Kelan digipalvelujen kehittäjät ja toimeentulotuen siirto sekä sotevalmistelu

Transkriptio

1 Kelan digipalvelujen kehittäjät ja toimeentulotuen siirto sekä sotevalmistelu Digitaalisten palvelujen teemaryhmä Tampere Marjukka Turunen Muutosjohtaja Kela

2 Maakuntauudistus ja sote - muutos Kelassa Kelalle keskeisiä osa-alueita sotessa ovat sosiaali- ja terveydenhuollon sekä sosiaaliturvan tuntemus, tieto- ja ict-ratkaisut, rahoitus ja Kelan palveluverkon mahdollinen hyödyntäminen osana uudistusta. Tärkeintä koko uudistuksessa on saumaton ja hyvä yhteistyö kaikkien eri toimijoiden välillä Kela haluaa olla mukana uudistuksen toteutuksessa asiakas näkökulma edellä. Muutosjohtajan tehtävänä on Kelan sote-valmistelun johtaminen, soteen liittyvän tilannekuvan rakentaminen ja ylläpito sekä uusien tehtävien toimeenpanon organisointia. Tavoitteena valjastaa koko Kelan asiantuntemus sote uudistuksen eteenpäin vientiin. Muutosjohtaja toimii pääjohtajan alaisuudessa ja ohjausryhmänä toimii Kelan johtoryhmä. Tällä hetkellä akuutisti keskustelua Kelan roolista tiedonhallintapalvelujen osalta Sisältö puoli on laaja kokonaisuus, joka toistaiseksi muutoin kuin kuntoutuksen ja opiskeluterveydenhuollon osalta on ollut vähäisellä huomiolla sh-korvaukset ja niiden kohtalo säädetään rahoituksen yhteydessä (oma lakiesitys, joka valmisteilla) 2 Tiedon vapaa liikkuvuus on koko uudistuksen välttämätön edellytys

3 Kelan organisaatio Valtuutetut Tilintarkastajat Hallitus Esikuntapalvelut Pääjohtaja Elli Aaltonen Sisäinen tarkastus Johtaja Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma Johtaja Mikael Forss Etuuspalvelut Asiakkuuspalvelut Kehittämispalvelut ICTpalvelut Yhteiset palvelut Viisi vakuutuspiiriä Kuusi asiakaspalveluyksikköä ja Yhteyskeskus 3

4 4 Kehittämistoiminnan prosessikartta

5 Millainen on Kelan kehittäjärakenne? Kehittämispalvelut vastaa Kelan strategiaan ja strategisiin tavoitteisiin perustuen liiketoiminnan tarpeiden ja ICT:n mahdollisuuksien yhteensovittamisesta huomioiden kokonaisvaltaisesti tavoitteet, aikataulut ja resurssit. Kehittämispalvelut tilaa Kelan tietojärjestelmien kehittämiseen, ylläpitoon ja pienkehitykseen liittyvät työt ICT-palveluilta sekä valmistelee tietojärjestelmähankinnat yhteistyössä liiketoiminnan ja ICT-palvelujen kanssa. Kehittämispalvelut vastaa tietotekniikan kehittämisohjelmasta, kokonaisarkkitehtuurista ja laadunvalvonnasta. Tietojärjestelmien vaatimusmäärittely tehdään liiketoiminnan (Etuuspalvelujen lakiyksikkö, Asiakkuuspalvelut) puolella, toiminnallinen ja tekninen määrittely sekä testaus Kehittämispalvelujen toimesta. Myös tietojärjestelmä arkkitehdit tulevat Kehittämispalveluista, samaten projektipäälliköt. 5

6 Tarjoamme erinomaisen asiakaskokemuksen yhdenvertaisesti ja vastuullisesti 1. Etuuskäsittelyn automatisointi Automatisoimme etuuskäsittelyprosesseja aina, kun se on kustannustehokasta ja kokonaistaloudellisesti järkevää. Tavoitteena on korkea automaatioaste työmäärältään erityisesti suurissa etuuksissa kuten ns. toimeentuloperusteiset etuudet. 2. Itsepalveluasioinnin kehittäminen kaikkien asiakasryhmien osalta Kattavat ja helppokäyttöiset verkkopalvelut ohjaavat ja tukevat asiointia tiedon hakemisesta etuushakemuksen tekemiseen. Korkea itsepalveluasioinnin osuus tukee etuuskäsittelyn automatisointia. Kehittäminen aloitetaan puuttuvien palvelujen toteuttamisesta. Mahdollistamme toisen puolesta asioinnin. Tuotamme selkeitä ja ymmärrettäviä palveluita, joiden käyttöön ei tarvita tukea tai erityistä asiakkaan valmentamista 3. Vähennämme asiakkaiden asiointitarvetta Tehostamme asiakastietojen vaihtoa Kelan ja kumppaneidemme sekä muiden viranomaisten kanssa mahdollistamalla sekä tietojen vastaanottamisen että luovuttamisen sähköiset rajapinnat. Tämä lisää tietojen oikeellisuutta ja ajantasaisuutta. 4. Kela on aktiivinen yhteiskunnallinen toimija Olemme etupainoisesti ja aktiivisesti mukana ajamassa sosiaaliturvan lainsäädännön yksinkertaistamista sekä vaikuttamassa lainsäädäntöhankkeisiin. Selkeä lainsäädäntö mahdollistaa sujuvat, ymmärrettävät ja nopeat palvelut sekä suurimman mahdollisen automaation Kelan palveluissa. 6

7 Kelan digitalisaatiota eteenpäin vievät kehittäjät Miten tehdään? 7 Kelassa tehdään pääsääntöisesti töitä vielä RUP-pohjaisella JAMES-menetelmällä (myös Totu) Ketteriä käytäntöjä hyödynnetään laajemmin yksittäisissä hankkeissa/projekteissa (esim. Tietovarasto, VAU) Hyviä yksittäisiä ketteriä käytäntöjä on otettu käyttöön myös JAMES-projekteissa (esim. päiväpalaverit) Kelalle sopivia ketteriä käytäntöjä on koottu Kettutyökalupakkiin, jota on tarkoitus ajan mittaan laajentaa Tahtotila toiminnan ketteröittämiseen on suuri; erityisesti halutaan varmistua siitä, että keskitytään kaikista tärkeimpiin toiminnallisuuksiin, pystytään vastaamaan muuttuviin vaatimuksiin saadaan hyötyjä (= valmista) nykyistä nopeammassa tahdissa

8 Haasteita / tekemisen esteitä ketterälle tekemiselle (scrum-termein impediments) Muun organisaation ja toimitilojen yleinen epäketteryys Epäselvät vastuut; Kuka tietää, linjaa ja päättää mistäkin asioista, oikean henkilön etsimiseen menee aikaa Pitkät vastausajat kyselyissä ja käsittelyajat palvelupyynnöille, ja riittämätön informointi/näkyvyys asian etenemisestä (esim. uuden työaseman tilaus, palomuuripyynnöt, ohjelmistoasennukset ) Toimitilat eivät tue ketterää kehitystyötä, yleisemmin tiimityöskentelyä samoissa tiloissa. Tiloja joko ei ole, tai ne eivät sovellu suuremman tiimin työtilaksi, esim. ilmastoinnin riittämättömyys. Hankeryhmän/ohjausryhmän rooli ketterässä projektissa; Pitäisi olla projektia aktiivisesti ohjaava, tukeva ja auttava taho, ei pelkästään passiivista status-raportointia varten.

9 Mitä voimme oppia perustoimeentulotuen siirrosta kunnista kelaan? Järjestelmänäkökulma Mielessä koko ajan myös Kelan historian suurin organisaatiouudistus ja sen valmistelu ei tunnettu/ymmärretty etuutta (olisi pitänyt tutustua kuntien järjestelmiin ja toimintaan paremmin) etuuden sisältö kiinnittyi aivan liian myöhään. Mentiin järjestelmä edellä ja asiat tulivat myöhemmin. Tehtiin siksi huonoja valintoja miten rakennettiin asialinjaukset eivät kiinnittyneet koko hankkeen aikana, vaan pikaisella aikataululla on yritetty tehdä järjestelmiin haluttuja muutoksia uusia arkkitehtuuri on työllistänyt paljon, vanhat taustajärjestelmät eivät ole meinanneet kestää kuormaa verkkoasioinnin osuutta ei osattu arvioida oikein, vaikutus taustajärjestelmiin 9

10 Mitä voimme oppia perustoimeentulotuen siirrosta kunnista kelaan? Toiminnallinen näkökulma Hankkeelle tai etuuden toimeenpanon aloitusvaiheelle olisi ollut hyvä nimetä riskienhallintaan erikoistunut henkilö, joka olisi joko hankkeessa tai sen ulkopuollella yhteistyössä yksiköiden kanssa käynyt läpi riskejä ja suunnitellut tarvittavia toimenpiteitä. Näin laajan ja merkittävän hankkeen hankepäälliköiden tulisi olla päätoimisia. Nyt molemmilla hankepäälliköillä oli samanaikaisesti muita tehtäviä ja yksikön päällikön tehtävät vuoden 2016 alusta alkaen. Organisaatiouudistuksen tuomat uudet työt. 10

11 Mitä voimme oppia perustoimeentulotuen siirrosta kunnista kelaan? Toiminnallinen näkökulma Toimiva yhteistyömallien luominen kuntien kanssa oli hankkeen yksi tavoitteista. Kuntayhteistyötä tehtiin ja kokouksia järjestettiin runsaasti, mutta siitäkään huolimatta totuudenmukaista kuvaa toimeentulotuen ratkaisukäytännöistä ja asiakkaiden asiointikäyttäymisestä ei hankkeessa riittävästi saatu. Kuntien asiantuntemusta olisi voinut hyödyntää myös etuuden koulutuksen toteutuksessa. Uusien tehtävien henkilöstömäärän arviointiin liittyy paljon epävarmuustekijöitä. Tässä projektissa tiukka aikataulu ja käytettävissä olevien taustatietojen puutteellisuus (kuntien henkilöstömitoitus, käsittelyyn käytetty aika olivat omiaan hankaloittamaan henkilöstötarpeen arviointia. Jatkossa on hyvä pyrkiä tarkistamaan henkilöstömitoitusta useampaan kertaan sitä mukaa, kun prosessi selkiää ja järjestelmä valmistuu. 11

12 Mitä voimme oppia perustoimeentulotuen siirrosta kunnista kelaan? Toiminnallinen näkökulma Uusien toimihenkilöiden perehdytys tuli mukaan projektiin vasta myöhäisemmässä vaiheessa. Perehdytys olisi pitänyt saada heti alusta alkaen tiiviimmin mukaan suunnitteluun. Kokeneet henkilöt mukaan projekteihin. Sisällöt, toimintatavat, projekti ja hankekulttuuri. ICT-laitehankinnat olisi tullut tehdä yhteistyössä toimitila- ja remonttisuunnittelun kanssa, mutta myös henkilöstösuunnittelun kanssa. Huomioitava osoitekohtaisten tietoliikennetilausten tilanteen tarkistaminen kasvavan työasemakapasiteetin ja työasemamallin muuttumisen johdosta. 12