Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) Töölöntorinkatu 2 A Helsinki Hallituksen kokous 31.8.

Transkriptio

1 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) HALLITUKSEN KOKOUS NRO 7/2012 Aika klo :30 Paikka Kokouksen osanottajat Hanasaari - ruotsalais-suomalainen kulttuurikeskus Hanasaarenranta Espoo Puheenjohtaja Vuola Elina läsnä I varapuheenjohtaja Purje Henri läsnä II varapuheenjohtaja Semi Ritva läsnä Varsinaiset jäsenet Hopsu Inka läsnä Huuhtanen Sari Kentala Julianna Mohamed Saido läsnä Ranta Eija Maria Ruippo Juha Rytkönen Aaro Rämö Milja Saipio Anna läsnä 80- Steffansson Rolf Tuure Tuomas Wirén Inger läsnä Varajäsenet - Järjestys arvottu Huopalainen Minja Laiho Mika läsnä läsnä Johtotiimi Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja läsnä Hannula Outi, ohjelmajohtaja läsnä Railo Mika, kampanja- ja viestintäjohtaja läsnä Shakir-Corbishley Aysu, hallintojohtaja läsnä Sihteeri Palmu Anja-Maija läsnä Muut osallistujat Hakkarainen Outi läsnä kokouksen jälkeisessä teemakeskustelussa Kovalainen Päivi, UM läsnä asiakohdan 87.1 aikana Kyöstilä Pirkko-Liisa, UM läsnä asiakohdan 87.1 aikana Rekola Sanna läsnä asiakohdan 87.1 aikana Starck Auli läsnä kokouksen jälkeisessä teemakeskustelussa Tuominen Kaisu läsnä asiakohdan 81 aikana Käsitellyt asiat 75 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja Elina Vuola avasi kokouksen klo 9: PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Saido Mohamed ja Mika Laiho.

2 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) 77 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan toistaiseksi voimassa olevien sääntöjen 7 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista ja vähintään kahdeksan muuta äänivaltaista jäsentä on paikalla. Kokous ei ollut päätösvaltainen. 78 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Esittely Ehdotettiin, että muutetaan asiakohdan 86 otsikko kuulumaan Nimenkirjoitus- ja tilienkäyttöoikeudet ohjelmanjohtajan sijaiselle, ja lisätään asiakohtaan 86 tilienkäyttöoikeudet. Ehdotettiin, että kokouksen ollessa päätösvallaton aloitetaan kokous esityslistan eipäätösasioilla. Merkittiin pöytäkirjaan, että asiakohdan 86 otsikko muutetaan kuulumaan Nimenkirjoitus- ja tilienkäyttöoikeudet ohjelmanjohtajan sijaiselle, ja lisätään asiakohtaan 86 tilienkäyttöoikeudet. Merkittiin pöytäkirjaan, että kokouksen ollessa päätösvallaton aloitetaan kokous käsittelemällä esityslistan ei-päätösasiat. 79 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 5/2012 pöytäkirja on liitteenä 79A ja sähköisen kokouksen 6/2012 pöytäkirja liitteenä 79B. esitys Merkitään hallituksen pöytäkirjat 5/2012 ja 6/2012 hyväksytyiksi ja tiedoksi hallitukselle. Merkittiin pöytäkirjat 5/2012 ja 6/2012 hyväksytyiksi ja tiedoksi hallitukselle. Kokous tuli päätösvaltaiseksi TOIMINNANJOHTAJAN RAPORTTI Esittely Toiminnanjohtaja raportoi Kepan toiminnasta kaudelta Liitteet: 80 A Raportti, 80 B Kooste Afrikan Diaspora -verkostosta ja 80 C Luettelo uusista työntekijöistä ajalla Tax Justice Network Finlandin ja Afrikan Diasprora -verkoston järjestäytymisiin liittyen, toiminnanjohtaja kertoi, että alustavien neuvottelujen perusteella Kepa saattaisi olla virallinen tilijärjestö sekä TJN Finlandin että Afrikan Diaspora -verkoston ja näiden rahoittajien välillä samaan tapaan kuin nyt on AEPF:n tilijärjestönä. Toiminnanjohtaja kertoi, että luottamusjohdolle on suunniteltu tutustumismatkaa Mekongin alueelle syksyn 2012 aikana. Puheenjohtaja kertoi tässä yhteydessä, että maatoimistojen johtajien puolelta on toivottu hallituksen ja luottamusjohdon suorempia yhteyksiä maatoimistoihin.

3 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) Hallitus keskusteli kokouksessa ulkoministeriön tilaamasta KPMGtilintarkastusyrityksen suorittamasta Kepan talouden ja toiminnan tarkastuksesta sekä edunvalvonnan kautta saaduista tiedoista KPMG:n tarkastuksiin liittyvistä hankaluuksista järjestökentällä. Todettiin, että Kepa on antanut ulkoministeriölle vastineen tarkastuksensa tuloksiin liittyen, mutta ministeriön vastausta ja loppuraporttia ei ole vielä saatu. Edunvalvontatiimi valmistelee selvitystä KPMG:n Kepan jäsenistölle tekemiin tarkastuksiin liittyen. Hallitus keskusteli Kepan tiiminvetäjien tehtävän uudelleen organisoinnista ja tiiminvetäjien tehtävistä ja vastuusta henkilöstöön nähden. Tiiminvetäjille ei kaavailla esimiesvastuuta, vaan tiimin jäsenten innostamisvastuuta sekä velvollisuutta tarttua hankaliin tilanteisiin tiimissä tai tiimin jäsenen alisuoriutumiseen työtilanteissa. Hallituksesta todettiin, että työntekijän kannalta esimiesvastuun pitää olla aukoton. Puheenjohtaja pyysi, että tiiminvetäjien tehtäväkuvaus tuodaan hallituksen keskusteltavaksi. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin pöytäkirjaan tiedoksi toiminnanjohtajan raportti, käyty keskustelu sekä kooste Afrikan diaspora -verkostosta ja luettelo uusista työntekijöistä. Uusi ohjelmajohtajan sijainen Outi Hannula esitteli itsensä. 81 OHJELMA , toinen luonnos Esittely Ohjelmajohtaja Liitteenä 81A on ohjelman toinen luonnos ja liitteenä 81B englanninkielisen yhteenvetotaulukon toinen luonnos. Esittely liitteenä 81C. Tuotiin esille, että uudessa ohjelmassa Etelän strateginen arvo lisääntyy, Etelän toimintaympäristöjä seurataan kokonaisuuksina ja saatu tieto integroidaan toimintaan. Ohjelmajohtaja totesi, että Kepa tukee Etelän kansalaisyhteiskuntia laajemmin kuin vain kolmen vaikuttamisteeman (ilmasto, kauppa ja ympäristö) alueilla. Laaja-alaisuudella haetaan kansalaisjärjestökentän tehokkaampaa tukemista. Hallituksesta ehdotettiin, että Etelän työstä koottaisiin yksi selkeä esitys kokonaisuutta hahmottamaan. Esitys kirjaston lakkauttamisesta keskustelutti hallitusta. Hallituksesta ehdotettiin, että kirjaston lopettaminen kirjoitetaan ohjelmassa auki selkeästi kirjasto lakkautetaan ja että kooste kirjaston lakkauttamissuunnitelmasta lähetettäisiin tiedoksi hallitukselle. Ehdotettiin, että Ohjelma luonnoksen - sivun neljä lauseesta vaikuttaminen poliittisiin päättäjiin poistetaan sana vaikuttaminen. - sivun viisi ensimmäisen kappaleen ensimmäisen lauseen sana keskeisten poistetaan. - sivun 15 ensimmäinen kappale Kepan yleishallinto toimii... kirjoitetaan uudelleen. Lisäksi ehdotettiin, että - Suomen vuoden 2012 kehityspoliittisen toimenpideohjelman mukaisesti ihmisoikeusperustainen lähestymistapa tulisi kirjoittaa selkeästi mukaan ohjelmaan, esimerkiksi johdantoon. - haavoittuvien ryhmien huomioimisen tulisi näkyä ohjelmassa ja teema kirjoitettaisiin ohjelmaan, esimerkiksi johdantoon. esitys Hallitus hyväksyy ohjelmasuunnitelman esityksen mukaan.

4 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) Hallitus hyväksyi ohjelman evästyksin jatkotyöstöä varten siten, että - kirjaston lopettaminen kirjoitetaan auki Kepan kirjasto lakkautetaan. - sivun neljä lauseesta vaikuttaminen poliittisiin päättäjiin poistetaan sana vaikuttaminen. - sivun viisi ensimmäisen kappaleen ensimmäisen lauseen sana keskeisten poistetaan. - sivun 15 ensimmäinen kappale Kepan yleishallinto toimii... kirjoitetaan uudelleen. - toimintojen ihmisoikeusperustainen lähestymistapa kirjoitetaan ohjelmaan osaksi johdantoa. Lisäksi hallitus päätti, että - Etelän työstä laaditaan syyskokoukselle yksi selkeä kokonaisuutta kuvaava esitys. - kooste kirjaston lakkauttamissuunnitelmasta lähetetään tiedoksi hallitukselle. 82 OHJELMAKAUDEN TALOUSARVIO, toinen luonnos Toiminnanjohtaja, hallintojohtaja Esittely Toinen luonnos Kepan ohjelmakauden talousarvioksi on liitteenä 82A. Ulkoministeriö (UM) ilmoitti 14.6., että sen valtionapu Kepalle tulee todennäköisesti olemaan 17,6 miljoonaa euroa eli 400,000 euroa vähemmän, kuin mitä Kepan hallitus hyväksyi haettavaksi UM:ltä. Toimiva johto on tehnyt tarvittavat muutokset aiempien suunnitelmien sovittamiseksi hieman pienempiin rahoitusraameihin: muun muassa. organisaation kehittämisraha euroa poistettiin, yritysyhteistyö aloitetaan vasta vuonna 2014, Maailman Kuvalehden markkinointibudjettia leikattiin eurolla, Mosambikin maatoimistoon ei lähetetä Suomesta kehityspoliittista työntekijää, Mosambikin maatoimiston hallintohenkilökunnasta lakkautetaan toimistopäällikön pesti, uusi viestintäassistentti aloittaa vasta ja puolipäiväinen Mahdollisuuksien Tori -koordinaattori aloittaa kokopäiväisenä vasta Lisäksi pienennettiin muutamien tiimien toimintarahoja. Suurin ero edellisen kauden budjettiin on henkilöstökulujen kasvu, kun ohjelman uusien painotusten asennevaikuttaminen ja elävät jäsensuhteet myötä henkilöstön määrä kasvaa 4,5 työntekijällä. Kokonaishenkilömäärä on 79 (Helsingissä 51, Etelässä 28). Ohjelmakauden omarahoitusosuus on 7,52 prosenttia.. esitys Hallituksesta kehotettiin uusia työntekijöitä palkattaessa varmistamaan, että rahoitus on kunnossa, kun palkkaamisprosessi aloitetaan. Maailman Kuvalehden talouden alijäämä herätti kysymyksiä. Onko viisasta pienentää markkinointibudjettia, jos tilaajakanta pitää saada kasvamaan ja mitä muita keinoja on käytössä, jotta alijäämä saadaan aisoihin. Hallitus hyväksyy ohjelmakauden talousarvion esityksen mukaan. Hallitus merkitsi tiedoksi evästyskeskustelun ja hyväksyi ohjelmakauden talousarvion tuotavaksi hyväksyttäväksi hallituksen lokakuun kokoukselle yhdistyksen syyskokoukselle lähettämistä varten. Kokous keskeytyi lounaan ajaksi klo 11:30-12: ULKOMINISTERIÖN ALOITTEET KEPALLE Esityslistalla asiakohta 87.1 Hallitus päätti, että korkotuloista laaditaan selvitys tuotavaksi seuraavaan hallituksen kokoukseen. t Toiminnanjohtaja Kansalaisjärjestöyksikön päällikkö Pirkko-Liisa Kyöstilä, UM Tarkastaja Päivi Kovalainen, Kansalaisjärjestöyksikkö, UM Järjestökoordinaattori (globaalikasvatus) Sanna Rekola, Kepa

5 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) Esittely Ulkoministeriön kansalaisjärjestöyksiköstä ehdotettiin helmikuussa 2012, että Kepa harkitsisi viestintä- ja kehityskasvatustuen sekä konferenssi- ja matkatuen hallinnointia. Myöhemmin UM täydensi pyyntöä koskemaan myös hankevalmistelun matkatuen hallinnointia. UM:ssä perustellaan tukien siirtämistä näiden tukimuotojen kehittämistarpeilla, kansalaisjärjestöjen paremmalla asiantuntemuksella sekä valtionhallintoon kohdistuvilla säästöpaineilla. Kepa käynnisti huhtikuussa konsultaation ja toukokuussa järjestöt osallistuivat verkkokyselyyn. P.-L. Kyöstilä kertoo UM:n aloitteen taustoista hallituksen kokouksessa. P.-L. Kyöstilä valotti viestintä- ja kehityskasvatustuen sekä konferenssi- ja matkatuen hallinnoinnin siirtoehdotukseen liittyviä taustoja. Ministeriön työntekijämäärä vähenee valtionhallinnon säästö- ja tehostamistoimenpiteiden vuoksi, ja ministeriössä on useita suunnitelmia eri toimista luopumiseksi, ja tukien hallinnointi on yksi näistä. Ministeriössä Kepaa pidetään asiantuntevana ja luonnollisena kehitysyhteistyöalan tahona hallinnointia hoitamaan. Hallinnoinnin siirrot käynnistyvät ministeriössä parhaillaan laadittavan ydintoimintojen analyysin tulosten perusteella jo syksyn aikana. P. Kovalainen totesi, että hallinnoinnin mallia pohditaan parhaillaan, ja yhtenä vaihtoehtona on malli, jossa ministeriö olisi jäsenenä ohjausryhmässä. Tavoitteena on kehityspoliittisen ohjelman linjausten ja tavoitteiden näkyminen sekä varojen jaossa että vaikuttavuuden lisääntymisessä. Hallituksesta kysyttiin, mitä muita vaihtoehtoja ministeriöllä on hallinnoinnista? Samoin todettiin, että Kepan jäsenistössä on ollut keskustelua siitä, miten Kepan puolueettomuuden ja jääviyden jäsenkuntaansa kohtaan kävisi varojenjakotilanteessa. Ihmeteltiin, missä säästöt syntyvät, kun Kepakin saa rahoituksensa valtiolta. Kepan hallituksen juridinen vastuu herätti keskustelua, ja painotettiin, että Kepan tulee konsultoida lakitoimistoa vastuukysymysten selvittämiseksi. Haluttiin tietää, kuka tekee lopullisen päätöksen tukirahoituksen jaossa, ja mikä on ohjausryhmän mandaatti. P.-L. Kyöstilä totesi, että Kepan ja ministeriön pitkä hedelmällinen yhteistyö on siirtymässä uuteen vaiheeseen, ja hallinnoinnin siirto Kepalle nähdään ministeriössä ykkösvaihtoehtona jopa ainoana vaihtoehtona. Tavoitteena on objektiivinen toimintamalli, johon sekä Kepan jäsenet että ei-jäsenet voivat luottaa. Kyse ei niinkään ole rahoituksesta, vaan henkilötyövuosista, joita valtionhallinnon säästö- ja tehostamistoimenpiteiden vuoksi on vähennettävä. Juridiset kysymykset tulee selvittää, ja tässä pohjana voisivat olla erityissäätiöiden ja kumppanuusjärjestöjen rahoituksen hallinnoinnin toimintatavat. Kyöstilän mukaan ohjausryhmä toimii palomuurina, kun pohditaan Kepan hallituksen vastuu- tai varojenjaon jääviyskysymyksiä. Hallituksesta kysyttiin edelleen, mikä on ohjausryhmän asema konsultatiivinen tai päättävä? Kansalaisjärjestöyksikön päällikkö jatkoi, että - hallinnointi sisältää Kepan oikeuden itsenäiseen toimintaan ja lopulliseen päätöksentekoon ilman, että ministerin puuttumista asiaan tarvitsisi pelätä. - ministeriöllä olisi paikka ohjausryhmässä. - ohjausryhmä olisi palomuuri, jonka työn perusteella sekä jäsenet että ei-jäsenet voivat luottaa päätöksenteon tasapuolisuuteen. - Kepan hallitus on vastuussa varoista, niiden jaosta ja seurannasta. - tärkeätä on löytää päätöksenteon tasapaino rajapinnalla Kepan ja ministerin tekemien päätösten välillä. Vastauksena hallituksesta tuotiin esille, että hallinnointi voisi olla mahdollista, jos Kepa saa toimia itsenäisenä toimijana kuten muussakin toiminnassaan kolmivuotisen ohjelmaan puitteissa ja Kepa vastaa hallinnoinnista vain jäsenilleen ja niille ei-jäsenille, jotka hakevat tukia. Kyöstilä toi esille, että ei-jäsenet kokevat olevansa tasa-arvoisia, kun palomuuri ja tasapuolisuus ovat kunnossa.

6 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) Hallituksesta todettiin, että hallinnoinnin vaatimat työvoimaresurssit tulee harkita huolella. Esitetty kahden työntekijän työvoimaresurssi vaikuttaa alakanttiin mitoitetulta. P. Kovalainen toi esille, että ministeriössä odotetaan Kepalta esitystä hallinnointimallista kommentointia varten. Siirtoneuvottelut on tarkoitus saattaa loppuun syksyn 2012 aikana. Järjestökoordinaattori S. Rekola kertoi, että kaikki viime vuosina tukia hakeneet tahot, sekä jäsenjärjestöt että ei-jäsenet, on kutsuttu keskustelemaan hallinnointiin liittyvistä kysymyksistä. Keskeisistä kysymyksistä on laadittu asiakirja Elävä dokumentti, jota hallituksen jäsenet nyt kutsutaan työstämään kysymyksin ja kommentein sekä evästämään Kepan sihteeristöä hallinnoinnin peruskysymysten jatkovalmistelussa. Asiakirja, liite 83A, on hallituksen sähköisellä työpöydällä. Hallitus päätti, että keskustelu viestintä- ja kehityskasvatustuen, konferenssi- ja matkatuen sekä hankevalmistelun matkatuen hallinnoinnin siirtoehdotuksesta jatkuu hallituksen sähköisellä työpöydällä osoitteessa 84 VÄLITILINPÄÄTÖS JA TARKISTETTU BUDJETTI VUODELLE Esityslistalla asiakohta nro 83. Esitys esitys Hallintojohtaja Esitykset välintilinpäätökseksi ja vuoden 2012 tarkistetuksi talousarvioksi ovat liitteessä 84A, osat 1-3 (esityslistalla liite 83A, osat 1-3). Tarkistetun taloarvion mukaan vuoden 2012 kokonaiskulut ovat euroa. Ero alkuperäiseen talousarvioesitykseen on euroa. Merkittävin kulujen kasvu johtuu siitä, että johtotiimin yhteistyön ja kansainvälisten suhteiden kustannuspaikalle oli alkuperäisessä talousarvioesityksessä virheellisesti budjetoitu noin euroa liian vähän. Lisäksi Nicaraguan maatoimiston käytössä olevista autoista yksi on uusittava, asiakkuudenhallintaohjelman (CRM) suunnittelukulujen loppulasku siirtyi kuluvalle vuodelle 2012 ja tutkimukset Helsingin toimiston ilmanlaadusta nostivat kustannuksia. Henkilöstökuluissa oli säästöjä muun muassa henkilöstövaihdosten vuoksi. Henkilöstökuluja on lisäksi korjattu siirroilla oikeille kustannuspaikoille. Tarkistettu esitys vuoden 2012 talousarvioksi on euroa alijäämäinen. Johtotiimi esittää, että alijäämä katetaan omalla pääomalla. a ei ollut. Hyväksytään esityksen mukaan. Hallitus hyväksyi välitilinpäätöksen ja tarkistetun budjetin vuodelle 2012 esityksen mukaisesti todeten, että alijäämä katetaan omalla pääomalla. 85 KEPAN SÄÄNTÖMUUTOKSET - Esityslistalla asia nro 84. Esittely Toiminnanjohtaja Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on nyt kommentoinut Kepan sääntömuutoksia. Neljästä kommentista kaksi on enemmän teknisiä korjausehdotuksia, mutta tarkennuspyynnöt säätiöiden äänioikeuden määräytymisperusteista ja vuosikokousten koollekutsumistavoista edellyttävät hallituksen käsittelyä. Jälkimmäisten kysymysten ratkaiseminen edellyttää yhdistyksen vuosikokouksen päätöstä. PRH:n kommentit sekä esitys niiden huomioimisesta Kepan uusissa säännöissä ovat liitteessä 85A (esityslistalla liite nro 84A). Sääntötyöryhmän lakimies Juhani Parkkari ja Kepan käyttämän lakitoimisto Butzowin asiantuntijaa konsultoidaan ja pyydetään antamaan ratkaisuehdotukset. Esitys PRH:n palautteen huomioimisesta tuodaan hallituksen lokakuun kokoukseen, jossa hallituksen on päätettävä esityksestä, joka viedään yhdistyksen syyskokoukselle

7 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) esitys ssa tuotiin esille säätiöiden äänimäärän määrittämiseksi eri vaihtoehtoja, kuten äänimäärän porrastaminen säätiön edellisen vuoden tilinpäätöksen loppusumman perusteella. Säätiöiden äänimäärän säilyttäminen ennallaan sai myös kannatusta. Ehdotettiin, että hallitukselle tuodaan esitys kokoukseen Käydään evästyskeskustelua ja merkitään tiedoksi. Hallitus merkitsi saadun esittelyn ja käydyn keskustelun evästyksenä tiedoksi ja päätti, että esitys säätiöiden äänimäärän määräytymisestä tuodaan hallituksen pidettävälle kokoukselle. 86 JÄSENASIAT - Esityslistalla asiakohta nro Eronneet/eroavat jäsenjärjestöt - Esityslistalla asiakohta nro Suomi Lastenkoti ry on ilmoittanut eroavansa Kepan jäsenyydestä, liite 86.1A (esityslistalla liite 85.1A). esitys Merkitään tiedoksi Suomi Lastenkoti ry:n ero. Merkittiin tiedoksi Suomi Lastenkoti ry:n ero. 87 KEPAN JA KEHYKSEN VÄLINEN SUHDE - Esityslistalla asiakohta nro Esitys Toiminnanjohtaja Kepan ja Kehyksen puheenjohtajat ja toiminnanjohtajat tapasivat huhtikuussa. Yhteistyön todettiin toimivan ja molemmat osapuolet kannattivat Kehyksen aloitetta yhteisjäsenyydestä kansainvälisessä kehitysjärjestöjen yhteistyöjärjestössä IFP:ssä (International Forum for National Platforms). Kehys on laatinut Kepan ja Kehyksen välisen luonnossopimuksen IFPyhteisjäsenyydestä ja se on liitteenä 87A (esityslistalla liite nro 87.2A). Kepan puheenjohtajisto ja toiminnanjohtaja keskustelivat Kepan Kehys-jäsenyyden ongelmakohdista. Jotkut Kepan jäsenjärjestöt eivät katso Kehyksen saaneen niiltä mandaattia edustaa niitä Kepan Kehys-jäsenyydestä huolimatta. Päällekkäisjäsenyyden on nähty myös aiheuttavan sekaannusta. Puheenjohtajan pyynnöstä on laadittu taulukko Kepan Kehysjäsenyyden eduista ja haitoista hallituksen keskustelun pohjaksi siitä, pitäisikö Kepan erota Kehyksen jäsenyydestä. Taulukko ja esityksen taustoitus on liitteenä 87B (esityslistalla liite nro 87.2B). Hallitus keskusteli Kehyksessä laaditusta Kepan ja Kehyksen välisestä IFP-yhteisjäsenyyden luonnossopimuksesta. Hallituksesta ehdotettiin, että - kappaleessa Lähtökohdat osallistumiselle... kolmannen asiakohdan lauseesta poistetaan sana käytännöllinen, jolloin lause kuuluisi Yhteistyön vallitsevat arvot ovat keskinäinen kunnioitus ja avoimuus. - kappaleessa Lähtökohdat osallistumiselle... viimeisen asiakohdan sanat käytännöllisestä näkökulmasta muutettaisiin kuulumaan luottamuksellisesti ja vaikutus jäsenjärjestöjen edustuksellisuus huomioiden., jolloin koko lause kuuluisi Yhteistyötä tarkastellaan tässä sopimuksessa luottamuksellisesti ja vaikutus jäsenjärjestöjen edustuksellisuus huomioiden.. - kappaleessa Yhteistyösopimuksen sisältö ykköskohdan toiseen lauseeseen lisättäisiin sanat toiminnanjohtaja ja pääsihteeri, jolloin lause kuuluisi Koalition yhteistyöstä vastaavat molempien järjestöjen puheenjohtajistot sekä toiminnanjohtaja ja pääsihteeri. - kappaleessa Yhteistyösopimuksen sisältö ykköskohdan kolmanteen ja neljänteen

8 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) lauseeseen pyydetään Kehys ry:n tarkennus vuosikokous- ja hallituspaikkaedustuksiin liittyen. - kappaleessa Menettelytavat viimeinen lause Muilta osin Kehyksen ja Kepan välinen yhteistyölinjaus kattaa laajemman yhteistyön. siirrettäisiin Menettelytavat-kappaleen alkuun. - toiminnanjohtaja selvittää IFP:n ohjelmaa vuosina ja arvioi IFP:n hallitusedustuksen tarkoituksenmukaisuutta kaudella Hallitus päätti antaa käydyn keskustelun evästyksenä tiedoksi jatkovalmistelua varten siten, että uusi luonnos tuodaan hallituksen seuraavalle kokoukselle Samalla hallitus hyväksyi yhteistyösopimusluonnokseen seuraavat muutokset: - kappaleessa Lähtökohdat osallistumiselle... kolmannen asiakohdan lauseesta poistetaan sana käytännöllinen, jolloin lause kuuluu Yhteistyön vallitsevat arvot ovat keskinäinen kunnioitus ja avoimuus. - kappaleessa Lähtökohdat osallistumiselle... viimeisen asiakohdan sanat käytännöllisestä näkökulmasta muutetaan kuulumaan luottamuksellisesti ja vaikutus jäsenjärjestöjen edustuksellisuus huomioiden., jolloin koko lause kuuluisi Yhteistyötä tarkastellaan tässä sopimuksessa luottamuksellisesti ja vaikutuksia jäsenjärjestöjen edustuksellisuus huomioiden.. - kappaleessa Yhteistyösopimuksen sisältö ykköskohdan toiseen lauseeseen lisätään sanat toiminnanjohtaja ja pääsihteeri, jolloin lause kuuluisi Koalition yhteistyöstä vastaavat molempien järjestöjen puheenjohtajistot sekä toiminnanjohtaja ja pääsihteeri.. - kappaleessa Yhteistyösopimuksen sisältö ykköskohdan kolmanteen ja neljänteen lauseeseen pyydetään Kehys ry:n tarkennus vuosikokous- ja hallituspaikkaedustuksiin liittyen. - kappaleessa Menettelytavat viimeinen lause Muilta osin Kehyksen ja Kepan välinen yhteistyölinjaus kattaa laajemman yhteistyön. siirretään Menettelytavat-kappaleen alkuun. Hallitus päätti lisäksi valtuuttaa toiminnanjohtajan selvittämään IFP:n ohjelmaa vuosina sekä arvioimaan IFP:n hallituspaikan tarkoituksenmukaisuutta kaudella Kokous keskeytettiin kahvitauon ajaksi. 88 NIMENKIRJOITUS- JA TILIENKÄYTTÖOIKEUDET OHJELMAJOHTAJAN SIJAISELLE - Esityslistalla asiakohta nro 86, tilienkäyttöoikeuden osalta uusi asia. : Esittely: Hallintojohtaja Esitetään, että ohjelmajohtajan sijaiselle Outi Hannulalle myönnetään alkaen nimenkirjoitusoikeus sekä tilienkäyttöoikeudet tileille: Nordea FI Nordea FI Sampo FI Samaan aikaan hallitus merkitsee tiedokseen, että Eveliina Salosen nimenkirjoitus- ja tilienkäyttöoikeudet ovat sijaisuuden loppumisen myötä päättyneet

9 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) : Hallitus päätti esityksen mukaisesti. Hallitus on päätösvallaton. 89 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:30. ELINA VUOLA Elina Vuola puheenjohtaja ANJA-MAIJA PALMU Anja-Maija Palmu sihteeri MIKA LAIHO Mika Laiho pöytäkirjan tarkastaja SAIDO MOHAMED Saido Mohamed pöytäkirjan tarkastaja = = = Hallitus jatkoi kokousta keskustelemalla. = = = 87 KEPAN JA KEHYKSEN VÄLINEN SUHDE - Esityslistalla asiakohta nro Kokous oli päätösvallaton, mutta jatkoi keskustelua asiakohdasta. Hallitus jatkoi keskustelua Kepan ja Kehyksen suhteesta ja yhteistyön periaatteista. Ongelmat edustuksissa tiedostettiin, ja nähtiin oleellisena noudattaa edustamisessa rotaatiota. Todettiin, että Kehyksen 36 jäsenestä 34 on myös Kepan jäseniä kuten myös Kepa itse on Kehyksen jäsen. Ehdotettiin, että kysymys Kepan Kehys-jäsenyydestä nostetaan avoimeen keskusteluun ja selvitetään, mitä mandaattipulmia on siinä, että Kehys edustaa Kepaa ja samalla sen 300 jäsentä. Kepalla on lähes kymmenen kertaa enemmän jäseniä, ja kokoeroa pidettiin merkittävänä. Tuotiin esille, että työskentely sekä Kehyksen että Kepan hallituksissa yhtä aikaa ei ole helppoa eikä välttämättä ole aina Kepan eduksi. Keskustelun lopputulemana oli, että Kepan ero Kehyksen jäsenyydestä ehdotettiin tuotavaksi avoimesti vuosikokouksen tietoon. Toiseksi ehdotettiin kyselyn tekemistä sekä Kehyksen että Kepan jäsenyyden omaaville järjestöille, millä kyselyllä voidaan tarkentaa koko Kepan jäsenkentälle vuonna 2009 tehtyä kyselyä. Todettiin, että eroaminen olisi vuosikokoukselle vietävä asia. Kirjattiin käyty keskustelu. 90 MUUT ASIAT - Esityslistalla asiakohta nro Kokous oli päätösvallaton, mutta keskusteli asiakohdasta Rio Esityslistalla asiakohta nro Kokous oli päätösvallaton, mutta keskusteli asiakohdasta.

10 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) Esitys esitys Kampanja- ja viestintäjohtaja YK:n ympäristö- ja kehityskokouksessa viime kesänä Rio de Janeirossa eli Rio+20:ssa saavutettiin vähän konkreettisia sitoumuksia tai sopimuksia. Kepa osallistui ja osallisti jäsenistöä sen positioiden määrittelyssä. Suuri osa Rio+20:ltä odotetuista tavoitteista siirtyy kestävän kehityksen tavoitteiden (SDG, sustainable development goals) suunnitteluun. Kansalaisyhteiskunnan toimijat ovat järjestäytymässä (Beyond-2015) yhteisten näkemysten muotoilemiseksi ja esittämiseksi SDG:n ja vuoden 2015 jälkeisen kehitysohjelman suunnittelussa. Menettelytapoja ja käytäntöjä Kepan ja sen jäsenjärjestöjen yhteisten kantojen muodostamiseksi sekä hallituksen päätöksentekoroolin vahvistamiseksi on syytä arvioida ja kehittää. Puheenjohtaja nosti keskusteluun menettelytavat ja käytännöt, joita Kepassa käytetään, kun kannanottaja muodostetaan. Hallituksesta tuotiin esille, että oleellista on demokraattinen ja avoin valmistelu, jossa hallituksella on mahdollisuus antaa panoksensa valmisteluun, sillä viime kädessä hallitus on vastuussa Kepasta ulos lähtevistä kannanotoista. Käytännössä tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että asiakirjat lähetetään hallituksen jäsenille hyvissä ajoin ennen kokousta. Samalla pohdittiin, olisiko hallituksen syytä käydä kaikki voimassa olevat kannanotot aika ajoin, esimerkiksi kahden vuoden välein, lävitse. Haluttiin painottaa, että on oleellista, että hallituksen jäsenet on informoitu Kepan kannanotoista jo ennen kuin sellainen lähtee talosta ulos ja myös siitä, mihin kannanottoa käytetään. Merkitään tiedoksi. Kirjattiin saatu selvitys ja käyty keskustelu todeten, että kannanotot, linjaukset ja vastaavat on syytä käydä hallituksen lävitse säännöllisin väliajoin Järjestöedustajien valinta ulkoministeriön virallisiin delegaatioihin - Esityslistalla asiakohta nro Kokous oli päätösvallaton, mutta keskusteli asiakohdasta. Esitys esitys Toiminnanjohtaja Ulkoministeriö on yhä useammin noudattanut käytäntöä, että kansalaisyhteiskunnan edustajille varataan vähintään yksi paikka ministeriön kokoamiin virallisiin Suomen delegaatioihin eri kansainvälisiin konferensseihin. Kolme katto- ja/tai yhteistyöjärjestöä, Kepa, Kehys ja Suomen YK-liitto, on keskustellut viimeisen kahden vuoden aikana edustusvalinnan koordinoinnin tarpeesta ja kriteerien luomisesta järjestöjen edustajan valinnan pohjaksi. Liitteessä 90.2A (Esityslistalla liite 87.4A) on esitys, joka pohjautuu näiden kolmen yhteistyöjärjestön keskusteluille vuonna 2009, Kehyksen ja Kepan toiminnanjohtajien neuvotteluille toukokuussa 2010 sekä kahden jäsenjärjestötapaamisen keskusteluille vuonna 2010 ja Liite 90.2A-Kansi (Esityslistalla liite 87.4A-Kansi) sisältää koosteen esityksestä. Hallituksen jäsen ehdotti, että liitteessä 90.2A Kansalaisjärjestöjen edustus ulkoministeriön konferenssidelegaatioissa kappaleen 6 Edustajien valintamenettelyn ensimmäisen kohdan kaksi viimeistä lausetta kirjoitetaan uudelleen painottaen hyvää yhteistyötä järjestödelegaattien valinnassa. Hallitus keskustelee esityksestä ja evästää sihteeristöä jatkovalmisteluja varten, ja esitys tuodaan päätettäväksi hallituksen seuraavaan kokoukseen Kirjattiin saatu selvitys ja käyty keskustelu tiedoksi. Esitys tuodaan päätettäväksi hallituksen pidettävälle kokoukselle Sisäisten tarkastajien valinta vuosille Esityslistalla asiakohta 87.5.

11 Kehitysyhteistyön palvelukeskus ry KEPA PÖYTÄKIRJA 7/ (11) - Kokous oli päätösvallaton, mutta keskusteli asiakohdasta. Esitys Puheenjohtaja Voimassa olevan taloussäännön 22 mukaan hallitus valitsee keskuudestaan tarkastajat, joiden tehtävänä on tarkistaa ylimpien toimihenkilöiden menotositteet ja valvoa yhdistyksen toimintaa. Hallituksen jäsen pyysi tarkempia selvityksiä siitä, mitkä ovat sisäisten tarkastajien tehtävät, raportointivelvollisuudet ja vastuut. Esitettiin, että hallintojohtaja laatisi tehtäväkuvauksen. Hallituksen jäsen Rolf Steffansson on lupautunut toiminnanjohtajan menotositteiden tarkastajaksi. Tuomas Tuure ja Inger Wirén ovat lupautuneet alustavasti tarkastamaan yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuutta hallinnon näkökulmasta. esitys Hallitus valitsee keskuudestaan kolme tarkastajaa, joista yksi tarkistaa toiminnanjohtajan menotositteet ja kaksi muuta yhdistyksen toiminnan tarkoituksenmukaisuutta hallinnon näkökulmasta. Kirjattiin saatu selvitys ja käyty keskustelu sekä todettiin, että päätös tehdään seuraavassa kokouksessa , kun käsillä on tehtäväkuvaus. 91 TIEDOKSI - Esityslistalla asiakohta Kepan kehityspoliittinen päivä Esityslistalla asiakohta SEURAAVAT KOKOUKSET - Esityslistalla asiakohta KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN - Esityslistalla asiakohta 90. Merkittiin Kepan kehityspoliittinen päivä tiedoksi. Hallituksen seuraavat kokoukset ovat: klo Kepassa klo Kepassa. Yhdistyksen syyskokous pidetään: perjantaina klo 13 Helsingissä. Kokousta edeltää seminaari klo 10 alkaen. Puheenjohtaja Elina Vuola päätti kokouksen päätösvallattoman osuuden klo 16:10. ELINA VUOLA Elina Vuola puheenjohtaja ANJA-MAIJA PALMU Anja-Maija Palmu sihteeri MIKA LAIHO - Mika Laiho Saido Mohamed pöytäkirjan tarkastaja pöytäkirjan tarkastaja