Nordea HR IT ja Palkkajärjestelmä Ulkoistukset. Ari Wikman & Kari Hautala 27 Lokakuuta 2010

Transkriptio

1 Nordea HR IT ja Palkkajärjestelmä Ulkoistukset Ari Wikman & Kari Hautala 27 Lokakuuta 2010

2 Nordea Pohjoismaiden suurin pankki Noin 10 miljoonaa asiakasta; 6 miljoonaa verkkopankkiasiakasta Markkina-asema ensimmäinen tai toinen Pohjoismaisilla markkina-alueilla Noin 1,400 konttoria ja 33,347 työntekijää (FTEs) Konttoriverkosto Tanskassa, Suomessa, Norjassa, Ruotsissa, Puolassa, Venäjällä ja Baltian maissa Visio: Vahva eurooppalainen pankki, joka luo merkittävää arvoa asiakkailleen ja omistajilleen - tunnettu osaavasta henkilöstöstään. 2

3 Nordea Lyhyt historia 3

4 IT Ulkoistus 4

5 Nordea Group HR - tietojärjestelmät 2001 Neljät maakohtaiset HR sovellukset 2002 SAP HR projekti alkaa 2004 SAP HR, ensimmäinen vaihe käyttöön 2005 SAP HR, toinen vaihe käyttöön Vanhojen paikallisten sovellusten sulkeminen 2004-> 5

6 Lähtökohta IT-ulkoistukselle Sisäinen IT Vanhat järjestelmät kohtalainen tuki SAP HR SAP Centre (+70 henkilöä, SAP Finance / SAP HR) Hyvä osaaminen Kallis Kiinteät resurssit, ei joustoa hankkeiden yhteydessä SAP HR osaajia vähän markkinoilla Nordea IT-infrastruktuuri keskitetty Tukholmaan Nordic Processorin hallinnoima 6

7 Miksi sovelluskehityksen ja ylläpidon ulkoistus? Tavoitteena tehokkuus, tuottavuus ja joustavuus Hallinnollisten järjestelmien ja tietovarastoinnin ylläpitoon sekä kehittämiseen liittyvät tietotekniset tehtävät eivät kuulu Nordean ydinliiketoimintaan IT Governance / hallintomalli Vastuiden selkeyttäminen arvoketjun eri toimijoiden välillä Sovittujen toimintatapojen ankkurointi käytäntöön (mm. sovellusdokumentointi) 7

8 Scope Taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja ostotoiminnan järjestelmät Ylläpito ja kehitys mainittujen alueiden SAP- ja Legacyjärjestelmiin sekä tietovarastoihin Ulkoistus koski 90 Nordea IT:n henkilöä HR järjestelmät SAP HR Legacy sovelluksia koulutuksen hallintaan, vanhoja paikallisia henkilötietokantoja ja palkkasovelluksia jne sekä niihin liittyvät rajapinnat 8

9 Nordea ja IBM sopivat Nordic Processor yhteistyöstä Nordea ja Capgemini sopivat ADM-A alueen ulkoistamisesta Elokuu 2002 Nordea ostaa SAP ERP Nordic Processor aloittaa Nordean IT-operoinnin Capgemini ottaa haltuun ADM-A alueen sovellusten ylläpidon Nordea IT aloittaa ADM-A alueen ulkoistamisen valmistelun Nordea SAP HR osaajia Rajoitettu sisäinen SAP HR osaaminen Ei sisäisiä SAP HR osaajia

10 Sovittu toimintamalli Group HR kertoo Nordea IT:lle liiketoimintaan perustuvan järjestelmätarpeen Nordea IT arvioi tarpeen ja muodostaa työtilaukset Capgeminille ja Nordic Prosessorille (tarvittaessa) Capgemini ja NP palauttavat tarjoukset Työn koordinointi tapahtuu Nordea IT:n toimesta tarjousten hyväksynnän jälkeen Nordea Group HR Nordea IT Capgemini India Nordic Processor 10

11 Kokemuksia 2 vuoden jälkeen Perustoiminta ok Olemassa olevien järjestelmien ja toiminnallisuuden ylläpito Kustannukset kurissa Joustavuus kohdillaan Ongelmakohdat Kulttuurierot, asioiden ymmärtäminen Toimintamallit byrokratia Jokaisella toimijalla oma toimintamalli Ajankäyttö, priorisointi, osaaminen, tehokkuus Laatu Monimutkaisuus, sekä toimintamallin että teknisen ympäristön osalta 11

12 / IT-viikko Nordea aikoo siirtää lisää tietotekniikan työtehtäviä edullisen kustannustason Intiaan. Nykyisin näissä Nordean off shore tehtävissä työskentelee Intiassa henkeä. Nordean tietohallintojohtaja Tapio Saarelainen arvioi, että lähivuosina Intiassa tehtävä työ lisääntyy vielä toiset työpaikkaa. Nordea ei aio perustaa Intiaan omaa palvelukeskusta, vaan käyttää off shore tehtävissä ulkoistuskumppaneita. Nordean kumppaneita ovat kansainväliset Capgemini ja Accenture sekä suomalainen Tieto. Henkilömäärän kasvaessa täytyy katsoa, otetaanko lisää yhteistyökumppaneita, Saarelainen sanoo. Nordea hakee off shore työtä kasvattamalla säästöä tietohallintokuluihin. Resursseja vie se, että Nordea aikoo kasvattaa it-investointejaan. Yhtiö sijoittaa lisää varoja tuotekehitykseen ja oman tietotekniikkansa kehittämiseen. 12

13 Palkkajärjestelmän ulkoistus 13

14 Pääsyyt palkkahallinnon ulkoistamiseen Sovelluskartan yksinkertaistaminen (reduce complexity) SAP Payrollin implementointi kaikkiin maihin Palkkahallinnon prosessien yhtenäistäminen ja kehittäminen Keskittyminen ydinosaamiseen 14

15 Tavoitteet palkkasovelluksen implementoinnille Olemassa olevien työaika- ja matkasovellusten korvaaminen SAP Travel & Time -moduuleilla Paperiprosessien vähentäminen ja sähköisten lomakkeiden hyödyntäminen Palkkasovelluksen helpdeskin ulkoistaminen Kuluseurannan ja henkilöraportoinnin yhdenmukaistaminen OM hierarkiaan perustuvan hyväksymisprosessin implementointi 15 22/11/2010 Payroll Nordea Transition HR IT & Transformation

16 Aikataulu (Transition&Transformation Contract sign Effective dates 1 Oct 2006 & 1 Jan 2007 First live order 1 March -07 Second go-live 1 Sep -07 Thrid go-live 1 Jan -08 Preparation As-is operation (Norway) Transition Set-up As-is operation (Finland) Execute As-is operation (Sweden) As-is operation (Denmark Transformation Pre study Design & Prototyping Establish Solution Roll-Out Phase 1 New operation Roll-Out Phase 2 Roll-Out Phase 3 New operation New operation Roll-Out Phase 4 Future mode 16 22/11/2010 Payroll Nordea Transition HR IT & Transformation

17 Valintaprosessi Palkkasovelluksen esitutkimus (kevät 2005), jossa 4 skenaariota: SAP Payroll täysin talon sisällä :sekä IT toteutus että palkkahallinto. SAP Payroll osin talon sisällä: IT toteutus sisällä, hallinto ulkoistettu. Ulkoistettu SAP Payroll: sekä toteutus että hallinto. Nykyratkaisujen kehittäminen Skenaarioista valittiin täysi ulkoistus. Tarjouskierros toimittajille (2 kierrosta) (syksy 2005) Sovellustoimittajavalinta (kesäkuu 2006) 17 7 April 2010

18 6/2006 Nordea ja Zalaris Sopivat palkkahallinnan ulkoistamisesta Zalaris otti haltuun Suomen ja Norjan palkkahallinnon Zalaris otti haltuun Tanskan ja Ruotsin palkkahallinnon SAP Palkkajärjestelmä Norjalle SAP Palkkajärjestelmä Suomelle SAP Palkkajärjestelmä Ruotsille SAP Palkkajärjestelmä Tanskalle Vanhojen legacypalkkajärjestelmien sulkeminen

19 Projektiorganisaatio (ylätaso) Project Manager Nordic Steering Commitee Project Team Nordea Norway Sweden IT-Project Service Mngt Project Norway Sweden Accounting (FI/CO) HR Business Content HR IT/IS Finland Finland HR Process Mngt Denmark Denmark Change Mngt Project 19

20 IT osuuden projektiorganisaatio (Suomi) Test Project Management Interfaces Portal Migration Enterprise Structure Organisational Management Personnel Administartion Payroll Time Travel Accounting Payroll 1 Time 1 Ad Hoc 1 Ad Hoc 2 Payroll 2 Time 2 20

21 Kokemukset projektista Palkkasovellusimplementointi 4 maahan ei ollut 4 roll-outia vaan 4 erillistä projektia saman ohjelman alla. Projektipäällikkö on ehdoton avainhenkilö onnistumisen suhteen. SAP palkkasovellus-implementointi on projektina vaativa. Monikansallisen yrityksen IT implementointi tuo omat mausteensa. Samoin Nordean toimintamalli, jossa kaikki maat ovat tasaveroisia eli sanelupolitiikka ei onnistu. Projektien osittainen päällekkäisyys ei ollut ongelma, vaan varmisti vauhdin pysymisen. Joitain resurssihaasteita aiheutui. Merkittävä implementointialue oli liittymät. Osa liittymistä rakennettiin täysin uudelleen, osa liittymäpinnoista ratkaistiin välittämällä SAP:sta dataa vanhoihin tietokantoihin, joiden liittymät eteenpäin voitiin pitää ennallaan. 21

22 Kokemukset ulkoistuksesta Palkkasovelluksen ulkoistus oli oikea päätös ja on saavuttanut tavoitteensa. Palkkahallintoon liittyvät toimet sovitaan paikallisesti maatasolla, mutta koordinoidaan Nordic tasolla. Nordic tason koordinointi One-point-of contact mallilla: Kaikki toimeksiannot kulkevat Nordean ja toimittajan Nordic tason Supply Managerin kautta. Kustannussäästöt ja Nordean HR:n resurssien vapautus ydintoimintaan ovat toteutuneet. Kustannussäästöjen tavoittelemisesta ollaan siirtymässä partnership tyyppiseen toimintamalliin, jossa haetaan synergiahyötyjä kiinteämmästä yhteistyöstä. 22

23 Kysymyksiä? Kari Hautala Ari Wikman Nordea &