HUS-LOGISTIIKKA LIIKELAITOS TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta HUS-LOGISTIIKKA LIIKELAITOS TOIMINTAOHJE

2 Sisältö 1 JOHDANTO VISIO JA LIIKETOIMINTA-AJATUS VISIO LIIKETOIMINTA-AJATUS ORGANISAATIORAKENNE JA VASTUUT ORGANISAATIO JOHTOKUNTA TOIMITUSJOHTAJA LIIKELAITOKSEN JOHTORYHMÄ VASTUUALUEET JA TOIMINNALLISET VASTUUT TYÖSUOJELU TALOUSHALLINTO HENKILÖSTÖHALLINTO PÄÄTÖSVALTA JA SEN EDELLEEN DELEGOINTI JOHTOKUNNAN PÄÄTÖSVALTA TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖSVALTA HENKILÖSTÖHALLINNON PÄÄTÖSVALTA TALOUSHALLINNON PÄÄTÖSVALTA, HANKINTAVALTUUDET KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖN PANO SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA VOIMAANTULO

3 HUS-LOGISTIIKKA LIIKELAITOS 1 JOHDANTO HUS-Logistiikka on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. HUS:n perussopimuksessa ja hallintosäännössä on määrätty sairaanhoitopiirin organisaatiorakenteesta sekä luottamushenkilöelinten ja HUS:n toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta. Liikelaitoksen johtosäännössä on määrätty liikelaitoksen johtokunnan ja toimitusjohtajan tehtävistä sekä ratkaisuvallasta. Yksityiskohtaisemmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä Liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta on määritelty liikelaitoksen johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS- Logistiikan viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeen hyväksyy Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta. 2 VISIO JA LIIKETOIMINTA-AJATUS 2.2 Visio Oikeat palvelut parhaat ratkaisut HUS-Logistiikka on terveydenhuollon tuloksellisin hankinta-, logistiikka- ja sairaankuljetuspalvelujen tuottaja ja toimialan suunnannäyttäjä. 2.3 Liiketoiminta-ajatus HUS-Logistiikan tehokkaat ja asiakassopimuksin määritellyt hankinta-, logistiikka- ja sairaankuljetuspalvelut mahdollistavat asiakkaiden päätoiminnon asiakaskeskeisen suorittamisen. 3

4 3 ORGANISAATIORAKENNE JA VASTUUT 3.1 Organisaatio Liikelaitos ottaa toiminnan suunnittelussa ja toteuttamisessa huomioon asiakkaiden palvelutarpeet, omistajakuntien näkemykset ja taloudelliset mahdollisuudet. Liikelaitos noudattaa toiminnassaan samoja periaatteita kuin HUS-Kuntayhtymä. Liikelaitoksen johtamisessa noudatetaan liiketaloudellisen ja osallistuvan johtamisen periaatteita tehokkaasti ja taloudellisesti. Johtamisessa korostetaan henkilökohtaista vastuuta palvelujen laadusta ja kustannustehokkuudesta. Henkilöstö osallistuu aktiivisesti toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Liikelaitoksen toimitusjohtajan esimiehenä toimii HUS:n talousjohtaja. Liikelaitoksen organisaatiorakenteesta määrätään toiminta-ohjeilla tai niitä täydentävillä toimitusjohtajan päätöksillä. 3.2 Johtokunta Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisimmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.3 Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa. Toimitusjohtajan tehtävistä on määrätty kuntalaissa, hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Johtokunnan päätöksen mukaisesti toimitusjohtajan sijaisena toimii järjestyksessä talouspäällikkö, hankintapäällikkö, logistiikkapäällikkö tai kehittämispäällikkö. 4

5 3.4 Liikelaitoksen johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa liikelaitokselle johtoryhmän. Johtoryhmään kuuluu toimitusjohtajan nimeämien viranhaltijoiden lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämä edustaja. Liikelaitoksen johtoryhmän muodostavat HUS-Logistiikan toimitusjohtaja, talouspäällikkö, hankintapäällikkö, logistiikkapäällikkö, kehittämispäällikkö ja kuljetuspäälliköt sekä henkilöstön edustaja. Liikelaitoksen johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmän kokouksista laaditaan pöytäkirjat, jotka julkaistaan HUS-Logistiikan sivuilla intranetissä. 3.5 Vastuualueet ja toiminnalliset vastuut Liikelaitoksen talouspäällikkö toimii toimitusjohtajan apuna liikelaitoksen johtamisessa ja toimitusjohtajan sijaisena. Talouspäällikön vastuualueena on liikelaitoksen talous- ja henkilöstöhallinnon johtaminen yhdessä toimitusjohtajan kanssa. Liikelaitoksessa on toimintaprosessien mukaisesti seuraavat vastuualueet: hankintapalvelut, logistiikkapalvelut ja sairaankuljetuspalvelut. Vastuualueet kattavat liikelaitoksen toiminnat koko HUS -alueella. 5

6 - Hankintapäälliköllä on kokonaisvastuu hankintapalvelujen vastuualueen kehittämisestä. - Logistiikkapalvelujen vastuualueella logistiikkapäällikkö vastaa tarvikelogistiikan toimivuudesta. Kehittämispäällikkö vastaa asiakaspalvelun ja taloushallinnon tilaus-, toimitus- ja laskuprosessien kehittämisestä. - Tavarankuljetuksen kuljetuspäällikkö vastaa kiinteistöjen sisäisistä kuljetuksista ja ulkoisten kuljetusten koordinoinnista. - Sairaankuljetuksen kuljetuspäällikkö vastaa sairaankuljetuspalvelujen vastuualueen toiminnasta. Edellä mainitut vastuualueiden päälliköt raportoivat toimitusjohtajalle. Päälliköt vastaavat oman vastuualueen operatiivisesta toiminnasta, johtamisesta sekä henkilöstövoimavarojen käytöstä. Vastuualuepäällikkö valmistelee oman vastuualueen talousarvion ja toimintasuunnitelman sekä on tulosvastuussa oman vastuualueen osalta. 3.6 Työsuojelu Yhteistyötoimintaa säätelee HUS:n antamat ohjeet. Työsuojeluasioiden käsittely yhdistetään HUS-Logistiikan yhteistyötoimikuntaan. Yhteistyötoimikuntaan valitaan 4 työnantajan edustajaa ja järjestöt nimeävät 5 henkilöstön jäsentä. Lisäksi toimikuntaan kuuluu työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu ja työterveyshuollon edustaja. Puheenjohtajana toimii työnantajan edustaja. 3.7 Taloushallinto Liikelaitoksen talouspäällikkö vastaa liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta sekä toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta. Talouspäällikkö valmistelee yhdessä vastuualueiden kanssa HUS-Logistiikan talousarvion ja toimintasuunnitelman. 3.8 Henkilöstöhallinto HUS-Logistiikan henkilöstöhallinnon tarkoituksena on huolehtia siitä, että liikelaitoksella on käytettävissään sen toiminnassa tarvittava ammattitaitoinen ja motivoitunut henkilöstö. Sen tehtävänä on myös luoda edellytykset korkeatasoisen osaamisen jatkuvaksi ylläpitämiseksi, edesauttaa henkilöstön osallistumista päätöksentekoon ja osaltaan huolehtia henkilöstövoimavaran tarkoituksenmukaisesta käytöstä. HUS-Logistiikan henkilöstöhallinnon päällikkönä toimii talouspäällikkö. 6

7 Vastuualueiden päälliköt ovat tulosvastuullisia liikelaitoksen henkilöstöresurssien käytöstä. Liikelaitoksen talouspäällikkö toimii työnantajan edustajana pääsopijajärjestöjen kanssa käytävissä neuvotteluissa ja vastaa yhteydenpidosta HUS:n henkilöstöhallintoon. 4 PÄÄTÖSVALTA JA SEN EDELLEEN DELEGOINTI Päätöksenteon osalta liikelaitoksessa noudatetaan lainsäädännön ja HUS:n hallintosäännön määräyksiä sekä HUS:n yleis- ja ohjekirjeissä annettua ohjeistusta. Liikelaitoksen hallinnossa ja taloudenpidossa noudatetaan, mikäli liikelaitoksen johtosäännössä taikka tässä ohjeessa ei muuta määrätä, HUS:n määräyksiä ja ohjeita. Sellaiset asiat, jotka vaikuttavat jonkun oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun taikka sisältävät muuten julkisen vallan käyttöä, ratkaistaan liikelaitoksen viranhaltijan viranhaltijapäätöksellä. Päätöksentekijänä on se viranhaltija, jonka tehtäviin tämän ohjeen tai toimitusjohtajan määräyksen mukaan asiasta päättäminen kuuluu. Jos päätöksenteosta ei ole erikseen määrätty, tekee päätöksen asiassa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Liikelaitoksen viranhaltijat tekevät viranomaispäätökset esittelystä. Esittelijänä toimii liikelaitokseen virkasuhteessa oleva henkilö. Esittelijä huolehtii päätöksen valmistelun järjestämisestä ja vastaa osaltaan päätöksen lain- ja tarkoituksenmukaisuudesta. Johtoryhmän jäsenet valmistelevat toimitusjohtajan päätettäväksi liikelaitoksen muuta toimintaa ja taloutta koskevat ratkaisut. Ne ratkaisut, jotka eivät kuulu toimitusjohtajan taikka muun erikseen mainitun liikelaitoksen viran- tai toimenhaltijan päätettäväksi, ratkaistaan vastuuyksiköissä ja vastuualueilla vastuuyksikön esimiehen taikka vastuualuepäällikön toimesta. 4.1 Johtokunnan päätösvalta Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta, sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, on määrätty liikelaitoksen johtosäännössä. Sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, johtokunta päättää: - valtuuston hyväksymien yleisten hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti yksityiskohtaisemmista hinnoitteluperiaatteista; - alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on euroa; - alle euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta, hallintosäännön mukaisesti hallitus päättää kuitenkin investointiohjelmasta euroa 10 miljoonaa euroa hankekohtaisesti; 7

8 - virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa; - liikelaitosten toimitusjohtajien välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty, - toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta; - liikelaitoksen edustajien nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu johtokunnan alaiseen toimintaan; - vapautuksen myöntämisestä kokonaan tai osittain liikelaitoksen henkilökuntaan kuuluvalle hänen velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä tapahtunut muu kuin tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettu vahinko. Muiden kuin toimitusjohtajaa koskevien asioiden osalta johtokunta voi siirtää toimivaltaansa liikelaitoksen toimitusjohtajalle. 4.2 Toimitusjohtajan päätösvalta Johtosäännön mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää - johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle, - hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle euroa, - liikelaitoksen palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen, - muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille. Toimitusjohtaja siirtää toimivaltaansa henkilöstö- ja taloushallinnon osalta edelleen seuraavasti; 4.3 Henkilöstöhallinnon päätösvalta Virkojen perustaminen, henkilöstön valinta ja irtisanominen Virkojen ja tehtävien kelpoisuusehdoista määrätään viran perustamispäätöksessä tai hallituksen päätöksellä. Henkilöstön valinnassa noudatetaan ns. yksi yli yhden periaatetta. 8

9 Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön määräykset. Virkojen perustamisesta päättää Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta ja vakanssien perustamisesta liikelaitoksen toimitusjohtaja. Ellei HUS:n yhtymähallinnon määräyksistä muuta johdu, viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta ja valinnasta päätetään vahvistetun talousarvion puitteissa seuraavasti: - Toimitusjohtaja päättää virkojen ja työsuhteisen palvelussuhteiden auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. - Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen. - Toimitusjohtajan päätöksellä voidaan liikelaitoksen vakinaiseen palvelussuhteeseen valita henkilö tehtävää auki panematta, jos valittava henkilö on hoitanut ko. tointa ennen sen vakinaista täyttämistä yhtäjaksoisesti vähintään 6 kuukautta ja toimen auki pano on ilmeisen tarpeetonta. Tehtävän täyttö sitä auki panematta on aina erikseen perusteltava. - Sijaisuuden hoito liikelaitoksessa tulee järjestää yhtäjaksoisella virkamääräyksellä tai työsopimuksella, mikäli se on mahdollista. Enintään 6 kuukauden sijaisuus voidaan täyttää ilman viran tai toimen auki panoa. Enintään 12 kuukauden sijaisuudet voidaan täyttää sisäisen haun perusteella ilman viran tai toimen julkista auki panoa. Yli 12 kuukauden sijaisuudet sekä vakituiset virat/toimet täytetään julkisena hakuna ellei johtokunta tai toimitusjohtaja erikseen muuta päätä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan palvelussuhteen irtisanomisesta tai purkamisesta päättää HUS-kuntayhtymän hallitus. Liikelaitoksen muun henkilöstön palvelussuhteen irtisanomisesta taikka purkamisesta päättää liikelaitoksen toimitusjohtaja esittelystä, lukuun ottamatta toimitusjohtajan suoria alaisia, joiden palvelussuhteen purkamisesta taikka irtisanomisesta päättää Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta toimitusjohtajan esittelystä. 9

10 Henkilöstöhallinnon muu päätösvalta Toimitusjohtaja päättää tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja henkilökohtaisen lisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti. Toimitusjohtaja päättää viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä. Talouspäällikkö päättää - henkilökunnan vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta ja sen palkkaeduista sekä muista korvauksista - henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työntuntien hyväksymisestä. - henkilökunnan puhelimen käyttöoikeudesta virkatehtävissä (ei luontoisetu) - alle 60 kalenteripäivää kestävien sairauslomien ja niiden palkkaetujen myöntämisestä - sairausloman myöntämisestä oman ilmoituksen perusteella 1-3 päiväksi Logistiikkapäällikkö, hankintapäällikkö, kehittämispäällikkö ja kuljetuspäälliköt päättävät alaisensa henkilökunnan osalta: - henkilökunnan vuosiloman myöntämisestä - sairausloman myöntämisestä oman ilmoituksen perusteella 1-3 päiväksi - henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä Hankintapäällikkö, logistiikkapäällikkö, kehittämispäällikkö, kuljetuspäälliköt, työnjohtajat sekä sairaankuljetuksen palvelusuunnittelija päättävät alaisensa henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä. 10

11 4.4 Taloushallinnon päätösvalta, hankintavaltuudet Hankinta- ja tilausvaltuudet Talouspäällikkö päättää HUS-Logistiikan laite-, tavara- ja palveluhankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on enintään euroa. Hankintapäälliköllä, logistiikkapäälliköllä, kehittämispäälliköllä ja kuljetuspäälliköillä on oikeus päättää ja tilata oman yksikön toimintaan liittyviä tarvikkeita enintään euroon saakka pois lukien IT-hankinnat, jotka menevät ainoastaan hankintapäällikön kautta. Hallintosäännön 6 :n 9 kohdan mukaan hallitus päättää kulutustavara- ja lääkehankinnoista sekä puitesopimushankinnoista ja tilavuokrauksesta päättämällään tavalla. HUS:n hallituksen päätöksen 155/ mukaisesti HUS-Logistiikan toimitusjohtaja päättää kulutustavarahankinnoista, laitteiden ja kalusteiden sekä kilpailuttamiensa toimialaan kuuluvien palveluiden puitesopimuksista. Toimitusjohtaja on päätöksellään 25/ delegoinut kulutustavaran ja puitesopimustuotteiden tilausvaltuuksia HUS-Logistiikassa seuraavasti: Kulutustavaran tarviketilauksista asiakkaalle tai varastoon, logistiikkakeskuksen asiakaspalvelussa työskentelevät henkilöt euroon saakka. Yli euron tilaukset hyväksyy hankintapäällikkö Martti Hirvensalo ja hänen ollessaan estynyt ostopäällikkö Susanna Ahlroth tai ostopäällikkö Hillevi Flytström. Sopimuksettomien tuotteiden ostohinta on tarkistettava toimittajalta. Asiakkaiden toimeksiannosta ja puitesopimuksien perusteella tehtävät lääkintälaite-, kalustoja tarviketilaukset: Delegoin tilausvaltuutta asiakkaiden toimeksiannosta ja puitesopimuksien perusteella tehtävistä lääkintälaite-, kalusto- ja tarviketilauksista ostotoiminnassa työskenteleville euroon saakka sekä hankintapäällikölle ja talouspäällikölle euroon saakka. 11

12 Laskujen hyväksyminen Talouspäällikkö hyväksyy HUS-Logistiikan laskut ja hänen ollessaan estynyt hankintapäällikkö, logistiikkapäällikkö tai kehittämispäällikkö. Sairaankuljetuksen kuljetuspäällikkö hyväksyy yksikön ostolaskut sekä sairaankuljetustoimintaan liittyvät matkalaskut ja hänen ollessaan estynyt palvelusuunnittelija tai työnjohtaja. Toimitusjohtaja on delegoinut HUS-Logistiikan kautta hankittavan kulutustavaran ostolaskujen hyväksymisen logistiikkakeskuksen taloushallinnossa työskenteleville. Mahdolliset tilauksista poikkeavat hinnat tarkistutetaan ostajalla. Laskun hyväksyminen ei voi koskea hyväksyvään viran- tai toimenhaltijaan kohdentuvia laskuja eikä itse tekemiään ostotilauksia. Poistoista päättäminen Talouspäällikkö päättää HUS-Logistiikan kalusteiden poistoista, hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen. Logistiikkapäällikkö päättää HUS-Logistiikan varaston poistoista ja käytöstä poistetun epäkurantin kulutustavaran hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen. 12

13 5 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖN PANO Asian ottamisesta hallituksen käsiteltäväksi päättää hallitus, hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja. Asian ottamisesta tukipalvelujen liikelaitoksen johtokunnan käsiteltäväksi päättää johtokunta, johtokunnan puheenjohtaja tai liikelaitoksen toimitusjohtaja. Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Hallituksen alaisen viranomaisen on kolmen päivän kuluessa ilmoitettava hallitukselle päätöksistään lukuun ottamatta päätöksiä asioista, joista hallitus on etukäteen päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Johtokunnan alaisen viranomaisen on kolmen päivän kuluessa ilmoitettava johtokunnalle päätöksistään lukuun ottamatta päätöksiä, joista johtokunta on etukäteen päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ottamiseen oikeutetun viranomaisen on ilmoitettava asian ottamisesta käsiteltäväkseen päättämässään ajassa siitä, kun se on saanut päätöksestä tiedon ottaen huomioon, mitä erikseen on säädetty. Ottamiseen oikeutettu viran-omainen voi ottaa käsiteltäväkseen myös asian, josta sille ei ole ilmoitettu. 6 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta. Riskien hallinnan periaatteet on ohjeistettu liikelaitoksen riskienhallintasuunnitelmassa. 7 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan ja on voimassa toistaiseksi. Tämä toimintaohje kumoaa HUS-Logistiikka liikelaitoksen aiemman toimintaohjeen. 13