Prosessit vauhtiin Pienin Resurssein. Marja Jussila van Leeuwen, Prosessipäivät

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Prosessit vauhtiin Pienin Resurssein. Marja Jussila van Leeuwen, Prosessipäivät"

Maija-Leena Jurkka
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Prosessit vauhtiin Pienin Resurssein Marja Jussila van Leeuwen, Prosessipäivät

2 You-Get: Meidän Ihmiset 60+ Tiimi 2 Toimipaikkaa: Hollanti & Suomi 17 Kansallisuutta tuntia BPM & ODM ohjelmistokehitystä Sitoutunut tiimi vaihtuvuus alle 5% 10% kaikkien ajasta liiketoiminnan kehittämiseen 90% on vähintään yksi sertifikaatti 2

3 Miksi lähteä muutokseen? 3

4 Useita ulkoisia haasteita... LISÄÄNTYNYT VIRANOMAISVALVONTA TARVE UUSILLE PALVELUILLE PAINEITA TOIMITTAJILTA / JÄLLEENMYYJILTÄ HINNOITTELU- JA TEHOKKUUSPAINEITA GLOBALISAATIO MARKKINOITA MULLISTAVIA TAHOJA ASIAKKAIDEN VAATIMUKSET DIGITALISAATIO & IOT HAASTAVAT TYÖMARKKINAT 4

5 Ja useita sisäisiä kipupisteitä EI UUTTA SUUNTAA EI INNOVAATIOKULTTUURIA SISÄINEN FOKUS LIIKAA MANUAALISIA RAJAPINTOJA EI ASIAKASLÄHTÖISYYTTÄ EI PROSESSIA, PALJON MENETTELYTAPOJA IKÄÄNTYVÄ HENKILÖKUNTA / ASIANTUNTEMUKSEN MENETYS EI TARPEEKSI MONIMUOTOISUUTTA EI REAALIAIKAISTA NÄKYVYYTTÄ TOIMINTAAN SIILOAJATTELU TEHOTTOMUUS ON JA PYSYY EI HOUKUTTELEVA TYÖNANTAJANA EI OLE KIIRE 5

6 EI KOKONAISKUVAA PROSESSISTA osastotasolle saakka PALJON TOISTOA, EI HAASTEITA PALJON TYÖNSIIRTOA SAMA PROSESSI TEHDÄÄN MONIN ERI TAVOIN KUKA ON ASIAKAS? MONIMUTKAISIA KORKEAT KULUT PROSESSIEN SUORITTAMISESSA JÄRJESTELMIÄ & INTEGRAATIOITA EI TARPEEKSI JOHDON HUOMIOTA PALJON TYÖTEHTÄVIÄ TYÖNTEKIJÄLLÄ EI VASTUUTA TYÖSTÄ OSASTOJEN VÄLILLÄ SYVIÄ KUILUJA OLEMMETEHNEET NÄINJOVUOSIA 6

7 Perussyyt Liiketoiminnan (Prosessi)ongelmiin Missä on Strategia? 13% johdosta 8% keskijohdosta 2% työntekijöistä tietää yrityksen strategian... Missä on Prosessi? Ihmisten mielessä Ohjekirjoissa Useissa IT - järjestelmissä 7

8 Kuka tekee Mitä ja Miten? Business Process Management 8

9 5 askelta muutokseen BPM Case: Vesiyhtiön Asiakaspalvelu

10 Vitens numeroina Liiketoiminta Omistus Asiakkaita Vesiyhtiö Julkinen, valtion omistama 5,4 miljoonaa Käsitelty vesimäärä vuosittain 335M m 3 Liikevaihto 458M Investoinnit vuonna M Putkiston kokonaismäärä km Toimipisteiden määrä 100 Henkilöstön määrä n Vitensin painopistealueet: Keskittyminen asiakkaisiin ja asiakastyytyväisyyteen* Läpinäkyvyys veden laadussa Matalimmat kiinteät kustannukset per vesiliittymä* * Benchmarked against Peer Companies 10

11 1. Aseta Selkeät Tavoitteet ja Linkitä ne Strategiaan 11

12 2....ja tee sitten vielä Liiketoiminnalliset Tavoitteet 12

13 Maturity is not measured by age. It s an attitude built by experience. 3. Tutkitaan kuinka kypsä olet... 13

14 Prosessien Kypsyystasot Kypsyystasot Pitkälle kehittynyt Prosessikypsyys Kypsymätön 14

15 4. Prosessitietoisuus POIS JÄRJESTELMÄ- JA SIILOAJATTELUSTA JOHDON TUKI EHDOTTOMAN TÄRKEÄÄ TEE PROSESSIARKKITEHTUURI KOULUTA IHMISIÄ KUVANNA KESKEISET PROSESSIT 15

16 5. Prosessien Kehittäminen PROAKTIIVINEN PROSESSIEN PARANTAMINEN LUO PROSESSITIIMEJÄ BPM CENTRE OF EXCELLENCE KPI:t STRATEGIA JA PROSESSIT 16

17 Kun perusteet ovat kunnossa PROSESSIAUTOMAATIO REAALIAIKAINEN NÄKYVYYS PROSESSEIHIN JOUSTAVAT JA JATKUVAT MUUTOSET KULTTUURI KANNUSTAA PROAKTIIVISUUTEEN PROSESSIEN OPTIMOINTI 17

18 Tulokset Vitensin saavuttamat Tulokset Projekti valmistui Miltei 20% lasku FTE:ssä => Tehtävänvaihdosten Uusien työntekijöiden aikataulussa ja kahden vuoden jälkeen miltei määrä laski koulutusaika laski 3 suunnitellussa 35% lasku huomattavasti.ei montaa kuukaudesta 4 päivään budjetissa jäljellä. Työjono pienentyi 5 Transaktioaika väheni noin 4 Täysin asiakaskeskeinen Asiakastyytyväisyys nousi kuukaudesta yhteen minuutista 20 sekuntiin organisaatio 10% viikkoon. Liiketoiminnan Olennainen tieto 40% lasku transaktioiden Asiakkaiden prosessit ohjaavat työntekijöiden päiden sijaan määrässä itsepalvelumäärä nousi toimintaa, ei BPMS:ssä noin 40% järjestelmät 18

19 Palkinto Vitens voitti kansainvälisen palkinnon asiakaspalvelun uudelleensuunnittelusta Tuomariston perustelu Global Award palinnolle Vaikutus Innovaatio Toteutus 19 19

20 Mitä kannattaa muistaa? Prosessilähtöisyys on elämäntapa BPM ei ole tavoite itsessään, vaan tapa tehostaa toimintaa, parantaa laatua ja säästää kustannuksissa IT-projektin sijaan pääosin liiketoimintaprojekti Ylemmän johdon sitoutuminen projektiin on ratkaisevaa Yrityksessä pitää olla yhteisymmärrys liiketoimintastrategiasta ja projektiprioriteeteista Muutos yrityskulttuurissa ottaa aikansa Menestys alkaa jatkuvasta iteraatiosta ja prosessien sopeuttamisesta 20 20

21 Miten pääsen alkuun? Onko muutokselle tarve? Aloita yksinkertaisesta prosessista,joka aiheuttaa sinulle eniten päänvaivaa. Onnistumisen mittaaminen helppoa Hieno tapa todistaa toiminnallisuus ja ratkaisut Satsaa aikaa Process Discoveryyn Tee monitaitoisia projektitiimejä: Mukaan esimiehiä,liiketoiminta ja IT-puoli Muodosta heistä ydinryhmä Aloita pienestä, kasvata projektia ajan kanssa Käytä luotettavia partnereita, jotka auttavat sinut muutoksen läpi 21

22 Kiitos! Prosessi neuvonta & konsultaatio Muutosjohtaminen BPM & ODM käyttöönotot, integraatio & hallinta Projektienhallinta Quick Scan -tilannekatsaukset BPM -koulutukset YOU-GET FINLAND OY Puh: You-Get Finland Web: 22

Samankaltaiset tiedostot

Työkalut innovoinnin tehostamiseen valmiina käyttöösi. Microsoft SharePoint ja Project Server valmiina vastaamaan organisaatioiden haasteisiin

Työkalut innovoinnin tehostamiseen valmiina käyttöösi Microsoft SharePoint ja Project Server valmiina vastaamaan organisaatioiden haasteisiin Terve! Pieni, nopea kysely kiitos! Lyhyt katsaus osallistujiin