Tarjouspyyntö. Hankintailmoitus on julkaistu sähköisessä Hilma-kanavassa

Transkriptio

1 1 Kirkkonummen kunta Palvelutuotanto / Siivouspalvelut PL Kirkkonummi Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö puhdistuspalveluista Kirkkonummen kunnan palvelutuotanto pyytää tarjoustanne alueiden 1-3 puhdistuspalvelujen tuottamisesta ajalla Tarjoukset tulee tehdä suomenkielellä alueittain erikseen. Sopimusaikana voi tulla muutoksia toimipaikkojen määrissä kunnan palvelutarjonnan ja toimipaikkojen muutosten takia. Muutoksista ilmoitetaan toimittajalle heti, kun muutokset ovat siivouspalvelujen tiedossa. Hankintailmoitus on julkaistu sähköisessä Hilma-kanavassa Hankinnan kohteet 1.1 Siivouspalvelun alue 1 a ja b Tarjouskilpailu koskee Kirkkonummen kunnan tilahallinnon ylläpito- ja perussiivouspalvelua alueella 1 a ja b. Siivouskohteet toimipaikoittain ilmenee siivouspalvelun liitteessä Siivouspalvelun alue 2 a ja b Tarjouskilpailu koskee Kirkkonummen kunnan tilahallinnon ylläpito- ja perussiivouspalvelua alueella 1 a ja b. Siivouskohteet toimipaikoittain ilmenee siivouspalvelun liitteessä Siivouspalvelun alue 3 a ja b Tarjouskilpailu koskee Kirkkonummen kunnan tilahallinnon ylläpito- ja perussiivouspalvelua alueella 1 a ja b. Siivouskohteet toimipaikoittain ilmenee siivouspalvelun liitteessä 1. Toimintojen tarkempi kuvaus ja siivouspalvelutasot on ilmoitettu liitteessä 2.

2 2 Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön ja sen liitteiden sisällön mukaista ja tarjoukseen on liitettävä pyydetyt todistukset, selvitykset ja kuvaukset. Tarjoukseen pyydetään liittämään suosituskirje kolmelta asiakkaalta jotka voivat suositella palvelua. Palvelukuvauksissa on selvitetty kunkin tukipalvelun tasovaatimukset, jotka ohjaavat palveluntuottajaa tarjouspyynnössä kuvatun puhtaustason tuottamisessa ja ylläpitämisessä. Palveluntuottajan edellytetään sitoutuvan esitettyihin puhtaustasovaatimuksiin. 2. Sopimuksen kesto Sopimus on määräaikainen ja voimassa ajanjaksolle Lisäksi tilaaja varaa itselleen mahdollisuuden jatkaa sopimusta yhdellä optiovuodella ajalle Option käytöstä sovitaan erikseen ennen sopimuskauden päättymistä. 3. Hankintamuoto Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. 4. Hankintamenettely 4.1 Tarjousten käsittely on kaksivaiheinen ja tarjoajaa pyydetään toimittamaan hintatarjouslomakkeet erillisessä kuoressa. Tarjousten avaustilaisuus on suljettu. 4.2 Tarjoajien kelpoisuusehtojen arviointi (liite 3) Hankintayksikkö tarkistaa tarjoajien kelpoisuusehdot liitteistä ilmenevällä tavalla. 4.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Hankintayksikkö tarkistaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja todistusten oikeellisuuden. Mikäli tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen tai kelpoisuusehdot eivät täyty, tarjous hylätään. Myöhästyneenä saapuneet tarjoukset palautetaan avaamattomina. Puhdistuspalvelujen osalta tilaajalle on mitoituksen ja kokemuksen myötä muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun tason ylläpitäminen vaatii. Kohteen vähimmäistuntimäärä on ilmoitettu tarjouslomakkeessa.

3 3 4.4 Tarjousten vertailu Kelpoisuusehdot täyttävien tarjoajien joukosta valitaan hinnaltaan halvin tarjous ryhmittäin ylläpitosiivouksen hinnan perusteella. Ylläpitosiivouksen hintaan tulee sisältyä siivoustyönohjaajan ja vastaavan esimiehen kustannukset, eikä niitä voi laskuttaa erikseen. Palvelun tuottajan velvollisuus on näyttää toteen, että tarjouksessa ilmoitetut tuntimäärät toteutuvat. Seurantajaksosta sovitaan erikseen. Elleivät sovitut tunnit toteudu, palvelun tuottaja hyvittää käyttämättä jääneet tunnit. Tarjoajalla on oltava laatujärjestelmä, josta on toimitettava prosessikuvaus oman valvonnan, reklamaatioitten dokumentoinnin ja käsittelyn, muun dokumentoinnin ja raportoinnin osalta. Palvelun tuottajan velvollisuus on sitoutua tarjouspyynnössä henkilökunnalta vaadittuun koulutus- ja kokemustasoon. Seurantakaudet ovat töiden käynnistyessä ja sen jälkeen puolivuosittain ja henkilöstön vaihtuessa. 5. Alihankkijoiden käyttö Palvelun tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin varsinaista palvelujentuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan ja alihankkijoiden työn tulee olla tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista. 6. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Puhdistuspalvelun hinta tulee ilmoittaa ylläpitosiivous/kk/kohde ja peruspesun hinta/m2/kohde (siivouspalvelun liite 1). Työohjeiden ulkopuolella olevat perussiivoukset tehdään eri tilauksesta. Tarjoushintojen tulee olla voimassa saakka. Hinnat esitetään yksikköhintoina ilman arvonlisäveroa. Tuottajan täytyy yksilöidä kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutosta esitettäessä. Kustannustason yleiseen nousuun vetoamista ei voida pitää hyväksyttävänä syynä hintojen korotukselle. Mikäli arvonlisäverossa tai muissa viranomaismaksuissa tai ohjeistuksissa tapahtuu muutoksia, on tuottajalla oikeus niiden kustannusvaikutusta vastaaviin hintojen tarkistuksiin. 7. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta.

4 4 Maksuehto on 21 päivää netto laskun päiväyksestä laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskut lähetetään osoitteella: Kirkkonummen kunta Laskut / Tyk 7119 PL Helsinki Työ suoritetaan tarjoajan aineilla, koneilla ja välineillä ja tarjoajan työnjohdon valvonnassa. Perussiivouksen osalta lasku voidaan lähettää ja maksaa vasta, kun palvelu on vastaanotettu ja hyväksytty. Koulujen syys-, joulu-, hiihto- ja kesälomien ajalta sopimussiivous keskeytetään, jolloin palvelumaksua ei laskuteta. Hyvitys päivää kohden lasketaan jakamalla kuukausiveloitushinta kunkin kuukauden työpäivien lukumäärällä. Päiväkotien ollessa kesällä suljettuna ei palvelumaksua suoriteta, hyvitys maksetaan samoin perustein kuin koulujen osalta. Palvelun tuottaja hankkii tiedot päiväkotien sulkemisajankohdista. 8. Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous on toimitettava klo mennessä osoitteeseen: Kirkkonummen kunta / yhdyskuntatekniikan kirjaamo Ervastintie 2 PL Kirkkonummi tai sähköpostiosoitteeseen: yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi. Merkitse kuoreen/sähköpostiin tunnus "Tarjous puhdistuspalveluista". Huomioitava, että hintakuoret tulee toimittaa erikseen. Suljettu hintakuori tulee toimittaa yhdessä muiden tarjousasiakirjojen kanssa kuntaan. Kuoren päälle merkintä hintakuori. Jos lähetätte tarjouksen sähköpostilla, lähettäkää hintalomake erikseen ja merkitkää otsikoksi lähettäjän nimi ja teksti: tarjoushinnat ja puhdistuspalveluista. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. Kohteiden esittely Tarjoajien edellytetään tutustuvan kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä. Kohteiden näyttöajat pe ja pe alkavat kello Tarjoaja sopii siivouspäällikön kanssa päivästä, jona haluaa käydä tutustumassa kohteessa/kohteissa.

5 5 Tarjousten voimassaolo, julkisuus, tarjoajan yhteystiedot Tarjousten tulee olla voimassa saakka. Tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön yhteystiedot ja tämän varahenkilön puhelin-, gsm-puhelinnumero ja sähköpostiosoite tulee mainita tarjouksessa. Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan perusteluineen erillisellä liitteellä, huomioiden, että hinta ei ole liikesalaisuus. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuudesta. 10. Sopimus ja sopimusehdot Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Sopimus on voimassa Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Sopimusta ei kumpikaan osapuoli saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista lupaa. Hintojen tulee olla voimassa saakka. Palveluntuottajalla tulee olla omaisuus-, vastuu-, keskeytys- ja oikeusturvavakuutus. Tilaajalla tulee olla mahdollisuus tarkastaa työsuunnitelma. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja ostopalvelusopimuksessa on ristiriitaisia tietoja, asiakirjan noudattamisjärjestys on seuraava; ostopalvelusopimus, tarjouspyyntö ja tarjous. 11. Sopimuksen irtisanominen Jos jompikumpi haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 12. Lisätiedot Lisätietoja antaa siivouspäällikkö Nina Sandström-Laji,

6 6 Tarjouksen liitteet saa pyydettäessä sähköisesti sähköpostilla osoitteesta: otsikolla asiakirjapyyntö siivouspalvelut. Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan klo 14 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: otsikolla kysymys siivouspalvelukilpailutuksesta. Vastaukset julkaistaan kunnan internet sivuilla viimeistään Kirkkonummella Nina Sandström-Laji siivouspäällikkö Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Lomakepohja, johon tarjoaja ilmoittaa palvelun hinnan Tilattavan siivouspalvelun taso ja kuvaus Tarjoajan kelpoisuusehdot sekä kuvaus siitä miten ne osoitetaan Tarjoukseen liitettävät, tilaajavastuulain mukaiset todistukset