HELSINGIN SEUDUN LIIKENTEEN MARKKINOINTIVIESTINNÄN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS VUOSINA SEKÄ OPTIO VUOSILLE 2019 JA 2020

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(7) HELSINGIN SEUDUN LIIKENTEEN MARKKINOINTIVIESTINNÄN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS VUOSINA SEKÄ OPTIO VUOSILLE 2019 JA 2020 Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (y-tunnus ) pyytää tarjoustanne HSL:n markkinointiviestinnän suunnittelusta ja toteutuksesta vuosina sekä optiona vuosille 2019 ja HSL:n markkinointiviestinnän tavoitteena on joukkoliikenteen käyttäjämäärien kasvattaminen sekä kävelyn ja pyöräilyn edistäminen. Vuodet 2017 ja 2018 ovat markkinointitoimenpiteiden kannalta merkittäviä. Länsimetron käyttöönotto alkuvuodesta 2017, matkakorttien vaihto keväällä 2017 ja uusi vyöhykepohjainen lippujärjestelmä sekä mahdolliset uudet jäsenkunnat 2018 tuovat huomattavia muutoksia ja vaativat panostusta markkinointiin sekä matkustajainformaatioon. HSL toteuttaa vuosittain yhden pitkäkestoisen imagokampanjan ja 4 5 myyntikampanjaa. HUOM! Hankinnassa käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouksen voivat jättää vain ne tarjoajat, jotka ovat lähettäneet osallistumishakemuksen ja jotka hankintayksikkö on osallistumishakemuksen perusteella valinnut mukaan tarjouskilpailuun. 1) Hankinnan kohteet HSL hakee mainostoimistoa HSL:n markkinointikampanjoiden ja niihin liittyvien materiaalien suunnitteluun ja toteutukseen. Etsimme kumppania, joka pystyy toteuttamaan kanssamme pitkäjänteistä, strategisista tavoitteistamme lähtevää viestintää. Odotamme toimistolta luovuutta, tuloksellisuutta ja monipuolista suunnitteluosaamista. Yhteistyön aluksi tehtävänä on HSL-brändin kirkastaminen ja markkinointistrategian päivittäminen. HSL:n käytössä olevat designresurssit - visuaalinen ilme Kokoro&Moi - valokuvakonsepti ja valokuvat Kuvaamo, Lauri Eriksson - palvelumuotoilutoimisto Lisätietoja HSL:stä: sekä /tyyliopas Tarjouspyynnön liitteenä HSL:n viestintäsuunnitelma. 2) Hankintailmoitus Hankintailmoitus, joka sisältää pyynnön lähettää osallistumishakemuksen, on lähetetty julkaistavaksi julkisten hankintojen sähköiseen ilmoituskanavaan HILMA:an

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(7) 3) Hankintamenettely 4) Hankintayksikkö 5) Tarjouksen sisältö Hankinnassa käytetään rajoitettua hankintamenettelyä. Tarjouksen voivat jättää ne tarjoajat, jotka ovat lähettäneet osallistumishakemuksen ja jotka hankintayksikkö on osallistumishakemuksen perusteella valinnut mukaan tarjouskilpailuun. HSL soveltaa toiminnassaan erityisalojen hankintalakia (349/2007). Hankinta ylittää erityisalojen hankintalain 12 :n mukaisen kynnysarvon. Hankintapäätöksen asiassa tekee Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä, joka on myös hankinnan tilaaja. Tarjoukseen tulee sisällyttää toisaalla tarjouspyynnössä vaadittujen tietojen lisäksi: 6) Tarjoushinnan ilmoittaminen 1. Tarjoajan näkemys siitä miten HSL:n mainontaa tulisi kehittää sopimuskauden aikana. Kehitysajatusten konkretisoimiseksi tarjoajan tulee tehdä ehdotus Länsimetron lanseerauskampanjan konseptista, brief liitteenä (liite 3). 2. Tarjoukseen liittyy suullinen presentaatio, josta sovitaan erikseen kunkin tarjoajan kanssa. Mainostoimiston HSL:lle nimeämällä tiimillä on 45 minuuttia aikaa esitellä näkemyksensä, miten HSL:n mainontaa tulisi kehittää sopimuskauden aikana. Osana esitystä pyydetään käymään läpi myös suunnittelu- ja yhteistyöprosessit. Presentaatiomateriaali jää HSL:lle käytettäväksi arviointiin. Huom! Mainostoimiston nimeämän tiimin tulee lähtökohtaisesti olla HSL:n käytössä sopimuskauden aikana. Mainostoimisto ei voi vaihtaa tiimin kokoonpanoa ilman perusteltua syytä. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Tarjous ei saa poiketa tarjouspyynnön ehdoista ja sen tulee sisältää tarjousten arviointiin tarvittavat tiedot. Tarjous, joka ei täytä asetettuja ehdottomia vaatimuksia, hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjouksessa on ilmoitettava tuntihinnat seuraaville töille: - projektinjohto ja strateginen suunnittelu - perussuunnittelu, AD ja copy - tuotanto (esim. ilmoituksen tai julisteen versioiminen eri kokoihin) - yhteyshinta Hinnat ilmoitetaan euroina ilman arvonlisäveroa (arvonlisäveron määrän tulee ilmetä tarjouksesta). Tarjoushinnan tulee olla kiinteä asti. Toimittaja, jonka kanssa hankintayksikkö on tehnyt tätä hankintaa koskevan erillisen sopimuksen, voi esittää hintoja tarkistettavaksi kerran vuodessa

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(7) sopimuksen kohteena olevien töiden yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Ensimmäinen hinnanmuutos voidaan tehdä aikaisintaan alkaen. Toimittajan on ilmoitettava hinnanmuutoksesta vähintään 2 kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannuksen kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään siitä hetkestä lähtien, kun hinnanmuutos tulee voimaan. 7) Alihankinta Alihankkijoiden käyttö on sallittua, mutta käyttö on hyväksytettävä tilaajalla etukäteen. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat, joita koskevat samat vähimmäisvaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi pyytää tarjoajaa esittämään alihankkijasta samat selvitykset ja todistukset, joita edellytetään tarjoajalta. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. 8) Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset Tarjoajien soveltuvuusvaatimukset on kuvattu hankintailmoituksessa, ja tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset vaatimusten täyttymisestä osallistumisilmoituksen liitteinä. HSL:llä on oikeus pyytää vastaavia selvityksiä hankintamenettelyn aikana ja voittaneelta tarjoajalta sopimuskauden aikana. 9) Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistaminen ja vertailu. 10) Tarjouksen vertailu- ja valintaperusteet Tarjousten käsittely suoritetaan kahdessa vaiheessa: 1. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 2. Tarjousten vertailu Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoukselle asetetut vaatimukset, vertaillaan käyttäen valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta tarjouspyynnön kohdan Tarjouksen vertailu- ja valintaperusteet mukaisesti. Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota HSL:n oma asiantuntijaraati arvioi seuraavien vertailuperusteiden perusteella: a) Hinta, painoarvo 40 %

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(7) Vertailtava hinta on tuntihintojen yhteenlaskettu summa ilman arvonlisäveroa. Halvin (X) saa 10 pistettä ja seuraavat (Y) suhteessa siihen Y = X/Y x 10 pistettä. b) HSL:n mainonnan kehitysajatukset ja Länsimetron kampanjakonsepti, painoarvo 40 % Arvioon vaikuttavat ehdotuksen luova idea ja se, kuinka hyvin ehdotus toteuttaa HSL:n viestintästrategian tavoitteita. HSL:n viestintästrategia on tarjouspyynnön liitteenä. c) Yhteistyöprosessit ja vuorovaikutustaidot, painoarvo 20 % Arvio perustuu mainostoimiston HSL:lle nimeämän tiimin suorittamaan 45 minuutin presentaatioon. HSL varaa itselleen perustellusta syystä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 11) Osatarjoukset Osatarjouksia ei sallita. 12) Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita. 13) Sopimuskausi Tarjouspyyntö koskee markkinointiviestinnän suunnittelua ja toteutusta vuosille Sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Molemmilla osapuolilla on oikeus kirjallisesti irtisanoa sopimus päättymään kolmen (3) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. 14) Optio Tilaajan päätöksellä sopimusta voidaan jatkaa vuosille 2019 ja 2020 vuosi kerrallaan. Päätökset optiovuosista tulee tehdä viimeistään ja Tarjous on annettava siten, että se kattaa optiovuodet. Tämän on käytävä ilmi tarjouksesta. 15) Laskutusehdot Maksuehto vähintään 14 päivää netto laskun saapumisesta tilaajalle, viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 16) Viivästyskorko Korkolain mukainen.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(7) 17) Viivästyssakko Jos toimitus viivästyy muun syyn kuin ylivoimaisen esteen tai HSL:n syyn vuoksi, perii tilaaja viivästyssakkoa, joka on 1 % kultakin alkavalta myöhästymisviikolta. Sakkoa peritään enintään 10 % ja se lasketaan viivästyneen tavaran hinnasta. 18) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. Tarjouksen voimassaoloajan tulee ilmetä tarjouksesta. 19) Hankintapäätös 20) Hankintasopimus HSL ratkaisee tarjouskilpailun mennessä ja siitä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankinnasta laaditaan kirjallinen sopimus, joka voidaan erityisalojen hankintalain 349/ :n mukaisesti tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. Hankinta sitoo tilaajaa vasta, kun sitä koskeva sopimus on allekirjoitettu. Hankintasopimus ei sisällä määrällistä ostovelvoitetta. Hankintasopimus laaditaan ja sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 21) Muut ehdot Tähän hankintaan sovelletaan JYSE 2014 PALVELUT ehtoja siltä osin, kuin tämän tarjouspyynnön tai sen liitteiden määräyksistä ei muuta johdu. 22) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava 23) Tarjouksen jättäminen Kaikki sopimuskaudella syntyneet tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet, mukaan lukien oikeus tehdä muutoksia aineistoon ja luovuttaa oikeudet edelleen, siirtyvät tilaajalle. 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen ja ennen tarjouksen jättämistä annetut kirjalliset lisäselvitykset 3. JYSE 2014 PALVELUT 4. Tarjous liitteineen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen HSL Helsingin seudun liikenne Kirjaamo PL HSL

6

7 TARJOUSPYYNTÖ 7(7) LIITTEET HSL:n viestintäsuunnitelma Länsimetrokampanjan brief TIEDOKSI HSL:n kirjaamo