Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) Töölöntorinkatu 2 A Hallituksen kokous Helsinki

Transkriptio

1 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) HALLITUKSEN KOKOUS 9/2012 Aika klo Paikka Kepa, Töölöntorinkatu 2A, Helsinki Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja Vuola Elina I varapuheenjohtaja Purje Henri II varapuheenjohtaja Semi Ritva Varsinaiset jäsenet Hopsu Inka Huuhtanen Sari Kentala Julianna Mohamed Saido Ranta Eija Maria Ruippo Juha Rytkönen Aaro Rämö Milja Saipio Anna Steffansson Rolf Tuure Tuomas Wirén Inger Varajäsenet - Järjestys arvottu Huopalainen Minja Laiho Mika Johtotiimi Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja Hannula Outi, ohjelmajohtaja Railo Mika, kampanja- ja viestintäjohtaja Shakir-Corbishley Aysu, hallintojohtaja Sihteeri Palmu Anja-Maija Asiantuntijat Käsitellyt asiat 118 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13: PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Hallitus nimesi pöytäkirjantarkastajiksi Inka Hopsun ja Inger Wirénin. 120 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 7 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista ja vähintään kahdeksan muuta äänivaltaista jäsentä on paikalla. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi.

2 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) 121 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi. 122 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 8/2012 pöytäkirja on liitteenä 122A. esitys Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 123 TOIMINNANJOHTAJAN RAPORTTI raportoi Kepan toiminnasta ajalta esitti, että edellisessä kokouksessa hyväksytystä Johto- ja taloussäännön kohdasta 2.6 poistettaisiin lause Johtotiimi valitsee tiiminvetäjän enintään kahdeksi vuodeksi. Hallituksesta esitettiin, että päätös tehtäisiin kohdassa Muut asiat, kohtana Päivitetty raportti on liitteenä 123A, sen yhteydessä jaettava kaavio uudesta tiimikokoonpanosta ja esimiessuhteista uudella ohjelmakaudella liitteenä 123B, ja luettelo uusista työntekijöistä, jotka ovat aloittaneet jälkeen, on liitteenä 123C. Yleiskeskustelu Hallituksen jäsen toi tiedoksi, että YK:n kestävän kehityksen RIO+20-kokouksen ( ) jälkimaininkeina OECD on käynnistänyt prosessin, jossa ruokaturvakysymykset huomioidaan johdonmukaisesti kaikilla tasoilla. OECD:n vauhdittamana ruokaturvapilotin valmistelu on hyvässä vauhdissa, ja seuraavina ovat vuorossa kalataloutta ja ympäristökysymyksiä koskevat pilotit. Esitettiin, että toiminnanjohtajan raportissa mainittu valtiontalouden tarkastusraportti, joka arvioi ulkoministeriön yhteistyötä ministeriön yhteistyö- ja kumppanijärjestöjen kanssa, saatettaisiin hallituksen tietoon, kun se keväällä 2013 on ilmestynyt. Esitettiin, että puheenjohtajiston ja henkilökunnan pidetyn tapaamisen muistio jaettaisiin hallitukselle. esitys Merkitään tiedoksi. Hallitus - merkitsi saadun raportin ja käydyn keskustelun tiedoksi. - päätti, että esitys Johto- ja taloussäännön muutoksesta käsitellään kohdassa Muut asiat. - päätti, että toiminnanjohtajan raportissa mainittu valtiontalouden tarkastusraportti saatetaan hallituksen tietoon, kun se keväällä 2013 on ilmestynyt. - päätti, että puheenjohtajiston ja henkilökunnan pidetyn tapaamisen muistio jaetaan hallitukselle. 124 MUUTOSESITYS UUSIEN TEHTÄVIEN PERUSTAMISESTA Hallitus hyväksyi edellisessä kokouksessaan uusien tehtävien perustamisesta ohjelmakaudelle Siinä yhteydessä hyväksyttiin neljännen kehityspoliittisen asiantuntijan tehtävän perustaminen alkaen. Kyseisen työntekijän tehtäviin kuuluu muun muassa YK:n uuden vuosituhatohjelman seuranta ja suomalaisten kansalaisjärjestöjen näkemysten kanavoimisen koordinointi yhteistyössä Kehyksen kanssa. YK:n niin sanottu beyond ohjelman konsultaatio on jo käynnissä, ja suunnitteluprosessiin vaikuttamisen täytyy tapahtua aiemmin kuin ennakoitiin. Sen johdosta hallitukselle esitetään, että neljännen kehityspoliittisen asiantuntijan toimi voitaisiin perustaa

3 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) alkavaksi jo Palkka- ja sivukulut, yhteensä reilut 6,000 euroa voidaan irrottaa vuoden 2013 budjetista, sillä aiempien kokemusten mukaan aina osa budjettivaroista jää vuosittain käyttämättä. esitys Hallitus hyväksyy uuden kehityspoliittisen asiantuntijan toimen perustamisen alkaen. Hallitus hyväksyi esityksen mukaan uuden kehityspoliittisen asiantuntijan toimen perustamisen alkaen. 125 KEPAN EDUSTUKSET VUONNA 2013 Yleiskeskustelu Vuonna 2008 Kepan toimiva johto ja asiantuntijat tekivät perusteellisen verkosto- ja sidosryhmäarvion, jossa kriteereinä käytettiin muun muassa verkostojen tarjoamaa lisäarvoa Kepalle, tarkoituksenmukaisuutta strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi sekä kustannustehokkuutta. Osa Kepan edustuksista on myös perustunut pitkäaikaisille yhteistyösuhteille. Kepan edustuksiksi vuodelle 2013 on liitteessä 125A. Luettelo Kepan kaikista sidosryhmä- ja verkostoyhteyksistä hallituksen tiedoksi on liitteenä 125B. Hallituksen jäsen ehdotti, että lisätään Kepan edustukset listalle - Siviilikriisinhallinnan neuvottelukunta (sisäasiainministeriö), edustaja Inger Wirén Kepan hallituksesta, sijaisena Outi Hakkarainen, vaikuttamis- ja analyysitiimi, sekä - Siviilikriisinhallinnan kansalaisjärjestöjaos, edustaja Kepan ohjelmasuunnittelija Outi Hakkarainen. Puheenjohtaja tiedusteli, haluaisivatko hallituksen jäsenet nykyistä useammin edustaa Kepaa erilaisissa jäsenyyksissä tai tilaisuuksissa. Hallituksesta todettiin, että erilaisista avoimista edustuksellisista jäsenyyksistä ja tilaisuuksista olisi hyvä tiedottaa hallituksen jäsenille aktiivisesti, jolloin edustamisesta voidaan päättää tilanne tilanteelta. esitys Hallitus hyväksyy Kepan edustukset liitteen 125A mukaisesti ja merkitsee liitteen 125B tiedoksi. Hallitus 126 HENKILÖSTÖLINJAUS päätti lisätä Kepan edustukset listalle - - Siviilikriisinhallinnan neuvottelukunta (sisäasiainministeriö), edustaja Inger Wirén Kepan hallituksesta, sekä - - Siviilikriisinhallinnan kansalaisjärjestöjaos, edustaja Kepan ohjelmasuunnittelija Outi Hakkarainen. - merkitsi tiedoksi liitteen 125B Luettelo Kepan kaikista sidosryhmä- ja verkostoyhteyksistä. - merkitsi pöytäkirjaan, että hallituksen jäsenille tiedotetaan avoimista edustuksellisista jäsenyyksistä tai tilaisuuksista aktiivisesti. Kepan aikaisempi henkilöstöstrategia on vuodelta uudeksi henkilöstölinjaukseksi on liitteessä 126A ja esitys sen toimenpideohjelmaksi liitteessä 126B. esitteli henkilöstölinjauksen toimenpideohjelman yksityiskohtaisesti.

4 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) Uudessa linjauksessa on huomioitu uuden strategian ja tulevan ohjelmakauden tavoitteet, henkilöstöraporttien sekä ilmapiirikartoitusten tulokset, teknisen toimintaympäristön tuomat uudet mahdollisuudet, lainsäädännössä tapahtuneet muutokset sekä henkilöstöjohtamisen trendit. Henkilöstölinjauksen kolme päätavoitetta ovat johtamisen vahvistaminen, henkilöstön asiantuntijuuden kehittäminen sekä työskentelyolosuhteiden kehittäminen. Yleiskeskustelu Hallituksesta ehdotettiin, että henkilöstölinjauksen toimenpideohjelman seurantaan ja toteutumiseen palataan hallituksen vuoden 2013 viimeisessä kokouksessa hallituksen itsearvioinnin yhteydessä. Hallituksen jäsen painotti ja esitti pöytäkirjaan merkittäväksi, että henkilöstölinjauksen alatavoitteen 2b 'Tiedonkulku ja vuorovaikutus johdon ja henkilöstön välillä on toimiva' toteutuksessa johdon tulee kiinnittää huomiota suoraan suulliseen viestintään myös tiimien rivityöntekijöille sen sijaan, että tiedotus johdolta tiimien jäsenille tapahtuisi vain tiiminvetäjien välityksellä. Kampanja- ja viestintäjohtaja ehdotti, että edellä mainittu lisäys tehtäisiin juuri laadittavana olevaan sisäisen viestinnän linjaukseen. Ehdotettiin, että lisätään kohtaan 7a maininta Varhaisen puuttumisen -ohjeesta. Seuranneessa keskustelussa todettiin, että Kepassa on käsitelty muun muassa vaikeiden asioiden esiin nostamista, ja johto on saanut asiaankuuluvaa perehdytystä Mehiläisen työpsykologilta. Toimivaa johtoa pyydettiin tarkistamaan jo tähän asti laaditut ohjeet ja suositukset varhaisesta puuttumisesta. esitys Hallitus hyväksyy henkilöstölinjauksen ja sen toimenpideohjelman esityksen mukaan. Hallitus - hyväksyi henkilöstölinjauksen ja sen toimenpideohjelman esityksen mukaan. - päätti, että henkilöstölinjauksen toimenpideohjelman seurantaan ja toteutumiseen palataan hallituksen vuoden 2013 viimeisessä kokouksessa hallituksen itsearvioinnin yhteydessä. - merkitsi pöytäkirjaan, että henkilöstölinjauksen alatavoitteen 2b 'Tiedonkulku ja vuorovaikutus johdon ja henkilöstön välillä on toimiva' toteutuksessa johdon tulee kiinnittää huomiota suoraan suulliseen viestintään myös tiimien rivityöntekijöille sen sijaan, että tiedotus johdolta tiimien jäsenille tapahtuisi suurimmaksi osaksi tiiminvetäjien välityksellä. - päätti edellisen kohdan perusteella, että parhaillaan laadittavana olevaan sisäisen viestinnän linjaukseen kirjataan, että johdon tulee kiinnittää huomiota suoraan suulliseen viestintään myös tiimien rivityöntekijöille sen sijaan, että tiedotus johdolta tiimien jäsenille tapahtuisi suurimmaksi osaksi tiiminvetäjien välityksellä. - päätti, että lisätään kohtaan 7a maininta ohjeesta Varhainen puuttuminen. 127 JÄRJESTÖEDUSTAJIEN VALINTA ULKOMINISTERIÖN VIRALLISIIN DELEGAATIOIHIN Ulkoministeriö on yhä useammin noudattanut käytäntöä, että kansalaisyhteiskunnan edustajille varataan vähintään yksi paikka ministeriön kokoamiin virallisiin Suomen delegaatioihin eri kansainvälisiin konferensseihin. Kolme katto- ja/tai yhteistyöjärjestöä, Kepa, Kehys ja Suomen YK-liitto, on keskustellut viimeisen kahden vuoden aikana edustusvalinnan koordinoinnin tarpeesta ja kriteerien luomisesta järjestöjen edustajan valinnan pohjaksi. Liitteessä 127A on esitys, joka pohjautuu näiden kolmen yhteistyöjärjestön keskusteluille vuonna 2009, Kehyksen ja Kepan toiminnanjohtajien neuvotteluille toukokuussa 2010 sekä kahden jäsenjärjestötapaamisen keskusteluille vuonna 2010 ja 2011.

5 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) Hallitus keskusteli elokuussa esityksestä vaiheessa, jolloin se ei enää ollut päätösvaltainen. Esitettiin, että edustajien valintamenettelyn koskevassa kohdassa painotetaan hyvää yhteistyötä järjestödelegaattien valinnassa. Tämä ehdotus on nyt huomioitu liitteessä 127A. Yleiskeskustelu Ehdotettiin, että asiakirjasta poistettaisiin sivulta kaksi lause Toukokuussa 2010 Kehyksen pääsihteeri ja Kepan toiminnanjohtaja kirjasivat yleisiä periaatteita. Hallituksen jäsenet toivat esille, että Kepan tulee jatkuvasti olla ulkoministeriön suuntaan proaktiivinen, jotta konferenssidelagaatiopaikkojen jako tulevaisuudessa tehdään nyt laadittuja kriteereitä noudattaen. esitys Hyväksytään esityksen mukaan. Hallitus päätti, että - liitteeestä 127A Kansalaisjärjestöjen edustus ulkoministeriön konferenssidelegaatioissa poistetaan sivulta kaksi lause Toukokuussa 2010 Kehyksen pääsihteeri ja Kepan toiminnanjohtaja kirjasivat yleisiä periaatteita., minkä jälkeen hallitus hyväksyi esityksen Järjestöedustajien valinta ulkoministeriön virallisiin delegaatioihin esityksen mukaan. - Kepan tulee jatkuvasti olla ulkoministeriön suuntaan pro-aktiivinen, jotta konferenssidelagaatiopaikkojen jako tulevaisuudessa tehdään nyt laadittuja kriteereitä noudattaen. 128 JÄSENASIAT Jäsenhakemukset esitys Sääntöjen 5 :n mukaan yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan, kotimaan yhdistysrekisteriin merkityn valtakunnallisen järjestön tai itsenäisen kehitysyhteistyötä toteuttavan rekisteröidyn yhdistyksen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Samoin hallitus voi hyväksyä kannatusjäseneksi oikeustoimikelpoisen yhteisön tai yksityisen henkilön, joka haluaa tukea taloudellisesti yhdistyksen toimintaa. Jäsenjärjestöjen jäsenmaksun suuruus on jaettu viiteen maksuluokkaan: Alle 100 jäsentä Maksu: 50 euroa/kalenterivuosi jäsentä Maksu: 90 euroa/kalenterivuosi jäsentä Maksu: 180 euroa/kalenterivuosi jäsentä Maksu: 260 euroa/kalenterivuosi Yli jäsentä Maksu: 600 euroa/kalenterivuosi. Kannatusjäsenmaksu on yksityishenkilöiltä vähintään 50 euroa/kalenterivuosi, yhdistyksiltä vähintään 90 euroa/kalenterivuosi ja yrityksiltä ja oppilaitoksilta vähintään 260 euroa/kalenterivuosi. Kepan jäsenyyttä on hakenut kaksi järjestöä: Maattomien ystävät ry ja Suomi-Afrikkayhdistysten liitto ry. Liitteessä 128.1A on kooste jäsenehdokkaista. Hallitus hyväksyy jäsenanomukset esityksen mukaan. Hallitus hyväksyi Kepan jäseniksi Maattomien ystävät ry:n ja Suomi-Afrikka-yhdistysten liitto ry:n Erot Kepan jäsenyydestä erotetaan maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi järjestöt: Devaid ry, Horn Organisation for Peace and Democracy ry ja Kulttuurien kumppanuus Kulturernas kamratskap Kuku ry, kooste on liitteenä 128.2A.

6 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) esitys Merkitään tiedoksi. Hallitus erotti Kepan jäsenyydestä maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi järjestöt: Devaid ry, Horn Organisation for Peace and Democracy ry ja Kulttuurien kumppanuus Kulturernas kamratskap Kuku ry. 129 KEPAN JA KEHYKSEN YHTEISJÄSENYYS IFP:SSÄ Hallitukselle kerrottiin viime elokuun kokouksessa Kepan ja Kehyksen puheenjohtajien ja toiminnanjohtajien tapaamisesta huhtikuussa. Yhteistyön todettiin toimivan ja molemmat osapuolet kannattivat Kehyksen aloitetta yhteisjäsenyydestä kansainvälisessä kehitysjärjestöjen yhteistyöjärjestössä IFP:ssä (International Forum for National Platforms). Kepan ja Kehyksen toimiva johto on viimeistellyt yhteistyösopimustaan IFP-jäsenyyden osalta, jossa on huomioitu Kepan hallituksen elokuussa tekemät huomiot. Uusi ja päivitetty sopimusluonnos on liitteessä 129A. kertoi, että IFP:n puheenjohtaja on vahvistanut, että sekä Kepan että Kehyksen edustajat voivat erityistilanteissa olla IFP:n kokouksissa yhtä aikaa. Hallitus hyväksyi Kepan ja Kehyksen IFP-jäsenyyttä koskevan yhteistyösopimuksen IFPjäsenyyden osalta. 130 MUUT ASIAT Hallituksen työskentely vuonna 2013 Puheenjohtaja Kepan hallituksen kokouksista ja ajankohdista on liitteessä 130.1A. Hallitus hyväksyi esityksen vuoden 2013 vuosikokousten, puheenjohtajisto-jot- ja hallituksen kokousten ajankohdista ja pääaiheet liitteen 130.1A mukaisesti Hallitustyöskentelyn itsearvio vuodelta 2012 Puheenjohtaja Hallitustyöskentelyn itsearvioinnin fasilitaattorina toimi ohjelmasuunnittelija Kaisu Tuominen. Hallituksen ryhmätyöskentelyn tulokset tuotiin yhteen ja sovittiin lopullisen muistion merkittävistä kirjauksista. Merkittiin tiedoksi hallituksen käymä itsearviokeskustelu ja kooste keskustelusta, uusi liite 130.2A Johto- ja taloussääntö esitti, että lokakuun 2012 kokouksessa hallituksen hyväksymästä johto- ja taloussäännöstä poistettaisiin kohdasta 2.6 lause Johtotiimi valitsee tiiminvetäjän enintään kahdeksi vuodeksi. Hallitus päätti, että johto- ja taloussäännöstä poistetaan kohdasta 2.6 lause Johtotiimi valitsee tiiminvetäjän enintään kahdeksi vuodeksi.

7 Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry PÖYTÄKIRJA 9/ (7) 131 ILMOITUSASIAT Syyskokouksen päätös viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien (VKK:n) hallinnoinnista ja toteuttamisesta Kepan ohjelmana kertoi hallitukselle syyskokouksen päätöksen viestintä- ja kehityskasvatussekä konferenssi- ja matkatukien hallinnoinnista ja toteuttamisesta Kepan ohjelmana. Syyskokous päätti, että - Kepa ry suhtautuu myönteisesti ulkoministeriön aloitteeseen toteuttaa viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien hallinnointi ja toteuttaminen Kepan ohjelmana, ja lähtökohdiksi ehdotetaan seuraavia periaatteita: 1. Kepa hakee vähintään 3-4 vuoden ohjelmakautta. 2. Kepan toimintojen periaatteena on viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien hyvä, tehokas, vaikuttava ja tuloksellinen hallinto. 3. Kepan viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien ohjelmassa Kepa huolehtii, että Kepan jäsenjärjestöt ja ei-jäsenet ovat hakuprosessissa samassa asemassa. 4. Hakuprosessissa noudatetaan vahvasti eettisyyttä, avoimuutta ja varmistetaan toimijoiden ja valmistelijoiden ettömyys valmistelussa ja päätöksenteossa. 5. Viestintä- ja kehityskasvatus- sekä konferenssi- ja matkatukien kehittäminen Kepassa vahvistaa sen perustehtävää ja arvoja. Lisäksi syyskokous merkitsi pöytäkirjaan, että Kepa varmistaa VKK-sihteeristön valmiuden ruotsinkieliseen asiakaspalveluun. Hallitukselle kerrottiin myös VKK-hallinnoinnin valmistelusta vastaavan työryhmän laatimasta projektisuunnitelmasta, joka liitetään Kepan hakemukseen ulkoministeriölle rahoituksen varmistamiseksi hallinnon valmistelun ensimmäistä vaihetta varten. Hallituksen aikaisemman päätöksen pohjalta puheenjohtajistoa pidetään ajan tasalla valmistelun etenemisestä. kaikkien Kepan yhteyteen siirrettävien tukien hallinnointimallista tuodaan hallituksen päätettäväksi kokoukseen. Hallitus merkitsi saadun ilmoituksen tiedoksi. 132 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:00. Elina Vuola Anja-Maija Palmu puheenjohtaja sihteeri Timo Lappalainen sihteeri Inka Hopsu pöytäkirjan tarkastaja Inger Wirén pöytäkirjan tarkastaja