OFFICE 365:N KÄYTTÖOHJEITA. Sisällysluettelo

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "OFFICE 365:N KÄYTTÖOHJEITA. Sisällysluettelo"

Ella Palo
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 OFFICE 365:N KÄYTTÖOHJEITA Sisällysluettelo 1. OFFICE 365:N PERUSNÄKYMÄ JA ASETUKSET SÄHKÖPOSTIN PERUSTOIMINNOT ALLEKIRJOITUS AUTOMAATTISET VASTAUKSET MUITA ASETUKSIA.8 1

2 1 OFFICE 365:n PERUSNÄKYMÄ JA ASETUKSET Viestiluettelossa (numero 1) näkyy oletuksena Saapuneet-kansion sisältö. Klikkaamalla viestiä saat sen näkyviin lukuruutuun (numero 2), joka kuvassa on saapuneet-kansion alapuolella. Lukuruudun sijaintia voi muuttaa asetuksista (oikeassa yläkulmassa (nro 6) oleva rattaan kuvake) Valitsemalla Näyttöasetukset voit valita, onko lukuruutu oikealla, alhaalla vai kokonaan piilotettuna. Kuittaa valinta 2

3 OK:lla. Jos lukuruutua on piilotettu, mahtuu viestiluetteloon enemmän viestejä. Tällöin viestin sisältö näkyy sitä klikkaamalla. Takaisin viestiluetteloon pääsee klikkaamalla vasemmalla kansioluettelossa (3) Saapuneet-kansion nimeä. Viestiin voi vastata, lähettää sen edelleen, poistaa tai siirtää toiseen kansioon niin lukuruudussa kuin viestiluettelossa. Lukuruudussa tarvittavat valinnat löytyvät Vastaa kaikille-kuvakkeen nuolta klikkaamalla. Viestiluettelossa samat valinnat löytyvät viemällä hiiri viestin päälle ja klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä. Useimmat valinnat ovat käytettävissä myös työkalurivillä (numero 4). Viestiluettelossa voi järjestää sähköposteja halutulla tavalla. Klikkaa oikealla olevaa Kaikki-tekstin vieressä olevaa nuolisymbolia, ja näkyviin tulee lista, josta voi suodattaa tai lajitella viestejä tarpeen mukaan. Oletuksena viestit näkyvät aikajärjestyksessä. Kansioluettelossa (nro 3 edellisen sivun kuvassa) näkyvät sähköpostin kansiot. Oletuksena ohjelmaa avattaessa näkyvät Saapuneet-, Tarpeettomat-, Lähetetyt- ja Luonnokset-kansiot. Kansion sisällön saa näkyviin viestiluetteloon klikkaamalla sen nimeä. Lisää kansioita saa näkyviin klikkaamalla Tällöin näkyviin tulee Suosikit-kansioluettelo, jossa ovat em. oletuskansiot, sekä käyttäjätunnuksen nimi, jonka vieressä olevaa nuolta klikkaamalla tulevat näkyviin muut käyttäjän kansiot. Täällä näkyvät mm. poistetut, roskaposti sekä Cabinet-otsikon alla Groupwisesta siirretyt Kaappiin tehdyt kansiot (ks. seuraava sivu). Saat cabinet-kansiossa olevien kansioiden nimet näkyviin klikkaamalla pientä kolmiota nimen vieressä. 3

4 Ensimmäisenä näkyy siis Suosikit, jonka alla ovat oletuskansiot, ja niiden alla muut kansiot. Kansion nimen oikealla puolella näkyvä numero ilmaisee sen, montako lukematonta sähköpostia kansiossa on. Kun hiiren vie kansion nimen päälle, näkyy numeron paikalla tähti : Klikkaamalla tähteä siirtyy ko. kansio Suosikit-listalle. Tällöin kansio näkyy aina oletusnäkymässä. Klikkaamalla tähteä uudestaan siirtyy kansio pois Suosikeista. Kansio ei kuitenkaan poistu järjestelmästä. Kun hiiren vie Suosikit- ja käyttäjän nimi- kentän päälle, tulee näkyviin +-merkki, jota klikkaamalla voi luoda uuden kansion. Kansioita voi myös siirtää ja nimetä uudelleen, valinnat löytyvät klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä kansion päältä. Järjestelmän oletuskansioita ei voi kuitenkaan nimetä uudelleen. Työkaluriviltä (sivun 1 kuvassa nro 4) löytyvät keskeisimmät komennot, joista eniten käytetyt ovat Uusi ja Poista. Uusikomennolla luodaan uusi sähköpostiviesti tai kalenteritapahtuma. Etsi-toiminnolla (nro 5) voidaan hakea tekstihaulla sähköpostia tai yhteystietoa. Kirjoita muutama kirjain hakusanasta ja järjestelmä ehdottaa sopivia henkilöitä tai sähköposteja. Klikkaamalla vastausta saat haun tulosikkunaan näkyviin ko. hakuun sopivat viestit tai henkilöt. Voit lopettaa haun tai tehdä uuden valitsemalla Lopeta etsintä. Oikean ylänurkan kuvakkeista (sivun 1 kuvassa nro 6) saat auki mm. asetukset (ratas), ohjeen (kysymysmerkki) ja äärimmäisenä oikealla käyttäjän ikkunan, josta voi kirjautua toiseen postilaatikkoon, jos tähän on annettu oikeudet, sekä kirjautua ulos. Huom! On erittäin tärkeää kirjautua selainsähköpostista ulos erityisesti koneella, joka on yhteiskäytössä. 4

5 2. SÄHKÖPOSTIN PERUSTOIMINNOT Uusi sähköposti luodaan klikkaamalla työkalurivin Uusi-painiketta (tai nuolen kautta Sähköpostiviesti), jolloin avautuu seuraava ikkuna: Vast.ottaja-kenttään kirjoitetaan vastaanottajan nimi. Kun olet kirjoittanut nimestä muutaman kirjaimen, tulee näkyviin Etsi hakemistosta-kuvake, jota klikkaamalla saat listan kaikista oman järjestelmän käyttäjistä, joihin haku sopii. Voit tämän jälkeen valita käyttäjän vastaanottajien listalle. Nimen perässä olevasta x-merkistä voit poistaa vastaanottajan tarvittaessa. Jos olet lähettämässä järjestelmän ulkopuoliselle käyttäjälle, kirjoita osoite riville. Järjestelmä muistaa tämän jälkeen ko. osoitteen, kun alat kirjoittaa sitä uudelleen ja ehdottaa kirjoitettuun tekstiin sopivia osoitteita. Vastaanottajan voi lisätä myös klikkaamalla Vast.ottaja-kuvaketta, jolloin näkyviin tulee yhteystietoikkuna. Tässä näkyvät ensin mahdolliset omat, itse määritellyt yhteystiedot. Vasemmassa reunassa olevaa kaksoisnuolta klikkaamalla saa näkyviin Hakemisto-otsikon, josta löytyvät oman järjestelmän käyttäjät, mukaan lukien jakelulistat. 5

6 Liitetiedosto lisätään viestiin klikkaamalla Liitä-kuvaketta. Esiin tulee ikkuna, josta voit valita liitettävän tiedoston. Tiedoston voi liittää myös vetämällä sen kuvakkeen esim. resurssienhallinnasta hiirellä (pidä hiiren vasenta näppäintä alhaalla vetämisen aikana) viesti-ikkunaan. Huom! Liitetiedoston maksimikoko on 20 mb, joten esim. hyvin suurten kuvatiedostojen lähettäminen ei onnistu ilman pakkausta. Tästä saa tarvittaessa ohjeita atk-osastolta. Saapuneen viestin liitetiedoston saa auki lukuikkunassa klikkaamalla liitteen nimeä, jolloin avautuu esikatseluikkuna (alla). Liitteen voi tulostaa tai tallentaa Lataa-painikkeesta haluttuun kohteeseen. Esikatseluikkunan saa suljettua sen oikeassa yläkulmassa olevasta x-painikkeesta. 6

7 Viestiin vastataan helposti valitsemalla viesti viestiluettelossa ja klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä Vastaa (vastaus vain lähettäjälle) tai Vastaa kaikille (vastaus sekä lähettäjälle että muille alkuperäisen viestin vastaanottajille) tai valitsemalla lukuruudussa Vastaa kaikille-kuvake, jonka vieressä olevasta nuolesta saa muutkin vaihtoehdot näkyviin. Samalla tavalla voidaan viesti lähettää edelleen toiselle vastaanottajalle sekä siirtää toiseen kansioon, poistaa tai tulostaa. Viestien poistamisessa on huomattava, että poistamalla viesti siirtyy Poistetut-kansioon, josta se on 30 päivän ajan palautettavissa, ellei sitä erikseen poisteta. Tämän jälkeen viestit poistuvat ko. kansiosta lopullisesti. 3. ALLEKIRJOITUS Viesteihin voidaan lisätä allekirjoitus, joka näkyy kaikille vastaanottajille. Valitse Asetukset (rattaan kuvake oikeassa ylänurkassa ja listalta Asetukset), jolloin avautuu seuraavanlainen kuva (alla). Asettelu-väliotsikon alla näkyy rivi Sähköpostin allekirjoitus (jos et näe, klikkaa Asettelu-tekstin vasemmalla puolella olevaa kolmiota), sitä klikkaamalla saat ikkunan oikeanpuoleiseen osaan yksinkertaisen tekstiruudun, johon haluttu teksti kirjoitetaan. Rastita valintaruudut sen mukaan, haluatko allekirjoituksen näkyvän vain lähetetyissä vai myös muissa viesteissä. Tallenna lopuksi. 7

4. AUTOMAATTISET VASTAUKSET (POISSAOLOILMOITUKSET YMS.) Samasta asetusikkunasta voit lisätä esimerkiksi loma- tai muun poissaoloilmoituksen.

8 4. AUTOMAATTISET VASTAUKSET (POISSAOLOILMOITUKSET YMS.) Samasta asetusikkunasta voit lisätä esimerkiksi loma- tai muun poissaoloilmoituksen. Valitse Automaattinen käsittelyväliotsikon alta Automaattiset vastaukset, jolloin esiin tulee alla näkyvä ikkuna. Valitse Lähetä automaattisia vastauksia, ja valitse seuraavaksi ajanjakso, jonka aikana lähetys on voimassa ( Lähetä vastauksia vain tänä ajanjaksona ). Valitse alkamis- ja päättymisaika ja kirjoita tekstiruutuun haluttu ilmoitus. Huomaa, että ilmoitus on kirjoitettava erikseen oman organisaation lähettäjille ja ulkopuolisille lähettäjille. Ulkopuolisten lähettäjien osalta on vielä valittava, lähetetäänkö ilmoitus kaikille lähettäjille (suositeltava valinta) vai vain omassa yhteystietoluettelossa oleville. Tallenna lopuksi. 5. MUITA ASETUKSIA Sähköpostin asetukset: Automaattinen käsittely viestin asetukset: voit määrittää, annetaanko uuden viestin saapuessa äänimerkki ja/tai ilmoitus näytöllä. Asettelu viestiluettelo: voit valita, näytetäänkö luettelossa lähettäjän nimi vai viestin aihe ensimmäisenä. Yleiset asetukset: Alue ja aikavyöhyke voit vaihtaa järjestelmän kielen. Kevytversio voit käyttää kevennettyä versiota sähköpostista, jos olet hyvin hitaan www-yhteyden päässä. Pikanäppäimet: Pikanäppäimet-valinta on oikotie useimpiin em. määrityksiin. 8

Samankaltaiset tiedostot

Outlook Web Access 1(7) 9.9.2011 OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ

Outlook Web Access 1(7) 9.9.2011 OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ Outlook Web Access 1(7) OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ Pääset OWA-sähköpostiin selaimella (esim. Internet Explorer, Mozilla Firefox). Tässä ohjeessa on käytetty Internet Exploreria, jonka