Tietojenkäsittelytieteen laitoksen projektinjohtajien infotilaisuus

Transkriptio

1 Tietojenkäsittelytieteen laitoksen projektinjohtajien infotilaisuus Kumpulan projektien talouspalvelut Kvestuuri / Talouspalvelut Exactumin talouspalvelutiimi Palvelupäällikkö Eveniina Kettunen Tiiminvetäjä Seidi Huttunen Tiimi: Heidi Kinnunen Jarkko Miettinen Tuomo Palosaari Farida Raitso Lisäksi EU-projekteja hoitaa Annika Sinervuo Matkalaskuja hoitavat myös: Pirkko Ryynänen ja Lempi Savolainen 1

2 Täydentävän rahoituksen talouspalvelut Hakubudjetoinnissa avustaminen Projektin avaaminen kirjanpitoon Osto- ja matkalaskujen käsittely, muistiot Täydentävän rahoituksen projektien raportointi säännöllisesti projektinjohtajille Talousraportointi rahoittajalle Tulolaskutus Toimenpiteet projektin päättyessä Rahoituksen hakeminen Ulkomaisen tutkimusrahoituksen osalta tuki tutkimusrahoituksen palveluista Rahoituksen hakuvaiheessa budjetointiapu projektinjohtajalle (varaa aika ajoissa tiiminvetäjältä) tutkijan tulee ottaa selvää laitoksen palkkatasosta ja muista projektin resursseista tutkijan tulee keskustella hakemuksestaan laitoksen johtajan kanssa etukäteen Olethan yhteydessä rahoittajaan ennen hakemuksen jättämistä. Päävastuunjako on: talouspalvelut on yhteydessä rahoittajan taloushallintoon, tutkija tiedeasiantuntijaan

3 Tutkija toimittaa hakemuksen rahoittajalle, tarvittavine liitteineen (kopio/ sähköposti hakemuksista ja tutkimustarjouksista laitoksen toimistoon Pauliina Pajuselle) Suorituspaikan sitoumus - laitoksen johtaja hyväksyy hakemukset Tutkimussopimusten laatiminen/ sopimuksen tarkastaminen - Kansainvälisissä tutkimussopimuksissa yhteys kampuksen tutkimusrahoituksen palveluihin (Satu Väisänen) Muissa sopimuksissa yhteys tutkimuksen toimialan lakimiehiin (Anu Kolari, Niina Elo, Miikka Kärki) Tutkimusprojektiopas on hyvä tiedonlähde > päivitetty versio Almaan maalis-huhtikuussa KV-tutkimusrahoituspalvelut Kumpulassa kansainväliseen tutkimusrahoitukseen (erityisesti EU) liittyvä neuvonta, koulutus ja tiedotus avustavat tutkijoita rahoitushakemusten valmistelussa ja sopimusneuvotteluissa Satu Väisänen, tutkimusrahoituksen asiantuntija Pirjo Ollanketo, tutkimussihteeri Sanna Piikkilä, taloussihteeri 3

4 Yleisimmät hakemuspohjat SA ( -> Tutkijalle -> Kirjaudu verkkoasiointiin) Tekes ( -> Verkkoasiointi) EU Uusi liiketoiminnan hinnoittelupohja tulossa helmikuussa Rahoituspäätökset Rahoitus myönnetään aina Helsingin yliopistolle (suorituspaikka) Rahoituksen vastaanottamisesta päättää laitoksen johtaja Laitososuuslaskelma on hyvä väline laitokselle projektin taloudellisuuden tarkasteluun ja sitä tulee käyttää paitsi rahoituksen vastaanoton hyväksymisen yhteydessä myös hakuvaiheessa 4

5 Projektin avaaminen Asiakirjat toimitetaan alkuperäisinä pakeen SA- päätökset tulevat sähköisesti pakeen TEKES päätökset tulevat kvestuuriin ja kvestuurista tutkijalle. Huom! Tutkijan tulee toimittaa päätös pakeen (Jarkko Miettiselle) Kansainvälinen tutkimusrahoitus (pääasiassa EU) kulkee tutkimusrahoituksen palveluiden kautta Muiden rahoitusasiakirjojen ja sopimusten toimittaminen tutkijoiden vastuulla > Toimita asiakirjat palvelukeskukseen Sopimuksiin sitoutuvat pääasiassa laitos ja yliopisto, joten laitoksen oltava selvillä sopimuksistaan. Asiakirjat tallennetaan sopimusrekisteriin. Lukuoikeus rekisteriin myös laitoksella Pirjo Mularilla ja Pauliina Pajusella. Jos tarve rekisterin asiakirjoihin, yhteys em. henkilöihin Projektin avaukseen tarvitaan: Allekirjoitettu asiakirja/sopimus Budjetti (rahoitus + kustannukset) Akronyymi Tulosyksikkö

6 Projektin talouden seuranta Projektin johtajalla on ensisijainen vastuu projektin taloudesta Viime kädessä projektin mahdollisesti aiheuttamat tappiot kattaa laitos, joten laitoksella on oikeus kaikkien projektiensa taloustietoihin Talouspalvelut auttaa talouden seurannassa Vastuu toimitettujen lukujen oikeellisuudesta ja raporttien toimittamisesta Projektin johtajan tulee tarkistaa saamansa raportti viipymättä Kustannusmallit Kokonaiskustannusmalli Tehollinen työaika 82,7% Henkilösivukulukerroin 53,3% Kumpulan yleiskustannuskerroin 89% Vaikutus laitoksen talouteen: Soletuksen onnistuminen vaikuttaa tuloihin, mahdollinen yli/alijäämä, laitoksen ykveloitus Lisäkustannusmalli Vaikutus laitoksen talouteen helposti laskettavissa

7 Palkkamenot SoleTM Projektinjohtaja vastaa työajan kohdentamisesta oikeanlaisena projektille (ja ohjeistaa tutkijat) Projektinjohtaja vastaa työajan kohdentamisesta oikeanlaisena projektille (ja ohjeistaa tutkijat). Ellen Mustonen ja Päivi Kuuppelomäki tekevät SoleTMjärjestelmään ennakkokirjaukset Huom! Vahvistettujen Sole-kirjausten purkamiset ovat työläitä > suunnittele budjetti huolella ja vältä turhia henkilöiden siirtoja projektilta toiselle Poissaolot vaikuttavat kokonaiskustannusmallisten projektien palkkamenoihin (tehollisen työajan kerroin 82,7%) Poissaoloilmoitus tehdään kirjallisena ja esimies hyväksyy ilmoituksen. Ilmoitukset voit toimittaa laitoksen toimistoon Pauliina Pajuselle Tutkimusavustajilta tarvitaan ilmoitus myös pidettävistä lomista (hyvissä ajoin etukäteen) Lomat pidetään ennen työsuhteen päättymistä tuntilaisten lomia vastaavat palkalliset vapaat kirjataan hallinnossa keskitetysti SoleTMjärjestelmään (ei tarvitse tehdä ilmoitusta)

8 Menot Hankintasäännöksistä ohjeistaminen ja säännösten noudattaminen laitoksilta hankintayhdyshenkilö (CS/Petri Kutvonen, HIIT/ Pekka Tonteri) KOM-tiedot laitokselta (CS/Pekka Niklander, HIIT/ Pekka Tonteri) Laitokset nimeävät asiatarkastajat (tavara saapunut, oikeanlainen ja lasku sovitun mukainen) Kaikki laskut menevät asiatarkastuksen ja esitiliöinnin jälkeen hyväksyttäväksi joko projektin vastuulliselle johtajalle tai tämän esimiehelle Henkilö ei voi hyväksyä itseä koskevia menoja Edustuskuluissa noudatetaan yliopiston yleisiä linjauksia (vain tavanomainen vieraanvaraisuus) Projektinjohtajan on tarkastettava, että projektille kirjautuneet kulut ovat rahoittajalle raportointikelpoisia Laskuissa oltava jo tilattaessa oikea vastuualue, WBS ja asiatarkastaja: esim. EU saattaa hylätä kulun, jos yhteyttä projektiin ei ole osoitettu laskulla! Laitoksen tulee ohjeistaa hankinnoista vastaavat. Matkalaskut Liitteet tulee toimittaa pakeen (Heidi Kinnuselle) EU-projektien laskuihin tulee liittää myös ohjelma Hyväksyjä vastaa matkustajien tasapuolisesta kohtelusta

9 Tulot Jos tuloista ei ole sovittu sopimuksessa/päätöksessä etukäteen, on talouspalveluille toimitettava laskutuspyyntö Asiakkaan laskutustiedot (osoite ja tarvittaessa Y- tunnus) toimittaa projektinjohtaja Laskut menevät perintään aikanaan automaattisesti, joten jos maksuaikatauluun sovitaan muutoksia, on otettava yhteys omaan taloussihteeriin Raportointi rahoittajalle Sisältöraportti tutkijan vastuulla Talousraportit talouspalveluista (kuluja ei tässä vaiheessa voi poimia enää pois projektilta/wbs:ltä)

10 Projektin päättäminen & tilinpäätös Erityisesti kokonaiskustannusmallissa viimeiset 4 kk ovat tärkeitä ja seurannan oltava tiivistä Toteumat ovat parhaassa tapauksessa suurin piirtein budjetin mukaiset Tilinpäätöksessä erityisesti huomioitava: Palkkojen kohdentumisen oikea-aikaisuus tärkeää Hankinnat tehtävä hyvissä ajoin tilinpäätösohjeen mukaisesti (laskujen tarkastus, hyväksyntä ja maksuunpano vievät aikaa) Projektin tilinpäätöstiedot saatavissa vasta kaikkien kulujen vyörytyksen ja tarkastuksen jälkeen 10