CxO Academy. CxO Mentor Oy. Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteispeli Reino Myllymäki. CxO Mentor Oy Kuva: Tomas Castelazo

Transkriptio

1 CxO Academy CxO Mentor Oy Kuva: Tomas Castelazo Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteispeli Reino Myllymäki

2 YHTEINEN PÄÄTÖKSENTEKO

3 Tietohallintotapa Hyvä tietohallintotapa on osa organisaation hallinnointi- ja ohjausjärjestelmää (Corporate Governance) Tietohallintotavan ydin tulisi olla osa organisaation työjärjestystä (Standing Orders) Tietohallintapa ei saisi olla ristiriidassa organisaation johtamistyylin kanssa Jos yritys on muuttumassa, IT on usein muutoksen kärjessä Monitoimialayrityksissä usein unohtuu ottaa keskitetty IT:n osuus pois divisioonien vastuulta (eriytymisvaiheen yrityksen ongelma) Perheyrityksissä taas unohtuu luoda foorumit päätöksenteolle (pioneerivaiheen yrityksen ongelma) IT-johtamisjärjestelmän pitäisi luoda foorumeita, joissa tehdään yhteiset päätökset ja foorumeita, joissa keskustellaan asioista: Yrityksen hallitus / johtoryhmä IT Board / IT-johtokunta IT-johtoryhmä

4 IT:n päätöksentekofoorumit CFO pj., CIO siht., Liike-toiminnan ja IT:n edustajia Suuri yritys Keskisuuri yritys Pieni yritys Hallitus Hallitus Hallitus Johtoryhmä Johtoryhmä Johtoryhmä Liiketoiminta IT Board Laajennettu johtoryhmä CFO ja/tai CEO IT:n sisäinen johtoryhmä IT:n sisäinen johtoryhmä Tietohallintopäällikkö + Esim. kehitys- ja tuotantojohtoryhmät Poikkitieteelliset ryhmät Osastokokoukset Yksikköpalaverit Osasto/yksikköpalaverit Käytäväkokoukset IT-väki Käytäväkokoukset IT-väki Käytäväkokoukset IT-väki

5 Olennaista on, että Sillä, onko tietohallintojohtaja ylimmän johtoryhmän jäsen vai ei, ei ole periaatteessa mitään merkitystä - kunhan päätökset saadaan tehtyä. on luontevat päätöksentekofoorumit, joissa on sekä liiketoiminta että tietohallinto edustettuna ja joissa tilaa keskustelulle unohtamatta, että päätökset tulee tehdyksi.

6 YHTEISET STRATEGIAT

7 Millaisen strategioiden suhteen tulisi olla? Organisaatio Prosessit Osaaminen Liiketoimintastrategia Tietohallintostrategia Kokonaisarkkitehtuuri IT-prosessit Lähde: Tomi Dahlberg

8 Millainen strategioiden suhde on suurimmassa osassa suomalaisista yrityksistä? Organisaatio Prosessit Osaaminen Liiketoimintastrategia Tietohallintostrategia Kokonaisarkkitehtuuri IT-prosessit Lähde: Tomi Dahlberg

9 Miltä näyttää kun yhteys katkeaa? Toteuttaa Vaatii Liiketoimintastrategia Tietohallintostrategia Lähde: Tomi Dahlberg

10 Liiketoimintalähtöinen tietohallintostrategian laadintaprosessi ITlinjaukset Liiketoimintastrategia Konsernistrategia Liiketoiminnan ITU-strategiat IT:n kehityssuunnat Yrityksen IT-strategia Businesstrendit ITtrendit IT:n palvelustrategia Trendityö Strategiatyö

11 Prosessi pähkinänkuoressa 1. Trendityö Tietohallinto auttaa liiketoimintaa ja osoittaa samalla, että ymmärtää sitä 2. Liiketoiminnan IT:n hyödyntämisstrategia Liiketoiminta keskittyy olennaiseen Vastakkainasettelu jää pois 3. Konsernin IT-strategia Vastaa konsernistrategian ja liiketoimintojen IT:n hyödyntämisstrategioiden haasteisiin 4. Muut strategiat täydentää IT-linjaukset (kuten kokonaisarkkitehtuuri) IT:n palvelustrategia (IT-prosessit) Kuva: Terje Wihuri

12 RELATIONSHIP MANAGEMENT Kuva: Emancipator

13 Tietohallinnon 360 rajapinnat Tietohallinnon sisäinen organisointi Kumppanirajapintta Yritysjohtorajapinta Käyttäjärajapinta Liiketoimintarajapinta

14 Liiketoimintarajapinta Kumppanirajapintta Yritysjohtorajapinta Käyttäjärajapinta Tietohallinnon sisäinen organisointi Jokaisen divisioonan ja IT:n välille Key Account Manager IT:n ostaja Molemmille sekä valtaa että vastuuta! Tarvittaessa tiimi tai osasto Askel askeleelta tiedotuskanavasta vastuun kantava yhteistyömuoto!

15 YHTEISET PROJEKTIT Kuva: Timea Rusz

16 Tietojärjestelmäprojektit Suhteen koetinkivi Epäonnistumisen juurisyy näyttää olevan huonot suhteet liiketoiminnan ja IT:n välillä liiketoiminta liikkeellä ilman tietohallintoa tietohallinto ilman liiketoimintaa liiketoiminta delegoinut asian tietohallinnolle Liiketoiminnalla on oltava omistajuus; projektia ei voi delegoida tietohallinnolle Arkkitehtuuria ei saa ohittaa Häntä ei saa heiluttaa koiraa

17 LIIKETOIMINNAN JA TIETOHALLINNON YHTEEN- LINJAAMISEN ANSA Kuva: Robert Lawton

18 Ansa ja sen välttäminen 1 2 syvällinen Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteen linjaaminen vähäinen tehoton IT-kustann. +15 % Ansa 11 % IT-kustann. Kasvua IT:llä 7 % IT-kustann. ±0 % -14 % Liikevaihto Tullaan toimeen 74 % -2 % Liikevaihto -6 % IT-kustann. -15 % tietohallinnon tehokkuus (arkkitehtuuriohjaus) % Liikevaihto + 11 % Liikevaihto Öljytty IT 8 % tehokas Lähde: Sphilberg ym., MIT Sloan Management Review, 2007, Perustuu 504 vastaukseen 452 yrityksestä (Bain & Co). Mukaeltu Tomi Dahlberg & Reino Myllymäki

19 OIKEAN REITIN KEINOJA Paranna tehokkuutta (1) Mittaa tehokkuus Mittaa tyytyväisyys Vapaamatkustajat pois IT-prosesseja Kokonaisarkkitehtuuri Organisoi Hinnoittele palvelut Paranna yhteistyötä (2) Foorumit päätöksenteolle ja keskustelulle Organisoi relatioship management Yhteinen strategiatyö Viestintä, viestintä, viestintä

20 Kuva: Privatemusings Tietohallinnosta haluttu kumppani?

21 Tehokkuus ja luotettavuus: puhevaltaa Tietotekniikan arvo perustuu luottamukseen ja todisteisiin; mittarit antavat todisteet." Luotettavuus vapauttaa puhumaan liiketoiminnasta. Se ei ole mikään loppupeli. Tuntemanton CIO, Lauri Vihosen, Itella Oyj:n hankintajohtajan, mukaan Pankin CIO, Gartnerin Tina Nunnon mukaan

22 360 palautteen kerääminen ja viestintä Johdon tyytyväisyys Yritysjohtorajapinta Viestintä johdolle Liiketoimintarajapinta Käyttäjätyytyväisyys Viestintä käyttäjille Henkilökunnan Tietohallinnon tyytyväisyys sisäinen organisointi Viestintä henkilöstölle Käyttäjärajapinta Liiketoiminnan tyytyväisyys Viestintä liiketoiminnalle Kumppanirajapintta Kumppanityytyväisyys Viestintä kumppaneille

23 Viestinnän keinoja IT:n osio intranetissä Ajankohtaiset asiat Perusinformaatio Mittaristo CIO:n blogi Sähköpostitiedotteet Toimintakertomus Keskustelut

24 Tietämättömyys antaa ihmiselle paljon luultavaa. George Eliot

25 Pehmeät asiat? Management by coffee cup Missä pöydässä syöt?

26 Yhteenveto Yhteinen päätöksenteko Yhteinen strategiatyö Relationship Management Yhteiset tietojärjestelmäprojektit Ensin tietohallinnosta haluttu kumppani, sitten yhteistyön syventäminen Toisen osapuolen kunnioittaminen CxO CxO Mentor Oy Oy 2010

27 Kiitos! CxO CxO Mentor Oy Oy 2010

28 Keskustelua Koskien liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteenlinjaamisen ansaa: Puuttuuko tuosta tilanne, jossa IT-kustannukset on ajettu niin minimiin, ettei mistään voida karsia? Alhaiset kustannukset eivät (välttämättä) ole tehokkuuden synonyymi. Jos asioita, jotka pitkässä juoksussa ovat välttämättömiä, jätetään tekemättä, kysymys ei ole tehokkaasta toiminnasta. Samoin, jos resurssien vähyyden vuoksi palvelut muuttuvat niin huonoksi, että kukaan ei ole tyytyväinen palveluihin. Ajatus palvelun tehokkuudesta liittyy siis tilanteeseen, jossa mitattavalla asialla on jokin sovittu laatutaso, jota vasten toimintaa peilataan. Tehokkuutta ei siis ole halpa mutta laatutavoitteet alittava palvelu. Kuinka paljon muiden tukiorganisaatioiden ja liiketoiminnan välistä suhdetta on tutkittu? Esim. taloushallinto Hyvin vähän, valitettavasti. IT on ollut silmätikkuna vaikka samalla tavalla voitaisiin tutkia minkä tahansa yhteisen toiminnon ja liiketoiminnan suhdetta. Koska formaalit rajapinnat työllistävät paljon, niin voidaanko niitä minimoida? John Mahoney Gartnerilta on esittänyt tietohallinnon kypsyysasteita, joissa IT on tavallaan sulautettu liiketoimintaan. Tällaiset mallit tuntuvat sopivan hyvin tietointensiivisiin yritykseen ja tuntuvat oikeansuuntaisilta (kts. seuraavat kalvot). Valitettavasti esimerkkejä maailmalta löytyy hyvin vähän. Maailma todennäköisesti tulee tässä suhteessa muuttumaan.

29 IT Organization Types Vary With Partnership Boundaries Develop Internal Focus Type 1 Heritage Business Agility Outcome Type 2 Aligned Type 3 Engaged Type 4 Pervasive Extend External Focus Maintain Business Efficiency Outcome Type Z Community Optimize

30 IT Leadership Evolution Matches the Advancing Shape and Boundaries of IT Type 1 Heritage Type 2 Aligned Type 3 Engaged Type 4 Pervasive Type Z Community Functional Head and Operational Manager Advisor on "how to do" not "what to do," on-time projects reliable operations, IT for cost-efficiency Strategic Partner and Sourcing Manager Align IT and business, on-target IT value, select and manage vendors, IT for strategy/cost, partner in seeking IT value Business Technology Leader Enhance business, integrate business value chain, IT for agility and value, visionary for business technology Business Network Leader Transforms business inside and out, IT is a strategic tool, leads network of information, processes and relationships Communities of IT and OT Management Business unit line management fully owns IT/OT sourcing and execution with few or no IT-specific roles

31 Keskutelua Pienessä yrityksessä sulautettu malli tuntuu toimivammalta. Näin varmasti onkin, sillä pieni koko ei mahdollista tietohallinnon monipuolista organisointia. Foorumit on tapa kanavoida keskustelu ja vähentää huutamalla tapahtuvaa kilpailua kehityspanoksista Pitää paikkaansa ja tilanne on tavoiteltu. Voiko palvelu- ja kehitystoimintarooli olla saman tietohallinnon key account managerin hoidossa? Voi. Tavallaan on kyse evoluutiosta, jossa liiketoiminta-tietohallinto taisteluparin tehtävä kehittyy tiedotuskanavasta kattamaan esimerkiksi aluksi tukipalvelut ja myöhemmin myös kehitystoiminnan. Henkilö voi olla tukipalvelupainotteinen, jos kehitystoimintaa on vähän, tai kehityspainotteinen, jos jatkuvat palvelut on saatu toimimaan hyvin. Sellaisia henkilöitä, jotka tuntevat hyvin liiketoiminnan, kehittämisen ja tukipalvelut sekä infran on vähän, joten tehtävän profilointi on tarpeen. Vallan ja vastuun tarve key account managerin roolissa on havaittu tärkeäksi Samaa mieltä

32 Keskustelua Kuinka paljon liiketoimintajohtoa oikeasti painostetaan ottamaan vastuu IT asioista. Minusta problematiikka liittyy hyvin yleiseen organisointitapaan, jossa liiketoiminta on vastuutettu divisioonille, jolloin johdolla on esikuntaosastoja, joiden tehtävä on auttaa ja neuvoa divisioonia. Kun tällaisen esikuntaosaston rooli kasvaa kovasti, sen neuvot liiketoiminnan mielestä alkavat kuulostaa määräyksiltä. Tämä on liiketoiminnan mielestä epämukavaa. Jos IT:llä hankitaan synergiaetuja esim. keskittämällä, IT tulisi tältä osin ottaa liiketoiminnan vastuulta selkein sanakääntein. Muutoin IT:n vetäjä joutuu taistelemaan liiketoimintaa vastaan saavuttaakseen ylimmän johdon asettamat tavoitteet. Pahin on vaihtoehto, missä valta on liiketoiminnalla, mutta vastuu IT:llä Samaa mieltä. Juuri tätä tarkoitin edellisen kysymyksen vastauksessa.

33 Keskustelua Miten sosiaalisen median osalta vastuu IT-asioissa pitäisi mieltää? Onko se myynnillä ja markkinoinnilla? IT:llä on ehtymätön kyky muuttaa liiketoimintaa (ja henkilökohtaista tietojenkäsittelyä) jatkuvasti. Tyypillistä on, että jatkuvasti syntyy harmaita alueita, joihin vasta kokemus luo oikeat menettelytavat. Sosiaalinen media on tällä hetkellä tällainen asia. Ei se ainakaan kokonaan voi myynnin ja markkinoinnin asia mutta myynti ja markkinointi voisi ottaa kopin muutamista asioista, kuten mahdollistaa yrityksen tuotteista käytävää keskustelua hallitussa ympäristössä. Se kannattaa. Aika tuo tähänkin ratkaisun?

34 CxO Academy CxO Mentor Oy tarjoaa sinulle mahdollisuuden päästä kuulemaan Tietoviikko-lehden 100 suomalaisen tivi-vaikuttajan joukkoon valitsemia asiantuntijoitamme ajankohtaisten aiheiden yhteydessä. Aamiaistilaisuutemme järjestetään joka toinen keskiviikko klo 8:00-9:30 toimitiloissamme Aviapoliksessa. KTT Tomi Dahlberg Leading Mentor CxO Mentor Oy Seuraavaksi: Academy jatkuu syksyllä IT:n liiketoiminta-arvon mittaaminen/ Tomi Dahlberg 8.9. Palveluyksikön palautteen kerääminen ja viestintä/ Reino Myllymäki Asiantuntijamme KTT Tomi Dahlberg ja DI Reino Myllymäki ovat molemmat kokeneita tietohallintojohtajia ja pidettyjä luennoitsijoita. Tomi toimii lisäksi professorina Aalto-yliopiston Kauppakorkeakoulussa ja Reino puheenjohtajana IT Forumissa ja päätoimittajana Tietohallinnon Johtamisen Käsikirjassa. DI Reino Myllymäki Leading Mentor CxO Mentor Oy

35 CxO Academyn syksy 2010 Luennot keskiviikkoisin klo 8:30-9:30 Ajankohta Aihe Luennoitsija IT:n liiketoiminta-arvon mittaaminen Tomi Dahlberg 8.9. Palveluyksikön 360 -palautteen kerääminen ja viestintä Reino Myllymäki Menestyksekkään IT:n hyödyntämisen vaatimien kyvykkyyksien kehittäminen Tomi Dahlberg Tietohallinnon liiketoimintalähtöinen organisointi Reino Myllymäki IT Governancen ja IT:n johtamisen suhde Tomi Dahlberg Asiakaspalautteen perusteella valittava aihe ja puhuja aiheen mukaan NN Liiketoimintalähtöinen IT-strategiatyö Reino Myllymäki Innovaatiotoiminta ja jatkuva kehittäminen Asiakaspalautteen perusteella valittava aihe ja puhuja aiheen mukaan NN Jouluspecial lounasaikaan: kaksi puhujaa, kaksi ajankohtaista aihetta Tomi Dahlberg Tomi & Reino Muutokset mahdollisia CxO Mentor Oy

36 Yhteistyökumppanin tilaisuus IT GOVERNANCE FORUM IT:n kyvykkyyksien hallinta ja kehittäminen - IT Goverance Forumin aamiaisseminaari IT Governance Forum -aamiaisseminaari pidetään Ernst & Youngilla Alustajina Helena Åhman Hunting Minds Oy:stä, Marko Mäki-Ullakko Neste Oil Oyj:ltä ja Ville Storm Ernst & Youngilta. Lisätietoja: pertti.jarvenpaa(at)igp.fi tai jorma.hanninen(at)igp.fi.