RAPORTTI KAUPUNGIN OMISTAMIEN JA VÄLIVUOKRATTUJEN ASUNTOJEN ASUKASVALINNASTA, VUOKRAAMISESTA JA TEKNISESTÄ ISÄNNÖINNISTÄ

Transkriptio

1 RAPORTTI KAUPUNGIN OMISTAMIEN JA VÄLIVUOKRATTUJEN ASUNTOJEN ASUKASVALINNASTA, VUOKRAAMISESTA JA TEKNISESTÄ ISÄNNÖINNISTÄ Raportti on laadittu Jari Horttanaisen toimeksiannosta selvittää, miten kaupungin omistamien ja välivuokraamien asuntojen asukasvalintaa ja vuokrasopimusten hallintaa voitaisiin kehittää. Tämä raportti muodostuu nykytilan kuvauksesta sekä kokonaisten rakennusten että yksittäisten asuntojen välivuokraamisessa ja kahdesta eri toimintamallivaihtoehdosta, joista ensimmäisessä osiossa käsitellään uutta toimintamallia kokonaisten rakennusten välivuokraamisessa ja toisessa osiossa uutta toimintamallia yksittäisten asuntojen välivuokraamisessa. Viimeisenä osiona on työryhmän ehdotus jatkotoimenpiteiksi ja aikataulutukseksi. Raportin ovat laatineet: Anne Kosonen, talousjohtaja Joensuun kaupunki sosiaali- ja terveyskeskus Markku Kurki, taloussihteeri Joensuun kaupunki asuntotoimi Jukka Masalin, toimitusjohtaja Senioripiha Oy Jarmo Ojalainen, toimitusjohtaja Joensuun Elli, pj Minna Häyrynen, asiakaspalvelupäällikkö Joensuun Elli Käytetyt lyhenteet Joensuun kaupungin sosiaali- ja terveyskeskus = sote Opiskelija-asunnot Oy Joensuun Elli = Joensuun Elli = Elli Joensuun Kodit Oy = Joensuun Kodit selvitä-arvioi-sijoita -työryhmä = SAS-työryhmä Tehostettu palveluasuminen =tepas Nykytila Joensuun kaupungilla on suorassa omistuksessa asuntoja noin 68 kpl (Tilakeskuksen taseessa), joiden vuokraamisesta huolehtii asuntotoimi ja teknisestä isännöinnistä Tekninen keskus. Osa asuntotoimen vuokraamista asunnoista tullaan myymään sitä mukaa kun nykyiset vuokralaiset muuttavat näistä pois. Osa asunnoista sijaitsee koulujen ja laitosten yhteydessä. Kaupungin omistajapolitiikka-asiakirjan liite päivitetään kevään 2015 aikana. Kaupungilla on vuokrattuna yksittäisiä asuntoja sosiaalitoimen käyttöön eri toimijoilta 413 kpl, joista Joensuun Kodeilta vuokrattuja asuntoja on noin 70 kpl. Asuntojen vuokrasopimuksia on hoitanut eri sosiaalitoimen yksiköt itse tai asuntotoimi. Lisäksi kaupungilla on aloitettu nk. välivuokraustoiminta erityisryhmien asumisessa, jossa asunnot rakentaa kaupunkikonserniin kuuluva yhtiö tai ulkopuolinen taho ja kaupunki vuokraa asunnot ko. taholta kuntapalautukseen oikeuttavaan sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluun.

2 Raportin laatimishetkellä erityisasumisen kohteita on valmiina kohde asuntojen määrä käyttötarkoitus Senioripiha 1-2. vaihe, Maija ikäihmisten itsenäinen asuminen, ryhmäkodit 20 Villa Ranta 15 kehitysvammaisten asuminen Senioripiha 3. Matti 80 ikäihmisten tehostettu palveluasuminen (tepas) Yhteensä 170 lisäksi rakenteilla: kohde asuntojen määrä olettu valmistuminen Karhunmäki, Suunnistajantie 15 kehitysvammaisten asuminen 12/2015 Sireenipiha, Niinivaara 60 ikäihmisen tepas 12/2015 Karhunmäki, Rastilipuntie 12 vaikeavammaisten asuminen 2016 vaikeavammaisten yksikkö Suvikatu 12, Niinivaara 5 vaikeavammaisten asuminen 2016 vaikeavammaisten yksikkö Yhteensä 92 Vuoden 2016 lopussa sotella on välivuokrattavia kohteita 262 asuntoa, 7 eri kohteessa. Suvikatu 12 ja Karhunmäen vaikeavammaisten osalta ei ole vielä päätöstä välivuokrauksesta, muissa tulevissa kohteissa on esisopimukset. Lisäksi Kutterikujalle Penttilään on suunnitteilla vanhusten ryhmäkoteja Monisukupolvi-kortteliin, toteuttajina Setlementtiyhdistys ja Joensuun Kodit. Em. kohteiden lisäksi erityisasumista vuokrataan seuraavasti Tilakeskuksen kautta: kohde asuntojen käyttötarkoitus määrä Vaahterapiha, Kiihtelysvaara 15 ikäihmisten tepas Kultaniitty, Tuupovaara 10 ikäihmisten tepas Koivupiha 53 ikäihmisten tepas Raitatuulia, Kotilahti 10 ikäihmisten tepas Hopearanta, Eno 48 ikäihmisten tepas Suvikuja 2, Niinivaara 8 ikähmisten ryhmäkoti Ratilantie 3, Uimaharju 8 ikähmisten pienryhmäkoti Viherkoto, Eno 6 kehitysvammaisten autettu asuminen Kiulutie 3 7 kehitysvammaisten autettu asuminen Vesikkotie 6 7 kehitysvammaisten autettu asuminen Kytötie 26 6 päihdeongelmaisten asumisyksikkö Yhteensä 178

3 Myös ulkopuolisilta vuokrataan ryhmäkoteja ikäihmisten käyttöön 7 paikkaa. Tässä raportissa käsitellään seuraavien erityisryhmien asumisen järjestämistä ikäihmisten normaaliin asumiseen, heille tarkoitetuissa asuntokohteissa (osan kohteista omistaa Joensuun Kodit ja asukasvalinnan tekee sote) 233 kpl. tehostettuun palveluasumiseen palveluasumiseen (mm. ryhmäkodit) vammaisten asumiseen päihdehuollon asuntoihin mielenterveyskuntoutujien asuntoihin Nykyiset henkilöresurssit Asuntotoimessa asumista hoitaa tällä hetkellä 0,75 henkilöä kokopäiväisesti. Suurin osa työajasta menee asukasneuvojan työhön. Kaupungin laskutustiimin ja soten asiakasmaksutiimin henkilöresurssiin soten asuntojen laskutuksella ei ole käytännössä vaikutusta. Soten selvityksen mukaan asumiseen käytetään noin 0,75 henkilötyövuotta, sisältäen asiakkaan tilanteen selvittämisen. Resurssi on todennäköisesti alakantissa, sillä toimintaan osallistuu kaiken kaikkiaan 82 henkilöä. Kolmasosa ajasta käytetään asiakkaan tilanteen selvittämiseen, joka ei ole sotesta ulkoistettavissa. Välivuokrauksen prosessin nykytila Välivuokrausprosessi alkaa tarpeesta hankkia uusi kiinteistö soten käyttöön vuokraamalla koko kiinteistö, joko kaupungin tytäryritykseltä tai ulkopuoliselta toimijalta. Tarpeet on määritelty kaupunginhallituksen hyväksymässä erityisasumisen linjauksissa ( 384) ja päivitetty ( 409). Välivuokraus on aina yksittäinen prosessi ja sen rakennuttamisaikaisena projektipäällikkönä on toiminut Senioripihassa Senioripihan toimitusjohtaja ja konsernin ulkopuolelta vuokrattavissa kohteissa rakennuttajan edustaja. Joensuun Kodit on ostanut rakennuttamispalvelut kohdekohtaisesti. Välivuokraajana toimivan sosiaali- ja terveyspalvelujen käyttäjien puolelta rakennuttamiseen ovat osallistuneet huoltopäällikkö, käyttäjien edustus ko. vastuualueelta sekä sopimusasioissa talousjohtaja. Sopimusasioissa on aina konsultoitu kaupungin lakimiestä ja muita asiantuntijoita tarpeen mukaan. Ulkopuolisen rakennuttajan kilpailutuksen on hoitanut sosiaali- ja terveyskeskuksen huoltopäällikkö, kilpailutettavan kohteen toiminnasta vastaavan vastuualueen kanssa. Tähän mennessä valmistuneissa kohteissa yksittäisten asuntojen vuokrausprosessi on edennyt seuraavasti: vuokranmäärityksen on tehnyt talousjohtaja asukasvalinnat kohteisiin on tehnyt SAS-työryhmä (selvitä-arvioi-sijoita) tehostetussa palveluasumisessa ja ryhmäasumisessa, asuntotoimi yksittäisissä Senioripihan normaalivuokra-asumisessa ja vammaispalvelut vammaisten asumisessa.

4 vuokrasopimukset on tehnyt asuntoimi senioripihan normaalissa- ja pienryhmäasumisessa, soten yksiköt itse muissa kohteissa. Esim. mielenterveyskeskuksen aikuissosiaalityö tekee myös asukasvalintaa. vuokralaskutus on hoidettu Senioripihan Maija-talon osalta asuntotoimessa laskutustiimin kautta tai mutta esim. MVH on laskuttanut itse vuokrat, vuokraseurantaa tehdään kuitenkin sotessa kustannustenjakosopimuksen vuoksi. Vuokrienlaskutusta hoidetaan myös sosiaali- ja terveyskeskuksen asiakasmaksutiimin kautta samassa yhteydessä kun laskutetaan asiakkaita muista soten palveluista. perinnän hoitaa kaupungin talous- ja strategiayksikkö (talouspalvelut) kaikissa kaupungin laskuttamissa vuokrissa. teknisen isännöinnin on hoitanut ulkopuolinen kiinteistön omistajan valitsema taho, esim. Senioripihassa Joen Isännöintipalvelu Oy. Senioripihan 3. vaiheessa (Matti-talo) sosiaali- ja terveyskeskus vuokraa tiloja myös keittiötoimintaan kaupungin ravintohuollolle. Tässä tapauksessa kyse on toimitilojen vuokraamisesta, joka kuuluu lähtökohtaisesti Tilakeskuksen tehtäviin. Uuden kohteen välivuokrausprosessin ongelmana on ollut rakennuttamiseen liittyvien projektijohtamisen resurssien vähäisyys sotessa, kun kysymyksessä on sellaisen uuden välivuokrattavan kohteen aloittaminen ja haltuunotto, jossa rakennuttaminen on tapahtunut ulkopuolisen toimijan osalta. Kaupungin rakennuttamisesta vastaa Tilakeskus, joka jatkossa järjestää projektijohtamisen itse tai ostopalveluna. Kaupungin omistajapolitiikassa vuosille linjataan, että jatkossa konsernin taseeseen rakennettavien erityisryhmien asuntojen rakentamisesta vastaa Joensuun Kodit. Erityisasumisen toimeenpano-ohjelman päivityksessä KH 409 todetaan, että tarpeen mukaan erityisryhmien asumista voidaan toteuttaa myös yksityisellä rahoituksella. Selvitystyön tekeminen Selvitystyö on tehty Senioripihan prosessikuvausta vertaamalla Joensuun Ellin prosessinkuvaukseen. Selvitystyössä on myös tutustuttu Tepas asukasvalintaan, asuntotoimen vuokraustoimintaan ja haastateltu Tilakeskuksen johtajaa, kaupunginkamreeria ja Joensuun Kotien toimitusjohtajaa. Pääpiirteittäin kaupungin omistamien/välivuokraamien asuntojen vuokraus toimii samalla tavalla kuin Joensuun Ellillä. Toiminnoissa on eroja, mutta ne ovat kaikilta osin yhtenäistettävissä yhdeksi tehokkaasti toimivaksi prosessiksi. Nykyisiin toimintatapoihin ja tehtävänkuviin tulee pakostakin muutoksia. Suurimmat kehitystarpeet ovat: oikean asunnon ja palvelun kohtaaminen hakijan näkökulmasta asiakas hakee asuntoa yhdestä paikasta toimintojen ja käytäntöjen yhtenäistäminen tiedonkulun parantaminen eri toimijoiden välisten rajapintojen selkiyttäminen kustannusten läpinäkyvyyden parantaminen

5 uuden välivuokrattavan kohteen haltuunotto Miksi välivuokraus? Välivuokraamisessa on kyse asuntojen/kiinteistöjen hankkimisesta soten käyttöön. Välivuokraaminen on välttämätöntä, että alv-hyöty rakennuskustannuksista ja käyttökustannuksista saadaan hyödynnettyä ja sitä kautta edullisemmat sosiaali- ja asuinkustannukset. Muissa tapauksissa välivuokraaminen on hyödytöntä. Asuminen on sosiaalihuoltoa, kun kaupunki järjestää palvelu- ja tukiasumista vanhuksille, vammaisille, kehitysvammaisille, nuorille ja asunnottomille ja asumismuotona on palvelutalo-, ryhmäkoti-, pienkoti-, erillinen palveluasunto- ja tukiasuminen. Asumispalvelujen järjestäminen sosiaalihuoltolain tai sosiaalihuoltoa koskevien erityislakien perusteella on ALV 37 ja 38 mukaista sosiaalihuoltoa. Kaupungilla on edellä esitetyillä perusteilla oikeus saada ALV 130 mukaisesti asumispalvelutoimintaan kohdistuviin kustannuksiin sisältyvä ALV palautus. Palautukseen oikeuttava alv-kerätään vuokralaskuista omalle tililleen ja rahatoimisto hakee palautuksen. Merkitystä on sillä, että sosiaaliviranomainen tekee asukasvalinnan ja asukas on oikeutettu kunnan sosiaalihuollon tukipalveluihin. I Uusi toimintamalli kokonaisen rakennuksen välivuokrauksessa Toimintojen uudelleen järjestelyehdotus uuden hankittavan kohteen (kokonainen rakennus) haltuunoton osalta Tilakeskus vastaa konsernin toimitilojen hallinnasta. Tilakeskus tekee vuokrasopimukset ja hallinnoi kokonaisten asuinkiinteistöjen vuokrasopimuksia, silloin kuin kaupungille on saatavissa alv hyötyä. Tilakeskus tekee ja hallinnoi kokonaisten asuinkiinteistöjen vuokrasopimuksia ja välivuokraa ne sotelle. Mahdollisesti asuintaloissa olevista muista toimitiloista esim. keittiöistä Tilakeskus tekee omat vuokrasopimukset kyseisen kustannuspaikan lukuun. Uusien välivuokrauskohteiden rakennuttamista ohjaa erityisasumisen toimeenpano-ohjelma. Uuden välivuokrauskohteen aloittamisessa ja käyttöönotossa on sovittava seuraavat toimenpiteet: sijainnin vaihtoehtojen selvittäminen/päättäminen tarve sote/kaavoitus/ulkopuolinen toimija kohteen käyttäjien tarpeiden määrittely ja suunnittelu ohjeen ja tilaohjelman laatiminen suunnittelun/kokonaishankkeen kilpailuttaminen esisopimuksen laatiminen HVL:n tai LLV:n mukaisesti, esisopimus on laadittava yhtä tarkasti keskeisiltä ehdoiltaan kuin lopullinen vuokrasopimus kohteen rakentaminen, käyttäjä voi valita rakennustyölle tarkkailijan lopullisen vuokrasopimuksen allekirjoittaminen kohteen käyttöönotto Tarvittavat asiantuntijat voisivat olla seuraavat kun tiloja hankitaan konsernin ulkopuolelta yksityisellä rahoituksella:

6 projektipäällikkö, Tilakeskukselta käyttäjien edustajat tarpeiden määrittelyssä, soten tekninen asiantuntija rakennuttajakonsultti Tilakeskuksen kautta kaavoitus, mikäli olemassa olevaa kaavaa täytyy muuttaa projektipäällikkö kilpailuttaa hankinnan kaupungin lakimies tarkastaa ja laatii esisopimuksen ja vuokrasopimukset vuokrasopimukset allekirjoittaa Tilakeskus rakentamista valvoo rakennuttajan valvoja vuokrasuhteen aikana koko kiinteistön vuokrasopimuksen ehtojen toteutumista valvoo Tilakeskus Tilakeskus maksaa vuokran kiinteistön omistajalle Tilakeskus perii koko kiinteistön vuokran sotelta Sote/palvelupiste perii vuokrat asiakkailta/asukkailta? Kun hankitaan tiloja olemassa olevasta kiinteistökannasta, rakennuttamisen tilalle tulee mahdollisten muutostöiden teettäminen. Kun kohteita rakennetaan konsernin taseeseen eli rakennuttajana toimii Joensuun Kodit, niin silloin Joensuun Kodit järjestävät projektipäällikön ja rakennuttajakonsultin. Tilakeskus tekee välivuokrasopimuksen Joensuun Kotien kanssa ja valvoo vuokrasopimuksen ehtojen täyttymistä. Siun soten linjausten mukaisesti jokainen kunta huolehtii omista kiinteistöistä, jolloin Joensuussa se on Tilakeskus. Siun sote ei tule tekemään itse vuokrasopimuksia. Joensuun Kotien on mahdollista laskuttaa vuokrat suoraan sotelta. II Uusi toimintamalli yksittäisten asuntojen välivuokraamisessa loppukäyttäjälle/asukkaalle Yksittäisten asuntojen välivuokraus Kokonaisten kiinteistöjen välivuokrauksesta vastaa Tilakeskus, mutta kaupungille vuokrattujen yksittäisten asuntojen välivuokrasopimuksia on käsitellyt useampi sosiaalitoimen yksikkö. Esim. Joensuun Kodeilta on vuokrattu useita asuntoja eri sosiaalitoimen yksikköjen käyttöön esim. tukiasunnoiksi. Yksittäisten asuntojen välivuokraamisesta sopimukset jatkossa tekee uusi palvelukeskus. Kun sotella on tarve yksittäiselle asunnolle, se on yhteydessä palvelukeskukseen. Palvelukeskuksen tehtävänä on etsiä eri vuokranantajilta tarpeeseen sopiva asunto. Ensisijaisesti asuntoa haetaan konsernin omasta asuntokannasta. Välivuokraaminen on välttämätöntä alv-hyödyn saamiseksi. Toimintojen uudelleen järjestely Toimintoja uudelleen järjestelemällä ja keskittämällä asuntojen vuokraamiseen liittyvät palvelut yhteen paikkaan pystytään todennäköisesti tuottamaan asunto hakeville ja jo asukkaana oleville parempaa palvelua, mutta ennen kaikkea nostamaan henkilöstön osaamisen tasoa vuokraamiseen liittyvissä asioissa, tehokkaampaa työskentelyä ja sen myötä myös kustannussäästöjä. Kaupungin omistamia asuntoja haetaan jatkossa seuraavasti:

7 opiskelijat hakevat ensisijaisesti asuntoa Joensuun Elliltä Joensuun Kodeilta haetaan normaalia vuokra-asuntoa uudelta palvelupisteeltä haetaan erityisasuntoja Uusi palvelupiste Palvelupisteestä haetaan soten erityisryhmien asuntoja. Palvelupisteessä käsitellään hakemukset, tehdään sopimukset, hoidetaan vuokranvalvonta, perintää ja irtisanomisia. Palvelupiste antaa tietoa erityisryhmien asunnoista ja avustaa asunnon ja tarvittavien tukipalveluiden hakemisessa. Palvelupisteessä käsitellään myös heidän kautta vuokrattujen asuntojen häiriöilmoitukset. Palvelupiste pitää yllä asukasrekisteriä ja hoitaa vuokranmääritykset. Palvelupisteessä työskentelee sosiaalipalvelujen asukasneuvojia ja asukassihteerejä, mahdollisesti myös vuokranvalvojia. Suurin periaatteellinen muutos toimintaan on se, että Joensuun Kodeilla asuvat itsenäiseen asumiseen pystyvät asukkaat. Jos Joensuun Kotien asukasvalinnan kriteerit ei hakijan kohdalta joltain osin täyty, niin hänen täytyy hakea palvelu/tukiasuntoa. Palvelu/tukiasuntoa ei voi saada ilman jonkinlaista sosiaalitoimen tukea asumiseen/elämiseen. Tuesta kieltäytyminen tarkoittaa myös sitä, että ei voi saada asuntoa muusta Joensuun kaupungin asuntokannasta. Tuki/palveluasunnot voivat olla myös Joensuun Kotien, Ellin tai konsernin ulkopuolisessa omistuksessa. Nykyisin saman hakijan asiaa käsitellään eri organisaatioissa, palvelupisteessä vähintään yksi ylimääräinen käsittely jäisi pois. Asukkaan asuminen tehdään mahdollisimman helpoksi. Yhtenä uutena toimintatapana voisi olla esimerkiksi kun Joensuun Kodeilla asuvalle asukkaalle tulee mielenterveysongelmia, ja tästä aiheutuu häiriöitä, niin nykykäytännöllä se johtaa asukkaan vuokrasuhteen purkamiseen. Jatkossa toimittaisiin ennaltaehkäisevästi seuraavasti: ennen Kotien vuokrasuhteen purkamista palvelupisteessä toimiva sosiaalitoimen asukasneuvoja tarjoaisi tukipalveluja. Jos asukas ottaa tuen vastaan, niin vuokrasuhde nykyisestä asunnosta puretaan Joensuun Kotien kanssa, mutta samaan asuntoon tehtäisiin uusi vuokrasopimus soten kautta. Oma koti säilyisi ja vältyttäisiin turhalta muuttamiselta. Kun asukas kuntoutuu ja itsenäinen asuminen omassa kodissa voi jatkua, puretaan soten vuokrasopimus ja tehdään Joensuun Kodeille normaali uusi vuokrasopimus. Kieltäytyminen soten palveluista johtaisi siihen, että Joensuun Kodit purkavat vuokrasuhteen asumishäiriöiden vuoksi, kuten nykyisin. Kun pelkästään suuret vuokrarästit on asunnon saannin este kaupungin omilta yhtiöiltä, yhtiöt tarvitsevat maksusitoumuksen tai vakuuden sotelta. Sosiaalitoimen asukasneuvojalla voisi olla valtuutus myöntää maksusitoumuksia, jolloin palvelu ja päätöksenteko nopeutuvat. Joissain tapauksissa voitaisiin käyttää välitystiliä tai edellyttää käyntiä kunnallisen velkaneuvojan luona ja maksusuunnitelman esittämistä rästien hoitamiseksi. Aina tapauskohtaisesti on harkittava kullekin hakijalle parhaiten sopivat palvelut ja asumispaikka. Prosessikuvaus Liitteenä on Joensuun Ellin prosessikuvaus, johon on sovitettu erityisryhmien asuntojen vuokraaminen. Kaaviossa on selkiytetty myös eri toimijoille kuuluvat tehtävät. Sama toimija voi olla myös useammassa tehtävässä, esim. omistaja voi olla myös isännöitsijä. Lyhyesti prosessi on seuraava:

8 asukas hakee itse asuntoa palvelupisteestä (mahdollisesti avustaja/omainen/edunvalvoja), sekä pyytää tarvittavat liitteet (mm. lääkärintodistukset, tulo- ja varallisuustodistukset) tai Sas/soten edustajat ehdottavat asukasta koeasumiseen (pienryhmäkoti) Huom. tehostetun palveluasumisen asunnoissa on eri prosessi sijoitusten suhteen. palvelupiste käsittelee hakemukset asunnon vapautuessa asukasneuvoja katsoo ensimmäiseen jonossa olevaan asukasvalinnan kriteerit täyttävään hakijaan ja selvittää yhdessä muun sosiaalitoimen kanssa asukkaan sen hetkisen kunnon ja tarvittavien palveluiden laajuuden jos vapautunut asunto soveltuu hakijan tarpeisiin, tarjotaan asuntoa hänelle palvelupisteessä vuokrasopimuksen tekeminen asukkaalle määräajaksi tai toistaiseksi voimassaolevaksi palvelupiste laskuttaa vuokrat ja tarvittaessa myös perii vuokrarästit, tai sosiaalitoimi laskuttaa vuokrat muun palvelun yhteydessä (tepas) sosiaalitoimi järjestää kullekin asukkaalle tarvittavan tuen, palvelut ja seurannan asuntotoimi valvoo asukasvalintoja ja huolehtii muista asuntoviranomaisen tehtävistä huoltoliike, asunnon omistaja ja isännöitsijä huolehtivat omista tehtävistään Vaihtoehdot toiminnan uudelleen järjestelylle Vaihtoehto A, kaupunki tekee omana työnä, uusi palvelupiste sijoittuu sosiaalitoimeen. asukasvalinta on aina soten päätös tepas-asukkaiden vuokrien laskutus sujuu hyvin palvelumaksun yhteydessä tunnuslukujen perusteella toiminta on tehokasta, mutta tunnusluihin on suhtauduttava varauksella monta henkilöä hoitaa samanlaisia asioita sivutoimenaan ei ohjelmistoa eikä syvällistä osaamista asuntojen vuokraamiseen Vaihtoehto B, kaikki asuntojen vuokraustoiminta keskitetään Joensuun Ellille. Soten asukasneuvoja työskentelee Ellin työnjohdon alaisuudessa ja osallistuu myös Joensuun Kotien ja Ellin asukasneuvojan tehtäviin. + hyvät ohjelmistot vuokraamiseen, vuokranvalvontaan ja vuokralaskutukseen mm. e-lasku palvelumaksut ja vuokrat eri laskuilla kaupungin kirjanpito hankaloituu kun mukaan tulee ulkopuolinen reskontra tehokkaan prosessin rakentaminen haastavampaa, kun tulee yksi toimija lisää Vaihtoehto C, kaupunki tekee omana työnä, uusi palvelupiste keskitetään asuntotoimeen asuntotoimessa jo nyt hyvä asiantuntemus erityisryhmien asumisesta

9 soten ja asuntotoimen yhteistyö erityisasuntojen vuokraamisessa toimii jo nyt kirjanpito ja maksuliikenne eivät aiheuta ongelmia yleinen neuvontavastuu kumminkin asuntotoimella valvontaan menevä työmäärä pienenee. Toiminnan tehostaminen vaihtoehdossa A, edellyttää, että kaikki asumiseen liittyvät toiminnot keskitetään sotessa yhteen yksikköön ja kustannuspaikkaan. Muuten on hankala todeta asumisesta aiheutuvia kuluja ja määrittää omakustannusvuokra oikein. Tässä ratkaisussa mietittävä kuka hoitaa kaupungin suorassa omistuksessa olevien asuntojen vuokraamisen siihen asti kuin niitä on. Vaihtoehdoissa B ja C sotesta ei vapaudu henkilöresurssia, resurssit vapautuvat pienesti per yksikkö, toimintaan eli asiakastyöhön, jonne ne kuuluivatkin. Todennäköisesti resurssien vapautuminen näkyy sijaisuuskustannusten pienenemisenä. Vaihtoehdon A toteuttamisella saataisiin kustannusvaikutus selville sekä hiottua rajapinnat eri asumisen yksiköihin (82 henkilöä ja 0,75 henkilötyövuotta), jonka jälkeen vaihtoehtoihin B ja C siirtyminen olisi helpompaa. Toisaalta kahta muutosta peräkkäin ei kannata tehdä, jos valitaan vaihtoehto B tai C, siihen täytyy siirtyä vaiheittain soten yksikkö kerrallaan. Kokonaiskustannusvaikutusten selvittäminen on lähes mahdotonta, johtuen useista eri rajapinnoista ja monista pienistä kehitysmahdollisuuksista. Jatkoselvitystä on tehtävä soten ja palvelukeskuksen rajapinnan toimivuudesta eli prosessi määriteltävä ja testattava tärkeimmissä kohdissa. Yhteistoiminta-alueella on tilakeskuksen kautta vuokrattavia kohteita, joissa on myös asuntoja, joiden osalta vuokraamiskäytäntö on myös ratkaistava. Mikäli nykyinen toiminta saadaan sujuvammaksi ja tehokkaammaksi voidaan myös olla varmoja, että pitkällä aikavälillä kustannussäästöjä syntyy. Tarvittavat henkilöresurssit Vaihtoehdossa A soten henkilöstön tehtäväkuvia muutetaan ja osa nykyisin asumista hoitavista henkilöistä siirtyy työskentelemään uudessa palvelupisteessä. Käytännössä sotesta ei voida sisäisesti siirtää henkilöitä palvelukeskukseen, johtuen yksittäisten henkilöiden pienestä työmäärästä asumisen osalta. Palvelupisteeseen tarvitaan yksi asukasneuvoja ja puolipäiväiseksi vuokrasihteeri käsittelemään vuokrasopimuksia. Kaupungin laskutustiimi hoitaa vuokrien laskutuksen ja perinnän. Alkuun projektiin on syytä varata yksi henkilötyövuosi lisää resurssia asioiden selvittelemistä varten. Vaihtoehdossa B Joensuun Ellille tarvitaan yksi tai kaksi asukasneuvojaa, toimintaa tehostamalla pystytään vuokrasopimukset hoitamaan nykyisellä henkilöstöllä. Potentiaalia on Joensuun Kotien toiminnassa ja vakuusmaksujen ja maksusitoumusten käsittelyssä. Vaihtoehdossa C asuntotoimeen tarvitaan 1 2 uutta virkaa/tointa riippuen millä laajuudella toimintaa tehdään. Vaihtoehdoissa B ja C tarvittavan resurssin arvioiminen on hankalaa. Resurssi tarve riippuu siitä mihin kohtaan palvelun rajapinta rakennetaan. Toinen epävarmuutta aiheuttava tekijä on se, että rajapintoja soten eri yksiköihin tulee paljon, jopa enemmän kuin nykyisellään soten sisällä. Kaikissa vaihtoehdoissa sotella jatkaa tekninen asiantuntija, jonka tehtäviä on jo edellä kuvattu. Maksuliikenne Vaihtoehdossa A ja C vuokralaskutuksen hoitaa soten/kaupungin laskutustiimit, vuokranvalvonnan ja perinnän tekee rahatoimisto.

10 Vaihtoehdossa B Joensuun Elli hoitaa vuokranvalvonnan ja perinnän. Vuokravalvonnan hoitaminen Ellin L7:llä edellyttää, että pankkitilin viitenoudot ohjataan viitesuoritusten jaossa Joensuun kaupungin Basware maksuliikenneohjelmasta L7:n saapuvan pankkiaineiston käsittelyyn. Siirtomääritykset tulee tehdä molemmissa ohjelmissa. Yksittäisistä tilitapahtumista on toimitettava tiliote tai maksutositteet, joiden perusteella vuokrat kirjataan käsin reskontraan. Kirjanpidollisesti kaikkien maksusuoritusten kirjaustilinä käytetään ns. reskontran välitiliä, jolloin sekä Joensuun Kaupungin maksuliikenteestä että L7:stä saadaan muodostettua suoritusraportit kuukausittain tapahtuvaa täsmäytystä varten. Kirjanpitosiirto tehdään kuukausittain ns. Raindancesiirtona. Molempiin ohjelmiin tulee tehdä siirtoon tarvittavat siirtotaulut. Suoritusten kirjauksen ja täsmäytyksen kannalta olisi suotavaa että käytetään yhtä pankkitiliä kaikille suorituksille. Asiakkaiden suoritusten palautukset tapahtuu L7:n vuokravalvonnasta suoraan Joensuun kaupungin Basware maksuliikenneohjelmaan, josta ko. liikennettä hoitava henkilö välittää ne edelleen pankkiin. Reskontran vuokralaskuja ylläpidetään asukasvalinnan ja taloyhtiörekisterin maksulajiveloitusten kautta. Vuokralainen saa tilisiirrot vuokrasuhteen alkaessa ja vuokramuutosten yhteydessä. Sote laskuttaa omat palvelumaksunsa vuokrista erillään. Vuokranmääritys Kaikkien aiemmin vuokrattujen kohteiden vuokranmääritykset eivät ole ajan tasalla. Uudelleen organisoitumalla ja kaikki vuokraustoiminta keskittämällä palvelupisteeseen pystytään saamaan selville kaikki vuokraamisesta aiheutuvat kustannukset. Nyt useat henkilöt tekevät vuokraustoimintaa sotessa oman toimen ohella ja kustannukset jäävät päätoimen kustannuspaikalle. Käytetyn henkilöresurssin perusteella henkilötyövuosimäärä on alakantissa. Palvelupisteessä kaikki hallinnolliset kustannukset asumisesta kerääntyvät yhdelle kustannuspaikalle, josta ne ovat jyvitettävissä kohdekohtaisiin vuokriin. Vaihtoehdossa B kaikki Ellin vuokraustoiminnan kustannukset jaettaisiin neliöiden suhteessa kaikille kolmelle vuokranmaksuyksikölle (soten välivuokratut asunnot, Kodit, Elli), lisäksi soten välivuokraamille asunnoille jyvitetään soten asukasneuvojan kustannukset. Teknisen asiantuntijan kulut olisivat soten kulua, pääasiallinen tehtävä siellä. Projektipäällikkö Tilakeskukselta on hankinnan kulua, mihin jyvitetään vuokrattavissa kohteissa kun ei ole hankinta-arvoa? Konsernirakenne Konsernirakenteet yksityisellä sektorilla ovat usein verotuksellisia tai toiminnan riskien jakamisesta johtuvia. Yksityisellä sektorilla osa konserneista toimii siten, että se näkyy vain kirjanpidon papereissa. Toiminnallisesti kaikki toimii, kuten olisi olemassa vain yksi yritys ja yhdessä prosessissa voi toimia konsernin useampia yrityksiä. Joissain tapauksissa osan toimitusprosessista hoitaa jopa konsernin ulkopuoliset yritykset.

11 Kuntakonserneissa toiminta ei ole aina läheskään yhtä virtaviivaista. Jos asuminen halutaan hoitaa kaupungin omana työnä ja hioa kaupungin omia prosesseja on uudelleen järjestelyt tehtävä vaihtoehdon A tai C mukaan. Jos halutaan asumisesta kokonaisvaltaisempi vastuu sosiaalitoimen tukineen, parempi tapa toimia on vaihtoehdon B mukaan. Samaan lopputulokseen voidaan päästä myös vaihtoehdoissa A ja C kaupungin ja yhtiöiden yhteistyötä ja tiedonkulkua kehittämällä. Siirtyminen matriisi-organisaatioon voi olla haastavaa. Voiko kaupungin palkkalistoilla oleva sosiaalityöntekijä toimia Joensuun Ellin toimitiloissa ja jopa johdon alaisuudessa? Henkilökohtainen esimies on Joensuun kaupungilla ja prosessin mukainen esimies Joensuun Ellillä? Siun sote Siun soten toteutuessa on selkeää, että Joensuussa soten vuokrasopimusten hallinta kokonaisten kiinteistöjen osalta on Tilakeskuksella. Jokainen muukin kunta huolehtii ja järjestelee parhaalla mahdollisella tavalla omien asuntojen omistuksen ja vuokraamisen. Siun soten pitää tehdä itselleen tiukka ja toimiva vuokrausohje, jonka mukaan toimitaan, ettei vuokrasopimusten variaatioita tule nykyistä enempää. Vuokrausohjeeseen tulee sitoutua kaikkien Siun soten kuntien. Tällä hetkellä jo Joensuussa olisi syytä miettiä joidenkin olemassa olevien vuokrasopimusten käytäntöjen muuttamista. Eri toimijoiden pääasialliset tehtävät Tilakeskus Tilakeskuksen tehtävänä on hankkia kaupunkikonsernille tarkoituksenmukaiset toimitilat ja niiden käyttäjien tarvitsemat kiinteistö- ja muut tilapalvelut. Tilakeskus vastaa kaupungin omistaman tilaomaisuuden ylläpidosta ja arvon säilymisestä sekä tehokkaasta käytöstä. Tilakeskus hallinnoi kokonaisten kiinteistöjen vuokrasopimuksia ja huolehtii vuokrien maksusta kiinteistön omistajille, kun kyseessä on konsernin ulkopuolelta vuokrattu kiinteistö. Konserniyhtiöt laskuttavat vuokrat suoraan, mutta sopimushallinta on Tilakeskuksella. Tekninen keskus Joensuun kaupungin tekninen keskus tuottaa ruoka-, siivous- ja kiinteistönhoitopalvelut sekä kuntatekniikan palvelut. Tekninen keskus vastaa vuokrattujen kiinteistöjen ja kaupungin suorassa omistuksessa olevien kiinteistöjen huollosta ja ylläpidosta, siltä osin mikä ei kuulu vuokranantajalle. Tekninen isännöinti Asukkaiden tai palvelutilojen vikailmoitukset tehdään keskitetysti puhelimella tai mieluummin web-palvelun kautta huoltoyhtiölle tai isännöitsijälle (kiinteistön omistajalle). Sähköisissä järjestelmissä pystytään seuraamaan vian korjaamisen etenemistä.

12 Kiinteistöt tarvitsevat myös vuokralaisen puolelta teknistä tietämystä ja kiinteistönhuollon valvontaa. Kunnossapitovastuun rajapinta määräytyy vuokralaisen ja omistajan välillä Huoneenvuokralain tai Laki liikehuoneistojen vuokrauksesta mukaan. Välivuokrattujen kiinteistöjen kuntoa valvoo Tilakeskus säännöllisesti järjestettävillä katselmuksilla kiinteistön omistajan kanssa. Katselmukseen osallistuvat myös huoltoliike, kohteen isännöitsijä ja soten tekninen asiantuntija. Kaupungin suorassa omistuksessa olevien kiinteistöjen kunnosta vastaa Tilakeskus ja huollosta Tekninen keskus. Joensuun Kodeilta vuokrattujen kohteiden/asuntojen osalta Tilakeskus ei järjestä katselmuksia, kunnosta ja huollosta vastaa itse Joensuun Kodit. Tilakeskus osallistuu uuden kohteen vastaanottotarkastukseen ja vuokrasopimuksen päättyessä kiinteistön luovutustarkastukseen. SAS-työryhmä Sas-työryhmä (selvitä-arvioi-sijoita) koordinoi ja vastaa tehostettuun palveluasumiseen valitsemisprosessista ja asukasneuvojan kanssa yhdessä valitsevat uuden asukkaan. Konsernin ulkopuolisilta palveluntuottajilta hankitaan asuntopaikkoja kilpailutusperiaatteiden mukaisessa järjestyksessä. Palveluntuottajat ilmoittavat vapautuvista asuntopaikoista asumisen palvelupisteelle. Sosiaalitoimen asukasneuvoja Kajaanissa on ollut sosiaalitoimella ja vuokrataloyhtiöllä yhteinen asukasneuvoja, tästä on erittäin hyviä kokemuksia. Se, että sosiaalitoimen asukasneuvoja osallistuu myös kiinteistöyhtiöiden toimintaan, tulee parantamaan huomattavasti tiedon kulkua sosiaalitoimeen ja siellä pystytään paremmin huolehtimaan asiakkaiden kokonaisvaltaisesta hoitamisesta. Lainsäädännöllisesti yhtiöt eivät voi saada tietoa sosiaalitoimen asiakkaista eivätkä yhtiöt antaa tietoa sotelle. Mutta mikään ei estä yhtiöitä ostamasta asukasneuvojanpalvelua sotelta. Sosiaalitoimen asukasneuvoja on uusi toimi, sijoittuu asumisen palvelupisteeseen ja työskentelee tämän johdon alaisuudessa. Pääasialliset työtehtävät olisivat seuraavat: ohjaa sotessa ja mielenterveystoimistossa eri asukasryhmien asioita haastattelee hakijoita osallistuu asukasvalintoihin ja tekee asukasvalintapäätökset osallistuu Joensuun Kotien ja Ellin asukasvalintoihin tekee mahdollisesti maksusitoumuksia tai vakuusmaksuja asukkaille selvittelee ongelma tapauksia ja hankkii sotesta tarvittavan tuen asukkaille osallistuu Rikosseuraamuslaitoksen asumisenohjausryhmän palavereihin osallistuu perintään Sosiaalitoimen tekninen asiantuntija Sotella on tekninen asiantuntija, joka antaa käytettävyys tiedon uudiskohteiden rakennuttamiseen. Hän tuntee myös eri erityisryhmien vaatimukset esim. kulunvalvonnan ja turvapuhelinjärjestelmät. Käyttäjien puolelta tulee tieto myös asuntojen varustelu- ja mahdollisesta apuvälinetarpeesta. Soten yksiköt tilaavat palvelun tekniseltä keskukselta.