ALAVUDEN KAUPUNKI, KUORTANEEN KUNTA, TÖYSÄN KUNTA KUNTALIITOKSEN ESISELVITYKSEN KONSULTOINTITYÖ. PwC. *connectedthinking

Transkriptio

1 ALAVUDEN KAUPUNKI, KUORTANEEN KUNTA, TÖYSÄN KUNTA KUNTALIITOKSEN ESISELVITYKSEN KONSULTOINTITYÖ *connectedthinking

2 Työn tarkoitus Työn tarkoitus on tehdä kuntaliitoksen esiselvitys ja siihen liittyvät tarvittavat analyysit ja suunnitelmat siten, että valtuustot voivat ottaa kantaa siihen, onko kunnissa edellytyksiä ryhtyä laatimaan varsinaisia yhdistymisasiakirjoja. Slide 2

3 Esiselvityksen eteneminen Kuntalaiset Päättäjät Suunnitelmallisella tiedottamisella huolehditaan kuntalaisten riittävästä tiedonsaannista 10.Päättäjäseminaari Esiselvitysraportin esittely 13. Kuntien hallinnollinen käsittely -hallitukset -valtuustot Kunnat 3. Kuntakohtaiset tapaamiset Alavus 3. Kuntakohtaiset tapaamiset Kuortane 3. Kuntakohtaiset tapaamiset Töysä Ohjausryhmä Toimeksiannon kokonaisohjaus 2. Ohjausryhmä 1 -tavoitteet 6. Ohjausryhmä 2 -tarkennukset 9. Ohjausryhmä 3 -tarkennukset ja korjaukset 12. Ohjausryhmä 4 -loppuraportin hyväksyminen Toimialajohto Suunnitelma mitä uuden kunnan palveluista 4. Toimialajohto -perusrakenne -palveluverkko 7. Toimialajohto -hyötyjen ja riskien analysointi Konsultti Prosessinkokonaisohjaus ohjausryhmän linjausten mukaan 1. Perusaineiston kokoaminen 5. Selvitysversio 1 8. Selvitysversio Konsultin loppuraportti Slide 3

4 Kuntaliitosesiselvityksessä syntyneet asiakirjat ALAVUDEN KAUPUNKI, KUORTANEEN KUNTA, TÖYSÄN KUNTA * KUNTALIITOKSEN ESISELVITYKSEN KONSULTOINTITYÖ *connectedthinking Slide 4

5 Kuntajaon muutokset lähtökohta ja edellytykset Kuntajaon muutoksen lähtökohtana on kehittää kuntien alueellista eheyttä ja yhdyskuntarakenteen toimivuutta. Kunnan tulee muodostua työssäkäyntialueesta tai muusta sellaisesta toiminnallisesta kokonaisuudesta, jolla on taloudelliset ja henkilöstövoimavaroihin perustuvat edellytykset vastata palveluiden järjestämisestä ja rahoituksesta. (Kuntajakolaki 1 ). Kuntajakoa voidaan muuttaa kuntajakolain 3 :n mukaan jos muutos: 1) turvaa ja edistää palvelujen järjestämistä alueen asukkaille; 2) parantaa alueen asukkaiden elinolosuhteita; 3) parantaa alueen elinkeinojen toimintamahdollisuuksia; tai 4) edistää kuntien toimintakykyä ja toiminnan taloudellisuutta. Edellä mainituista neljästä edellytyksestä ainakin yhden tulee täyttyä, jotta kuntajaon muutos voidaan toteuttaa. Slide 5

6 Alahärmän, Kauhavan, Kortesjärven ja Ylihärmän kuntaliitos 2009 Nurmon, Seinäjoen ja Ylistaron kuntaliitos 2009 Alajärvi, Lehtimäki Kuntaliitos 2009 Jurva, Kurikka Kuntaliitos 2009 Kuortane, Alavus, Töysä Selvitys käynnissä Isojoki-Kauhajoki Selvitys käynnissä Slide 67

7 Kuntaliitoksen vaikutusten kokonaiskuva Tulokertymä Kunta alueena elämisen edellytykset elinkeinotoiminnan edellytykset kilpailukyky imago identiteetti Kunta palvelujen järjestäjänä palvelujen turvaaminen palvelun laatu kustannuskontrolli Palvelutuotannon menot Mikä on mahdollisen kuntaliitoksen vaikutus viitekehyksen eri tekijöihin? Miltä alueilta löytyvät mahdolliset liitoksen perustelut? Slide 7

8 Kannattaako kuntaliitos vai ei? Tarkastelunäkökulmat näkökulmat Yhteistyö strategisena valintana Tulevaisuusorientaatio, rakennemuutos, muutoshallinta, Kehittäminen, laatu ja henkilöstö Yhteisellä resurssoinnilla parempaa laatua kehittämispuitteiden kasvua Tehokkaampi resurssien käyttö, palvelujen kehittäminen Valtuustoseminaarissa tehdyn tavoitearvioinnin tulokset on esitetty erillisessä liitteessä. Slide 8 Tehokkuus, tuottavuus ja talous

9 Kuntajakolain mukaiset asiakirjat kuntajaosta päätettäessä Jos kuntajaon muutos merkitsee uuden kunnan perustamista tai kuntien lukumäärän vähenemistä, asianomaisten kuntien tulee sopia hallinnon ja palvelujen järjestämisestä muutoksen kohteena olevalla alueella ja sopimukseen on liitettävä suunnitelma, miten kuntien palvelurakenteita sovitetaan yhteen taloudellisuuden, tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Sopimusta on noudatettava kuntajaon muutoksen voimaantulosta lukien kolmen seuraavan vuoden ajan, jollei ole sovittu lyhyemmästä ajasta tai jolleivät olosuhteet ole muuttuneet siten, ettei sopimuksen noudattaminen ole mahdollista. Hallinnon ja palvelujen järjestämissopimus ja suunnitelma on liitettävä asianomaisten kuntien 6 :n 1 momentin mukaiseen kuntajaon muutosta koskevan esitykseen. Tämän työn yhteydessä toimialaryhmissä on työstetty suunnitelmaa siitä, miten palvelutuotanto kuntajaon muutoksen jälkeen järjestettäisiin. Suunnitelma sisältää päälinjaukset palveluista. Suunnitelma on esitetty liiteaineistona. Slide 9

10 Hallinnon ja palvelujen järjestämissuunnitelman pääasiallinen sisältö: -organisaation perusrakenne -palvelujen järjestäminen toimialoittain kuntaliitostapauksessa -mahdolliset aikaansaatavat hyödyt Asiakirja kokonaisuudessaan on liiteaineistossa. Slide 10

11 Palvelujen perusrakenne Strateginen kehittäminen maankäyttö elinkeinojen kehittäminen Hallinnon palvelut Taloushallinto Palkkahallinto Henkilöstöhallinto Tietohallinto (ATK) Toimistopalvelut Kuntajohdon palvelut Tuotannolliset tukipalvelut Kiinteistöpalvelut Puhdistuspalvelut Ruokahuolto Maaseututoimen viranomaistehtävät Teknisen toimen tuotannolliset tukipalvelut Ulkoalueet Tieverkko Vesi- ym. huolto lautakunnat Kuntajohto Perusturva Sosiaalipalvelut & Terveyspalvelut Slide 11 Päivähoito? Sivistyspalvelut opetus/kulttuuri/kirjasto/ vapaa-aika/liikunta/nuoriso esiopetus Teknisen toimen palvelut viranomaistehtävät maankäyttö, rakentaminen, ympäristö valvonta ja suunnittelu Lähipalvelut kuntalaisille -vastaanotot -päiväkodit -koulut -kirjastot -kotihoito lähipalvelupisteet

12 Kuntaliitoksen vaikutukset kuntalaisten saamiin palveluihin Pääperiaate on, että päällekkäisyyksiä puretaan erityisesti hallinnosta Kuntalaisille turvataan jatkossakin nykyisten kuntien alueella lähipalveluna tarpeelliset palvelut (päivähoito, perusopetus jne.) Palvelutuotannon hallinnointi ja koordinointi hoidetaan keskitetysti Palvelujen saatavuus kuntalaisille turvataan kehittämällä uudenlaisia toimintamalleja (mm. lähipalvelupiste) Slide 12

13 Lähipalvelupalvelupiste on kuntalaisten palvelemiseen tarkoitettu paikka informaatio- ja tietopiste ja asioiden vireillepanopaikka kunnan palvelutiski, jossa riittävä määrä osaamista lähipalvelupisteessä on toimialojen yhteistä henkilöstöä antamassa neuvontaa ja asiakasohjausta monilla eri aloilla ei välttämättä yhtä ihmistä jokaiselle toimialalle kunnan viranhaltijoiden ja kuntalaisten kohtaamispaikka ajatuksellisesti kyse ei ole toisesta kunnantalosta, vaan asiakaspalvelupisteestä asiantuntijatapaamiset voidaan sopia ajanvarauksella kunnan hallinnon tehtävät yhdistetään ja keskitetään pääsääntöisesti yhteen paikkaan Lähipalvelupisteen toimintaidea Ratkaisut ja päätöksenteko kuntalaisen asioissa - tieto toimitetaan kuntalaiselle (posti tms.) Keskitetyssä hallinnossa sijaitsevat asiantuntijapalvelut Palveluohjaaja on tarvittaessa yhteydessä asiantuntijoihin Mikäli palveluohjauksen lisäksi tarvitaan asiantuntijan palvelua varataan aika asiantuntijalle ja ohjataan kuntalainen asiantuntijan luo Oneshop-asiakaspalvelupiste Lähipalvelupiste Palveluohjaajan palvelut Opastus ja Lomakkeet ja Itsepalvelu - Muut neuvonta hakemukset päätteet palvelut Kuntalaispalvelujen kehittämisessä sähköinen asiointi palvelupisteet Slide 13

14 Kuntapalvelun monitasoinen malli Sähköinen itsepalvelu Kuntalainen / asiakas 1 10 Neuvontaja ohjauspalvelu Asiantuntijapalvelu 100 Itsepalveluna hoidettavat palvelutarpeet (On-Line palvelut) Etäpalveluna (puhelin, internet) Slide 14 Henkilökohtainen palvelu asiantuntijan kanssa

15 Kustannusrakenne ja tehostuminen eri osa-alueilla Keskushallinnon kustannukset Toimialahallinnon kustannukset Toimialan tuotannon kustannukset Toimialan tuotannon kustannukset Toimialan tuotannon kustannukset Toimialan tuotannon kustannukset Toimialan tuotannon kustannukset Jakeluverkko palvelupisteet asiakastyö Tuotannon tehostaminen voidaanko tehostaa toimintamallia voidaanko soveltaa markkinasuuntautuneita malleja Hallinnointi, johon kuntaliitos vaikuttaa: keskushallinnon ja toimialahallinnon kustannukset ja laatu tehostunut hallinto voi vaikuttaa toimialatuotannon tehostumiseeen kysymyksiä -voidaanko yhdistää -purkaa päällekkäisyyttä -erikoistua ja keskittää Jakeluverkko / palvelupisteet perustuvat osin asiakaskysyntään palvelulaadun asettamiseen (lähipalveluperiaate) ja osin poliittiseen päätöksentekoon Kysymyksiä -voidaanko lakkauttaa palvelupisteitä -voidaanko kohottaa käyttöastetta -voidaan suurentaa yksikkökokoa -voidaanko Slide 15 kehittää uusia palvelumalleja

16 Mahdollisen kuntaliitoksen hyödyt tuottavuus ja tehostuminen Laajemmalla väestöpohjalla (kysyntäpohja) mahdollisuus erikoistumiseen, palvelujen kilpailuttamiseen, palvelumarkkinoiden syntymiseen - palvelujen rakenteiden ja toimintatapojen muuttaminen - palvelujen jakelukanavien kehittäminen, suppilomalli - teknologian hyödyntäminen, sähköinen asiointi Hallinnon hallittavuuden paraneminen, työnjaon tehokkuus Kustannuslaskenta ja tuotteistaminen kustannusrakenteen ymmärtäminen - prosessien mallintaminen, koordinointi - kustannusten hallinta Sosiaalityön tiimiyttäminen ja työparityöskentely, uudelleenorganisointi - kotona asumisen tukeminen Henkilöstön erikoistuminen, palvelujen vaikuttavuuden ja laadun paraneminen Haavoittuvuuden väheneminen Erityispalvelujen järjestämismahdollisuus paranee Henkilöstön rekrytointi Kollegiaalinen tuki Kustannusten hallinta Toimintatapojen yhdenmukaistaminen Slide 16

17 Eläköitymisen hyödyntäminen Toimiala Yhdistyneen kunnan henkilöstömäärä nykynumeroilla Henkilökohtaisen vanhuuseläkeiän mukaan eläköityvien määrä vuosittain Hallinto yht. Sivistys Tekninen Sosiaali Terveys Yhteensä 55, , (+161 Ähtäri) 1021,75 henkilöä 13,1 (23,7 %) 61 (24,1 %) 31 (24,6 %) 58,5 (17,8 %) 92 (21,8%) 255,6 jää eläkkeelle (25%) Slide 17

18 Liitoksen toiminnalliset hyödyt - hallintopalvelut Luottamushenkilömäärän vähentyessä samalla tiivistyy asiantuntijuus toimielimissä Arkistointitoimia kytketään asianhallintajärjestelmän avulla jokapäiväiseen työskentelyyn ja arkistotoimi muuttuu enemmän ohjaavaksi Vaihdetoiminnan keskittyminen varsinkin jos saadaan mukaan terveyskeskus on oleellinen. palveluja voitaisiin ehkä myydä muuallekin, seurakunta? Yhteispalvelupisteajattelu on tehostamassa kunnan kaikkia palveluprosesseja osaltaan ja antamassa parempaa ja nopeampaa palvelua kuntalaisille. Samalla palvelualueiden työntekijöillä on parempi mahdollisuus keskittyä ydintehtäviinsä 3 hallintojohtajan, talousjohtajan ja kansliasihteerin tehtävät jaetaan uudella tavalla, joka merkitsee erikoistumisen kautta laatua ja lisää palvelua hallintoon ja talouteen. Laskentatoimen kehittäminen. Terveyskeskuksen liittäminen kokonaisuuteen helpottaa laskentatoimen kehittämistä Neljästä tietoteknisestä kokonaisuudesta yhteen siirryttäessä tulee selviä kustannussäästöjä Yhdistyminen parantaa asiakaspalvelua, töiden järkevää järjestelyä ja henkilöstön erikoistumismahdollisuuksia Slide 18

19 Liitoksen toiminnalliset hyödyt - sivistystoimi - Suurempi kokonaisuus - rekrytointi - kuljetusjärjestelyt - muut synergiaedut (hallinnon selkeyttäminen, kilpailutus jne) - Paremmat kehittämismahdollisuudet - Kustannustehokkuus - Kohtuulliset lähipalvelut turvataan Jatkossa henkilöstömäärä eläköityminen opet ja hallinto hallinto yksi, vapaa-aikatoimi eläköitymisen volyymi suhteessa henkilöstöön Slide 19

20 Yhteenveto ja johtopäätökset - palvelutuotannon näkökulmasta Kuntaliitos tuottaa selkeimmät tehostumisedut keskushallinnon ja osittain toimialahallinnon alueella näillä alueilla päällekkäisyyden purkaminen ja erikoistuminen tuovat laatua, tehostumista ja kustannusten hallintaa Toimialan tuotannon tehostuminen edellyttää uusien toimintatapojen kehittämistä ja niiden edellyttämää tehtävämitoitusta tähän liitos vaikuttaa välillisesti tuottaen tilanteen, jossa uudet tekemisen tavat voidaan ottaa käyttöön luontevasti osana muutosta on syytä huomioida, että tällä alueella tehostumisen aikaansaaminen vaatii määrätietoista johtamista ja hyvää muutoksenhallintaa Jakelujärjestelmä palvelupisteet ja asiakastyö asettuu liitoksen jälkeen uuden toimintamallin ja poliittisten linjausten mukaiseksi tällä alueella voidaan ottaa käyttöön uusia palvelun jakelumuotoja (sähköinen asiointi ja yhteispalvelupisteet) Kuntaliitos tehostaa palvelurakennetta hallinnon osalta ja luo edellytykset uusien toimintamallien käyttöönottoon Slide 20

21 Yhteenveto henkilöstön näkökulmasta Suurin osa kuntien palvelutuotannon kustannuksista syntyy henkilöstömenoista ja kytkeytyy varsinaiseen asiakastyöhön Henkilöstöresurssin ja osaamisen näkökulma liitos kokoaa henkilöstön yhteen organisaatioon yhden johdon alaisuuteen, mikä tehostaa henkilöstöresurssien hallintaa ja käyttöä suurempi koko mahdollistaa erikoistumisen (merkittävä seikka myös tuottavuuden kannalta) ja mielekkään työnjaon henkilöstön kehittämisen keinot tulevat paremmin käyttöön Henkilöstöriskin hallinta pienten yksiköiden haavoittuvuus poistuu sijaistus ja korvaaminen helpottuvat Rekrytointi ja työvoimakilpailu uuden työvoiman hankinta suurempaan yksikköön voi helpottua Henkilöstön asema ei liitoksen yhteydessä ole uhattuna, asema voi kuitenkin muuttua ja uusi suurempi kokonaisuus tuottaa etuja henkilöstön näkökulmasta Slide 21

22 Yhteenveto muita havaintoja Suurempi kokonaisuus voi tuottaa etuja myös: hankinnoissa (hankintojen koko ja osaamisen keskittäminen) investointien keskittämisen kautta investointien hyödyntämisessä (esim. korkeat käyttöasteet) Palveluketjujen hallinta ja suunnittelu - suuremmassa kokonaisuudessa voidaan soveltaa uusi suunnittelumalleja - palveluverkon uudelleen suunnittelu Markkinasuuntautuneiden toimintatapojen hyödyntäminen - tilaaja tuottaja mallit - ulkoistukset - muut ostopalvelut Suurempi koko luo markkinaa ja tekee tilaajan kiinnostavaksi tarjonnan kohteeksi Slide 22

23 Kuntaliitossopimuksen sisältö 1 SOPIMUKSEN LÄHTÖKOHDAT, VOIMAANTULO JA SITOVUUS YHDISTYNEEN KUNNAN VISIO JA KEHITTÄMISEN TAVOITTEET Yhdistymisen tavoitteet Hallinnon ja johtamisen kehittämistavoitteet Palvelujen kehittämistavoitteet Talouden kehittämistavoitteet Henkilöstön kehittämistavoitteet ja toimintatavat Yhdistyneen kunnan asema ja yhteistyötavoitteet YHDISTYMISEN TOTEUTTAMISTAPA KUNTAJAON TOTEUTTAMINEN, NIMI JA VAAKUNA KUNNALLISET SÄÄNNÖT JA TAKSAT KUNTALIITOKSEN VALMISTELU JA JÄRJESTELYTOIMIKUNTA YHDISTYNEEN KUNNAN ORGANISAATIO JA TOIMINTA LUOTTAMUSHENKILÖORGANISAATIO HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Hallinnon organisointi Henkilökunta TALOUS JA YHDISTYMISAVUSTUKSEN KÄYTTÖ YHDISTYMISESTÄ AIHEUTUVAT MUUT JÄRJESTELYT YHTEISTOIMINTASOPIMUKSET OMAISUUS JA VELAT YHTEISÖJEN JA SÄÄTIÖIDEN KOTIPAIKKA HALLINNON JA PALVELUJEN JÄRJESTÄMISSUUNNITELMA TÄMÄN SOPIMUKSEN ENSISIJAISUUS EDELLYTYKSET LIITOKSELLE... 9 Slide 23

24 Yhteenveto sopimukseen liittyvistä sisältökysymyksistä Sopimusalue -yhteinen näkemys Uuden kunnan nimi? Sopimuksen voimassaoloaika? Yhdistymisavustuksen käyttö? Slide 24

25 Keskeiset johtopäätökset kuntaliitosesiselvityksestä 1. Kuntaliitoksen ensisijaisena tavoitteena on tulevaisuuteen varautuvan, strategisen liitoksen toteuttaminen 2. Kuntien taloudellinen asema ei merkittävästi poikkea toisistaan 3. Kunnat muodostavat sellaisen toiminnallisen kokonaisuuden, että liitoksella olisi mahdollista yhdistää kuntien vahvuudet ja saada täten aikaan vahvempi toimija maakuntaan 4. Kuntaliitoksella on saatavissa hyötyjä aikaan, mikäli ollaan valmiita sitoutumaan määrätietoisiin toimenpiteisiin ja rakenteellisiin uudistuksiin optimitilan saavuttamiseksi 5. Kuntaliitossopimuksen sisältökysymyksistä avoimena ovat kunnan nimi, sopimuksen voimassaoloaika sekä yhdistymisavustuksen käytön periaatteet. Valtuustoseminaarissa todettiin kuitenkin, että näistäkin kohdista uskotaan päästävän yksimielisyyteen. Slide 25

26 Kokeneiden integroijien Top Ten Selkeä strategia ohjaa fuusiopäätöstä ja integrointia Samat henkilöt suunnittelevat ja toteuttavat fuusion. Satsataan johdon vahvaan keskinäiseen luottamukseen ja sitoutumiseen Johto ja avainhenkilöt valitaan huolella eri tehtäviin, vältetään kompromisseja. Uskalletaan luopua muutoksen jarruista Aktiivisella viestinnällä vahvistetaan johdon ääntä. Huolehditaan, että lähin esimies esittää yhteenmenon perustelut ja tavoitteet Perusasiat, rooli, työpaikat ja työsopimukset saadaan kuntoon nopeasti, jotta toiminnan arki jatkuu häiriöttä Selkeä projektiorganisaatio, vitkastelematon päätöksenteko täsmentävine toimenpiteineen koko integrointiprosessin ajan Taloudellinen ohjaus ja tarvittavat tunnusluvut nopeasti voimaan, Jaetaan parhaista käytännöistä tietoa, jotta jokainen voi kehittää toimintaansa kilpailukykyiselle tasolle Luodaan edellytykset yhteistyölle ja avoimille väittelyhenkisille keskusteluille, niin että voidaan tuoda esiin sekä epäselvyyksiä että faktaa. Hyödylliset pilottiprojektit käyntiin, niin että käytännön tasolla päästään testaamaan tavoitteita Johto on yhdessä riittävän ajan vuosittain strategisten kysymysten kanssa. Älä pysähdy, jatka eteenpäin, opi nopeasti toisilta ja omasta kokemuksestasi! Lähde: Valpola, Organisaatiot yhteen Slide 26