Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatiedot

Transkriptio

1 Itä-Suomen Yliopisto, HIS-yksikkö, Shiftec-tutkimusyksikkö; Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO Tekijät Esa Paakkanen, Maarit Laaksonen, Pekka Kortelainen, Juha Mykkänen, Marko Suhonen, Heli Viinikainen, Erja Ailio, Konstantin Hyppönen, Mika Tuomainen Dokumentin versio 2.2 Päiväys

2 Sisällysluettelo 1 Johdanto Selvityksen toteutus Keskeiset käsitteet Selvityksen rajaus Selvityksen rakenne Yleistä metatiedoista Metatietotyyppejä Yleiset metatietoelementit Metatiedon rakeisuustasosta päättäminen Sosiaalihuollon metatietoihin liittyvät vaatimukset ja kehittämistarpeet Sosiaalihuollon lähtökohdat metatietojen määrittämiseksi Metatietovaatimusten lähtökohdat Asiakirjojen tietosisältöön liittyvät metatiedot Asiakirjojen hallintaan ja säilytykseen liittyvät metatiedot Asiakirjojen välitykseen, hakuun ja saantiin liittyvät metatiedot Metatietojen rajauksia Yhteenveto metatietovaatimuksista Muita metatietojen määrittelyyn liittyviä malleja ja hankkeita JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot Arkistolaitoksen metatietomääritykset SÄHKE ja SÄHKE2 -hankkeet VAPA Tiedonohjausjärjestelmä TOJ HL7 ja KANTA-metatiedot CDA R2 Header HL7 Medical Records ja metatietojen käyttö prcen/ts ISO/TS Metatietojen sisällön määrittely Asiakirjahallinnan metatiedot Asiakirjan tunnistiedot Käyttöedellytykset Elinkaari Tekniset tiedot Sisällönkuvailu Kontekstitiedot Palvelunantaja Ammattihenkilö Asiakas Asia SÄHKE2-metatiedot

3 5.4.1 Salassapitoaika Salassapidon päättymisajankohta Turvallisuusluokka Henkilötietojen luokitus Omistaja Käyttäjäryhmä Hakutiedot Metatietojen tekninen määrittely Metatietoihin liittyviä käyttötapauksia Asiakirjan korvaaminen uudella asiakirjan versiolla Asiakirjan korvaaminen ilman versiointia Metatietojen päivityksen käyttötapaukset Liitteiden lisääminen jo arkistossa oleviin asiakirjoihin Jatkotoimenpiteet Metatiedoissa tarvittavat luokitukset Yhteenveto LIITTEET: LIITE 1: METATIETOTAULUKKO (EXCEL, ERILLINEN TIEDOSTO) LIITE 2: SÄHKE2-METATIETOMALLI VERRATTUNA SOSIAALIHUOLLON METATIETOIHIN 3

4 Versiohistoria Versio Päiväys Laatijat Selitys Tikesos-johtoryhmän hyväksymä versio Päivitetty dokumentti ja taulukko; Poistettu seuraavat metatiedot: -hyväksymisaika -palvelukokonaisuuden taso -palvelukokonaisuuden nimi Korjattu palvelumuoto-metatiedon nimeksi toteutustapa Täsmennetty koodistojen statuksia (julkisuusluokka, tiedostomuoto) Korjattu palvelukokonaisuuden kuvausta 4

5 1 Johdanto Asiakirjahallinnassa metatiedoilla tarkoitetaan asiakirjojen liitännäis- tai kuvailutietoja. Metatietoja käytetään asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon kuvailemiseen, paikallistamiseen, tunnistamiseen, järjestämiseen ja hallitsemiseen. Metatietojen avulla järjestetään, ohjataan, ylläpidetään ja viimein hävitetään suuria asiakirjamääriä koko niiden elinkaaren ajan. Ne ovat välttämättömiä, jotta tieto on tarpeen mukaan saatavissa, käytettävissä ja siirrettävissä. Voidaan sanoa, että ilman metatietoa arkistoidut tietomassat ovat käyttökelvottomia. Metatietojen avulla hallitaan asiakirjan käsittelyä ja sisältöä. Metatietoja voidaan ryhmitellä niiden erilaisten tehtävien mukaan. Yksittäisellä metatiedolla voi olla erilaisia tehtäviä riippuen siitä mistä näkökulmasta sitä tarkastellaan. Metatiedoista osa on hallintaa, osa asiakirjan sisältöä; tarve- ja käyttönäkökulmia on useita ja metatiedoista ei ole olemassa kaiken toiminnan kattavia yhtenäisiä standardeja. Metatietoja ovat kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen asiakirjojen hallinnassa. Sosiaalihuollossa metatietoja hyödynnetään sähköisten asiakasasiakirjojen tiedon käytössä, siirrossa ja säilytyksessä. Erityisesti niitä tullaan tarvitsemaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköisessä arkistoinnissa ja arkiston käytössä. (Kortelainen ym. 2007, Laaksonen ym. 2010) Tässä selvityksessä kuvataan sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatiedoille asetettavat vaatimukset ja kehittämistarpeet. Lähtökohtana on pidetty JHS-suositusten yhteensopivuuden tarkastelua ja aiemmin Tikesos-hankkeessa laadittua Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatiedot: tietokuvaukset, standardit, luokitukset ja suositukset -raporttia (Kortelainen ym. 2007). Molempien suositusten ajantasaisuus ja täydennystarpeet huomioidaan työssä. Keskeisenä määrittelyn lähtökohtana pidetään asiankäsittelyprosessien asettamia tarpeita sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatiedoille. Tässä selvityksessä kansallisista ja kansainvälisistä suosituksista ja standardeista sekä aiemmin Tikesos-hankkeessa tehdyistä selvityksistä kerätään asiakasasiakirjojen kannalta merkitykselliset metatiedot ja määrittelyt. Yleisiä määrityksiä ja standardeja täydennetään sosiaalihuollon näkökulmasta. Metatietojen tekniset rakenteet kuvataan teknisissä asiakirjamäärityksissä ja viestinvälitysmäärityksessä (Suhonen ym. 2011). Tikesos-hankkeen johtoryhmä hyväksyi kokouksessaan johtoryhmälle tehdyn esityksen sosiaalihuollon teknisestä asiakirjastandardista. Metatietojen ensimmäinen versio hyväksyttiin Tikesos-hankkeen johtoryhmässä Viestinvälityksen osalta linjattiin, että pohjana käytettävän KanTa-ratkaisun viestinvälitystekniikan mukaisesti sosiaalihuollon metatiedot esitetään myös CDA R2 headerissa ja muutetaan arkiston vaatimaan tekniseen muotoon. Käytettävä viestinvälitysratkaisu (Tikesos Jory ) mahdollistaa kaikkien sosiaalihuollon metatietojen esittämisen ja sosiaalihuollon viestinvälitysvaatimusten täyttämisen. Metatietojen tekninen toteutus viestinvälityksen vaatimalla tavalla kuvataan tarkemmin dokumentissa Sosiaalihuollon viestinvälitys arkistoon (Suhonen ym. 2011) sekä tämän määrityksen liitteenä olevassa taulukossa.. 5

6 1.1 Selvityksen toteutus Tämä selvitys on toteutettu yhteistyössä Itä-Suomen yliopiston sosiaali- ja terveysjohtamisen laitoksen, tietojenkäsittelytieteen laitoksen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ja Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen (ISO) kanssa. Ydintyöryhmän lisäksi työssä on hyödynnetty asiantuntijoina sosiaalitoimen atk-koordinaattori Sanna Hämäläistä ja Maaret Botskaa. Metatietomääritykset toimitettiin kohdennetulle lausuntokierrokselle huhtikuussa Lausuntokierroksen tuloksina saadut Arkistolaitoksen ja Tietosuojavaltuutetun kommentit on huomioitu tekstissä ja taulukossa. 1.2 Keskeiset käsitteet Asiakastieto Asiakirja sosiaalihuollon asiakkuuden perusteella tallennettu ja salassa pidettävä henkilötieto, joka kuvaa luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan. Asiakirjoissa henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön. Asiakirjahallinnollisesta näkökulmasta voidaan käyttää myös termiä asiakirjallinen tieto, joka on yhteisön tehtävien hoitamisen tai henkilön toiminnan tuloksena kertynyt tieto. Asiakirjallinen tieto liittyy aina tehtävän hoitamiseen ja toimii todisteena siinä tehdyistä toimenpiteistä ja niihin vaikuttavista tekijöistä. (Lehmuskoski & Kuusisto-Niemi 2007, 60; SFS-ISO ) sosiaalihuollon palvelutehtävissä ja palvelumuodoissa muodostuva yksittäinen yhteenkuuluvista tiedoista koostuva tietojoukko. Asiakirja on myös tietoa, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (SFS-ISO , 9). (Asiakasasiakirjasanastossa on nykyisin seuraavat määritelmät: Asiakirja, dokumentti tallenne, jolla on oikeudellista arvoa tai joka on laadittu tai vastaanotettu jonkin yhteisön tai yksittäisen henkilön toiminnan yhteydessä tai toimintaa varten. Asiakirja voi sisältää kirjoitettua tekstiä, kuvaa tai ääntä. Se voidaan tallentaa sähköisesti tai manuaalisesti. (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto 2011) Asiakasasiakirja Asiakirjatyyppi asiakastietoa sisältävä asiakirja. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat esimerkiksi toimeentulotukihakemukset, avohuollon sijoituspäätökset ja asiakassuunnitelmat. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ovat salassa pidettäviä. (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto 2011) tiettyyn käyttötarkoitukseen tarkoitettujen asiakirjojen malli. Sosiaalihuollon palvelutehtävissä käytetään samoja asiakirjatyyppejä. Esimerkiksi suunnitelmia tehdään useimmissa palvelutehtävissä. sosiaalihuollossa asiakirjatyyppi ilmoitetaan myös metatiedolla, mikä mahdollistaa tietyn tyyp- 6

7 pisten asiakirjojen hakemisen arkistosta tai asiakirjatyyppikohtaisten säilytysaikojen määrittelyyn. (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto 2011) Yleinen asiakirjatyyppi asiakirjatyyppi, jonka rakenne yleisesti sovellettavissa. Sosiaalihuollossa yleinen asiakirjatyyppi liittyy useampaan sosiaalihuollon palvelutehtävään. Yleisiä asiakirjatyyppejä tarkennetaan palvelutehtävittäin. Yleisiä asiakirjatyyppejä ovat esimerkiksi hakemus, päätös ja suunnitelma. (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto 2011) Tarkennettu asiakirjatyyppi Asiakirjakokonaisuus Dokumentti Entiteetti Hakutieto yleisen asiakirjatyypin rakenteeseen perustuva ja sitä tarkentava asiakirjatyyppi. Sosiaalihuollossa tarkennettuja asiakirjatyyppejä ovat esimerkiksi toimeentulotukihakemus, lapsen huostaanottoa ja sijaishuoltoon sijoittamista koskeva päätös ja aktivointisuunnitelma. (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto 2011) asiakirjat, jotka ovat tarkoituksenmukaista liittää yhteen, esimerkiksi toimeentulotukihakemus ja sen liitteet. tallennettu tieto tai objekti, jota voidaan käsitellä yksikkönä (SFS-ISO , 9). mikä tahansa konkreettinen tai abstrakti asia, joka on, on ollut tai voisi olla olemassa, mukaan lukien yhteydet toisiin asioihin tai esineisiin (SFS-ISO/TS ). metatieto, joka on merkityksellinen haettaessa asiakirjoja. Hakutiedot ovat tiedon tuottaneen organisaation käytössä koko laajuudeltaan. Katso myös rajattu hakutieto. Hävittäminen Indeksointi Luovutus Prosessi prosessi, jossa asiakirjat poistetaan tai hävitetään niin, ettei niiden palauttaminen ole mahdollista (SFS-ISO ,8). prosessi, jolla muodostetaan hakupolkuja asiakirjojen tai tiedon hakemisen helpottamiseksi (SFS-ISO , 9). asiakirjojen hallussapidon ja omistusoikeuden tai niitä koskevan vastuun siirtäminen (SFS- ISO ). joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi (JHS 152, 2). Palveluprosessin vaihe jakso, joka voidaan erottaa asian käsittelyn tai palvelun tuottamisen perusteella itsenäiseksi osuudeksi hallinnollista tai palvelun toteutusprosessia, esimerkiksi palvelun vireilletulo 7

8 tai päätösvaihe. Vaiheistus auttaa ymmärtämään prosessin etenemistä. (Kortelainen 2008, 15) Palveluprosessin osa, joka muodostuu yhdestä tai useammasta palvelutapahtumasta. (Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto 2010) Palveluprosessi Palvelukokonaisuus sosxml asiakkaan tiettyyn palvelutarpeeseen liittyvien palvelutapahtumien muodostama suunnitelmallinen toimintosarja jossa syntyy asiakirjallista tietoa (Kortelainen 2008, 15). sosiaalihuollossa annettavaan sosiaalipalveluun liittyvä palveluprosessi. Sosiaalihuollon palveluprosesseja ovat esimerkiksi hallintoasian käsittely, sosiaalipalvelun järjestäminen ja sosiaalipalvelun tuottaminen asiakkaalle. Jokaisella sosiaalihuollon palveluprosessilla on oltava yksi omistaja, vaikka siihen osallistuu muitakin toimijoita. Sosiaalihuollon palveluprosessi jakautuu sosiaalihuollon palveluprosessin vaiheisiin. (Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto 2010) asiakkaan tiettyyn palvelutarpeeseen liittyvät palveluprosessit, jotka voivat olla rinnakkaisia tai ketjutettuja (Kortelainen 2008, 15). Sosiaalihuollon sähköisten asiakasasiakirjojen XML-rakennemääritys, joka kuvaa asiakirjojen rakennetta ja siinä hyväksyttäviä tietotyyppejä. SosXML määritellään Tikesoshankkeessa tukemaan sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä, siirtämistä ja arkistointia ja uudelleenkäyttöä (Huttunen ym. 2009). SosXML on päätetty määritellä ja ottaa käyttöön, koska aiemmin tehdyissä selvityksissä ei ole löytynyt standardia, joka sopisi sosiaalihuollossa syntyvien asiakasasiakirjojen tallentamiseen rakenteisessa muodossa. Tehtyihin selvityksiin voi tutustua osoitteessa Tekniseen standardiin liittyvät julkaisut löytyvät osoitteesta Sähköinen asiakasasiakirja Tieto Toimija Viestinvälitys asiakastietoa sisältävää asiakirja, joka on tallennettu digitaalisessa muodossa ja sen sisältämä viesti on saatavissa selville vain tietotekniikan avulla. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat esimerkiksi hallintopäätökset, ajanvaraukseen ja voimavarojen varaukseen liittyvät asiakirjat sekä palvelujen toteuttamista kuvaavat asiakirjat. Asiakirja voi sisältää kirjoitettua tekstiä, kuvaa tai ääntä. (Lehmuskoski & Kuusisto-Niemi 2007, 62) kaikille sosiaalihuollon palveluille yhtenäisesti määritelty tieto, kuten ydintieto tai palvelutehtäväkohtainen tieto. henkilö, työryhmä tai organisaatio, joka vastaa tai osallistuu asiakirjojen laadintaan, talteenottoon ja /tai asiakirjahallinnan prosesseihin (SFS-ISO , 4). Viestinvälitys tarjoaa palvelurajapinnat liitännäisjärjestelmille. Se vastaa välitettävien sanomien kiistämättömyyden säilyttämisestä, oikeamuotoisuudesta, muuttumattomuudesta ja käytettävyydestä. Kanta-yhteydessä puhuttaessa viestinvälitys tarjoaa rajapinnan ter- 8

9 veydenhuollon perus- ja aluejärjestelmien kytkemiseksi arkistojärjestelmään (viestinvälitysrajapinta) ja sisäiset viestien käsittelymekanismit sekä välineet arkiston ja muiden osajärjestelmien palveluiden orkestrointiin (prosessimoottori). Yksilöintitunnus (object identifier) ilmiön, kuten esineen, asian, asiakirjan tunnistaminen yksikäsitteisellä tunnuksella, jolla se voidaan erottaa muista vastaavista (JHS 159, 1). 1.3 Selvityksen rajaus Tämän selvityksen tavoitteena on sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa tarvittavien metatietojen selvittäminen. Selvityksessä on pyritty huomioimaan eri suunnilta tulevat kehittämistarpeet. Myös kehitysvaiheessa olevat, metatietomääritysten kannalta merkitykselliset asiat on pyritty huomioimaan. Selvityksen ulkopuolelle jäävät muun muassa asiakirjoja tuottavien organisaatioiden toimintaprosessien kannalta merkitykselliset metatiedot ja niiden muodostaminen. Tarkat tekniset metatietomääritykset tehdään asiakirjojen teknisen määrittelyn ja viestinvälityksen määrittelyjen yhteydessä, mutta dokumentin liitteenä oleva metatietotaulukko kuvaa myös käytettäviä teknisiä ratkaisuja. 1.4 Selvityksen rakenne Luvussa 2 esitellään yleisimpiä metatietotyyppejä ja -elementtejä yleisellä tasolla. Luvun tarkoituksena on antaa yleiskuva siitä, mitä eri näkökulmia tulee huomioida metatietoja määriteltäessä ja millaisia ominaisuuksia metatiedoilla voi olla. Metatietoja esitetään erityisesti käsitteellisellä tasolla, eikä luvussa 2 tarkastella yksittäisiä metatietoja. Luvussa 3 esitetään keskeiset kehittämis- ja vaatimustarpeet sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatietojen määrittämisen pohjaksi. Luku jakautuu metatietojen käyttötehtävien mukaan, joskin osa metatietovaatimuksesta voitaisiin sisällyttää kaikkiin alalukuihin. Tässä työssä 3 luvun jaottelun periaatteina on käytetty kunkin metatiedon keskeisintä käyttötarkoitusta. Seuraavassa luvussa (luku 4) esitellään lyhyesti keskeisiä metatietomäärityksiä kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. Luvun tarkoituksena on esittää niitä malleja, joiden määrityksiä hyödynnetään sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatietojen määrittämisessä. Luvun 5 tarkoituksena on kuvata sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatietojen määrittelyn rakenne ja luokitusperiaatteet. Varsinaiset metatiedot on esitetty liitteessä 1, josta löytyvät kaikki yksittäiset metatietoelementit. Tässä luvussa esitellään lisäksi metatietojen kuvauksen periaatteet ja esitetään perustelut valitulle luokitukselle. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen metatietojen teknistä määrittelyä ja sen toteuttamista on kuvattu luvussa 6. Luvussa 7 on muutamia esimerkinomaisia metatietoja koskevia käyttötapauksia. Luvun 8 tarkoituksena on koota yhteen tarvittavat jatkotoimenpiteet metatietojen määrittelyn edelleen saattamiseksi. Luvussa 9 tiivistetään selvitystyön keskeisimmät asiat. 9

10 2 Yleistä metatiedoista Tikesos-hankkeessa on määritelty asiakirjan yleinen rakenne. Sen mukaan sosiaalihuollon rakenteinen asiakirja muodostuu kolmesta osasta (Kortelainen 2008): 1. Asiakirjan hallintaan liittyvät metatiedot. Näitä tietoja voidaan muuttaa asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa. Nämä sisältävät mm. arkistoinnin kannalta merkityksellisiä tietoja asiakirjasta, kuten säilytysajan. 2. Kontekstitieto. Tieto on sekä asiakirjan sisältöä kuvaavaa metatietoa että asiakirjan sisältöä. Tämä tieto on muuttumatonta asiakirjan muodostamisen jälkeen. 3. Asiakirjan asiasisältö. Tämä tieto on muuttumatonta asiakirjan muodostamisen jälkeen. Asiakirjahallinnassa metatieto määritellään tiedoksi, joka kuvaa asiakirjojen kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa elinkaaren eri vaiheissa. Metatieto on tietoa, joka mahdollistaa asiakirjojen laadinnan, rekisteröinnin, luokittelun, käyttöön saamisen, säilyttämisen ja hävittämisen erilaisissa toimintaympäristöissä. Asiakirjahallinnassa metatietoa käytetään identifioimaan, autentikoimaan ja kontekstualisoimaan asiakirjat sekä ihmiset, prosessit ja järjestelmät, jotka luovat, käsittelevät, säilyttävät ja käyttävät asiakirjoja, samoin kuin toimintaperiaatteet, jotka sääntelevät niitä. (SFS-ISO ) Asiakirjahallinnan metatieto koostuu siis 1. itse asiakirjaa kuvaavasta metatiedosta 2. liiketoiminnan sääntöjä, toimintaperiaatteita ja mandaatteja kuvaavasta metatiedosta 3. toimijoita kuvaavasta metatiedosta 4. liiketoiminnan tehtäviä ja prosesseja kuvaavasta metatiedosta ja 5. asiakirjahallinnan prosesseja kuvaavasta metatiedosta (SFS , 4) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa sähköisen arkistoinnin kannalta keskeisiä ovat kohdat 1 ja 3. Kohta 2 on pääasiassa organisaatio- ja järjestelmäkohtaista tietoa, kuten myös kohdat 4 ja 5. Metatietoa voidaan luoda, ottaa talteen ja käyttää yhteen rajattuun tarkoitukseen tai useisiin liiketoiminnan tarkoituksiin. Tällaisia tarkoituksia voivat olla sähköinen liiketoiminta, pitkäaikaissäilytys, tietovarantojen kuvailu ja paikantaminen sekä oikeuksien hallinta. Metatiedon hallinta edellyttää seuraavia prosesseja: luonti, talteenotto, säilytys, kuvailu, ylläpito, pääsy asiakirjoihin sekä toimintaperiaatteiden, -strategioiden ja menetelmien määrittely. (SFS-ISO , 7, 9) Metatietoa ja metatietorakenteita voidaan jäsentää ja ylläpitää erilaisilla menetelmillä ja tekniikoilla. Näitä ovat esim. tietohakemistot, jotka sisältävät entiteettien, tietotyyppien ja niiden välisten suhteiden kuvaukset, sekä merkkauskielet, joilla voidaan kuvata digitaalisten objektien rakenteet. Ylläpitoon kuuluvia prosesseja ovat 10

11 1. tiedon eheyden valvonta 2. pääsyä metatietoon kontrolloivat turvallisuusjärjestelyt, esim. säännöt, joiden mukaan valtuuksia myönnetään objekteihin ja entiteetteihin toimijoille ja järjestelmille, mukaan lukien henkilöstö, jolla on valtuudet muuttaa metatietorakenteita 3. järjestelmien toimintahäiriöihin liittyvät toipumismekanismit 4. varmistusmenetelmät 5. migraatio teknisestä ympäristöstä toiseen, tai asiakirjahallinnan metatietoja hallinnoivan järjestelmän muuttuessa tai sitä päivitettäessä. (SFS-ISO , 11) Metatiedon tuottajalla tarkoitetaan sitä toimijaa (ihmistä) tai järjestelmää, joka tuottaa metatiedon osaksi esimerkiksi sosiaalihuollon prosessien tietovarantoa. Metatietoja tuotetaan joko asiakirjan sisältöön tai osaksi tietojärjestelmän sisältämiä tietoja. Metatiedon sisällöllinen tuottaja voi olla sama tai eri henkilö, joka tallentaa metatiedon asiakirjaan tai tietojärjestelmään. (Lehtinen, Salminen & Nurmeksela 2005, 59) Metatietojen tuottaminen tulisi olla mahdollisimman pitkälle automatisoitua. Jos asiakirjassa on esimerkiksi luontipäivämäärä, tiedon tulisi syntyä asiakirjaan järjestelmässä ilman, että käyttäjän tarvitsee sitä erikseen kirjata. Käyttäjien tehtäväksi ei pidä jättää mitään, mikä voidaan kohtuullisuuden rajoissa olevalla työllä automatisoida. Automatisoinnin tarvetta tulee arvioida metatietokohtaisesti, ja arviossa ottaa huomioon kyseisen metatiedon syöttö- ja käyttötarve. (Moreq ) Automatisoinnilla voidaan vähentää asiakirjoja tuottavien järjestelmien loppukäyttäjien työtaakkaa. Lisäksi tiedon oikeellisuus paranee. Sosiaalihuollon asiakirjat tulevat noudattamaan yhtenäistä metatietomääritystä, mutta järjestelmissä käsiteltävät muut dokumentit voivat hyödyntää eri metatietomalleja. Useat arkistojärjestelmät tukevat sekä useita eri tiedostomuotoja että eri metatietomalleja. Metatietojen avulla voidaan parantaa tietojen käyttökelpoisuutta. Riittävän kattava, yhtenäinen ja huolellisesti suunniteltu metatieto hyödyttää organisaatiota monella tapaa. Metatietoa tarvitaan esimerkiksi dokumenttien haussa, kuvailussa, käsittelyssä, käyttökontekstin määrittelyssä ja yhteyksien luomisessa järjestelmien välillä. (Laitala 2004, 11) Metatietojen yleisenä tarkoituksena on tukea asiankäsittelyn ja päätöksenteon toimintaprosesseja ja niiden hallintaa. Haettaessa asiakirjoja tietojärjestelmästä tai arkistosta haun tehokkuuteen voidaan vaikuttaa hyvin määritellyillä metatiedoilla. Lisäksi dokumenttien kuvailuun voidaan käyttää standardoituja kuvailutermejä, jotka kattavat samanaikaisesti useampia merkityksiä. Näin hakujen tulokseksi saadaan relevantteja dokumentteja, vaikka dokumenttien sisällönkuvaus ei sisältäisikään juuri käyttäjän antamaa termiä. (Laitala 2004) Metatieto helpottaa dokumenttien käsittelyä kuvailemalla esimerkiksi niiden sisältöä, käyttöä ja käyttöympäristöä. Metatiedot voidaan jakaa muun muassa asian metatietoihin ja asiakirjan metatietoihin. Tällöin asian metatiedot voidaan periyttää asiakirjatasolle asian tunnuksen avulla. (Lehtinen ym., 54) 11

12 Metatietoa voidaan hyödyntää tietojenkäsittelyn integraatiossa esimerkiksi organisaation prosesseja, järjestelmiä tai tietoja integroitaessa. Ennen integraatiota tulee ratkaista esimerkiksi metatietostandardeihin, metatiedon luojaan ja metatiedon tarkkuuteen liittyviä kysymyksiä. (Laitala 2004, 9) Metatiedon käyttöön liittyviä käsitteitä ovat metatiedon semantiikka, syntaksi ja skeema. Semantiikka tarkoittaa metatiedon merkitystä ja syntaksi esitysmuotoa (Duval, Hodgins, Sutton & Weibel 2002). Metatietoskeemoissa puolestaan määritellään metatiedon syntaksi ja rakenne. Skeemat voivat sisältää esimerkiksi rajoitteita metatietoelementtien arvoille. Skeemat yhtenäistävät metatietoa sekä tekevät sen käytöstä ja ylläpidosta helpompaa (SFS-ISO , 30-33). 2.1 Metatietotyyppejä Metatiedot voidaan luokitella useilla eri tavoilla. Metatieto voi olla sekä ulkoista että sisäistä. Ulkoisella metatiedolla tarkoitetaan sitä, että asiakirjaa kuvaava metatietoa sijoitetaan johonkin itse asiakirjoista erilliseen järjestelmään. Arkistonmuodostussuunnitelma, arkistoluettelo ja asiakirjarekisterit ovat esimerkkejä ulkoisista metatietojärjestelmistä. (Lybeck ym. 2006, 73) Sisäisessä metatiedossa kuvailutiedot liitetään suoraan asiakirjaan. Kuvailu on siten osa asiakirjaa. Kuvailutiedot on järkevää tallentaa asiakirjaan jo sitä kirjoitettaessa tai prosessoitaessa sen elinkaaren aktiivivaiheen aikana. Eri asiankäsittelyjärjestelmissä on vaihteleva määrä toiminnallisuuksia metatietojen liittämiseksi asiakirjaan. Sisäistä metatietoa käytetään erityisesti silloin, kun asiakirjat eivät sisälly laajempaan järjestelmään (esim. asiankäsittelyjärjestelmään) tai kun ne irrotetaan ao. järjestelmästä. Sähköinen asiakirja on tällöin irrallinen dokumentti. Näissä tapauksissa asiakirja voidaan liittää kontekstiinsa sisäisen metatiedon avulla. (Lybeck ym. 2006, 74) Metatietojen sisällön perusteella voidaan tehdä jako muuttuviin ja muuttumattomiin metatietoihin. Muuttuvien tietojen takia voi olla tarpeen määritellä erikseen muuttuvat ja muuttumattomat metatiedot. Ongelmana ovat kuitenkin tiedot, jotka ovat samalla asiakirjan sisältöä ja sen metatietoja. Metatiedot voidaan jaotella kahteen päätyyppiin ja neljään alatyyppiin. Päätyyppejä ovat staattinen ja dynaaminen metatieto ja alatyyppejä kontrollimetatieto, kontekstuaalinen metatieto, semanttinen metatieto sekä rakenteellinen metatieto. Jaottelussa on yhdistetty metatiedon rooleihin sekä metatiedon toiminnallisuuteen perustuvia ominaisuuksia. (Laitala 2004, 13 18) Metatietojen jaottelu ei ole ongelmatonta. Esimerkiksi kontekstuaalinen, semanttinen ja rakenteellinen metatieto voi olla staattista, mutta joskus myös dynaamista. Eri tutkijoiden esittämiä metatietotyyppien jaotteluja on monia. Edellä mainittujen jaottelujen lisäksi metatieto voidaan jakaa myös luokka- ja ilmentymätason metatietoon kuvailunäkökulman perusteella. (Lyytikäinen 2004, 20) Luokkatason tyypillinen esimerkki on rakenteinen dokumentti, kuten XML-muotoiset dokumenttityyppimäärittelyt (Salminen 2005). Ilmentymätason metatieto puolestaan kuvailee yksittäisen resurssin ominaisuuksia. (Lyytikäinen 2004, 20) Staattinen metatieto kuvailee dokumentin ominaisuuksia, jotka eivät enää muutu sen luomisen jälkeen. Koko dokumentin elinkaaren samoina pysyviä ominaisuuksia ovat esimerkiksi dokumentin luomispäivä, laatija tai tunnistenumero. Staattinen metatieto voi olla samassa tiedostossa kuin 12

13 dokumentti, jolloin metatieto on kiinteä osa dokumenttia. Tällöin metatiedon siirtäminen dokumentin mukana paikasta toiseen on helppoa, eikä metatiedoille tarvitse rakentaa erillistä tallennuspaikkaa. Metatiedon muokkaaminen on tällöin kuitenkin hankalaa, koska metatiedon muokkaaminen muuttaa myös dokumenttia. (Duval ym. 2002, Jokela 2001, 22 23) Dokumentin luomiseen osallistuneiden organisaatioiden ja dokumentin luomisprosessin ominaisuuksien kuvailuun voidaan käyttää kontekstuaalista metatietoa. Kontekstuaalinen metatieto kuvailee resurssin luomis- ja käyttökontekstia, kuten käyttötapoja, käyttäjiä, dokumentin muokkaamiseen käytettyjä sovelluksia, dokumenttien luomiseen osallistuneita organisaatioita tai dokumenttiin liittyviä dokumentteja. Luokkatasolla kontekstuaalista metatietoa ovat esimerkiksi DTD:t (document type definition). (Jokela 2001, 22 23) Muihin metatietotyyppeihin verrattuna kontekstuaalinen metatieto keskittyy siis enemmän dokumentin käyttöympäristöön liittyvien seikkojen kuin itse dokumentin kuvailuun. Kontekstuaalista metatietoa on myös resurssin arkistointia ohjaava tieto, joka kertoo, miten resurssia voidaan tulkita (Stenvall 2001). Kontekstuaalista metatietoa luovat automaattisesti dokumentteja käsittelevät järjestelmät sekä manuaalisesti käyttäjät. Vaikka kontekstuaalinen metatieto on yleensä staattista, esimerkiksi organisaation muuttuvia prosesseja kuvaileva kontekstuaalinen metatieto voi olla dynaamista. (Laitala 2004, 14, Lyytikäinen 2004) Asiakirjoihin ja asioihin liittyvän kontekstuaalisen metatiedon talteenotossa tulee huomioida tietojärjestelmien ja käyttäjien kyky ja tarve käsitellä tietoa, sillä kerättävissä olevan tiedon määrä on käytännössä rajaton. Asiakirjan luovan tai sitä käsittelevän järjestelmän ja organisaation omien metatietotarpeiden lisäksi on syytä huomioida myöhemmät asiakirjojen käsittelyvaiheet, joiden metatietotarpeita ei välttämättä tiedetä. Tämä voidaan huomioida asiakirjamäärittelyissä mahdollistamalla asiakirjojen metatietojen lisääminen jälkeenpäin. Jotta metatiedot olisivat käytettäviä useissa eri tietojärjestelmissä, metatietojen tulee olla standardoidussa muodossa. (SFS-ISO/TS ) Kontrollimetatieto on dokumenttiin liittyvää teknistä tietoa, jota käytetään dokumenttia käsittelevien laitteiden ja järjestelmien kontrollointiin. Kontrollimetatietoa voivat olla esimerkiksi tieto dokumenttia parhaillaan muokkaavasta käyttäjästä, järjestelmän automaattisesti tallentama tietojen käsittely- ja muutosloki tai dokumenttien jakelutieto. Muihin metatietotyyppeihin verrattuna kontrollimetatieto on luonteeltaan lyhytaikaisempaa. Erilaiset työtehtävät suoritetaan normaalisti melko nopeasti, eikä kontrollimetatiedosta usein enää ole hyötyä tehtävän suorittamisen jälkeen, joten se voidaan tarvittaessa hävittää. (Jokela 2001, Leppänen & Moisio 2003, 5) Usein sovellukset luovat ja käyttävät kontrollimetatietoa itsenäisesti. Eri metatietotyyppien ominaisuuksia tarkasteltaessa kannattaa muistaa, että samaa metatietoa voidaan käyttää eri tavoin eri käyttötarkoituksissa. Tämän vuoksi organisaation joidenkin metatietojen selkeä sijoittaminen tiettyyn tyyppiin kuuluvaksi voi olla vaikeaa. Jaotteluongelmista huolimatta eri tyyppeihin jaoteltua metatietoa on usein helpompi tarkastella kuin yhtä suurta metatietomassaa. Dokumentin sisältöä ja ominaisuuksien merkitystä kuvailevaa metatietoa kutsutaan semanttiseksi metatiedoksi. Semanttista metatietoa ovat esimerkiksi dokumenttia kuvailevat asiasanat, dokumentin sisällön tiivistelmä tai yksinkertaisimmillaan dokumentin otsikko. Semanttista metatietoa ovat myös organisaatioiden kontrolloidut aiheluokitukset ja indeksoinnit. (Lyytikäinen 2004) 13

14 Rakenteellinen metatieto kuvailee dokumentin rakenteeseen liittyviä teknisiä ominaisuuksia, kuten formaattia, dokumentissa esiintyvien merkkien määrää tai dokumentin pituutta sivuina. Rakenteellista metatietoa ovat esimerkiksi XML-kielen dokumenttien tyyppimäärittelyt eli DTD:t. DTD määrittelee elementit, joita XML-dokumentti saa sisältää. Rakenteellinen metatieto tarjoaa käyttäjille ja sovelluksille tietoa esimerkiksi siitä, millä sovelluksella resurssi voidaan avata. Muihin metatietotyyppeihin verrattuna rakenteellinen metatieto tarjoaa samaan aikaan sekä käyttäjien että ohjelmistojen tarvitsemaa tietoa. (Duval ym. 2002, Jokela 2001, 22 23) Osa dokumentin ominaisuuksista muuttuu sen käytön aikana. Esimerkiksi viimeisin muokkauspäivä ja muokkaaja ovat tällaisia ominaisuuksia. Resurssin muuttuvia ominaisuuksia voidaan kuvailla dynaamisella metatiedolla. Esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmat liittävät usein dokumenttiin automaattisesti tiedon dokumentin muokkausajasta tai muokkaajasta. Samalla tavalla sosiaalihuollon asiakirjoja tuottavat tietojärjestelmät voivat liittää kyseiset tiedot asiakirjoihin. Dynaaminen metatieto olisi hyvä säilyttää dokumentista erillisenä tiedostona tai erillisessä metatietovarastossa. Tämä helpottaisi metatietojen päivittämistä. Dokumentteja ei tällöin tarvitsisi siirtää metatietoa siirrettäessä. Toisaalta dokumentin ja metatiedon erottaminen toisistaan tekee metatiedon käytöstä hankalampaa, koska sekä resursseille että metatiedolle tarvitaan erillinen tiedonhallinta (Duval ym. 2002, Jokela 2001, 22-23). Metatiedot voidaan jakaa myös niiden käyttötarpeiden mukaan (Gilliand-Swetland 1998): 1. hallinnollinen (administrative): informaatioresurssien hallintaan liittyvä metatieto 2. kuvaileva (descriptive): metatieto, joka kuvaa tai identifioi informaatioresurssin 3. säilytys (preservation): säilytykseen liittyvät metatiedot 4. käyttö (use): informaatioresurssin hyödyntäminen (käytön/käyttäjien seuranta) 5. tekninen (technical): järjestelmän toiminnot tai metadatan toiminta (esim.tietoa järjestelmästä (laitteisto/ohjelmisto), turvallisuudesta, käyttäjän tunnistamisesta) (Lyytikäinen 2004) Teknisemmältä näkökannalta metatiedot voidaan jakaa kolmeen luokkaan (Jokela 2001, Pöyry ym. 2002): 1. rakenne (structural): sisällön formaatti (video, audio, kuva) 2. hallinta (control): sisällön käsittelyyn liittyvä ohjeistus, esimerkiksi prosessin vaihe 3. kuvailu (descriptive): voidaan jakaa kontekstin ja semantiikan kuvailuun; kontekstuaalinen metadata kuvaa ympäristön, jossa objekti on syntynyt, ja semanttinen metadata sisällön merkityksen Metatietoja voidaan ryhmitellä myös multimedia-aineistojen näkökulmasta (kuva 1) (Boll ym. 1998). Metatiedot jakautuvat kahteen pääluokkaan; sisällöstä riippumattomaan metatietoon (content independent metadata) ja sisällöstä riippuvaiseen metatietoon (content dependent metadata). Sisällöstä riippumaton metadata jaetaan suoraan sisällöstä juontuvaan metatietoon (direct content-based metadata) ja sisältöä kuvaava metatieto (content descriptive metadata). Jälkim- 14