Viestintäpalvelut Kansallinen hankinta

Transkriptio

1 Viestintäpalvelut Kansallinen hankinta Muistiliitto etsii ketterää viestintätoimistoa liiton pitkäaikaiseksi palveluntuottajaksi tukemaan ja kehittämään Muistiliiton ja sen koko järjestökentän brändiä ja viestinnän kokonaisuutta. Hankintamenettelyllä toteutetaan puitejärjestely. Hankinnan kesto on kolme (3) vuotta sekä mahdollinen optiovuosi (1). Muistiliitto ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. 1 Hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset Hankinnan kohteena on palvelukokonaisuus, jossa palveluntuottaja vahvistaa yhdessä Muistiliiton viestinnästä ja markkinoinnista vastaavien kanssa Muistiliiton brändinmukaista ilmettä sekä materiaali- ja toimintakokonaisuutta. Palveluntuottajan keskeinen tehtävä on suunnitella ja toteuttaa Muistiliiton julkaisuja ja muita tuotteita sekä suunnitella mahdollisia kampanjoita ja toteuttaa niihin liittyvät materiaalit valvoen yhdessä Muistiliiton viestinnästä ja markkinoinnista vastaavien kanssa Muistiliiton visuaalista kokonaisilmettä. Hankittavaa palvelua voidaan Muistiliiton valinnan mukaan laajentaa kattamaan myös muita erikseen sovittavia markkinointi- ja viestintäpalveluja. Palveluntuottajan tulee sitoutua kaikessa materiaalin tuotannossaan Muistiliiton graafiseen ilmeeseen. Töiden lopputulosten tulee olla tasalaatuisia, selkeitä ja tyylikkäitä. Sopimus koskee toimeksiantoja, joita Muistiliitto tilaa tarpeidensa mukaan sopimuskauden aikana tehtävän sopimuksen mukaisesti. 1.1 Toimeksiannot sisältävät Toimeksiannot sisältävät mm. graafisen ilmeen ylläpitämistä ja tarvittaessa kehittämistä materiaalien, kuten esitteiden, roll-uppien ja käyntikorttien suunnittelua ja taittoa lehti-ilmoitusten suunnittelua ja taittoa kampanjasuunnittelua ja -toteutuksia sähköisen viestinnän suunnittelua

2 Kokonaisuus sisältää myös painovalmiin aineiston valmistamisen ja lähettämisen painolle. 1.2 Tekijänoikeudet Hankinnan tuotokset ja materiaalin omistaa yksin Muistiliitto. 2 Hankinnan arvo Hankinnan ennakoitu arvo on sitoumuksetta noin euroa vuodessa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankinta-/euromäärään sopimuskauden aikana. 3 Alihankkijoiden käyttö Palvelun toimittaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin palveluntuottajaa. Tarjouspyynnössä pyydetyt todistukset ja selvitykset tulee toimittaa myös mahdollisten alihankkijoiden osalta, lukuun ottamatta Rating Alfa - luottoluokitustodistusta sekä vastuuvakuutusta. Muistiliitto voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 4 Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), asetusta julkisista hankinnoista (614/2007, tilaajavastuulakia (1233/2006) ja lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010). Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa Tarjouspyyntö on julkaistu internetissä Muistiliiton sivuilla osoitteessa /fi/muistiliitto/tietoa-muistiliitosta/toiminta/hankinnat.

3 5 Osatarjous Osatarjousta ei oteta huomioon. 6 Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 7 Palvelun tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Palveluntarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia täydentämään tai täsmentämään tarjoajan kelpoisuuteen liittyviä selvityksiä sekä tarkastaa tarjoajan kelpoisuuteen liittyviä tietoja yleisesti käytetyistä rekistereistä. Pakolliset vaatimukset on esitetty kohdissa: Vertailtavat vaatimukset on esitetty kohdissa: Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä liitettävä tarjoukseensa mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava vaatimuksissa 1 ja 4 tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön

4 mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus Pakollinen vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty Yksityisenä elinkeinoharjoittajana toimiva huolehtii, että Muistiliitolla on tieto palveluntarjoajan voimassa olevasta yrittäjien eläkelain mukaisesta YELvakuutuksesta Pakollinen vaatimus 2 Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävässä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin nähden. Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa Muistiliitolle vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista Pakollinen vaatimus 3 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Palveluntarjoajan Rating Alfa -luottoluokituksen tulee olla vähintään tyydyttävä+ (A+). Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Suomen asiakastieto Oy:n tarjoajaa koskeva Rating Alfa -yritysraportti TAI Muun luottolaitoksen (ei pankin) lausunto, jossa luottoluokitus on ilmoitettu, sekä tieto ehdokkaan viimeisestä vahvistetusta liikevaihdosta, jos se ei ilmene luottotietolaitoksen lausunnosta Aloittavan uuden yrityksen osalta todennus taloudellisista edellytyksistään ja luottotiedoistaan muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla

5 7.1.4 Pakollinen vaatimus 4 Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Palveluntuottajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin koko sopimuskauden ajan. Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa Muistiliitolle: Kaupparekisteriote 7.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava myös mahdollisten alihankkijoiden osalta Pakollinen vaatimus 5 Palveluntarjoajan tulee nimetä Muistiliitolle oma yhteyshenkilö ja hänen varamiehensä, joka vastaa yhteydenpidosta tämän sopimuksen puitteissa. Tilaaja pitää ehdottomana vaatimuksena, että tarjouksessa nimetyt henkilöt osallistuvat puitesopimuksen piirissä olevien toimeksiantojen käytännön toteuttamiseen, suunnitteluun ja kokouksiin tarpeen mukaan. Vastaavan henkilön tulee olla ammattitaitoinen ja omata riittävästi työkokemusta. Riittäväksi työkokemukseksi katsotaan toimiminen vastaavissa vastuullisissa tehtävissä vähintään kolmen (3) vuoden ajan. Tarjoukseen liitettävä selvitys: Yhteyshenkilön ja hänen varamiehensä ansioluettelo Tarjouksessa ei tule nimetä sellaisia henkilöitä, jotka eivät käytännössä työtilanteen tai muun todennäköisen syyn takia osallistu toimeksiantojen toteuttamiseen. Mikäli henkilöissä tapahtuu muutoksia sopimuskauden aikana tai ennen, muutokset on hyväksytettävä tilaajalla Vertailtava vaatimus 1 Tarjoajan tulee tarjouksessaan kuvata vaaditut esimerkkityöt toteutusvaiheineen, työmäärineen ja aikatauluineen. Työmääräarvio tulee antaa henkilötyöpäivinä (HTP), mikä vastaa 7,5 tunnin työtä. Tiedot ilmoitetaan liitteenä olevalla tarjouslomakkeella, jonka avulla toimitusaikoja vertaillaan (liite 1, kohta 2.3). Esimerkkitöihin tulee liittää tarjouslomakkeen oheen alla täsmennetyt liitteet. Jokaisessa tarjouksen oheen liitetyssä työnäytteessä tulee näkyä tarjouksen tekijän nimi:

6 Esimerkkityö 1: Hoitotahtoni-esitteen taiton uudistaminen Esimerkkityö 2: Kampanjasuunnitelma Vertailtava vaatimus 1 Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa hintatiedot graafisen suunnittelun, taiton ja kampanjasuunnittelun osalta. Tiedot ilmoitetaan liitteenä olevalla tarjouslomakkeella, jonka avulla hintatietoja vertaillaan. 8 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous tulee antaa oheisella tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Arvioinnissa huomioidaan ainoastaan tarjoukset, joiden mukaiset palvelut ovat käytettävissä alkaen Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 9 Tarjoushinta Tarjoushinnat tulee ilmoittaa liitteen 1 mukaisesti arvonlisäverottomina nettohintoina. Tarjouksessa tulee ilmoittaa jokaisen työn osalta seuraavat tuntihinnat sekä arvioitu kokonaishinta verottomina. Annettuihin hintoihin on sisällytettävä tehdyn työn lisäksi kaikki siihen liittyvät kustannukset, kuten matkakulut, päivärahat, laskutus- ja toimituskulut sekä projektinhallinta ja yhteydenpito Muistiliiton kanssa. Tarjousten vertailuperusteena käytetään kokonaishintaa. Tarjoushintojen tulee olla voimassa kiinteänä ensimmäisen vuoden seuraavin poikkeuksin: Mikäli alakohtainen lainsäädäntö tai viranomaisohjeet edellyttävät ja ostajan kanssa sovitaan palvelun sisällössä tai järjestämisessä olennaisia muutoksia, hintaa voidaan tarkistaa muutosta vastaavasti. Mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, palvelujen hinnat muuttuvat vastaavasti.

7 Ensimmäisen vuoden jälkeen toimittaja voi ehdottaa hintojen muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle hintojen muuttamisesta kirjallisesti vähintään kolme kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaan astumista. Tilaajan niin vaatiessa on toimittajan esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnanmuutosta on mahdollista esittää sopimuskauden aikana yhden kerran. Uusien hintojen voimaantulo edellyttää Muistiliiton toiminnanjohtajan kirjallista päätöstä. Optiokauden osalta toimittaja voi ehdottaa hintojen muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnan varaumia tai muita korvauksia, kuten matkakuluista tai matka-ajasta aiheutuvia lisiä, ei hyväksytä. Tilaaja ei sitoudu tarjouksessa lueteltuihin töihin tai määrätilauksiin. 10 Maksuehto Maksut maksetaan laskun perusteella. Palvelua koskeva lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Lasku erääntyy maksettavaksi kahdenkymmenenyhden (21) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. 11 Palveluntarjoajan oman alan ehdot Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. 12 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu 12.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu

8 12.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään Tarjousten vertailu Arviointiperusteina ovat laatu ja hinta. Valinta tehdään yhteenlaskettujen laatu- ja hintapisteiden perusteella. Laadun painoarvo on 60 % (enimmäispisteet 60) ja hinnan 40 % (enimmäispisteet 40). Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Esimerkkityönäytteet arvioivat Muistiliiton asiantuntijat. Laatu 60 pistettä Laadun arvioinnissa huomioidaan tarjoajan esimerkkityöt (liite 1, kohta 2.3). Laadun enimmäispisteet ovat 60 niin, että Hoitotahtoni-esitteen taiton uudistamisesta voi saada enintään 30 ja kampanjasuunnitelmasta enintään 30 pistettä kustakin. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota erityisesti laatuun ja sopivuuteen Muistiliiton käyttöön. Vertailukriteereinä käytetään: - taittotyön laadukasta toteutusta (esitesuunnittelu), - toteutuksen soveltuvuutta kohderyhmälle, - Muistiliiton arvojen mukaista toteutusta, - tuoreutta, ajankohtaisuutta ja innovatiivisuutta, - aikataulujen realistisuutta sekä - graafisen ohjeen huomioimista. Graafiset ohjeet: /fi/muistiliitto/tietoamuistiliitosta/toiminta/hankinnat. Laatua arvioi Muistiliiton kilpailutustyöryhmä. Hinta 40 pistettä Hintatietoja pyydetään töistä, jotka eritelty tarkemmin liitteessä 1 (kohta 2.4).

9 Hintojen vertailu suoritetaan liitteen 1 kohdan 2.4 taulukolla annetun tarjoushintojen perusteella. Pisteet lasketaan kunkin työn osalta niin, että tunti- ja kokonaishinnat lasketaan yhteen, ja halvin hinta saa maksimipisteet (graafinen suunnittelu maks. 13 pistettä, taitto maks. 13 pistettä, kampanjasuunnittelu maks. 14 pistettä). Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan (halvin hinta / vertailuhinta x maksimipisteet). Maksimissaan tarjoajan on siis mahdollista saada 40 hintapistettä. 13 Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan tiedoksi siten kuin julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 75 :ssä säädetään. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Päätös voi muuttua mahdollisen valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 14 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen 15 Laskutus Palveluntuottaja laskuttaa sovitun mukaisesti jälkikäteen. Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskutus perustuu sovittuihin määriin. Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksena. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja lasku tulee kohdistaa palvelun tilanneeseen yksikköön, yhdistykseen tai hankkeeseen. Laskutus- tai muita lisiä ei hyväksytä. 16 Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus ajalle (tavoite). Muistiliittoa sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Optio ajalle

10 tulee voimaan valitun toimittajan kanssa vain, mikäli Muistiliitto päättää jatkaa sopimuskautta. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Päätös sopimuksen mahdollisesta jatkamisesta tehdään viimeistään neljä (4) kuukautta ennen edellisen puitesopimusjakson päättymistä. Mahdolliselle optiokaudelle tehdään erillinen sopimus. Sopimuksen purkamisesta ja päättämisestä erityistilanteissa on määräykset Julkisten palveluhankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2014 Palvelut). Lisäksi Muistiliitto voi purkaa sopimuksen seuraavista syistä: tilaaja saa toistuvasti perusteltuja valituksia palveluntuottajan toiminnasta eikä palveluntuottaja suorita korjaavia toimenpiteitä asian kuntoon saattamiseksi viipymättä saatuaan siihen tilaajalta kirjallisen kehotuksen. 17 Hankinnan seuranta Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan tilaajan ja toimittajan välisissä seurantakokouksissa tai raporteista, jotka toimittajan tulee tilaajan pyynnöstä kohtuullisessa määräajassa toimittaa sopimusyhteyshenkilölle. Raportissa tulee ilmetä tiedot pyydetyltä ajalta mm. seuraavista asioista: määrätiedot / toteutunut laskutus reklamaatiot 18 Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään klo 15 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@muistiliitto.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja aiheeksi Lisätietopyyntö: viestintäpalvelut. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään klo 15 sähköisesti osoitteessa /fi/muistiliitto/tietoa-muistiliitosta/toiminta/hankinnat. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi Muistiliitto ei vastaa puhelimitse tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin.

11 19 Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa kolmena (3) kappaleena yhdessä (1) suljetussa lähetyksessä viimeistään klo 14 osoitteeseen: Pasilanraitio 9 B Helsinki Kuoreen tulee merkitä tarjoajan nimi ja osoitetiedot sekä merkintä "Tarjous: viestintäpalvelut. Jokaiseen lähetyksen sisältämään dokumenttiin tulee merkitä palveluntarjoajan nimi. Lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu Muistiliittoon määräajassa. Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Muistiliitto ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 20 Liitteet Liite 1. tarjouslomake Helsinki