Kalenteri. Pikaopas. Järjestä Lync-kokous Järjestä online-tapaaminen Lync 2013:ssa: voit keskustella kasvokkain matkustamatta metriäkään.

Transkriptio

1 Kalenteri Pikaopas Järjestä Lync-kokous Järjestä online-tapaaminen Lync 2013:ssa: voit keskustella kasvokkain matkustamatta metriäkään. Siirry näkymästä toiseen Käytä tilanteeseen sopivaa kalenterinäkymää. Voit vaihtaa näkymää milloin vain. Jaa oma kalenterisi Jaa kalenteri työtovereiden käyttöön, jotta he pääsevät tarkistamaan aikataulu- ja tilatietosi. Tämänhetkisen ajan osoitin Nykyinen kellonaika näkyy kalenterissa poikkiviivana, joten näet heti, mitä aikataulussa on seuraavana. Sääennuste Tarkista oman sijaintisi sääennuste. Voit lisätä myös neljä muuta kohdetta. Näin tiedät, mitä tarvitset mukaan kokousmatkalle. Luo useita kalentereita Voit nopeasti tarkistaa sopivan kokousajan tai perheen lomaviikon. Kokousvastauksen tila Jollet ole vielä vastannut kokouskutsuun, tapaaminen näkyy vaaleamman värisenä.

2 Tapaamisen ajoittaminen Kokouksen järjestäminen 2. Valitse Uusi kokous. 3. Täytä tiedot Aihe- ja Sijainti-kenttiin ja määritä alkamis- ja päättymisaika. 2. Valitse valintanauhassa Uusi tapaaminen. 4. Kirjoita kokouspyynnön leipätekstiin tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa. Voit myös liittää tiedostoja. 5. Valitse Ajoitustoiminto. Toiminto auttaa löytämään parhaan kokousajan analysoimalla, milloin vastaanottajat ja kokousresurssit (esimerkiksi kokoustilat) ovat käytettävissä. 3. Täytä tiedot Aihe- ja Sijaintikenttiin. 4. Kirjoita alkamisja päättymisajat. 5. Valitse Näytä muodossa -ruutuun tilatieto, joka kertoo käytettävyytesi muille. 6. Voit tehdä tapaamisesta toistuvan valitsemalla Toistuminen. 7. Valitse toistumisväli (esimerkiksi päivittäin tai kuukausittain) ja mahdolliset täsmentävät tiedot (esimerkiksi joka toinen päivä tai joka kolmas kuukausi). 8. Tapaamisesta muistutetaan oletusarvoisesti 15 minuuttia ennen sen alkua. Jos haluat muuttaa oletusarvoa, napsauta Muistutus-ruutua ja valitse uusi muistutusaika. 6. Valitse Lisää osallistujia ja kirjoita vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet tai resurssien nimet (puolipisteillä eroteltuina) Pakollinen-, Valinnainen- tai Resurssit-ruutuihin. 7. Exchange-tilien Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudussa on ehdotuksia kokouksen parhaista ajankohdista (joka sopii useimmille osallistujille). Valitse kokousaika napsauttamalla ajankohtaehdotusta Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudun Ehdotetut ajat -kohdassa tai valitse jokin ajankohta vapaiden ja varattujen aikojen ruudukosta. 8. Jos et halua tehdä tapaamisesta toistuvaa tapaamista, valitse Lähetä.

3 Kalenterin työpäivien ja viikon ensimmäisen päivän muuttaminen 1. Valitse Tiedosto > Asetukset >Kalenteri. 2. Toimi Työaika-kohdassa seuraavasti: Määritä työajat valitsemalla työpäivän alkamis- ja päättymisajat Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloihin. Määritä työviikko valitsemalla työviikkoon kuuluvien päivien valintaruudut. Poista valinta niiden päivien kohdalta, jotka eivät sisälly työviikkoon. Määritä viikon ensimmäinen päivä valitsemalla se Viikon ensimmäinen päivä -luettelosta. Määritä vuoden ensimmäinen viikko valitsemalla se Vuoden ensimmäinen viikko -luettelosta. Tapaamisen, kokouksen tai tapahtuman muuttaminen Tapaamisen tai kokouksen muuttaminen 1. Valitse muutettava merkintä kalenterista. 2. Jos merkintä sisältyy toistuvaan sarjaan ja haluat muuttaa vain kyseistä esiintymää, valitse Avaa toistuva kohde -valintaikkunassa Vain tämä ja valitse sitten OK. 3. Jos merkintä sisältyy toistuvaan sarjaan ja haluat muuttaa kaikkia esiintymiä, valitse Avaa toistuva kohde -valintaikkunassa Avaa koko sarja ja valitse sitten OK. 4. Tee haluamasi muutokset ja valitse Tallenna ja sulje. Jos olet muuttamassa kokousta, valitse Lähetä päivitys. Tapahtuman muuttaminen 1. Avaa tapahtuma kalenterissa ja valitse Tapahtuma. 2. Muuta Näytä muodossa -tilaksi Varattu, Töissä muualla, Alustava tai Poissa. 3. Valitse Tallenna ja sulje. Kalenterin, tapaamisten ja kokousten pitäminen aina näkyvissä Siirrä hiiri siirtymispalkissa Kalenterin kohdalle ja napsauta pikanäkymän oikeassa yläkulmassa olevaa Kiinnitä-painiketta. Kalenteriruutu tulee näkyviin näytön oikeaan laitaan, ja siinä näkyvät nykyisen päivän tapaamiset ja kokoukset. Uuden kokousajan ehdottaminen, hyväksyminen tai hylkääminen Jollet pysty osallistumaan kokoukseen, johon sinut on kutsuttu, voit kokouspyynnön hylkäämisen sijasta ehdottaa uutta kokousaikaa. Kokouksen järjestäjä voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen. Uuden ajan ehdottaminen 1. Kun kokouspyyntö on avattuna, valitse Kokous. 2. Valitse Vastaa-ryhmässä Ehdota uutta aikaa. 3. Valitse aika, jolloin kaikki (tai useimmat) kutsutut ovat vapaana. 4. Valitse Ehdota aikaa ja valitse sitten Lähetä. Jos olet kokouksen järjestäjä, uusien kokousaikojen ehdotukset lähetetään sinulle. Voit päättää, muutetaanko alkuperäistä kokousaikaa. Ehdotetun uuden kokousajan hyväksyminen 1. Avaa kokouspyyntö. 2. Valitse Hyväksy ehdotus. 3. Valitse Lähetä päivitys. Ehdotetun uuden kokousajan hylkääminen 1. Avaa kokouspyyntö. 2. Valitse Kokousvastaus. 3. Valitse Vastaa-ryhmässä Vastaa, kirjoita viesti ja valitse Lähetä. 4. Valitse kokouspyynnön Kokousvastaus-välilehden Poista-ryhmässä Poista.

4 Kalenterin jakaminen Kalenterin jakaminen samassa organisaatiossa olevien henkilöiden kanssa, joilla on Exchange-palvelinsähköposti käytössä 1. Valitse siirtymispalkissa Kalenteri ja valitse sitten Aloitus > Jaa kalenteri. 2. Kirjoita näyttöön tulevan uuden sähköpostiviestin Vastaanottaja-ruutuun niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa haluat jakaa kalenterin. 3. Valitse Lähetä ja valitse sitten OK. Vastaanottajat saavat sähköposti-ilmoituksen, jossa kerrotaan, että olet jakanut kalenterin heidän kanssaan. Kalenteri lisätään heidän Jaetut kalenterit -luetteloonsa. Kalenterin jakaminen sähköpostitse organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa 1. Valitse siirtymispalkissa Kalenteri ja valitse sitten Aloitus > Lähetä kalenteri sähköpostitse. 2. Valitse Kalenteri- ja Päivämääräalue-ruuduissa kalenteri ja aikajakso, jotka haluat jakaa. Valitse esimerkiksi Tämä päivä tai Seuraavat 7 päivää. 3. Lähetä valitsemalla OK. Vastaanottajat näkevät nyt kalenterin viestissä ja voivat avata liitteenä olevan icalendartiedoston Outlookissa. Kalenterin jakaminen julkaisemalla se verkossa 1. Valitse siirtymispalkissa Kalenteri ja valitse sitten Aloitus > Julkaise verkossa. 2. Valitse Määritä tämä julkaistu kalenteri. Näkyviin avautuu uusi selainikkuna, jonka otsikkona on Kalenterin julkaiseminen Kalenteri. 3. Määritä julkaisemiseen liittyvät tiedot, alkamis- ja päättymisaika sekä käyttörajoitukset. 4. Kopioi linkit valitsemalla Kopioi linkit leikepöydälle, jotta kalenteri voidaan tilata (Exchange-palvelimeen yhdistetyn tilin kautta) tai jotta sitä voidaan tarkastella selaimessa. Liitä linkit tekstieditoriin, kuten Muistioon. 5. Viimeistele julkaiseminen valitsemalla Tallenna. 6. Lähetä linkit haluamillesi käyttäjille sen mukaan, voivatko he tilata kalenterin Exchangesähköpostitilinsä kautta vai tarkastella kalenteria selaimessa. Kalenterien mukauttaminen ja kalentereissa siirtyminen Voit siirtyä suoraan kuluvan päivän kohdalle tai tuoda näkyviin seuraavat seitsemän päivää. Saat näkyviin kuluvan päivän valitsemalla Siirry-ryhmässä Tänään. Saat näkyviin seuraavat seitsemän päivää valitsemalla Siirry-ryhmässä Seuraavat 7 päivää. Voit määrittää kalenterinäkymän näyttämään yhden päivän, työviikon, 7-päiväisen viikon tai kuukauden. Valitse Järjestä-ryhmässä Päivä, Työviikko, Viikko tai Kuukausi. Aikataulunäkymässä kalenteri näkyy pystysuuntaisena. Tämä on kätevää silloin, kun monta kalenteria on valittuna. Kalenterit pinotaan päällekkäin. Siirry päivästä, viikosta tai kuukaudesta toiseen napsauttamalla kalenterin ylälaidassa aikavälin vieressä olevia nuolia.

5 Lisäkalenterien luominen 2. Valitse Kansio-välilehti ja valitse sitten Uusi kalenteri. 3. Kirjoita uuden kalenterin nimi Nimi-ruutuun. 4. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan -luettelossa Kalenteri ja valitse sitten OK. Uusi kalenteri näkyy Kalenteri-näkymän kansioruudussa. Jos haluat tarkastella kalenteria, valitse sen vieressä oleva valintaruutu. Toisen henkilön sähköposti- ja kalenterikohteiden hallinta Toisen käyttäjän kansioiden avaaminen 1. Valitse Tiedosto > Avaa ja vie > Toisen käyttäjän kansio. 2. Kirjoita Nimi-ruutuun sen henkilön nimi, joka myönsi sinulle jaetut tai edustajan käyttöoikeudet. Jos haluat valita nimen luettelosta, valitse Nimi. 3. Valitse avattava kansio Kansiolaji-luettelosta. Lisää toisen henkilön postilaatikko omaan Outlook-profiiliisi niin, että se avautuu aina, kun käynnistät Outlookin. Toisen henkilön postilaatikon lisääminen omaan profiiliin 1. Valitse Tiedosto > Tiliasetukset > Tiliasetukset. 2. Valitse Sähköposti-välilehden luettelosta tili, jonka tyyppinä on Exchange, valitse Muuta ja valitse sitten Lisää asetuksia. 3. Valitse Lisäasetuksetvälilehden Avaa nämä lisäpostilaatikot -kohdasta Lisää ja määritä sen henkilön postilaatikon nimi, jonka postilaatikon haluat lisätä käyttäjäprofiiliisi. Kokouspyyntöihin vastaaminen 1. Avaa toisen henkilön Saapuneet-kansio, jos kokouspyyntöä ei ole lähetetty suoraan sinulle, ja avaa kokouspyyntö. 2. Valitse Hyväksy, Alustava tai Hylkää. Sähköpostiviestin luominen tai siihen vastaaminen toisen henkilön puolesta 1. Siirry Sähköposti-näkymään ja luo tai avaa sähköpostiviesti. 2. Valitse Asetukset-välilehden Näytä kentät -ryhmässä Lähettäjä. 3. Kirjoita Lähettäjä-kenttään sen henkilön nimi, jonka puolesta lähetät viestin. Jos haluat valita nimen osoitteiston luettelosta, valitse Lähettäjä. Jos Lähettäjäpainike ja ruutu eivät ole näkyvissä, valitse Asetukset > Lähettäjä.