Tukipalveluiden liikelaitoksen johtokunta HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 Tukipalveluiden liikelaitoksen johtokunta HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE Toimintaohje

2 2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO LIIKELAITOKSEN TEHTÄVÄ HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO Johtokunta Toimitusjohtaja Vastuualueet Vastuuyksiköt Liikelaitoksen johtoryhmä Ohjausryhmät PROSESSILINJAVASTAAVIEN TEHTÄVÄT PÄÄTÖKSENTEKO Päätöksentekomenettely Johtosäännön määräykset Johtokunnan ja toimitusjohtajan päätösvallan edelleen siirtäminen Investointiohjelman hyväksyminen Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta Taloushallinnon ratkaisuvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO VOIMAANTULO... 12

3 3 1 JOHDANTO HUS-Desiko liikelaitos on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa, HUS:n hallintosäännössä ja liikelaitoksen johtosäännössä. Liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta on määritelty liikelaitoksen johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS-Desiko liikelaitoksen viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. Toimintaohjeessa toimitusjohtaja siirtää toimivaltaansa edelleen liikelaitoksen viranhaltijoille. Kyseessä on delegointipäätös. Viranhaltija, jolle liikelaitoksen toimitusjohtaja on siirtänyt toimivaltaansa, ei voi sitä edelleen delegoida. 2 LIIKELAITOKSEN TEHTÄVÄ HUS-Desiko liikelaitos on erikoistunut tuottamaan tuloksellisesti ja asiakaslähtöisesti korkean hygieniatason takaavia erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon, kotisairaanhoidon, vanhuspalveluiden ja suun terveydenhuollon tilojen puhtaanapito- ja ruokahuoltoa avustavia ja muita laitoshygieniapalveluja. Lisäksi tarjotaan potilashuoneiden tarvikkeiden täyttöpalveluja, sairaalasänkyjen vuokraus- ja huolto-, hoitologistiikka- ja potilasvaatteiden tilauspalveluita. Liikelaitos osallistuu infektioiden torjuntatyöhön vaikuttavasti yhteistyössä eri ammattiryhmien kanssa edistäen hoidon sujuvuutta ja potilasturvallisuutta. HUS-Desiko liikelaitos osallistuu HUS-kuntayhtymän ja jäsenkuntien saneeraus- ja rakennushankkeiden tilojen ja kalusteiden suunnitteluun ja hankintaan. Lisäksi annetaan lausuntoja tilojen toimivuudesta, puhtaanapidosta, huoltohuoneiden välineistön huoltolaitteista ja hygieenisyydestä sekä välineistön huollosta. 3 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3.1 Johtokunta Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen antamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisemmin tukipalveluiden liikelaitoksen johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen ottooikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta. 3.2 Toimitusjohtaja HUS-Desiko liikelaitosta johtaa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Liikelaitoksen johtaja päättää, mitä toimitusjohtajan tehtävistä on päätetty hallintosäännössä ja liikelaitosten johtosäännössä. Toimitusjohtajan sijaisena toimii jäljempänä mainitussa järjestyksessä tämän estyneenä ollessa henkilöstöpäällikkö ja suunnittelupäällikkö, jollei johtokunta ole määrännyt toimitusjohtajan sijaiseksi muuta toimijaa. 3.3 Vastuualueet Liikelaitos jakaantuu seuraaviin vastuualueisiin: - hallinto - sairaalahuolto- ja laitoshygieniapalvelut

4 4 3.4 Vastuuyksiköt Liikelaitos jakaantuu neljääntoista (14) vastuuyksikköön, jotka on ryhmitelty kuuteen (6) vastuuyksikköryhmään: HUS-DESIKON HALLINTO Johto, HUS-Desiko LAITOSHUOLTO 1 Laitoshuolto Torni- ja Kolmiosairaala, HUS-Desiko Laitoshuolto Traumasairaala, HUS-Desiko Sairaalasänkyjen puhdistus ja huolto, HUS-Desiko Laitoshuolto Psykiatria, HUS-Desiko LAITOSHUOLTO 2 Laitoshuolto Naistensairaala, HUS-Desiko Laitoshuolto Lastensairaala, HUS-Desiko Laitoshuolto Kirurgia, HUS-Desiko LAITOSHUOLTO 3 Laitoshuolto Uusimaa länsi, HUS-Desiko Laitoshuolto Jorvi, HUS-Desiko Laitoshuolto Espoon sairaala, HUS-Desiko LAITOSHUOLTO 4 Laitoshuolto Hyvinkää, HUS-Desiko Laitoshuolto Uusimaa itä, HUS-Desiko LAITOSHUOLTO 5 Laitoshuolto Alihankintapalvelut, HUS-Desiko HUS-DESIKON RAKENNE Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta HUS-DESIKO, Toimitusjohtaja Henkilöstöpäällikkö Henkilöstöprosessi Kehittämispäällikkö Kehittämisprosessi Suunnittelupäällikkö Laitoshuoltopäällikkö Laitoshuoltopäällikkö Johdon sihteeri Tiedottaja HUS-DESIKO, hallintopalvelut Palveluesimiehet Sairaalahuoltopalveluprosessi Sairaalasänkyjen huolto- ja ruokahuoltoa avustava prosessi Talous- ja asiakaspalvelu -prosessi VASTUUYKSIKÖT -

5 5 Yllä olevassa kuvassa on kuvattu liikelaitoksen toimitusjohtajan välittömät alaiset. Prosessien vetäjät ja hallintopalveluiden henkilöstö ovat toimitusjohtajan välittömiä alaisia. Henkilöstöpäällikön alaisuudessa toimivat laitoshuollon vastuuyksikköryhmien 1-4 vastuuyksiköiden esimiehet henkilöstöineen. Hallinnon vastuualueelle sijoittuvat tukitoiminnot ja niiden vastuuhenkilöt huolehtivat oman alansa toiminnoista läpi koko laitoshuollon 1-4 vastuuyksiköiden. Toiminnot on kuvattu yksityiskohtaisemmin liikelaitoksen toimintakäsikirjassa. 3.5 Liikelaitoksen johtoryhmä Toimitusjohtaja asettaa HUS-Desiko liikelaitoksen johtoryhmän. Johtoryhmään kuuluvat toimitusjohtajan nimeämien toimijoiden lisäksi henkilöstöjärjestöjen nimeämät edustajat (2). Johtoryhmän tehtävänä on tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmä seuraa asiakkaiden palvelujen saatavuutta, laatua, vaikuttavuutta ja asiakaskokemuksia palveluista sekä yhteistyön sujuvuutta, liikelaitoksen taloutta ja muuta toimintaa. Johtoryhmässä sovitaan koko liikelaitosta koskevista linjauksista ja prosessien välisestä työnjaosta sekä toimintakäsikirjasta ja laatutasoista. Johtoryhmässä käsitellään riskejä koskevat raportit, varautuminen ja riskienhallinnan tavoite- ja toimenpideohjelmat. Johtoryhmän kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Johtoryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa ja ne julkaistaan intrassa. 3.6 Ohjausryhmät Toimitusjohtaja perustaa liikelaitoksessa tarvittavat ohjaus- tai työryhmät. Ohjausryhmän tehtävänä on tukea toiminnan operatiivisessa johtamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa sekä huolehtia päätösten valmistelusta, toimeenpanosta ja seurannasta. Ohjaus- ja työryhmät eivät ole päätöksiä tekeviä työryhmiä. Ohjaus- ja työryhmän kokouksista laaditaan muistiot. 4 PROSESSILINJAVASTAAVIEN TEHTÄVÄT Henkilöstöpäällikön tehtävänä on - toimia henkilöstöasioiden asiantuntijana - vastata toimitusjohtajan alaisuudessa liikelaitoksen henkilöstöprosessista, sen suunnittelusta, toteuttamisesta, ohjauksesta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian ja liikelaitoksen strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti - huolehtia liikelaitoksen työhyvinvoinnista ja sen kehittämisestä - vastata ja kehittää osaltaan vastuuyksiköiden henkilöstöasioihin liittyvää toimintaa yhteistyössä toimitusjohtajan ja muiden prosessivastaavien kanssa - toimia suorien alaistensa lähiesimiehenä - vastata alaisensa henkilökunnan resurssien käytöstä ja kustannuksista - vastata osaltaan vastuuyksiköille asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta - päättää niistä vastuuyksikköä koskevista asioista, joissa hänelle on siirretty päätösvaltaa ja joita ei ole määrätty muille toimielimille tai viranhaltijoille - vastata henkilöstöä kuvaavien tunnuslukujen raporteista - raportoida liikelaitoksen toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta - suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät Suunnittelupäällikön tehtävänä on - vastata toimitusjohtajan alaisuudessa liikelaitoksen talous- ja asiakaspalveluprosessista, sen suunnittelusta, toteuttamisesta, ohjauksesta ja kehittämisestä konsernin sekä talousarvion ja tilinpäätöksen laadinnan valmistelusta liikelaitoksen strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti - huolehtia osaltaan liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta, toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta, laskutuksen oikeellisuudesta sekä maksuvalmiudesta

6 6 - vastata toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen toimintaa ja taloutta kuvaavista raporteista - vastata osaltaan vastuuyksiköille ja prosessilinjoille asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta - vastata ja kehittää osaltaan vastuuyksiköiden talous- ja asiakaspalveluun liittyvää toimintaa yhteistyössä toimitusjohtajan ja muiden prosessivastaavien kanssa - päättää niistä liikelaitosta ja vastuuyksikköä koskevista asioista, joissa hänelle on siirretty päätösvaltaa ja joita ei ole määrätty muille toimielimille tai viranhaltijoille - toimia suorien alaistensa lähiesimiehenä - raportoida liikelaitoksen toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta ja taloudesta. - suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät Kehittämispäällikön tehtävänä on - vastata liikelaitoksen toimitusjohtajan alaisuudessa liikelaitoksen kehittämishankkeiden, ympäristöasioiden, energiatehokkuuden ja laadun koordinoinnista, seurannasta ja kehittämisestä konserniohjauksen ja liikelaitoksen strategian ja talousarvion mukaisesti yhteistyössä hallinnon ja prosessilinjojen edustajien kanssa - vastata laitoshuoltopalvelujen mitoituksesta - osallistua tarjousten sekä palvelusuunnitelmien valmisteluun - vastaa osaltaan prosessilinjalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta yhteistyössä toimitusjohtajan ja muiden prosessivastaavien kanssa - raportoida toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta ja taloudesta. - suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät Prosessien laitoshuoltopäälliköiden tehtävänä on - vastata osaltaan liikelaitoksen toimitusjohtajan alaisuudessa laitoshuollon vastuuyksiköiden palvelutoiminnasta, sen kehittämisestä ja sujuvuudesta, laadusta, kustannusten seurannasta - vastata prosessissa käytettävien laitteiden ja koneiden hankintojen valmistelusta - huolehtia oman alueensa tiloista, perusvarustelusta ja kalusteista - huolehtia osaltaan asiakaspalvelusta liikelaitoksen strategian ja talousarvion mukaisesti - toimia yhteistyössä vastuuyksiköiden esimiesten ja hallinnon muiden asiantuntijoiden ja prosessivastaavien kanssa - päättää niistä prosessilinjan asioista, joissa hänelle on siirretty päätösvaltaa ja joita ei ole määrätty muille toimielimille tai viranhaltijoille - raportoida liikelaitoksen toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta ja taloudesta - suorittaa muut toimitusjohtajan määräämät tehtävät 5 PÄÄTÖKSENTEKO 5.1 Päätöksentekomenettely Kuntayhtymän hallintoa koskevista menettelytavoista säädetään mm. kuntalaissa ja hallintolaissa. HUS-Desikon johtamis- ja esimiestehtävissä noudatetaan HUS:n hyvän hallinnon periaatteita kaikessa toiminnassa. Liikelaitoksessa hankintatoimeen, henkilöstöhallintoon ja tutkimuslupiin liittyvien hallintopäätösten valmistelu ja esittely tapahtuu mahdollisimman keskitetysti. Kaikkien päätöksiä tekevien viranhaltijoiden ja työsuhteisten päätösluettelot säilytetään liikelaitoksen johdossa. Päätöksenteko tapahtuu yleensä esittelystä. Esittelijän on perusteluissaan informoitava riittävästi päätöksentekijää ja yksilöitävä asia, selostettava päätöksenteossa huomioon otettavat tosiseikat ja sovellettavat oikeussäännöt. Esittelijän päätösehdotus tulee laatia niin täsmällisesti, että päätös voidaan tehdä sen pohjalta. Esittelijä on vastuussa siitä, mitä hänen esittelystään päätetään, ellei hän ole ilmoittanut merkittäväksi eriävää mielipidettään päätökseen.

7 7 Seuraavat viranhaltijapäätökset tehdään esittelystä hankintapäätökset, joiden arvonlisäveroton kokonaishinta-arvio on vähintään euroa sekä muut taloudelliselta arvoltaan samansuuruisista sitoumuksista ja sopimuksista tehtävät päätökset - toistaiseksi voimassa olevaan virkasuhteeseen ottaminen - vakanssien ja niissä olevien henkilöiden siirrot tulosyksiköiden välillä - virantoimitusvelvollisuuden muuttaminen - virantoimituksesta pidättämispäätökset - viranhaltijan siirto toiseen virkaan/virkasuhteeseen - virkasuhteen irtisanominen tai purkaminen työnantajan puolelta - sivutoimien epäämispäätökset - palkan harkinnanvaraista tarkistamista ja palkkauksen harkinnanvaraisten erien käyttämistä koskevat päätökset - erivapauden tai lievennyksen myöntäminen kielitaitovaatimuksista - poistopäätökset - yli euron vahingonkorvauksen suorittaminen - päätös osallistua ulkopuolisen rahoittajan maksamaan koulutukseen. Muut kuin edellä mainitut hallintopäätökset eivät edellytä esittelyä. Tällaisia päätöksiä ovat mm. - hankintapäätökset, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on < euroa. - ehdollisen virkaan ottamista koskevan päätöksen vahvistamatta jättämistä koskeva päätös - kielenkäyttölisän myöntäminen tai tarkistaminen - virkamatkapäätös - tutkimuslupapäätökset - päätökset, joissa hylätään harkinnanvarainen etuus tai perutaan jo myönnetty etuus (esim. luontaisetupäätökset) - puhelinedun myöntäminen - asiakasmaksulain perusteella tehtävät potilasmaksupäätökset. Esittelijän käyttämiselle näissä päätöksissä ei ole mitään estettä, jos yksikkö katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi. Henkilöstöhallinnon rutiinipäätökset eivät kuulu hallintopäätösten arkistosarjaan eikä niissä sovelleta esittelykäytäntöä tai pidetä yllä päätösdiaaria. Niistä ei myöskään pidetä erillistä päätöspöytäkirjaa asianhallintajärjestelmässä vaan päätökset tallennetaan HR-järjestelmään. Henkilöstöhallinnon rutiinipäätöksiä ovat mm. - vuosiloman vahvistamista, perumista (työntekijän aloitteesta) tai muuttamista (työntekijän aloitteesta) koskevat päätökset - sairauspoissaolot - muita KVTES:ssa määrättyjä virka- tai työvapaita koskevat päätökset - määräaikaisen viransijaisen ottamista koskevat päätökset, ellei kyseessä ole hakuteitse täytettävä viranhoito - päätökset palkkioista ja korvauksista, joiden määrä ja perusteet on määrätty joko valtakunnallisissa tai paikallisissa sopimuksissa - harkinnanvaraiset virka- ja työvapaapäätökset - määräys osallistua työnantajan kustantamaan koulutukseen 5.2 Johtosäännön määräykset Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta, sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, on määrätty liikelaitoksen johtosäännössä. Sen lisäksi mitä kuntalaissa säädetään, johtokunta päättää valtuuston hyväksymien yleisten hinnoitteluperiaatteiden mukaisesti yksityiskohtaisemmista hinnoitteluperiaatteista; alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on euroa; alle euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta, hallintosäännön mukaisesti hallitus päättää kuitenkin investointiohjelmasta euroa 10 miljoonaa euroa hankekohtaisesti; virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuun ottamatta toimitusjohtajan virkaa; liikelaitosten toimitusjohtajien välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei

8 8 liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty; toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta; liikelaitoksen edustajien nimeämisestä sellaisten yksityisoikeudellisten yhteisöjen, säätiöiden tai laitosten toimielimiin ja kokouksiin, joiden toiminta kohdistuu johtokunnan alaiseen toimintaan; ja vapautuksen myöntämisestä kokonaan tai osittain liikelaitoksen henkilökuntaan kuuluvalle hänen velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä tapahtunut muu kuin tahallaan tai törkeällä tuottamuksella aiheutettu vahinko. Toimitusjohtaja päättää johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle; hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle euroa; liikelaitoksen tekemien palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen; muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille. Toimitusjohtaja voi edelleen siirtää toimivaltaansa. 5.3 Johtokunnan ja toimitusjohtajan päätösvallan edelleen siirtäminen Investointiohjelman hyväksyminen Toimitusjohtaja hyväksyy alle euron hankkeiden hankekohtaisen investointisuunnitelman Henkilöstöhallinnon ratkaisuvalta Henkilöstöhallinnon päätöksenteossa on noudatettava valtuuston, hallituksen ja tukipalveluiden johtokunnan päätöksiä, johtosääntöä, HUS:n henkilöstöpoliittisia linjauksia ja palkkausperiaatteita sekä liikelaitoksen toimitusjohtajan ohjeita. Henkilöstön valinta Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön määräykset. Ellei HUS-konsernin määräyksistä muuta johdu, päättää viran tai työsuhteisen palvelussuhteen auki panosta virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Toimitusjohtaja päättää auki panosta myös omien välittömien alaistensa osalta. Henkilöstön valinnassa noudatetaan ns. yksi yli yhden -periaatetta jäljempänä esitetyn mukaisesti. Viranhaltijan ja työsuhteisen palvelussuhteen päättämisestä päättää virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Ao. välitöntä esimiestä tulee virkaan tai työsuhteeseen ottamisessa taikka palvelussuhteen päättämisessä aina kuulla. Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan. Toimitusjohtaja päättää hallinnon vastuualueen välittömien alaisten ja työntekijöiden ottamisesta palvelussuhteeseen. Henkilöstöpäällikkö päättää välittömiä alaisiaan lukuun ottamatta alaisensa henkilökunnan ottamisesta toistaiseksi voimassaolevaan palvelussuhteeseen ja palvelussuhteen päättämisestä toimitusjohtajan kanssa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Suunnittelupäällikkö ja kehittämispäällikkö päättävät sovittujen periaatteiden mukaisesti alaisensa henkilökunnan ottamisesta määräaikaiseen, enintään kolmen (3) kuukauden palvelussuhteeseen toimitusjohtajan kanssa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Palveluesimiehet päättävät alaistensa lukuun ottamatta palveluohjaajia, ottamisesta määräaikaiseen alle 13 päivän ns. keikkatyösuhteeseen palvelualueen tarpeen vaatiessa sovittujen periaatteiden mukaisesti sekä vahvistavat toimeen otetun palvelussuhteen ehdot henkilöstöpäällikön kanssa sovittujen periaatteiden mukaisesti. Vastuuyksikön henkilötarpeet perustuvat liikelaitoksen vuositason henkilöstö- ja palvelusuunnitelmiin.

9 9 Rekrytointitilanteessa tehtäväkohtainen palkka määräytyy työn vaativuuden arvioinnin ja toimitusjohtajan antamien ohjeiden sekä henkilöstöbudjetin mukaisesti. Henkilöstön muu ratkaisuvalta Toimitusjohtaja päättää tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja henkilökohtaisen lisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti. Lisäksi toimitusjohtaja päättää: - palkan takaisin perinnästä - palkan pidättämisestä luvattoman poissaolon johdosta - suoritepalkkion käyttöönotosta ja korvausperusteista - avointen vakanssien käyttötarkoituksen ja sijoituspaikan muuttamisesta vastuuyksiköiden välillä - sivutoimiluvista ja ilmoituksista - täyttölupien myöntämisestä - kielenkäyttölisän myöntämisestä - osallistumisesta ulkopuolisen rahoittajan kustantamaan koulutukseen Henkilöstöpäällikkö päättää talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen alaisensa henkilöstön - sairauslomien ja niiden palkkaetujen myöntämisestä - alle 30 päivän harkinnan varaisista vapaista - vuosilomien myöntämisestä - HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista koulutussuunnitelman ja budjetin mukaisesti - vuorotteluvapaasopimusten hyväksymisestä - palkkatukiasioista ja työkokeiluista - oman auton tilapäisestä käyttöoikeudesta - tehtyjen työtuntien hyväksymisestä mukaan lukien saldovapaat - työsuhdematkalippujen myöntämisestä Henkilöstöpäällikön estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan määräämä muu henkilö. Suunnittelupäällikkö ja kehittämispäällikkö päättävät talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen alaisensa henkilöstön - sairauslomien ja niiden palkkaetujen myöntämisestä - vuosilomien myöntämisestä - työlomista (enintään 3 kuukautta) ja niiden palkkaeduista - HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista budjetin mukaisesti - tehtyjen työtuntien hyväksymisestä, mukaan lukien saldovapaat - työsuhdematkalippujen myöntämisestä Heidän estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan määräämä muu henkilö Palveluesimies päättää talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen alaisensa henkilöstön muiden kuin palveluohjaajien osalta - perhevapaiden myöntämisestä - sopimukseen perustuvien oppisopimuskoulutuksen lähiopetuspäivien myöntämisestä - voimassa olevan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen V luvun 11 :n 2 momentin mukaisten palkallisten vapaapäivien myöntämisestä - vuosilomien myöntämisestä - sairausloman myöntämisestä oman ilmoituksen perusteella 1-3 päiväksi - alaisensa henkilöstön osalta HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista budjetin mukaisesti - koko henkilöstön työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä - työsuhdematkalippujen myöntämisestä Palveluesimiehen estyneenä ollessa päätökset tekee henkilöstöpäällikkö.

10 10 Päätösvaltuutta henkilöstöhallinnon ratkaisuvallan osalta ei voi edelleen delegoida Taloushallinnon ratkaisuvalta, hankintavaltuudet ja laskujen hyväksyminen Hankinnoissa tulee noudattaa HUS:n yleisiä sekä liikelaitoksen omia hankintaohjeita. Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen investointiohjelmaan. Investointihankintapäätösten esittelijänä toimii suunnittelupäällikkö. Hankintavaltuus määräytyy sopimuksen arvon osalta siten, että sopimuksen arvo on sopimuskauden kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaoloajaltaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Hankintavaltuus määräytyy aina hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvon mukaan. Hankinnan osittaminen on kiellettyä, jos sillä pyritään kiertämään toimivaltuuksia tai kynnysarvoja. Niissä tarvikkeissa, laitteissa ja palveluissa, joiden hankinnasta on solmittu kilpailutettu HUS:n puitesopimus, hankitaan tarvikkeet, laitteet ja palvelut puitesopimustoimittajalta. Hankinnat ja niihin liittyvät tarvittavat tarjouspyyntövalmistelut tehdään liikelaitoksen hallinnossa. Hankintavaltuudet Liikelaitoksen toimitusjohtajan hankintavaltuuksia (alv 0 %) siirretään edelleen seuraavasti: Suunnittelupäälliköllä on oikeus päättää ja tilata laitteita, kestokulutustavaroita ja muita tarvikkeita ja palveluita, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on enintään euroa talousarvion mukaisesti liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen. Prosessilinjan laitoshuoltopäälliköllä on oikeus tilata omaan toimintaansa liittyviä puitesopimukseen perustuvia kulutustavaroita, varaosapalveluita ja varaosia, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on enintään euroa talousarvion puitteissa liikelaitoksen toimitusjohtajan hyväksymiä periaatteita noudattaen. Jos asianomainen viranhaltija tai työntekijä on estynyt tai esteellinen, niin päätöksen tekee toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan määräämä muu henkilö. Laskujen hyväksyminen Laskujen ja tositteiden käsittelyssä noudatetaan HUS:n yleisiä taloushallinnon ohjeita. Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Yleisenä periaatteena on, ettei kukaan voi hyväksyä itseensä kohdistuvia laskuja eikä itse laatimiaan tositteita. Suunnittelupäällikkö hyväksyy vastuulleen kuuluvat aineiden, tarvikkeiden ja palveluiden kululaskut hankintavaltuuksiensa puitteissa. Toimitusjohtaja hyväksyy kaikki ne laskut, joita ei ole delegoitu kenenkään muun hyväksyttäväksi. Toimitusjohtajan poissa ollessa laskut hyväksyy suunnittelupäällikkö ja hänen poissa ollessa henkilöstöpäällikkö. Talouspäällikkö hyväksyy laskut, mikäli molemmat varahenkilöt ovat poissa. Sopimusten ja kirjeiden allekirjoittaminen ja asiakirjojen arkistointi Toimitusjohtaja ottaa vastaan haasteita ja käyttää kuntayhtymän puhevaltaa liikelaitoksen tehtäväalaa koskevissa asioissa tuomioistuimissa ja hallintoviranomaisissa sekä allekirjoittaa liikelaitoksen tehtäväalaan kuuluvat sopimukset, sitoumukset ja kirjelmät. Toisena allekirjoittajana sopimukset varmistaa suunnittelupäällikkö tai asian esittelijä.

11 11 Toimitusjohtajan estyneenä ollessa sopimukset allekirjoittaa toimitusjohtajan varahenkilö tai johtokunnan määräämä viranhaltija. Sopimukset arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman (THS) mukaisesti. Liikelaitoksen pöytäkirjat, toimintaa ja henkilöstöhallintoa koskevat asiakirjat, lukuun ottamatta palvelussuhdeasiakirjoja, arkistoidaan liikelaitoksen johdossa. Palvelussuhdeasiakirjat arkistoidaan HUS-Servisin arkistoissa. Taloushallinnon muu ratkaisuvalta Toimitusjohtaja päättää - vieraanvaraisuuden osoittamisesta liikelaitoksen toimitiloissa ja ulkopuolisissa edustustilaisuuksissa - henkilökohtaisten taksikorttien myöntämisestä sekä kertakäyttöisten taksikorttien myöntämisestä hallinnon vastuualueen henkilöstölle. - päättää HUS-Desikon varastojen poistoista ja käytöstä poistetun kalusteiden ja kestokulutustavaroiden hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen - matkapuhelimien käyttöoikeudesta - oman auton toistaiseksi voimassa olevasta käyttöoikeudesta Suunnittelupäällikkö päättää - vastuuyksiköiden kertakäyttöisten taksikorttien käytöstä henkilöstöprosessilinjan päällikön puoltamana - vastuuyksiköiden matkapuhelimien hankinnasta prosessilinjan laitoshuoltopäällikön puoltamana - vahingonkorvauksen suorittamisesta euroon asti - saatavien perinnän lopettamisesta ja saatavien poistosta yksittäistapauksessa enintään euron suuruisen maksun, korvauksen tai muun vastaavan saatavan osalta. Päätöksistä on käytävä ilmi peruste perinnän lopettamiselle. Suunnittelupäällikkö vastaa liikelaitoksen kaluston ja irtaimiston rekisteröinnistä ja prosessilinjojen laitoshuoltopäälliköt ylläpitävät oman alueensa osalta rekisteriä. Päätösvaltuutta taloushallinnon ja muun päätösvallan osalta ei voi edelleen delegoida. Tiedottaminen ja viestintä Liikelaitoksen sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta, markkinoinnista ja HUS-Desikon tunnuksen eli logon käytöstä vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Tiedottajan tehtävänä on toimitusjohtajan alaisuudessa koordinoida ja kehittää HUS-Desikon sisäistä ja ulkoista viestintää. Toimitusjohtaja hyväksyy liikelaitosta koskevan tiedotusvälineissä julkaistavaksi tarkoitetun materiaalin ennen sen julkaisemista. Tietohallinto Liikelaitoksen tietohallinnosta ja tietojärjestelmien käyttöönotosta vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja. 6 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Sisäisellä valvonnalla ja riskienhallinnalla tarkoitetaan hyvään johtamis- ja hallintajärjestelmään kuuluvia sisäisiä menettely- ja toimintatapoja. Liikelaitoksen toiminnan johtamisessa ja päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja kulloinkin voimassa olevia HUS:n ohjeita ja määräyksiä. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että liikelaitoksen sisäinen valvonta on järjestetty ja hoidettu kattavasti. Päätösvallan siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen johtajan viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. Sisäinen valvonta on osa riskienhallinnan kokonaisuutta ja olennainen osa päivittäistä esimiestyötä. Esimiehen vastuulla on toiminnan päivittäinen ohjaus ja valvonta.

12 12 Riskienhallinnan päämäärät ja tavoitteet on määritelty HUS:n ohjeissa ja määräyksissä. Riskienhallinnan menetelmin turvataan toiminnalliset perusedellytykset, joita tarvitaan HUS-Desikon toteuttaessa perustehtäväänsä häiriöttä ja keskeytyksettä, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Riskienhallinta kuuluu osana johtamiseen, ohjaukseen ja toimintaan. HUS-Desikossa on riskienhallintamatriisi ja toiminnan jatkuvuuden suunnitelma. Esimiehet vastaavat siitä, että heidän alaisuudessaan olevien yksiköiden tavoitteet tukevat HUSkuntayhtymän ja liikelaitoksen tavoitteita ja että tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit on tunnistettu ja riskienhallinnan toimenpiteet otetaan huomioon yksikkötason ratkaisuissa, suunnitelmissa ja käytännön toiminnassa. 7 KUNTALAIN MUKAINEN OTTO-OIKEUS, VIRANHALTIJAPÄÄTÖSTEN ILMOITTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Liikelaitos noudattaa kuntalain 51 säädettyjä ja HUS:n hallintosäännössä ja liikelaitosten johtosäännössä annettuja määräyksiä ja ohjeita otto-oikeudesta, viranhaltijapäätösten täytäntöönpanosta ja niistä ilmoittamisessa. 8 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 1 päivänä tammikuuta 2016 ja on voimassa toistaiseksi. Tämä toimintaohje kumoaa päivitetyn toimintaohjeen