Asianhallinnan viitearkkitehtuuri

Transkriptio

1 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Kurttu-seminaari Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy

2 Sisältö Projekti taustaa Kokonaiskuva Lopputulokset ja hyödyt Tilanne 2 [pvm Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma

3 Projekti taustaa ja aikataulu Copyright Kuntien Tiera Oy 3

4 Projektin asetus ja tavoite Kurttu-seminaareissa on tunnistettu seuraavat kuntasektorin yhteiset viitearkkitehtuurit. Ympyröitynä tämän projektin tavoitteet 4

5 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tavoitteet vaiheessa 1 Projektin tavoitteena on määritellä ja kuvata asian- ja siihen liittyvän tiedonhallinnan viitearkkitehtuuri. Tässä yhteydessä tiedonhallintaa tarkastellaan vain asianhallinnan näkökulmasta. Viitearkkitehtuurissa käsitellään seuraavia kokonaisuuksia:» Tunnistetaan ja kuvataan asianhallinnan ja siihen liittyvän tiedonhallinnan kokonaisuuteen liittyvät käsitteet ja niiden väliset suhteet. Tässä yhteydessä tunnistetaan tarvittavat metatiedot liittyen operatiivisiin tietojärjestelmiin.» Tunnistetaan asianhallinnan viitearkkitehtuuriin liittyvät keskeiset arkkitehtuuriperiaatteet» Tunnistetaan yleiset asianhallintaan ja siihen liittyvään tiedonhallintaan liittyvät sidosarkkitehtuurit kuntasektorin näkökulmasta» Kuvataan asianhallinnan ja siihen liittyvän tiedonhallinnan prosessit yleisellä ja yhtenäisellä tavalla.» Kuvataan asianhallinnan prosessi osana operatiivisen toiminnan prosessia esimerkkien avulla.» Kuvataan asianhallintaan liittyvät roolit 5

6 Viitearkkitehtuurin aikataulu ja työskentelytapa Projektin aloitustilaisuus Asiantuntijaryhmien työskentely sovitusti, kuntien edustajat mukana työstämässä viitearkkitehtuuria 6

7 Projektiorganisaatio Projektin ohjausryhmä Tommi Oikarinen VM Tommi Karttaavi Kuntaliitto, Virpi Mäkinen, Vantaa Matti Valli Pori, Seija Romo Pieksämäki, Mari Siimar Turku Jaana Siitari, Tiera/ Heini Holopainen Tiera Projektipäällikkö Heini Holopainen, Kuntien Tiera Projektiryhmä: Arkkitehti Kuntien edustajat Seija Romo, Pieksämäki, Tommi Tikkanen Pieksämäki, Ulla Tanskanen, Espoo, Outi Johansson, Kaija Laurila, Pori Henna Lempiäinen, Lauri Kilkku Pori, Maija Pelkonen Vantaa, Sari Pursiainen, Juha Malmivirta Turku, Katja Klemola Tampere Maaret Botska Kuntaliitto Heini Holopainen, Tiera Kea Kangas-Lång, Tiera Janne Ollenberg, Tiera Kristiina Häyrinen, Tiera 7

8 Kokonaiskuva Copyright Kuntien Tiera Oy 8

9 Tiedon hallinta Rajaus Viitearkkitehtuuriin TIEDON OHJAUS PROSESSIN OHJAUS Avoimen tiedon hallinta Tiedon hallinta Metatiedon hallinta Master Datan hallinta Operatiivisen tiedon hallinta Loppu tulos Palveluprosessi Palvelu suorite ASIAKAS Palveluiden saatavuus Palveluiden laatu Palveluiden löydettävyys 9

10 Tiedonhallinnan prosessi Tietotarpeiden määrittely Tiedon hankinta/ saatavuus/ (syntyminen) Tietoja tarkastellaan käyttötarpeen mukaan - Mihin tietoa tarvitaan:» Johtamiseen» Kehittämiseen» Palvelutoimintaan» Toiminnan sopeuttaminen/ muutokset toiminnassa Tiedon organisointi Jatkuva ja varastointi prosessi, Kuvataan yleisellä Tietämyksen käsitteellisellä tasolla lisääntyminen tietotarpeen määrittelyn, tiedon hankinnan/syntymisen, tiedonorganisoinnin, Tiedon jakelu julkaisun ja käytön näkökulmista Tiedon käyttö Peilataan asianhallinnan prosessi vasten 10

11 Tiedon luokittelu ja jäsentäminen Ref. Tieto Johtaminen; Tampereen teknillinen yliopisto): Viitearkkitehtuurissa tarkastellaan Eksplisiittistä tietoa, joka on siirrettävissä ja saatavissa kaikkien sitä tarvitsevien käyttöön järjestelmien välityksellä. 11

12 Riippuvuudet Tiedonhallintaa tarkastellaan tässä viitearkkitehtuurissa asianhallinnan näkökulmasta. 12

13 Lopputulokset ja hyödyt Copyright Kuntien Tiera Oy 13

14 Projektin tavoitteet, tuotokset ja hyödyt Projektin tavoitteet Projektin tuotokset Hyötyjen mahdollistajat Saavutettavat hyödyt Yhdenmukaistaa toimintaa asianhallinnan alueella Varmistaa yhteentoimivuus Ottaa huomioon sähköisten palvelujen kehittäminen Kuvata yhdenmukaiset malliprosessit Yhdenmukaistaa käsitteet Kuvata asianhallintaan liittyvät tietomääritykset yhtenäisellä tavalla Tukea toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista tiedonhallinnan keinoin Varmistaa viitearkkitehtuurin vaikuttavuus Viitearkkitehtuurin Arkkitehtuurikuvaukset Arkkitehtuurilinjaukset ja periaatteet Kuntalainen Prosessiintegraatiomallit Prosessikuvaukset Käsitteet, käsitteiden väliset yhteydet ja tietomääritykset Asianhallintaan liittyvät roolit Asianhallinnan prosessi osana operatiivisia prosesseja esimerkit Viitearkkitehtuurin viestinnän tuki ja suunnittelu Asian metadata Päivitysehdotus Asia Master Data laatimiseksi Viitearkkitehtuurin hyödyntäminen kunnissa Yhtenäinen toimintatapa ja toiminnan muutos, vastuiden selkiytyminen Käsitteistön ja tietojen yhtenäistäminen ja yhteiskäyttö Yhteinen malli ja viitekehys Yhteiset metadata määritykset TOS:n pohjaksi Master Data määritys Asiakaspalvelu paranee, käsittelyn eteneminen on tiedossa Työn tuottavuus ja mielekkyys paranee. yhteinen prosessi Asian- ja tiedonhallinta helpottuu ja nopeutuu Toiminta ja toiminnan kehittäminen tehostuu Kuntien käsitteistön yhtenäistyminen, vertailtavuus Tiedolla johtaminen tehostuu Seudullinen ja kuntien välinen yhteistyö helpottuu Yhteisten järjestelmien kehitys ja käyttöönotto helpottuu Kuntien välinen vertailu helpottuu Yhteentoimivuuden parantuminen Yhteisten sähköisten palvelujen ja tietovarantojen hyödyntäminen Kansallisten palveluiden kehittäminen helpottuu, päällekkäisen kehittämisen väheneminen Työntekijä Kunta Seutu / kuntayhtymä Kansallinen näkökulma 14

15 Riippuvuudet ja sidosprojektit Ohje / projekti Kontaktihenkilö Miten huomioidaan Kuntasektorin MDMviitearkkitehtuuri Kuntasektorin käyttövaltuushallinnan viitearkkitehtuuri Kuntasektori KAvastaava Tommi Karttaavi, Kuntaliitto, Kea Kangas- Lång,Kuntien Tiera Kuntasektori KAvastaava Tommi Karttaavi, Kuntaliitto, Janne Ollenberg, Kuntien Tiera Master datan suunnittelu ja hallinta, MDM-viitearkkitehtuurin huomioiminen Käyttövaltuuksien suunnittelu ja hallinta, KVH- Viitearkkitehtuuri huomioidaan projektissa Kuntatieto-ohjelma Tommi Oikarinen Kuntatieto-ohjelman asettamia tavoitteita ja tuotoksia hyödynnetään projektissa. Projektin tuottamaa arkkitehtuuria hyödynnetään Kuntatietoohjelman toteutuksessa Perustietovarantojen arkkitehtuurin kehittäminen eams Anne Kauhanen- Simanainen Arkistolaitos, Mikko Eräkaski, Perustietovarannot JHS- hanke "eams- rakenne ja xml-skeema, sen vaikutus, Sähke 3, Palautepyyntö - käynnissä Alueelliset ja paikalliset projektit ja kehitystyö 15 Kuntien edustajat ja asiantuntijat Kunnissa tehdyn kehitystyön tuloksia hyödynnetään projektissa ja viitearkkitehtuuria hyödynnetään kuntien kehittämistyössä

16 Riippuvuudet ja sidosprojektit Ohje / projekti Kontaktihenkilö Miten huomioidaan JHS-hanke: Julkisen hallinnon tuki- ja ylläpitotehtävien eams JHS 176-hanke: Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. JHS-hanke: Kuntien palveluluokitus Arkistolain uudistamishanke Julkishallinnon metatietopalvelu JHS-hankkeen projektipäällikkö Mikko Eräkaski? JHS-hankkeen projektipäällikkö JHS-hankkeen projektipäällikkö Hankkeen projektipäällikkö Tommi Oikarinen Projektissa huomioidaan suosituksen asettamat vaatimukset. Projekti seuraa suositusten valmistelua ja osallistuu kommentointiin (mahdollisuuksien mukaan). Projektissa huomioidaan, jos aikataulullisesti on mahdollista ottaa päivitettävän suosituksen asettamat vaatimukset. Projekti seuraa suositusten valmistelua ja osallistuu kommentointiin. Uudistuu Projektissa huomioidaan suosituksen asettamat vaatimukset. Projekti seuraa suositusten valmistelua ja osallistuu kommentointiin. Arkistolain uudistamishankkeen käynnistyminen syksyn 2013 aikana. Otetaan huomioon (aikataulullisten) mahdollisuuksien mukaan hankkeen vaikutukset viitearkkitehtuuriin Kartoitetaan tilanne tämän osalta 16

17 Tilanne Copyright Kuntien Tiera Oy 17

18 Vaihe I: Työpajat ja asiantuntijakokoukset Syksy 2013 Työpaja 1: pe klo 9-12» Tehtävien täsmennys, riskien tunnistaminen, viitearkkitehtuurin periaatteet ja linjaukset, sidosarkkitehtuurien tunnistaminen Työpaja 2: ma klo 9-12» Sidosarkkitehtuurit, olemassa olevien mallien huomioiminen, asianhallinnan prosessien tunnistaminen ja kuvaaminen.» Tiedonhallinnan geneeriset tavoitetilan prosessit ja käytännöt tiedon ohjaamiselle, hyödyntämiselle, tiedon jakelulle ja raportoinnille, tiedon jalostamiselle sekä tiedon tuottamiselle. Työpaja/asiantuntijakokous 3: ke klo 9-12» Projektin tarkempi rajaus» Asianhallinnan prosessien kuvaaminen, roolit Työpaja 4: ke klo 9-12» Asianhallinnan prosessien läpikäynti, roolit, tietovirrat» = > Prosessien katselmointi kuntaorganisaatiossa» Alustavan tietomallin läpikäynti, eams- rakennekuvauksiin peilaten 18

19 Vaihe I: Työpajat ja asiantuntijakokoukset Syksy 2013 Työpaja 5 ma klo 9-12» Prosessit, Prosessi-integraatiomallit» Käsitteet, käsitteiden väliset suhteet» Case esimerkkien läpikäynti Työpaja 6 pe klo 9-12» Tietomallit, Case esimerkkien läpikäynti» Käsitteiden katselmointi (sisäinen) Työpaja 7/asiantuntijakokous Aika auki - joulukuu» Tarkennukset» Viimeistely» Katselmoinnin valmistelu Lisäksi työpajojen välissä asiantuntijakokouksia muiden asiantuntijoiden ja sidostoimijoiden kanssa sekä välikatselmoinnit kuntien sisäisten asiantuntijaryhmien kanssa. 19

20 Projektin toimintatapa Projektissa hyödynnetään kuntien asiantuntijoiden osaamista konkreettiseen työhön (käytännön kokemus, organisaatioissa oleva toimintamalli ko. kohdealueen suhteen ym.) Osallistuvat kunnat ovat pitäneet sisäisiä kokouksia lopputulosten työstämiseksi Työpajat on pidetty Lync- etäkokouksina, paikalle Ruoholahteen saa tulla Asiantuntijakokoukset pidetään Lync-/videokokouksina Tuotokset dokumentoidaan QPR-mallinnustyövälineellä sekä Word-, Excel- ja PowerPoint-muodossa Dokumentit siirretään Kuntaliiton SharePoint (Eksaitti) ryhmätyötilaan 20

21 Kiitos Copyright Kuntien Tiera Oy 21