MIKÄ MÄTTÄÄ PROJEKTITUOTOSTEN VAKIINNUTTAMISESSA?

Transkriptio

1 MIKÄ MÄTTÄÄ PROJEKTITUOTOSTEN VAKIINNUTTAMISESSA?

2

3 LEVITTÄMINEN = suunniteltua, systemaattista ja aktiivista toimintaa, jolla viedään määritetyillä resursseilla ja välineillä tietoa projektin tuotoksista valituille toimijoille pyrkimyksenä vaikuttaa toimijoiden ajatteluun ja toimintaan. VAIKUTTAMINEN = vaikuttaa ja muuttaa epävirallisia tai virallisia kanavia käyttäen kohteena olevan henkilön, ryhmän, päätöksentekijän jne. käsityksiä jostakin asiasta tai ilmiöstä VAKIINNUTTAMINEN (TAI JUURRUTTAMINEN TAI VALTAVIRTAISTAMINEN) = kaksisuuntaista vuorovaikutusta, jossa sekä projektin tuotoksia (esim. käytäntöä) muokataan vastaanottajalle sopivaksi että vastaanottavaa organisaatiota valmistetaan ottamaan vastaan projektin tuotoksia. Vakiinnuttamiseen osallistuvat useat eri toimijat (projekti, emo-organisaatio, hyödynsaajat, kumppanit). Edellyttävät aina lähtökohtaisesti projektituotosten/hyvien käytäntöjen määrittelemistä ja kuvaamista sekä sisäistä ja ulkoista tuotteistamista.

4 Paradoksien paradoksi: Tarvitaan hyviä käytäntöjä hyvien käytäntöjen levittämiseksi

5 Sisäinen tuotteistaminen Ulkoinen tuotteistaminen SUUNNITTELU JA IDEOINTIVAIHE Konseptin luominen TESTAAMINEN, PILOTOINTI Aihion hiominen PAKETOINTI HYÖDYNTÄMINEN JA LEVITTÄMINEN Itsearviointimenetelmät Tarvekartoitukset Tausta-analyysit Jne. Itsearviointimenetelmät Pilotointi Prosessikuvaukset Benchmarking Jne. Pilotointi Kiteytys Brändääminen Resursointi Markkinointi Levittäminen Lobbaus Hyödyntäminen eli valtavirtaistaminen Käyttöönotto eli juurruttaminen TUOTTEISTAMIS- SUUNNITELMA Lähde: Työministeriö, Projektituotteistajan opas TUOTE- KUVAUKSET TUOTE- ESITTEET MARKKINOINTI- JA LEVITYS- SUUNNITELMA

6 Lähtökohta 2: projektituotokset on määritelty 5. Vaikutus 4. Tulos 4. TUOTOKSET 3. Toimenpiteet Loppukäyttäjien/ rahoittajien intressi 1. Tarve 2. Panos Hankkeen keskeisin intressi Emo-organisaation keskeisin intressi

7 Tunnistaminen Arvioiminen (työkäytännöt ja tuote-, menetelmä- ja prosessikäytännöt) A Tuotteistaminen Kuvaaminen/ Mallintaminen B LEVITTÄ- MINEN VAKIINNUTTA- MINEN C KÄYTTÖÖN- OTTO A Miten hankkeessa: A) tunnistetaan hyvät käytännöt B) kuvataan ja mallinnetaan hyvät käytännöt/tuotokset C) miten hyvät käytöt suunnitelmallisesti levitetään ja vakiinnutetaan käyttöönotettavaksi

8 = PROJEKTITUOTOKSET (ml. hyvät käytännöt) paketoitu!

9 1. Viestintä 2. Levittäminen (passiivinen ja aktiivinen) 3. Vaikuttaminen (lobbaus) 4. Vakiinnuttaminen/ käyttöönotto

10 2. AIKA- JA DIALOGIKUILU: huolellinen dokumentointi, toimintaympäristön aikaviive, kehittäjien ja muiden vuoropuhelu, sitouttaminen, muutosvastarinta 3. TYÖKULTTUURIKUILU: projektit versus normaalityö, tietotekniset valmiudet, verkosto-osaaminen, spesifiosaaminen, muutosherkkyys jne. 1. RESURSSI- JA OSAAMISKUILU: aliresurssointi, epäsystemaattisuus, henkilöt, asiantuntijat, osaaminen Projektituotosten vakiinnuttumisen Bermudan kolmio

11 Osaaminen ja verkostot Kehittämistoiminta -Resurssit -Verkostot - Erityisosaaminen - Hyvät käytännöt -Yksilöllisyys -Muutosherkkyys -Jne. Opin Ovi ESR Normaalitoiminta Normaalitoiminta: - Rajalliset resurssit -Tiukat bujdetit -Kiire -Ylikuormitus -Jne. Aikajana

12 Viestintä

13 Älä levitä hanketta, vaan kerro hyödyistä! - Riitta Suurla -

14 Hankeretoriikan kuolemansynnit se kirkuisi lopulta momentteja ja ohjelmia, joista unioni varmasti jakaisi mannaa kaikille: käynnissä oli kärkihankkeita, seminaareja, hautomoita, tutkimus-, selvitys-, suunnittelu- ja toteutusprojekteja, hanke- ja koordinointisuunnitelmia, seurantaa, työryhmiä, ohjausryhmiä, innovaatioihin kannustavia tutkimusretkiä, viranomaisyhteistyötä, esiselvitysraportteja, koulutusympäristön kehittämistä, yhdyskuntarakenteen vahvistamista, ohjelmarahoitusta aluekehittämisstrategialle ja rakennerahasto-ohjelmalle, aluehallintoviranomaisten tulosohjausneuvotteluita, substanssiosaajia, teemavastaavia, toimijaverkostoja, tuotekehitysyksikköjä, sijoittamispäätöksiä, pilottiselvityksiä - Juha Seppälä 2004, teoksessa Routavuosi -

15 Viestinnän haasteet Projekti tai hanke nimenä ei itsessään kiinnosta ketään eikä varsinkaan hankeretoriikan liirumlaarum Tiedottamisen perusyksikkö on aina Pihtiputaan mummo tai 15-vuotias teini jne. eli liian vaikea jää aina varjoon Hankkeen on hoksattava aina uudelleen ja uudelleen mikä on kiinnostavaa uutisena: syntymä, kuolema, uusi, vanha, ensimmäinen, viimeinen, kilpailu, vastakohtaisuus, muutos, murtuma, kasvu, vastakkainasettelu, törmäys, tuho, ero, liitto, salaisuus, paljastus, lähtö, paluu, kauneus, eksotiikka, raha, valta, seksi, tavallinen tekee epätavallista, epätavallinen tekee tavallista. Lähde: Mukaillen toimittaja Soila Ojanen 2009

16 Entä olisiko esimerkiksi sissimarkkinoinnista hyötyä? Epätyypilliset ja sovinnaiset tiedottamiskeinot: maksimaalinen hyöty minimaalisin panoksin! Rahan sijasta panostetaan luovuuteen, innovointiin, huumoriin, oivalluksiin ja hankkeen kohderyhmään soveltuvaan viestintään.saattavat joko ihastuttaa tai vihastuttaa!!!! Keinoja: puskaradio, bannerit epätavallisissa paikoissa, omalla käsialalla kirjoitetut henkilökohtaiset kirjeet, rivi-ilmoitukset paikallislehdessä, nettiyhteisöt, T-paidat, käyttöesineet, kaupunkilegendat, muut hyvät tarinat jne.

17 Sissimarkkinoinnin keinot käyttöön Sopranos- TV-sarjan viimeisen tuotantokauden ennakkomainos New Yorkissa!

18 Sissimarkkinoinnin keinot käyttöön Tupakoinnin vastainen kampanja. Kadulle levitettiin savukkeita, joiden sisältä paljastui viesti: näyttää siltä ettet tarvitse vain savuketta, vaan tarvitset myös apua

19 Sissimarkkinoinnin keinot käyttöön Saksalainen hyväntekeväisyysjärjestö Malteser etsi uusi vapaaehtoisia katukampanjoinnin avulla

20 Sissimarkkinoinnin keinot käyttöön Tukholmassa lumiukot kehottavat ottaa lainaa ympäristöystävällisiin autoihin

21 Sissimarkkinoinnin keinot käyttöön Amnesty Internationalin kampanja sananvapauden puolesta Puolassa

22 Sissimarkkinoinnin keinot käyttöön Unicefin lastensuojelukampanja Be a Mom for a Moment, jossa tyhjät YK:n sinisen väriset lastenvaunut jätettiin yksinään julkisiin paikkoihin

23 Levittäminen

24 Levittämisen viisi kriittistä kysymystä Kannattaako hyvää käytäntöä levittää oman hankkeen/taustaorganisaation ulkopuolelle? Mitkä eri toimijat ja tasot tulevat levittämisessä kysymykseen? oma organisaatio, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät, muut saman toimialan toimijat, paikallinen, alueellinen vai kansallinen taso jne. Kenen intressejä ja motiiveja levittäminen palvelee? Millainen toimintastrategia valitaan levittämisen edistämiseksi? resurssointi, väline, vastuuhenkilö(t), aikataulu jne. Miten kyetään ylittämään siirtäjien ja vastaanottajien kehittämis- ja hankeväsymyksen aiheuttama hylkimisreaktio?

25 Levittämisen soveltamiskuilu? Hanke: -Määritelty ja kuvattu tuotos (hyvä käytäntö) - Perustuu näyttöön - Taustaorganisaatio: - Projektituotos irrallaan emon toiminnnoista - Emolla ei aitoa kosketusta tai kiinnostusta projektin tuotoksiin Tieto: -Mikä on näkyvää ja mikä on hiljaista tietoa? Lopputulos?

26 Hankkeiden tuotosten levittäminen Kevyt levittäminen Vaativa levittäminen Oma organisaatio (jatkuva sisäinen markkinointi, johdon informointi, avainhenkilöiden jatkuva kiusaaminen ) Yleinen viestintä- ja markkinointimateriaali (esitteet, nettisivut, uutiskirjeet, sähköpostikontaktointi jne.) Seminaari-, koulutus-, verkostotilaisuudet, työkokoukset jne. Portaalit, tietopankit jne. Julkaisut jne. Suunnitelmalliset, pitkäjännitteiset toimenpiteet Kunnollinen resurssointi Makropilottiparadoksi eli dokumentointi, dokumentointi ja dokumentointi Tuettu levitys- ja verkostotuki, konsultatiivisuus Opettaja- ja asiantuntijavaihto Systemaattinen vertailukehittäminen, johdetut kokemustenvaihtofoorumit yms. Alustojen, välineiden ja menetelmien täysimääräinen hyödyntäminen

27 Kenelle hankkeen tuotokset (ml. hyvät käytänteet)? Innovaattorit (2,5 %) Varhaiset omaksujat (12,5 %) Vitkastelijat (16 %) Myöhäinen enemmistö (34 %) Lähde: Carl Rogers 1983 Lähde: Rogers 1983 Varhainen enemmistö (34 %)

28 Ei toimenpiteitä Ei toimenpiteitä??? Saatava lähemmäksi Hanke Pitää lähellä Saatava lähemmäksi??? Ei toimenpiteitä Pidettävä lähellä Ei toimenpiteitä

29 Vaikuttaminen

30 Vaikuttamisen pelisäännöt Lobbaaminen = alkup. harjoittaa käytäväpolitiikkaa, vaikuttaa epävirallisia kanavia pitkin politiikkaan tai päätöksentekijöihin Lobbari = Epävirallinen vaikuttaja Vaikuttamisessa tärkeintä on: Asiantuntemus ja kriittinen informaatio Suhteet oikeisiin tahoihin Pelisääntöjen ja päätöksentekorakenteiden tuntemus Julkisuuden hallinta

31 Vaikuttamisen keinot Informaation välittäminen (tutkimukset, selvitykset, mielipidekyselyt jne.) Julkiseen mielipiteeseen (mediaan) vaikuttaminen (asiantuntija- ja mielipidekirjoitukset, yhteydet toimittajiin, kohdennettu markkinointi ja mainonta jne.) Tietoinen toiminta päämiehen lukuun Suorat kontaktit päätöksentekijöihin (henkilökohtaiset tapaamiset, kutsut tilaisuuksiin, tiedon epäsuora ja suora välittäminen jne.) Avainkysymys tunnistaa vaikuttamisen kannalta keskeiset organisaatiot ja organisaatioiden sisältä keskeiset avainhenkilöt sekä ymmärtää päätöksentekoketjun kaikki vaiheet

32 Avainorgansaatiot ja avainhenkilöt case Promenio-hanke Avainorganisaatio Sondip Turun ja Tampereen kaupungit Turun työvoimatoimisto Työvoiman palvelukeskus Pirkanmaan TE-keskus Tampereen mamuneuvottelijat Tampereen viranomais- ja mamuneuvottelukunta Turun ja Tampereen kaupunkien lautakunnat ja muut luottamushenkilöt Avainhenkilö(t) Yhdistyksen kaikki henkilöt Turku: Marja Nyrhinen, Antti Kirkkola, Kaija Hartiala, Regina Ruohonen, Maija Kyttä Tampere: Päivä Sillanaukea, Eskonen Veli-Matti Vesterinen, Jaana Hernelahti ja muut toimialajohtajat Turku: Hanna Liski, K. Rämö Maiju Huttunen Ryhmän jäsenet Ryhmän jäsenet Erikseen määritellyt lautakunnat ja luottamushenkilöt

33 Jos et osaa selittää asiaa yksinkertaisesti, et ymmärrä sitä tarpeeksi hyvin

34 1. Tunne ihmiset käsipäivätuttavuutta paremmin 2. Tunne päätöksentekoketju titteleiden sijaan 3. Pyri asiantuntija-asemaan 4. Muista, että ensimmäisen luonnoksen kirjoittaja käyttää suurinta valtaa - Jussi Kekkonen -

35 Vakiinnuttaminen

36 Projektituotosten vakiinnuttamisen ja käyttöönoton vaiheita Nämä ainakin huomioon: Nykytilan kuvaus Vakiinnuttamisen kannalta olennaisten osapuolten määrittely ja sitouttaminen sidosryhmäanalyysit ja vastaavat Kohteena olevien organisaatioiden ja järjestelmien toiminnan (päätöksenteon) ymmärtäminen Tavoitteiden, toimenpiteiden, resurssien ja aikataulujen määritys Tuotekehitys ja testaus (projektin koko elinkaaren ajan!) Tuotteen tai palvelun mukauttaminen ja sopeuttaminen ennen käyttöönottoa Vakiinnuttaminen tarvitsee tuekseen arviointia

37 Tuotosten vakiinnuttamisessa huomioitava Huomioitava uuden tuotteen tai palvelun asiakkuuden moninaiset tasot, esim. aikuiskoulutuksen tieto-, ohjaus- ja neuvontapalveluiden kehittämisessä palvelun kohteena on oppija/käyttäjä palvelua työssään hyödyntää opetus- ja työtä välittävät alan ammattilaiset (opettajat, opinto-ohjaajat, ammatinvalintapsykologit, informaatikot jne.) Vakiinnuttaminen on eri osapuolten intressien yhteensovittamista palvelun käyttäjät palvelun tuottajat palvelun hyödyntäjät palvelun tilaajat palvelun maksajat Kilpailevien/vaihtoehtoisten palveluiden ja toimijoiden rooli?

38 Tuotosten vakiinnuttamisessa huomioitava Sitouttaminen usean vuoden päässä häämöttävään tuotokseen!!!! Raha: voi johtua myös ylisubventoidusta palvelusta pilotointivaiheessa Muutosvastarinta kaikkea uutta kohtaan Johdon tuen saaminen Testialustana toiminut kehittämisohjelma ja sen kehittämishankkeet voivat olla hyödyllisiä (=aikaansaada kustannussäästöjä), vaikka siitä ei syntyisikään välittömästi hyödyntämiskelpoisia uusia tuotteita

39 Vakiinnuttamisessa on kyse muutoksen aikaansaamisesta Väite: hankkeen yhtenä tehtävänä on muutosvastarinnan synnyttäminen jossakin sen elinkaaren vaiheessa Muutos on eri näköinen eri näkökulmista: kehittäjät vs. muut henkilöt yhteistyökumppanit tilaaja- asiakkaat käyttäjä asiakkaat Jne.

40 PROSESSI A. Hanketiimi B. Johtajat/avainhenkilöt C. Henkilöstö/ käyttäjät 1. Aloitus 1a: Valitse ja valmistele tiimi 1b: Luo malli 1c: Luo tietoisuutta 2. Suunnittelu 2a: Toteuta levittämis- ja käyttöönotto suunnitelmat 2b: Sitouta johto ja avainhenkilöt 2c: Ota mukaan suunnitteluun/ kehittämiseen

41 1. Auktoriteettia omaava avainhenkilö(t) hankittu (ylimmästä johdosta) 9 9. Palaute- ja mittausjärjestelmät otettu käyttöön 2. Muutosta tukeva ryhmä muodostettu organisaatiossa 8. Muutosvastarintapesäkkeet tunnistettu, soveliaat taktiikat otettu käyttöön 3. Avainhenkilö(t) osallistuvat aktiivisesti ja näkyvästi toimintaan 7. Viestintä, tuki, valmennus ja koulutus kunnossa 4. Avainhenkilö(t) kertovat kasvotusten, miksi muutos tarpeellinen Lähde: Janne Marniemi Arvio muutostarpeesta ja organisaation muutosvalmiudesta tehty 5. Avainhenkilö(t)/keskijohto johtavat tehokkaasti. Muutosvastarinnan minimointi

42 Tuotosten vakiinnuttaminen eri sidosryhmille Miksi Mitä Miten Milloin Ketkä Vastuu Budjetti Seu-ranta Jatkotoimet Sisäinen areena Asiakasareena Kehittäjäareena Hallintoareena Bisnesareena Media-areena Tukiareena Lähde: Harri Lappalainen 2010

43 Samantekevää, onko kissa musta vai valkoinen, kun se vain nappaa hiiriä - Kiinalainen sananlasku -

44 K I I TO S! Yhteystiedot: timokaro@gmail.com