Tietojohtaminen. Projektiraportti

Transkriptio

1 Projektiraportti Tietojohtaminen Chydenius Saku Kristo-Mikko Daniel Huhtala Antti Ikävalko Asko Kauppinen Simo Koskinen Antti Laakso Jari-Pekka

2 Sisältö Johdanto Työn rajaus Tietojohtamisen teoria Mitä on tieto? Mitä on tietojohtaminen? SWOT-analyysi Tietojohtaminen kaikissa kategorioissa Eksplisiittisen tiedon johtaminen Hiljaisen tiedon johtaminen Kulttuurisen tiedon johtaminen Motivaatio-hygienia -teoria Motivaatiotekijät Hygieniatekijät Teoriavertailu Mielipiteet...8 Yhteenveto...9 Lähteet...10

3 1 Johdanto Yrityksiä ja yhteisöjä voidaan johtaa monenlaisin menetelmin. Johtamismenetelmällä voi olla suuri vaikutus organisaation toimintakykyyn ja saavutettuihin tuloksiin. Organisaation tyypillä on merkitystä, kun harkitaan mitä menetelmää tulisi soveltaa. Osalle organisaatioista voi sopia tiukka diktatuuri, jossa yksi taho sanelee kaikki toiminnot. Toisille taas sopii demokraattinen toimintamalli, jolloin kaikilla organisaation jäsenillä on mahdollisuus vaikuttaa toimintaan. Ensin mainittu toimintatapa tuntuu jääneen patruunojen ajalle ja nykyään demokraattisemmat johtamistavat ovat suositumpia. Osaltaan tähän on varmasti syynä avoimemman työilmapiirin positiivinen vaikutus työssä jaksamiseen. Avoimen ilmapiirin vallitessa työntekijät myös tuovat helpommin ideoitaan ja osaamistaan esiin. Tässä työssä perehdyimme johtamismenetelmään, jonka ideana on organisaation yksittäisten työntekijöiden tietojen ja taitojen tuominen koko organisaation osaamiseksi. Se tunnetaan nimellä tietojohtaminen (eng. Knowledge management).

4 2 1 Työn rajaus Aloitimme ryhmätyömme pohdiskelemalla yhdessä työn aihepiiriä ja sen rajausta. Aihepiiriksi oli ehdolla joko katsaus tietojohtamisesta eri yrityksissä, tai Evtekissä tapahtuvasta tietojohtamisesta. Yritysvaihtoehdossa olisimme voineet keskustella yhdessä, millaista tietojohtaminen on kunkin opiskelijan omalla työpaikalla. Keskustelun tuloksista olisimme voineet koostaa ryhmätyön, josta ei enää yksittäistä yritystä olisi voinut tunnistaa. Tulimme kuitenkin siihen tulokseen, että on helpompi kertoa Evtekin tietojohtamisesta. Näin siksi, että kaikki ryhmän jäsenet tuntevat yhteisen ympäristömme yhtä hyvin, eikä aikaa kulu niin paljon kuin siihen, jos jokainen ryhmän jäsen olisi lähtenyt kertomaan taustoja omasta työpaikastaan muille ryhmän jäsenille. Kun aihepiiriksi oli valittu tietojohtaminen nimenomaan Evtekissä, lähdimme vielä miettimään, josko aihepiiriä olisi syytä rajata tarkemmin. Asiasta keskustellessamme vaihtoehdoiksi esitettiin opettaja-opiskelija rajapinnan lisäksi hallinto-opettajat ja hallinto-opiskelijat rajapintoja. Totesimme, että hallinnon ja opettajien välisestä rajapinnasta meillä ei ollut riittävästi tietoa saatavilla, jotta olisimme siitä voineet kattavaa esitelmää kirjoittaa. Sen sijaan hallinto-opiskelijat rajapinnasta kaikilla kyllä olisi taustatietoa kertynyt neljän vuoden aikana, mutta tietojohtamisesta puhuttaessa ei käsityksemme mukaan ole tarkoitus käsitellä hallinnollisissa tiedotteissa jaettavaa tietoa. Näin ollen tulimme siihen lopputulokseen, että meidän on luontevinta kertoa opettajaopiskelija rajapinnasta, jossa ammattiin liittyvän tiedon jakaminen kuuluu luontevasti päivittäiseen toimintaan. Tällä rajauksella voimme kertoa myös hyvin erilaisia ja värikkäitä esimerkkejä eri opettajien tavasta hallita tietoa, jakaa sitä opiskelijoille ja saada myös opiskelijat jakamaan tietoa toisilleen.

5 3 2 Tietojohtamisen teoria Yksiselitteistä määritelmää ei ole. Tietojohtaminen perustuu organisaation sisäisten voimavarojen strategisen merkityksien korostamiseen. Siitä käytetään usein myös nimitystä osaamisen johtaminen tai tietämyksen hallinta. Englanninkielessä käytetään termiä Knowlege Management, joka on usein esillä myös suomenkielisissä teksteissäkin. 2.1 Mitä on tieto? Tieto voidaan usein jakaa kolmeen pääkategoriaan. Ensimmäinen näistä on organisaation eksplisiittinen tieto, joka on helposti formalisoitavissa ja siten voidaan selvästi ilmaista sekä tallentaa dokumentein. Toisen kategorian muodostaa hiljainen tieto, joka on työssä toimimisen ja uusien asioiden oppimisen mahdollistava aikaisemman kokemuksen, osaamisen ja kompetenssin summa. Hiljaista tietoa on vaikea pukea sanoiksi tai muutoinkaan jakaa. Viimeinen kategoria on kulttuurinen tieto. Organisaation kulttuurinen tieto tarkoittaa niitä tietoon ja tuntemukseen liittyviä rakenteita, joiden varassa organisaation jäsenet selittävät, ymmärtävät ja arvioivat organisaation todellisuutta. Tämä sisältää mm. työntekijöiden organisaation toimintaan liittyvät oletukset ja uskomukset. Kulttuurinen tieto on laajalti jaettavissa, mutta vaikeasti sanoiksi puettavissa. 2.2 Mitä on tietojohtaminen? Tietojohtaminen on informaation, tiedon tai tietämyksen sekä osaamisen strategista hyödyntämistä ja hallintaa luvulla tietojohtamista lähestyttiin yleensä objektina, jolloin kohteena oli eksplisiittinen tieto ja tavoitteena toiminnan tuottavuuden lisääminen erilaisilla tiedon varastointiratkaisuilla. Tiedon hallintaa lähestytään nykyään perinteisesti prosessina, jolloin tarkastelunkohteena on ihmisten kompetenssit ja taidot. Tätä lähestymistapaa edustavat filosofia, psykologia, kasvatustiede, sosiologia ja liiketaloustieteet. Nykyään tätä jälkimmäistä tapaa käytetään hyvin paljon tietojohtamisessa, jolloin pyritään edistämään kommunikaatiota ja osaamisen edistämistä.

6 4 3 SWOT-analyysi Seuraavassa analyysi (ks. Taulukko 1), jossa on lueteltu tietojohtamisen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia sekä uhkia. Analyysissä on käytetty tietojohtamisen jakoa kolmeen kategoriaan sekä tarkasteltu näiden eri kategorioiden osa-alueita. Tietojohtamisen eri osa-alueita ovat: eksplisiittinen tieto, hiljainen tieto sekä kulttuurinen tieto. VAHVUUDET Eksplisiittinen tieto helposti jaettavissa Kulttuurinen tieto laajasti jaettavissa Hiljaista tietoa paljon organisaatioissa Aktivoi työntekijät tarkkailemaan työmetodejaan. Uusien työntekijöiden sisäänajo helpompaa, kun tieto on paperilla. MAHDOLLISUUDET Tiedon välitettävyys Tiedon siirrettävyys Tiedon hyödynnettävyys Organisaation toimintaa pystytään tehostamaan yksinkertaisilla keinoilla. HEIKKOUDET Hiljaisen tiedon välittyminen Kulttuurinen tieto heikosti koodattavissa Vain konkreettista tietoa voidaan hyväksikäyttää, ihmisten persoonallisuuden jälkeä mahdoton kopioida UHAT Tiedon panttaaminen Tiedon välittyminen oikeaan paikkaan Tiedon oikeellisuus Kulttuureiden törmäys Hiljaisen tiedon käyttöönotto Eksplisiittisen tiedon sisäistäminen Organisaation todellisuuden ymmärrys Taulukko Tietojohtaminen kaikissa kategorioissa Onnistuneen tietojohtamisen suurin uhka liittyy tiedon panttaamiseen, välittymiseen sekä oikeellisuuteen organisaatiossa. Jos nämä kolme osa-aluetta eivät ole kunnossa ei organisaatio toimi vaan se lamaantuu. Voitaisiin todeta, että näiden toimivuus sekä toimivuuden varmistaminen on elintärkeää organisaatiolle.

7 5 Jos taas nämä osa-alueet ovat toteutettu kunnolla sekä niiden toiminnallisuus varmennettu niin voitaisiin jopa todeta tietojohtamisen toimivan. Näiden osa-alueiden toiminta mahdollistaa terveen sekä menestyvän organisaation selkärangan. Kaiken tietojohtamisen tulisi pyrkiä selvittämään sekä poistamaan mahdollisia esteitä erityisesti näillä osa-alueilla. 3.2 Eksplisiittisen tiedon johtaminen Eksplisiittinen tieto on yleensä helposti jaettavissa organisaatiossa kirjallisin dokumentein sekä suoraan kommunikoimalla. Ongelmia syntyy jos eksplisiittistä tietoa jaetaan väärille henkilöille, jotka eivät sisäistä tietoa tai jos jaettua tietoa ei sisäistetä oikein. 3.3 Hiljaisen tiedon johtaminen Hiljaista tietoa on paljon organisaatiossa, sitä on jokaisella organisaation jäsenellä kokemuksena, taitoina ylipäätään kaikkena mikä tekee organisaation jäsenet kykeneviksi toimimaan työssään sekä mahdollistaa oppimaan uusia asioita. Tämä organisaation jäsenillä oleva sisäinen pääoma olisi tärkeää saada valjastettua organisaation käyttöön mahdollisimman tehokkaasti. Ongelmaksi muodostuu juuri tämän sisäisen pääoman käyttöönotto sekä sen mittaaminen. Myös hiljaisen tiedon siirtäminen sekä välittäminen ovat ongelmallisia organisaatiossa. Kuinka siirtää tai välittää asioita joita on ongelmallista mitata? 3.4 Kulttuurisen tiedon johtaminen Kulttuurinen tieto on laajasti jaettavissa esim. organisaation jäsenten välisessä vuorovaikutuksessa, mutta huonosti koodattavissa. Uskomuksia ja tuntemuksia organisaatiosta on laajasti saatavilla, mutta ymmärretäänkö ja arvioidaanko näillä oikein organisaation todellisuutta? Jos organisaation jäsenillä on eri kuva organisaation todellisuudesta niin se voi johtua kulttuureiden erilaisuudesta, jolloin sama asia voidaan ymmärtää täysin eri tavalla, joka voi aiheuttaa kitkaa tai jopa erilaisen vision seuraamisen organisaation sisällä. Tästä johtuen tiedon ymmärtäminen oikein tulisi aina varmistaa.

8 6 4 Motivaatio-hygienia -teoria Herzbergin motivaatio-hygienia -teorian mukaan työ voidaan jakaa kahteen perusulottuvuuteen, joita ovat työn ulkoiset olosuhteet ja itse työ. Työn ulkoiset olosuhteet ovat hygieniatekijöitä, sillä ne eivät suoranaisesti vaikuta työsuoritukseen ja työtyytyväisyyteen vaan pikemminkin poistavat työsuorituksen esteitä. Motivaatiotekijöitä ovat varsinaiseen työhön kuuluvat suoriutumisen tunne ja tunnustus työstä, mielenkiinto työtä kohtaan ja haasteet. Teorian mukaan työilmapiirin on oltava sellainen, jossa yksilö saa tyydytetyksi hygieniatekijät, jotta motivaatiotekijät voivat aktivoitua. Toiseksi työtehtävän on oltava tarpeeksi haasteellinen ja kiinnostava, jotta sen suorittaminen tyydyttäisi motivaatiotekijöitä. Tyytyväisiksi työssään kokevat kiinnittävät huomiota itse työhön. Ihminen kokee mielihyvää saadessaan käyttää työssään henkisiä voimavarojaan, minkä vuoksi työn tulisi tarjota kehitys- ja vaihtelumahdollisuuksia. Tietojohtamisen osa-alueita voidaan jaotella motivaatio-hygienia -teorian mukaisiin ryhmiin. 4.1 Motivaatiotekijät saavutukset - koetulokset hyviä kehittyminen - nousujohteinen osaaminen tunnustukset - hyvin tehdystä työstä kiitokset / positiivinen palaute vastuu - opettaja osaa jakaa vastuuta oppilaille - vastuun kasvattaminen ajan kuluessa työ itse 4.2 Hygieniatekijät palkka - rahallinen korvaus opettajalle turvallisuus - työn jatkuvuus - varma työllistyminen työolosuhteet - työympäristö kunnossa

9 7 5 Teoriavertailu SWOT-analyysi auttaa yhdellä silmäyksellä havainnollistamaan pääpiirteittäin käsiteltävää asiaa. Tietojohtamisen heikkoudet ja vahvuudet on kyllä helppo listata, mutta koska kyseessä on hyvin organisaatioherkkä teoria sen suora soveltaminen oman organisaation toimintaan ei onnistu. Tietojohtamisen tarkasteleminen Herzbergin motivaatio - hygienia -teorian näkökulmasta antaa melko kattavan kuvan siitä mitkä yksittäiset tekijät vaikuttavat tietojohtamisen toimivuuteen tai toimimattomuuteen. Edelleen täytyy kuitenkin huomioida että koska organisaatiot, varsinkin koulu ja työmaailma, poikkeavat toisistaan yleensä huomattavasti on tässä työssä esitettyjen huomioiden suora soveltaminen jonkin toisen organisaation tarpeisiin mahdotonta. Motivaatio - hygienia teorian avulla voidaan kuitenkin tarkastella yksinkertaisemmin tietojohtamisen soveltuvuutta koulumaailmaan kuin esimerkiksi Maslow:n tarvehierarkian avulla, koska tietojohtaminen on hyvin tiiviisti kytköksissä nimenomaan motivaatiotekijöiden kanssa. Tässä työssä ihmisen perusoikeudelliset tarpeet on voitu jättää lähes kokonaan huomioimatta, sillä kouluympäristö itsessään tyydyttää fyysiset ja sosiaaliset tarpeet. Herzbergin teoria auttaa ymmärtämään ne motivaatiotekijät joihin täytyy kiinnittää huomiota jos tietojohtamista aiotaan soveltaa tehokkaasti.

10 8 6 Mielipiteet Käykö tietojohtaminen Evtekin opettajien ja oppilaiden välille? Valitettavasti ei, siis ei ainakaan suuressa mittakaavassa. Ensimmäisillä vuosikursseilla luentoryhmät ovat aivan liian suuret tietojohtamisen toteuttamiseen. Opettajat eivät millään pysty perehtymään jokaisen oppilaan aiemmin kartuttamaan tietoon, eivätkä välttämättä edes vastaa kun opettaja kysyy: Onko teillä kokemuksia tästä asiasta?. Missä tietojohtaminen voisi toimia? Esimerkiksi oppilaiden projektitöissä. Yhä useampaan kurssiin Evtekissä kuuluu jonkinlainen projekti. Useimmiten projektiin on niputettu monen kurssin työt yhteen. Jos opettajat tuntisivat oppilaiden osaamisen ja tietovarat, voisi ryhmät muodostaa siten, että jokaiseen ryhmään tulisi tasaisesti joka osa-alueen taitajia. Tällä ehkäistäisiin samanmielisten opiskelijoiden ryhmittyminen ja ehkä parhaat ideat jäisivät toteuttamatta suppean näkökulman tai toimintatapojen takia. Mitä suoria etuja tietojohtamisesta sitten olisi? opettajat sekä oppilaat saisivat laajemman näkemyksen asiasta jakamalla ehkä uutta tietoa tai vankkoja kokemuksia puolen ja toisin. Jos osapuolet jakaisivat kaiken explisiittisen tiedon keskenään, oppilailla ja opettajilla olisi mahdollisuus laajentaa omaa tietämystään pienellä vaivalla. Ei välttämättä tarvitsisi käydä koulutuksissa tai luennoilla aiheista, jotka eivät ole kiinnostuksen pääkohteena, mutta auttaisi ymmärtämään asiaa laajemmasta näkökulmasta. Evtekissä työskentelee opettajia ja opiskelijoita monesta maasta ja tällöin kulttuureja on myös paljon. Tämä saattaa aiheuttaa yllättäviäkin ongelmatilanteita. Esimerkiksi opettajan laskeutuminen oppilaiden tasolle ja jutteleminen (tiedon jakaminen) puolin ja toisin opiskelijoiden kanssa saattaa olla vastoin totutun kulttuurin toimintatapoja.

11 9 Yhteenveto Mielestämme tietojohtamista ei voi suositella ainoaksi menetelmäksi opetukseen liittyen. Kuten edellä mainitsimme, etenkin opintojen alussa ryhmäkoot ovat liian suuret ja oppilaiden osaaminen ei ole opettajien tiedossa. Koska osalla opiskelijoista on työn tai harrastusten kautta kertynyttä osaamista, opettajat voivat hyötyä heistä opetuksessa ja myös oman osaamisensa kehittämisessä. Osaavampia oppilaita voisi hyödyntää esimerkiksi antamalla heidän pitää yksittäisiä luentoja suuntautumisopintojen kursseilla, sekä jakamalla heitä tasapuolisesti eri ryhmiin projekteissa, joissa on tarvetta usean aineen osaamiselle.

12 10 Lähteet Oulun Yliopisto, Mielipiteet ja tulokset Informaatiotutkimuksen perusteet oppimateriaali. Huotari, Maila-Leena, Tietojohtaminen. WWW-dokumentti. etohallinto/tietojoh.htm Kallio, Johanna, Pieniemi, Mirva, Psykologian lopputyö. WWW-dokumentti, Oulun yliopisto.