Yksilöintitunnisteet sosiaalihuollossa

Transkriptio

1 Yksilöintitunnisteet sosiaalihuollossa Selvitys SOSIAALIALAN TIETOTEKNOLOGIAHANKE SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Suomen Kuntaliitto Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Kuopion Yliopisto Ylläpito Tekijät Heli Viinikainen, Esa Paakkanen Dokumentin versio 0.91 Päiväys

2 Sisällysluettelo 1 Johdanto Sisältö Tunnistamisen tarpeet sosiaalihuollossa Vaatimukset järjestelmille ja organisaatioille Koodistot ja OID-tunnukset Jatkotyö Lähteet... 8 Versio Pvm Tekijät Muutokset EP, HV Luonnos HV Päivitetty JHS 159 -suosituksen uuden version mukaiseksi 2

3 1 Johdanto Tämä selvitys käsittelee yksilöintitunnisteiden hyödyntämistä sosiaalihuollossa. Työ on osa Tikesos-hankkeen vuoden 2009 osahankkeita täydentävää, vuonna 2010 tehtävää jatkotyötä. Tarkastelun kohteina ovat OID-tunnusten käytön määrittely sosiaalihuollossa sekä OID-yksilöinnin käyttöönoton vaikutusten kuvaus tietojärjestelmiin. Selvitys sisältää perustietoa yksilöintimenettelyn toteutukselle sosiaalihuollon organisaatioiden, palveluyksiköiden ja ammatillisten henkilöiden osalta. Selvitys täydentää SFS standardia (SFS 2009) ja JHS 159 -suositusta (JUHTA 2010) sosiaalihuollon näkökulmasta. Tarpeet yksilöintitunnuksille ovat pitkälti samat kuin terveydenhuollossakin. Yksilöintiä tarvitaan aina asiakirjojen yksilöinnistä organisaatiokohtaisiin tunnuksiin. Organisaatiorajat ylittävä tiedonvaihto ja organisaation eri järjestelmien välinen tiedonvaihto pakottaa kansallisesti yksilöivien tunnusten käyttöön. Toisaalta Euroopan alueella lisääntyvä väestön liikkuminen ja yhteistyö ohjaa sosiaalihuollossakin globaalisti yksilöivien tunnisteiden käyttöön. Stakesin (nykyinen Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)) julkaisema opas (Stakes 2007) sisältää periaatteita ISO OID -yksilöintimenettelyn toteuttamisesta sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisissä järjestelmissä. Opas pohjautuu 2004 julkaistun OID-soveltamisohjeen "ISO OIDtunnuksen käyttö sosiaali- ja terveydenhuollossa versio 1.0" pilottikäytön kokemuksiin ja JHS suositukseen (JUHTA 2006, JUHTA 2006b, JUHTA 2006c). JHS 159 -suosituksen uusin versio (JUHTA 2010) on julkaistu Tämä selvitys on päivitetty vastaamaan uusinta JHS suositusta. SFS 5971 on ISO OID yksilöintitunnuksia käsittelevä standardiluonnos. Se on kuvaus yksilöintitunnusten kansallisen käytön yleisistä periaatteista ja vaatimuksista (SFS 2009). Sosiaalihuollon teknisessä asiakirjamäärittelyssä hyödynnetään yksilöintiin liittyen SFS-OID - standardia ja JHS 159 -suositusta, jonka mukaan henkilö- ja y-tunnukset on generoitu OIDtunnisteiksi. (Huttunen ym. 2009) 1.1 Sisältö JHS 159 -suositus kuvaa periaatteita ja eri toimialoilla päteviä yksilöintitunnuksiin liittyviä asioita. Tämä selvitys täydentää suositusta sosiaalihuollon näkökulmasta kuvaten sosiaalihuollon yksilöintitarpeet ja muutokset, joita julkishallinnossa ja terveydenhuollossa oleviin yksilöintikäytäntöihin tarvitaan. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tekniset määritykset -dokumentissa yksilöintiä käsitellään teknisellä tasolla eli SosXML-määrityksen kannalta. (Huttunen ym. 2009) Luvussa 2 kuvataan sosiaalihuollon tarpeita tunnistukselle järjestelmissä ja organisaatioissa sekä kuvataan koodistojen yksilöintiä ja versiointia. Luvussa 3 kuvataan jatkotyötä. 3

4 2 Tunnistamisen tarpeet sosiaalihuollossa Sosiaalihuollon tietoteknologian kehitystyön myötä on todettu tarve erilaisten asioiden yksilöintiin. Aivan kuten terveydenhuollossa, yksilöintitarpeet sosiaalihuollossa eivät rajoitu vain asiakirjojen sisältämiin tietoihin, vaan yksikäsitteistä tunnistetta tarvitaan monissa muissakin kohteissa, kuten organisaatioiden ja henkilöiden yksilöinnissä. Tällä hetkellä on tunnistettu muun muassa seuraavat yksilöitävät kohteet: henkilöt asiakasasiakirjat asiakasasiakirjojen liitteet palveluyksiköt palvelukokonaisuudet asiat koodistot Tärkeimpänä yksilöitävänä asiana ovat henkilöt, joita voivat olla sosiaalihuollon asiakkaat sekä sosiaalihuollon ammatilliset henkilöt. Asiakkaan yksilöivänä tunnisteena toimii henkilötunnus, josta voidaan tarvittaessa muodostaa OID-muotoinen tunniste. Sosiaalihuollon ammattilaiset voitaisiin yksilöidä kuten terveydenhuollon ammattilaisetkin. Terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) pykälässä 22 a määrätään yksilöintitunnuksista seuraavaa: Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto antaa lääkärille ja hammaslääkärille sekä valtioneuvoston asetuksessa säädetyt opinnot suorittaneelle lääketieteen tai hammaslääketieteen opiskelijalle yksilöintitunnuksen, jota tämän tulee käyttää laatiessaan lääkemääräyksiä sekä muita Kansaneläkelaitoksen toimeenpanemiin etuuksiin liittyviä asiakirjoja. Yksilöintitunnus on numeroista ja tarkistusmerkeistä muodostettu tietojoukko, joka ei sisällä henkilöön liittyviä tunnistetietoja. Asiakasasiakirjojen yksilöinti on perusvaatimus. Tiettyyn asiakirjaan on pystyttävä viittaamaan yksiselitteisesti. Asiakasasiakirjoista on viittaukset liitteisiin. Asiakasasiakirjoista liitteisiin viittaaminen tapahtuu liitteelle annetun yksilöintitunnisteen avulla. Erityistapauksena voidaan nostaa esiin ostopalvelun myötä syntyvät asiakirjat. Ostopalvelusopimuksen perusteella palveluntuottajan toiminnassa syntyvät asiakasasiakirjat kuuluvat palvelun ostajan (palvelunjärjestäjän) rekisteriin. Koska OID-tunnisteet eivät sisällä suoraan tulkittavissa olevaa semantiikkaa, on yksilöinnin kannalta sama, saavatko asiakasasiakirjat yksilöintitunnisteen palveluntuottajan tai palveluntarjoajan yksilöintihierarkian perusteella. Muodostuvien tunnisteiden on joka tapauksessa oltava yksilöiviä, myös muiden sosiaalihuollon piirissä toimivien organisaatioiden luomien asiakasasiakirjojen tunnisteisiin verrattuna. (JUHTA 2010) Palveluyksikön tunnistetta käytetään sekä asiakasasiakirjojen kuvailutiedoissa että sähköisen arkiston kanssa toimittaessa. 4

5 Asian ja palvelukokonaisuuden tunnisteet ovat keskeisiä asiankäsittelyprosessiin liittyvien asiakirjojen toisiinsa liittämisessä ja tietojen nopeassa löytämisessä. Näitä tunnuksia on mahdollista välittää eri tavoin palveluprosessissa. Tunnuksia on mahdollista saada käyttöön myös arkistohakujen perusteella. [ ] palvelun järjestäjien ja tuottajien yksilöintitunnuksia käytetään myös muodostettaessa asiakirjojen, asioiden sekä palvelukokonaisuuksien yksilöintitunnuksia, (Suhonen ym. 2009, s. 148) Asiakirjojen semantiikan yhtenäistämiseksi koodistot täytyy yksilöidä. Koodistot sijaitsevat koodistopalvelussa (Koodistopalvelu 2010). Muun muassa koodiston eri versiot voidaan erottaa toisistaan yksilöintitunnuksen avulla. Yksilöintitunnuksen tulee olla yksinkertainen muodostaa ja vaivaton ylläpitää. Sen tulee myös kestää muutoksia, ja etenkin kuntien organisaatiokentällä tapahtuu muutoksia jatkuvasti. Tunnusten rakenteen on syytä olla sellainen, että niihin sisällytetään vain välttämättömät säännöt yksikäsitteisyyden varmistamiseksi. Tällä voidaan minimoida sääntöjen tulkintaan kuluva työmäärä ja vähentää sekaannusten vaaraa. On myös pyrittävä saavuttamaan mahdollisimman hyvä kestävyys muutosten varalta, eli minimoimaan tarve tunnusten rakennesääntöjen, tunnusgeneraattorin algoritmin tai lähtöarvojen muuttamiselle siitäkin huolimatta, että yksilöitävän kohteen ympäristö (organisaatiorakenteet) muuttuu. (JUHTA 2010) 2.1 Vaatimukset järjestelmille ja organisaatioille Sosiaalihuollon sähköisen arkiston määrittelyssä (Suhonen 2009) on tunnistettu kyky luoda ja käsitellä OID-muotoisia tunnisteita yhdeksi asiakastietojärjestelmien vaatimuksista. Vaatimuksen mukaan asiakastietojärjestelmän pitää pystyä luomaan OID-yksilöintitunnisteita eri käyttötarpeisiin, kuten esimerkiksi asiakasasiakirjoille ja niiden liitteille. Yksilöintitunnusten tulee olla sitä myös arkistotasolla. Eri organisaatioiden tuleekin kyetä luomaan sellaisia yksilöintitunnuksia ilman päällekkäisyyksiä muiden sosiaalihuollon asiakirjoja tuottavien organisaatioiden kanssa. OID-tunnistejärjestelmän hierarkisuuden myötä organisaation tulee kyetä tuottamaan omiin tarpeisiin OID-tunnisteita. Tunnisteita tarvitaan esimerkiksi organisaatioon kuuluvien palveluyksiköiden ja kokonaisuuksien yksilöimiseen. Sosiaalihuollon tarpeisiin tehtyä ohjeistusta tunnusten muodostamiselle ei vielä ole saatavilla, mutta voidaan olettaa, että perusperiaate on sama kuin terveydenhuollossa. 2.2 Koodistot ja OID-tunnukset Suomessa THL myöntää OID-yksilöintitunnukset koodistopalvelimelle hyväksyttäville toimialakohtaisille koodistoille. THL ylläpitää 537-solmun alla jaettavaa numeroavaruutta ja on vastuussa siitä, ettei kahdelle koodistolle muodosteta samaa yksilöintitunnusta. Yksilöintitunnuksissa käytettävillä numeroilla ei ole sisällöllistä merkitystä, ja myönnetty tunnus onkin aina periaatteessa seuraava vapaa numero. Koodistojen kehittäjät voivat myös pyytää etukäteen varaamaan jonkun tietyn numeroavaruuden valmisteilla olevien koodistojen käyttöön. Uudet koodistot viedään koodistopalvelimelle, ja niille annetaan versionumerot. Koodiston OID-yksilöintitunnuksen neljä viimeistä numeroa ilmaisevat sen käyttöönottovuoden. Koodistoon tehtävät päivitykset eivät yleensä aiheuta 5

6 tarvetta muuttaa versionumeroa, paitsi jos koodiston rakenne muuttuu tai tehdään erityisen runsaasti yksittäisten koodien muutoksia. Versionumero kertoo version hyväksymisvuoden, ei koodiston edellisen päivityksen ajankohtaa. (Hämäläinen ym. 2008) 6

7 3 Jatkotyö Sosiaalihuollossa ei ole tehty kansallista linjausta ISO OID-yksilöintijärjestelmän käytöstä. Perustuen terveydenhuollon päätökseen järjestelmän käytöstä sekä pitkälti samanlaisiin yksilöintitarpeisiin ISO OID -järjestelmän hyödyntäminen sosiaalihuollon yksilöintitarpeisiin olisi järkevää. Jatkokehitys tapahtuu yhteistyössä THL:n ja JHS-ryhmän kanssa. 7

8 4 Lähteet Huttunen Riikka, Hyppönen Konstantin, Martikainen Ilkka, Hotti Virpi, Nevalainen Jaana. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tekniset määritykset - Suunnitteluperiaatteet, nimeämiskäytännöt, yksilöinti ja näyttömuoto Saatavilla: e1107c6f0bd2/sosiaalihuollon+asiakasasiakirjojen+tekniset+m%c3%a4%c3%a4rityks et.pdf Hämäläinen Päivi, Koskue Sari, Lehtonen Jari, Ojala Matti, Palojoki Sari (toim.) Koodistopalvelun käsikirja, versio 0.2 (luonnos). Saatavilla: JUHTA JHS 159 ISO OID-yksilöintitunnuksen soveltaminen julkishallinnossa. Julkaistu Saatavilla: Koodistopalvelu THL:n ylläpitämä kansallinen koodistopalvelu Saatavilla: SFS 5971 ISO OID yksilöintitunnukset ( OID-generaattori: SFS Kansallinen standardiluonnos: SFS 5971 ISO OID -yksilöintitunnukset. Viitattu Saatavilla: Stakes ISO OID-yksilöintitunnuksen käytön kansalliset periaatteet sosiaali- ja terveysalalla. Versio 1.0, julkaistu Saatavilla: 0C27D82E4937/9180/OIDopasversio pdf Suhonen ym Suhonen Marko, Laaksonen Maarit, Paakkanen Esa, Mykkänen Juha, Luostarinen Heli, Taskinen Teppo, Lehmuskoski Antero, Viinikainen Heli. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi - Vaatimukset ja toiminnallinen määrittely versio Saatavilla: 044b82cb1634/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjojen+s%c3%a4hk%c3%b6inen+arkistointi +-+vaatimukset+ja+toiminnallinen+m%c3%a4%c3%a4rittely+v2.0.pdf 8