, sähköposti). Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Lisätiedot Paula Tähtinen, kiinteistönhoidon suunnittelija, puhelin: paula.tahtinen(a)hel.fi

10 Helsingin kaupunki Tarjouspyyntö 10 (10) Liitteet Päivi Koskinen hankintapäällikkö 1 LIITE 1a palvelukuvaus 2015.pdf 2 Liite 2 a ikkunanpesukohteet 2015.pdf 3 Liite 10 Kotinummen ala-aste.pdf 4 Liite 11 Kulosaaren ala-aste.pdf 5 Liite 12 Hoplaxskolan M7-9.pdf 6 Liite 3 sopimusluonnos, erikoisikkunnat 2015.pdf 7 Liite 4a HINTALOMAKE 2015.xls 8 LIITE 1b palvelukuvaus 2015.pdf 9 Liite 2b Ikkunanpesukohteet päiväkodit.pdf 10 Liite 4b hintalomake ikkunanpesukohteet.xls