SISÄLLYS. Sisällys...2

Transkriptio

1

2 Tietokoneen ajokortti 2 Excel 2003 SISÄLLYS Sisällys...2 Taulukkolaskenta... 4 Excel taulukkolaskentaohjelma... 5 Työkalurivit... 6 Valikot... 6 Taulukossa liikkuminen... 7 Työkirjan (tiedoston) tallentaminen... 8 Välitallennus... 8 Tallennus eri nimellä... 8 Tiedoston tallennusmuoto... 8 Tiedoston avaaminen... 9 Viimeksi käsitellyt tiedostot... 9 Tietojen syöttö... 9 Alueiden valinta... 9 Automaattinen laskenta Työskentelyn perusperiaatteita Saman sisällön syöttäminen useampaan soluun Syöttäminen solualueeseen Täyttökahva, aikasarjat, muut sarjat Automaattinen täydennys Solun sisällön muokkaus Solun sisällön tulkinta Toiminnon peruutus ja toisto Laskenta-arkin muotoilu Sarakkeiden ja rivien lisäys ja poisto Solujen tyhjennys Laskukaavat ja funktiot Kaavat Kaavan kopiointi Alueen kopiointi Viittaukset Solujen lisäyksen ja poiston vaikutus kaavoihin Solujen ja alueiden nimet Kaavojen ja funktioiden käyttö Kaavan kopiointi Kahden solun erotus Kaavojen virheilmoitukset Ohjattu funktion kirjoittaminen Suorat ja suhteelliset viittaukset Taulukon suojaus Etsi ja korvaa Muotoilut Tekstimuotoilut...22 Lukumuotoilut Laskentatarkkuus Erotinmuoto Lisää ja vähennä desimaaleja Valuutta Prosenttimuoto Omat lukumuotoilut Ehdollinen muotoilu... 25

3 Tietokoneen ajokortti 3 Excel 2003 Solun sisällön kohdistaminen Solujen tekstimuotoilut Tekstin jakaminen ja tasaaminen Solun ääriviivat, solujen kuvio ja väri Lisäyksiä laskenta-arkin päälle Taulukon lajittelu Työkirja ja laskenta-arkki Linkitys Kaaviot Upotettu kaavio Kaavion muokkaaminen ja muotoilu Kaaviotyökalurivi Tulostus Esikatselu Sivumäärittelyt...31 Ylä- ja alatunnisteet Tulostusalue Tulostus... 32

4 Tietokoneen ajokortti 4 Excel 2003 TAULUKKOLASKENTA Mikrotietokoneiden yksi käytetyimmistä ohjelmista on taulukkolaskenta. Taulukkolaskenta on tehokas työväline numeroiden käsittelyyn Ohjelmat soveltuvat jotakuinkin kaikkeen laskentaan, joka perinteisesti on hoidettu kynällä, paperilla ja laskukoneella. Tyypillisiä taulukkolaskennan käyttöalueita ovat ennakko- ja jälkilaskennat, budjetointi, investointilaskelmat, tuotannonsuunnittelu ja myynnin seuranta. Suurin käyttörajoitus on mielikuvituksen puute. Taulukkolaskentaohjelmia on markkinoilla useita. Taulukkolaskentaohjelmien periaate on sama kaikissa ohjelmissa. Eroja on niiden käyttöliittymissä, mutta kun osaa yhden Windowsympäristössä toimivan taulukkolaskentaohjelman, pääsee helposti alkuun toisellakin ohjelmalla. Ohjelmien syntaksissa, tavassa, jolla asiat ohjelmalle kerrotaan, on myös eroja, vaikka periaate sinänsä on sama. Tämä opas käsittelee Microsoftin tuottamaa Excel 2000 taulukkolaskentaohjelmaa, joka sisältyy Office 2003 ohjelmistoon. Tässä oppaassa käsitellään ohjelman suomenkielistä versiota. Ohjelma on tiedostomuotonsa puolesta yhteensopiva taaksepäin aina Excelin versioon 97 saakka. Ohjelmassa on uusia ominaisuuksia ja käyttöliittymässäkin on eroja, mutta tiedostomuoto sinänsä on sama, joten ohjelmat ovat yhteensopivia kumpaankin suuntaan sellaisenaan. Excel on monikäyttöohjelma, joka soveltuu myös kortistojen ylläpitoon ja yritysgrafiikan tekoon. Ohjelma pystyy käsittelemään myös muiden laskentaohjelmien taulukkoja ja toisaalta Excelistä voi tallettaa taulukoita muiden ohjelmien esitystapaa noudattaen, myös tietokantaohjelmien. Tekstinkäsittelyä ja tietoliikenneohjelmaa Exceliin ei sisälly, mutta se voi käyttää Windowsin yleisiä palveluita, joihin kuuluu sekä tekstinkäsittely (Wordpad) että tietoliikenne (Terminal). Microsoftin Word toimii hyvin Excelin kanssa, jopa niiden valikkorakenne on hyvin samanlainen. Myös muut Windows-sohjelmat toimivat kohtuullisen hyvin yhteen Excelin kanssa. Kun kyseessä on Microsoft Office-ohjelmat yhteensopivuus on todella hyvä. Opas on tarkoitettu käytettäväksi a- opetuksessa. Oletuksena on, että opiskelija hallitsee Windowsin peruskäytön. Siihen liittyviä asioita ei oppaassa yleensä käsitellä lainkaan tai niistä on vain lyhyt kuvaus, jos sitä on ohjelman kannalta pidetty tarpeellisena. Toivotan menestystä ja hauskoja hetkiä taulukkolaskennan parissa. Kalkussa Matti Vuorikoski

5 Tietokoneen ajokortti 5 Excel 2003 EXCEL TAULUKKOLASKENTAOHJELMA Excel käynnistetään kuten mikä hyvänsä Windows-ohjelma. Käynnistyksen jälkeen avautuva sovellusikkuna on normaali Windows-ikkuna, jota käsitellään kuten muitakin Windows-ikkunoita. Suurin osa Excelin sovellusikkunasta on työtilaa, jossa on yksi tai useampi työikkuna. Käynnistä-valikon yläosassa oleva Uusi Office-tiedosto komento (New Office Dokument) avaa valintaikkunan, josta voi valita eri Office-sovellusten mallitiedostoja. Uusi Excel-tiedosto aloitetaan Tyhjä työkirja kuvakkeen (Blank Workbook) kaksoisnapsautuksella. Excelin käynnistyessä työikkunaan avautuu oletusarvoisesti tyhjä tökirja. Ikkunan oikeassa reunassa on tehtäväruutu (Task Pane), jonka avulla voi toteuttaa useita toimintoja: voidaan avata uusi työkirja, kopioida tai siirtää tietoa, etsiä tökirjoja ja lisätä taulukkoon leikekuvia tai valokuvia. Ellei tehtäväruutu ole näkyvissä, se voidaan avata komennolla Näytä Tehtäväruutu (View Task Pane). Excel-tiedosto on työkirja, joka sisältää useita taulukoita. Ikkunan alareunan taulukonvalitsimia napsauttamalla pääsee siirtymään taulukosta toiseen. Tyhjässä työkirjassa on kolme laskentataulukkoa, joiden koko on riviä ja 256 saraketta. Yhdessä työkirjassa voi olla enintään 255 laskentataulukkoa. Taulukko jakautuu soluihin, joissa sarake merkitään kirjaimella ja rivi numerolla, esimerkiksi A1, B5 jne. Rivinumerot ovat työikkunan vasemmassa ja kirjaimet yläreunassa. Alueet ilmoitetaan nurkkasolujen koordinaatteina, esimerkiksi C3:E7.

6 Tietokoneen ajokortti 6 Excel 2003 Työkalurivit Valikot Excelin työkalurivien oletussijainti on vierekkäin ohjelmaikkunan yläosassa. Aivan kaikki painikkeet eivät ole näkyvissä yhtä aikaa. Työskentely on ehkä joustavampaa, jos työkalurivit ovat allekkain. Napsauttamalla hiirellä jommankumman työkalurivin päässä olevaa Työkalurivin asetukset -painiketta (Toolbar Options), näkyy lisää eri toimintojen painikkeita ja komentoja. Työskentelyn kannalta saattaa olla käytännöllisempää, että työkalurivit ovat kahdella rivillä. Napsauttamalla komentoa Näytä painikkeet kahdella rivillä (Show Buttons on Two Rows), sijoitetaan työkalurivit allekkain ohjelmaikkunan yläreunaan. Työkalurivien ollessa allekkain, näkyy valikossa komento Näytä painikkeet yhdellä rivillä (Show Buttons on One Row). Aluksi valikoissa näytetään vain peruskomennot. Haluttaessa nähdä valikko kokonaisuudessaan, napsautetaan valikon alareunassa olevaa painiketta. Kokonainen valikko näytetään myös silloin, kun valikko avataan kaksoisnapsauttamalla. Kun yksi valikkorivi on avattu kokonaan ja vedetään hiirtä valikkorivillä, avautuvat kaikki valikot täydellisinä. TYÖKALURIVIN NÄYTTÄMINEN JA PIILOTTAMINEN Kun avataan hiiren kakkospainikkeella pikavalikko jonkin työkalurivin tai työkalurivialueen tyhjän kohdan päällä, voi valita uuden työkalurivin avattavaksi. Pikavalikko avautuu myös valikkorivin päältä. Työkalurivi suljetaan napsauttamalla sen edessä olevaa valintamerkkiä pikavalikossa. Työkalurivi voi sinänsä olla missä hyvänsä näytöllä kelluvan palettina. Tällöin siinä on myös sulkemispainike, josta työkalurivin voi sulkea. Kelluvan työkalurivin paikkaa voi siirtää sen otsikkorivistä vetämällä. TYÖKALURIVIEN JA VALIKOIDEN ASETUKSET Työkalurivien ja valikoiden näyttötapaan voi vaikuttaa seuraavasti: Napsautetaan vakio- tai muotoilutyökaluriviä, valikkoriviä tai niiden tyhjää kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitaan avautuvan pikavalikon alimmalta riviltä komento Mukauttaminen (Customize). Avautuvassa Mukauttaminen-valintaikkunassa on valittuna välilehti Asetukset (Options). Valitsemalla kohta Vakio- ja muotoilutyökalurivi kahdella rivillä (Show Standar and Formatting toolbars on two rows), sijoitetaan työkalurivit allekkain. Mikäli halutaan valikoiden avautuvan heti täysinä, lisätään valintamerkki kohtaan Näytä aina täydet valikot (Always show full menus). Valintaikkunan Palauta käyttötiedot painikkeella (Reset my usage data), palautetaan valikot ja työkalurivit asennuksen jälkeiseen tilaan.

7 Tietokoneen ajokortti 7 Excel 2003 Taulukossa liikkuminen Taulukossa tai taulukoiden välillä voi liikkua sekä hiiren että näppäimistön avulla. Siirryttäessä ikkunassa näkyvään osaan tai taulukoiden välillä, on hiiri luonteva väline. Pidempiä matkoja on näppärä siirtyä näppäimillä. Näppäimistöä käytetään seuraavasti: + + Solu ylös Solu alas Solu oikealle Solu vasemmalle Rivin alkuun Tietoalueen yläreunaan Tietoalueen alareunaan Tietoalueen oikeaan reunaan Tietoalueen vasempaan reunaan Taulukon alkuun Taulukon loppuun Näytöllinen ylös Edelliseen taulukkoon Näytöllinen työkirjassa vasemmalle Näytöllinen alas Seuraavaan taulukkoon Näytöllinen työkirjassa oikealle Viereiseen soluun tai seuraavaan muokattavaan soluun suojatussa työkirjassa Seuraavaan työkirjaan

8 Tietokoneen ajokortti 8 Excel 2003 Työkirjan (tiedoston) tallentaminen Välitallennus Tallennus eri nimellä Ensimmäisellä tallennuskerralla tiedostolle (työkirjalle) on annettava nimi. Tallennus tapahtuu komennolla Tiedosto Tallenna (tai napsauttamalla painiketta Tallenna), jolloin näytölle avautuu Tallenna nimellä valintaikkuna (Save As), jossa annetaan tiedoston nimi ja valitaan tallennuspaikka. Excelin oletuskansiona on Omat tiedostot kansio (My Documents), joka näkyy tallennusikkunan Kohde:-rvillä. Kansiota ja asemaa voi vaihtaa tarpeen mukaan. Tiedostolle annetaan vain nimi, ei tarkennetta. Ohjelma antaa tarkenteen itse valitun tiedostomuodon mukaan. Jos tarkenteen kirjoittaa itse, tulee se kahteen kertaan, koska ohjelma antaa sen joka tapauksessa. Kun työskennellessä tehdään työkirjaan muutoksia, kannattaa ne tallentaa riittävän usein. Tallentaminen tapahtuu napsauttamalla Tallenna painiketta. Tallenna nimellä valintaikkunaa ei avata toista kertaa, vaan tiedosto tallennetaan samalla nimellä samaan paikkaan. Näppäinyhdistelmä Ctrl + S vastaa Tallenna komentoa ja on varsin näppärä tapa tehdä välitallennuksia. Tiedoston voi tallentaa uudella nimellä tai vanhalla nimellä uuteen paikkaan käyttämällä komentoa Tiedostoa Tallenna nimellä (File Save As). Avautuvassa Tallenna nimellä ikkunassa annetaan uusi nimi ja mahdollinen uusi tallennuspaikka. Näin on toimittava esimerkiksi silloin, kun halutaan tallentaa työkirjasta useita erilaisiksi muokattuja versioita. Tiedoston tallennusmuoto Таllennusmuoto-luettelosta (Save as type) voi vaihtaa työkirjan tallennusmuodon. Parasta on tallentaa työkirja aluksi ensin tavalliseksi Excel-tiedostoksi (ko. version muodossa), sillä tiedostomuodon muuntaminen saattaa muuttaa tai jopa hävittää työkirjan tietoja. Excelin versito 97, 2000, 2002 ja 2003 käyttävät samaa tiedostomuotoa, joten niiden tiedostot toimivat ristiin toistensa kanssa. Mikäli työkirjassa on käytetty ominaisuuksia, joita ei ole vanhemmissa versioissa, katoavat nämä ominaisuudet, kun tiedosto avataan vanhempaan versioon. Työkirjan voi tallentaa Excel 97 Excel 2003 ja 5.0/95 muodossa, jolloin työkirja voidaan avata lukumuodossa vanhemmallakin versiolla uudempien ominaisuuksien silti säilyessä työkirjassa. Työkirjan voi tallentaa myös HTML-muotoon komennolla Tiedosto Tallenna Web-sivuna

9 Tietokoneen ajokortti 9 Excel 2003 Tiedoston avaaminen Tiedoston avaaminen aloitetaan vakiotyökalurivin painikkeella Avaa (Open) tai komennolla Tiedosto Avaa. Avaa valintaikkunassa näkyy oletuskansion sisältö. Levyasema ja kansio voidaan vaihtaa Kohde -ruudusta. Valittu tiedosto avautuu Avaa -painikkeella (Open) tai kaksoisnapsauttamalla tiedostonimeä. Avaa -ikkunan Avaa -painikkeeseen liittyy valikko, josta voidaan valita tiedoston avaamistapa. Jos vaikkapa halutaan luoda uusi työkirja vanhan pohjalta, voidaan työkirjasta avata kopio. Tällöin uusi työkirja on tallennettava eri nimellä kuin alkuperäinen. Tämä avaustapa suojaa alkuperäisen tiedostoa muutoksilta. Uuden kansion voi luoda napsauttamalla Avaa-ikkunan Luo uusi kansio-painiketta (Create new folder) ja antamalla kansiolle nimi. Kansio tulee Kohde-ruudussa näkyvän kansion alikansioksi. Viimeksi käsitellyt tiedostot Tiedosto-valikon (File) alaosassa on luettelo neljän viimeksi käsitellystä tiedostosta. Tiedoston voi avata napsauttamalla tiedoston nimeä luettelossa. Avautumisen edellytyksenä on, että tiedostoa ei ole tallentamisen jälkeen siirretty toiseen kansioon tai nimetty uudelleen resurssienhallinnassa. Avaa-valintaikkunasta valittu tiedosto voidaan myös poistaa napsauttamalla ikkunan työkalurivin painiketta Poista (Delete). Tiedosto ei saa olla avoinna ohjelmassa. Muullakaan välineellä ei voi poistaa avoinna olevaa tiedostoa. TIETOJEN SYÖTTÖ Alueiden valinta Taulukon oikeaoppinen käyttäminen sekä helpottaa että nopeuttaa työskentelyä. Mm. luvut ja päivämäärät on syötettävä taulukkoon tietyllä tavalla, jotta niillä voitaisiin laskea. Lisäksi Excelissä on automaattisia toimintoja, jotka nopeuttava tiedon syöttämistä. Tiedon syöttäminen tapahtuu aina valittuun soluun tai solualueeseen. Excelissä toimenpiteet toteutetaan yhdessä solussa, useassa solussa tai koko taulukossa. Yksi solu valitaan napsauttamalla sitä hiirellä. Useaan soluun kohdistuvia toimenpiteitä varten määritellään alue, johon kuuluviin soluihin toimenpide kohdistuu. Merkintä voidaan tehdä usealla eri tavalla. Hiirellä se tapahtuu joko vetämällä nurkasta vastapäiseen nurkkaan hiiren vasen näppäin alhaalla tai napsauttamalla toisessa nurkassa ja Vaihto-näppäin painettuna toisessa nurkassa. Valittu alue näkyy korostettuna. Koko rivi aktivoidaan napsauttamalla rivin päässä olevaa numeroa ja sarake vastaavasti napsauttamalla sen tunnuskirjainta. Nuolinäppäimillä merkintä tehdään lukitsemalla aloitusnurkka funktionäppäimellä F8 ja siirtymällä vastapäiseen nurkkaan. Useita erillisiä alueita aktivoidaan maalaamalla ensimmäinen alue normaalisti ja seuraavan alueen maalaaminen tehdään Ctrl näppäin painettuna, jolloin aiempi merkintä ei peruunnu.

10 Tietokoneen ajokortti 10 Excel 2003 Automaattinen laskenta Menettely toistetaan, kunnes haluttu määrä alueita on merkitty. Näin joudutaan toimimaan myös silloin, kun alue on yhtenäinen, mutta ei suorakaiteen (neliön) muotoinen. Koko työarkki valitaan napsauttamalla rivinumeron 1 yläpuolella olevaa harmaata ruutua Valinnat peruuntuvat napsauttamalla hiirellä taulukon alueelle. Napsautuksen voi tehdä myös valitulla alueella. Merkitty alue voidaan siirtää toiseen kohtaan tarttumalla hiirellä alueen reunaviivaan ja vetämällä se haluttuun kohtaan. Kopiointi tehdään pitämällä Ctrl näppäin painettuna vetämisen ajan. Kirjoita soluihin B1:B4 luvut 3, 2, 1 ja 4 ja valitse solualue B1:B4. Tuloksena näet tilarivin laskentaruudusta Automaattinen laskenta valitun solualueen solujen summan. Automaattinen laskenta-ruudun pikavalikossa (ilmaantuu napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Automaattinen laskenta-ruutua) on muitakin laskutapoja, joista voit valita haluamasi ja tulos näkyy tilarivillä. Työskentelyn perusperiaatteita Olemme jo tutustuneet Excelin näyttöön ja siinä liikkumi-seen sekä alueiden valintaan. Nyt on aika tutustua Excel-ympäristössä tapahtuvan työskentelyn perusperiaatteisiin. Laskenta-arkin kukin solu on oma yksikkönsä. Haluttaessa sijoittaa johonkin soluun arvo, solu valitaan nuolinäppäimillä tai hiirellä, jolloin kursori osoittaa valitun solun. Solun sisällön kirjoittaminen tapahtuu aina samalla tavalla riippumatta siitä, onko solussa jo ennestään jotakin vai ei. Viimeksi kirjoitettu sisältö korvaa aina edellisen. Solun sisällöksi voidaan kirjoittaa luku, teksti tai kaava. Mitään erillistä ilmoitusta sisällön tyypistä ei tarvita, ohjelma päättelee sen itse. Kaava tekee poikkeuksen, sillä se aloitetaan aina = -merkillä, josta ohjelma tietää kyseessä olevan kaava. Kun sisältö kirjoitetaan, se näkyy muokkausrivillä ja itse solussa. Pysyvästi soluun sisältö siirtyy painamalla Enteriä tai siirtymällä nuolinäppäimellä toiseen soluun tai napsauttamalla hiirellä jossakin solussa tai napsauttamalla kaavarivillä olevaa merkkiä (kaavarivin Enter). ESC näppäimen painalluksella tai hiiren napsautuksella kaavarivillä olevaan x merkkiin voidaan syöttö keskeyttää, jolloin solun entinen sisältö säilyy. Oletuksena luvut tasataan solun oikeaan reunaan ja teksti vasempaan reunaan. Päivämäärät ja kellonajat ovat Excelissä lukuja, joilla voi laskea. Saman sisällön syöttäminen useampaan soluun Vihje! Halutessasi syöttää numeroita, jotka pitää tulkita tekstiksi, aloita syöttö heittomerkillä ( ) tai muotoile solujen sisältö tekstimuotoiseksi. Joskus sama sisältö pitäisi syöttää useampaan soluun. Tähänkin on oma toiminto, menetellään seuraavasti: 1. Valitaan alue, johon halutaan syöttää tiedot. 2. Kirjoitetaan luku tai teksti. 3. Hyväksytään pitämällä Ctrl-näppäin pohjassa ja painamalla Enter-näppäintä.

11 Tietokoneen ajokortti 11 Excel 2003 Syöttäminen solualueeseen 1. Valitaan alue, johon halutaan syöttää tietoja. 2. Kirjoitetaan solun sisältö ja painetaan Enter. Kohdistin siirtyy alaspäin (oletus), kunnes sarakkeen viimeiseen valittuun soluun on syötetty tieto. Sen jälkeen kohdistin siirtyy seuraavaan sarakkeeseen ensimmäisen valittuun soluun. Täyttökahva, aikasarjat, muut sarjat Aktiivisen solun osoittavan kursorin oikeassa alakulmassa on pieni neliö, jota kutsutaan täyttökahvaksi. Tarttumalla hiirellä täyttökahvaan, voidaan solun sisältö kopioida. Näin voidaan myös helposti täyttää solualue vaikkapa samalla luvulla. Alkuperäisen solun sisällön lisäksi kopioituvat myös sen määrittelyt. Täyttökahvan avulla voi luoda myös erilaisia sarjoja kuten peräkkäiset kuukaudet ja viikon-päivät sekä luvuista muodostetut sarjat. Kirjoita soluun C1 luku 5 ja napsauta kaavarivin Enteriä ( merkkiä). Vie hiiren osoitin solun C1 täyttökahvan kohdalle ja paina hiiren painike alas. Pidä painike alhaalla ja vedä täyttö-kahva täytettävän alueen yli esim. soluun C8. Vapauttaessasi hiiren painikkeen jokaiseen solualueen C1:C8 soluun tulee luku 5, on siis tehty tavallinen kopio. Kirjoitetaan ensimmäinen ja toinen luku (tai aika). Seuraavaksi valitaan molemmat solut sekä vedetään täyttökahvasta haluttuun suuntaan. Vihjeruutu näyttää viimeisen täytettävän luvun. Vapautetaan hiiren painike, kun oikea luku on saavutettu. Kyseessä on sarjan kasvattaminen mallin avulla. Lukusarja voidaan tehdä myös siten, että syötetään vain yksi luku, hyväksytään se ja valitaan tarvittaessa uudelleen. Painetaan alas Ctrl-näppäin ja vedetään täyttökahvasta. Vihjeruutu näyttää viimeisen täytettävän luvun. Vapautetaan hiiren painike ja Ctrl-painike, kun oikea luku on saavutettu. Aikasarjat ovat tehomuunnos edellisestä. Excelissä on valmiina aikasarjat päivän ja kuukauden nimille ja niiden lyhenteille. Aikasarjan ei tarvitse alkaa viikon, kuukauden tai vuoden ensimmäisestä päivästä. Jos soluun syötetään esim. tammikuu ja solun täyttökahvasta vedetään vaikkapa alaspäin, näkyy soluissa tammikuu, helmikuu, maaliskuu jne. Kirjoitusmuoto on kaikissa sama kuin ensimmäiseen soluun kirjoittamassasi. Voit kuitenkin aloittaa kirjoittamalla esimerkiksi toukokuu. Kun nyt vedät täyttökahvasta alas tai oikealle, näkyy soluissa toukokuu, kesäkuu, heinäkuu jne. Jos taas vedät solun täyttökahvasta ylös tai vasemmalle näkyy soluissa toukokuu, huhtikuu, maaliskuu jne. Oletuksena sarjaa siis kasvatetaan tai pienennetään yhdellä. Voidaan myös kirjoittaa sarjan malli, jossa määritellään solujen välinen ero. Samalla tavalla voi syöttää myös päivämääriä. Solualue voidaan myös tyhjentää täyttökahvan avulla. Valitaan tyhjennettävä alue esimerkiksi D3:D10 ja tartutaan täyttökahvaan sekä vedetään tyhjennettävän alueen yli solun D3 yläreunaan. Älä kuitenkaan ohita valinta-alueen ensimmäistä saraketta eikä ylintä riviä. Valittu solualue muuttuu harmaaksi ja kun nyt vapautetaan hiiren painike, tyhjenee solualueen sisältö, mutta ko. alueen muotoilut ovat edelleen voimassa.

12 Tietokoneen ajokortti 12 Excel 2003 Automaattinen täydennys Automaattisen täydennyksen avulla voi soluun kirjoittaa nopeammin tekstin, joka jo esiintyy aikaisemmin samassa sarakkeessa. Kun soluun syötetään sisältöä, automaattinen täydennys ehdottaa tekstiä, joka alkaa kirjoitetuilla merkeillä. Automaattinen täydennys on parhaimmillaan esimerkiksi luetteloita kirjoitettaessa. 1. Aloitetaan tekstin kirjoittaminen. 2. Saatuasi täydennysehdotuksen, toimi seuraavasti: Mikäli ehdotus on oikein, se hyväksytään painamalla Enter tai siirtymällä nuolinäppäimellä seuraavaan soluun. Jos korvausehdotus korvataan muulla tekstillä, jatketaan vain kirjoittamista tekstin loppuun. Mikäli täydennysehdotus halutaan poistaa, painetaan Askelpalautin- tai Delete - näppäintä. Solun sisällön muokkaus Solun sisällön tulkinta Solun sisältö voidaan aina kirjoittaa kokonaan uudelleen. Aina sisältöä ei ole tarpeen kirjoittaa kokonaan uudelleen. Kun solu on valittu, näkyy sen sisältö muokkausrivillä. Napsauttamalla hiirellä muokkausriviä tai painamalla funktionäppäintä F2, siirrytään muokkaustilaan ja tehdään halutut muutokset. Muokkaus lopetetaan Enterillä. Solun sisältönä on a) luku, b) teksti tai c) kaava. Sisällön tyyppiä ei tarvitse erikseen ilmoittaa, Excel kykenee päättelemään sen itse. Ohjelma tunnistaa sisällön luvuksi aina, kun se on mahdollista. Esimerkiksi 1,34, -234, 1,3E6 (= ) ja (45 (=-45) ovat lukuja. Esitystapa riippuu Windowsissa määritellyistä maa-asetuksista. Luvuiksi tulkitaan myös päivämäärät. Esimerkiksi 12/3 on 12. Maaliskuuta eikä 4. Teksti on mikä tahansa sisältö, joka ei ole luku eikä ala merkillä = (yhtäläisyysmerkki), jolla alkavat Excelin kaavat. Toiminnon peruutus ja toisto Excelissä on varsin kattavat edellisen toiminnon peruutusmahdollisuudet. Kun viimeksi suoritettu komento halutaan perua, se onnistuu Muokkaa valikon (Edit)komennolla Kumoa (Undo). Komennon muoto määräytyy sen mukaan, mitä viimeksi on tehty. Jos viimeisin komento on Muokkaa Poista, on komento muotoa Kumoa Poista (siis myös poistaminen voidaan perua). Kesken komennon (ennen Enterin painallusta), toimenpide perutaan ESC näppäimellä tai napsauttamalla näytöllä olevasta keskusteluikkunasta. Kaikkia toimintoja ei voi peruuttaa, silloin valikossa lukee Ei voi kumota. Laskenta-arkin muotoilu Laskenta-arkkia voidaan muotoilla varsin monella tavalla. Voidaan muuttaa sarakkeen leveyttä, rivin korkeutta ja lisätä ja poistaa sekä sarakkeita että rivejä. Sarakkeen leveyttä muutetaan tarttumalla hiirellä sarakkeen oikeanpuoleiseen rajaviivaan, jolloin kursori muuttuu mustaksi kaksipäiseksi nuoleksi ja leveys voidaan vetää halutuksi. Useita sarakkeita saadaan saman levyisiksi maalaamalla halutut sarakkeet otsikkokirjaimista ja vetämällä jonkin alueeseen kuuluvan sarakkeen leveys halutuksi. Toiminnot voidaan tehdä myös komennolla Muotoile Sarake Leveys. Näytölle ilmaantuvaan valintaikkunaan annetaan haluttu sarakeleveys. Voidaan myös valita vaihtoehto Sovita

13 Tietokoneen ajokortti 13 Excel 2003 valintaan, joka sovittaa sarakkeiden leveyden sellaiseksi, että pisin sisältö mahtuu sarakkeeseen. Sarakkeen leveys saadaan nollaksi komennolla Piilota ja Tuo esiin palauttaa leveyden ennalleen. Luonnollisesti leveys voidaan vetää nollaksi myös hiirellä. Sarakkeiden ja rivien lisäys ja poisto Solujen tyhjennys Usein laskenta-arkille joudutaan lisäämään rivejä tai sarakkeita. Lisääminen tapahtuu komennolla Lisää Lisää rivejä tai Lisää - Lisää sarakkeita, sen mukaan kummasta on kyse. Ennen komentoa aktivoidaan koko rivi tai sarake napsauttamalla rivinumeroa tai sarakekirjainta. Ohjelma lisää uuden rivin aktiivisen rivin yläpuolelle ja sarakkeen aktiivisen sarakkeen vasemmalle puolelle. Useita rivejä tai sarakkeita saadaan lisättyä yhdellä kerralla aktivoimalla haluttu määrä rivejä tai sarakkeita. Nopein tapa lisätä rivi on napsauttaa kakkospainikkeella rivinumeron päällä ja antaa avautuvasta pikavalikosta komento Lisää. Vastaavasti lisätään sarake napsauttamalla kakkospainikkeella sarakkeen nimen päällä. Poistettaessa toimitaan muuten samoin, mutta annetaan komento Poista. Alue (ei kokonaisia rivejä tai sarakkeita) lisätään maalaamalla alue ja antamalla komento Lisää Solut tai napsautetaan hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla komento Lisää. Ilmaantuvassa valintaikkunassa ilmoitetaan siirretäänkö alle jäävät solut oikealle (Siirrä solut oikealle) vai alaspäin (Siirrä solut alaspäin). Koko rivi ja Koko sarake -valinnoilla voidaan tässä ilmoittaa, halutaanko lisätä koko rivejä tai sarakkeita. Poistot tehdään komennolla Muokkaa Poista. Aktivoinnit tehdään kuten lisättäessäkin. Aluetta poistettaessa näytölle tulee valintaikkuna, josta valitaan täytetäänkö poistettu alue siirtämällä soluja vasemmalta vai ylöspäin. Alueita lisäämällä ja poistamalla on mahdollista sekoittaa koko laskenta-arkki, joten ole tarkkana näiden komentojen kanssa. Muistathan, että virheellisen komennon tulokset saa välittömästi palautettua virheellistä toimintoa edeltäneeseen muotoon. Jos olet jo tehnyt uusia toimintoja, ei palautus enää onnistu. Tällöin voit sulkea laskenta-arkin tallentamatta sitä ja avata sen uudelleen, jolloin virheellinen toiminto ei ole mukana, mutta tällöin menetät myös kaikki muut viimeisimmän tallennuksen jälkeiset muutokset. Solu (myös alue) tyhjennetään, ei siis leikata kokonaanpois, aktivoimalla solu ja painamalla Del näppäintä, jolloin solu (tai alue) tyhjenee. Ohjelma ei kysy toimenpiteeseen varmistusta. Toiminto voidaan toteuttaa komennolla Muokkaa Tyhjennä, jolloin avautuvassa valikossa ilmoitetaan mitkä kohteet halutaan tyhjentää: * kaikki * sisältö * muotoilut * huomautukset Aktivoitu alue voidaan tyhjentää myös tarttumalla hiirellä alueen oikeassa alakulmassa olevaan täyttökahvaan. Pitämällä hiiren näppäintä pohjassa vedetään alueen sisällä, kunnes koko alue on harmaa. Kun hiiren näppäin vapautetaan, tyhjenee alue.

14 Tietokoneen ajokortti 14 Excel 2003 LASKUKAAVAT JA FUNKTIOT Kaavat Kaavojen avulla taulukossa suoritetaan erilaisia laskutoimituksia. Excelissä on valmiina 329 valmista kaavaa, joita kutsutaan funktioiksi ja joilla voi myös suorittaa laskentaa. Funktioissa tarvitsee vain määritellä, mitä soluja tai lukuja laskentaan käytetään, ohjelma suorittaa varsinaisen laskemisen. Käyttäjän ei tarvitse tietää kuinka laskeminen varsinaisesti tapahtuu. Luonnollisesti aina voi laatia laskukaavat itse ja omiin kaavoihin voi myös yhdistää valmiita funktioita. Laskenta-arkilla laskutoimitukset tehdään soluihin sijoitettavilla kaavoilla. Laskutoimituksia ei tehdä käsityönä silloinkaan, kun ne ovat helppoja. Kaavojen käytöllä varmistetaan, että tulos pysyy oikeana myös lähtötietojen muuttuessa. Kaavojen avulla arkilla olevista tiedoista lasketaan uusia lukuja ja muita tietoja. Excel kaava alkaa aina yhtäläisyysmerkillä (=, " sijoita tähän soluun "). Kaava voidaan aloittaa myös merkeillä +, Näissä tapauksissa Excel sijoittaa automaattisesti kaavan alkuun yhtäläisyysmerkin. Kaava voidaan kirjoittaa suoraan soluun tai kaavariville. Kirjoitus tapahtuu joko kokonaan käsin näppäilemällä tai käyttäen apuna funktiovelhoa (Function Wizard). Kaava muodostuu viittauksista muihin soluihin, laskentaoperaattoreista ja funktioista. Kaavoihin ei mielellään kirjoiteta lukuja (kaava kyllä toimii lukuarvoillakin), vaan luku sijoitetaan muualle ja viitataan ko. soluun. Kaavoissa on operaattoreita ja laskettavia osia, joita kutsutaan operandeiksi. Operandeina voi käyttää lukuarvoja, soluviittauksia, nimiä ja funktioita. Käytettäessä kaavoissa soluviittauksia päivittyy laskennan tulos automaattisesti muutettaessa soluissa olevia lähtöarvoja. Laskuoperaattorit voivat aritmeettisia operaattoreita (+, -, *, /), vertailuoperaattoreita (<, >, < >), tekstin liittämisoperaattoreita (&) ja viittausoperaattoreita. Aritmeettisten operaattoreiden avulla suoritetaan peruslaskutoimituksia + (plusmerkki) yhteenlasku - (miinusmerkki) vähennyslasku, vastaluku * (tähti) kertolasku / (kauttaviiva) jakolasku % (prosenttimerkki) prosenttiarvo ^(sirkumfleksi) potenssiin korotus Viittausoperaattoreita käytetään yhdistämään solualueita laskutoimituksia varten. : (kaksoispiste) alueoperaattori, viittauksessa mukana kahden solun välinen alue solut mukaan lukien (esimerkiksi C5:C15) ; (puolipiste) yhdistää useita viittauksia yhdeksi viittaukseksi (esimerkiksi A2:A6;B2:B6)

15 Tietokoneen ajokortti 15 Excel 2003 Kaavan kopiointi Alueen kopiointi Viittaukset Kaava voi olla yksinkertaisesti vaikkapa kahden solun arvojen yhteenlasku, esimerkiksi D10 + D11, jolloin soluun tai kaavariville kirjoitetaan =D10+D11. Moniin toimintoihin on valmiita kaavoja, funktioita, jotka suorittavat laskutoimituksia tietyssä järjestyksessä olevien argumenttien (arvoja, joita funktio käyttää laskutoimitusten suorittamiseen) välillä. Esimerkiksi funktio SUMMA laskee solualueen arvot yhteen. Kaikilla funktioilla on sama perusrakenne: Funktion nimi(argumentti1;argumentti2; ). Funktion nimen perässä on aina sulkumerkit, joiden sisään argumentit sijoitetaan. Sulut on oltava silloinkin, kun funktiolla ei ole argumentteja. Argumentit erotetaan toisistaan puolipisteillä (suomalaiset asetukset). Otetaan esimerkki Summa funktiosta. Lasketaan yhteen soluissa H3 H9 olevat luvut käyttäen Summa funktiota. Soluun H10 (tai kaavariville) kirjoitetaan =SUMMA(H3: H9). Kyseessä on kaava, jolloin se alkaa yhtäläisyysmerkillä, funktion nimi on SUMMA ja argumentteja ovat yhteenlaskettavat solut H3 H9. Samanlaisia kaavoja ei tarvitse kirjoittaa kuin kerran, muihin kohtiin se voidaan kopioida. Kopiointi tehdään valitsemalla kopioitava solu. Annetaan komento Muokkaa Kopioi tai napsautetaan hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitaan Kopioi. Maalataan kohde ja painetaan Enteriä tai valitaan komento Muokkaa Liitä, jolloin leikepöydälle kopioitu sisältö ilmaantuu maalatun alueen (solu tai alue) sisällöksi. Kummankin menettelytavan lopputulos on sama, mutta jälkimmäinen jättää sisällön edelleen leikepöydälle, josta voidaan sijoittaa uudelleen haluttuun paikkaan. Suoraan alaspäin tai oikealle kopiointi voidaan tehdä myös siten, että maalataan alue niin, että kopioitava solu on ensimmäisenä ja valitaan komento Muokkaa Täyttö Alas/Ylös tai Muokkaa Täyttö Oikealle/Vasemmalle. Alue kopioidaan samalla tavalla kuin solukin. Maalataan alue ja annetaan komento Muokkaa Kopio. Kohdealuetta näytettäessä seuraavat säännöt on otettava huomioon. a) Jos näytetään yksi solu, se tulkitaan kohdealueen vasemmaksi ylänurkaksi, jonka mukaan kopioitava sisältö sijoitetaan. Lähellä olevien solujen sisältö saattaa vahingossa jäädä kopioitavan tiedon alle ja tuhoutua. b) Jos kohdealue maalataan, sen on oltava jokin monikerta. Aluehan täytetään kopioitavien solujen sisällöllä. c) Jos kohdealue on muodoltaan yhteen sopimaton lähtöalueen kanssa, ohjelma antaa virheilmoituksen Kopio ja kohdealue ovat eri muotoisia. Kohdealue voi koostua useasta erillisestä osasta, mutta jokaisen osan on täytettävä alueen muotoa koskevat ehdot. Viittaukset soluihin voivat olla absoluuttisia tai suhteellisia. Esimerkiksi muodossa B5 oleva viittaus on kaavaa kopioitaessa suhteellinen siihen soluun nähden, johon kaava on kirjoitettu. Tähän perustuu se, että kaavoja kopioitaessa viittaukset muuttuvat automaattisesti. Viittaus säilyy uuteen paikkaan nähden suhteellisesti samana kuin se oli kirjoitettaessa kaava alkuperäiseen soluun.

16 Tietokoneen ajokortti 16 Excel 2003 Aina ei kuitenkaan ole toivottavaa, että osoite muuttuu kopioitaessa. Silloin ne on merkittävä absoluuttisiksi lisäämällä saraketta ilmaisevan kirjaimen tai rivinumeron tai molempien eteen merkki $. $F$8 Absoluuttinen osoite, solu pysyy samana kopioitaessa B$2 Absoluuttinen rivi, rivinumero säilyy kopioitaessa, sarake muuttuu $F8 Absoluuttinen sarake, solun rivinumero muuttuu, jos kopioidaan alaspäin, sarake säilyy sivusuunnassa kopioitaessa D5 Suhteellinen osoite, sekä rivi että sarake muuttuvat Absoluuttisesta viittauksesta käytetään myös nimitys suora viittaus. Tällöin edellä olevassa luettelossa ensimmäinen kohta on suora viittaus ja nimitykset siitä eteenpäin ensimmäinen sekaviittaus, toinen sekaviittaus ja suhteellinen viittaus. Merkinnät voi aina kirjoittaa kaavaan, mutta helpoimmin merkinnät saa tehtyä viemällä kursorin kaavarivillä olevaan kaavaan ko. soluun viittaavan kirjaimen eteen ja painamalla F4. Ensimmäiseksi tulee saat ensimmäisen sekaviittauksen (B$2). Aina kun painat uudelleen näppäintä F4, Excel muuttaa viittaustyyppiä järjestyksessä suhteellinen viittaus, suora viittaus, ensimmäinen sekaviittaus, toinen sekaviittaus jne. Solujen lisäyksen ja poiston vaikutus kaavoihin Lisättäessä tai poistettaessa rivejä, sarakkeita tai alueita laskenta-arkille tapahtuu erilaisia asioita. Mikäli lisäys tai poisto osuu alueeseen, johon kaavoissa viitataan, ohjelma korvaa kaavat siten, että viittaukset muutetaan uutta aluetta koskeviksi, jos kaavoissa on käytetty suhteellisia osoitteita. Solujen ja alueiden nimet Yksittäiselle solulle ja alueille voidaan antaa nimi, jolloin voidaan viitata ko. nimeen. Valitse taulukosta solu, jonka haluat nimetä (esim. D5) ja napsauta hiirellä kaavarivin nimiruutua (ruutu, jossa soluosoite näkyy) ja kirjoita solulle asiaa kuvaava nimi. Hyväksy kirjoittamasi solun nimi Enterin painalluksella. Solualue nimetään valitsemalla solualue, jonka jälkeen napsautetaan hiirellä kaavarivin nimiruutua ja kirjoitetaan alueen nimi ja painetaan Enteriä. Nimiruudun vieressä olevaa nuolta napsauttamalla näet työkirjan kaikki nimetyt solut ja solualueet. Solunimi poistetaan antamalla komento Lisää Nimi Määritä nimi. Näytölle avautuvan ikkunan nimiluettelosta valitaan poistettava nimi ja napsautetaan Poista painiketta, lopuksi painetaan OK painiketta. Tätä kautta voidaan myös antaa valitulle solulle tai alueelle nimi kirjoittamalla nimi Nimet työkirjassa laatikkoon ja painetaan Lisää painiketta ja lopuksi OK. Kaavojen ja funktioiden käyttö Yhteen-, vähennys-, kerto- ja jakolasku ovat usein käytettäviä peruslaskutoimituksia. Excelin kaava alkaa aina yhtäläisyysmerkillä (=). Usein tarvitaan myös alueen keskiarvon sekä suurimman ja pienimmän arvon laskentaa. Näihin toimintoihin tutustumme seuraavaksi aloittaen yhden sarakkeen yhteenlaskusta. Excelissä on 329 funktiota, joista yleisin lienee SUMMAfunktio.

17 Tietokoneen ajokortti 17 Excel 2003 Kaavan kopiointi Valitse tyhjä solu B8 ja napsauta vakiotyökalurivin Summa-painiketta (Σ). Soluun B8 ilmaantuu kaava =SUMMA(B5:B7). Hyväksy kaava näppäimistön Enter-näppäimellä tai kaa-varivin Enter-painikkeella. Nyt soluun B8 tulee solualueen B5:B7 lukujen (argumenttien) summa, joka tässä tapauksessa on Yhden rivin yhteenlasku tapahtuu vastaavalla tavalla. Valitse tyhjä solu H5 ja napsauta Summa-painiketta vakiotyökalurivillä. Soluun tulee kaava =SUMMA(B5:G5). Hyväksy kaava Enterillä ja soluun H5 ilmaantuu solualueen B5:G5 lukujen summa Edellä kuvatut yhteenlaskut voidaan toteuttaa myös muulla tavoin. Voimme laskea B-sarakkeen luvut yhteen yksinkertaisesti kirjoittamalla soluun B8 kaavan =B5+B6+B7 ja hyväksyä kaavan Enterillä. Soluun B8 ilmestyy ko. soluissa olevien lukujen summa kuten edellä. Voimme myös kirjoittaa käsin Summa-funktion ja hyväksyä sen Enterillä. Taaskin lopputuloksena on ko. solualueen lukujen summa. Nämä tavat ovat sinänsä hyväksyttäviä, ne vain teettävät enemmän työtä kuin Summa-painikkeen käyttö. Summa-painiketta käytettäessä on otettava huomioon joitakin seikkoja. Excel lisää automaattisesti summafunktion argumenteiksi lukuja sisältävän solualueen, joka sijaitsee summafunktiosolun ylä- tai vasemmalla puolella. Jos sekä vasemmalla että yläpuolella on lukuja, valitsee Excel yläpuolella olevan solualueen argumentiksi. Jos haluamme käyttää Summa-painiketta siten, että argumenttien ja solun, johon tulos halutaan, väliin jää tyhjiä soluja toimitaan seuraavasti: Napsauta soluun, johon tulos halutaan. Paina sen jälkeen Crtl-näppäin pohjaan ja maalaa hiirellä solualue, joka lasketaan yhteen ja napsauta Summa-painiketta ja hyväksy Enterillä. Nyt soluun tulee valitun solualueen lukujen summa. Edellä käytimme Summa-painiketta yhden sarakkeen tai rivin yhteenlaskuun. Voimme jatkaa samalla tavalla jokaisen esimerkissä olevan sarakkeen ja rivin suhteen, mutta tehokkaampiakin tapoja löytyy, sillä kerran tehty kaava voidaan aina kopioida toiseen paikkaan. Tässä kopioimme sarakkeen kaavan vetämällä. Valitse solu B8, jossa jo on solualueen B5:B7 lukujen summa. Vie hiiren osoitin solun B8 täyttökahvan kohdalle, jolloin osoitin muuttuu ristiksi. Paina hiiren painike alas ja pidä se alhaalla sekä vedä hiiren osoitinta oikealla siten, että vapautat hiiren painikkeen osoittimen ollessa solussa G8. Solussa B8 oleva kaava on kopioitunut soluihin C8:G8. Solun kaavassa olevat argumentit ovat kopioituneet suhteellisesti, jolloin solussa C8 olevan kaavan argumentit ovat C5:C7 (eivätkä B5:B7 kuten alkuperäisessä kaavassa). Samoin muissa soluissa argumentit viittaavat ko. sarakkeen soluihin. Rivin kaava kopioidaan vastaavasti viemällä hiiren osoitin soluun H5, tartutaan täyttökahvaan ja vedetään soluun H8, jossa hiiren painike vapautetaan. Jokaisen rivin loppuun tulee H- sarakkeeseen ko. rivin summa.

18 Tietokoneen ajokortti 18 Excel 2003 Kahden solun erotus Vierekkäisten solujen rivi- ja sarakesummat voidaan laskea myös samanaikaisesti. Teemme niin esimerkin menojen osalta. Valitse solualue B11:H14 hiirellä maalaamalla (huomaa, että myös tyhjä rivi ja sarake, johon summat tulevat, sisältyy valintaan) ja napsautetaan Summapainiketta. Nyt riville 14 ja sarakkeeseen H ilmaantuvat tarvittavat kaavat ja soluissa tulevat näkyviin ko. kaavoilla lasketut arvot. Kaavojen kopiointiin voi käyttää myös leikepöytää. Tähän käytetään Officen omaa leikepöytää, jolloin leikepöydälle voi sijoittaa kerralla useita kohteita ja liittää niitä halutussa järjestyksessä tarvittaviin soluihin. Kaavoja voi kopioida sekä saman että eri taulukon soluihin. Kaavoja kopioitaessa kopioituvat myös kaikki solun muotoilut. Tarvittaessa voidaan kopioida solusta vain valittu osa kuten kaavat tai arvot. Seuraavaksi laskemme esimerkin Voitto-rivin arvot, joka tapahtuu vähentämällä menot tuloista. Siihen ei valitettavasti ole Summa-painiketta vastaavaa menetelmää. Tammikuun voitto lasketaan soluun B16 ja voimme tehdä sen kirjoittamalla soluun B16 kaavan =B8-B14 ja hyväksytään kaava Enterillä. Soluun B16 ilmaantuu nyt solujen B8 ja B14 erotus, joka on Loput rivin kaavoista voidaan nyt kopioida vetämällä. Edellä kuvattu on sinänsä toimiva menetelmä, mutta altis kirjoitusvirheille ja viitattavan solunkin muistaa helposti väärin ellei se ole näkyvillä kaavaa kirjoitettaessa. Tämä ongelma ratkaistaan menettelemällä seuraavasti: Valitse solu B16 ja kirjoita näppäimistöltä yhtäläisyysmerkki (=). Valitse hiirellä solu B8 ja kirjoita näppäimistöltä miinusmerkki (-) sekä valitse hiirellä solu B14. Napsautetaan vielä hiirellä kaavarivin Enteriä tai painetaan näppäimistön Enter-painiketta. Soluun B16 ilmaantuu nyt solujen B8 ja B14 erotus. Rivin loput kaavat saadaan taas kopioimalla. Kaavojen virheilmoitukset Jos kaava ei pysty laskemaan oikein, näkyy laskennan tuloksena virhearvo. Virheteksti Todennäköinen virhe ######### Solu sisältää solua pidemmän luvun, päivämäärän tai kellonajan. Ohjelma osaa laskea ko. solussa olevalla luvulla. Kyseessä ei ole niinkään virhe, vaan esitystapa soluun nähden liian pitkälle luvulle. #ARVO!(#VALUE!) Kaavassa on vääräntyyppinen argumentti tai operandi. #JAKO/0! (#DIV/0!) Jakajana on 0. #NIMI? (#NAME?) Excel ei tunnista kaavassa käytettyä nimeä. #PUUTTUU! (#N/A) Funktion tai kaavan arvo puuttuu. #VIITTAUS! Soluviittaus on virheellinen. (#REF!) #LUKU! (#NUM!) Kaavassa on virheellinen luku. #TYHJÄ! (#(NULL!) Kaavassa on määritetty kahden alueen leikkauspiste, mutta alueet eivät leikkaa.

19 Tietokoneen ajokortti 19 Excel 2003 Ohjattu funktion kirjoittaminen Summa-funktio on niin yleinen, että sitä varten on oma painike. Summa-funktiota käytettäessä riittää, että napsauttaa painiketta. Painikkeen oikeassa reunassa on kolmio, johon napsauttamalla avautuu valikko, josta voi valita myös muita yleisiä funktioita: Summa (sama kuin itse painikkeessa), Keskiarvo, Laske, Maks ja Min. Viimeisenä on komento Lisää funktioita, josta avautuu Funktion lisääminen ikkuna. Ikkunasta voidaan etsiä funktioita kirjoittamalla lyhyt kuvaus siitä, mitä halutaan tehdään Etsi funktio: -ruutuun ja napsauttamalla Siirry painiketta. Jos tietää, mitä funktiota tarvitsee, sen löytää napsauttamalla Tai valitse luokka: -ruudun oikeissa reunassa olevaa nuolta. Ikkunaan avautuu luettelo käytettävistä funkioluokista, joista voi etsiä haluamansa. Oletuksena ruudussa näkyvät viimeksi käytetyt funktiot. Laskemme aluksi tulojen keskiarvon. Valitaan solu B19 ja napsautetaan Summa-painikkeen oikean reunan kolmioita ja valitaan avautuvasta valikosta komento Keskiarvo. Soluun ilmestyy kaava =KESKIARVO(B11:B18) ja sen alle teksti KESKIARVO(luku1;[luku2]; ). Solualue B11:B18 näkyy valittuna. Emme kuitenkaan ole laskemassa keskiarvoa tästä alueesta, vaan tuloista, joten meidän on valittava hiirellä vetämällä solualue B8:G8, joka sisältää jakson yhteenlasketut tulot. Kun valinta on tehty, näkyy kaavassa valitun alueen argumentit eli alueen ensimmäinen ja viimeinen solu B8:G8. Nyt napsautetaan vielä Enteriä. Keskiarvo, kuten muutkin Summa-painikkeen valikosta löytyvät funktiot voidaan laskea myös Funktion lisääminen ikkunan kautta. Laskemme menojen keskiarvon tätä tapaa käyttäen. Valitaan solu C19 ja napsautetaan Summa-painikkeen oikean reunan kolmioita ja valitaan avautuvasta valikosta komento Lisää funktioita Valitaan avautuvan Funktion lisääminen ikkunan Tai valitse luokka ruudusta luokka Tilasto ja napsautetaan OK-painiketta. Näyttöön avautuu KESKIARVO-ikkuna, jonka Luku1 ruudussa kursori on valmiina. Maalaa hiirellä solualue B14:G14 ja ko. koordinaa-

20 Tietokoneen ajokortti 20 Excel 2003 tit ilmaantuvat Luku1-ruutuun. Napsauta OK-painiketta ja soluun B19 ilmaantuu tammi - kesäkuun myynnin keskiarvo. Mikäli ikkuna on kokonaan valittavan alueen päällä, on ikkunaa siirrettävä. Jos valittavan alueen ensimmäinen tai viimeinen solu on edes osittain näkyvissä, voidaan alue valita hiirellä vetämällä. Ei ole väliä valitaanko alue alusta loppuun vai lopusta alkuun. Ikkuna väistyy syrjään vetämisen ajaksi ja palaa näkyviin, kun hiiren painike vapautetaan. Pienin ja suurin arvo lasketaan samalla tavalla. Pienimmän arvon funktion nimeksi valitaan MIN ja suurimman arvon funktiolaji puolestaan on MAKS. Muilta osin menettely sama kuin keskiarvoa laskettaessa käytetään kumpaa tapaa tahansa. Suorat ja suhteelliset viittaukset Taulukon suojaus Tekemissämme harjoituksissa viittaukset soluihin ovat olleet suhteellisia. Se on yleisin tapa, mutta joskus viittauksen on oltava aina tiettyyn soluun (absoluuttinen eli suora viittaus) tai tiettyyn riviin (ensimmäinen sekaviittaus) tai sarakkeeseen(toinen sekaviittaus). Kuvan hinnasto -taulukko on tyypillinen tilanne, jossa suhteellinen viittaus ei anna oikeata tulosta, vaan tarvitaan absoluuttinen eli suora viittaus. Valitaan solu C5 ja kirjoitetaan siihen kaava =B5- B5*C2/100. Voit kirjoittaa kaavan suoraan näppäimistöltä tai valita solut hiirellä suoraan taulukosta. Vie tekstikohdistin kaavarivillä C-kirjaimen eteen ja paina funktionäppäintä F4. Suhteellinen soluviittaus C2 muuttuu suoraksi soluviittaukseksi $C$2. Hyväksy kaava Enterillä, kaava on nyt muodossa kaava =B5-B5*$C$2/100. Nyt voit kopioida kaavan soluihin C6:C8. Suora soluviittaus pysyy kopioinnissa muuttumattomana ja siten solussa C6 on kaava =B6- B6*$C$2/100 eli alennusprosentti haetaan edelleen solusta C2. Soluihin voidaan viitata neljällä eri tavalla: A5 suhteellinen viittaus $A$5 suora viittaus A$5 suhteellinen rivi, suora sarake eli ensimmäinen sekaviittaus $A5 suora sarake, suhteellinen rivi eli toinen sekaviittaus Osa taulukoiden sisällöstä on sellaista, jota ei tarvitse muuttaa tai ei saakaan muuttaa. Tällaisia ovat selitetekstit, niitä on tarvetta muuttaa varsin harvoin. Sama pätee kaavoihin. Kaavan sisältävään soluun ei saa kirjoittaa mitään, koska se tuhoaa siellä olevan kaavan. Näistä syistä taulukko kannattaa suojata siten, että sinne voi kirjoittaa vain niihin soluihin, joissa olevat tiedot vaihtelevat. Harjoituksessa käyttämämme Tulot ja menot -taulukossa tietoja tarvitsee syöttää tietoja vain kuukausi-myynnistä ja vastaavista menoista, kaikki muut solut voidaan suojata ts. kaikki taulukon otsikot ja kaavoja sisältävät solut suojataan. Valitaan solualue B5:G7 ja napsauta valitun alueen päällä hiiren kakkospainiketta ja anna avautuvasta pikavalikosta komento Muotoile solut. Avautuvasta ikkunasta valitaan välilehti Suojaus ja poistetaan Lukittu-valinta ja napsautetaan OK-painiketta. Seuraavaksi annetaan komento Työkalut - Suojaus - Suojaa taulukko. Avautuvassa Taulukon suojaaminen-

21 Tietokoneen ajokortti 21 Excel 2003 Etsi ja korvaa ikkunassa on kohdassa Kaikki tämän työkirjan käyttäjät voivat: luettelo asioista joita työkirjan käyttäjät voivat tehdä, jos kohta on valittu. Tässä tapauksessa on poistettava valinta kohdasta Valita lukitut solut. Tällöin muutoksia voidaan tehdä vain niihin soluihin, joista lukitus poistettiin. Voit myös antaa suojaukselle salasanan, mutta se ei ole välttämätöntä. Jos annat salasanan, sinun on muistettava salasana voidaksesi purkaa taulukon suojauksen. Suojauksen jälkeen kursorin voi siirtää vain suojaamattomiin soluihin. Solujen suojaus tapahtuu siis kahdessa vaiheessa. Ensin määritellään Muotoile Solut -ikkunan välilehdeltä Suojaus ne solualueet, jotka lukitaan. Koska Excelin oletusarvona on solujen lukitus, me itse asiassa ensin määrittelimme mitä soluja ei lukita. Sen jälkeen asetimme komennolla Työkalut - Suojaus - Suojaa taulukko suojauksen päälle. Pelkästään tällä komennolla voidaan suojata koko taulukko, jolloin mihinkään soluun ei voi syöttää mitään. Määrittelymme mukaan vain solualueen B5:G7 solut ovat lukitsemattomia. Jos yrität syöttää tietoa muihin soluihin, ilmoittaa ohjelma, että lukittuihin soluihin ei voi syöttää tietoja. Suojaus puretaan komennolla Työkalut - Suojaus - Poista taulukon suojaus. Edellä määrittelimme vain yhden alueen, johon tietoja voi syöttää. Usein samassa taulukossa on kuitenkin useita alueita, joihin tietoja tulee voida syöttää, muiden osien ollessa suojattuja. Alueet voi määritellä yksi kerrallaan, mutta monivalintaa käyttäen samalla kerralla voi määritellä myös useamman alueen. Taulukosta voi etsiä tietyn merkkijonon sisältäviä soluja, esimerkiksi tekstiä tai kaavan osia. Myös kommentit voivat olla etsinnän kohteita. Etsi toiminto on näppärä varsinkin isossa taulukossa, jossa pitäisi nopeasti löytää jokin tietty taulukon solu. Korvaa toiminnolla voidaan etsittävä merkkijono vaihtaa toiseen. Näin voidaan korvata vaikkapa kaavoissa oleva väärä solu- tai taulukkoviittaus oikealla tarvitsematta kirjoittaa tai kopioida kaavoja uudelleen. Etsi ja korvaa toiminto toimii periaatteessa samalla tavalla kuin Wordissa. Aluksi etsitään: 1. Annetaan komento Muokkaa Etsi. 2. Kirjoitetaan avautuvan ikkunan Etsittävä - ruutuun etsittävä teksti tai kaava. 3. Napsautetaan Etsi seuraava painiketta. 4. Aktiiviseksi soluksi tulee solu, joka sisältää etsittävän sanan tai kaavan. 5. Suljetaan Etsi ikkuna Sulje painikkeella. Napsauttamalla Etsi ja korvaa ikkunan Asetukset painiketta, pääsee määrittelemään tarkemmin mitä ja miten etsitään. Voidaan määritellä etsitäänkö riveittäin (oletus) vai sarakkeittain. Samoin määritellään mistä etsitään. Oletuksena ovat kaavat, muita vaihtoehtoja ovat ar-

22 Tietokoneen ajokortti 22 Excel 2003 MUOTOILUT Tekstimuotoilut vot ja kommen-tit. Oletuksena kirjainkoolla ei ole merkitystä, mutta voidaan etsiä myös samalla kirjainkoolla, jolloin teksti on täsmälleen Etsittävä ruudun mukainen. Koko solun sisältö valinnalla etsitään kokonaisia soluja. Jos esimerkiksi johonkin soluun on tekstin loppuun kirjoitettu välilyönti, on se kirjoitettava myös Etsi ruutuun. Taulukon tietojen korvaaminen on itse asiassa vain jatkoa etsi toiminnolle. 1. Annetaan komento Muokkaa Korvaa. 2. Kirjoitetaan Korvaa ikkunan Etsittävä: ruutuun etsittävä merkkijono. 3. Napsautetaan hiirellä Korvaa: ruutuun ja kirjoitetaan siihen korvattava merkkijono. 4. Napsautetaan Korvaa kaikki painiketta (tai Korvaa painiketta). 5. Toimenpiteen jälkeen Excel on korvannut kaikki etsittävät merkkijonot korvattavalla merkkijonolla. Sinänsähän Etsi ja Korvaa toiminnot liittyvät yhteen. Maailma ja nimet muuttuvat. Esimerkik-si yrityksessä voi tuotteen tai vaikkapa osaston nimi muuttua. Tällaisiin muutoksiin Etsi ja Korvaa on todella näppärä välinen. Tarvittaessa voi korvata myös osan solun sisällöstä. Tällöin Etsi vain koko solut valinta ei saa olla käytössä. Etsittävä ruudun määrittelyssä on kuitenkin oltava tarkkana. Etsi tai Korvaa komennolla avautuu sama ikkuna. Etsi komennolla siinä näkyy vain Etsittävä: -ruutu. Korvaa komennolla näkyvät sekä Etsittävä: että Korvaa: -ruutu. Etsi komennolla pääsee myös korvaamaan valitsemalla Korvaa välilehden. Taulukkolaskentaohjelmaan kuuluu monenlaisia muotoilumahdollisuuksia, jotka kohdistuvat yksittäisestä solusta koko laskenta-arkkiin. Tarkoituksena on selkeyttää ja parantaa taulukon ulkonäköä. Voidaan muotoilla numeeristen arvojen esittämistapaa, kirjasinlajeja, tekstityyppejä jne. Excel tasaa automaattisesti luvut solun oikeaan ja tekstit vasempaan reunaan. Muotoilutyökalurivillä olevien Tasaa vasemmat reunat, Keskitä tai Tasaa oikeat reunat painikkeiden (Align Left, Center, Aling Right) avulla voi muuttaa oletusmuotoiluja. Usein kannattaa tilan säästämiseksi muotoilla lukuja sisältävien sarakkeiden otsikot tasattaviksi oikealta. Yhdistä ja keskitä painikkeen (Merge and Center) avulla puolestaan voi yhdistää maalatut solut ja niiden sisällön vaikkapa otsikkoa varten. Muotoilutyökalurivin painikkeilla Suurenna sisennystä ja Pienennnä sisennystä (Increase Indent, Deccrease Indent) tekstiä voi sisentää solun sisällä esimerkiksi erilaisissa luetteloissa. Fontti-, Fonttikoko, Lihavoitu-, Kursivoitu ja Alleviivattu painikkeilla (Font, Font Size, Bold, Italic, Underline) avulla voidaan korostaa tekstejä tai lukuja.