Hallinnon ja toiminnan kehittäminen hanke (HAKE)

Transkriptio

1 Hallinnon ja toiminnan kehittäminen hanke (HAKE) Tulevaisuuden Kela on yksi yhtenäinen toiminnallinen kokonaisuus. Kelan organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä tukevat strategian toteutumista ja asiakaslähtöistä toimintaa. 1

2 Tulevaisuuden Kela Hanke on ollut Kelan historian suurimpia ellei suurin toiminnan ja organisaation uudistus Hallinnon ja toiminnan kehittäminen hanke (HAKE) eteni asetetussa aikataulussa Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke (HAKE) on edennyt niin, että hanke on saatu päätöksen ja uusi organisaatio- ja toimintamalli on voimassa , jolloin hanke päätettiin 2

3 Parasta palvelua, sosiaalista turvaa ja elämän voimaa (Kelan visio) Kelan lähtökohdat hallinnon ja toiminnan kehittämiselle Saavuttaaksemme asettamamme vision, meidän tulee uudistua jatkuvasti. Meidän on otettava huomioon muualla yhteiskunnassa oleva kehitys Haluamme varmistaa, että pystymme tarjoamaan parasta palvelua asiakkaille ja parantamaan suorituskykyämme. 3

4 4 Parempaa palvelua ja vaikuttavia ratkaisuja itsenäisen elämisen mahdollistamiseen (Lisäarvo asiakkaille) Toiminnallinen tavoite Toiminnallinen Toiminnallinen tavoite tavoite Toiminta yhteiskunnallisesti vaikuttavaa ja ennakoivaa Hyvä kilpailukyky tehtävien hoitamiseen Asiantunteva ja tehokas toimeenpano Kustannustehokas toiminta Yksikkö Otsikko Asiakas saa toimeentulon ja palvelut nopeasti ja oikein Asiakas saa Kelan palvelut läheltä ja helposti Yhdenmukainen palvelu asuinpaikasta ja etuudesta riippumatta Toimivat prosessit asiakasnäkökulmasta Ennakoivampaa asiantuntijatukea sosiaaliturvan vaikuttavuuden vahvistamiseen sekä innovaatioita ja valmiuksien kehittämistä nykyisten ja uusien tehtävien tehokkaaseen ja vaikuttavaan toimeenpanoon sekä tuottavuuden parantamiseen. (Lisäarvo sidosryhmille ja omistajille) Selkeyttä ja johdonmukaisuutta toiminnan ohjaukseen ja johtamiseen sekä sisäisten palveluiden järjestämiseen ja toimintaedellytysten luomiseen. (Lisäarvo sisäisille asiakkaille) Toiminnallinen tavoite Kelaa johdetaan toiminnallisena ja taloudellisena kokonaisuutena Selkeät toimivalta- ja vastuusuhteet Matala organisaatiorakenne Kustannustehokkaat toiminnalliset kokonaisuudet, toimivat prosessit ja palvelulähtöiset liittymäpinnat

5 Hallituksen päätökset HAKE -hankkeeseen liittyen Vuosi strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan kehittäminen -hanke hallitus hyväksyi hankesuunnitelman siinä olevine linjauksineen Vuosi Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 :n muutos, kaksiportainen hallinto , Kelan hallituksen päätös tavoite kaksiportainen hallinto ja Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 :n muutosesityksen käynnistäminen hallituksen päätös väliaikainen Palvelun toimittaminen yksikkö lukien enintään strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke hallituksen päätös, 6 tulosyksikköä ja viisi vakuutuspiiriä etuusyksikössä, jotka muodostavat paikallishallinnon sekä Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 muutosesitys 5

6 Vuosi strateginen hankesalkku hallinnan ja toiminnan toteuttaminen - hanke Kelan uusi työjärjestys hallinnollisen toimivaltapäätöksen soveltaminen organisaatiouudistuksen nimityspäätöksissä tulosyksiköiden johtajien nimittäminen vakuutuspiirien muutokset hallituksen päätös toimivallasta hallinnollisissa asioissa (ei 24 ) hallituksen kokouksissa pääjohtaja on säännöllisesti informoinut HAKE hankkeen etenemisestä ja asioista ja hallitus on voinut keskustalla niistä ja antaa palautetta. Myös valtuutettuja ja tilintarkastaijia on informoitu säännöllisesti. 6

7 Kelan toiminnallisten kokonaisuuksien organisoituminen (Kelan hallitus ) Sisäinen tarkastus Johdon esikuntapalvelut Etuuspalvelut sisältäen viisi vakuutuspiiriä, jotka muodostavat Kelan paikallishallinnon Asiakkuuspalvelut Strateginen johtaminen Strateginen kehittäminen Strateginen talous ja sijoitustoiminta Strateginen HR Tulosohjaus Toimielimet Johdon tuki Yhteiskunnallinen vaikuttaminen Omien toimintojen kehittäminen Etuusprosessien johtaminen Etuuskäsittelyn johtaminen Etuusratkaisutyö Etuuslainsäädännön kehittäminen, etuustuotteen ja palvelujen sisällön määrittäminen Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta Omien toimintojen kehittäminen Asiakkuuksien johtaminen Palvelutyön johtaminen Asiakaspalvelu ja palveluohjaus eri palvelukanavissa Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta Omien toimintojen kehittäminen Kehittämispalvelut Tietojärjestelmien tilaajavastuu, määrittely, kehittäminen ( sis. Arkki-hanke) ja testaus Tietohallintotoiminnot Palvelukanavien tilaajavastuu, määrittely ja kehittäminen Projektitoiminnan hallinta (Toiminnan kehittämisen johtaminen) Omien toimintojen kehittäminen ICT-palvelut ICT-palveluiden tuottaminen Projektien toteuttaminen Tilaajayhteistyö Omien toimintojen kehittäminen 7 Yhteiset palvelut Henkilöstöpalvelut Talouspalvelut Tiedon tuottamisen palvelut (sisältää mm. viestintä- ja tutkimuspalvelut) Hallinto- ja kiinteistöpalvelut Omien toimintojen kehittäminen

8 Kelan organisaatio 2015 Valtuutetut Tilintarkastajat Hallitus Pääjohtaja Liisa Hyssälä Johtaja Helena Pesola Johtaja Mikael Forss Hallinto-osasto Eläke- ja toimeentuloturvaosasto Aktuaari- ja tilasto-osasto Sisäinen tarkastus Talousosasto Kenttäosasto Henkilöstöosasto Terveysosasto IT-osasto Palvelun toimittaminen -yksikkö Kanta-palvelutyksikkö Vakuutuspiirit Erityisyksiköt Palveluosasto Tietohallintoosasto 8 Tutkimusosasto

9

10 2015 HAKE-hankkeen etenemissuunnitelma Ohjaus- ja hankeryhmätyöskentely Toimintojen tarkka kuvaus Organisaatiorakenne Toimeenpanon suunnittelu- ja toteutusprojektit Projektien keskeisimmät tehtävät : Toimintamallien ja ohjeiden laatiminen Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti Joustava resurssien käytön menettelyt Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti Ehdotus tulossopimuksesta Riskianalyysi Toimirakenne ja toimenkuvat Toimitila-asiat Valmisteluprojekti Tietojärjestelmien toteutusprojekti Henkilöstöasiat -projekti Henkilöstölinjausten valmistelu Tehtävien täyttöä koskevat periaatteet Nimikkeet Tehtävien vaativuudenarviointi-järjestelmän kehittäminen Uusien toimien kiinnitys (2016 lukien) Työyhteisöviestintä, YT-menettelyn pelisäännöt, nykyisten esimiesten tuki ja uusien esimiesten valmennus Johtamisjärjestelmä, Kelan työjärjestys, yksiköiden työjärjestysten koordinointi, toimivalta Kuntien kuuleminen ja yksityiskohtainen päätös vakuutuspiireistä Kela-lain muutos Tulossopimusten valmistelu Nimistötyöryhmä Viestintä 10 Riskienhallinta

11 HAKE ja henkilöstöasiat Henkilöstöasiat toteutettiin suunnitelmallisesti Ilmoittautumismenettely toteutettiin porrastetusti Ilmoittautumismenettelyn piirissä oli yhteensä 427 tehtävää, joista 345 on esimiestehtäviä ja 82 asiantuntijatehtäviä. Nämä on valittu. Tulosyksiköiden henkilöstösuunnittelu sitä täydentävä ilmoittautumismenettely toteutettiin aikataulussa. Tiedot ilmoittautumismenettelyn tulevista toimista julkaistiin Sinetissä ja erekryssä elokuun alussa Yt-keskustelut organisaatiomuutoksesta henkilöstön kanssa alkoivat Kaikki toimihenkilöt ovat kiinnitetty uuteen organisaatioon Muutosvalmennukset toteutettiin Esimiesten muutosvalmennukset alkoivat keväällä ja jatkuivat syyslokakuussa. Syksyn valmennusten teemoina olivat johtaminen muuttuvassa tilanteessa ja havainnointiherkkyys esimiestyössä. Valmennuksesta sai työkaluja teemojen käsittelyyn omassa tiimissä. 11

12 HAKE ja tietojärjestelmät Organisaatiouudistuksen yhteydessä käyttöönotettiin määritellyillä organisaatiomuutostiedoilla päivitetyt tietojärjestelmät. Työssä oli mukana lähes 300 henkilöä käyttöönotossa 160 henkilöä ml. varallaolot työtä tehty yhteensä n tuntia (~ 3500 htp) 12

13 Viestintä toimeenpanon tukena Suunnitelmallinen ja vuorovaikutteinen työyhteisöviestintä hankkeen alusta alkaen Seuranta joka hankeryhmän kokouksessa Henkilöstölehti Yhteispeli 4 krt vuodessa Hankeviestintä, muutosviestintä Esimiesten HAKE-tiedote sähköpostilla Menossa Kelassa sisäinen uutiskirje Sinetti-intranetin hyödyntäminen Uutiset ja kommentointi Blogi-kirjoitukset Videot (kysy pääjohtajalta muutoksesta), videohaastattelut, piirrosvideo Uuden organisaation lähestyessä lisää tukea muutoksen ja tunteiden käsittelyyn Esimiesten muutosvalmennus (HR) Sinetin juttusarja muutosta tukemaan Seuraavaksi media- ja sidosryhmäviestintä 13

14 Hankkeen tulevaisuus Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen hanke (HAKE) päätettiin strategisena hankkeena lukien. Tietojärjestelmät-projekti jatkaa työtään saakka varmisten tietojärjestelmien toimivuuden vuodenvaihteen yli. Toimeenpanoa asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi jatketaan linjaorganisaatiossa ja kokonaisonnistumista varmistetaan Kelan johtoryhmässä sekä Kelan laajennetussa johtoryhmässä lukien. 14

15 Kiitos